Використання розпорядчої документації у відділі кадрів навчального закладу

Стаття 32 Кодексу законів про працю розрізняє три види переводів на іншу роботу:

– переведення на іншу роботу на тому ж самому підприємстві, установі організації;

– переведення на роботу у інше підприємство, установу організацію;

– переведення у іншу місцевість, хоча б разом з підприємством, установою, організацією.

У п.31 постанови Пленуму Верховного Суду України від 06.11.1992 р. сказано, що переведення на іншу роботу є доручення працівникові роботи, яка не відповідає його спеціальності, кваліфікації або посаді, що зазначена трудовою угодою.

При переведенні на іншу роботу, за загальним правилом, вимагається згода працівника. Законодавством не встановлена чітка форма, у якій має виражатися згода працівника на переведення, тобто згода може бути отримана як в усній, так і в письмовій формі.

Переміщення - це пересування працівника на тому ж підприємстві, установі, організації на інше робоче місце, у інший структурний підрозділ у тієї ж місцевості, доручення роботи на іншому механізмі або агрегаті у межах спеціальності, кваліфікації або посади, обумовленої трудовою угодою. Для переміщення працівника його згоди не потрібно. Якщо робота, яка має відбутися протипоказана йому за станом здоров'я, то власник або вповноважений ним орган не має права переміщувати працівника.

Законодавством про працю прямо не передбачено, що при переміщені треба видавати наказ або розпорядження. Практика підказує, що оформлення переміщення у наказі (розпорядженні) є найбільш чіткою формою закріплення цієї правової дії [11, с. 72-75].

Накази про звільнення працівників готуються на підставі заяви, ініціативи власника або уповноваженого ним органу (причини вказані у ст. 40 і 41 КЗпП України) і третьої особи, яка не є стороною трудового договору (суд, профспілковий комітет).

Підготовка й видання наказу про звільнення правомірні:

– за підстав, викладених у законі;

– за додержання певного порядку звільнення працівника за конкретною підставою.

Тобто, на відміну від працівника, власник може розірвати трудову угоду, яку складено на необмежений термів, лише за наявності підстав, які вказано у законодавстві. Додаткові підстави, які передбачають право власника звільняти працівника, можуть бути встановлені лише контрактом [11, с. 88].

Накази про звільнення складаються, як правило, з двох частин: розпорядчої (визначається прізвище, ім'я, по батькові працівника, посада, структурний підрозділ, дата й відповідна стаття КЗпП України) та констатуючої, в якій визначаються причина звільнення та мотиви коротко з використанням слів „у зв'язку” та посиланням на пункт та статті КЗпП Украйни.

Складаючи наказ про звільнення, слід пам'ятати, що днем звільнення вважається останній день роботи.

Вказуючи у розпорядчій частині дату звільнення, не треба писати літеру “з” (з якого), а писати: звільнити 30.07.96.

У разі смерті працівника в розпорядчій частині наказу визначається прізвище, ім'я, по батькові, посада, структурний підрозділ і дата (день смерті), виключення зі списків штатно-посадової книги у зв'язку зі смертю.

Підставою буде копія свідоцтва про смерть.

Готуючи накази про прийняття, переведення і звільнення працівників, слід пам'ятати специфіку щодо деяких категорій працівників.

Так, у ст. 21 КЗпП України визначено, що особливою формою трудового договору є контракт, у якому строк його дії, права, обов'язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, умови розірвання договору, у тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін. Сфера застосування контракту визначається законами України.

Тобто застосування контракту можливе лише у випадках, передбачених законом (ст. 21 КЗпП України, Постанова Кабінету Міністрів України “Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору” від 15.03.94 № 170).

Працівник, який приймається на роботу за контрактом, власноручно заповнює два примірники договору і підписує їх. Після підписання керівником один примірник з підписом керівника і печаткою видається працівнику. Контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, визначеної сторонами у контракті.

Він є підставою для видання наказу про прийняття працівника на роботу з дня, встановленого у контракті за угодою сторін. У будь-якому випадку умови контракту не повинні погіршувати становище працівників.

У Конституції України в ст. 45 записано: кожний, хто працює, має право на відпочинок. Це право забезпечується наданням днів щотижневого відпочинку, а також оплачуваної щорічної відпустки.

Згідно зі ст. 10 Закону України “Про відпустки” і ст. 79 КЗпП України щорічна основна та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи надаються працівникам після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві, в установі, організації.

Щорічні відпустки за другий і наступні роки роботи можуть бути надані працівникові у будь-який час відповідного робочого року.

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з профспілковим чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом і доводиться до відома всіх працівників.

При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Поділ щорічної відпустки на частини будь-якої тривалості допускається на прохання працівника за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менш як 14 календарних днів. Невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Відкликання із щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства, установи, організації з додержанням вимог частини шостої ст. 79 КЗпП України та в інших випадках, передбачених законодавством.

На підставі затвердженого графіка відпусток або заяви працівника на підприємстві, в установі, організації видається наказ (розпорядження) про надання відпустки, де варто відмітити її вид (основна, додаткова, учбова, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без зберігання заробітної плати), загальну кількість календарних днів відпустки (вказується за допомогою прийменника „на”), дату уходу у відпустку та повернення з неї (вказується за допомогою прийменника „з” і „по”), за який період роботи надано відпустку. Наказ (розпорядження) видається у двох примірниках. Один залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії. Підписується керівником підприємства, узгоджується з начальником відділу кадрів і керівником структурного підрозділу.

До працівників підприємств, установ, організацій можуть застосовуватись будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовими колективами правилах внутрішнього трудового розпорядку.

У наказах про заохочення формулювання мотивів може бути найрізноманітнішим у залежності від конкретної ситуації. До працівників підприємств, установ, організацій можуть бути застосовані будь-які заохочення, які містяться у затверджених трудовими колективами правилах внутрішнього трудового розпорядку. До працівників, на яких розповсюджується дія статутів та положення про дисципліну, застосовуються заохочення, вказані у відповідних актах. Допускається одночасне застосування декількох заохочень.

Традиційними видами заохочень є: оголошення подяки, видача грошової премії, нагородження цінними подарунками, нагородження Почесною грамотою, занесення до Книги пошани й на Дошку пошани (ст. 143 КЗпП України).

Варто звернути увагу на те, що у наказі вказівка на мотив заохочення не виключає оформлення такого елементу, як „підстава”. Підставою для видання наказу про заохочення може бути доповідна записка та подання. Подання про заохочення зазвичай готується у випадку нагородження працівника або підвищення його посади, доповідні записки - при оголошенні подяки та преміюванні.

Подання готується, як правило, керівником структурного підрозділу та подається на ім'я керівника організації [20, с. 54].

Заохочення застосовуються власником або уповноваженим ним органом разом або за погодженням із профспілковим комітетом підприємства, установи, організації. Заохочення оголошуються наказом в урочистій обстановці й заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення на сторінці "Відомості про заохочення" (ст.144 КЗпП України).

Відповідно до статті 147 КЗпП України за порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано тільки один із таких засобів стягнення:

– догана;

– звільнення.

Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників і інші дисциплінарні стягнення.

Дисциплінарні стягнення застосовуються органом, якому надано право приймати на роботу (обирати, затверджувати і призначати на посаду) працівника. Це означає, що власник або вповноважений ним орган завжди володіє правом застосування стягнення, бо право прийняття на роботу безпосередньо закріплено у ст. 16 Закону України „Про підприємства в Україні” [11, с. 286-287].

Також стягнення застосовується безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення, не враховуючи часу звільнення працівника від роботи у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або перебуванням його у відпустці.

Дисциплінарне стягнення оголошується у наказі (розпорядженні) і повідомляється працівникові під розписку (ст. 149 КЗпП України). Строк такого повідомлення у КЗпП України не встановлено, однак від передбачений пунктом 31 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку і складає три дні [11, с. 288-289].

До застосування стягнення власник або уповноважений ним орган повинен отримати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення (на випадок відмови складається акт). На підставі пояснювальної записки працівника про порушення керівник структурного підрозділу складає доповідну записку про порушення трудової дисципліни, підписує її та з додатком пояснювальної записки подає керівникові організації [20, с. 54].

Протягом дії стягнення заходи заохочення до працівника не застосовуються.

Для контролю за застосуванням стягнень і їх обліку у відділі кадрів ведеться журнал обліку дисциплінарних стягнень.

Поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації на певний строк у інший населений пункт для виконання службового завдання поза місцем постійної роботи вважається службовим відрядженням [11, с. 242].

У наказах про відрядження мають бути вказані такі елементи, як мета відрядження; пункт призначення (найменування організації, місто, країна); кількість днів відрядження (дні проїзду й від'їзду вважаються днями відрядження); період, на який відряджається працівник. Підставою для видання наказу про відрядження, як правило, є доповідна записка на ім'я керівника [20, с. 54].

Відповідно до статті 121 КЗпП України, за відрядженими працівниками зберігаються в продовж всього часу відрядження місце роботи (посада) і середній заробіток.

Отже, можна зробити наступні висновки:

– організаційно-розпорядчі документи є носієм управлінської інформації, тому текст наказу має відповідати нормам офіційно-ділового стилю: нейтральна лексика, висока регламентація та стандартизація тексту, лаконічність, доцільність, цілісність, логічність, послідовність, достовірність;

– текст наказу, як розпорядчого документу, не повинен суперечити діючому законодавству, має бути постійно істинним;

– характерною ознакою текстів розпорядчих документів є обов'язкова наявність констатуючої (вступної) та розпорядчої частин, але в наказах з особового складу констатуюча частина зазвичай відсутня;

– серед наказів з особового складу розрізняють індивідуальні та зведені;

– основні вимоги до оформлення наказів з особового складу базуються перш за все на вимогах державних стандартів (ДСТУ 4163-2003, ДКУД та ін.);

– процедура видання наказів з особового складу подібна до процедури видання розпорядчих документів, створених в умовах одноосібного прийняття рішень, і включає такі стадії: ініціювання рішення; збір та аналіз інформації за питанням; підготовка проекту розпорядчого документу; погодження проекту документа; внесення проекту розпорядчого документа на розгляд керівництва; прийняття рішення (підписання документу); доведення розпорядчого документу до виконавців;

– на великих виробничих підприємствах з великим документообігом кадрової документації використовуються уніфіковані форми наказів з особового складу;

– у кадровому діловодстві виданням наказу оформлюються: прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання відпустки, заохочення, дисциплінарні стягнення, відрядження. Відповідність оформлення цих наказів державним стандартам забезпечує юридичну силу цих документів.

Розділ 2. Практичні аспекти вдосконалення обігу розпорядчих документів з особового складу навчального закладу

2.1 Аналіз розпорядчої документації, що циркулює у відділі кадрів технікуму та стану інформаційної технології її обробки

Луганський будівельний технікум транспортного будівництва має скорочену назву, закріплену у статуті, - ЛБТТБ. Даний навчальний заклад створено у 1880 році рішенням Міністерства шляхів сполучення Росії.

Технікум є вищим навчальним закладом першого рівня акредитації, який проводить освітню діяльність, пов'язану із здобуттям вищої освіти освітньо-кваліфікаційного рівня молодший спеціаліст за кількома спорідненими спеціальностями і має відповідний рівень кадрового та матеріально-технічного забезпечення.

Головними завданнями технікуму є:

- здійснення освітньої діяльності з ліцензованих напрямів і спеціальностей, яка забезпечує підготовку фахівців за освітньо-кваліфікаційним рівнем молодший спеціаліст і відповідає стандартам вищої освіти;

- здійснення творчої, мистецької, культурно-виховної, спортивної та оздоровчої діяльності;

- забезпечення виконання державного замовлення та угод на підготовку фахівців із вищою освітою;

- вивчення попиту на окремі спеціальності на ринку праці і сприяння працевлаштуванню працівників;

- забезпеченню культурного духовного розвитку особистості, виховання осіб, які навчаються в технікумі, в дусі українського патріотизму і поваги до Конституції України;

- перепідготовка та підвищення кваліфікації кадрів;

- створення відповідних умов для практичного навчання студентів;

- забезпечення набуття студентами професійних знань відповідно до освітніх стандартів, підготовки їх до професійної діяльності;

– підвищення освітньо-культурного рівня громадян.

Технікум щодо управління його діяльністю підпорядкований Міністерству освіти і науки України.

Безпосереднє управління діяльністю технікуму здійснює директор, який обирається, затверджується та звільняється з посади відповідно до Закону України „Про вищу освіту”.

Структурні підрозділи ЛБТТБ створюються відповідно до законодавства та головних завдань діяльності технікуму. Вони функціонують відповідно до окремих Положень, які розробляються та затверджуються директором технікуму.

Учасниками навчально-виховного процесу у технікумі є педагогічні працівники; особи, які навчаються у технікумі; працівники технікуму (категорійні спеціалісти, старші лаборанти, завідувачі навчальних лабораторій, методисти та інші).

Основним нормативно-методичним документом, який визначає і встановлює єдиний порядок складання, оформлення документів і роботи з ними в організації є інструкція з діловодства. Правила створення і оформлення документів у Луганському будівельному технікумі транспортного будівництва регламентуються на основі Примірної інструкції з діловодства, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153.

Розпорядчі документи створюються у таких структурних підрозділах технікуму, як канцелярія, навчальна робота, навчально-виробнича робота, керівник фізичного виховання, експертна комісія, відділ кадрів, бухгалтерія, охорона праці, добровільна пожежна дружина.

Інформацію розпорядчого характеру, яка циркулює у технікумі, можна уявити, як одну підмножину множини організаційно-розпорядчої документації технікуму. Інформацію, яка циркулює у відділі кадрів технікуму - як іншу. Але є певна загальна область, у якій ці дві підмножини перетинаються. Тобто можна виділити певну сукупність розпорядчих документів, які використовуються безпосередньо відділом кадрів, але інформація, що міститься у цих документах необхідна й для діяльності інших структурних підрозділів технікуму. Або документи розпорядчого характеру, авторами яких є інші структурні підрозділи, необхідні у діяльності відділу кадрів технікуму.

У кадровому діловодстві відділу кадрів технікуму можна виділити дві підсистеми системи розпорядчої документації з особового складу: щодо співробітників, у тому числі й викладачів, та студентів. Кадрове діловодство з наказами щодо студентів ведеться окремо від співробітників.

Відділ кадрів забезпечує підготовку кадрових наказів лише з питань, що стосуються роботи з персоналом та студентами, які навчаються у даному навчальному закладі. Але часом відділ кадрів працює і з “некадровими наказами”, наприклад, про внесення змін до штатного розпису, про затвердження штатного розпису, про встановлення неповного робочого дня. Таке явище характерне для організації діловодства у технікумі у зв'язку з великою завантаженістю завідуючого канцелярією, яка одночасно обіймає посаду секретаря директора технікуму.

Незважаючи на значний обсяг документації, яка циркулює у відділі кадрів технікуму, посадовий склад цього підрозділу налічує дві посади: старший інспектор відділу кадрів та інспектор відділу кадрів.

Значно полегшити роботу діловодів, зробити її більш ефективною у наш час дають змогу засоби механізації і автоматизації діловодних процесів. Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.

Механізація і автоматизація діловодних процесів повинні здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.

Механізація і автоматизація роботи з документами в технікумі має впроваджуватися на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо. Але ця вимога не виконується.

ЛБТТБ забезпечений засобами оргтехніки на достатньому рівні. Структурні підрозділи використовують у своїй роботі такі засоби оргтехніки, як факс, принтер, сканер, ксерокс, ламінатор. Технікум забезпечений комп'ютерами (170 одиниць).

У відділі кадрів технікуму наявні засоби оргтехніки: принтер, сканер, а також два персональних комп'ютери, що створює передумови для автоматизації роботи з документами відділу кадрів. Але можливості засобів автоматизації працівниками відділу практично не використовуються. Документи складаються лише за допомогою програм Word та Excel. Наявні документи в електронному вигляді систематизовано у папки відповідно до відділень та груп.

Зважаючи на те, що такі структурні підрозділи, як відділ кадрів - навчально-методична частина - бухгалтерія - приймальна утворюють локальну мережу, створюється можливість раціоналізації процесу створення розпорядчих документів з особового складу. Так, немає необхідності кожного разу роздруковувати проекти документів і доводити їх до відома всіх зацікавлених підрозділів шляхом передавання проектів “з рук в руки”. Є можливість опрацювання документу в електронному вигляді і передавання за допомогою локальної мережі.

Таким чином, можна зробити наступні висновки:

- ЛБТТБ діє вже майже півтора століття. ЛБТТБ є вищим навчальним закладом І рівня акредитації, студенти якого здобувають освітньо-кваліфікаційний рівень молодший спеціаліст;

– на працівників відділу кадрів технікуму покладено відповідальність за роботу зі значним обсягом документів, що пов'язано зі специфікою установи і відповідно документацією, яка циркулює в ЛБТТБ;

– зважаючи на те, що фінансування технікуму не дозволяє збільшити кількість працівників відділу кадрів, виникає необхідність пошуку інших засобів підвищення оперативності роботи з документами у відділі кадрів установи. Аналіз наявності засобів автоматизації та ступеню їх використання дозволяє зробити висновок про можливість і доцільність запровадження спеціального програмного забезпечення, яке сприятиме оперативності й ефективності роботи з документами у відділі кадрів, зокрема розпорядчою документацією.

2.2 Рекомендації щодо вдосконалення опрацювання розпорядчих документів кадрової служби технікуму

У ЛБТТБ створені відділення денної та заочної форми навчання. Кількість студентів, які навчаються у технікумі на заочному відділенні на 01 квітня 2009 ріку склала 433 особи. Кількість студентів, які навчаються на денному відділенні - 1446 осіб. Кількість відділень, на яких навчаються студенти - 11. Періодично технікум розширює свою освітню діяльність і відкриває нові спеціальності, на базі яких з часом можуть створюватися нові відділення. Кількість студентів технікуму, кількісний склад педагогічного колективу постійно зростає. Зростає й обсяг документів, які мають бути опрацьовані відділом кадрів. Виникає потреба у пошуку ефективних і економічно доцільних методів і засобів раціоналізації роботи з документами у даній учбовій установі, зокрема у відділі кадрів.

На сьогодні існує низка комп'ютерних програм, які розроблені саме для автоматизації роботи структурних підрозділів учбових установ, діяльність яких стосується документації щодо студентів, особового складу та розкладу учбової установи.

Зважаючи на зручність в експлуатації, простоту встановлення, помірну ціну, сумісність з іншими програмами та перевірку досвідом використання багатьма учбовими установами України, вважаємо за доцільне рекомендувати впровадження у діяльність відділу кадрів ЛБТТБ пакет програм “Деканат”.

До переваг програми можна також віднести можливість введення великого обсягу даних, високу швидкодію, гнучкість побудови звітів, що реалізована у вигляді конструктора звітів, які дозволяють складати звіти у необхідній формі у вигляді Word або Excel документів, що генеруються за результатами запитів до бази даних.

Завдяки впровадженню даної програми буде створено систему документообігу, яка зберігає всі дані про студента в одному місці (сервері) і завдяки включенню комп'ютерів до локальної мережі зможе забезпечити доступ до інформації усім співробітникам. Впровадження програми “Деканат” дозволить вести структурований облік усієї інформації про студентів та викладачів, забезпечить швидкий доступ до неї, автоматизує стандартні звіти, автоматизує створення наказів на відрахування, списків груп, відомостей, полегшить створення документів про “рух” студентів і в результаті цього оптимізує роботу відділу кадрів.

Програмний пакет “Деканат” дозволяє вносити інформацію з наказів та розпоряджень, які відносяться до осіб, що внесені до бази даних. Внесені документи-підстави значно спрощують такі рутинні операції, як зарахування, відрахування, переведення, поновлення, стипендії тощо. Програма також дає можливість вести журнал наказів за всіма категоріями осіб, які внесені до бази даних з автоматичним внесенням їх до особової справи. Все це значно полегшує роботу працівників відділу кадрів і робить діяльність відділу більш ефективною.

З базою даних зможе одночасно працювати необмежена кількість клієнтських машин: на одних машинах стане можливим редагувати електронні дані особової справи студента, на інших може працювати співробітник учбової частини, одночасно можуть вноситися оцінки успішності на відповідних відділеннях. При цьому керівництво технікуму, відділень має оперативну інформацію про студентів.

“Деканат” розрахований на взаємодію у мережі всіх відділень з єдиною базою даних, яка розміщена на сервері технікуму.

Пакет програм “Деканат” працює в операційній системі Windows 95/98/ME/NT/2000/XP та містить такі програми:

- “Навчальний процес”;

- “Навчальний план”;

- “Викладач”;

- “Розклад”;

- “Тарифікація”;

- “Студент”;

- “Тарифікація”;

- “Додаток до диплому”;

- “Академ. довідка”;

- “Додаток до атестату”;

- “Адміністратор”

“Навчальний процес” - це програма, призначена для відображення у базі даних структури навчального процесу закладу, обчислення бюджету годин (навантаження) з кожного предмету, для кожного підрозділу (циклової комісії, факультету або кафедри) та у закладі загалом, реєстрації даних щодо всіх викладачів, полегшення розподілу навантаження між викладачами з автоматичним обрахуванням загальної кількості годин навантаження за тиждень, семестр та рік кожного з викладачів та для всебічного аналізу навчального процесу у закладі.

Програма “навчальний процес” дозволяє формувати в базі даних таку інформацію:

- перелік спеціальностей закладу з відповідними державними кодами;

- дані про структурні підрозділи закладу (факультети, кафедри, циклові комісії);

- перелік груп, підгруп та потоків кожної спеціальності з можливістю їх обліку окремо для державного та платного навчання;

- необхідні дані щодо усіх викладачів закладу з можливістю окремого обліку роботи штатних викладачів та сумісників (викладачів з погодинною оплатою);

- дані щодо закріплення викладачів за вакансіями педнавантаження.

А також дає можливість:

- обчислювати бюджет годин з предметів у закладі, враховуючи проведення занять в групах, підгрупах та потоках платного, державного та змішаного навчання (у закладі загалом та в межах окремих структурних підрозділів - факультетів, кафедр, циклових комісій);

- розподіляти педнавантаження між викладачами з можливістю обчислення планового навантаження кожного викладача (за тиждень, в кожному півріччі та за рік) на будь-якому етапі процесу розподілу;

- відображати в зручному вигляді будь-якої інформації стосовно визначених в пп. 1 та 2 аспектів навчального процесу.

Програма дозволяє здійснювати автоматичний друк таких документів:

- робочий навчальний план для кожної академічної групи;

- закріплення викладачів за заняттями з кожного предмету в кожній з наявних груп чи підгруп;

- бюджет годин за всією сукупністю предметів у закладі або в межах окремого підрозділу в кожному півріччі та за рік в групах державного, платного навчання та разом;

- бюджет годин з кожного предмету у закладі або в межах окремого підрозділу в кожному півріччі та за рік в групах державного, платного чи змішаного навчання та разом з детальною розшифровкою цих даних;

- звіт щодо планового педнавантаження для кожного викладача (в яких групах, підгрупах чи потоках, який предмет з якого виду занять та в якому обсязі викладач має читати за планом - в кожному півріччі та за рік разом, окремо для державного навчання та навчання за контрактом);

- звіт щодо годин, прочитаних викладачами закладу в кожному місяці, підсумково з початку поточного семестру та за рік (окремо штатними та сумісниками, в групах платного чи державного навчання);

- якісний склад викладачів навчального закладу;

- звіт щодо результату відбору та аналізу занять за заданим критерієм.

При необхідності програма дозволяє:

- змінювати назви видів занять та спосіб задавання годин для них (години на групу, на одного студента або комбінований спосіб). У випадку задавання годин на студента програма обчислює планове навантаження викладача, виходячи з чисельності групи або підгрупи, яка вивчає цей предмет;

- розбивати групу на довільну кількість підгруп з кожного виду занять будь-якого предмету, здійснювати закріплення різних викладачів за підгрупами та належним чином визначати їх планове навантаження;

- об`єднувати групи у потоки для проведення лекційних занять;

- формувати та обчислювати дані для груп денної, вечірньої та заочної форм навчання.

“Навчальний план” - програма, призначена для створення, редагування та розрахунку навчальних планів, а також для полегшення формування множини вакансій педнавантаження, виходячи з норм Наказу Міністерства освіти і науки України № 450 (зокрема, визначення годин з консультацій, заліків, контрольних, розрахунково-графічних та інших видів педнавантаження для різних форм навчання - денної, вечірньої та заочної).

Основні функції програми “Hавчальний план” - це:

- створення, редагування та розрахунок навчальних планів (введення та автоматичне обчислення сум годин за розділами планів та циклами дисциплін, формування графіку навчального процесу, розподіл годин за видами занять та семестрами з обрахунком кількості годин на тиждень та ін.), генерація відповідних документів у форматі файлів MS Excel;

- полегшення формування множини вакансій педнавантаження, виходячи з норм Наказу Міністерства освіти і науки України № 450 (обчислення години з консультацій, заліків, контрольних, розрахунково-графічних та інших видів педнавантаження для різних форм навчання - денної, вечірньої та заочної);

- спрощення задавання та розрахунку видів педнавантаження, пов'язаних з дипломним та курсовим проектуванням, курсовими роботами, державними іспитами, практиками.

Програма “Викладач” - це електронний журнал для реєстрації даних стосовно щоденного проведення занять викладачами навчального закладу з можливістю здійснення аналізу цих даних та автоматичного обчислення загальної кількості годин, прочитаних кожним викладачем за поточний місяць, з початку семестру та за рік, зокрема, звітів за Ф. № 2, № 3 та Табелю.

Програма “Викладач” має наступні основні функції:

- формування в базі даних інформації стосовно фактичної щоденної роботи кожного викладача з фіксацією групи, підгрупи чи потоку, предмету, виду заняття, фактичної кількості годин та дати;

- автоматичне обрахування загальної кількості годин, прочитаних кожним викладачем за поточний місяць, з початку семестру та за рік (ці дані після обрахунку можна переглядати та друкувати як безпосередньо у програмі “Викладач”, так і засобами програми “Навчальний процес”);

- можливість здійснення аналізу сформованих даних шляхом їх фільтрації за набором критеріїв (з множини даних можна відібрати інформацію: за певний часовий проміжок (з Дати 1 до Дати 2), щодо вибраного викладача, щодо вибраного курсу, щодо вказаної групи, щодо вказаного предмету, для занять певного типу). При цьому оператор може одночасно використовувати для фільтрації якийсь один критерій, декілька, або всі критерії. Для вибраних за встановленим критерієм даних визначається сума годин. За результатами фільтрації може бути надруковано відповідний звіт;

- генерація звітів стосовно виконання педнавантаження у вигляді Ф. № 2, 3, Табелю.

Програма “Розклад” є спеціалізованим редактором розкладу занять у навчальному закладі з семестровою організацією навчання, “одиницею виміру” за часом у якому є пара (2 академічні години). Існує можливість складати як стабільний розклад на весь семестр, так і окремі варіанти розкладу на періоди семестру або на кожний його тиждень. При цьому програма дає змогу контролювати хід вичитки навчальних дисциплін, не “загубити” години, предмети, слідкувати за тижневим навантаженням, враховувати побажання викладачів.

З бази даних автоматично одержується інформація щодо структури навчального закладу (спеціальностей, груп, підгруп, потоків тощо) навчальних планів та педагогічного навантаження, залишається лише розставити заняття у просторі і часі. Тут програма позбавляє від необхідності оперувати з рулонами паперу, олівцями та гумками, тримати в голові усі супутні подробиці. Під час редагування розкладу програма страхує від помилок у розкладі -- за будь-яких умов не допускає накладок. За вимогою користувача надається уся необхідна інформація щодо занять у групах, розкладу викладачів та заповнення аудиторій у зручному вигляді -- таким чином усі необхідні дані є під рукою у будь-який час.

Зміни у навчальних планах та педнавантаженні коректуються автоматично із збереженням сталої частини вже складеного на той момент розкладу.

Існує можливість реєстрації годин навчальної роботи викладачів у режимі пакетної обробки занять за складеним розкладом на додачу до можливостей програми “Викладач”. Програма автоматично формує і надає для перегляду, друку, редагування та збереження такі звітні документи у форматах Excel або інтернет-броузера (HTML):

- таблиці розкладу навчальних груп (на аркушах довільного формату -- від А4 до А1);

- розклад занять вибраного типу (іспитів);

- індивідуальні розклади викладачів;

- таблиця розкладу викладачів;

- таблиця заповнення аудиторій;

- розклад занять у вибраній аудиторії;

- розпорядження про заміну занять;

- графік розподілу годин теоретичних занять по тижнях.

Таким чином, програма “Розклад” - це спеціалізований редактор для формування розкладу занять на основі плану педнавантаження, створеного за допомогою програм “Навчальний процес” та “Навчальний план”. Додатково в базі даних реєструється аудиторний фонд. Є можливість створення розкладу з нерівномірним розподілом годин протягом семестру. Програма допомагає уникати помилок під час ручного створення розкладу та надає усю необхідну інформацію у зручному вигляді. Друкуються таблиці розкладу занять груп, викладачів, аудиторій та ін. З версії від 20.05.2009 у програмі в тестовому режимі працює функція автоматичного складання розкладу.

“Студент” - програма, призначена для організації обліку студентів та відповідних подій, що фіксуються наказами (рух студентів та ін.), контролю успішності студентів (відвідування занять, оцінки) з можливістю аналізу даних. Забезпечується друк великої кількості звітів щодо розподілу студентів (Ф. 2-3 НК) та їх успішності (семестрові та річні відомості, аналіз статистики успішності, зведена відомість для диплому та ін.).

До складу основних функцій програми входить формування у базі даних такої інформації:

- анкетних даних кожного студента (прізвище, ім'я, по батькові, місце та дата народження, відомості про мову навчання, форму сплати за навчання, громадянство, сімейний стан та деякі інші дані - загалом біля 40 пунктів) та їх приналежності до відповідних академічних груп;

- інформації щодо успішності студентів. При цьому реєструються оцінки різних типів, у різних системах балів (5, 12-бальній), з фіксацією дати отримання та чи є оцінка дипломною. Програма дозволяє реєструвати екзаменаційні, семестрові, атестаційні а також оцінки курсових та дипломних робіт і проектів;

- інформації щодо руху студентів (відрахування, академічна відпустка, перехід у іншу групу, поновлення тощо);

- аналіз анкетних даних студентів, їх успішності та руху шляхом фільтрації даних за множиною критеріїв (з множини даних можна відібрати інформацію, яка стосується конкретного студента, відібраних студентів (за курсом, належністю до академічної групи, віковим критерієм, статтю тощо), студентів певної спеціальності, форми навчання тощо). При цьому можна одночасно використовувати для відбору якийсь один критерій, декілька, або всі критерії. Результат відбору можна надрукувати у тій чи іншій формі.

Програма “Студент” дозволяє автоматичний друк таких документів:

- розподіл студентів за віком, мовою навчання, спеціальностями, курсами (типові форми Міністерства освіти і науки України 2,3-НК, в т.ч. розділи 1-5).

- заліково-екзаменаційні відомості (у т. ч. за Ф. У-5.07);

- звіти щодо оцінок всіх типів, зведені відомості за семестр та курс, окремий - звіт щодо оцінок, які йдуть у диплом;

- звіт щодо руху студентів з даними про відповідні накази;

- анкетні дані конкретного студента;

- контингент студентів навчального закладу.

А також забезпечує передачу даних щодо студентів вищих навчальних закладів України І-ІV рівнів акредитації з бази даних пакету “Деканат” у програму “ДП-2000” іншого розробника.

Інформація, яка формується програмою “Студент”, може зберігатися в базі даних будь-який термін. Отже, у разі необхідності, дані щодо студента та його оцінок можуть використовуватись і після того, як студент закінчив навчання у закладі.

“Тарифікація” - програма, призначена для розрахунку та друку тарифікаційного списку викладачів навчального закладу згідно з наказом Міністерства освіти і науки України № 102.

Програма “Додаток до диплому” призначена для друку додатку до диплома нової форми, що відповідає наказу Міністерства освіти та науки України від 7 квітня 2000 року. Програма автоматично отримує з бази даних інформацію для друку, яка сформована програмою “Студент”.

Програма “Додаток до атестату” призначена для друку додатка до атестату. Програма автоматично отримує з бази даних інформацію для друку, яка сформована програмою “Студент”.

“Академ. довідка” - програма для друку академічних довідок. Програма автоматично отримує з бази даних інформацію для друку, яка сформована програмою "Студент".

Пакет “Деканат” - це інтегрована система, створена на основі технології клієнт / сервер. Як сервер баз даних використовується Firebird Server 1.5, чим забезпечується висока надійність збереження даних та їх достовірність. Це також дозволяє встановлювати Пакет як на один окремий комп`ютер, так і в локальній мережі. В останньому випадку створюється спільна база даних, доступ до якої здійснюється з декількох робочих місць.

До складу пакету входить додаткова програма “Адміністратор”, яка здійснює щоденне тестування, резервне копіювання бази даних та, при необхідності, відновлення даних після збою. Це забезпечує високу надійність збереження даних та їх достовірність.

Для забезпечення безпеки проводиться подвійна система перевірки клієнтських машин. При цьому доступ здійснюється за допомогою логіна і пароля, а також вводяться обмеження за IP-адресою клієнтської машини.

Більшість друкованих документів, які автоматично генеруються пакетом, - це файли у форматі MS Excel, які можна зберігати як файли, додатково редагувати та друкувати. Мова пакету - українська.

З вищевикладеного випливають наступні висновки:

- збільшення кількості студентів у ЛБТТБ та відповідної документації вимагає пошуку нових, більш ефективних методів та засобів організації роботи з документами у відділі кадрів. Високий рівень розвитку сучасних технологій дозволяє вирішити це питання;

- програмний комплекс “Деканат” - це програмний продукт, який дозволить цілком автоматизувати процеси прийому - створення документів у відділі кадрів, а також допоможе зробити роботу цього підрозділу більш злагодженою з іншими підрозділами технікуму, з якими відділ кадрів безпосередньо взаємодіє у процесі роботи, зокрема при створенні розпорядчої документації: навчальною частиною та бухгалтерією;

- при своїй великій функціональності цей комплекс простий в експлуатації, його супроводження не вимагає спеціальної підготовки і складних програмно-апаратних засобів, а інтуїтивно зрозумілий інтерфейс дозволяє проводити швидке навчання персоналу;

- зважаючи на достатнє забезпечення підрозділів комп'ютерною технікою і наявність локальної мережі, пакет “Деканат” дасть можливість створити спільну базу даних, доступ до якої здійснюватиметься з декількох робочих місць, що підвищить оперативність роботи відділу кадрів зокрема в процесі створення розпорядчої документації;

- централізовано у базі даних може міститися вся інформація стосовно студентів та викладачів технікуму, яка за необхідністю може бути оновлена, при цьому зміни автоматично будуть внесені до всіх взаємопов'язаних документів. Це підвищить достовірність розпорядчих документів, які видаються на підставі інформації бази даних, пришвидшить пошук необхідної інформації і, таким чином, зменшить навантаження працівників відділу кадрів, зробить їх діяльність продуктивнішою.

Висновки

У століття прискореного розвитку інформаційних технологій, у період ринкової економіки кадри все одно залишаються важливими для розвитку суспільства. Будь-яке підприємство, організація чи установа здійснює свою діяльність за допомогою своїх кадрів. Для того, щоб робота кадрів сприяла досягненню мети діяльності підприємства, організації чи установи необхідно, щоб ця робота була правильно організована, а також щоб були створені комфортні умови роботи на підприємстві, організації чи установі. З цією метою й створюються кадрові служби або призначаються відповідальні особи на невеликих підприємствах. У будь-якому разі робота працівника установи, підприємства чи організації починається і завершується спілкуванням з фахівцем кадрової служби.

В процесі роботи кадрової служби створюється кадрова документація, яка має вирішальне значення для дотримання конституційних прав громадян на працю та соціальне забезпечення (є основою для отримання пільг, стипендій, пенсій, фінансової допомоги тощо); часто використовується у довідкових цілях.

Єдиної думки щодо класифікації кадрових документів фахівці в галузі документознавства поки що не дійшли. Однак, вони збігаються на думці, що основним розпорядчим документом з особового складу є наказ. Виданням наказу у кадровому діловодстві оформлюються наступні управлінські дії: прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання відпустки, заохочення, дисциплінарні стягнення, відрядження.

Складання розпорядчих документів з особового складу в цілому подібне до складання розпорядчих документів з основної діяльності, але й має певні особливості. Подібним є:

– процедура складання;

– загальні вимоги до оформлення, які регламентуються перш за все ДСТУ 4163 - 2003;

– розпорядчий характер;

– видання на основі єдиноначального прийняття рішень.

Але є і низка відмінностей:

– розпорядчі документи з особового складу зазвичай не мають констатуючої частини;

– є певні особливості в оформленні тексту, пов'язані з особливостями змісту наказів з особового складу;

– є певна сукупність законодавчих документів, якими керуються в обов'язковому порядку при складанні розпорядчих документів з особового складу (зокрема Кодекс законів про працю, Закон України „Про відпустки”, Закон України „Про зайнятість населення” тощо).

Додержання єдиних вимог при складанні розпорядчих документів з особового складу, а також відповідності вимогам законодавчої та нормативно-методичної бази забезпечує юридичну силу цих документів.

Кадрові служби різних підприємств, організацій, установ мають певні особливості роботи, пов'язані зі специфікою діяльності відповідних підприємств, організацій, установ і перш за все це відображається у документах, які створюються в цих підприємствах, організаціях чи установах.

Відмінністю кадрового діловодства навчального закладу є наявність крім кадрової документації з особового складу кадрової документації щодо студентів, які навчаються у відповідному навчальному закладі. Це означає подвійне навантаження на працівників кадрової служби.

У відділі кадрів ЛБТТБ посадовий склад налічує дві особи: старший інспектор відділу кадрів та інспектор відділу кадрів. Враховуючи значну кількість документації, яка має бути опрацьована відділом кадрів технікуму, можна зробити висновок про перенавантаженість працівників цього відділу. З огляду на складне фінансове забезпечення учбових установ України, виникає необхідність пошуку ефективних, доцільних та вигідних шляхів подолання проблеми перенавантаженості працівників відділу кадрів технікуму.

Враховуючи особливості діяльності, структури установи, наявної бази автоматизації та потенційних можливостей її використання, враховуючи економічний аспект та людський фактор, вважаємо виправданим рекомендувати для використання у роботі з документами відділу кадрів технікуму програмний пакет “Деканат”.

Цей програмний пакет дасть змогу спростити не лише роботу зі створення розпорядчої документації, але й інших документів, які створюються у діяльності кадрової служби технікуму. При складанні проекту розпорядчого документу процес доведення цього документу до всіх зацікавлених підрозділів можна буде здійснювати через локальну мережу, не роздруковуючи документ на початковому етапі, що значно зекономить час.

Завдяки цієї програмі буде створену єдину централізовану базу даних, у якій будуть зберігатися відомості щодо працівників технікуму та студентів. При необхідності підрозділи, які мають право доступу до такої інформації (навчальна частина, бухгалтерія, завідуючі відділеннями, канцелярія) зможуть знайти і скористатися потрібною інформацією.

Таким чином, в результаті проведеного дослідження була підтверджена його гіпотеза. Поставлена проблема вирішується певною мірою програмним забезпеченням, зокрема пропонованим програмним пакетом “Деканат”.

Список використаних джерел

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд. 2-е, испр. и доп. - М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1998. - 224 с.

2. Басаков М.І. Документы по персоналу организации: Практическое пособие. 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИКЦ “МарТ”; Ростов-на-Дону: Издательский центр “МарТ”, 2003. - 240 с.

3. Волкотруб Г.Й. Практична стилістика сучасної української мови: Використання морфологічних засобів мови: Навч. посіб. - К.: ТОВ “ЛДЛ”, 1998. - 176 с.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991. - 131 с.

5. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А.В. Верховцев - М.: ИНФРА-М, 1999. - 192 с.

6. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-07-01. - К.: Держстандарт України, 1994. - 53 с.

7. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. - Чинний від 07.04.2003. - К.: Держспоживстандарт України, 2003. - 22 с.

8. Загорецька О. Складання та оформлення наказів // Секретар-референт. - 2004. - № 12. - С. 9 - 16.

9. Загорецька О. Усе про накази. Витяги та копії. Формування наказів у справи // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2008. - № 5. - С. 13 - 22.

10. Загорецька О. Усе про накази. Витяги та копії. Формування наказів у справи // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2008. - № 5. - С. 13 - 22.

11. Кодекс законов о труде Украины: Научно-практических комментарий. Издание четвертое, дополнительное. - Х.: ООО „Одиссей”, 2005. - 736 с.

12. Косаківська Л. Складові кадрової роботи та діловодства // Практика кадровика. - 2003. - № 7. - С. 29 - 33.

13. Краткий словарь видов и разновидностей документов. - М.: ВНИИДАД, 1974. - 273 с.

14. Кулешов С.Г. Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» / С.Г. Кулєшов, Л.В. Кузнєцова, О.М. Загорецька та ін. - К., 2004. - 64 с.

15. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Ведення загальної документації: Навч. посіб. - 3-тє вид., перероб. і доп. - К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003. - 383 с.

16. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Кадрове діловодство: Навч. посіб. - 3-тє вид., перероб. і доп. - К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003. - 283 с.

17. Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби (Кадри підприємства). - К.: КНТ, 2004. - 272 с.

18. Рожнов В. Некадрові накази в кадровій службі // Практика кадровика. - 2006. - № 9. - С. 35 - 47.

19. Сафиуллина З.А. О содержательном значении видов официальных документов // Делопроизводство. - 2003. - № 1. - С. 39 - 42.

20. Сельченкова С. Документация по личному составу // Справочник кадровика. - 2002. - № 5. - С. 53 - 57.

21. Сельченкова С. Практичні аспекти роботи з документами // Секретар-референт. - 2006. - № 5. - С. 24 - 31.

22. Сельченкова С. Складання та оформлювання розпорядчих документів // Секретар-референт. - 2003. - № 12. - С. 8 - 11.

23. Советский энциклопедический словарь / Под ред. А.М. Прохорова. - 4-е изд. - М.: Сов. Энциклопедия, 1989. - 1632 с.

24. Сокова А.Н. Приказ в системе управленческих документов // Делопроизводство. - 2003. - № 2. - С. 32-37.

25. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2002. - 192 с.

Размещено на Allbest.ru