Документационное обеспечение управления

- код организации;

- код формы документа;

- наименование автора документа;

- справочные данные об организации-авторе;

- дату;

- регистрационный индекс;

- ссылку на регистрационный индекс и дату документа;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметку о наличии приложений;

- подпись;

- отметку об исполнителе.

Изображение герба должно соответствовать Положению о Государственном гербе РФ или правовым актам субъектов РФ.

Эмблема или товарный знак размещаются только в соответствии с ведомственными нормативными актами.

Код организации и код формы документа проставляют соответственно по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), ОГРН и ИНН проставляют согласно документам, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование организации должно соответствовать учредительным документам - уставу или положению. Вышестоящая организация указывается только при административном или прямом подчинении.

Справочные данные включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов и по усмотрению организации - номера факсов, банковские реквизиты, ОГРН, ИНН, адрес электронной почты и т. д.

При переписке с иностранными партнерами и в совместных организациях используется двуязычное оформление.

Дата письма - дата его подписания и отправки (22.04.2004 или полностью 22 апреля 2004 г.). Может использоваться обратная последовательность: 2004.04.22.

Рядом с датой указывается индекс письма (06-11/64, где 06 - порядковый номер, под которым зарегистрировано письмо, 11 - индекс структурного подразделения, 64 - номер дела по номенклатуре).

Ссылка на регистрационный индекс переписывается из письма, на который дается ответ.

Требования к адресату заключаются в том, что в нем дается полное или сокращенное наименование организации, структурного подразделения в именительном падеже. Текст письма должен быть аргументированным, кратким, последовательным и корректным. Обычно текст служебного письма состоит из вводной части и основной. В вводной части описываются факты или причины, побудившие направить письмо, основная часть содержит цель послания. Это может быть предложение, согласие, обоснованный отказ, гарантия или какие-либо другие факты.

Логическая структура письма предполагает использование стандартных оборотов речи:

Благодарим Вас за письмо...

Считаем необходимым обратить Ваше внимание...

Пользуясь предоставленной возможностью...

Обращаемся к Вам с убедительной просьбой...

Приносим извинения за несвоевременный ответ...

Направляем Вам...

К сожалению, мы вынуждены отказаться...

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма...

В ответ на Ваше письмо напоминаем...

Согласно контракту...

В соответствии с...

Отметка о наличии приложения оформляется кратко, если оно упоминается в тексте письма, и называется полностью в случае отсутствия напоминания.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения организации.

Эффективная работа с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение. На предприятие должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Система делопроизводства представляет собой совокупность:

- общепринятых принципов обработки документов;

- принципов работы с документами конкретного предприятия;

Системы делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

- используемой нормативной методикой базой делопроизводства;

- сложившихся национальных традиций работы с документами;

- установленном руководством предприятиях (или отрасли) правила работы с документами;

- квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства соблюдения правил работы с документами на предприятие. В структурных подразделениях назначаются сотрудники ответственные за ведение делопроизводства.

Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.

2.1 Формы организации делопроизводства

Форма организации делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства:

- централизованная;

- децентрализованная;

- смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при девизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

2.2 Основные этапы документооборота

Документооборот - Это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Документы, поступающие на предприятие проходят:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение;

- регистрацию;

- рассмотрение руководством.

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

Служба ДОУ, которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделениям (канцелярия, общий отдел, секретариат). Так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличие приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

- направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отделение и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

2.3 Прием и первичная обработка документов

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме. Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов. Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

2.4 Регистрация формы и их заполнение

Регистрация документов фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться. Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы. Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника. В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа. Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки:

- справочные

- контрольно-справочные

- по географии поступающих документов

- по предложениям, заявлениям и жалобам граждан

- тематические (приказы, решения) и др.

Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированных на машинных носителях.

2.5 Обработка исходящих и входящих документов

Получение секретарем входящих документов в почтовом отделении, учреждении фельдъегерско-почтовой связи, непосредственно от посыльного и т. п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества.

В необходимых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на все полученные документы.

Проверенная и документально оформленная почта укладывается в запирающийся на замки портфель (сумку и т.п.) и пломбируется (опечатывается). Доставка входящих документов, как правило, осуществляется на автотранспорте организации.

Доставленные до места назначения входящие документы проводят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по Техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, а также электронная почта) осуществляется секретарем непосредственно в офисе.

На особо важные документы (сообщения), поступившие по перечисленным коммуникационным каналам, испрашивается подтверждение. До получения подтверждения содержание этих документов руководителю не докладывается.

Информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется секретарем в специальных журналах. Этот процесс получил название первичного учета (регистрации) входящих документов.

Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов входящих документов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение данных первичного учета в регистрационный журнал - журнал учета входящих документов.

Как показывает практика, в условиях функционирования современной организации наилучшим образом зарекомендовала себя централизованная система регистрации документов, в соответствии с которой выполнение всех необходимых операций с документами производится в одном месте - как правило, в офисе руководителя или в учетно-регистрационном отделе предприятия.

Такая система обеспечивает:

единый порядок регистрации документов;

оперативное ведение по документам информационно-поисковой и архивно-справочной работы;

эффективный контроль исполнения документов.

Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер, включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и номер регистрационного журнала согласно утвержденной номенклатуре дел организации, например 3004/5, где 3004 - порядковый номер записи, 5 - номер журнала.

Поступившие в адрес руководителя входящие документы должны представляться ему для ознакомления, как правило, в день

поступления.

Документы особой важности, с пометкой "срочно" и т.п., докладываются руководителю в первую очередь.

В связи с этим секретарь должен уточнить, какие из представленных входящих документов продолжают находиться у руководителя, а также то, какие вспомогательные материалы (например, из числа документов, ранее поступивших в адрес организации) для углубленного изучения первых могут ему потребоваться и когда их следует представить.

Резолюции (решения и поручения) по исполнению рассмотренных входящих документов пишутся на свободных от текста полях документов (как правило, ниже или правее текста). Писать поручения на тексте документа запрещается.

В необходимых случаях, когда поручение слишком обширно по своему содержанию, для его оформления используются специальные бланки формата А5 с указанием в верхней строке должность лица, написавшего резолюцию (к примеру, "главный инженер").

Поручение по исполнению входящего документа дается, как правило, только одному должностному лицу (например, начальнику планового отдела, главному редактору и т. п.).

Если же интересы дела требуют привлечения в качестве соисполнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном порядке указывается, кто является ответственным за своевременное и качественное исполнение данного поручения (документа) в целом.

Содержание резолюций по наиболее важным и срочным документам при необходимости может регистрироваться секретарем в соответствующем журнале - журнале учета резолюций.

Должностные лица, которым поручено исполнение входящего документа, в свою очередь, обязаны сделать это, исходя из срока исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением) руководителя.

В процессе работы по исполнению (контролю за исполнением) документа секретарю руководителя предстоит выполнить (осуществить контроль за выполнением) следующие операции:

Постановку задачи (адресования документа на исполнение).

Исполнение документа.

Тиражирование документа.

Регистрацию документа.

5. Упаковку и отправку (рассылку) документа.

6. Помещение контрольного экземпляра документа в дело, последующую работу с ним.

7. Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание. Центральное место в этой "цепочке" занимает этап непосредственной работы над документом.

В процессе регистрации документу присваивается исходящий номер - как правило, это порядковый номер записи в журнале учета исходящих документов.

Соответствующий номер указывается и на бланке сопроводительного письма документа, предназначенного к отправке. Аналогичным образом учитываются все экземпляры документа.

До отправки ответственный сотрудник службы ДОУ (секретарь) обязан уточнить у ответственного исполнителя количество экземпляров документа, подлежащих отправке (рассылке), а также адреса мест назначения.

На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется "расчет рассылки", существенно облегчающий последующее конвертование документов.

Соответствующим образом оформленные и зарегистрированные документы, а также сопроводительные письма к ним укладываются в конверты.

На конвертах в соответствии с общепринятыми правилами оформляются адреса получателя и отправителя. После проверки правильности адресования конверты заклеиваются и опечатываются печатью предприятия "для пакетов".

Подготовленные к отправке конверты (пакеты) передаются в экспедиционный отдел службы ДОУ (для доставки в почтовое отделение или отправки получателю иным общепринятым способом).

Отдельные документы, нуждающиеся в срочной доставке, могут направляться адресату с курьером, которому, помимо пакета, выдается на руки и реестр на доставляемую корреспонденцию, исполненный в двух экземплярах (первый остается у адресата, второй, с отметкой о получении, возвращается в экспедиционный отдел службы ДОУ отправителя).

В небольших организациях отправку (рассылку) документов организует секретарь руководителя.

После отправки исходящих документов секретарем (ответственным сотрудником службы ДОУ) на основании записей в журналах учета осуществляется списание отправленных экземпляров в журнале учета исходящих документов путем проставления отметки "отправлено, дата" в соответствующей графе.

2.6 Контроль и исполнение документов и поручений

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки принятием нового акта, индивидуальные распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

· формирование картотеки контролируемых документов;

· направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

·  выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;

· напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

·  получение информации о ходе и результатах исполнения;

·  запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

·  регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

·  сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

· снятие документов с контроля по указанию руководителей;

· формирование картотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

1. Заданий последующих лет не реже одного раза в год 2. Заданий последующих месяцев текущего года не реже одного раза в месяц 3. Заданий, поручений текущего месяца каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

Формирование дел группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

· Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

· Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса;

· Посещать приложения вместе с основными документами;

· Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

· Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

· Помещать в дело машинограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Номенклатура дел это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры согласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы. Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах распределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно уточняется, утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.

3.1 Формирование дел

При хранении документы группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию. Эта работа носит название «формирование дел», т.к. основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело, небумажных - единица хранения, документов на компьютерных носителях данных - файл данных.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- распределение исполнительных документов по делам;

- расположение документов внутри дела;

- оформление обложки дела;

При формировании документов в дела используются номинальный признак заведения дел, т.е.основанием для группировки документов служит название разновидности документа, например: приказы, справки и т.д.; авторский признак (группировка в дела документов одного автора - Владимирский политехнический колледж) и хронологический признак (группировка документов за какой-либо определенный период времени, обычно одного календарного года, кроме личных дел, которые ведутся на всем протяжение периода времени работы сотрудника на предприятии), например: «Владимирский политехнический колледж. Приказы по личному составу за 2006 год».

В дела должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

- подлинники отделять от копий;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документы их копии. Исключительно составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному материалу.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависят оперативность поиска необходимых документов, а так же раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обуславливает и специфику формирования их в дела.

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. Документы, помещённые в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии - завершительную надпись, отметку «В дело №…».

Хранение исполнительных документов осуществляется в специальных папках различных конструкций. Папки типа «скоросшиватель» используются для большинства документов, но белее приемлемы для документов кратковременных сроков хранения, т.к. в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а более ранний - в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов.

Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности.

Основные задачи, которые ставятся при оформлении дел:

Ш Максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая из подшивки, или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время;

Ш Обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

Ш Создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при пролистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую установленную государственным стандартом обложку.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны, - бумажных (стандартного А5-А3 формата и крупноформатных), пленочных, магнитных и др., для каждого носителя применяется свой вариант упаковки.

Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражается основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (дело, документы);

- автор документа (название организации, структурного подразделения);

- корреспондент (название организации, которой адресуется и от которой получают документы);

- вопрос или краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствует тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа.

Вместе с тем задачи, решаемые при выполнение процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), охватывают не только сферу эффективного использования этих документов в деятельности организации, но и в значительной степени сферу обеспечения сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а так же других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.

Дела с конфиденциальными документами всегда формируются централизовано в отделе кадров. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников организации не разрешается.

При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечивается информационная взаимосвязь местонахождения документа в дело с его предыдущими учетными формами и номерам, строго выполнять инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

Конфиденциальные не подшитые документы должны храниться у работника отдела кадров в папках, на которых указывается их целевое значение: фамилии сотрудников организации, которым направляются документы, или наименование предстоящих действий, процедур и операций (подшивка дело, отправленные и др.). Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов, которая регулярно обновляется. Хранить документы в россыпи в ящиках стола, в шкафах и сейфах не допускается.

Технологическая схема процесса формирования и оформления дела при его заведении; оформление дела при его формировании; оформление дела (тома) при его закрытии; выдачи законченных дел сотрудникам организации и приема их от сотрудников.

Особенности процедуры оформления дела при его заведении являются:

- оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности;

- оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

- оформление корточки учета расширений и выдачи дела (на внутренней стороне обложки);

- подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

- внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, выполняет функцию учета документов, включенных в дело, и содержит следующие графы: учетный номер документа, гриф конфиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле. Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяются сохранность документов и их комплектность.

Особенностями процедуры оформления дела при его формировании являются:

- проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятие грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовала);

- внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;

- нумерация листов документа в деле;

- при необходимости внесения изменений в реквизиты обложки дела;

- подшивка документа в дело (прошнурование листов документов), проверка правильности нумерации листов;

- внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;

- проверка правильности подшивки документа;

- возвращение учетной карточки документа на соответствующую картотеку.

В дело подшиваются только конфиденциальные документы. Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в дело.

Особенности процедуры оформления дел при его закрытие:

- подшивка и оформление заверительного листа;

- оформление итоговой записи во внутренней описи дела;

- опечатывание концов шнурка на заверительном листе;

- внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

- проставление отметки о закрытие дела в номенклатуре дел;

- при необходимости - внесение дела в инвентарную опись законченных дел, карточек, журналов;

- по окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

- внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

- при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных дел, картотек журналов.

Дело может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и году.

Законченные конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используется в текущей работе сотрудников организации, выдаются им для решения тех или иных вопросов.

Особенностями процедуры выдачи законченных дел сотрудникам организации и приема их от сотрудников можно назвать следующие:

- проверка работником отдела кадров полномочий исполнителям - наличия на обложке дела или в карточке учета разрешения и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу;

- выдача дела сотруднику под роспись в карточке учета разрешений и выдачи;

- помещение карточки учета разрешений и выдачи в картотеку «За исполнителями»;

- при возврате дела сотрудником - проверка соответствия документов дела сведениями, зафиксированным во внутреннюю опись, контроль комплектности дела и документов сохранности всех их элементов;

- роспись работниками отдела кадров за возврат дела в карточке разрешений и выдачи, а так же внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;

- помещение дела и карточки в места хранения.

Все вышеуказанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор немашинных операций.

Помимо известных задач номенклатура дел предназначена для:

1) учета формирования дел и обеспечения проверки наличия документов и дел;

2) закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников организации к делам;

3) учета дел архивного фонда;

4) учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи документов в ведомственный архив или архив организации.

В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедуры закрытия номенклатуры дел, которая включает операции:

- проверка закрытия всех заведенных дел и томов;

- проведение годовой проверки наличия дел и документов;

- заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;

- проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника отдела кадров;

- включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур;

- переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в будущем календарном году;

- распечатка номенклатуры дел будущего года для издания.

После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается, подшивается, сохраняет учетную функцию архивных дел.

При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятия его из дела (для перемещения в открытое дело) нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа. Учетная форма остается в картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом происходит процесс изъятия электронного документа из информационного массива службы кадров или с дискеты.

3.2 Хранение дел

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за…годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты.

На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.