Организация документооборота на предприятии

Основные виды бланков и форматов документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Составление и оформление личной расписки на получение денежной суммы или товарно-материальных ценностей.

Рубрика Бухгалтерский учет и аудит
Вид контрольная работа
Язык русский
Дата добавления 11.07.2011
Размер файла 403,2 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вариант 6

1. Перечислите, какие существуют бланки и форматы документов

2. Сделайте выписку из протокола

3. Составьте гарантийное письмо от имени Вашего предприятия со всеми необходимыми реквизитами

4. Составьте письмо-предложение на продажу 200 т каучука при условии получения подтверждения покупателя не позднее 15 числа (м-ца) 200.. .г. Покупатель выясняет условия платежа и сроки поставки, а также гарантии качества товара. Укажите все недостающие реквизиты.

5. Составьте и оформите личную расписку на получение денежной суммы или товарно-материальных ценностей

Список используемой литературы

1. Перечислите, какие существуют бланки и форматы документов

бланк формат документ расписка

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Понятие бланка применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации на машинных носителях принципиально иные. На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия.

Существуют так называемые бланки строгой отчетности, содержащие номер (иногда серию), зарегистрированные одним из установленных способов, имеющие специальный режим использования.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлено три вида бланков:

- общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.),

- бланк письма

- бланк конкретного вида документа.

Фирменный бланк -- бланк с фирменной атрибутикой организации, который является визитной карточкой предприятия.

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. - должны создаваться на бланках документов. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: расположению реквизитов; по автору документа; виду документа

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный. В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица. В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Потребительские форматы бумаги устанавливает ГОСТ 9327-60 »Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы»:

А3 - 297 х 420 мм;

А4 - 210 х 297 мм;

А5 - 148 х 210 мм;

А6 - 105 х 148 мм.

В России для служебных документов используются форматы (размеры листа бумаги) ряда А, принятые ИСО (Международная организация по стандартизации). Для управленческой документации, как правило, применяют формат A4, а для небольших документов - А5. Однако в работе с организационной техникой можно встретить материалы вспомогательного формата ряда В.

В соответствии с ИСО 216:1975 система форматов строится так, что каждый последующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части параллельно наименьшей стороне листа. Буквы А или В указывают ряд форматов, а цифра - число делений, произведенных, начиная с основного формата, обозначаемого АО и равного по площади 1 м2 [формат ВО = 1.414 м2].

Основными являются форматы, представленные в табл. 1. Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа. На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 х 297 мм).

Таблица 1 - Основные форматы бумаги

ИСО - А ряд (основные форматы)

ИСО - В ряд (вспомогательные форматы)

Обозначение

Размеры, мм

Обозначение

Размеры, мм

А0

А1

А2

А3

А4

А5

А6

А7

А8

А9

А10

841х1189

594х841

420х594

297х420

210х297

148х210

105х148

74х105

52х74

37х52

26х37

В0

В1

В2

В3

В4

В5

В6

В7

В8

В9

В10

1000х1414

707х1000

500х707

353х500

250х353

176х250

125х176

88х125

62х88

44х62

31х44

2. Сделайте выписку из протокола

Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллегиальных органов. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, а также текст, отражавший его обсуждение и принятое по нему решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, его личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка из протокола выдается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

ООО «СВЯЗЬ-ИНВЕСТ»

20.01.2010 г. № 8

заседания совета директоров

Председатель: В.И.Романов

Секретарь: З.П.Денисова

Присутствовали: 35 человек (список прилагается).

Повестка дня:

1. Принятие решения о приобретение пакета акций компании «Экспресс».

2. Об утверждении аудитора предприятия.

СЛУШАЛИ:

И.И.Дружинина о совершении сделки по приобретению акций компании «Экспресс».

ПОСТАНОВИЛИ:

Приобрести у компании «Экспресс» акции в кол-ве 100 (сто) шт. по цене 5 (пять) руб.

Председатель Совета директоров В.И.Романов

Секретарь З.П.Денисова

Подпись А.В.Рудин

Верно:

Секретарь Подпись З.П.Денисова

20.01.2010 г.

3. Составьте гарантийное письмо от имени Вашего предприятия со всеми необходимыми реквизитами

Гарантийные письма - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста.

Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером.

Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

Гарантийное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами гарантийного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика, адресат, подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе.

Генеральному директору

ЗАО «АСКОНТ»

г-ну А.Е.Вербицкому

15.01.2010 № 1-3/28

На № 2-5/114 от 07.01.2010

Уважаемый Александр Евгеньевич!

Просим подтвердить возможность отправки в наш адрес двух контейнеров изделий Вашей компании.

Мы заинтересованы в их получении до конца текущего месяца.

Оплату (предоплату) гарантируем.

Наш расчетный счет р/с 40702810535080000955, в Канском филиале ЗАО КБ «Кедр» г.Канск

Коммерческий директор Подпись Ю.П.Емельянов

Главный бухгалтер Подпись И.О.Щукина

М.П.

4. Составьте письмо-предложение на продажу 200 т каучука при условии получения подтверждения покупателя не позднее 15 (м-ца) 200.. .г. Покупатель выясняет условия платежа и сроки поставки, а также гарантии качества товара. Укажите все недостающие реквизиты

Письмо-предложение относится к категории информационных писем. Письмо-предложение - служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме.

В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается окончательно законченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.

ООО «РОЛЛО»

663690, Красноярск,

ул. Ленина., д.44

Тел/факс 391 24-05-16

от 12.12.2010 № 221

на № 12/37 от 01.01.2010

Уважаемые господа!

Благодарим за запрос и сообщаем, что можем предложить Вам 200 тонн каучука.

Упаковка стандартная, в соответствии с ГОСТ.

Цена 3,5$ за килограмм.

Товар будет поставляться в течение трех месяцев (начиная с даты получения Вашего заказа) одинаковыми месячными партиями.

Качество полностью будет отвечать представленным образцам.

Настоящее предложение действительно до 15.03.2010 года.

С нами можно связаться по телефаксу (269) 4-05-16.

С уважением

Директор подпись О.Б.Сибиряков

5. Составьте и оформите личную расписку на получение денежной суммы или товарно-материальных ценностей

Расписка - это документ, подтверждающий действия, которые уже состоялись (как правило, получение денег или материальных ценностей от предприятия или частного лица). Составляют расписку в произвольной форме на чистом листе бумаги от руки или печатным способом. В документе должны содержаться такие сведения:

- название вида документа (Расписка);

- фамилия, имя, отчество лица, которое дает расписку;

- сумма взятых денег (полученную сумму денег в расписке указывают цифрами, а в скобках расшифровывают словами) или названия товарно-материальных ценностей;

- дата оформления документа;

- подпись.

РАСПИСКА

Город Магадан Двадцать пятое июня две тысячи десятого года

Я, Иванов Иван Иванович (паспорт 44 400011, выдан ОВД №1 города Магадана 01.03.2002 года, проживающий по адресу: город Магадан, улица Егорьевская, дом 1, квартира 1) настоящей распиской удостоверяю, что двадцать пятого июня две тысячи десятого года получил непосредственно от гражданина Петрова Петра Петровича (паспорт 41 440001, выдан ОВД №1 города Магадана 21.03.2001 года, проживающего по адресу: город Магадан, улица Егорьевская, дом 7, квартира 2) денежную сумму в размере 280 000 (Двести восемьдесят тысяч) рублей 00 копеек.

Вышеуказанную денежную сумму в размере 280 000 (Двести восемьдесят тысяч) рублей 00 копеек я обязуюсь возвратить гражданину Петрову Петру Петровичу двадцать восьмого февраля две тысячи одиннадцатого года.

Иванов Иван Иванович подпись

Список используемой литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -- М: Изд-во стандартов, 2003.

2. Андреева, В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / В.И.Андреева. - М: ООО «Управление персоналом», 2006. - 196 с.

3. Делопроизводство: Учебник / Т.А.Быкова, Л.М.Вялова, Л.В.Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.

4. Квеско, С.Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / С.Б.Квеско, В.Е.Киреенко. - Томск: изд-во ТПУ, 2005. - 112 с.

5. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. - М.: ВНИИДАД-М., 2003. - 90 с.

6. Серикова, Г.Н. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Г.Н.Серикова. - Томск: изд-во ТПУ, 2005. - 112 с.

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

  • ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Требования к реквизитам и к бланкам служебных документов. Состав реквизитов документа.

    реферат [19,7 K], добавлен 19.12.2009

  • Документирование управленческой деятельности предприятия, разновидности организационно-правовых документов, особенности их языкового и стилевого оформления. Порядок составления и основные требования к оформлению приказов и протоколов на предприятии.

    контрольная работа [24,0 K], добавлен 15.06.2009

  • Правила оформления документов. Система организационно-распорядительной документации. Требования к бланкам документов. Реквизиты и их предназначение. Единые требования и правила оформления документов управления. Обновление стандарта ГОСТ Р 6.30-97.

    контрольная работа [17,3 K], добавлен 27.03.2009

  • Определение понятия "документ". Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам. Этапы составления приказа. Правила составления писем. Составление и оформление автобиографии. Унифицированная система документации предприятия.

    контрольная работа [108,7 K], добавлен 11.07.2011

  • Формы организации делопроизводства. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: цель, порядок применения и ведения. Форма гражданских договорных отношений. Сроки выдачи копий документов. Общественное значение делопроизводства.

    контрольная работа [26,9 K], добавлен 27.08.2012

  • Оформление выписки из приказа по основной деятельности. Проверка физического состояния документов для выяснения состояния фондов архива. Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет). Справки при увольнении работника.

    контрольная работа [45,1 K], добавлен 22.03.2014

  • Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов; образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка.

    контрольная работа [23,8 K], добавлен 17.12.2009

  • Понятие и классификация товарно-материальных ценностей и задачи их учета. Сущность инвентаризации товарно-материальных запасов, элементы, ее задачи и виды. Технико-физические процедуры и документальное оформление инвентаризации ТМЗ на предприятии.

    курсовая работа [46,7 K], добавлен 13.02.2011

  • Характеристика группы справочно-информационных документов (определение, виды документов, правила оформления). Отличия в оформлении общего бланка и бланка для письма. Требования к текстам организационно-распорядительных документов, порядок их оформления.

    контрольная работа [20,3 K], добавлен 26.10.2010

  • Роль секретаря в структуре управления. Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы. Требования к оформлению документов. Организация документооборота и доставки документов. Регистрация документов, составление номенклатур дел.

    курсовая работа [38,4 K], добавлен 05.12.2009

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.