Правила оформления документов

документацию база делопроизводства документации

Указы и распоряжения Президента, правовые акты нормативного

постановления и распоряжения и инструктивного характера,

Правительства, регламентирующие методические документы по

вопросы документационного делопроизводству учреждений,

обеспечения республики организаций и предприятий

правовые акты органов

исполнительной власти (министерств,

комитетов, служб) как общеотраслевого,

так и ведомственного характера

 Государственный стандарт Республики

Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные

системы документации. Система

организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению

документов»

Упорядочение

Указ Президента Республики Беларусь изготовления и

от 28 июня 2000 г. № 357 «Об использования

упорядочении изготовления и бланков документов

использования документов с изображением

Государственного герба Республики

Беларусь»

Постановление Совета Министров

Республики Беларусь от 31 июля 2000 г.

№ 1172 «Об утверждении Положения

о порядке изготовления и использования

бланков документов с изображением

Государственного герба Республики

Беларусь и внесении изменений в

Постановление Кабинета Министров

Республики Беларусь от 7 августа 1995 г.

№ 424.

2. Что такое бланк документа? Какое минимальное количество бланков должна иметь организация и какие различия между ними? Какова структура реквизита «Коммуникационные и коммерческие данные»? Какие сокращения применяются при оформлении почтового адреса? Что такое шаг письма и межстрочный интервал? Каковы величины межстрочных интервалов, используемых в машинописи?

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенном на нем постоянной информацией документа и места, отведенным для переменной. В соответствии с нормативно-правовыми и методическими документами в Республике Беларусь бланки устанавливаются только в организации и могут быть трех видов:

· бланк для писем;

· общий бланк;

· бланк конкретного вида документов.

На общих бланках оформляются:

o распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и так далее);

o организационные (положения, инструкции) и справочно-информационные (акты, протоколы, справки и тому подобное) документы.

Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительной документации, например бланка для положения, бланка для протоколов и так далее.

Бланк для писем используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информационное письмо и тому подобное).

При оформлении почтового адреса можно использовать следующие сокращения: г. (город), с. (село), р-н (район), обл. (область), ул. (улица), пер. (переулок), пр. (проспект), корп. (корпус), д. (дом), кв. (квартира).

К коммуникационным данным относятся телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон и так далее. К коммерческим - номер счета, название банка и так далее.

Межстрочный интервал - расстояние между строками. Величина межстрочного интервала, устанавливаемая на пишущей машине, предполагает следующее размещение строк на листе формата А4:

1) 58-61 - при одинарном интервале;

2) 38-41 - при полуторном;

3) 29-31 - при двойном.

3. Положение о структурном подразделении. Состав реквизитов в положении о структурном подразделении (далее - Положение). Технология создания (операция и исполнители). Требования к тексту, структура и краткая характеристика разделов

Положение - это документ, предназначен для нормативно-правовой регламентации деятельности подразделения и определяющий его роль и место в системе управления фирмы. Положение должно разрабатываться руководителем подразделения, им подписываться, согласовываться с юрисконсультом и утверждаться руководителем фирмы.

Положение должно быть разработано в соответствии с установленными требованиями, составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов положения входят: «Наименование предприятия», «Название документа», «Дата и индекс документа», «Место его составления», «Заголовок к тексту», «Гриф утверждения», «Текст», «Подпись», «Визы».

Текст Положения должен состоять из следующих основных разделов:

1. «Общие положения» - указываются название структурного подразделения, основные задачи, направления и цель деятельности; определяется, кто руководит подразделением, порядок назначения и освобождения руководителя от должности; перечисляются организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей работе и другое;

2. «Задачи и функции» - указываются основные направления деятельности подразделения, конкретные функции, закрепленные за ним, определяется степень самостоятельности в решении различных вопросах;

3. «Права» - оговариваются права подразделения, необходимые для выполнения функции, связанных с деятельностью других подразделений, сторонних фирм и инофирм;

4. «Ответственность» - устанавливается ответственность за несвоевременное и некачественные выполнения функций и обязанностей;

5. «Взаимоотношения. Связи» - определяются взаимоотношения подразделения с другими подразделениями фирмы и сторонними организациями по различным вопросам.

бланк документ реквизит структурный

Директору студенческого городка

Русаковичу М.А.

студента 2 курса, группы РФН-1 Бородейко Е. М.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне общежитие на срок обучения в университете.

28.08.2009 Е. М. Бородейко

(подпись)

АО «Дизель»

ПРИКАЗ

24.12.2002 №114

г. Минск

О рабочем времени и организации

оплаты труда

Во исполнение постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь «Об установлении расчетной нормы рабочего времени на 2003 год» от 23.10.2002 г. №137,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести в 2003 г. расчет часовых тарифных ставок работников предприятия исходя из среднемесячного количества расчетных часов в 2003 г. при пятидневной 40-часовой рабочей неделе, составляющей 167,9 часов.

2. Продлить действие п. 1 приказа генерального директора « О продлении действия Положения о материальном поощрении и организации оплаты труда работников» от 11.12.2001 г. № 261 с 01.01.2003 г. на срок не более тридцати дней от даты проведения первого собрания акционеров.

3. Выплатить работникам АО «Дизель» аванс в размере 45% месячного тарифа и оклада за декабрь 2002г.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Гаврилюк Т. Р.

Генеральный директор Л. Д. Голенков

(подпись)

В дело 02-09

(подпись)

25.12.2002

ОАО «Крона»

ПРИКАЗ

04.07.2009 № 23-к

г. Минск

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

БАХМУТСКУЮ Людмилу Владимировну на должность заведующей складом готовой продукции с 07.07.2009 с окладом 620000 рублей с полной материальной ответственностью.

Основание: 1. Заявление Бахмутской Л. В. от 06.07.2009.

2. Трудовой договор от 07.07.2009 № 69 (ст. 405-406 ТК).

2. ПЕРЕВЕСТИ:

ОБУХОВИЧ Максима Викторовича, главного электрика, с 08.07.2009 на более легкую работу - вахтером производственного корпуса на один год по состоянию здоровья с оплатой труда в размере не менее среднемесячного заработка перед трудовым увечьем, в связи с производственной травмой, в соответствии со ст. 30-34 ТК РБ.

Основание: 1. Медицинское заключение.

2. Согласие Обухович М.В.

3. ОТОЗВАТЬ:

ПОТАПЕНКО Ольгу Григорьевну, бухгалтера расчетной группы, отозвать с 05.07.2009 для составления полугодового отчета. Неиспользованную часть отпуска в количестве 10 дней предоставить, с согласия работника с 01.09.2009 по 10.09.2009 в соответствии со ст. 175 ТК РБ.

Основание: 1. Производственная необходимость.

2. Заявление Потапенко О. Г. о согласии на отзыв из отпуска.

Директор В.И. Гаврилюк

(подпись)

Начальник отдела кадров

Р. А. Кралин

(подпись) 04.07.2009

С приказом

ознакомлены: Л. В. Бахмутская

(подпись)

09.07.2009

М. В. Обухович

(подпись)

09.07.2009

О. Г. Потапенко

(подпись)

09.07.2009

В дело 15-09

П. А. Скворцов

(подпись)

09.07.2009

Формулировки записей в трудовую книжку

1. для Бахмутской Л.В.

2. для Обухович М. В.

Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ

ответственностью «Кронабанк» Директор

О.М.Жук

(подпись)

22.07.2009

АКТ

20.07.2009 № 16

г. Минск

О списании имущества

Основание: приказ председателя правления от 25.03.2009 № 32

Составлен комиссией:

Председатель - заместитель директора О. А. Голуб

Члены комиссии:

1. Главный бухгалтер А. Р. Самохвал

2. Главный специалист отдела кредитования физических лиц

К. В. Клицунова

Присутствовали:

1. Консультант К. В. Киселева

2. Кассир К. А. Александрова

В период с 19.07.2009 по20.07.2009 комиссия провела работу по установлению непригодного к дальнейшему использованию имущества.

Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию в связи с непригодностью для использования.

Составлен в 2(двух) экземплярах:

1-й экземпляр - в дело 09-02

2-й экземпляр - в отдел кредитования физических лиц

Приложение: перечень подлежащего списанию имущества на 3 (трех) л. в 2 (двух) экз.

Председатель комиссии О. А. Голуб

(подпись)

Члены комиссии: А. Р. Самохвал

(подпись)

К.В.Клицунова (подпись)

С актом ознакомлены: К. В. Киселева

(подпись)

20.07.2009

К.А.Александрова

(подпись)

20.07.2009

4. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела

В состав личного дела включаются следующие документы:

? внутренняя опись документов личного дела;

? личный листок по учету кадров;

? дополнение к личному листку по учету кадров;

? автобиография;

? копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

? заявление о приеме на работу;

? копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначения на должность).

Дополнение к личному листку по учету кадров

Фамилия Тарасова__________ Имя __Мария__________ Отчество __Сергеевна_______

Данные о работе после заполнения личного листка

2.Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка.

(В данном разделе производятся отметки о следующих учетных сведениях: награждение правительственными наградами, присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование, знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных органов)

ООО «Институт экономики» УП «Завод вычислительной техники»

Генеральному директору

Пр. Я. Купалы, 72, офис 2 г-ну С.А. Григорьеву

Гродно, 230003, Республика Беларусь

Тел./ факс (015) 75 60 36 Ул. Ленина, 46, 110340

E-mail: ec_inst@mail.ru г. Москва, Россия

Р/с 3010003264871 в филиале №504

ОАО «АСБ Беларусбанк» г. Гродно

МФО 325654, код 524

УНН 101126943

05.09.2009 №02-10/56

На №02-10/42

Уважаемый Сергей Андреевич!

Подтверждаем получение Вашего письма №1 от 01.09.2009 с приложенными каталогами; материал направлен нашим заказчикам; в случае проявления ими интереса к вашим изделиям мы сообщим вам об этом.

Директор А.П. Прокин

(подпись)

Н. Л. Лесковец

(015) 54 87 94

Отправлено письмо

№ 2-10/111 от 08.09.2009 УП «Завод вычислительной

техники»

Вх. № 95

Let. 2-10/111 09.09.2009

AKZO n.v.

Velperweg 76, P.O Box 9300, 6800 SB Arnhem, the Netherlands

Tel. 1 500 3652456, Fax. 1 500 3652457

Your ref. VG/LN/865

Our ref. CN/FK/3652

10 July 2009

Cronabank

220075 Nemiga str,23

Minsk, Republic of Belarus

Уважаемые господа,

в соответствии с контрактом № 23 от 22 марта 2009 г. мы командировали в вашу страну высококвалифицированных специалистов для оказания помощи в составлении задания на проектирование горно-обогатительного комбината и проведении геологических изысканий в районе строительства.

Оплата услуг по контракту должна производиться вами ежеквартально против наших счетов с приложением подробной калькуляции.

Однако наш счет был оплачен частично. Вы уменьшили сумму счета без согласования с нами, что противоречит статье 22 контракта.

Направляя вам настоящее письмо с приложением калькуляции, в котором нами отмечены не оплаченные вами суммы, просим рассмотреть его в возможно короткое время и оплатить возникшую задолженность.

Одновременно просим вас принять самые действенные меры по улучшению условий труда наших специалистов, что также предусматривается контрактом.

В ожидании скорейшего ответа, с уважением, Andrew Rudkov

Manager

Министерство финансов УТВЕРЖДАЮ

Республики Беларусь Генеральный

Открытое акционерное директор ОАО

общество (подпись)

«Монолит» Р. Л. Лынько

25.12.2007

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

22.12.2007 № 01-02

г. Минск

на 2008 год

Зав. секретариатом Т.П. Васильева

23.12.2007 (подпись)

Зав. архивом И.Г. Шуста

23.12.2007 (подпись)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО Протокол ЭПК отдела

«Монолит» по архивам и

24.12.2007 №2 делопроизводству

Председатель ЭК (подпись) Минского облисполкома

25.12.2007

Председатель ЭПК (подпись)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2007 году

в открытом акционерном обществе «Монолит»

Зав. секретариатом (подпись) Т.П. Васильева

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Делопроизводитель (подпись) О.А. Бразговка

5. Средства обработки документов

Средства обработки документов Адресовальные машины