Документационное обеспечение управления

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации. Получение информации, ее обработки, принятия решений, доведения его до сведения исполнителей и подведения итогов.

Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому делопроизводство называют так же документационным обеспечением управления.

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т.к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами 60% рабочего времени. От организации делопроизводства зависят:

- эффективность управления;

- экономичность;

- оперативность;

- культура труда работников.

Разработка новых информационных технологий в управление. Много офисных программ, осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документа, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т.д.).

Делопроизводство состоит из 2-х неразрывно связанных компонентов:

- документирование;

- организация работы с документами.

Документирование - запись информации, на различных носителях по установленным правилам.

1. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СООТВЕТСТВИИ С ГОСТом Р6. 30-2003

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

Порядки и правила оформления служебных документов. Особую актуальность данный вопрос обретает в связи с принятием и введением в действие с 1июля 2003 г. нового государственного стандарта - ГОСТ Р6.30-2003.

Помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

а) иных государственных стандартов;

б) отраслевых стандартов РФ;

в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации.

Тем не менее особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003.

Начнем с краткой характеристики данного документа. Прежде всего уточним, что указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТ Р6.30-97 (с изменением от 2000 г.), унаследовав от последнего не только структуру, но и большин6ство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает измененный состав реквизитов документа. Общее число реквизитов составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТ Р6.30-2003). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика код постановки на учет (далее - ИНН\КПП) (реквизит 06).

Из содержания ГОСТ Р6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламента отдельных вопросов оформления документов. Из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датировки документов.

Новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ».

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Подпункт 3.21 ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, в прочем, и некоторые другие элементы реквизитов).

Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп. 3.25, 3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использование оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

Изменен порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований.

С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящиеся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций.

Как было отмечено, ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи представляется целесообразным преступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а так же требований к их оформлению.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Состав реквизитов документов. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

1.1 Требования к оформлению реквизитов служебных документов

01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

02 - Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 - Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

04 - Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 - Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09 - Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10 - Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11 - Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12 - Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14 - Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15 - В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресование документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

16 - Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 - Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 - Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)? Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? Например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19 - Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20 - Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

21 - Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

22 - В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

23 - Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2003 N 10

24 - Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 - Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26 - При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 - Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 - Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 - Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

1.2 Оформление бланков служебных документов

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Необходимость повторения в каждом документе определенной части информации позволяет не только определить порядок и последовательность ее расположения в документе, но и заранее нанести повторяющиеся их части на листы бумаги (в шаблоны), предназначенные для создания будущих документов. Лист бумаги с внесенной в него постоянной информацией и разметкой для последующего внесения переменной информации называется бланком.

Бланки, шаблоны, формуляры, заготовки использовались в офисных технологиях многие сотни лет, так как применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления. Кроме образцов документов, собранных в письмовники, еще при столбовом делопроизводстве для наиболее массовых документов (жалованные, подорожные грамоты и т.п.) делались текстовые заготовки, в которые по мере необходимости вписывалась конкретизирующая информация.

С приходом в офисы типографского оборудования появилась возможность создавать клише заголовочной части для большинства документов. В настоящее время в российской и мировой практике широко применяются всевозможные виды бланков, основные требования к бланкам стандартизированы.

Так, ГОСТ Р 6.30-97 установил требования на два вида официальных бланков организаций: бланк для писем и общий бланк для других видов документов. Кроме того, используются и бланки конкретных документов массового применения, например: кадровой анкеты, командировочного удостоверения, судебной повестки и других при наличии в этих документах большого объема повторяющейся информации. Фактически до уровня бланка регламентирован порядок оформления титульных листов для многостраничных документов в требованиях по оформлению самих стандартов как документов (ГОСТ Р 1.5-92), установилась единообразная практика оформления личных заявлений, докладных и объяснительных записок.

Проектирование бланков определяется техническими стандартами на форматы бумаги - ГОСТ 9327-60, ее качество - ГОСТ 6861-73, шага письма - ГОСТ 8274-78, т.е. размера букв и пробелов между ними у печатающих устройств.

Бланки документов целесообразно печатать в типографиях, что может дать больше степеней защиты их от подделки. Организации, число документов которых не намного превышает 200 в год, могут ограничиться резиновым штемпелем для нанесения постоянной информации на чистые листы бумаги. Требования к изготовлению штемпелей определяет «Инструкция о порядке открытия штемпельно - гравировальных предприятий (мастерских) изготовления печатей и штампов» (Приказ МВД. 13.02.78. № 34).

Не санкционировано, но и не запрещено создание бланков на основе компьютерных шаблонов. Дело в том, что установка на компьютере в виде шаблона официального бланка фирмы резко повышает возможность его использования для подделки документов фирмы в корыстных целях. Именно поэтому стандартом установлены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки).

Гербовые бланки должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых бланков должно осуществляться только по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, имеющих право на использование герба.

Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет использования гербовых бланков ведется, как правило, раз дельно по видам бланков (общих и для писем). Гербовые бланки должны храниться в надежно запираемых шкафах под ответственностью секретаря фирмы или другого сотрудника.

Использование компьютерных шаблонов с государственным гербом запрещено. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, но при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Многие отечественные и зарубежные фирмы при типографском изготовлении бланков также вводят серийную нумерацию экземпляров и различные системы защиты своих официальных бланков от несанкционированного тиражирования.

Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. На бланках для писем в качестве постоянного реквизита указываются: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, но мера телетайпа, факсимильной связи, справочного телефона, счета в банке (как дополнительное указание на официальный характер деятельности автора документа). Строкой ниже даты и индекса обозначается место для внесения ссылки на индекс и дату инициативного документа (для ответа). Реквизит располагается начиная от левого поля и обозначается знаком «На № от». Кроме того, в бланке для письма проставляются следующие реквизиты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код письма по ОКУД, наименование фирмы. Ограничительными отметками (черточками и уголками) и отдельными знаками отмечают места для таких реквизитов, как дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

Общий бланк, который используется для всех видов управленческих документов, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка для писем. Вместо реквизита «адресные данные» в общем бланке резервируется место для проставления реквизита «название вида документа». Вместо «ссылка на регистрационный номер и дату документа» - «место составления или издания». Эти две пары реквизитов являются взаимоисключающими.

Кроме того, на общем бланке не может проставляться заранее код формы документа по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и проставляется при его составлении.

Бланки каждого вида могут изготавливаться в одном из двух вариантов расположения реквизитов: угловом и продольном.

Бланки с угловым расположением реквизитов (угловым штампом) применяются, как правило, при оформлении документов, содержащих следующие реквизиты: адресат, гриф утверждения, резолюцию. Это письма, протоколы, акты, инструкции, правила (без титульного листа) и т.д. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее экономичным по использованию площади листа, так как бланковая надпись по ширине должна занимать не более 7 см - 28 машинописных знаков.

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Это придает бланку большую солидность, позволяет использовать более широкий диапазон шрифтов и графики. Продольные бланки вошли в обиход более 200 лет назад для оформления распорядительных документов. Широко применяются продольные бланки для оформления протоколов советов директоров, собраний акционеров и других документов, не требующих утверждения.

При создании бланка документа на двух и более языках (для совместных предприятий и иностранных представительств, организаций субъектов Российской Федерации, имеющих в качестве государственного и национальный язык) постоянные текстовые реквизиты дублируются на этих языках. Надписи на русском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева), как это принято в дипломатической практике: сначала вносятся надписи на языке страны пребывания (русском), затем - на иностранном языке. В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты нередко располагают на нижнем поле бланка.

Титульный лист документа также должен оформляться в соответствии с формуляром-образцом.

Основными отличительными особенностями оформления титульных листов являются:

- использование всегда продольного расположения реквизитов;

- вынос грифов утверждения выше наименования документа;

- в одну строку вписываются наименование населенного пункта и дата;

- в качестве даты используется только год создания документа;

- вынос необходимых кодов, грифов согласования документа, сведений об авторах.

Вверху документа размещают официальное наименование организации - автора документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97.

Коды (шифры) проставляются с левой стороны под наименованием автора столбиком один под другим. Для оформления личных заявлений, докладных и объяснительных записок, которые пишутся, как правило, на чистых листах бумаги, установился своеобразный традиционный «бланк», т.е. единообразная форма записи заголовочной части. Так, в верхнем правом углу документа флаговым способом, т.е. от условных полей, пишется реквизит адресования в дательном падеже. Ниже его указывается авторство документа. При необходимости добавляются паспортные данные: серия, номер, дата его выдачи и номер выдавшего отделения милиции.

Наименование документа в личных заявлениях пишется посредине листа. В подписи должна быть продублирована ее расшифровка и проставлена дата подписания.

Унифицированной системой организационно-распорядительной документации предусмотрена единая форма расположения и оформления реквизитов на основе стандарта, в том числе и для оформления писем, заявлений и записок личного характера.

1.3 Требования к оформлению основных видов информационно-справочных документов

Понятие информационно-справочные документы и их виды. Значение этой группы документов для решения оперативных вопросов и обмена информацией. Особенности подготовки и оформления информационно-справочных документов Способы подготовки и согласования информационно-справочных документов. Использование технических средств и средств коммуникации для подготовки документов.

Заявления, информационные справки. Докладные и объяснительные записки. Особенности оформления актов.

Понятие служебные письма и область их применения. Структура текста служебного письма, видовое многообразие переписки.

Инициативные и ответные письма. Уровень подписания служебных писем, докладных записок, информационно-аналитических справок. Использование электронной почты.

Телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы. Состав удостоверения электронных документов, обеспечивающих их юридическую силу.

Составление и оформление информационных справок

Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки бывают двух видов: информационные и удостоверяющие какой-либо факт или событие и выдаются заинтересованным лицам и учреждениям.

Удостоверяющие справки наиболее многочисленны и имеют массовое распространение, поэтому представлены в трафаретной форме.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации и могут носить инициативный характер или предоставляться по запросу.

Особенности оформления справки зависят от места, куда они адресованы - внутренние справки оформляются не на бланке, внешние - на бланке предпочтительно с угловым расположением реквизитов.

В состав формуляра внешней информационной справки входят следующие реквизиты:

· наименование вышестоящей организации отраслевого, административного или договорного подчинения;

· наименование организации или структурного подразделения юридический адрес;

· название вида документа;

· дата;

· индекс;

· место составления;

· адресат;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись.

В некоторых случаях на внешней справке может быть виза, если ее содержание требует дополнительного согласования.

После названия организации через два межстрочных интервала указывается вид документа прописными буквами - СПРАВКА.

Дата оформляется цифровым способом (12.07.2003). Она является датой составления и датой подписания, дата согласования может быть оформлена другим числом.

Индекс проставляется на одной строке с датой и может состоять из порядкового номера, номера структурного подразделения и номера дела по номенклатуре дел (№ 02-07/14) или просто порядковый номер 14. Если справка оформлена не на бланке организации, порядковый номер можно не указывать.

Оформление докладных записок

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Широкое распространение получили схожие документы, называемые служебными записками для внутренней деловой переписки между структурными подразделениями и должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Докладная записка составляется по инициативе одного или нескольких юридических лиц или по поручению руководства.

По своей сути они могут быть информационными и отчетными.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресат к конкретным действиям, которые могут быть изложены в тексте или каким-то другим путем. (Предложенные ситуации предлагают самые разные варианты и мотивы принятия решений на основе докладных записок.)

Информационная записка обычно несет в себе сюжеты нейтрального характера, как правило, по поручению руководства. Докладные записки отчетного характера обычно содержат информацию о завершении какого-либо этапа работы, проведенного обследования, выполнения распоряжений, приказов и других распорядительных документов.

Как и в случае со справкой, докладная записка может быть внутренней и адресованной во внешнюю среду. Поэтому особенности ее оформления с этой точки зрения можно увидеть в примере оформления справки.

В состав формуляра внешней докладной записки включены следующие реквизиты:

· наименование вышестоящей организации;

· наименования организации - автора документа;

· наименование структурного подразделения;

· наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

· дата;

· индекс (номер);

· адресат;

· место составления или издания;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись.

Предпочтительно при оформлении докладной записки на бланке пользоваться угловым расположением реквизитов (однако это требование не является жестким).

Полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно действующему уставу или положению об организации. Может использоваться сокращенное наименование, если оно не противоречит действующим нормативным актам. Наименование организации - автора размещается ниже, через 2-3 межстрочных интервала и может иметь угловое и продольное расположение реквизитов.

Составление и оформление объяснительных записок

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения или конкретизации отдельных положений выполняемой работы. Как правило, она не содержит в отличие от докладной записки выводы и предложения.

Объяснительные записки могут адресовываться во внешние организации и применяться для объяснения служебных и личных обстоятельств, связанных с нарушением принятых обязательств, выяснения причин невыполнения условий работы, трудовой и технологической дисциплины внутри учреждения. В последнем случае они могут служить как оправдательный документ или как средство принятия к работнику определенных административных санкций.

Внутренние и внешние объяснительные записки пишутся на стандартном листе бумаги формата А4 и А5.

Типовой формуляр внешней объяснительной записки включает:

· наименование вышестоящей организации;

· наименование организации - автора объяснительной записки;

· наименование вида - ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ИЛИ ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

· дату;

· индекс (номер);

· место составления или издания;

· адресат;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись;

· визу.

Можно использовать угловое и продольное расположение реквизитов.

Наименование вышестоящей организации указывается согласно действующему уставу или положению, оно может быть написано в сокращенном виде, если эта аббревиатура не противоречит ведомственному нормативному акту.

Наименование организации - автора объяснительной записки оформляется через два межстрочных интервала.

В наименовании автора может быть включено название структурного подразделения, если объяснительная записка исходит от физического лица. например:

Министерство здравоохранения РФ

Реабилитационный центр

Ниже наименования ведомства или структурного подразделения через 2 межстрочных интервала прописными буквами указывается название вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА или ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА.

Дата ставится через 2 межстрочных интервала и оформляется таким образом: 05.12.2002.

Место издания, составления или подписания объяснительной записки указывается через 2 межстрочных интервала и должно соответствовать зарегистрированному юридическому адресу. Для объяснительных записок, составленных физическими лицами в пределах своей организации, место составления может опускаться.

Адресат оформляется в правом верхнем углу, содержит наименование организации, полный почтовый адрес в именительном падеже и необходимые справочные данные.

Внутренняя объяснительная записка адресуется руководителю организации, структурного подразделения или руководителю кадровой службы, если ее содержание затрагивает личные вопросы.

В формуляр внутренней объяснительной записки входит:

· наименование структурного подразделения - автора;

· название вида документа;

· дата;

· индекс (номер) в случае необходимости;

· адресат;

· заголовок к тексту (не всегда);

· текст;

· подпись.

Наименование автора - структурного подразделения помещается в левом верхнем углу стандартного листа бумаги от границы левого поля или по центру.

Через 2 межстрочных интервала дается название вида документа.

Дата оформляется обычным способом и является датой составления или подписания.

Номер проставляется в случае необходимости или в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Адресат оформляется в правом верхнем углу и содержит те же необходимые сведения, которые мы рассматривали во внешней докладной записке.

В случае необходимости проставления заголовка к объяснительной записке надо помнить, что он оформляется аналогично заголовку внешней докладной записки.

Текст в отдельных случаях может подразделяться на разделы, пункты и главное иметь смысловую согласованность всех своих частей.

Оправдательные документы совершенных административных правонарушений или непредставление в установленные сроки объяснительных записок должны иметь также оправдательные документы, которые оформляются как приложение.

Если приложения в тексте не названы, то мы обязаны их назвать.

Составление и оформление актов

Акт - документ, составляемый группой лиц или комиссией и подтверждающий установленные факты или события.

Акты составляются в следующих типовых случаях:

· обследования, проверок работ и ревизий деятельности организаций и их вспомогательных служб;

· организации, реорганизации, переименования и ликвидации организаций и их структурных подразделений;

· по вопросам аварий оборудования, ввода в действие объектов, производственных мощностей, приема работ;

· испытаний опытных образцов изделий, утверждения и выпуска печатной продукции, спектаклей, программ, кинофильмов;

· инвентаризации;

· вручения призов и дипломов;

· наличия и состояния дел и документов;

· проверок соблюдения штатно-сметной и финансовой дисциплины;

· происшествий;

· техники безопасности и охраны труда;

· технического состояния;

· нарушения трудовой дисциплины;

· уничтожения печатей, штампов, утраты документов и во многих других случаях.

Независимо от вида акт оформляется или на бланке организации или на стандартном листе бумаги.

Формуляр акта включает следующие реквизиты:

· наименование министерства или ведомства или вышестоящей организации;

· наименование организации (от имени которой обычно составляется акт) - автора документа;

· название вида документа, пишется прописными буквами - АКТ;

· дата;

· номер;

· место составления;

· гриф утверждения;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подписи.

Наименование вышестоящей организации может указываться полностью, если составление бланка осуществляется в официальной обстановке, а также допускается сокращенное наименование организации в актах для внутреннего использования, а также при чрезвычайных обстоятельствах.

Наименование организации должно соответствовать прямому административному подчинению вышестоящей организации и соответствовать Положению или другому ведомственному нормативному акту.

Бланк для акта лучше оформлять с угловым расположением реквизитов.

Вид документа может быть расположен в центре или от границы левого поля.

Датой акта может быть факт или событие, отраженное в документе,

датой может служить его утверждение, в актах финансовой ревизии и некоторых актах, служащих обоснованием чрезвычайных обстоятельств, месяц и год указываются полностью (6 мая 2003 г.), в других случаях - 06.05.2003.

Индекс акта может иметь только порядковый номер или индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и порядковый номер, например 07-12/45.

Место составления обычно проставляется по факту действия, события или происшествия и должно соответствовать административно-территориальному делению и Почтовым правилам Минсвязи РФ.

Гриф утверждения имеет несколько вариантов:

· утверждение должностным лицом с указанием слова УТВЕРЖДАЮ, должности, личной подписью и ее расшифровкой.

· утверждение нормативным документом: протоколом или приказом, распоряжением, но в любом случае этот документ указывается полностью и содержит ссылки на дату и номер.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу акта.

Заголовком к тексту могут служить само действие, установленное комиссией или должностными лицами (мы их перечислили выше).

Заголовок печатается через один межстрочный интервал.

Важнейший реквизит акта - его текст. На практике многие типовые ситуации, оформляемые актами, имеют трафареты, шаблоны, утвержденные или разработанные соответствующими ведомствами.

Текст акта может состоять из двух или более частей. Многие из предложенных ситуаций укладываются в такую схему:

введение;

констатирующая часть;

выводы.

Текст введения может иметь ссылку на распорядительный или организационный документ, послуживший основанием проведения проверки, обследования, описания, приемки или других обычных административных действий.

Во введении указывается должностное лицо в алфавитном порядке фамилии присутствующих при проведении проверки сотрудников обследуемого акта, в другом случае указывается состав членов комиссии в порядке - председатель и члены. Иногда, если члены назначенной комиссии работают в других организациях, указывается и наименование их должности.

Констатирующая часть обычно содержит сведения о проведенной работе, ее характере, сроках проведения и других установленных фактах, результатах проведенной работы. При необходимости члены комиссии ссылаются на действующее федеральное законодательство и ведомственные нормативные акты.

Эта информация может быть представлена самостоятельными разделами и пунктами. Выводы и предложения по фактам также могут быть представлены отдельными пунктами.

Завершающая часть акта обязательно содержит информацию о количестве созданных актов и их передаче в соответствующие органы или структурные подразделения обследуемого объекта.

Подписание осуществляется в той же последовательности, что и в начале акта, но, как правило, без указания должности, а в порядке распределения обязанностей внутри комиссии.

Юридическая сила акта состоит также в грифе утверждения, оформляемого согласно ГОСТу или действующей инструкции по делопроизводству.

Составление и оформление служебных писем

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средствами обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами.

Служебные письма охватывают очень широкий круг оперативной деятельности, поэтому так велико их видовое разнообразие.

Письма бывают директивными или информационными и по своему характеру содержат указания, разъяснения, рекомендации, предложения, поэтому они исходят, как правило, от вышестоящей инстанции.

Информационные письма содержат сведения, запросы, соглашения, напоминания.

Гарантийные письма гарантируют выполнение сроков и форм оплаты товаров, грузов, услуг.

Рекламные письма информируют потребителей о ценах, форме или способах рынка предоставления услуг.

Коммерческие письма служат для передачи информации при заключении и выполнении условий договоров и контрактов.

Письма-рекламации или претензионные письма содержат информацию о необходимости возмещения убытков другой стороной в результате невыполнения каких-либо условий.

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма, в которых продавец или поставщик просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантией оплаты покупателем товаров или услуг.

Служебные письма оформляются на бланке для письма.

Типовой формуляр бланка для писем включает:

- Государственный герб РФ или Герб субъекта федерации;

- эмблему организации или товарный знак;