Бухгалтерия организации выдает бланки трудовых книжек (вкладышей к ним) ответственным лицам в подотчет (по их заявке) для дальнейшего оформления работникам (п.59 Инструкции N 30).

При выдаче бланка трудовой книжки (вкладыша в трудовую книжку или дубликата) работник оплачивает его стоимость в сумме, затраченной организацией на приобретение бланка (п.55 Инструкции N 30). Как правило, стоимость бланков трудовых книжек, выданных для оформления работникам, удерживается из их заработной платы (ст.107 ТК). В то же время оплата может быть внесена работником в кассу организации.

Возмещение работником стоимости бланка трудовой книжки является для выдавшей его организации операционным доходом (п.9 Инструкции по бухгалтерскому учету "Доходы организации", утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.12.2003 N 181), который отражается в бухгалтерском учете на счете 91 "Операционные доходы и расходы" (Инструкция N 89).

Обороты по реализации бланков трудовых книжек своим работникам признаются для организации объектом обложения налогом на добавленную стоимость (п.1 ст.29, подп.1.1.1 ст.93 НК).

Выдача работнику бланка трудовой книжки (вкладыша в трудовую книжку или дубликата) без оплаты его стоимости, т.е. безвозмездно (если организация приняла такое решение), отражается в бухгалтерском учете с использованием счета 92 "Внереализационные доходы и расходы".

Обороты по безвозмездной передаче бланков признаются объектами обложения налогом на добавленную стоимость (подп.1.1.3 ст.93 НК). Налоговая база определяется исходя из цены их приобретения (п.3 ст.97 НК). При безвозмездной передаче моментом фактической реализации служит день передачи бланков трудовых книжек (п.4 ст.100 НК).

Для целей налогового учета безвозмездная передача бланков трудовых книжек является выручкой от реализации, которая отражается в размере не менее суммы затрат на их приобретение и безвозмездную передачу. Выручка от реализации, затраты на приобретение и безвозмездную передачу бланков отражаются в том налоговом периоде, в котором они фактически переданы (п.5 ст.127 НК).

Учет выдачи (оформления) бланка трудовой книжки работнику, впервые принятому на работу <1>

<1> Аналогичные бухгалтерские проводки используются для отражения выдачи работникам бланков вкладышей к трудовым книжкам.

Условие

Бухгалтерия организации согласно заявке выдала под отчет инспектору по кадрам бланк трудовой книжки для оформления работнику, впервые принятому на работу.

Стоимость бланка трудовой книжки - 3940 руб. (с учетом НДС - 20%) - удержана из заработной платы работника.

Решение

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

<2> Открыт субсчет.

<3> Внесение работником стоимости трудовой книжки (вкладыша к ней) в кассу организации отражается по дебету счета 50 "Касса" в корреспонденции с кредитом счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

В определенных случаях наниматели выдают своим работникам дубликаты трудовых книжек (вкладышей к ним).

Наниматель может выдать работнику (по его письменной просьбе) трудовую книжку сроком не более чем на 5 календарных дней. Если работник в течение этого времени ее утратил, ему выдается дубликат трудовой книжки со взиманием его стоимости (п.50 Инструкции N 30).

Для отражения данной операции в учете применяются бухгалтерские записи из примера выдачи бланка трудовой книжки работнику, впервые принятому на работу.

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана и т.п.), наниматель по последнему месту работы по письменной просьбе работника выдает ему дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней). При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: "Взамен выдан дубликат", а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник предъявляет дубликат трудовой книжки (п.52 Инструкции N 30).

В случае если трудовая книжка пришла в негодность по вине нанимателя, ее дубликат выдается работнику без оплаты. Ответственность за учет и хранение трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя (подп.1.10 Постановления N 1635), поэтому стоимость бланка, выданного для оформления дубликата трудовой книжки, возмещает указанное лицо. При этом наниматель обязан самостоятельно принять меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению к нему (ч.3 п.51 Инструкции N 30).

Для отражения данной операции в учете применяются бухгалтерские записи из примера выдачи бланка трудовой книжки работнику, впервые принятому на работу, но стоимость бланка удерживается из зарплаты виновного лица.

Если трудовая книжка утрачена не по вине нанимателя (в связи со стихийным бедствием, производственной аварией и др.), ее дубликат выдается работнику также без взимания стоимости (п.56 Инструкции N 30). В этом случае выдача дубликата трудовой книжки является для организации внереализационным расходом (п.13 Инструкции по бухгалтерскому учету "Расходы организации", утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.12.2003 N 182 (далее - Инструкция N 182)), который отражается в бухгалтерском учете на счете 92 "Внереализационные доходы и расходы" (Инструкция N 89).

Внереализационные расходы (иные убытки и потери) признаются в бухгалтерском учете согласно учетной политике организации по мере их образования, выявления, перечисления (п.21 Инструкции N 182).

В налоговом учете такие расходы определяются на основании документов бухгалтерского учета и отражаются в том отчетном периоде, в котором они фактически были понесены плательщиком.

Расходы по выдаче дубликата трудовой книжки взамен утраченной в связи с чрезвычайными обстоятельствами, отраженные в бухгалтерском учете по дебету счета 92 "Внереализационные доходы и расходы", по нашему мнению, относятся к расходам по ликвидации последствий чрезвычайных обстоятельств и включаются в состав внереализационных расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль (п.2, подп.3.17 ст.129 НК).

Выдача дубликата трудовой книжки без возмещения его стоимости является оборотом по безвозмездной передаче бланков трудовых книжек, который признается объектом обложения НДС (п.1 ст.31, подп.1.1.3 ст.93 НК). Налоговая база в таком случае определяется исходя из цены приобретения бланков (ч.2 п.3 ст.97 НК). Моментом фактической реализации признается день передачи (п.4 ст.100 НК).

Учет выдачи (оформления) работникам дубликатов трудовых книжек (взамен утраченных в связи с чрезвычайными обстоятельствами)