Главная
База знаний "Allbest"
Бухгалтерский учет и аудит
Порядок ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области
Порядок ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области
Особенности ведения общего и судебного делопроизводства городского суда. Регламентация организации делопроизводства городского суда г. Октябрьска в законодательных и нормативных актах. Анализ и совершенствование организации работы с документами.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 09.11.2010 |
| Размер файла | 81,5 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Анализ документов городского суда г. Октябрьска показал, что в деятельности возникают различные системы документации. Выделяются основные группы документов: организационные, распорядительные документы; документы по личному составу; справочно-информационные плановая документация.
В целом эффективность системы управления делопроизводства.
Глава 2. Порядок оформления документации городского суда города октябрьска
2.1 Оформление управленческой документации
Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - изданием распорядительных документов; организация - организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. (см. Приложение 2).
К организационно - правовым документам в городском суде города Октябрьска относятся штатное расписание, должностные регламенты работникам, правила внутреннего распорядка рабочего времени, инструкция по ведению делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области.
Так как форма штатного расписания унифицирована ОКУД (форма Т - 3), эта форма применяется в городском суде г. Октябрьска. Документ визирует председатель суда, подписывает главный бухгалтер. Изменения в штатное расписание вносятся приказом председателя суда.
Анализ документа "Штатное расписание" предполагает, что данный документ оформлен правильно и соответствует всем требования и нормам, так как составляется на новой унифицированной форме, введенной в действие с 01 января 2004 года.
Такие инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по заполнению и ведению документов.
Инструкция оформляется на общем бланке организации и содержит реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный №; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования; отметка о наличии приказа.
Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами.
Подписывается инструкция главным специалистом, а утверждается председателем городского суда г. Октябрьска. Должностные регламенты определяют функции, права и обязанности сотрудников организации. В городском суде должностные регламенты разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием Штатное расписание от 15 сентября 2006 // Текущий архив городского суда г. Октябрьска..
Анализ должностного регламента на секретаря суда предполагает, что в левой части документа отсутствует реквизит "Наименование организации", являющийся автором документа, который должен соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации.
Не указан реквизит "дата документа". Датой документа является дата его утверждения. Реквизит должен быть проставлен после реквизита "наименования вида документа".
После реквизита "дата документа", примерно через 1 интервал, указывается регистрационный номер документа. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который можно дополняется по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
В ненадлежащей зоне расположения и места составления проставлен реквизит "заголовок к тексту". Заголовок к тексту проставляется после даты и регистрационного номера документа и включает в себя краткое содержание документа.
Гриф "утверждения документа" и "подпись" расположены в соответствии с нормами ГОСТ Р 6.30.2003.
Анализ документа показал, что должностной регламент не оформлен полностью, так как отсутствует реквизит "визы согласования". Документ должен быть согласован с секретарем судьи, и после ознакомления с нею работника, оформлена отметкой об ознакомлении следующим образом: " С инструкцией ознакомлен, секретарь суда, личная подпись и дата подписания."
Рассматривая должностной регламент на секретаря суда можно увидеть, что текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: общие положения, квалификационные требования, должностные обязанности, права и ответственность секретаря суда, перечень вопросов, по которым секретарь суда вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения, перечень вопросов, по которым секретарь суда участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов управленческих и иных решений, показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности секретаря суда.
Должностной регламент необходим для четкого разграничения трудовых функций работников, а также при возникновении споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях, следовательно, документ должен разрабатываться грамотно, с соблюдениями всех норм и правил составления и оформления. Анализ показал, что регламент нуждается в совершенствовании.
Председатель городского суда города Октябрьска наделяется правом издания распорядительных документов.
Приказы и распоряжения печатаются на бланках установленной формы и должны иметь следующие реквизиты: полное наименование суда, наименование вида акта и его краткий заголовок (для приказов); дата подписания акта и его регистрационный номер; наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего акт.
Распорядительные документы, подписанные председателем городского суда и его заместителями, регистрируются в канцелярии67Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде. Утв. приказом Генерального директора Судебного департамента Самарской области от 29 апреля 2003 //Текущий архив городского суда г. Октябрьска..
Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед судом получая максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируются деятельность суда, зависят результаты работы организации.
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, касаются совершенствования организационной структуры суда, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными и иными ресурсами.
Для оформления организационно-распорядительных документов, которые включены в ОКУД, Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011 - 93. М., 1994. в городском суде применяется ГОСТ Р 6.30-2003 который является важнейшим регламентирующим нормативным документом, в дальнейшем сохранит свое практическое значение и будет иметь повсеместное распространение ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003. .
Важное значение среди распорядительных документов имеют приказы. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов лечебно-профилактических мероприятий, вопросов финансово-хозяйственной деятельности городского суда.
Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности суда, его материально - техническое обеспечение, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы.
Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги А4, с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа "Проект". Заголовок является обязательным реквизитом приказа, и отвечать на вопрос "О чем?".
Распоряжение - правовой акт, издаваемый председателем суда, его заместителями для разрешения оперативных вопросов.
Анализ распоряжения председателя городского суда г. Октябрьска "О создании комиссии для списания испорченных и сданных бланков служебных удостоверений" (Приложение 2.1), выявил ошибку по оформлению. Подпункты данного распорядительного документа были пронумерованы римскими цифрами.
Классификация должностных инструкций по личному составу в городском суде составляет:
назначение работника на должность, освобождение от должности, перемещение по службе;
вынесение поощрения, наложение дисциплинарного взыскания;
премирование работников и выплата единовременных денежных вознаграждений;
приобретение работником или повышение им квалификации, присвоение разряда, классности;
предоставление отпуска, перемена фамилии и другие случаи.
Изменение основных персональных данных работника или содержания трудового договора также сопровождается изданием приказа.
Приказы служат основанием для внесения в трудовые книжки работников, в учетные и другие документы соответствующих записей.
В приказе по личному составу нет вводной части слова "Приказываю". Приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия). (Приложение 2.2)
Документы организационно-правового характера, входят в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и соответственно подлежат должной регламентации.
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в городском суде содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы. Анализ документов свидетельствуют, что в состав справочно-информационных документов городского суда г. Октябрьска входят: докладная, объяснительная, служебная записки, предложение, представление, заявление, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, переписка и другие.
Записки оформляется на стандартном листе бумаги и имеет следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направление его в дело.
Протокол оформляется на бланке суда и имеет следующие реквизиты: наименовании организации, вид документа, дата заседания, регистраицонный номер протокола, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.
Заявление оформляется на трафаретном бланке и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф. И.О. председателя, текст, дату, подпись служащего и ее расшифровка, визы, резолюции, отметка об исполнителе и направлении в дело.
Телеграмма составляется на специальных типографских бланках и имеет следующие реквизиты: наименование организации, указание категории, отметку о виде, подпись, регистрационный номер, дату регистрации, адрес и наименование отправителя. Письма оформляют на бланке письма с нанесением всех необходимых реквизитов.
Таким образом, анализ информационно - справочных документов показал, что все документы оформлены правильно в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003.
Можно сделать вывод, что функция "оперативное управление" в городском суде обеспечивается видами документов, относящимися к двум подсистемам. Во-первых, распорядительными документами, которые издают на основе единоначалия (приказ, распоряжение), на основе коллегиальности (протокол, решение).
По организационным, кадровым, финансовым вопросам, вопросам планирования, труда и т.д. председателем суда издаются приказы.
Но не во в всех документах оформлено все качество. Требует улучшение оформление документов, не во всех делах присутствуют письма и заявления, до сих пор не сданы в архив дела 2004 и 2005 года.
2.2 Состав и оформление документации судебного делопроизводства
При обращении в городской суд, подготовке дела к судебному разбирательству и в процессе рассмотрения дел в городском суде г. Октябрьска образуются следующие судебные документы:
исковое заявление;
определение суда;
статистическая карточка на уголовное или гражданское дело;
извещение или повестка о явке в судебное заседание;
протокол судебного заседания;
решение суда.
Конституция Российской Федерации, закрепляет право каждого гражданина на судебную защиту, а за ней и ГПК РФ закрепляет право каждого гражданина на обращение в суд. В случае нарушения или оспаривания права всякое заинтересованное лицо может обратиться в суд с требованием о защите его прав. Основной формой такой защиты выступает исковая форма защиты права.
Иск в материальном смысле - право на удовлетворение своих исковых требований. Именно в этом плане в гл.12 ГК РФ используется понятие права на иск.
В Октябрьском городском суде для некоторых случаев применяются трафаретные формы исковых заявлений. Например исковое заявление о расторжении брака (Приложение 2.3), исковое заявление о возмещении вреда, причиненного повреждением здоровья на предприятии (Приложение 2.4) и др.
Исковое заявление подается в письменной форме и с указанием необходимых данных:
наименование суда, в который подается заявление;
наименование истца, его место жительства или, если истцом является организация ее местонахождение, наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем;
наименование ответчика, его место жительства;
в чем заключается нарушение или угроза нарушения прав, свобод или законных интересов истца и его требования;
обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;
цена иска, если оно подлежит оценке, а также расчет взыскиваемых или оспариваемых денежных сумм;
сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это установлено федеральным законом или предусмотрено договором сторон;
перечень прилагаемых к заявлению документов.
Определение суда первой инстанции - это постановление суда первой инстанции или судьи, которым дело не разрешается по существу. Определением разрешаются процессуальные вопросы, возникающие на различных стадиях судопроизводства: определение о подготовке дела, определение о судебном поручении, определение о приостановлении производства по данному вопросу, об отложении разбирательства по делу и др.
Определение суда состоит из 4 частей. Содержание определения должно включать:
дату и место вынесения определения;
наименование суда, вынесшего определение и секретаря судебного заседания;
лиц участвующих в деле, и предмет спора или заявленное требование;
вопрос по которому выносится определение;
мотивы, по которым суд пришел к своим выводам, и ссылку на законы, которыми суд руководствовался;
судебное постановление;
порядок и срок обжалования определения, если оно подлежит обжалованию. (Приложение 2.5)
В статистическую карточку по делу информация заносится судьей или по его поручению помощником судьи. При заполнении статистической карточки судья или его помощник руководствуются Инструкцией о порядке заполнения и представления учетных документов и приказом "О едином учете преступлений". Статистическая карточка в городском суде г. Октябрьска является унифицированной формой.
О времени и месте судебного разбирательства или совершении отдельных процессуальных действий участвующие в деле лица извещаются судебными повестками установленного образца. Повестки истцам и ответчикам составляются по форме N 30 (Приложение 2.6), другим лицам, вызываемым в суд по форме N 31. (Приложение 2.7).
Судебное извещение также является унифицированной формой в Октябрьском городском суде и имеет следующие реквизиты:
наименование и адрес суда;
указание времени и места судебного заседания;
наименование адресата - лица, извещаемого или вызываемого в суд;
указание, в качестве кого извещается или вызывается адресат;
наименование дела, по которому осуществляется извещение или вызов адресата.
Анализ показал, что судебные повестки оформлены правильно в соответствии со ст.275 Гражданского процессуального кодекса.
В процессе судебного заседания секретарем изготавливается протокол судебного заседания. В городском суде г. Октябрьска пишется от руки или на машинописном носителе.
Законность действий суда первой инстанции и обоснованность сделанных им выводов вышестоящие суды проверяют на основании анализа протокола судебного заседания и находящихся в деле протоколов осмотра вещественных и письменных доказательств. А также - на основании имеющихся в деле других доказательств, допускаемых законом.
В соответствии со ст.226 ГПК РСФСР о каждом заседании суда первой инстанции, а также о каждом отдельном процессуальном действии, совершенном вне заседания, составляется протокол. Судебный протокол - это письменный документ, составляемый по правилам, содержащимся в ст.228 ГПК РСФСР, в котором подробно описано процессуальное действие, в связи с которым он составлен. В протоколе указывается, что установлено судом в результате произведенного процессуального действия.
Протокол судебного заседания является одним из основных процессуальных документов. Он излагается полно, четко, в той последовательности, в которой проводится судебное разбирательство. Содержанию протокола судебного заседания посвящена отдельная статья ГПК РСФСР (ст.227). Анализ этой нормы показывает, что протокол судебного заседания - документ, в котором отражается весь ход судебного процесса от момента открытия судебного заседания по делу до окончания процесса в суде первой инстанции.
В соответствии с указанной статьей закона в протоколе судебного заседания должно указываться:
год, месяц, число и место судебного заседания;
время начала и время окончания судебного заседания;
наименование суда, рассматривающего дело, состав суда и секретарь судебного заседания;
наименование дела;
сведения о явке лиц, участвующих в деле, представителей, свидетелей, экспертов, переводчиков;
сведения о разъяснении лицам, участвующим в деле, и представителям их процессуальных прав и обязанностей;
распоряжения председательствующего и определения, вынесенные судом без удаления в совещательную комнату;
заявления лиц, участвующих в деле, и представителей;
объяснения лиц, участвующих в деле, показания свидетелей, устные разъяснения экспертами своих заключений, данные осмотра вещественных и письменных доказательств;
заключения органов государственного управления и мнение общественных организаций и трудовых коллективов;
содержание судебных прений и заключение прокурора;
сведения об оглашении определения и решения;
сведения о разъяснении содержания решения, порядка и срока его обжалования Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации от 14 ноября 2002 г. № 138 ФЗ (принят ГД ФС РФ 23 декабря 2002 г.) (ред. от 29 декабря 2004 г.)// Собрание законодательства РФ. 2002. № 46. Ст 260.. (Приложение 2.8)
Проведя исследование нескольких протоколов судебного заседания, написанных секретарем судебного заседания в городском суде г. Октябрьска, можно сделать вывод, что председательствующие в судебном заседании не всегда заботятся о надлежащем составлении протокола судебного заседания: слова в протоколе произвольно сокращаются, буквы в словах не соответствуют орфографии и это осложняет прочтение, а следовательно, и понимание того, что записано в протоколе. В целом - затрудняет проверку дела в кассационном порядке и в порядке судебного надзора. Допущенная ошибка может остаться незамеченной, в результате чего пострадает правосудие.
Составление протокола поручается секретарям, не знающим процессуального законодательства, и поэтому некоторые протоколы не отражают ход судебного разбирательства, иногда в протоколе отсутствуют данные, имеющие существенное значение для дела.
Недостатки протоколов, относящихся к описанию подготовительной части судебного разбирательства. Согласно ст.264 УК РСФСР, в протоколе судебного заседания, в частности, указывается наименование и состав суда, обвинитель, защитник, подсудимый, потерпевший и другие вызванные судом лица, данные о личности подсудимого и мера пресечения, действия суда в том порядке, в каком они имели место.
Эти требования закона не всегда выполняются.
В протоколе судебного заседания по делу Матвеевой, осужденной по ч.1 ст.170 и ст.175 УК РСФСР, не указана фамилия государственного обвинителя. В протоколе судебного заседания по делу Демирьянца, осужденного по ч.4 ст.144 УК РСФСР, нет свидетелей о вручении подсудимому копий обвинительного заключения, а также данных о мере пресечения. По делу Дорохина ст.103 УК РСФСР, в протесте не указано, с какого времени подсудимый содержался под стражей, каково мнение участников судебного разбирательства по заявленному адвокатом ходатайству об отложении дела до явки в суд общественного защитника, а также подсудимого - по заявленному потерпевшим ходатайству о вызове в судебное заседание судебно - медицинского эксперта.
Кроме того, недопустимо краткое, неполное написание: "Объявлен состав суда. Разъяснено право отвода. Право отвода принято. Права приняты." Решение суда может обосновываться только теми доказательствами, которые были исследованы в судебном заседании. Если в протоколе судебного заседания нет записи об исследовании конкретного доказательства, то это доказательство не может обосновывать решение суда. Иногда в протоколе нет записи о том, что свидетели и эксперты предупреждены судом об ответственности за отказ от дачи показаний (заключений) и об ответственности за дачу заведомо ложных показаний (заключений). Эти показания и заключения не могут быть использованы судом в качестве доказательств, поскольку они получены с нарушением ст. ст.163 и 169 ГПК РСФСР. Свидетельские показания записываются в протоколах настолько кратко и таким плохим почерком, что прочитать, а поэтому и оценить их очень трудно, в связи с чем протокол не выполняет задачу зеркала судебного заседания.
Качество протоколов судебного заседания необходимо существенно улучшить.
В соответствии со ст. 194 ГПК РФ постановление суда первой инстанции, которым дело решается по существу, принимает форму судебного решения. Решение является законным, если оно принято при точном соблюдении норм процессуального права и в полном соответствии с нормами материального права, которые подлежат применению к данному правоотношению, или основано на применении в необходимых случаях аналогии закона или аналогии права.
Судебное решение состоит из вводной, описательной, мотивированной и результативной частей.
Во вводной части решения суда указывается: дата, место принятия решения суда, наименование суда, принявшего решение, состав суда, секретарь судебного заседания, стороны, другие лица участвующие в деле, их представители предмет спора или заявленное требование.
В описательной части решения суда отражено: содержание исковых требований, возражения ответчика и объяснения других лиц, участвующих в деле.
В мотивированной части решения суда указаны:
обстоятельства дела, установленные судом;
доказательства, на которых основаны выводы суда об этих обстоятельствах;
доводы, по которым суд отвергает те или иные доказательства;
законы, которым руководствовался суд.
В результативной части решения содержаться следующие сведения:
об удовлетворении иска (либо об отказе в удовлетворении иска) полностью или в части;
указание на распределение судебных расходов;
срок и обжалование решения суда.
Результативная часть должна содержать исчерпывающие выводы, вытекающие из мотивированной части. Решение суда принимается немедленно после разбирательства дела. Результативная часть решения подписывается судьей, объявляется в судебном заседании.
При анализе документа "Решение" (Приложение 2.9), принятого городским судом г. Октябрьск, были выявлены следующие недочеты в оформлении данного документа: наименование суда, принявшего решение пишется с новой строки под реквизитом "дата составления документа"; в описательной части после слова "Установил" далее текст должен идти со строчной буквы; также в описательной части не указано к кому обратился истец с иском. Таким образом, мы можем сделать вывод, что формы судебного решения составляется в соответствии со ст. 194 ГПК РФ. Оно состоит из 4 частей. Каждая часть должна быть заполнена в соответствии с нормативами и подписываться судьей.
2.3 Порядок ведения кадровой документации
В кадровом делопроизводстве документирование трудовой деятельности работников, учет личного состава требуют большого количества документов, правила составления и оформления которых достаточно сложны, но должны неукоснительно соблюдаться, прежде всего, в силу того, что такие документы имеют большое значение в нашей жизни Грудцина Л.Ю.Кадровик: практическое руководство., М.., 2007. Документы, фиксирующие данные о трудовой деятельности человека, чрезвычайно важны для каждого - в них заключены сведения о трудовом стаже, они являются основой для начисления пенсий по старости, инвалидности, за выслугу лет, по случаю потери кормильца.
В городском суде города Октябрьска главный специалист ведет следующие виды кадровой документации:
организационно - правовые документы;
документы по приему, увольнению, переводу, командированию и отпускам,
заполнение служебного контракта;
ведение трудовых книжек;
хранение и ведение личных дел государственных служащих.
К организационно - правовым документам кадровой службы относится "Положение о кадровой службе".
В положении о кадровой службе закрепляют статус службы, ее место в системе управления, внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе ее деятельности. Состав разделов положения соответствует назначению документа: "Общие положения", "Основные задачи", "Функции", "Права и обязанности", "Руководство", "Взаимоотношения с другими структурными подразделениями (связи)". При изучении кадровой документации в городском суде г. Октябрьска, было выявлено, что нормативного документа "Положения о кадровой службе", в данном суде нет, что послужило стимулом для разработки данного положения.
Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме. Служебным контрактом устанавливаются права и обязанности сторон.
В служебный контракт включены права и обязанности сторон. В нем указано фамилия, имя гражданского служащего и наименование государственного органа (фамилия, имя, отчество представителя нанимателя).
Анализ документа "Служебный контракт" показал, что в городском суде г. Октябрьска он оформлен в соответствии с требованиями ФЗ "О государственной гражданской службе в Российской Федерации" и Трудовым Кодексом РФ.
Служебный контракт является основанием для издания приказа председателя суда о приеме сотрудника на работу. В произвольной форме, от руки, работник пишет личное заявление. На заявлении оформляется виза главного специалиста, после чего оно передается председателю суда для оформления резолюции. Затем поступающий на работу, заполняет личный листок по учету кадров. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу. Работник подписывает личный листок по учету кадров, проставляя дату заполнения и сдает на проверку главному специалисту. После проверки, вклеивается фотография и подшивается в личное дело работника.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности. (Приложение 2.10) В приказе (распоряжении) о приеме работника (ов) на работу указано наименование учреждения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении со служащими служебного контракта на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма N Т-1) или "Период работы" (форма N Т-1а) строка (графа)"по" не заполняется.
На основании приказа о приеме Т-1 т Т-1а заполняется учетная форма "Личная карточка работника" Т-2. Каждый раздел содержит описательную часть реквизита (пункта). При заполнении унифицированной формы № Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 26, текст записей-описаний не должен заходить на поле кодирования, в противном случае форма считается испорченной и подлежит переписыванию.
Приказы о приеме на работу визируется председателем суда. Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранении в кадровой службе, а копия передается в бухгалтерию судебного департамента в г. Самары для оформления лицевого счета и начисления зарплаты.
В трудовую книжку вносятся следующие сведения:
о работнике;
о выполняемой им работе;
о переводах на другую постоянную работу;
об увольнении работника;
основания прекращения трудового договора;
о награждениях за успехи в работе.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся главным специалистом в трудовую книжку после издания соответствующего приказа.
Анализ заполнения и оформления трудовых книжек и личных карточек в городском суде города Октябрьска, не был произведен, так как сведения занесенные в них являются конфиденциальной информацией (см. Приложение 3).
Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием работника на перевод. В данной кадровой службе разрабатывается для заявления о переводе трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные реквизиты. Заявление пишется в одном экземпляре, визируется главным специалистом и передается председателю суда для получения его резолюции, разрешающей или запрещающей перевод.
Заявление является основанием для издания приказа председателя. Приказ (распоряжение) о переводе осуществляется с применением унифицированных форм Т-5 и Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу". (Приложение 2.11)
В соответствии с ФЗ "О государственной гражданской службе в Российской Федерации", гражданским служащим предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней.
Основанием для предоставления служащему городского суда очередного отпуска служит его личное заявление или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления.
Оформление отпусков включает следующие операции: составление графика очередных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течении года; оформление приказов об отпусках: очередного, без сохранения содержания, учебного и т.п. (заполнение унифицированной учетной формы № Т-6) (Приложение 2.12). Формы заполняются главным специалистом городского суда и оформляются следующим образом: в графе коды проставляется код по ОКУД, проставляется в следующей графе номер документа и дата составления.
На основании приказа на обратной стороне второго листа личной карточки (форма № Т-2) делается отметка об отпуске: вид отпуска, за какой период, даты начала и окончания, основание (№ и дата приказа).
Заявление об увольнении пишется от руки, адресуется председателю суда, в тексте излагается просьба работника об увольнении и указывается причина, а также срок увольнения. В документе обязательно содержится и дата подачи заявления.
Под заявлением проставляется должность (профессия) работника, структурное подразделение, личная подпись работника, инициалы и фамилия.
Заявление визируется специалистом, после этого заявление передается председателю для составления резолюции. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении.
Увольнение служащих документируется с применением форм Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником" и Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками". Унифицированная форма приказа в заголовочной части соответствует другим формам приказа. В приказе об увольнении указываются причины увольнения, а также номер статьи Трудового кодекса РФ. (Приложение 2.13)
По завершении второй главы хотелось бы отметить, что опыт внедрения стандартов на организационно-распорядительную документацию показал, что в учреждении их требования непосредственно использовались при составлении организационно-распорядительных документов.
Анализируя приказы по личному составу, было отмечено, что в графе "№ документа" проставляется в одних документах номер с литером "Л", в других "К". Это объясняется тем, что все приказы в отделе кадров подразделяются на приказы по кадровому составу, срок хранения - 5 лет, и приказы по личному составу со сроками хранения - 75 лет. Соответственно регистрируются приказы в разных учетных книгах и подшиваются исполненные приказы в разные папки.
При обращении в городской суд, подготовке дела к судебному разбирательству и в процессе рассмотрения дел в городском суде г. Октябрьска образуются следующие судебные документы:
исковое заявление;
определение суда;
статистическая карточка на уголовное или гражданское дело;
извещение или повестка о явке в судебное заседание;
протокол судебного заседания;
решение суда.
В городском суде города Октябрьска главный специалист ведет следующие виды кадровой документации:
организационно - правовые документы;
документы по приему, увольнению, переводу, командированию и отпускам,
заполнение служебного контракта;
трудовые книжки;
личные дела государственных служащих.
При приеме, переводе, увольнении в городском суде применяются унифицированные формы организационно-распорядительной документации.
Глава 3. Анализ и совершенствование организации работы с документами
3.1 Технология работы с документами в городском суде г. Октябрьска
Распорядительные документы, поступающие из Судебного Департамента Самарской обл., могут доводиться до структурных подразделений непосредственно или путем издания внутренних распорядительных документов, в которых излагается содержание документа, поступившего из вышестоящего суда.
Представляемые на подпись руководству суда распорядительные документы визируются исполнителями и руководителями всех заинтересованных подразделений с указанием их должностей и даты согласования.
Визы ставятся на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа или на листе согласования. Государственная система документационного обеспечения управления: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. ВНИИДАД, 1991. С 53.
Распорядительные документы, подписанные председателем городского суда и его заместителями, регистрируются в канцелярии73 Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде. Утв. приказом Генерального директора Судебного департамента Самарской области от 29 апреля 2003 //Текущий архив городского суда г. Октябрьска..
Документы представляются в двух экземплярах, на которых указываются дата и порядковый номер. Согласно инструкции по делопроизводству городского суда г. Октябрьска подлинники документов подшиваются в дела по номенклатуре: "Приказы председателя городского суда" и "Распоряжения председателя городского суда". Второй экземпляр распорядительного документа возвращается структурному подразделению, подготовившему документ, и хранится там в деле по номенклатуре. В ходе исследования сводной номенклатуры было установлено, что второй экземпляр распорядительных документов хранится в деле "Приказы и распоряжения председателя суда по основной деятельности", что не допустимо.
При подготовке исходящих документов суда специалист руководствуется требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной постановлением Государственного стандарта Российской Федерации.
Документу присваивается исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса подразделения и очередного порядкового номера исходящих из подразделения документов. Копия документа хранится в подразделении в деле по номенклатуре. На исполненном документе (его копии либо копии ответа) руководитель подразделения делает отметку: "Исполнено. Снять с контроля. В дело", ставит свою подпись и дату.
Специалист подразделения оформляет документы и приложения к ним, вносит информацию об исполнении и отправке документов в карточку и подшивает в соответствующее дело по номенклатуре.
Подготовленная к отправке корреспонденция передается в экспедицию в запечатанных конвертах с надписанным адресом.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, указываются двумя парами арабских цифр (день и месяц), год - четырьмя арабскими цифрами 04.03.2004
Полный почтовый адрес при направлении документа корреспондентам указывается в последовательности, установленной Почтовыми правилами. Постановление Правительства РФ от 26 сентября 2000г №725 «Об утвреэдении Правил оказания услуг почтовой связи»// собрание законодательства РФ. 2000. №41. ст.4076
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется реестр на рассылку, на каждом документе указывается только один адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.
Технология работы с судебными документами в Октябрьском городском суде.
Когда заявитель лично сдает документы, принимающий их специалист проставляет на втором экземпляре заявления штамп с полным наименованием суда, датой приема заявления, указывает свою фамилию и расписывается.
В день поступления все заявления передаются в группу регистрации.
Специалист группы регистрации, проверив, не поступало ли данное или аналогичное исковое заявление ранее, присваивает ему регистрационный номер, впоследствии являющийся и номером судебного дела, который включает в себя индекс суда, порядковый номер искового заявления в пределах текущего календарного года, через дробь - календарный год поступления документов в суд.
Этот номер группой регистрации вносится в штамп суда на исковом заявлении, а специалистом судебного состава указывается на обложке судебного дела.
Встречное исковое заявление регистрируется по номеру основного искового заявления и рассматривается одновременно с основным заявлением.
После получения искового заявления специалисты группы регистрации заносят необходимые сведения в журналы и карточки учета.
Ежедневно в конце рабочего дня канцелярия формирует реестры передачи исковых заявлений для каждого судебного состава.
Затем исковое заявление передается в соответствующий судебный состав согласно специализации под расписку специалиста состава в реестре. Один экземпляр реестра остается в судебном составе, другой, с подписью лица, принявшего исковое заявление, хранится в делах группы регистрации.
Специалист судебного состава незамедлительно по получении искового заявления регистрирует его в журнале учета движения исковых заявлений и дел судебного состава и передает в этот же день председателю судебного состава для назначения судьи для рассмотрения заявления.
На основании его резолюции заявление передается под расписку назначенному судье.
После вынесения судом определения о принятии искового заявления к производству секретарь судебного заседания в твердую обложку "Дело N ______" помещает исковое заявление, приложенные документы, указанное определение суда, проставляет номер дела, соответствующий регистрационному номеру искового заявления, заполняет необходимыми данными внешнюю и внутреннюю стороны обложки дела.
Регистрация дополнительно поступающих документов по делу (отзывы на исковое заявление, дополнительные материалы, письменные ходатайства и т.п.) производится как дополнения к делу. Всем дополнительным материалам присваивается тот же регистрационный номер, что и исковому заявлению, т.е. делу.
Дополнительные материалы после регистрации передаются под расписку в журнале специалисту судебного состава, который передает их судье, в производстве которого находится исковое заявление. По резолюции судьи "В дело" на первом листе поступивших документов они приобщаются к делу и вносятся секретарем судебного заседания в его опись с указанием исходящего номера и даты документа, его наименования и количества листов, а также порядковых номеров листов судебного дела.
О времени и месте судебного разбирательства или совершении отдельных процессуальных действий участвующие в деле лица извещаются судебными повестками установленного образца. Повестки истцам и ответчикам составляются по форме N 30 другим лицам, вызываемым в суд по форме N 31.
Секретарь судебного заседания составляет список дел, назначенных к разбирательству, в котором указываются номера судебных дел, номер зала заседания, время начала судебных заседаний, наименования лиц, участвующих в деле, фамилия судьи.
Перед началом предварительного судебного заседания и судебного разбирательства дела секретарь судебного заседания проверяет, все ли вызванные в судебное заседание лица явились и их полномочия для участия в деле, причину неявки вызванных лиц, докладывает об этом судье и по его указанию принимает меры для обеспечения явки. Инструкция по ведению судебной статистики. Утв. Генеральным прокурором от 17 апреля 2005г//собрание законодательства РФ. 2005. №78
Вызванные и явившиеся в судебное заседание лица извещаются об этом под расписку в протоколе судебного заседания. Лицам, не явившимся в судебное заседание, но явку которых суд признал необходимой, высылаются копии определения об отложении судебного разбирательства заказным почтовым отправлением с уведомлением.
После рассмотрения дела секретарь судебного заседания:
подшивает материалы судебного дела;
нумерует листы дела и составляет за своей подписью опись находящихся в нем материалов или продолжает опись, составленную органами расследования;
делает отметку о результатах рассмотрения дела в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании (форма N 2);
прилагает к уголовному делу заполненные статистические карточки на подсудимого в отношении осужденных, оправданных лиц, дела в отношении которых прекращены, и лиц, признанных невменяемыми, к которым применены меры медицинского характера;
по уголовному делу, по гражданскому делу, иск по которому вытекает из уголовного дела, где преступлением причинен ущерб имуществу, прилагает к делу заполненные карточки по учету сумм ущерба в соответствии с действующей Инструкцией по ведению судебной статистики;
выписывает исполнительные документы по делу, по которому судебные решения подлежат немедленному исполнению.
После совершения всех действий по оформлению дела секретарь судебного заседания суда передает дело в отдел делопроизводства. До вступления судебного постановления в силу, а также до направления дела в кассационную инстанцию в связи с поступлением кассационных, частных жалоб и представлений дело хранится в отделе делопроизводства.
При исследовании нескольких уголовных и гражданских дел, было выявлено несколько ошибок при формировании дела, а именно: документы в деле расположены не в хронологическом порядке, несвоевременное занесение сведений о результатах рассмотрения дела в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании.
В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.
Не реже одного раза в 10 лет, для дел постоянного хранения - раз в пять лет, для конфиденциальных документов - ежегодно следует проводить проверки наличия и состояния дел. Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.
Таким образом, припроверке документов в архиве, итого проверок оформляются актами, утверждаемыми секретарем судьи. При проверке контролируется не только фактическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяется полистно. По результатом проверок, утвержденных руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.
3.2 Особенности ведения делопроизводства по обращению граждан
Личный прием граждан и представителей организаций производится по вопросам организации и обеспечения деятельности городского суда, а также жалобам на действия судей, не связанным с рассмотрением конкретных дел, обжалованием судебных актов и процессуальных действий судей.
Первичный прием посетителей производится приемной городского суда, которой в пределах своей компетенции самостоятельно разрешает поставленные вопросы либо определяет порядок их дальнейшего рассмотрения, в том числе и необходимость последующего личного приема заявителя председателя суда.
Личный прием заявителей заместителями председателя суда производится в соответствии с графиком приема и списком принимаемых лиц, подготовленным приемной суда.
Секретарь извещает заявителей о времени и месте приема.
Специалист отдела делопроизводства ведет учет принятых на личном приеме лиц в журнале установленной формы.
Если вопрос, поставленный в обращении, не был окончательно разрешен на личном приеме, обращение передается через отдел делопроизводства по принадлежности в соответствующее подразделение для рассмотрения и подготовки предложений или ответа в установленные законодательством сроки.
Специалист отдела делопроизводства ведет централизованный учет письменных заявлений, жалоб и предложений граждан по вопросам организации и обеспечения деятельности суда и на действия судей, не связанные с рассмотрением конкретных дел.
Специалисты по делопроизводству в судебных составах и подразделениях ведут журнал учета рассмотренных письменных обращений граждан и обращений, поступивших с приема, осуществляют контроль за их прохождением.
К рассмотрению не принимаются обращения без подлинной подписи и обратного адреса (анонимные), содержащие непристойные выражения, а также не поддающиеся прочтению.
Если обращение поступило более чем от трех заявителей, оно регистрируется на фамилию первого из них. Ему же и направляется ответ с просьбой уведомить о нем других заявителей. Канцелярией заводятся аналогичные учетные карточки на фамилии второго и третьего заявителей с отметкой о том, что поднятые ими вопросы имеют отношение к коллективному обращению лиц, зарегистрированному на фамилию первого из заявителей.
После регистрации, в зависимости от содержания и степени важности поставленных вопросов, обращения передаются на рассмотрение в приемную председателя через специалиста по делопроизводству под его расписку в учетной карточке.
Все сведения о рассмотрении и прохождении обращений вносятся в карточки и журналы учета.
Обращение считается разрешенным, если по поставленным в нем вопросам приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной форме либо, при его согласии, устно при личной беседе или по телефону, а также в случаях, когда заявитель письменно снимает с рассмотрения поставленные им вопросы. При устном ответе составляется соответствующая справка, которая приобщается к обращению.
Копии документов, направляемых в иные высшие федеральные государственные органы, хранятся в деле по номенклатуре канцелярии в течение пяти лет.
3.3 Проектирование документации, регламентирующей деятельность городского суда
В соответствии с ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" гражданин, поступающий на гражданскую службу, при заключении служебного контракта, обязуется исполнять должностные обязанности в соответствии с должностным регламентом.
Должностной регламент - основной организационно - нормативный документ, регламентирующий содержание и результаты деятельности гражданского служащего при осуществлении им профессиональной служебной деятельности согласно занимаемой должности.
Цели разработки должностного регламента на секретаря суда:
создание организационно - правовой основы служебной деятельности секретаря суда;
регламентация текущей служебной деятельности.
Структура должностного регламента. В должностном регламенте указывается наименование органа, полное наименование должности федеральной государственной гражданской службы, реквизиты согласования и утверждения.
Должностной регламент состоит из следующих разделов:
Общие положения.
Квалификационные требования.
Должностные обязанности, права и ответственность секретаря суда.
Перечень вопросов, по которым секретарь суда вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения.
Перечень вопросов, по которым секретарь суда принимает участие в подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов управленческих и иных решений.
Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности секретаря суда.
Основой для разработки должностного регламента послужили:
Конституция РФ;
Трудовой кодекс РФ, принятый Государственной Думой 21 декабря 2001;
Гражданский кодекс РФ;
Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации";
Федеральный закон "О системе государственной службе Российской Федерации".
Методические рекомендации по разработке должностных регламентов федеральных гражданских служащих аппаратов суда общей юрисдикции и системы Судебного департамента при верховном суде РФ.
В разделе "Общие положения" устанавливается наименование должности гражданского служащего, кем назначается и освобождается от нее, порядок замещения, нормативная база деятельности гражданского служащего.
В разделе "Квалификационные требования" излагаются квалификационные требования к уровню профессионального образования, к стажу гражданской службы, опыту работы по специальности.
В разделе "Должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего" устанавливается перечень основных задач и функций, должностные обязанности, права и ответственность секретаря суда.
"Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе самостоятельно принимать управленческие6 и иные решения". В данном разделе указывается перечень вопросов, по которым гражданский служащий в соответствии с замещаемой должностью вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения с учетом задач и функций, возложенных на государственный орган.
"Перечень вопросов, по которым гражданский служащий принимает участие в подготовке проектов нормативных правовых актов и проектов управленческих и иных решений" в данном разделе указывается перечень вопросов, по которым секретарю суда предоставлено право или он обязан принимать участие при подготовке проектов нормативных правовых актов или проектов решений, с учетом задач и функций, возложенных на государственный орган.
Подобные документы
Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Анализ организации документационного обеспечения управлением в ООО "ВолнаАвто". Применение автоматизированных технологий организации делопроизводства на исследуемом предприятии.
дипломная работа [1,5 M], добавлен 12.11.2015Формы организации делопроизводства. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: цель, порядок применения и ведения. Форма гражданских договорных отношений. Сроки выдачи копий документов. Общественное значение делопроизводства.
контрольная работа [26,9 K], добавлен 27.08.2012Основные понятия и принципы ведения кадрового делопроизводства. Структура, задачи и функции кадровой службы компании ООО ИФК "Астрстройинвест", анализ организации работы с кадровой документацией, разработка автоматизированной системы документооборота.
дипломная работа [5,6 M], добавлен 12.01.2012Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Основные направления деятельности, задачи и функции ООО "ВолнаАвто", его структура и личный состав. Применение автоматизированных (электронных) технологий организации делопроизводства на фирме.
дипломная работа [2,3 M], добавлен 21.09.2015Законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства в МЧС. Регистрация и первичный учет документов. Работа с входящими и исходящими документами, с внутренними документами и организация оперативного хранения.
дипломная работа [375,0 K], добавлен 29.06.2010Характеристика гостинично-ресторанного бизнеса как отрасли деятельности, схемы информационных потоков. Нормативы и стандарты организации делопроизводства. Исследование систем управления гостиницей по документам. Системы автоматизации делопроизводства.
курсовая работа [449,9 K], добавлен 26.09.2010Терминология и нормативно-методическая база делопроизводства, организация работы с документами. Компьютерные технологии в делопроизводстве. Характеристика делопроизводства "Астраханской государственной консерватории", мероприятия по его совершенствованию.
дипломная работа [7,5 M], добавлен 12.01.2012Особенности и основные этапы развития делопроизводства в России в XV-XVII вв.: коллежское, министерская система документационного обеспечения управления. Современная организация работы с документами: механизация, компьютеризация, пути совершенствования.
контрольная работа [56,3 K], добавлен 18.05.2011Общая характеристика деятельности ООО "Фудзияма", состав организационно–правовых, распорядительных и информационно–справочных документов организации. Пути совершенствования документационного обеспечения и автоматизации делопроизводства организации.
дипломная работа [100,4 K], добавлен 05.03.2011Приказная, коллежская и министерская системы производства дел в дореволюционной России. Развитие делопроизводства в Советских учреждениях. Анализ современных требований к оформлению реквизитов документов. Содержание стандарта по управлению документами.
курсовая работа [109,5 K], добавлен 14.12.2016
