Информационное обеспечение учета продажи товаров на предприятии

9

100

Содержание

Введение

1. Технология учета продажи товаров на предприятии в системе "Trade Assistant"

1.1 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

1.2 Формализация расчетов

1.3 Анализ существующих разработок

2. Информационное обеспечение задачи учета продажи товаров

2.1 Информационная модель и ее описание

2.1.1 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации для получения новой отчетной формы "Прайс-лист по наличию товаров"

2.2 Разработка информационно-логической модели данных, обеспечивающей бухгалтерский, оперативный и количественно-суммовой учет продажи товаров

2.2.1 Программное обеспечение

2.2.2 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов для обеспечения передачи данных из программы "Trade Assistant" в программу "Инфо-Бухгалтер"

3. Обоснование экономической эффективности

Заключение

Список литературы

Введение

Торговля - обширнейшая область предпринимательской деятельности и сфера приложения труда - получила в последние годы новые импульсы своего развития. В нее влилось много новых предприимчивых людей, в ряде случаев коренным образом поменявших профессию и жизненные ориентиры. От рядовых спекулятивных торговых операций и "челночно-палаточного бизнеса" многие предприниматели перешли уже к более высокой стадии торговой деятельности, организовав индивидуальные или коллективные предприятия. Менеджерам таких предприятий приходится ежедневно сталкиваться с множеством проблем организационного, экономического и финансового характера, которые приходится решать интуитивно, методом "проб и ошибок", приобретая постепенно практический опыт.

Однако умение грамотно, а главное, эффективно торговать это тонкое искусство, в котором полагаться лишь на небольшой практический опыт, здравый смысл и интуицию сейчас уже недостаточно. Процесс насыщения потребитель кого рынка товарами и возрастание конкуренции потребуют от тех, кто недавно влился в этот бизнес и хочет надолго в нем остаться, глубоких и всесторонних знаний его основ в разрезе различных аспектов торговой деятельности.

Переучиваться необходимо и многим работникам торговли большим стажем, которые после приватизации предприятий остались наедине с рынком, без опеки специалистов своих бывших торговых объединений и других и управленческих структур. Многие полученные ими «еще в той экономике» знания и практические навыки вступили в противоречие с современной рыночной практикой, не соответствуют новым условиям хозяйствования и коммерческим возможностям, и, следовательно, требуют существенного изменения.

1. Технология учета продажи товаров на предприятии в системе «Trade Assistant»

Оперативный и количественно-суммовой учет продаж товаров на предприятии ведется с помощью программного комплекса Trade Assistant. Схема организации учета продаж на предприятии представлена на рис. 6.

Рис. 6. Структурная схема организации учета продаж

Trade Assistant представляет собой комплексную систему управления торговой организацией. Он предназначен для оперативного управления и контроля за состоянием товарно-материальных запасов на складах и денежных средств на расчетных счетах, ведения полного баланса с партнерами, а также для всестороннего анализа информации, накопленной в базе данных системы. Компьютеры отдела закупок и сбыта, отдела выписки и кассы объединены в локальную сеть.

В ее возможности входит:

Подготовка документов на поставку и отпуск товаров в формате, заданном пользователем;

Резервирование товаров на складе при выписке счетов;

Возможность отследить сроки оплаты выписанных счетов;

Регистрация пользователей при оформлении всех документов;

Развитая система разграничения доступа;

Работа в различных валютах и гибкость при учете меняющегося курса валют;

Получение справок по наличию и движению товаров;

Ведение полного баланса с партнерами и анализ динамики отношений с ними;

Классификатор товаров и клиентов неограниченной глубины вложенности;

Ведение многоколоночного прайс-листа и гибкая система скидок;

Средства работы с услугами;

Анализ движения товаров по складам, группам товаров, поставщикам, покупателям и т.д.;

Анализ эффективности работы персонала;

Расчет прибыли и рентабельности в целом по компании и отдельно по складам, по товарам, по группам товаров и т.д.;

Экспорт и импорт данных в формате CSV, обеспечивающий интерфейс с другими системами;

Разнообразная настройка справочных таблиц с использованием фильтров, сортировки данных, редактированием набора колонок;

Настройка базы данных на специфику пользователя;

Возможность самостоятельно создавать и редактировать бланки выходных документов и включать в них графические и сканированные изображения, формулы и таблицы.

При продаже товаров можно оформить документы трех типов: предварительный заказ, резерв, отгрузка. При предварительном заказе не обязательно наличие товара на складе и не происходит резервирование заказанных товаров. При оформлении резерва также не обязательно наличие необходимого количества товара на складе, но заказанный товар резервируется. При оформлении накладной, напротив, необходимо наличие достаточного количества товара на складе, в противном случае Trade Assistant не позволит завершить операцию и выдаст сообщение об ошибке. При оформлении накладной происходит списание товара со склада по средневзвешенной цене. Общая сумма накладной записывается также на баланс клиенту. Все три типа документов легко могут быть преобразованы один в другой. Если предварительный заказ преобразовывается в резерв или накладную, то заказанный товар соответственно резервируется или списывается со склада. При преобразовании накладной в резерв или предварительный заказ товар снова приходуется на склад. Из одного документа на резервирование может быть сделано несколько накладных.

При оформлении накладных система следит за тем, чтобы товар, указанный в накладной, присутствовал в достаточном количестве на складе, а также за тем, чтобы не был превышен кредит, установленный для каждого покупателя.

При продаже товаров пользователь имеет оперативную информацию о том, когда и на кого был зарезервирован требуемый товар, а также может видеть наличие товара на всех складах системы, в том числе и наличие товара, находящегося в пути от поставщика.

Система с самого начала разрабатывалась под Windows. Это позволило разработчикам избежать недостатков, присущих многим системам, которые сначала были реализованы под DOS, а потом переписаны под Windows. Такие системы, к сожалению, очень часто невольно копируют идеологию DOS и не пользуются преимуществами Windows. Trade Assistant, напротив, широко использует все преимущества этой операционной системы: большое количество открытых одновременно окон, широкое использование "горячих кнопок" (так называемых "иконок"), возможности настройки таблиц, легкость обмена информацией с другими системами. Trade Assistant работает как в операционной системе Windows 3.11 (или Windows 3.1), так и в Windows 95 или Windows NT.

Система автоматизирует работу персонала, занятого непосредственно в отделе закупок и сбыта: прием заказов, выписку счетов, накладных, регистрацию платежей и выписку соответствующих документов. Она берет на себя целый ряд контрольных функций и функций, автоматизирующих труд пользователя: автоматически проставляет срок оплаты счета и выходные цены в счетах и накладных в зависимости от категории покупателя, следит за тем, чтобы не был продан отсутствующий на складе товар, и за тем, чтобы не был превышен установленный клиенту кредит, выдает предупреждение, если в накладную включается товар по цене, ниже себестоимости или продается товар из резерва. Все документы печатаются автоматически, при этом система следит за тем, чтобы были заполнены все необходимые атрибуты. [1]

В системе имеется классификатор товаров, который не только существенно облегчает поиск нужного товара, но и дает возможность подобрать аналоги, если какой-то товар в данный момент отсутствует.

Очень важным является то обстоятельство, что система обладает возможностями настройки, позволяющими учитывать специфику торговли в различных компаниях, а также индивидуальные запросы пользователей.

Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, приходный ордер, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Все документы хранятся в базе данных системы. Кроме того, в базу данных Trade Assistant входят Справочники, содержащие вспомогательную информацию об объектах, с которыми работает система: справочники товаров, поставщиков и покупателей, складов, расчетных счетов и валют.

Предусмотрен ряд команд, обеспечивающих работу со справочниками. Можно добавить запись в справочник, отредактировать присутствующую там запись или же удалить ее из справочника, а также отсортировать записи в удобном для него порядке. При работе со справочником товаров (номенклатурой товаров) для удобства поиска можно дополнительно отфильтровать товары по заданной совокупности признаков.

Кроме основных полей все справочники и документы могут содержать настраиваемые дополнительные поля. Дополнительные поля могут быть числовыми, текстовыми или иметь тип "дата". Количество дополнительных полей, их название, тип и размер определяется Администратором при создании компании.

Основные операции в системе Trade Assistant подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка товаров, Возврат товара, Перемещение товаров со склада на склад и Корректировка наличия товаров на складе.

Общая схема выполнения этих операций такова. На экране компьютера пользователь заполняет предложенную ему форму документа, где указывает наименование товаров, их количество, стоимость, поставщика или получателя товаров, склад, с которого производится операция, и дату оформления документа.

При оформлении документов Система Trade Assistant позволяет использовать различные валюты, но весь учет ведется в базовой валюте. Стоимость товаров можно указать как в базовой валюте, так и в любой другой, предварительно с одного расчетного счета на другой. К ним относятся операции Расчеты с покупателями, Расчеты с поставщиками и Перевод денег со счета на счет.[1]

Общая схема выполнения этих операций такова: пользователь заполняет предложенную ему валюту, установив ее текущий курс по отношению к базовой. При желании, пользователь может изменить вид валюты или же текущий курс, и тогда стоимость всех товаров будет пересчитана.

Оформленный документ пользователь может распечатать в виде накладной, счета и т.п. и/или записать в базу данных. При этом изменяется количество товаров на складе, пересчитывается их себестоимость и другие характеристики.

При выполнении расчетно-денежных операций происходит регистрация денег, полученных от покупателей и денег, заплаченных поставщикам, а также перевод денег форму документа, где указывает расчетный счет, на который поступают или с которого списываются деньги, контрагента (плательщика или получателя) и оплаченную сумму. Выбранный расчетный счет автоматически определяет валюту, в которой производится оплата. Если эта валюта не является базовой, то пользователь должен указать ее курс по отношению к базовой. По умолчанию этот курс берется из справочника валют.[1]

При выполнении расчетно-денежных операций указанная в документе сумма зачисляется на баланс контрагента и изменяется количество денег на выбранном расчетном счете. Кроме того, оплаченную сумму можно распределять по накладным контрагента. При этом оплаченная сумма не обязательно должна в точности соответствовать сумме, указанной в накладной. Если эта сумма больше, чем сумма накладной, то их разность составляет остаток от платежа, который может быть распределен по другим накладным или же просто зачислен на баланс контрагента. Если же сумма меньше суммы накладной, то эту накладную можно закрыть частично, а при поступлении недостающей суммы денег закрыть ее полностью.

Таким образом, Trade Assistant дает возможность разными способами учитывать деньги, поступающие от плательщиков: они могут в точности соответствовать сумме отпущенных товаров или же поступать произвольными порциями, в качестве предоплаты или же оплаты уже после отгрузки товаров. На оплату накладных после отгрузки товара требуется специальная санкция Администратора. Если такой санкции нет, то при Продаже товаров система контролирует пользователя, выписывающего накладную, и следит за тем, чтобы накладные не были выписаны "в долг", т.е. при отрицательном балансе контрагента.

Любой оформленный ранее документ можно вызвать из базы данных и распечатать, отредактировать или удалить.[2]

1.1 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

В данном дипломном проекте рассматривается разработка новой отчетной формы Прайс-лист по наличию товаров, разработка информационно-логической модели данных, обеспечивающей бухгалтерский, оперативный и количественно- суммовой учет продажи товаров.

Новая отчетная форма разрабатывается в существующей программе Trade Assistant с помощью Генератора отчетов. Наличие на фирме такой отчетной формы позволит сократить время работы с клиентами. Это приведет к расширению круга клиентов, и соответственно, к увеличению прибыли.

Данную отчетную форму рекомендуется получать ежедневно.

Автоматизация передачи данных из торговой программы значительно облегчит работу бухгалтерии. Вместо того, чтобы постоянно ходить за документами в отдел выписки, к кассиру и в отдел закупок и сбыта к менеджерам необходимую информацию бухгалтерия сможет получать прямо на рабочем месте.

Источником поступления информации для разработки отчетной формы Прайс-лист по наличию является Справочник товаров.

Источниками поступления информации при передаче данных из торговой программы в бухгалтерскую являются накладные из книги продаж в Trade Assistant, а также все виды справочников в Trade Assistant при экспорте данных.

1.2 Формализация расчетов

Формализованное моделирование осуществляется по определенным правилам. Согласно правилам по каждому экономическому показателю выявляются реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Им присваиваются условные обозначения: реквизитам-основаниям заглавные буквы, реквизитам-признакам строчные буквы. Экономический показатель выражается в виде совокупности обозначений. Взаимосвязи показателей представляются в виде формул. Совокупность формул отражает инфологическую модель решения задачи.

При разработке отчета «Прайс-лист по наличию» за основной принимаем справочник товаров. В отчет включаются следующие колонки:

название;

изготовитель;

оптовая цена;

оптовая цена от 50 тысяч рублей;

количество в коробке.

Таблица 10. Формализованное описание входного показателя

№ п/п	Наименование входного показателя	Идентификатор входного показателя	Наименование документа	Тип поля	Длина
1	Количество товара на складе	QTY	Текущие складские остатки	Числовое	6
2	Зарезервированный товар	RSRV	Текущие складские остатки	Числовое	4

Таблица 11. Формализованное описание выходного показателя

№ п/п	Наименование выходного показателя	Идентификатор выходного показателя
1	Прайс-лист по наличию	(QTY - RSRV) > 0

Если товар есть на складе, но зарезервирован или его вообще нет он автоматически исчезает из прайс-листа.

1.3 Анализ существующих разработок

Среди представленных на российском рынке систем автоматизации торговли можно отметить предложения фирм "Tandem-Soft" ("Торговля и учет" для Windows), "Эйс" ("Гепард"), "1С" (1С:Торговля"), "Информационные системы и технологии (система "Аспект"), "КомТех", "Атлант-Информ" (система "Садко"), "Парус", "Мета" (Комплекс автоматизации в розничной торговле), "Интеллект-Сервис", "Инфин", "Веста-С" (Управление товарооборотом на базе системы StorS). Анализ перечня свидетельствует об активности фирм, разрабатывающих бухгалтерские программы. [6]

Бухгалтерия ООО "Мастер-СД" для ведения бухгалтерского учета использует программу "Инфо-Бухгалтер"

Программа «Инфо-бухгалтер» фирмы «Информатик» относится к классу «Мини-бухгалтерия», но обладает многими интересными функциональными и техническими возможностями, которым бы могли позавидовать некоторые большие комплексы. Программа благодаря своим особым качествам (удобству в работе, гибкости, наглядности и простоте освоения, наличию пополняемых встроенных справочников, подсказок и пр.) быстро привлекла к себе внимание и вошла в число лидеров в этом классе. Дилерская сеть «Информатика» сегодня насчитывает около 550 партнеров, работающих в 219 городах России, Беларуси, Грузии, Латвии, Украины и др. стран СНГ.

Программа «Инфо-бухгалтер» (DOS) имеет многооконную структуру, хорошо продумана и удобно организована работа с шаблонами, бланками документов, их заполнением, копированием, тиражированием. Появилась возможность задавать ориентацию, шрифт и другие параметры печати для каждого бланка индивидуально, при этом в параметрах документа данного вида эти настройки запоминаются.

Имеется «бюджетная» версия программы, есть упрощенный модуль «Финансового анализа». Удачно дополняет программу модуль «Графические иллюстрации».

Все отчетные документы разработаны в соответствии с требованиями и положениями нормативных документов и инструкциями Минфина России по ведению бухгалтерского учета, в т.ч. и для учреждений и организаций, состоящих на бюджете.

Одна из услуг, ставшая теперь обязательным стандартом для многих ведущих фирм: это регулярное бесплатное обновление отчетных форм для пользователей, которые, как известно, меняются достаточно часто. Ну и, конечно, программы поставляются с полным комплектом стандартных бланков в бухгалтерской отчетности. Сетевая версия программы «Инфо-бухгалтер» для Windows (архитектура «Файл-сервер») дает возможность работы как в сетях с выделенным сервером, так и в одноранговых сетях. Она базируется на использовании драйвера сетевых БД Paradox фирмы Borland.[1]

Многие авторитетные специалисты в области бухгалтерского учета считают «Инфо-бухгалтер» лучшей и наиболее популярной в России и СНГ среди программ бухгалтерского учета.

Программа фактически стала стандартом для программ бухгалтерского учета малого и среднего бизнеса.

Ее феноменальный успех стал возможен благодаря простоте освоения, удобству в работе и возможностям настройки.

Программа ориентирована на пользователя, совершенно не знакомого с компьютером. Начать работать с ней может любой бухгалтер, до этого не работавший с компьютером.

Программа «Инфо-бухгалтер» позволяет формировать дерево счетов до девятого уровня в глубину. Для любого из субсчетов возможно ведение как суммового, так и количественно-суммового аналитического учета, а также использование как средней, так и фиксированной цены на единицу товара по этим субсчетам.

В программе данные вводятся как непосредственно в журнал хозяйственных операций, так и путем заполнения первичных документов.

Вводить записи в журнал можно следующими способами:

«вручную», когда последовательно вводится название операции, счета, суммы, при этом возможен выбор из списка;

путем заполнения бланков первичных документов (любой документ (бланк) может быть легко изменен или создан с помощью встроенного редактора бланков);

путем копирования аналогичной операции, уже имеющейся в журнале, с последующей ее коррекцией;

методом «типовых операций», когда операции выбираются из заранее подготовленного набора стандартных операций (любая типовая операция может быть легко изменена или создана с помощью встроенного текстового редактора).

Отчетные формы и первичные документы, используемые в программе, регулярно обновляются в соответствии с изменениями законодательства. [12]

Фирма "Инфософт" успешно работает в промышленной сфере, предлагает широкий спектр программных средств, в том числе и с исходными текстами: бухгалтерские системы, программные комплексы для автоматизации управления предприятиями, строительными организациями, программы для бюджетных организаций и др.

На рынке программных продуктов выбор бухгалтерских программ очень велик.

Новая многопользовательская сетевая бухгалтерская система "Интегратор" вобрала в себя последние достижения фирмы. "Интегратор" - многопользовательская компьютерная бухгалтерия, программный продукт нового поколения, отвечающая современным требованиям. Эта система изначально проектировалась как сетевая, она построена в архитектуре "клиент-сервер" и предназначена не только для предприятий, впервые приступающих к автоматизации, но и для тех, кто не удовлетворен результатами работающих у них компьютерных комплексов.

"Интегратор" содержит все необходимые средства для автоматизации бухгалтерского учета предприятия, обеспечивает полноту функций и требуемый уровень детализации учета на каждом участке. Система строится в единой информационной среде, где все пользователи имеют доступ к общей информации в режиме реального времени: новые или измененные данные, введенные на одном рабочем месте, сразу же могут использоваться персоналом, работающим на других компьютерах.

"Интегратор" обеспечивает суверенность работы персонала: каждый бухгалтер отвечает за достоверность информации по счетам своего участка. Когда бухгалтер вводит в компьютер хозяйственные операции, сальдо и обороты пересчитываются только по тем счетам, которые относятся к его участку. Проводки вводимой операции, затрагивающие счета других участков, остаются отложенными до тех пор, пока их не подтвердят бухгалтеры смежных участков. В системе применен удобный механизм отработки спорных ситуаций, что создает хорошие условия для обеспечения согласованной работы большого количества бухгалтеров. [5]

По мнению большинства специалистов, одной из самых лучших бухгалтерских программ, работающих в системе Windows, максимально использующей все ее преимущества, является «1С:Бухгалтерия для Windows». Несмотря на свою стопроцентную ориентацию на среду Windows она сохраняет все удобства ввода значительных объемов данных. Очевидно, успех «1С:Бухгалтерии для Windows» не случаен. Эта программа имеет большую и долгую историю, берущую начало от первых версий для операционной системы DOS. В последние Windows-версии вошло все самое лучшее, что быль наработано в DOS-версиях и приумножено за счет преимуществ системы Windows. [9]

Также для бухгалтерского и оперативного учета существуют программы "Интеллект-Сервиса", спектр и качество продукции, комплексный подход к проблемам которых удовлетворяют запросы и самых малых, и средних фирм (программы БЭМБИ+, БЭСТ), и крупных компаний (БЭСТ-3, БЭСТ-4). Среди пользователей ПС - фирмы, торговые и страховые компании, промышленные предприятия и строительные фирмы, бюджетные организации, издательства, инвестиционные компании, фонды и др. Сейчас активно развивается направление, связанное с предприятиями общественного питания. Но наибольший удельный вес среди пользователей программ фирмы приходится на торговые организации.

БЭСТ - это комплексная система автоматизации оперативного и бухгалтерского учета. Гибкая технология автоматизированного учета позволяет объединить в единой системе специализированный продукт, компьютерную сеть, кассовые аппараты, устройства считывания штрих-кодов и другое оборудование.

Система БЭСТ-3 отличается мощным аналитическим учетом, универсальностью, простотой освоения и удобством работы, настраиваемостью и гибкостью системы, отличной документированностью и хорошим уровнем автоматизации. Используемый в системе подход работы "от документа" дает возможность пользователям вести свои операции в естественном, привычном для них режиме, обрабатывая первичные документы, а фирме позволяет просто и быстро вводить модули с новыми функциональными возможностями. Так, для организаций, осуществляющих торговые операции, в систему включены соответствующие модули учета и движения товарно-материальных ценностей и готовой продукции на складах; модули управления продажами, анализа движения товаров и ГП, их прибыльности. Для предприятий розничной торговли обеспечивается связь с электронными кассовыми аппаратами торговых залов и пр.

Для крупных предприятий может поставляться специальная сетевая версия систем, работающая в архитектуре "клиент-сервер" с сервером БД xBase-типа, повышающая надежность обработки и хранения данных и скорость работы программы. В ней реализованы такие возможности, как ведение многоуровневого аналитического учета; возможность выбора различных форм учета, ориентированных на применение в хозяйственно-коммерческой сфере деятельности или бюджетных организациях; одновременное использование до четырех видов прайс-листов с различными отпускными ценами (оптовыми, розничными и т.п.), резервирование товаров и ГП, возможность применения нескольких единиц измерения для одной номенклатуры; ведение картотек, наличие справочника типовых операций и автоматическое формирование проводок, сохранение связи документов с операциями и проводками, возможность автоматического пересчета данных при необходимости корректировки БД прошлых отчетных периодов. Система БЭСТ-3 имеет генератор отчетов, возможность формирования большого количества различных встроенных отчетных форм (около 300 видов) и наглядного представления данных в графическом виде; возможность обмена данными с банковскими системами расчета фактической себестоимости расходных материалов методами FIFO, LIFO, средних цен, возможность анализа финансового состояния и др.

Система БЭСТ-4 отличается развитыми функциями учета движения товаров на складе и в торговом зале, обеспечивает работу со счетами-фактурами и автоматическое формирование книг закупок и продаж ТМЦ, партионный учет и продажу товаров комплектами. В то же время поддерживаются и все прочие разделы бухгалтерского учета: расчет зарплаты, учет основных средств, материалов и МБП, работа с расчетными и валютными счетами в банке, формирование баланса и документов публичной отчетности и т.д.

Руководителю система предоставляет широкие возможности по оперативному контролю и управлению магазином. Например, она позволяет оперативно определить номенклатуру товаров, пользующихся наибольшим спросом, выяснить, сколько их осталось в наличии и у какого поставщика наиболее выгодно закупить очередную партию этого товара.

Российско-белорусская корпорация "Галактика" разработала одноименную корпоративную систему, уже третий год успешно эксплуатирующуюся на сотнях средних и крупных предприятий России и ближнего зарубежья. Среди них торговые предприятия, предприятия сферы услуг, а также различных отраслей промышленности: машиностроительные, горнодобывающие, металлургические, нефтеперерабатывающие и многие другие. Отличительной особенностью системы "Галактика" является комплексный подход к проблеме автоматизации, охватывающий все сферы управления современным предприятием, включая финансовое и хозяйственное планирование, управление кадрами, бухгалтерский учет, оперативное управление.

Концептуальная модель системы базируется на тщательно проработанной технологии компьютерного ведения бухгалтерского и оперативного учета, легко адаптируется под специфику различных типов предприятий. В основу архитектурного построения системы "Галактика" заложен принцип разделения комплексной системы автоматизации на ряд взаимосвязанных контуров - "Бухгалтерский учет", "Административное управление" и "Оперативное управление", "Управление автотранспортом", "Розничная торговля". [5]

Обмен данными между удаленными базами

Модуль Обмен осуществляет синхронизацию данных в различных базах, не связанных в одну локальную сеть. Суть его работы состоит в следующем: при запуске модуля на одной рабочей станции он записывает все новые изменения, происшедшие со времени последнего обмена, в выходной файл, и сам получает изменения из входного файла. Затем эти файлы могут быть переданы по модему, при помощи электронной почты, наконец, просто на дискетах. Обмен может запускаться через произвольные промежутки времени, как в ручном, так и в автоматическом режиме.

Модуль решает ряд различных на первый взгляд задач. Пусть, например, фирма имеет несколько независимых торговых точек. Модуль Обмен позволяет объединить документы, введенные на каждой из этих точек, получить как независимую, так и консолидированную отчетность по ним.

В другом случае в офисе фирмы принимаются заказы и выписываются счета, а накладные оформляются уже на складе. Обмен дает возможность периодически синхронизировать базы данных в офисе и на складе.

В третьем случае фирма имеет дочернее предприятие. Модуль обмена в данном случае может действовать избирательно: из дочернего предприятия в головное посылать всю информацию, а из головного в дочернее передавать только ту информацию, которая ему действительно необходима. Достигается это установкой системы фильтров при экспорте данных.

Возможен случай, когда обмен проходит только в одну сторону: из основной базы периодически пересылается в филиал определенная выборка данных. В основной базе, таким образом, хранится полная информация, а в филиале - специально отобранная.

Наконец, еще одно применение модуля. Часто руководитель или бухгалтер фирмы берет базу данных домой, чтобы проанализировать ее в спокойной обстановке. Если он имеет модуль обмена, то может переписывать не всю базу, а только последние изменения. В случае обнаружения ошибки он может быть уверенным, что без проблем импортирует в офис сделанные исправления.

Импорт и экспорт данных

Команды Импорт и Экспорт предназначены для обмена данными с другими системами в формате CSV. В нашем случае, для связи бухгалтерской и торговой программ. Командой Импорт можно ввести начальное состояние складов, номенклатуру товаров, список партнеров со всеми атрибутами и другие справочники системы. Таким образом,, если вы уже ведете учет в какой либо другой системе, поддерживающей вывод данных в текстовом формате, то вы без труда можете импортировать основные начальные данные в базу данных Trade Assistant из этой системы.

Возможности экспорта данных еще шире: любой отчет можно вывести в формате CSV. Загрузив затем эти данные в электронную таблицу, например, в Excel, можно построить графики, диаграммы или же провести другую обработку выведенных данных.

Закрытие периода

В системе Trade Assistant предусмотрена команда Закрытие периода, которая позволяет перенести все документы, оформленные до указанной даты, из основной базы данных в отдельную архивную базу. Одновременно пересчитываются остатки на складе и баланс с контрагентами на дату начала нового периода. Архивная база остается открытой для пользователя. В нее можно войти, распечатать документы, построить необходимые отчеты.

По желанию пользователя документы до начала периода могут быть физически удалены из основной базы данных, а могут быть оставлены в ней. При этом накладные и платежи, оформленные до даты начала нового периода, становятся недоступными для редактирования.

2. Информационное обеспечение задачи учета продажи товаров

Функционирование системы управления предприятием опирается на информацию. Организация информационного обеспечения в любой системе управления основывается на понятии информационной базы, под которой понимается совокупность упорядоченной информации, используемой при функционировании информационной системы, а также взаимосвязь различных составляющих этой информации. При этом совокупность упорядоченной информации должна соответствовать по составу и содержанию требованиям тех задач, которые решаются на ее основе. Информационная база влияет на эффективность всей системы, возможность решения функциональных задач и т.д.

В состав информационной базы входят:

1. массивы постоянной нормативно-справочной информации;

2. массивы, содержащие текущие данные о состоянии управляемого объекта;

3. массивы, содержащие данные, поступающие из внешней среды;

4. массивы, содержащие накапливаемые данные за определенный промежуток времени.

Информационное обеспечение предприятия условно можно разделить на внемашинное и внутримашинное. К внемашинному обеспечению относится часть информационного обеспечения, представляющая собой совокупность сообщений, сигналов и документов, используемых при функционировании автоматизированной системы управления в форме, воспринимаемой человеком без применения средств вычмслительной техники. К внутримашинному относится та часть информационного обеспечения, которая, представляя собой совокупность используемых в АСУ данных, фиксируется на машинных носителях системы.

Основная задача организации информационного обеспечения состоит в адекватном отображении объекта управления и обеспечении информационных потребностей функциональных задач управления, а в данном случае, потребностей задачи «Автоматизация учета продаж»,

2.1 Информационная модель и ее описание

Как уже отмечалось ранее, информационная модель задачи представляет собой взаимосвязь двух подсистем:

бухгалтерского учета;

оперативного и количественно-суммового учета.

2.1.1 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации для получения новой отчетной формы «Прайс-лист по наличию»

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание полей (реквизитов) входных документов. Все хозяйственные операции фиксируются в памяти ЭВМ и в специальном журнале регистрации первичных документов.

К условно-постоянной относится информация, использующаяся во многих циклах обработки и остающаяся неизменной в течение длительного периода времени.

В связи с тем, что постоянная информация составляет до 75% общего объема информации, циркулирующей в системе управления фирмы, от правильной ее организации во многом зависит эффективность функционирования всей системы управления фирмой.

Созданием системы постоянной информации достигается централизация хранения данных, повышения их достоверности, устранение дублирования, сокращение объема работ по подготовке и вводу их в ЭВМ, что повышает эффективность использования постоянной информации.

Условно-постоянная информация задачи учета продаж в Trade Assistant представлена следующими справочниками:

справочник товаров;

справочник контрагентов;

справочник складов;

справочник расчетных счетов.

Входная оперативная информация представляет собой заполнение и ввод в базу данных экранных форм первичных документов по продаже товаров. При продаже товара в Trade Assistant заполняется счет (Приложение 1), накладная (Приложение 2), счет-фактура (Приложение 3) и договор купли-продажи (Приложение 4).

Прайс-лист формируется на основе текущих складских остатков.

2.2 Разработка информационно-логической модели данных, обеспечивающей бухгалтерский, оперативный и количественно-суммовой учет продажи товаров

Как уже отмечалось ранее, информационная модель задачи представляет собой взаимосвязь двух подсистем:

бухгалтерского учета;

количественно-суммового и оперативного учета.

Схема обмена данными между Trade Assistant и «Инфо-Бухгалтер» представлена на рисунке 21.

Trade Assistant Платежные поручения «Инфо-Бухгалтер»

Счета, счета-фактуры

Накладные

Рис. 21. Схема обмена данными между Trade Assistant и «Инфо-Бухгалтер»

2.2.1 Программное обеспечение задачи

Рис. 22. Схема вызова подсистем Trade Assistant для формирования новой отчетной формы «Прайс-лист по наличию»

2.2.2 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов для передачи данных из Trade Assistant в «Инфо-Бухгалтер»

Для переноса данных из Trade Assistant в «Инфо-Бухгалтер» необходимо подключение компьютеров бухгалтерии к общей сети и создание дополнительного программного модуля Х, который переносил бы туда необходимые реквизиты. Схема передачи данных из Trade Assistant в «Инфо-Бухгалтер» представлена на рисунке 23.

Счет, накладная Номер, Дата,

Счет-фактура Наименование товара,

Сумма, НДС

Рис. 23. Схема передачи данных из Trade Assistant в «Инфо-Бухгалтер»

28

3. Обоснование экономической эффективности

Эффективность - выполнение требуемых функций при минимальных затратах ресурсов. Причем под ресурсами подразумеваются объем оперативной памяти, время работы центрального процессора, объем внешней памяти, пропускная способность канала. Часто характеристика эффективности вступает в противоречие с другими характеристиками качественного программного изделия. Например, программное изделие будет более эффективным по времени работы, если будет состоять из меньшего количества модулей, чем это требует характеристика структурированности, так как на вызов модулей затрачивается относительно много машинного времени. Поэтому необходимость повышения эффективности программного изделия за счет снижения других характеристик желательно оговаривать в техническом проекте на разработку программного изделия.

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих пока, по-видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно ее характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

В дальнейшем под экономической эффективностью будет пониматься мера соотношения затрат и результатов функционирования программного изделия.

К основным показателям экономической эффективности относятся: экономический эффект, коэффициент экономической эффективности капитальных вложений, срок окупаемости капитальных вложений.

Экономический эффект - результат внедрения какого-либо мероприятия, в нашем случае прайс-листа по наличию товаров на складе, выраженный в стоимостной форме, в виде экономии от его осуществления. Так, для организаций, использующих программные изделия, основными источниками экономии являются:

улучшение показателей их основной деятельности, происходящее в результате использования программного изделия;

сокращение сроков освоения новых программных изделий за счет их лучших эргономических характеристик;

сокращение расхода машинного времени и других ресурсов на отладку и сдачу задач в эксплуатацию;

повышение технического уровня, качества и объемов вычислительных работ;

увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации;

повышение коэффициента использования вычислительных ресурсов, средств подготовки и передачи информации;

уменьшение численности персонала, в том числе высококвалифицированного, занятого обслуживанием программных средств, автоматизированных систем, систем обработки информации, переработкой и получением информации;

снижение трудоемкости работ программистов при программировании прикладных задач с использованием новых программных изделий в организации - потребителе программного изделия;

снижение затрат на эксплуатационные материалы.

Коэффициент экономической эффективности капитальных вложений показывает величину годового прироста прибыли, образующуюся в результате производства ил эксплуатации программного изделия, на один рубль единовременных капитальных вложений.

Срок окупаемости (величина, обратная коэффициенту эффективности) - показатель эффективности использования капиталовложений - представляет собой период времени, в течение которого произведенные затраты на программные изделия окупаются полученным эффектом.

Определение эффективности программного изделия основано на принципах оценки экономической эффективности производства и использования в народном хозяйстве новой техники. Основные положения разработаны на основе и в развитие методики определения экономической эффективности использования новой техники, изобретений и рационализаторских предложений с учетом спецификации программного изделия.

На различных стадиях жизненного цикла программного изделия и в зависимости от целей расчета рассчитываются и документально оформляются следующие виды экономического эффекта: предварительный, потенциальный, гарантированный и фактический.

Предварительный экономический эффект рассчитывается до выполнения разработки на основе данных технических предложений и прогноза использования. Предварительный эффект является элементом технико-экономического обоснования разработки программного изделия и используется при планировании разработки и внедрения программного изделия.

Потенциальный экономический эффект рассчитывается по окончании разработки на основе достигнутых технико-экономических характеристик и прогнозных данных о максимальных объемах использования программного изделия. Потенциальный эффект используется при оценки деятельности организаций-разработчиков программного изделия.

Гарантированный экономический эффект рассчитывается в виде гарантированного экономического эффекта для конкретного объекта внедрения и общего гарантированного внедрения по ряду объектов.

Гарантированный экономический эффект для конкретного объекта внедрения рассчитывается после окончания разработки для одного программовнедрения на основе данных о гарантированном разработчиком удельном эффекте от применения программного изделия и гарантированных пользователем сроках и годовом объеме использования программного изделия. Гарантированный эффект от одного внедрения программного изделия рассчитывается при оформлении договорных отношений между организацией-разработчиком и организацией-пользователем.

Гарантийный общий экономический эффект рассчитывается при постановке программного изделия на производство на основе обобщения фактических показателей использования программного изделия (по ряду объектов внедрения), а также данных об объемах внедрения программного изделия, соответствующих возможностям изготовления, внедрения и сопровождения. Гарантированный общий эффект служит для разработки и утверждения экономически обоснованной цены на программную продукцию, выбор варианта производства и внедрения программного изделия.

Фактический экономический эффект рассчитывается на основе данных учета и сопоставления затрат и результатов при конкретных применениях программного изделия. Фактический эффект рассчитывается от одного программовнедрения конкретного программного изделия на конкретном объекте, а также как общий экономический эффект от использования конкретного программного изделия на всех объектах внедрения за расчетный период. Фактический эффект используется для оценки деятельности организаций, разрабатывающих, внедряющих и использующих программные изделия, для определения размеров отчислений в фонды экономического стимулирования, а также для анализа эффективности функционирования программного изделия и выработки технических предложений по совершенствованию программного изделия и условий его применения.

Показатели экономической эффективности программного изделия определяются:

экономической оценкой результатов влияния программного изделия на конечный результат их использования (основное направление анализа и расчета показателей эффективности - для прикладных программных изделий);

экономической оценкой результатов влияния на технологические процессы подготовки, передачи, переработки данных в вычислительных системах (основное направление анализа и расчета показателей эффективности - для программного изделия организации вычислительных процессов и эксплуатации средств вычислительной техники и программных изделий, расширяющих функции операционных систем);

экономической оценкой результатов влияния программного изделия на технологический процесс создания новых программных изделий (основное направление анализа и расчета показателей эффективности - для инструментально-технологических средств разработки и производства программного обеспечения).

При необходимости определения экономической эффективности программных изделий, входящих в состав АСУ и другие системы через оценку влияния программного изделия на конечные результаты функционирования этих систем, доля эффекта от программного изделия оценивается по коэффициенту долевого участия программного изделия в показателях эффективности автоматизированных систем. Эти показатели рассчитываются по результатам основной деятельности организации на основе соответствующих общегосударственных, отраслевых и ведомственных методик. Долевой коэффициент участия программного изделия в показателях эффективности автоматизированных систем в зависимости от условий расчета может определяться как отношение трудозатрат на разработку программного изделия к трудозатратам на разработку системы, а также методом экспертных оценок по взаимному соглашению разработчиков, изготовителей и пользователей.

Заключение

Торговля является одной из крупнейших отраслей экономики любой страны, как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее массовыми. Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения.

Динамическая конкурентная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к организации управления на торговом предприятии. В современных условиях организационная структура управления является стратегическим фактором конкуренции. Рост физических объемов торговли и расширение ее ассортимента обуславливает необходимость совершенствования управленческой деятельности предприятий торговли. Таким образом, исследование и рационализация информационных процессов в системе управления на предприятиях торговли является актуальной задачей в научном и практическом отношении.

- увеличилось число обслуживаемых клиентов;

- улучшилось качество обработки информации, при этом повысилась степень достоверности информации.

Список использованных источников

Руководство пользователя "Trade Assistant Программный комплекс управления торговлей. Основные модули". М.: ,1999.

Руководство пользователя "Trade Assistant Программный комплекс управления торговлей. Дополнительные модули". М.:, 1999.

3. Качайлов А.Е. Автоматизация учета на базах и складах. М.: Экономика, 1970.

4. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.

5. Трубилин И.Т., Семенов М.И., Лойко В.И., Барановская Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Финансы и статистика, 1999

6. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. М.: Финансы и статистика, 1997.

7. Руководство пользователя. Многопользовательский сетевой комплекс полной автоматизации фирмы "Галактика". М.:, 1997.

8. Ивлиев М.К., Порошина Л.А. Автоматизация оперативного и бухгалтерского учета товаров/Учебное пособие. М.: МУПК, 1997.

9. Чистов Д.В. Основы компьютерной бухгалтерии / Учебный практикум по ведению бухгалтерского учета в «1С: Бухгалтерии-Проф 6.0»для Windows. М.: Компьютер пресс, 1998.

10. Киевский С.В. «Самоучитель по работе с программой «1С:Бухгалтерия» Доля пользователей локальных и сетевых версий: 5.0 и Проф-2.0 для DOS, 6.0 и Проф-6.0 для Windows и Windows 95,-М.: Компьютер пресс, 1998.

11. Информационные системы бухгалтерского учета: Учебник / Под ред. В.И.Подольского -М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998.

12. Руководство пользователя "Инфо-Бухгалтер - Комплексная автоматизация бухгалтерского учета. М.:, 1999.