Використання розпорядчої документації у відділі кадрів навчального закладу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Проводиться аналіз складу розпорядчих документів у кадровому діловодстві. Розглядаються основні етапи виникнення і розвитку наказу. Досліджується законодавча і нормативно-методична база кадрового діловодства та функції відділу кадрів установи. Характеризується порядок складання та оформлення розпорядчих документів з особового складу. Аналізується розпорядча документація, що циркулює у відділі кадрів технікуму та стан інформаційної технології її обробки. Подаються рекомендації щодо вдосконалення опрацювання розпорядчих документів кадрової служби технікуму.

АВТОМАТИЗАЦІЯ, ІНТЕГРОВАНА СИСТЕМА, КАДРИ, КАДРОВА ДОКУМЕНТАЦІЯ, ЛОКАЛЬНА МЕРЕЖА, НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД, НАКАЗ, НАКАЗ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ, ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ, РОЗПОРЯДЧА ДОКУМЕНТАЦІЯ

Вступ

У наш час на навчальні заклади покладено дуже важливі соціальні функції: освіти і виховання молоді, її соціальна адаптація та професійна орієнтація. Саме освічена і вихована молодь становить потенційний запас кадрів соціуму і є запорукою успішності будь-якої країни. Тож держава має відповідально ставитися до фінансування таких закладів, аби створити сприятливі умови ефективної роботи навчальних закладів, а значить і майбутнього процвітання країни.

В основі функціонування будь-якого підприємства, організації чи установи, у тому числі навчального закладу, лежить злагоджена та організована належним чином робота кадрового складу цього підприємства, організації або установи. Кадровий склад має велике значення для будь-якої установи.

Для того, щоб робота кадрів була організована належним чином і сприяла досягненню мети діяльності установи перш за все необхідно, щоб робота з документами цієї установи була організована чітко і раціонально. Зважаючи на те, що в розпорядчій документації фіксуються найважливіші управлінські рішення; розпорядчі документи є основним джерелом офіційної інформації, яка спрямована від вищих ланок управління до нижчих; розпорядчі документи з особового складу є основним документом задля дотримання прав громадян на працю та соціальне забезпечення; інформація, що міститься у документах розпорядчого характеру, сприяє поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, удосконаленню змісту, способів та засобів здійснення основної діяльності установи, дозволяє здійснювати оперативне керівництво, забезпечуючи реалізацію поставлених завдань й отримання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності підрозділів, що входять до складу установи, дуже важливо приділити увагу роботі перш за все саме з цими управлінськими документами.

Складання розпорядчих документів з особового складу є дуже відповідальним завданням, виконання якого потребує здійснення певної процедури. Можливість автоматизації, яка існує у наш час дає змогу раціоналізувати, спростити цю процедуру, позбавляючи працівників кадрових служб від виконання рутинних операцій, звільняючи тим самим час для роботи безпосередньо з персоналом установи.

Усвідомлення важливості, з одного боку, кадрової діяльності, з іншого - розпорядчої документації обумовило вибір теми дослідження.

Проблема розпорядчої документації, основних видів розпорядчих документів і особливостей їх оформлення досліджувалася багатьма вітчизняними та зарубіжними вченими. Так, З.А. Сафіулліна звертала увагу на складність визначення видів офіційних документів і тенденції до змін у системі видів документів. Провідний фахівець ВНДІДАС А.Н. Сокова аналізувала особливості наказу в системі управлінської документації, зверталась до історії виникнення наказу. В. Рожнов розглядав підготовку та оформлення розпорядчих документів з кадрових питань. У праці Ю.І. Палехи всебічно розкрито питання організації діловодства в кадрових службах, наведено зразки оформлення основних документів по роботі з персоналом, детально описана технологія, порядок роботи з документами, організація контролю за їх виконанням, систематизація та збереження документів. В цілому, розпорядчу документацію як основну групу управлінських документів розглядали у своїх працях більшість фахівців з документознавства: В.І. Адрєєва, А.Н. Діденко, Т.В. Іванова, М.В. Кірсанова, Н.М. Кушнаренко, В.О. Кудряєв, Л.Г. Погиба, Л.А. Руминіна, Т.В. Кузнєцова, М.В. Стенюков, А.Б. Фельзер.

Однак, неможна стверджувати, що проблема вирішена цілком і остаточно. Інтенсивне зростання потреб практики у більш ефективній роботі кадрових служб все більше вступає у протиріччя з виробленою практикою діловодства. Постають все нові й нові питання, які потребують уваги документознавців. А постійний розвиток інформаційних технологій дає змогу обирати нові шляхи вирішення цих питань або вдосконалювати вже обрані.

Об'єктом роботи є організаційно-розпорядча документація технікуму.

Предмет роботи - використання розпорядчої документації у роботі відділу кадрів навчального закладу.

Мета роботи - вивчення системи розпорядчої документації кадрової служби технікуму та визначення шляхів вдосконалення роботи відділу кадрів з цією документацією.

Відповідно до об'єкту, предмету та мети було поставлено такі завдання:

- проаналізувати визначення складу розпорядчих документів у кадровому діловодстві та охарактеризувати історію виникнення основного розпорядчого кадрового документу;

- дослідити законодавчу і нормативно-методичну базу кадрового діловодства та функції відділу кадрів установи;

– розглянути порядок складання та оформлення розпорядчих документів з особового складу;

– проаналізувати розпорядчу документацію, що циркулює у відділі кадрів технікуму та стан інформаційної технології її обробки;

- надати рекомендації щодо вдосконалення опрацювання розпорядчих документів кадрової служби технікуму.

Гіпотеза дослідження: впровадження програмного пакету “Деканат” сприятиме раціоналізації та оптимізації роботи відділу кадрів навчального закладу з розпорядчою документацією.

Методологічною основою дослідження є положення про розпорядчий документ як основний документ у системі управлінської документації (Ю.І. Палеха); державний стандарт України, а саме ДСТУ 4163 - 2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів; Кодекс законів про працю України.

У процесі виконання випускної роботи бакалавра було використано наступні методи:

- теоретичні: аналіз і синтез, індукція та дедукція, інформаційний підхід, термінологічний підхід, класифікаційний підхід;

- емпіричні: власні спостереження, огляд літератури за темою.

Випускна робота бакалавра складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел. Основний текст складає сторінок, список використаних джерел містить 25 найменувань.

документація діловодство кадровий законодавчий

Розділ 1. Теоретичні аспекти обігу розпорядчої документації у відділі кадрів установи

1.1 Аналіз визначень складу розпорядчих документів у кадровому діловодстві та історія виникнення основного розпорядчого кадрового документу

Вислів “кадри вирішують все”, який з'явився за часів СРСР, не втрачає своєї актуальності й у наш час в період ринкової економіки. Кадри дійсно вирішують якщо не все, то багато.

Робота працівника в будь-якій установі починається і завершується спілкуванням з фахівцями кадрової служби. Саме в документації з особового складу відбивається діяльність суб'єкта господарювання щодо найму, обліку, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження та пенсійного забезпечення кадрів.

Кадрова документація з особового складу є підставою для надання документів, що засвідчують особу працівника, посаду і фах. Вона є основою для отримання пільг, стипендій, пенсій чи фінансової допомоги. Документація з особового складу використовується також у довідкових цілях.

Отже, правильна організація кадрового діловодства має вирішальне значення для дотримання конституційних прав громадян на працю та соціальне забезпечення.

Кадри - це основний (штатний) склад кваліфікованих працівників державних, приватних установ і громадських організацій.

В результаті роботи з кадрами підприємства, установи, організації утворюється документація з особового складу. Ця документація характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою. Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає управлінську діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією.

Діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства, установи, організації з питань приймання, звільнення, обліку працівників тощо визначається як кадрове діловодство.

Єдиної думки щодо класифікації кадрових документів не існує ані в українських, ані в російських фахівців у галузі документознавства. Так, вітчизняний фахівець Юрій Палеха виділяє за функціями управління кадрами такі основні групи документів:

- особисті та особові документи працівників;

- організаційно-розпорядча документація (закріплює трудові відносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються в загальному діловодстві);

- первинна облікова кадрова документація [16, с. 10-11].

Російський фахівець М.І. Басаков вважає, що в системі управління персоналом організації використовується:

- організаційно-кадрова документація (статут, штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції тощо);

- документація з оформлення трудових правовідносин (резюме, заяви, анкети (або особисті листки з обліку кадрів), рекомендації, автобіографія, трудові договори, накази (розпорядження) з питань руху кадрів, трудові книжки, особові справи тощо) [2, с. 24].

Російський фахівець В.І. Адрєєва до розпорядчих документів, які оформлюються або використовуються у кадровому діловодстві відносить накази, розпорядження та вказівки з питань вдосконалення роботи з кадрами і накази (розпорядження) з особового складу, які відображають конкретні управлінські ситуації процесів руху кадрів, їх обліку, оцінки тощо, тим самим підкреслюючи, що розпорядчі документи, які відносяться до основної діяльності установи, теж функціонують у відділі кадрів [1, с. 10].

Більшість фахівців до розпорядчих документів з особового складу відносять різного виду накази, при цьому єдиної усталеної точки зору теж не існує. Наприклад, Ю. Палеха вважає, що до групи кадрових документів належать накази з особового складу, які регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання різного виду відпусток, стягнення, заохочення і відрядження [16, с. 54]. Науковий консультант Віктор Рожнов відносить до наказів щодо персоналу накази з питань прийняття, переведення і звільнення; надання відпусток; застосування заходів заохочення і дисциплінарного впливу; зміни анкетних даних. Накази щодо відряджень, а також щодо внесення змін до штатного розпису, встановлення неповного робочого часу В. Рожнов вважає „некадровими наказами в кадровій службі”, тобто наказами з основної діяльності, які, за дорученням власника або уповноваженого ним органу, на невеликих підприємствах готують кадрові служби [18, с. 34].

Начальник управління формування та зберігання Національного архівного фонду та діловодства Державного комітету архівів України Світлана Сельченкова виділяє чотири групи кадрових наказів:

- з особового складу (про прийняття, переведення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу, про заохочення працівників);

- про надання відпусток;

- про відрядження;

- про накладання стягнень працівників.

Ці накази реєструються відділом кадрів у окремих журналах і відділ кадрів формує їх у чотири справ, що мають різни строки зберігання (накази з особового складу - 75 років, про надання відпусток - 5 років, про відрядження та про накладання стягнень на працівників - 3 роки).

С. Сельченкова зауважує, що документи про оформлення відряджень належать до кадрової документації, оскільки вони стосуються конкретних співробітників. Крім того, трапляються тривалі відрядження, закордонні відрядження, відрядження, пов'язані з роботою у шкідливих умовах праці, у вихідні і святкові дні тощо, тому відділ кадрів має вести їх облік [21, с. 24].

Таким чином, фахівці в галузі документознавства не мають розбіжностей з приводу того, що основним видом кадрового документу розпорядчого характеру є наказ. Розбіжності викликають лише конкретні різновиди наказів, які можна віднести до складу розпорядчих документів з особового складу.

Розглянемо історію виникнення та розвитку основного розпорядчого документу з особового складу.

З появою писемності виникла необхідність складати документи як засіб збереження державної і приватної інформації. Різні види офіційних документів формувались історично, а саме видове розмаїття відповідає потребам в організації і управлінні різними видами та рівнями діяльності. Виникнення і розвиток документаційних процесів нерозривно пов'язаний з організацією і діяльністю апарату управління. З далеких часів дійшли до нас різні види документів, кожен з яких має свою історію виникнення і розвитку. Сучасні організаційно-розпорядчі документи теж сягають своїм корінням сивої давнини.

Розпорядчі документи, які складали органи управління, виділяють в період діяльності наказів ХV - ХVІІ ст.: жаловальні грамоти, акти та листи [15, с. 27]. У Генеральному регламенті від 28 лютого 1720 р. зазначалося, що службовці мали працювати з такими документами, як регламенти, інструкції та укази.

Одним з найбільш розповсюджених управлінських документів на сьогодні є наказ. Зародження наказу як документу термінологічно співвідноситься з Наказом як державним органом управління допетровського періоду Росії. Само слово „наказувати” у тлумачному словнику Володимира Даля пов'язується з повелінням, розпорядженням своєю владою, правом старшого, начальника. Тлумачний словник російської мови під редакцією Д.Н. Ушакова подає характеристику наказу у пізніший історичний період - ХІХ ст. „Наказ” - офіційне розпорядження органу влади (військового начальника, начальника установи), звернене зазвичай до підлеглих і таке, що потребує виконання певних дій, додержання тих чи інших правил і яке встановлює який-небудь порядок, положення”.

У Генеральному регламенті 1720 р. наказ у переліці документів відсутній. Однак Т.В. Кузнєцова відмічає, що вже у XVIII ст. у системі документації між воєнними установами згадується наказ. У середині ХІХ ст. розпорядча діяльність міністерств стала оформлюватися наказами. Напрямки використання наказів - силові відомства, розпорядження категоричні, які не потребують узгодження і домовленостей. Наказ з'являється в учбових організаціях і при оформленні кадрових документів (документування прийому та переміщення за громадянською службою, возведення до чину). Всі зміни „у складі громадських чинів” мали затверджуватися „найвищими наказами”. У законодавчому акті давалося визначення „найвищого наказу” як „вираження найвищої волі, яке відноситься до всіх випадків стану громадських чинів з самого возведення до першого класного чину”. Найвищі накази замінили іменні укази у всіх випадках щодо громадянської служби. Було встановлено формуляр найвищого наказу і порядок його заповнення.

Вимоги до оформлення наказу вперше було викладено у Положенні про письмоводство і діловодство у Воєнному відомстві.

Треба відмітити, що Словник видів і різновидів документів розташовує наказ тільки у розділі сучасних документів, вказуючи тим самим на відсутність або на обмежене використання наказу до ХХ ст. З 1917 р. поряд з наказом починає активно використовуватися такий новий вид розпорядчого документу як декрет - “правовий акт органу державної влади або державного правління радянської держави у період 1917 - 1936 рр.” [13, с. 59]. Радянський енциклопедичний словник подає наступне визначення наказу - “акт керівника органу державного управління, державної установи” [23, с. 1070]. Тож, декрет можна співвідносити з наказом. Елемент розпорядчого і єдиновладного характеру наказу на багато років вводить його до групи основних документів державних установ. Наказ на сьогодні займає одне з провідних місць серед документів вітчизняного діловодства. Його використання забезпечено достатньою правовою базою.

Аналіз визначень наказу, які включено до нормативних актів, словників, учбових посібників тощо, дозволяє зробити висновок, що наказ є документом командного плану, за якого розпорядження, доручення, обов'язки подаються у категоричній формі, без констатації умов та домовленостей. Такими є накази воєнні, кадрові, виконання судових рішень, що дозволяє віднести їх до документації командного характеру. На думку лінгвістів, слово „наказ” походить дієслова „наказувати” - „доручати”. Тобто у самому терміні вже тоді було закладено правову природу власних повноважень.

Таким чином, можна зробити висновок про те, що наказ з'являється приблизно у середині ХІХ ст. у воєнних або воєнізованих відомствах, відомствах внутрішніх справ, де вони використовувалися у якості наказів з основної діяльності. Накази громадського відомства торкалися питань призначення, переміщення, звільнення з посади, затвердження та присвоєння чинів тощо.

У ХХ ст. характер наказу в Росії, а потім і в СРСР змінюється. Посилення розпорядчого елементу та елементу єдиновладдя вводить наказ на багато років до групи основних документів державних установ.

Протягом останнього десятиріччя відбувається зрівняння у правовому відношенні наказу і розпорядження [24, с. 32-36]. Можна припустити, що саме тому більшість фахівців у галузі документознавства у якості синоніму до наказів з особового складу подають у дужках „розпорядження”.

Розпорядження “у радянському державному й адміністративному праві - акт управління, що видано у межах компетенції посадової особи, державного органу; має обов'язкову силу” [23, с. 1114]. У Державній системі документаційного забезпечення управління накази пропонувалося видавати у якості “нормативного або індивідуального акту з загальних питань компетенції організації”, а розпорядження і вказівки - “з оперативних питань і для організації виконання постанов, рішень і наказів” [4, п. 2.1.4.]. В.Ф. Янкова відмічає зниження значущості наказу і підвищення значущості розпорядження [19, с. 39].

З вищевикладеного випливають наступні висновки:

- кадровий склад має велике значення, навіть вирішальне для будь-якої установи. Документація з особового складу характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою;

– кадрова документація з особового складу є підставою для надання документів, що засвідчують особу працівника, посаду і фах. Вона є основою для отримання пільг, стипендій, пенсій чи фінансової допомоги. Документація з особового складу використовується також у довідкових цілях;

– класифікація кадрових документів є дискусійним питанням. Розбіжності виникають у фахівців в галузі документознавства і з приводу видів розпорядчих документів з особового складу. Однак, фахівці збігаються на думці, що основним розпорядчим документом з особового складу є наказ. Деякі документознавці поряд з наказом подають розпорядження, підкреслюючи можливість взаємозамінності цих документів;

- зародження наказу як документу термінологічно співвідноситься з Наказом як державним органом управління допетровського періоду Росії;

- наказ на сьогодні займає одне з провідних місць серед документів вітчизняного діловодства. Його використання забезпечено достатньою правовою базою.

1.2 Законодавча і нормативно-методична база кадрового діловодства та функції відділу кадрів установи

Суб'єктом кадрового діловодства є кадрові служби, які є різними за напрямками роботи та за кількістю працюючих в них незалежно від специфіки конкретного суб'єкта господарювання.

Структура кадрової служби залежить від організаційної структури установи, напрямків діяльності, а також чисельності працюючих.

Якщо структура установи передбачає наявність відділу кадрів, начальник відділу кадрів безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства. В такому разі керівник установи координує кадрову роботу в установі через начальника відділу кадрів.

В установах із невеликою чисельністю працюючих за відсутності спеціальної кадрової служби штатним розписом може бути передбачена посада інспектора кадрів, який веде в установі кадрову роботу [17, с. 4].

Організація будь-якого підрозділу установи починається із складання положення, у якому перераховуються завдання, функції, права й обов'язки підрозділу.

У розділі “Завдання” мають міститися чітко сформульовані напрямки дії відділу кадрів, найважливішими з яких є організація роботи із забезпечення добору, розстановки, використання робочих і фахівців; формування стабільно працюючого колективу; створення кадрового резерву; організація сист6еми обліку кадрів.

У розділі “Функції” розглядаються функціональні обов'язки в галузі кадрової роботи, зокрема:

- розробка планів комплектування кадрів відповідно до програми розвитку установи;

– оформлення приймання, переведення та звільнення працівників відповідно до трудового законодавства;

– облік особового складу установи;

– зберігання та заповнення трудових книжок, ведення документів з діловодства;

– контроль за виконанням керівниками підрозділів наказів та розпоряджень щодо роботи з особовим складом;

– вивчення руху кадрів, аналіз плину кадрів, розробка заходів з його усунення;

– аналіз складу, ділових якостей фахівців установи з метою їх раціонального використання;

– створення умов для підвищення їх освітнього та кваліфікаційного рівня фахівців;

– робота зі створення резерву на висування;

– підготовка пропозицій щодо покращення розстановки та використанню працівників;

– підготовка та систематизація матеріалів для атестаційної комісії;

– підготовка матеріалів для подання працівників, фахівців, службовців для заохочення і нагороди;

– вживання заходів щодо працевлаштування працівників, які звільнюються;

– забезпечення контролю та інструктажу працівників відділу кадрів;

– організація контролю за станом трудової дисципліни та правил внутрішнього трудового розпорядку;

– ведення всієї звітності за кадровими питаннями [5, с. 5-6].

Положення про кадрову службу розробляється відповідно до „Типових положень про кадрову службу органів виконавчої влади”, затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.96 р. № 912 і затверджується керівником підприємства. Положення повинно передбачати різною мірою деталізацію нормативного акта незалежно від рівня органу управління.

Правильна організація кадрового діловодства має вирішальне значення при дотриманні конституційних прав громадян на працю і соціальне забезпечення. Кадрове діловодство є однією з основних частин спеціального діловодства. Ведеться кадрове діловодство за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства, згідно з вимогами Єдиної державної системи діловодства.

Спеціалісти кадрових служб організацій, підприємств та установ мають керуватися у своїй діяльності законодавчими актами та нормативно-методичними документами, які стосуються кадрового діловодства.

Провідне місце в системі законодавства України посідає Конституція України, норми якої мають найвищу юридичну силу. В Конституції України викладено й основні конституційні принципи трудового права.

Другим за юридичною значимістю джерелом трудового права є закони, до яких відноситься Кодекс законів про працю, та інші закони, які також містять норми трудового права.

До інших актів трудового законодавства відносяться:

– закони, які регулюють трудові відношення, наприклад, Закон України „Про статус та соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи”, Закон України „Про оплату праці”, Закон України „Про відпустки”, Закон України „Про охорону праці”, Закон України „Про порядок вирішення трудових суперечок (конфліктів)”, Закон України „Про зайнятість населення”;

– другу групу джерел у сфері трудового права складають підзаконні акти. Серед них слід перш за все відмітити укази та розпорядження Президента України, наприклад, Указ Президента України „Про організаційні заходи з посилення соціального захисту малозабезпечених громадян”, Указ Президента України „Про концепцію реформування оплати праці в Україні”. Сюди ж входять нормативні постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, наприклад, „Про затвердження Положення про Державний департамент нагляду за додержанням законодавства про працю”;

– третю підгрупу складають підзаконні акти Міністерства праці й соціальної політики України, які видають накази, інструкції, наприклад, наказ „Про затвердження порядку надання матеріальної допомоги в період професійної підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації безробітного”;

– четверту підгрупу складають нормативні акти міністерств та відомств. Ці органи державного управління можуть створювати акти, які містять норми трудового права у випадках та межах, передбачених законами України, указами Президента України та постановами Кабінету Міністрів України.

В умовах переходу до ринкової економіки зростає роль локальних нормативних актів про працю. Локальні нормативні акти розробляються власником або уповноваженим ним органом за участю виборного профспілкового органу та приймаються загальними зборами (конференцією) даного підприємства, організації. До локальних джерел можна віднести: колективні угоди, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про преміювання, угоди з питань охорони праці.

Крім вказаних вище нормативних актів, соціально-трудові відношення працівників і власника або вповноваженого ним органу регулюються відповідними видами угод.

Загальновизнані принципи і норми міжнародного права і міжнародні договори України є складовою частиною її правової системи, якщо вони не суперечать Конституції України. Важливе значення у теперішній час набуває використання міжнародних трудових норм у нашому національному законодавстві. Значна роль у цьому питанні конвенцій та рекомендацій Міжнародної організації праці, таких, наприклад, як Конвенція „Про примусову або обов'язкову праці”, „Про припинення трудових відносин за ініціативою підприємця” тощо.

За питаннями, які не врегульовані законодавством України на території нашої країни до прийняття власних нормативних актів з відповідних питань, відповідно до постанови Верховної Ради України від 12.09.1991 р. „Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР”, діють акти СРСР, за умов, що вони не суперечать Конституції та законам України. Це забезпечує певну спадковість у правовому регулюванні трудових відносин.

У кожному випадку, вирішуючи питання про застосування тієї чи іншої союзної норми з трудового права, варто перш за все зіставити її з українським законодавством [11, с. 14-16].

У своїй роботі працівник відділу кадрів також керується Конституцією України, Законами України, Постановами Кабінету Міністрів України, Указами Президента України, інструкціями та іншими нормативними документами Міністерства праці та соціальної політики України.

У довідково-інформаційному фонді кадрової служби обов'язково мають бути:

- Кодекс законів про працю України;

– Інструкція про порядок ведення трудових книжок;

– Закони України „Про вищу освіту”, „Про відпустки”, „Про зайнятість населення”, „Про оплату праці”, „Про основні засади соціального захисту ветеранів та інших громадян похилого віку в Україні”, „Про охорону праці”, „Про пенсійне забезпечення”, „Про підприємства в Україні”, „Про правовий статус іноземців”;

– Положення про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ, організацій;

– Класифікатор професій;

– Довідник кваліфікаційних характеристик працівників;

– перелік законів, якими дозволяється укладання трудового договору у формі контракту;

– науково-практичний коментар до законодавства України про працю;

– Статут, положення про підприємство, установу, організацію, товариство.

Крім того, в практичній роботі кадрової служби використовуються внутрішні розпорядчі документи установи, зокрема:

– колективний договір (стаття 10 КЗпП України);

– правила внутрішнього трудового розпорядку (стаття 142 КЗпП України);

– положення про структурні підрозділи підприємства;

– посадові інструкції на працівників;

– штатно-посадова книга;

– книга обліку та руху трудових книжок та вкладишів до них;

– алфавітна книга;

– книга реєстрації наказів;

– книга обліку стажу;

– книга реєстрації особових справ працівників;

– книга обліку відпусток;

– книга обліку прийому, звільнення, дисциплінарних стягнень та нагороджень державними, урядовими нагородами, відомчими відзнаками;

– книга вхідної та вихідної кореспонденції кадрової служби;

– книга обліку виходу на роботу [12, c. 28 - 29].

Таким чином, можна зробити наступні висновки:

- класична форма організації кадрової служби на підприємстві -створення відділу кадрів;

– кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу і її керівника;

– на кадрову службу покладено дві основні функції: управління персоналом та кадрове діловодство;

– для виконання функцій і обов'язків з основних напрямів роботи кадрової служби розробляються і впроваджуються нормативні документи;

– в своїй роботі працівники відділу кадрів мають керуватися положеннями чинного законодавства та будувати свою роботу на основі нормативно-методичної бази кадрового діловодства. Вищий рівень у структурі законодавчих документів, які регламентують кадрове діловодство, займають Конституція України та закони України; далі йдуть Укази Президента, Постанови уряду, постанови та нормативні акти міністерств, відомств, інших органів виконавчої влади з питань діловодства; наступний рівень - нормативні документи, відповідно до яких оформлюються документи, нормативні документи з організації діловодства, нормативні документи з організації архівного зберігання документів, нормативно-методичні документи організацій, підприємств, установ та місцевих органів виконавчої влади з діловодства;

– найважливішим правовим документом для працівників відділу кадрів є Кодекс законів про працю України;

– важливе значення набуває використання міжнародних трудових норм у нашому національному законодавстві. Суттєве значення у цьому питанні мають конвенції та рекомендації Міжнародної організації праці;

– конкретні задачі, функції, права, обов'язки та відповідальність відділу кадрів зазначаються в положенні про відділ кадрів установи;

– в практичній роботі кадрової служби використовуються також внутрішні розпорядчі документи установи.

1.3 Порядок складання та оформлення розпорядчих документів з особового складу

Основним розпорядчим документом, який використовується у відділі кадрів є наказ. Порівняно з наказами з основної діяльності, складання і оформлення наказів з особового складу має певні особливості.

Існують єдині вимоги до оформлення документів управління, які встановлюються стандартом и застосовуються незалежно від того: державне підприємство або комерційне; яким видом діяльності займається підприємство; як проводиться діловодство.

Будь-який документ складається з низки елементів, які називаються реквізитами. Кожен вид документа має певний набір реквізитів [25, с. 15].

Текст - головний реквізит документа. Текст документа містить інформацію, задля фіксування якої було створено документ. Будь-яка система документації, а в середині неї і окремий документ, мають певні специфічні особливості складання і оформлення тексту в залежності від функцій, мети, підстави створення цього документа.

Для складання документів використовується специфічний канцелярсько-діловий стиль. Йому притаманні академізм, значна кількість термінів, логічна послідовність. Однак слід уникати вживання архаїзмів, застарілих слів і виразів, необхідно заміняти їх новими сучасними словами. Фахівцеві, який готує текст документа, потрібно не допускати застосування іноземних слів, особливо у тому разі, коли є українські відповідники. Іншомовні слова в документі вживаються лише в разі потреби, перевага надається тим словам і термінам, які або дістали міжнародне визнання, або не мають еквівалента у нашій мові. Крім того недопустимо використання вузькоспеціалізованих галузевих термінів, діалектизмів, що використовуються в якихось говірках, вульгаризмів - слів з відтінком неповаги. Слово у службовому документі має точно відповідати поняттю, яке в нього вкладається. Текст документа повинен бути чітким, коротким, недопустимі різні тлумачення його. Урочиста лексика у розпорядчих документах не використовується [15, с. 131].

Успіх у справі укладання документа залежить великою мірою від знань граматики української мови. Адже труднощі створює не лише значення слова, але і його граматична форма. Наприклад, часто трапляються помилки у вираженні категорії роду іменників II відміни, що означають назву професій (диспетчер, директор, викладач, вчитель, вихователь, інженер). Офіційними назвами посад служать іменники чоловічого роду.

Деякі відмінкові форми іменників мають паралельні закінчення [у], [ю], [ові], [еві], [єві]. Перевага в офіційно-діловому стилі надається закінченням [у], [ю] - заводу, директору.

Щодо правопису прізвищ, імен та по батькові, то необхідно відзначити, що чоловічі прізвища при відмінюванні змінюються, а жіночі прізвища на приголосний, -ко, - нко, -енко не змінюються.

Числівники в документах записуються цифрами або словами.

Займенники вживаються обмежено.

Службові частини мови обмежено вживаються в ділових паперах. Частки та вигуки в наказах не вживаються.

Труднощі при складанні організаційно-розпорядчих документів можуть бути викликані й синтаксичними особливостями текстів офіційних документів. Наказ, як будь-який розпорядчий документ, має розповідний характер, а тому питальні, окличні речення не зустрічаються. У реченнях документів переважає прямий порядок слів, а саме: група підмета ставиться перед групою присудка. Узгоджене означення стоїть перед означуваним словом, а неузгоджене - після нього. У випадку, коли логічний наголос падає на присудок, то використовується непрямий порядок слів (група присудка ставиться перед підметом). При підготовці тексту розпорядчого документа перевага надається пасивним конструкціям.

Для офіційно-ділового стилю характерне нанизування відмінкових форм, особливо родового або орудного відмінка. Складність будови простого речення також зростає за рахунок віддієслівних іменників і залежних від них слів: забезпечення чого? кого? ким? чим?

В діловому стилі вживаються прості речення і складні. Перевага віддається складнопідрядним з підрядними з'ясувальними, означальними, мети й умови. Для ділових текстів типовим є дієприкметникові та дієприслівникові звороти, адже вони дозволяють економніше висловити думку. Але і зворотами перенасичувати документ теж небажано. При побудові речень великих розмірів слід враховувати, що перелічені частини речення (окремі слова, звороти та підрядні речення) мають бути однорідними, тобто відповідати на одне питання.

Кожне слово у тексті документа повинно нести певне змістове навантаження, тому при уніфікації необхідно виключати із тексту зайві слова, які у документі не мають смислу і не несуть ніяких смислових відтінків [3, с. 37 - 38].

У службових документах допускається скорочення слів. При цьому треба керуватися правилами скорочення й написання скорочених слів і словосполучень, встановленими ДСТУ 3582-97 “Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному описі. Загальні вимоги та правила” [14, с. 32].

Текст документа складають українською (державною) мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд з державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, що встановлений законодавством. Документи, що направляють до органів державної влади України, треба складати українською мовою [14, с. 25].

При підготовці наказів укладачеві слід пам'ятати, що документ має відповідати чинному законодавству, тому в разі необхідності слід звіряти його із законами й підзаконними актами. У документах потрібно використовувати тільки перевірені факти.

Кожному текстові передує заголовок - коротке викладення змісту документа. Заголовок до тексту є невід'ємною частиною тексту розпорядчого документа. Цей реквізит відбиває головну ідею тексту і є основним пошуковим елементом документа. Якщо він правильно складений, то скорочується час розгляду документа. Заголовок наказів формулюється за допомогою віддієслівного іменника як відповідь на запитання про що? [15, с. 88].

Бажано, щоб заголовок до тексту був коротким (до 150 друкованих знаків). Заголовок до тексту складає безпосередній укладач наказу. Цей реквізит оформлюють без відступу від межі лівого берега наказу. Максимальна довжина одного рядка має становити 28 друкованих знаків. Якщо у заголовку більше як 150 знаків, його дозволяється продовжувати до межі правого берега і розташовувати центровано над текстом. Заголовок і сам текст мають бути надруковані однаковим шрифтом без жодних виділень і підкреслень. Крапку після заголовку не ставлять [10, c. 9].

Ознакою розпорядчих документів є обов'язкова наявність констатуючої (вступної) та розпорядчої частини.

У першій (констатуючій) частині зазначають підставу, обґрунтування або мету складання документа. У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших організацій або раніше виданих документів, вказують їхні реквізити: назви документів, найменування організацій - авторів документів, дати документів, реєстраційні номери документів, заголовки до їх текстів.

Розпорядчу частину наказу з особового складу слід починати словами, які точно позначають дії, що приписуються, наприклад: „ПРИЙНЯТИ” (для рядових працівників), „ПРИЗНАЧИТИ” (для керівного складу підприємства), „ПЕРЕСЕСТИ”, „ЗВІЛЬНИТИ”, „ПРЕМІЮВАТИ”, „ВІДРЯДИТИ”, „НАДАТИ” тощо. Ці слова друкуються з окремого рядка великими літерами без відступу від межі лівого берега.

Після розпорядчого слова з нової строки з абзацу друкується великими літерами прізвище працівника, на якого розповсюджується дія наказу. Далі - ім'я, по-батькові та текст пункту рядковими літерами [20, с. 53].

Накази про відрядження або відпустки може стосуватися керівника установи. У такому разі текст наказу складається у довільній формі [21, с. 25].

До формулювань розпорядчої частини наказу слід ставити особливо жорсткі вимоги. Вони мають бути конкретними та чіткими, зрозумілими, не допускати подвійних тлумачень, не суперечити за змістом раніше виданим документам.

У наказах з особового складу констатуюча частина, як правило, відсутня. Основне навантаження в розпорядчих документах припадає на другу - розпорядчу частину.

Серед наказів з особового складу розрізняють індивідуальні та зведені. На відміну від індивідуальних наказів, у яких заголовок до тексту чітко відбиває зміст документа (Про призначення Кісіль О.В.), у зведених наказах зазначається зведений заголовок: З особового складу, З кадрових питань, Про рух кадрів. Треба відзначити, що прості документи значно більш зручні у обробці, їх легше реєструвати, направляти на виконання, підшивати до справи, використовувати у оперативній діяльності, в практичних та наукових цілях.

У першому пункті розпорядчої частини зведеного наказу слід подавати розпорядження про прийняття (призначення) на роботу (посаду), у другому - про переведення (переміщення) на інші посади, в останньому - про звільнення. Після зазначення прізвища, імені та по батькові працівника, щодо якого здійснюється відповідна управлінська дія, вказується посада, на яку призначається, переводиться або з якої звільняється працівник, та структурний підрозділ. Далі зазначається зміст конкретної управлінської дії. У межах кожного пункту прізвища працівників розміщуються в алфавітному порядку. У кінці кожного пункту (підпункту) наказу зазначається підстава для видання розпорядження [22, с. 9, 16].

Складаючи зведені накази, необхідно враховувати, що в одному документі не повинна міститися інформація з різними термінами зберігання. Тому рекомендується виділяти накази про надання відпустки, відрядження, накладення дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень [16, с. 54].

За формою накази мають бути одноманітними, що має полегшити їх використання у довідкових цілях.

Перш ніж скласти та оформити наказ з особового складу, відбувається певний процес підготовки документа. Можна виділити такі етапи підготовки наказу з особового складу: вивчення суті питання, складання проекту, погодження, підписання.

Правила та рекомендації щодо порядку підготовки, складання та оформлення наказів на підприємствах регулюються Постановою Кабінету Міністрів України „Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” від 17 жовтня 1997 р. № 1153.

Підставою для розроблення розпорядчого документа є відповідні акти органів державної влади та управління, конкретне доручення вищого органу, необхідність виконання покладених на установу завдань тощо. Ініціювати підготовку розпорядчого документа з будь-якого питання може установа або її структурний підрозділ.

Перша стадія складання проекту розпорядчого документа - визначення кола питань, які мають бути в ньому порушені. Насамперед вивчають, якщо цього не було зроблено раніше, законодавчі акти і рішення уряду, відомчі нормативні акти, а також власні розпорядчі документи, що видалися раніше з цього питання. Потім, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, збирають необхідну інформацію по суті питання і після цього розпочинають складання проекту [22, с. 9].

Проект наказу готується структурним підрозділом або посадовою особою, діяльність якої пов'язана з інформацією, що включена до наказу. Тобто у випадку, коли інформація, на підставі якої складається наказ стосується персоналу, наказ готує відділ кадрів. Строк підготовки проекту наказу залежить від складності питань, терміновості видання та кількості організацій або структурних підрозділів, з якими він має бути погоджений.

Після того, як текст документа складено, приступають до його оформлення.

Накази з особового складу оформлюють на загальному бланку формату А4. Бланк (офіційного) документа - стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, відведеним для змінної. Реквізити розташовують згідно з формуляром-зразком. Формуляр-зразок - це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити [6, с. 4, 12].

Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів, вимоги до змісту і розташуванню реквізитів, вимоги до бланків та оформлювання документів, вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів встановлює Державний стандарт ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”. Згідно цього стандарту максимальний набір реквізитів, який використовується у документах управління, - 32. Формуляр наказу має наступні реквізити: Державний Герб України, найменування організації, назва виду документу, дата, індекс (номер), місце складання або видання, заголовок до тексту, текст, підпис, візи погодження [7].

На великих виробничих підприємствах з великим документообігом кадрової документації при прийомі, переведенні, звільненні та наданні відпустки, як правило, використовуються уніфіковані форми наказів з особового складу, які містять друковану постійну інформацію і визначене місце для фіксування змінної.

Уніфіковані міжвідомчі форми наказів про прийом, переведення, надання відпустки, звільнення (типові форми № П-1, № П-5, № П-6, № П-7, № П-8) затверджені наказом Міністерства статистики України від 09.10. 1995 № 253. ці уніфіковані форми формалізовані не лише за формою, але й за змістом, що дозволяє скоротити кількість документів, які складають, усунути дублювання даних, одноманітно вирішувати питання їх механізованої або автоматизованої обробки й організувати централізоване друкування трафаретних форм бланків [20, с. 55].

Завершальним етапом роботи з проектами наказів є їх погодження з установами або структурними підрозділами, посадовими особами, яких він стосується. Погодження здійснює структурний підрозділ або особа, яка готувала проект наказу. Проект наказу з особового складу візується керівником кадрової служби або, за відсутності такої служби на підприємстві, працівником, відповідальним за роботу з персоналом.

Проекти наказів, виконання яких потребує фінансового забезпечення, обов'язково погоджуються з фінансовими органами або службами. Перший примірник наказу залишається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії. У разі потреби третій примірник (копія наказу) передається до планово-економічного відділу.

У структурні підрозділи копії чи примірники наказів по особовому складу не передаються.

Якщо в процесі доопрацювання до проекту внесені значні виправлення, він підлягає повторному погодженню [22, с. 10-16].

Остаточно підготовлений проект наказу подається на підпис. Наказ з особового складу підписує керівник підприємства, після чого його доводять до відома працівника(-ів), вказаного(-их) у ньому під розписку. Підписується перший примірник документа, виготовлений на бланку. Після підписання ніякі виправлення до наказу не вносяться.

Наказ вступає в силу з моменту його підписання. Однак окремі параграфи можуть мати свої терміни вступу в силу. Наприклад, призначення працівника на посаду може бути виконане з 1 вересня, тоді як наказ підписано 27 серпня. Якщо термін з якихось причин не зазначені, - він обчислюється з моменту підписання наказу [16, с. 55].

Скасувати або змінити наказ з особового складу може лише особа, яка підписала цей наказ, а також керівник вищестоящої організації. При цьому зміни окремих пунктів наказу засвідчуються його підписом [5, c. 76].

Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури.

Справа ведеться протягом календарного року, після завершення зберігається у відділі кадрів протягом двох років. Через два роки справа передається до кадрового архіву (який зберігається окремо від інших) підприємства, установи, організації.

У разі ліквідації підприємства, установи, організації накази по особовому складу передаються на постійне зберігання до державного архіву.

Реєстрація наказів здійснюється на карточках або в журналах. У карточці (або журналі) реєстрації наказів відображається дата підписання, його номер та зміст, відомості про керівників, які підписали наказ. Номером наказу є наступний номер за порядком його реєстрації. При цьому треба враховувати, що для наказів з особового складу ведеться самостійна валова нумерація:

– для наказів про приймання, перевод, заохочення, преміювання, звільнення, сумісництво, матеріальну допомогу;

– про надання відпусток;

– про стягнення, командировки.

Якщо в установі видається більш 200 - 250 наказів, наприклад, третьої групи, їх реєстрація може бути окремою по кожної з груп.

Для того, щоб розрізнити групи наказів, кожному з них під час реєстрації надають специфічні індекси. Особливість індексування цих документів полягає у додаванні до порядкового номера умовного літерного позначення. До реєстраційного індексу зведених наказів з особового складу найчастіше додають літери ОС (особовий склад) або літеру К (кадри), наприклад: № 201-ОС або 201-К. Якщо накази з особового складу видаються окремо, вони можуть мати такі літерні позначення: накази про відрядження - В, накази про заохочення - З, накази про стягнення - С тощо. Система літерно-цифрових індексів розробляється з урахуванням специфіки складання і реєстрації наказів та формування їх у справи, прийнятої на кожному конкретному підприємстві й обумовленої в Інструкції з діловодства підприємства [20, с. 54].

Накази з особового складу і книги їх реєстрації є документами постійного зберігання.

У тексті наказу з особового складу може бути зафіксовано кілька не пов'язаних між собою питань. Якщо ж виникає необхідність долучити до певної справи розпорядчий документ, зміст якого стосується лише одного питання, доцільно оформити витяг із наказу. Витяг із наказу - це засвідчена копія частини тексту наказу.

Витяг із наказу оформлюють на загальному чи спеціальному бланку або аркуші паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту) з відтворенням таких обов'язкових реквізитів: назва організації, назва виду документа, дата, реєстраційний індекс, місце складання або видання, гриф обмеження доступу до документів (за наявності цього реквізиту в наказі), заголовок до тексту, текст, підпис, відмітка про засвідчення копії. У витязі з наказу реквізит “Підпис” оформляють таким чином: з оригіналу наказу переносять назву посади керівника, його ініціали та прізвище, проте особистого підпису на витягу керівник не ставить. Юридичної сили витяг набуває у тому разі, якщо оформлено реквізит “Відмітка про засвідчення копії”. Констатуючу частину до витягу переносять цілком [9, c. 15].

Проголошене ст. 43 Конституції України право громадянина на працю реалізується шляхом надання роботи конкретній людині та оплати праці відповідно до її кількості та якості.

Це право громадянин реалізує шляхом укладання трудового договору, тобто через прийняття на роботу.

Прийняття громадян на роботу оформляється виданням наказу, в якому зазначаються: прізвище, ім'я та по батькові працівника; посада (спеціальність, кваліфікація, категорія, розряд прописом); структурний підрозділ; специфічні умови (з повною матеріальною відповідальністю, за скороченим робочим днем тощо); вид прийняття (постійна - з випробувальним строком, зі стажуванням тощо, тимчасова - на певний строк, за сумісництвом тощо); дата прийняття - вказується із прийменником „з”, наприклад, з 09.09.2008; тарифна ставка або оклад - вказується точна сума ставки (окладу) на момент видання наказу або робиться відправка до штатного розпису („відповідно до штатного розпису”) [20, с. 53].

Однак трудовий договір вважається укладеним, якщо фактичне допущення до роботи мало місце за вказівкою особи, наділеною правом прийняття на роботу.

Накази про переведення працівників на іншу посаду чи роботу на тому самому підприємстві, в установі, організації готуються та оформляються на підставі розпорядження.

У розпорядчій частині наказу вказується попередня посада, посада і структурний підрозділ, куди переводиться працівник, дата і строк переведення (постійно чи тимчасово), причина переведення (виробнича потреба, для заміни відсутнього, у зв'язку з простоєм тощо), умови оплати праці, пільги і компенсації, підстава видання наказу.