Документационное обеспечение управления

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.

Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу чисел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Я написала курсовую работу на тему «Комплексный анализ документационного обеспечения управления». В ней я подробно рассмотрела такие важные части делопроизводства, как первичная обработка документов; регистрационные формы и их заполнение; обработка исходящих и входящих документов; номенклатура дел и порядок работы с ней; формирование дел; хранение дел.

В наше время, с появлением персональных компьютеров, делопроизводство стало более организованным. Компьютеры облегчают работу секретаря и ускоряют процесс документооборота. Так же они упростили формирование дел и оформление документов. С помощью офисной техники можно быстро доставить документ адресату, сделать копию и т.д.

Кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

СПИСОК ЛИТЕАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1997.

2. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Мастерство, 2000.

3. Кузнецов И.Н. «Делопроизводство: учебно-справочное пособие» М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Кє», 2007.

4. Тимофеев М.В. Кадровая служба и управление персоналом предприятия. - СПб.: Тритон, 2006.

5. Микушина М.Н. «Делопроизводство в кадровой службе» - Новосибирск, ИЦ «Мысль», 2004.

6. Сборник методических материалов по курсу «Документационное обеспечение управления» - М.: ИМПЭ им. А.С. Грибоедова, 2006.