Анализ делопроизводства СПК "Климушинский"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров. Тема делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия. Таким образом, целью курсового проекта является систематизация, закрепление и углубление теоретических знаний по делопроизводству на примере хозяйства СПК «Климушинский».

Задачи курсового проекта:

1. Изучить номенклатуру дел хозяйства.

2. Рассмотреть порядок оформления (регистрации) документов, поступающих в хозяйство.

3. Проследить последовательность прохождения документов и обработки до сдачи их на хранение.

4. Разработать мероприятия по совершенствованию ведения делопроизводства.

оформление регистрация документ продукция



1. Теоретическая часть

1.1 Развитие делопроизводства

Документ - это информация, записанная на материальном носителе любым способом, изданная или полученная юридическим или физическим лицом для использования в своей деятельности.

Движение документов - это движение управленческой информации для выполнения функций управления, принятия решений и их претворения в жизнь.

Делопроизводство - совокупность работ по документированию управленческой деятельности и организации документооборота.

При создании документов необходимо соблюдать принцип достаточности и неизбыточности.

Культура работы с документами определяет уровень организационной культуры на предприятии и обеспечивает повышение эффективности управления.

Документооборот - это регламентированная схема движения документов по пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами.

Требования к документообороту:

1. Прямоточность движения (либо сверху вниз - нисходящее, либо снизу вверх - восходящее, без создания петель).

2. Избирательность в распределении документов в соответствии с функциональными обязанностями.

3. Необходимость и достаточность маршрута.

4. Единообразие маршрута.

Основными нормативными документами в организации, которые регламентируют документооборот, являются инструкция по делопроизводству и номенклатура дел.

Документооборот - одна из функций организации.

Документооборот состоит из следующих документопотоков:

1. Входного, состоящего из документов вышестоящих организаций, органов власти и управления, подведомственных организаций, неподчиненных организаций (организаций, существующих во внешней среде параллельно), контролируемых организаций, граждан.

2. Выходного, состоящего из информации, направляемой из организации во внешнюю среду.

3. Внутреннего, состоящего из документов, циркулирующих между подразделениями и отдельными исполнителями внутри организации.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функцией организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

1.2 Организация документооборота

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

На предприятии существует следующая организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

- организационные документы;

- распорядительные документы;

- информационно-справочные документы.

На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

Все документы, поступающие на предприятие, проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения принимает к обработке только правильно оформленные документы. В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, когда по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов:

- направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Н заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер по совершенствованию работы с документами.

1.3 Регистрация документов

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

- порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

- индекс по номенклатуре дел.

1.4 Контроль исполнения документов

Функция контроля исполнения возлагается на ответственного за делопроизводство, а также на линейных руководителей, которые несут ответственность за своевременное выполнение решений, относящихся к сфере их компетенции.

Формальный контроль делится на:

1. Предварительный, который имеет активное управленческое влияние на ход исполнения документов и регулирует процесс подготовки и принятия решения. Предварительный контроль отслеживает те процедуры, которые предшествуют принятию решения.

2. Итоговый, проводится службой делопроизводства периодически и обеспечивает сбор и обработку аналитической информации об исполнительной дисциплине предприятия.

Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения, составления ответов, внесения изменений в нормативные и инструктивные документы.

Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и сроки.

Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения указывается в инструкции по делопроизводству и содержит наиболее важные с точки зрения целей организации виды документов.

В технологии контроля исполнения выделяются 4 этапа:

1. Постановка на контроль.

2. Ведение контроля.

3. Снятие с контроля.

4. Анализ исполнительской дисциплины.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюциях и в случаях сообщения результатов заинтересованным учреждением или наличием документального подтверждения исполнения документа.

При организации делопроизводства в системе управления следует исходить из того, что документооборот - одна из важнейших обслуживающих функций, которая должна выполняться специальной службой или специально выделенными сотрудниками. Функцией такой служит документационное обеспечение деятельности учреждения, куда входят прием, учет, распределение, печать и размножение, а также отправка документов, контроль за их исполнением, формирование дел, текущее хранение, подготовка дел к сдаче в архив.

Следующая функция - это организационно-методическое руководство делопроизводством подразделения, техническое и программное обеспечение системы делопроизводства и обучение и подготовка сотрудников по ведению документов.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

- формирование картотеки контролируемых документов;

- направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;

- выяснения в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

- сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

- снятие документов с контроля по указанию руководителей;

- формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.



2. Организационно - экономическая характеристика СПК «Климушинский»

2.1 Деятельность хозяйства

СПК «Климушинский» - это сельскохозяйственный производственный кооператив, т.е. организация созданная гражданами на основе добровольного членства для совместной деятельности по производству, переработке, сбыту сельскохозяйственной продукции, основанный на объединении их паевых взносов с целью удовлетворения материальных и других потребностей членов кооператива, а также получения прибыли.

СПК «Климушинский» осуществляет деятельность по разведению крупного рогатого скота черно-пестрой породы разных поколений а, также по выращиванию зерновых культур и многолетних трав.

Управление кооперативом осуществляет общее собрание, Правление во главе с председателем.

От реализации молока и мясопродукции в 2010 году в СПК ”Климушинский” было получено 60,6% и 25,35 выручки соответственно. К тому же молоко и мясопродукция являются основной продукцией, позволяющей ежедневно иметь денежные поступления. Поэтому система ведения молочного и мясного скотоводства должна обеспечить стабилизацию поголовья коров, повышение продуктивности. Для улучшения этих показателей в хозяйстве необходимо разработать мероприятия по увеличению производства молока и мясопродукции.

Кооператив является юридическим лицом, имеет расчетный, валютный и другие счета в учреждениях банков, самостоятельный баланс, печать со своим наименованием. В своей деятельности кооператив руководствуется настоящим Уставом и действующим законодательством. Имущество кооператива составляют его основные фонды и оборотные средства, также акции, ценные и приравненные к ним бумаги. Уставный фонд кооператива составляет 1000 млн. рублей.

Для занятия данной деятельностью лицензий или другого разрешения государственных органов не требуется. Слабым местом сельскохозяйственного производства является, прежде всего, изменчивость погодных условий, которые во многом определяют результаты деятельности хозяйств и их финансовое состояние. Еще одно слабое место - сезонный характер производства и сбыта продукции. Реализовывается продукция по установленным государственным закупочным ценам.

Производственную деятельность кооператив осуществляет через имеющиеся структурные подразделения:

- 4 производственных участка;

- 3 фермы по выращиванию и откорму крупного рогатого скота

Производственно-финансовая деятельность СПК «Климушинский».

Результаты производственной и финансовой деятельности СПК

« Климушинский»

Таблица 1.

Вид продукции	Ден. выручка, тыс. руб.	Полная себест-ть реализ. прод-ции, тыс. руб.	Прибыль(+), убыток (-), тыс. руб.	Уровень рентабельности (убыточности) ,%
	2006	2007	2008	2009	2010	2006	2007	2008	2009	2010	2006	2007	2008	2009	2010	2006	2007	2008	2009	2010
Зерновые и з/б:	2147	1664	1327	2040	3053	2448	1598	1525	2266	1807	-301	66	-198	-226	1246	-12,3	4,13	-12,98	-9,97	69
В т. ч: пшеница	1811	1362	1185	1928	3053	2162	1336	1347	2164	1807	-351	26	-162	-236	1246	-16,2	1,95	-12,03	-10,9	69
Рожь	242	302	22	-	-	213	262	21	-	-	29	40	1	-	-	13,6	15,27	4,76	-	-
Овес	94	-	120	112	-	73	-	157	102	-	21	-	-37	10	-	29	-	-23,57	9,8	-
Пр. прод-я растениев-ва	82	13	12	4	45	49	13	13	16	30	33	-	-1	-12	15	67,3	-	-7,69	-75	50
Продолжение таблицы 1
Итого прод-я растен-ва	2333	2800	1715	2464	3866	2586	2285	1941	2665	2260	-253	515	-226	-201	1606	-10	22,54	-11,64	-7,54	71
КРС	2040	3776	196	265	226	3371	6627	432	462	362	-1331	-2851	-236	-197	-136	-39,5	-43,02	-54,63	-42,64	-37,6
Молоко цельное	9468	10967	11871	16077	20754	9673	9069	10764	14369	16641	-205	1898	1107	1708	4113	-2,1	20,93	10,28	11,89	24,7
Мясо и мясопрод-я( в расчете на ж. м.)-всего:	12091	12116	10565	9323	8655	11869	11685	10869	10332	10944	222	431	-304	-1009	-2289	1,9	3,69	-2,8	-9,76	-21
В т. ч: КРС	12091	12116	10565	9323	8655	11869	11685	10869	10332	10944	222	431	-304	-1009	-2289	1.9	3.69	-2,8	-9.76	-21
Итого прод-я животнов-ва	23632	29926	22662	25713	29668	24939	24417	22101	25194	27977	-1307	-491	561	519	1691	-5,2	-1,79	2,54	2,06	6,0
Работа и услуги	166	551	603	221	724	175	246	567	134	2598	-9	305	36	87	-1874	-5,1	123,98	6,35	64,82	-72,1
Всего по хозяйству	26131	30277	24980	28398	34258	27700	29948	24609	27993	30575	-1569	329	371	405	3683	-5,7	1,1	1,51	1,45	12

Анализируя хозяйственно-финансовую деятельность предприятия, можно сделать следующие выводы: хозяйство работает с прибылью (в отчетном году она равна 3683 тыс. руб.), рентабельна как в отрасли растениеводства, так и животноводства, несмотря на высокие цены на удобрения, горюче-смазочные материалы, среднюю урожайность (24,9ц/га) и другие факторы.

2.2 Экономическая характеристика объекта исследования

Отрасль сельскохозяйственного производства является стратегически важной и социально значимой, так как здесь производятся продукты питания и сырье для многих отраслей промышленности.

На техническом вооружении кооператива имеется 70 тракторов, 11 зерноуборочных комбайнов (КЗС-I0К, КЗР-I0 - 3, Лида-1300 - 4, Лексион, Джон-Дир), 2 кормоуборочных комплекса (КСК-I00А, Ягуар).В СПК «Климушинский» применяются передовые технологии земледелия.

Что касается отрасли растениеводства хозяйства, то среди зерновых культур наибольшее количество площади отведено под пшеницу, ячмень. Это обусловлено как потребностью в кормах, так и тем, что это наиболее урожайные культуры в условиях хозяйства.

Специалистами и работниками цеха растениеводства постоянно проводится работа по повышению культуры земледелия. На l га сельхозугодий планируется в 2011 году внести 2,6 ц минеральных удобрений в действующем веществе, на 1 га пашни - 3,3 ц. Проводится известкование кислых почв, внедряются перспективные сорта сельскохозяйственных культур. Данные мероприятия способствуют получению стабильных урожаев.

Из экономической оценки сельскохозяйственных культур видно, что наиболее продуктивными кормовыми культурами по урожайности являются многолетние травы на сено, а также овес, рожь, пшеница.

Удой на 1 корову за 2007 год составил 5125 кг, план на 2008 год - 5280 кг; среднесуточный привес КРС - 620 грамм, план - 650 грамм.

Крупный рогатый скот СПК «Климушинский» содержится в типовых коровниках. Организована работа на ферме односменная двух цикличная. Кормление животных двухразовое. Обычно суточный объем кормов делится на две части.

Основная часть рациона распределяется в настоящее время по кормушкам тракторными раздатчиками «Хозяин». Поят животных из автопоилок ПА -1, одна поилка на двоих животных.

Содержание животных в зимний период - стойловое, в летний стойлово-пастбищное. В зимний период в хозяйстве организованы длительные прогулки коров с целью укрепления здоровья, повышения продуктивности и воспроизводительной способности. Интенсивное ведение скотоводства возможно только при наличии в хозяйстве прочной кормовой базы, которая способна обеспечить животных необходимым количеством полноценных кормов. Рациональное полноценное кормление способствует увеличению продуктивности скота и повышению качества продукции. В скотоводстве применяют разнообразные виды кормов, отличающиеся как вкусовыми, так и физическими свойствами, химическим составом, содержанием аминокислот, витаминов.

Хозяйство имеет возможность обеспечивать кормами все поголовье содержащихся животных.

Основными направлениями инвестиций являются: приобретение техники, реконструкция молочно-товарной фермы в д.Сеготь, а также строительство трех одноквартирных жилых домов в д. Климушино. Реконструкция молочно-товарной фермы д.Сеготь СПК «Климушинский» Пучежского района обеспечит применение интенсивных технологий производства продукции при одновременном снижении экологической нагрузки на окружающую среду, а также уменьшение затрат в расчете на единицу продукции и высокий уровень конкурентоспособности.

Основными каналами реализации продукции СПК «Климушинский» являются:

- реализация Пучежскому Сыродельному заводу

- реализация населению;

- реализация прочим предприятиям.

2.3 Делопроизводство в системе управления хозяйством

В хозяйстве практически вся входящая и исходящая информация документируется. Главный экономист хозяйства имеет отдельный кабинет, в котором находятся огромные стеллажи для учета и хранения входящей и исходящей документации (различного рода договора, справки, постановления, должностные инструкции, годовые отчеты и т.д.)

Специалист по кадрам оформляет и документирует личные дела каждого работника хозяйства. Ведет учет руководителей хозяйства, специалистов и работников (постоянных и сезонных).

Перечень должности руководителей, специалистов, работающих в СПК «Климушинский»:

-Председатель СПК

-Инженер по охране труда

-Специалист по кадрам

-Гл. экономист

-Гл. бухгалтер

-Зам. гл. бухгалтера

-Кассир-бухгалтер

-Бухгалтер

-Зам. председателя по животноводству, гл. зоотехник

-Гл. ветврач

-Гл. энергетик

-Зоотехник-селекционер

-Бригадир производственной бригады в животноводстве

-Фельдшер

-Зам. председателя по растениеводству, гл. агроном

-Начальник с/х участка

-Агроном

-Зав. столовой

-Зам. председателя по механизации, гл. инженер

-Зав. мастерскими

-Инженер ЖКХ



3. Анализ делопроизводства СПК «Климушинский »

3.1 Номенклатура дел

Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия составляется номенклатура дел.

Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел хозяйства разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование хозяйства; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: "Общая переписка", "Разные документы" и т.п. не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дел образует следующие элементы:

название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.);

название предприятия или его структурного подразделения;

адресат или корреспондент документа;

краткое содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на количество копий документов дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени, на который составлены документы, вид документа (план, отчет).

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру с индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.

3.2 Формирование дел

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

- по номинальному признаку;

- по предметно-вопросному признаку;

- по корреспондентскому признаку и т.д.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (например, "Документы по вопросам повышения качества продукции").

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора.

Для группировки переписки используется корреспондентский признак.

При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (например, "Переписка с предприятиями Ивановской области по вопросам поставки сельскохозяйственной продукции").

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (например, "Квартальные отчеты об основной деятельности хозяйства и квартальных вложениях").

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо учитывать следующие требования:

документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

-подлинники отделять от копий;

-годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;

-утвержденные документы - от их проектов;

-включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело имеют подписи, дату, индекс, копии - заверительную подпись, отметку "В дело".

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.

Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Лицевые счета сотрудников хозяйства по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности хозяйства, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

3.3 Подготовка документов к хранению

Значение и практическая ценность документов предприятия различны.

Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

В задачи архива входят:

-прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

-информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

-организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая "судьба" документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. Экспертная комиссия является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по "Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения".

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы:

1. Организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в государственные архивы.

2. Предприятия, организации вспомогательных органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.

Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, так как в ней указаны сроки хранения дел.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документов значения не имеют.

К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся, прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний и т.д.)

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:

-дела по личному составу;

-дела по основной (производственной) деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Акты и описи составляются и подписываются членами экспертной комиссии, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

Документы долговременного и постоянного хранения могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.



4. Пути совершенствования делопроизводства в анализируемом хозяйстве

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в данном хозяйстве.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных целей хозяйства.

Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

- для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, то есть минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов;

- для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).



Заключение

СПК «Климушинский» является многоотраслевым сельскохозяйственным предприятием с молочно-мясным животноводством, выращиванием зерновых, кормовым производством.

Для совершенствования делопроизводства в системе управления данного хозяйства необходимо четко разграничивать обязанности каждого специалиста по ведению документации.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

В исследуемом хозяйстве работе с документами отводится значительное количество времени, для того, чтобы весь документооборот занимал минимальное количество времени с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Необходимо руководителю разрабатывать текущие планы руководства и управления, где необходимо отражать текущие и длительные мероприятия развития организации: совершенствование стиля и методов работы, анализ собственных ошибок, организация труда коллектива, что в данном хозяйстве делается не всегда.

По данным планам служба документационного обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников.



Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997.

2. Алексеев В.В., Агаев Б.В., Сагдеев М.А. Агропромышленный менеджмент.- Учеб. пособие.- М.: Издательско- Консалтинговое Предприятие «ДеКА», 2003.

3. Гончаров В.И. Менеджмент: Учебник.- Мн.: «Мисанта», 2003.

4. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник 3-е изд. М.: «Юнити», 2003.

5. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей "Тандем". Изд.-во Экмос, 1999.

6. Документы и делопроизводство: справочное пособие. М.: Экономика, 1997.

7. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. руководство. 7-е изд., стереотип.- Мн.: ТетраСистемс, 2003.

8. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебник.- Мн.: БГЭУ, 1996 (2003).

9. Королев Ю.Б., Коротнев В.Д., Кочетова Г.Н., Никифорова Е.Н. Менеджмент в АПК.- Учебник.- М.: Колос, 2000.

10.Пиличев Н.А. Управление агропромышленным производством.- М.: Колос, 2000.

11. Управление персоналом организации: Учеб. / Под ред. А.Я. Кибанова. М., 1997.

12. Управление персоналом организации: Учеб. / Под ред. А.Я. Кибанова. М., 1997.

13. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие - 2 изд. - М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.

Размещено на Allbest.ru