Документація бюджетних установ

Порядок розроблено на виконання статті 48,51,112 Бюджетного кодексу України та затверджено наказом ДКУ від 09.08.2004 року №136.

Розпорядники бюджетних коштів за умови взяття зобов'язань протягом 7 робочих днів з дати його виникнення подають до ДКУ реєстр зобов'язань і оригінали документів, що підтверджують факт узяття зобов'язань (накладні, акти виконання робіт).

Органи ДКУ перевіряють підтверджені документи та опрацьовуються казначейством:

за захищеними статтями протягом одного операційного дня;

за іншими поточними видатками - до трьох операційних днів;

за капітальними видатками - до п'яти операційних днів;

Органи ДКУ перевіряють подані розпорядниками коштів реєстри та підтвердні документи на їх відповідність, звіряють суми реєстрів із залишками невикористаних асигнувань за відповідними кодами функціональної та економічної класифікації видатків. У випадках неякісного оформлення реєстрів, відсутності підтвердних документів, недостатку залишку асигнувань за відповідним кодом класифікації видатків органи ДКУ ці зобов'язання не обліковують, а повертають на доопрацювання розпорядникам коштів.

Якщо сума зобов'язання та/або фінансового зобов'язання перевищує загальну річну суму асигнувань на відповідні цілі, то реєстрація зобов'язання органом ДКУ не проводиться, а фіксується у спеціальному журналі і повідомляється органам Контрольно-ревізійного управління (КРУ) та вищому органові ДКУ.

Оплата рахунків розпорядників коштів бюджету здійснюється тільки за наявності в обліку органів ДКУ їхніх зобов'язань та залишку коштів на рахунках розпорядників. Бюджетні установи мають право на визначення черговості оплати рахунків самостійно, виходячи з необхідності забезпечення виконання пріоритетних заходів.

Звіт формується на підставі даних карток аналітичного обліку касових видатків. Затверджена форма картки та порядок її складання наказом ДКУ від 6.10.2000 року №100.

Картка містить інформацію щодо проведення касових видатків у розрізі кодів економічної класифікації (з картки беруться касові видатки звітності).

Картка складається за місяць та наростаючим підсумком з початку року. Фактичні видатки для звітності беруться з картки аналітичного обліку.

Відповідно до Закону України "Про Державний бюджет", постановами Кабінету міністрів від 28.02.2000 року №419, "Про затвердження порядку представлення фінансової звітності" від 28.02.2002 року №228, "Про затвердження порядку складання та основних вимог до використання коштів бюджетних установ" від 17.05.2002 року №659, встановлений наступний порядок складання представлення річних звітів.

Фінансова звітність повинна бути достовірною - інформація наведена у звітності є достовірною якщо вона не має помилки. Фінансова звітність повинна мати інформацію про всі проведені операції які відбулись у звітному періоді.

Звітним періодом для складення фінансової звітності є бюджетний період який дорівнює одному календарному року, який починається 1 січня до 31 грудня, якщо не передбачено інше.

Форми фінансової звітності заповнюються по всім передбаченим позиціям, графам та строкам. При відсутності даних незаповнені статті заповнюються нулями або перекреслюється. Додаткові статті та показники фінансової звітності забороняється.

Форми фінансової звітності та пояснювальні записки підписуються керівником та головним бухгалтером. Без цих підписів звіти вважаються недійсними.

При казначейській формі обліку обслуговування кошторисів данні фінансових звітів перевіряються в частині відповідності аналогічних даних відображених в обліку органів ДКУ та візується останній на кожній сторінці.

Віза органів ДКУ підтверджує, що дані звітів відповідають звіту Державного казначейства та підлягають вненсенню до загального звіту організації вищестоящого рівня. В звіти, які були завізовані, забороняється вносити зміни без попереднього узгодження з органами державного казначейства.

Форми звітності надані на електронних носіях у вигляді транспортних файлів. Строки представлення фінансової звітності установлені ДКУ у межах строків установлених постановою Кабінету міністрів України №419.

Склад фінансової звітності

Баланс (форма №1), див Додаток 35

Звіт про надходження та використання коштів загального фонду (форма №2д, 2м), див додаток 36;

Звіт про надходження та використання коштів отриманих як оплата за послуги наданих бюджетним установам (форма 3-1д,3-1м)

Звіт про надходження та використання коштів отриманих по іншим джерелам (форма 4-2д,4-2м)

Звіт про надходження та використання коштів спеціального фонду (форма 4-3д,4-3м)

Звіт про надходження та використання коштів отриманих на виконання програм соціально-економічного та культурного розвитку регіонів (форма 4-4д)

Звіт про надходження та використання інших надходжень спеціального фонду (форма 4-3д.1, 4-3м.1)

Звіт про рух необоротних активів (форма 5)

Звіт про рух матеріалів та продуктів харчування (форма 6)

Звіт про заборгованість по бюджетним коштам (форма 7д,7м)

Звіт про результати фінансової діяльності (форма 9)

Звіт про недостачі та крадіжках грошових коштів та матеріальних цінностей в бюджетних установах (форма 15)

Пояснювальна записка до кожного звіту

Усі розрахунки повинні бути завершені на кінець звітного періода в межах бюджетних асигнувань.

Заповнення форм фінансової звітності.

Баланс - це звіт про стан засобів установи, що відображає її активи, капітал та зобов'язання у синтезованому вигляді на певну дату. За складом статей, їх групуванням за розділами баланс бюджетної установи значно відрізняється від балансів виробничих або торговельних підприємств, що працюють на засадах самоокупності та самофінансування, і має за мету не розкриття інформації для зовнішніх користувачів про фінансовий стан установи, а забезпечення контролю та аналізу використання коштів загального і спеціального фондів.

Склад статей активу балансу засвідчує належність бюджетних установ до галузей невиробничої сфери, а склад статей пасиву вказує, що це установи державної і комунальної форм власності, які утримуються повністю або частково за рахунок державного та/або місцевих бюджетів.

Необоротні активи - це засоби, придбані або створені бюджетною установою для довгострокового використання (понад один рік) у процесі господарської діяльності і не призначені для продажу. До них належать: основні засоби, інші необоротні матеріальні актини, нематеріальні активи.

До оборотних активів належать засоби, призначені для невиробничого споживання або використання у процесі статутної господарської діяльності бюджетної установи протягом одного року або й менше. До них належать: грошові кошти, запаси, дебіторську заборгованість та ін. Оборотні актини показують у балансі бюджетної установи досить деталізовано (за їх видами, призначенням та місцями зберігання), що необхідно для контролю за їх наявністю та доцільним використанням відповідно до кошторису.

Витрати бюджетних установ включають фактичні витрати матеріальних, трудових і грошових ресурсів на утримання установи та її статутну господарську діяльність, які здійснюються: за рахунок загального і спеціального фондів. При цьому видатки спеціального фонду показують за видами коштів.

Активи і витрати бюджетних установ не оцінюються щодо спроможності їх трансформації в грошові кошти, а тому й розділи активу балансу не розміщуються за ознаками зростаючої ліквідності, як це прийнято у балансі госпрозрахункових підприємств.

Зобов'язання установи належать до залучених коштів. Вони виникають внаслідок минулих подій і після їх урегулювання в майбутньому зменшиться економічна вигода установи через виплату готівки, передачу інших актів або безготівкового перерахування коштів. Заміна одного зобов'язання іншим не зменшує загальної суми боргу і не зумовлює втрату економічних вигод, тому не може вважати ся повноцінним погашенням зобов'язання. Короткострокові зобов'язання підлягають погашенню протягом одного року, а довгострокові - протягом періоду, що перевищує один рік з дати балансу. У балансі бюджетної установи короткострокові і довгострокові зобов'язання показують в одному розділі. При цьому короткострокові зобов'язання показують за видами: позики, векселі видані, із заробітної плати, із страхування, з податків і платежів тощо. Бюджетні установи не мають власних оборотних коштів і покривають витрати (видатки) за рахунок бюджетних асигнувань (доходів загального фонду) та надходження позабюджетних коштів (доходів спеціального фонду). Саме ці суми й показуються у третьому розділі пасиву балансу. При ньому доходи спеціального фонду показуються за джерелами надходження коштів. Тут же показують доходи від реалізації продукції, виробів і виконання робіт за господарськими договорами.

Квартальні баланси бюджетних установ у частині витрат і доходів складаються наростаючим підсумком з початку року, тобто в балансі показуються загальні суми доходів і витрат з початку бюджетного року до звітної дати. При складанні заключного річного балансу бюджетні установи, починаючи з 2000 р., визначають фінансовий результат виконання кошторису з метою відображення його в балансі у складі власного капіталу. У зв'язку з цим всі доходи і витрати бюджетної установи в кінці року (перед складанням заключного балансу) списують на рахунок 43 "Результати виконання кошторисів" окремо за загальним і спеціальним фондами. Тому в третьому розділі заключного балансу за активом станом на кінець року (гр.4) можуть бути лише суми залишків незавершеного капітального будівництва, незавершеного виробництва у виробничих (навчальних) майстернях, витрат під урожай наступного року в підсобних (навчальних) сільських господарствах та незавершених і не зданих замовнику договірних науково-дослідних робіт. Відповідно у третьому розділі пасиву "Доходи) на кінець року (гр.4) можуть бути лише залишки за статтею "Доходи за витратами майбутніх періодів" (ряд.478), де відображуються одержані авансом кошти спеціального фонду, витрачатися які будуть у наступному році (наприклад, плата за навчання, внесена одразу зарік). .

Відповідно до статті 109. Бюджетного кодексу повноваження Верховної Ради України по контролю за дотриманням бюджетного законодавства налнжить:

1) заслуховування звітів про стан виконання Державного бюджету України, в тому числі заслуховування звітів розпорядників бюджетних коштів про використання коштів Державного бюджету України;

2) контроль за використанням коштів резервного фонду державного бюджету.

До повноважень Рахункової палати по контролю за дотриманням бюджетного законодавства відповідно до стаття 110 належить:

1) використанням коштів Державного бюджету України відповідно до закону про Державний бюджет України;

2) утворенням, обслуговуванням і погашенням державного боргу України;

3) ефективністю використання та управління коштами Державного бюджету України;

4) використанням бюджетних коштів у частині фінансування повноважень місцевих державних адміністрацій та делегованих місцевому самоврядуванню повноважень органів виконавчої влади по доходах і видатках.

Стаття 112 Бюджетного Кодексу визначає повноваження Державного казначейства України по контролю за дотриманням бюджетного законодавства які полягають у:

1) здійсненні бухгалтерського обліку всіх надходжень та витрат Державного бюджету України;

2) встановлюванні єдиних правил ведення бухгалтерського обліку та складання звітності про виконання бюджетів, кошторисів, видає інструкції з цих питань та здійснює контроль за їх дотриманням;

3) здійснюванні контролю за відповідністю платежів взятим зобов'язанням та бюджетним асигнуванням.

Відповідно до стаття 113 органи Державної контрольно-ревізійної служби України здійснюють контроль за:

1) цільовим та ефективним використанням коштів державного бюджету та місцевих бюджетів;

2) цільовим використанням і своєчасним поверненням кредитів, одержаних під гарантію Кабінету Міністрів України;

3) порядком ведення бухгалтерського обліку та достовірністю звітності про виконання Державного бюджету України та місцевих бюджетів, кошторисів.

Стаття 116 визначає понятт бюджетного правопорушення

Бюджетним правопорушенням визнається недотримання учасником бюджетного процесу встановленого цим Кодексом та іншими нормативно-правовими актами порядку складання, розгляду, затвердження, внесення змін, виконання бюджету чи звіту про виконання бюджету.

Стаття 117 визначає підстави для призупинення бюджетних асигнувань

несвоєчасного і неповного подання звітності про виконання бюджету;

невиконання вимог щодо бухгалтерського обліку, складання звітності та внутрішнього фінансового контролю за бюджетними коштами і недотримання порядку перерахування цих коштів;

подання недостовірних звітів та інформації про виконання бюджету;

порушення розпорядниками бюджетних коштів вимог щодо прийняття ними бюджетних зобов'язань;

нецільового використання бюджетних коштів.

У разі виявлення бюджетного правопорушення Міністерство фінансів України, Державне казначейство України, органи Державної контрольно-ревізійної служби України, місцеві фінансові органи, голови виконавчих органів міських міст районного значення, селищних та сільських рад і головні розпорядники бюджетних коштів у межах своєї компетенції можуть вчиняти такі дії щодо тих розпорядників бюджетних коштів та одержувачів, яким вони довели відповідні бюджетні асигнування:

застосування адміністративних стягнень до осіб, винних у бюджетних правопорушеннях відповідно до закону;

зупинення операцій з бюджетними коштами.

Нецільове використання бюджетних коштів, тобто витрачання їх на цілі, що не відповідають бюджетним призначенням, встановленим законом про Державний бюджет України чи рішенням про місцевий бюджет, виділеним бюджетним асигнуванням чи кошторису, має наслідком зменшення асигнувань розпорядникам бюджетних коштів на суму коштів, що витрачені не за цільовим призначенням, і притягнення відповідних посадових осіб до дисциплінарної, адміністративної чи кримінальної відповідальності у порядку, визначеному законами України (ст.119 Бюджетного Кодексу України).

Відповідно до стаття 125 "Оскарження рішення про накладення стягнення за бюджетне правопорушення" рішення про накладення стягнення за бюджетне правопорушення може бути оскаржене у порядку, встановленому законом. Рішення може бути оскаржене в органі, що його виніс, або в суді протягом 10 днів з дня його винесення, якщо інше не передбачено законом.

Оскарження рішення про накладення стягнення за бюджетне правопорушення не зупиняє виконання зазначеного рішення.

У разі визнання судом рішення про накладення заходу стягнення за бюджетне правопорушення повністю чи в частині незаконним особі, щодо якої воно було винесене, перераховуються недоотримані бюджетні кошти та поновлюються інші обмежені таким рішенням її права.

Рішення суду може бути оскаржене у порядку, встановленому законом.

Інструкція "Про порядок проведення ревізій і перевірок органами Контрольно-ревізійним управлінням" визначає порядок структуру та строки проведення ревізій.

При проведенні ревізій, перевірок бюджетних установ перевіряється правильність та обґрунтованість розрахунків кошторисних призначень, виконання кошторисів, використання коштів за цільовим призначенням, забезпечення ощадливого використання та збереження коштів та матеріальних цінностей, дотримання фінансової дисципліни, правильність і достовірність фінансової звітності та бухгалтерського обліку.

На проведення кожної ревізії працівнику органу КРУ видається спеціальне посвідчення підписане керівником відповідної служби та скріпленої печаткою.

Термін ревізії, як правило, 30 робочих днів. В окремих випадках, у разі особливої складності, цей строк за доповідної запискою керівника групи, може бути продовжений.

Працівникам КРУ, на об'єкті що ревізується, надається місце для роботи, можливість користуватися зв'язком, розмножувальною технікою, іншими послугами для забезпечення роботи.

Ревізор має право:

ревізувати і перевіряти грошові та бухгалтерські документи, звіти, кошториси та інші документи;

на безперешкодний доступ на склади, у сховища, виробничі та інші приміщення;

вимагати від керівників проведення інвентаризації фінансових фондів, матеріальних цінностей, грошових коштів і рахунків;

у необхідних випадках опечатувати каси та касові приміщення, склади, комори, архіви;

одержувати від службовців і матеріально-відповідальних осіб пояснень, які виникають у ході роботи.

Результати ревізії оформлюються актом, який підписуються керівником ревізійної групи, керівником та головним бухгалтером перевіреної установи.

Кінцевою датою написання акта є останній день проведення ревізії зазначений у посвідчені.

При наявності заперечень або зауважень по акту ревізії керівник, який підписує акт, в день передачі акта робить про це застереження перед своїм підписом і не пізніше ніж через 5 робочих днів подають з цього у письмовій формі пояснення чи заперечення.

При складанні акта має бути додержана об'єктивність, ясність і вичерпність опису виявлених фактів. Не допускаються включення до акту різного роду висновків не підтверджених документами, а також даних та посилань на свідчення посадових осіб.

Література

1. Бюджетний кодекс України

2. Закон України "Про державну реєстрацію юридичних та фізичних осіб-підприємців" № 3575-ІV, 2003 р.

3. Закон України "Про державну статистику" № 2614-12

4. Закон України "Про систему оподаткування" №1251-12

5. Закон України "Про державну податкову службу в Україні" №509-12

6. Закон України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та втратами зумовленими народженням та похованням" від 15.01.2001р. №16

7. Закон України "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, що спричинили втрату працездатності"

8. Закон України "Про оплату праці"

9. Закон України " Про державну службу" № 3723

10. Закон України " Про державний бюджет"

11. Інструкція "Про порядок надходження, обліку та витрачання коштів фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності"затверджена Постановою правління фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 26.06.2001 р. № 16

12. Наказ Державного комітету статистики України від 12 червня 2007 р. № 164 "Про затвердження форми довідки з єдиного державного реєстру підприємств та організацій України"

13. Наказ Державної податкової адміністрації України від 19.02.1998р. № 80

14. Наказ Міністерства праці та соціальної політики України від 18 грудня 2000 р. № 339

15. Наказ Державного казначейства України від 2 грудня 2002 р. № 221

16. Наказ Державного казначейства України від 28.11.2000 р. №119

17. Наказ Міністерства фінансів України від 27 грудня 2001 р. № 604

18. Наказ Державного казначейства України від 8.12.2006 р. № 330

19. Наказ Міністерства фінансів України від 28 січня 2002 р. № 57 "Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету"

20. Наказ Державного казначейства України від 9 серпня 2004 р. № 136

21. Наказ Державного казначейства України від 6.10.2000 № 100

22. Постанова Кабінету Міністрів України від 16 січня 2007 р. №34 "Про затвердження стратегії та модернізації системи бухгалтерського обліку в державному секторі на 2007-2015 рр."

23. Постанова Правління Пенсійного фонду України від 10.10.2006 р. № 14-4

24. Постанова Правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків від 12.07.2007 р. № 36

25. Постанова Кабінету Міністрів України від 12 березня 2005 р. № 79 "Про упорядкування структури апарату центральних органів виконавчої влади, їх територіальних підрозділів та місцевих державних адміністрацій"

26. Постанова Кабінету Міністрів України від 9 березня 2006 р. № 268

27. Постанова Кабінету Міністрів України від 1 лютого 2006р. № 103 "Про внесення змін до пункту 7 "Про ранги державних службовців"

28. Постанова Кабінету Міністрів України від 4 квітня 2001р. № 333 "Про граничні суми витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання, мобільних телефонів, комп'ютерів державними органами, а також установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного та місцевого бюджетів"

29. Постанова Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2002 р. № 228 "Про затвердження порядку складання, розпису, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ"