2

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ

ФИЛИАЛ В Г. ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОМ

Гринёва Наталья Владимировна

Современные требования к составлению и оформлению протокола.

Курсовая работа по документоведению

студента 2 курса з/о специальности «Документоведение и ДОУ»

Преподаватель:

канд. истор. наук, доцент каф.

Ю.М. Кукарина

Железнодорожный, 2009

Оглавление

Введение

1. Задачи и функции протокола

1.1 Особенности оформления

2. Требования к составлению и оформлению протокола

3. Порядок составления протокола заседания с использованием

звукозаписи

3.1Роль секретаря при составлении протокола

4. Сроки хранения протокола

Заключение

• Список использованных источников и литературы
• Приложение №1 Оформление протокола

Введение

В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях¹.

Нужно иметь в виду, что в деятельности организаций и предприятий часто составляются документы под названием «Протокол», однако они не подпадают под приведенное определение. Так, в области договорных отношений составляются протоколы о намерениях, протоколы разногласий, протоколы согласований; в числе основных документов общего собрания акционеров законодательство называет протоколы счетной комиссии и т.д. Подобные разновидности протоколов сходны по своему назначению с актами: они фиксируют и подтверждают факты или события.

Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно действующие коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.

С появлением в нашей стране акционерных обществ возросло внимание к этому виду документа. Высшие органы управления акционерного общества - коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание составу информации этих документов, то есть их содержанию.

¹ Кузнецова Т.В. Делопроизводство. 2003.С.166.

Часть нормативных требований может быть отнесена и к тому, что называется оформлением документов. При оформлении протоколов органов управления, следует учитывать как типовые требования к данному виду документов (типовой формуляр протокола), так и те, что закреплены специальными нормами правовых актов и регламентируют документирование деятельности органов управления.

Актуальность выбранной темы достаточно ярко обозначена именно сейчас, когда в условиях низкой договорной дисциплины, ненадежности, а часто-просто недобросовестности контрагентов, фиксирование любой деятельности должно приобретать все большее распространение.

Приступая к изучению данной темы, поставили перед собой цель - многоаспектное рассмотрение требований к составлению протокола .

Исходя из поставленной цели, задачами работы являются:

· Рассмотрение задач и функций протокола;

· Рассмотрение правил составления протокола, как важного документа всего документооборота предприятия (организации);

· Приведение образца составленного протокола.

При написании курсовой работы использованы нормативные акты РФ:

ПРИКАЗ Минобразования РФ от 23.04.1997 N 790 (ред. от 24.12.1998) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".

Учебники по делопроизводству:

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.: Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359с. Учебник в доступной форме дает наиболее полное представление о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета и хранения документов. В отличие от других в данный учебник включены вопросы оформления кадровой и коммерческой документации, регулирующей отношения партнеров по бизнесу. Учебник базируется на положениях ГОСТ Р 6.30-2003 и других нормативных документах и отвечает требованиям Государственного образовательного стандарта для студентов экономических специальностей. Может быть полезным слушателям курсов делопроизводителей, секретарей, секретарей-референтов.

Учебное пособие по документоведению:

Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие /Н.С. Ларьков.- М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - 427, [5]с. Предлагаемое пособие ставит своей целью дать студентам комплексные знания о документе, системах документации, способах документирования и оформлении основных видов организационно-распорядительных документов при решении практических проблем создания документной информации учреждений любой организационно-правовой формы. Предназначено для студентов как специальности "Документоведение и ДОУ", так и иных специальностей, изучающих вопросы документоведения.

Учебник по секретарскому делу:

Стенюков М.В. Курс секретарского дела: учебник для ССУЗов /М.В. Стенюков. - М.: А-ПРИОР, 2008. - 240с. В настоящем пособии изложены требования, предъявляемые к документам, обеспечивающим деятельность предприятий разных форм собственности и видов деятельности, по их составлению, систематизации, хранению. Издание включает в себя образцы документов, соответствующие требованиям стандартов и инструкций Российской Федерации, ГОСТа Р 6.30-2003, а также Гражданскому кодексу РФ и Трудовому кодексу РФ. Пособие содержит готовые формулировки текста деловых бумаг и основные понятия, необходимые в работе секретаря. Пособие предназначено для секретарей, секретарей-референтов, для работников делопроизводственных служб, а также для студентов, обучающихся по соответствующим дисциплинам.

Краткий словарь видов и разновидностей документов /Главархив, ВНИИДАД, М.,1974. и т.д.

1. Задачи и функции протокола

Протокол представляет особый вид документа, в котором подробно или кратко содержится запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, заседаниях¹. Протокол является официальным документом, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий.

Протокол, в котором правильно зафиксированы основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах, возникающих на почве непреднамеренных или умышленных искажений чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела. Протокол отражает фактическое состояние рассматриваемого вопроса в организации на день и час совещания.

Важность документирования процесса принятия коллективных решений возрастает в условиях рыночной экономики, когда значительно увеличивается число акционерных обществ, ассоциаций и других коллегиальных структур хозяйствования с участием множества юридических и физических лиц - субъектов собственности. Поэтому к оформлению протоколов по всем вопросам, и особенно по результатам голосования (с приложенном бюллетеней для тайного голосования, протоколов счетных комиссий и т.д.), необходимо относиться с предельным вниманием и аккуратностью.

Крайне важны протоколы заседаний, где решаются судьбы дальнейшего экономического и социального развития предприятий, вопросы социального страхования и социального обеспечения, приватизации, распределения заработанной прибыли.

¹ М.Л. Гавлин. Требования к оформлению документов. М., 2003.С.95

Протокол необходим как средство фиксации решений, сроков, ответственных исполнителей.

Замечено, что даже несколько раз подведенные устно итоги спустя некоторое время начинают трактоваться по-разному, в зависимости от ситуации и интересов участников. Если никогда раньше не вели протокола совещаний, то придется приучать команду к этому.

Кто будет вести протокол - тоже не праздный вопрос. Не всегда верным решением будет присутствие выделенного сотрудника (секретаря) для этих целей: для обсуждаемых тем иногда нежелательно расширение круга посвященных; тематика и терминология часто требуют достаточно высокой квалификации от протоколиста, иначе это будет «запись под диктовку» без отражения сути проблемы.

Решения, зафиксированные в протоколах, являются обязательными для исполнения.

Протокольные решения, как правило, имеют непродолжительный характер действия и распространяются на ограниченный круг должностных лиц и организаций.

1. Протокомл (от др.-греч. Protos -- «первый» и kolla -- «клей») -- первый лист, приклеенный к свитку. На нем фиксировались титульная информация (например, дата написания, имя писца) и краткое основное содержание свитка (изображение)¹. Все последующие значения исходят из этого перви Документ, фиксирующий достигнутые договоренности (определяющие порядок проведения того или иного процесса или цели процесса), примерный синоним: соглашение, договоренность. Например: Киотский протокол, протокол передачи данных.

чного значения.

¹Славятинская М.Н. Учебник древнегреческого языка. М., 2003. С.89.

В настоящее время имеет 2 основных значения в различных областях деятельности:

2. Выполненная в определенном формате запись, фиксирующая некие произошедшие (или происходящие в данный момент) события. Например: милицейский протокол, протокол собрания, протокол работы программы и т.д.

1.1 Особенности оформления

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

Протокол подписывается председателем и секретарем¹. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

Как правило, время, которое отводится на подготовку протокола, зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативных актах предприятия.

Обычно протокол окончательно оформляют в течение нескольких часов после совещания или же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания о ходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих.

_____________________

¹Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М., 2003. С.173.

Всем участникам совещания необходимо разослать копию протокола, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию. Сроки рассылки копии протокола участникам совещания или выписки из протокола должны быть определены в локальных нормативных актах предприятия.

Как правило, копия протокола делается путем изготовления ксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретарем совещания. При этом в верхнем правом углу документа ставится штамп «КОПИЯ», а не «КОПИЯ ВЕРНА», как это делается во многих организациях, а в конце протокола делается заверяющая запись в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003: при заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. При этом лицо, имеющее право заверения копий протоколов, должно быть наделено такими полномочиями локальными нормативными актами предприятия, например, это может быть отражено в Инструкции по делопроизводству.

Копию протокола (так же, как и выписку из протокола) допускается заверять печатью организации, определяемой по ее усмотрению. Но, как правило, печать на копиях документов (на выписках), используемых внутри организации, не ставится.

Если изготавливают копию многостраничного протокола, то отксерокопированные листы документа сначала необходимо прошить, а заверительная надпись в этом случае делается на оборотной стороне последнего листа документа. На практике многостраничные копии, используемые только внутри организации, не прошиваются.

2. Требования к составлению и оформлению протокола.

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. ¹

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). ²

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). ³

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). ¹

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания. ²

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

__________________

1Краткий словарь видов и разновидностей документов /Главархив, М., 1974.

2 Кудряева В.А. Организация работы с документами. М.,2002. С.124.

3 Там же. С.126.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. ³

Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол совещания ...).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, - в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.¹ Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

___________________

¹Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти. М., 1995. С.40.

²Там же С.40

³Кудряева В.А. Организация работы с документами. М., 2002. С.146.

¹Кудряева В.А. Организация работы с документами. М., 2002. С.149.

²Гавлин М.Л. Организационно-распорядительная документация. Требование к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003. С.48.

При этом слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" (без кавычек) печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. ²

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)... ¹

В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается". ²

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. ³

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. ⁴

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. ¹

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. ²

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения. ³

Текст, краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

__________________

¹Кудряева В.А. Организация работы с документами. М., 2002. С.214.

²Там же. С.214.

³Там же. С. 215.

⁴Там же С. 215.

¹Гавлин М.Л. Организационно-распорядительная документация. Требование к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003. С.158.

²Там же. С. 158.

³Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти. М., 1995. С.64.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. ¹ Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. ²

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. ³

Пример оформления краткого протокола приводится в приложении 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.(в данной работе см. Приложение №1). Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления. ⁴

______________________

¹Типовая инструкция по делопроизводству. М., 2006. п.2.7.3.4.

²Там же. п.2.7.3.4.

³Там же п.2.7.3.4.

⁴Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти. М., 1995. С.15-18.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.¹ Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. ²

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - "ПРОТОКОЛ" - или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ). ³

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. ⁴

В связи с нарушениями в оформлении протоколов производственных совещаний организации был разработан образец протокола .

Протокол может содержать пункт об утверждении какого-либо документа. В таком случае документ должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату.

__________________________

¹Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М., 2003. С.167.

²Типовая инструкция по делопроизводству. М., 2006. п.2.7.3.5.

³Там же. п. 2.7.3.6.

⁴Там же. п. 2.7.3.6.

Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

3.Порядок составления протокола заседания с использованием звукозаписи.

Рассмотрим процесс ведения протокола на примере совещания в Администрации области.

Протокол, как уже известно, составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов, решений и др.
При подготовке совещаний, проводимых Главой Администрации (Губернатором) области или его первыми заместителями, не позднее, чем за 15 дней до дня его проведения утверждается план подготовки совещания.

Организация подготовки материалов, порядка работы, составления протокола поручений совещания, а также приглашения, регистрации участников совещания согласно списку и дежурство возлагаются на заместителей Главы Администрации (Губернатора) области, руководителей структурных подразделений аппарата Администрации области и областных органов исполнительной власти.

Координация подготовки и протокольно-организационное обеспечение совещаний, проводимых с участием Главы Администрации (Губернатора) области, осуществляются протоколом Главы Администрации (Губернатора) области. Расшифрованная аудиозапись в 3-дневный срок после совещания передается общим отделом должностному лицу, ответственному за его подготовку, для составления протокола поручений.

Подписанный ведущим совещания протокол поручений в 5-дневный срок после совещания передается вместе с листом рассылки, завизированным ответственным за подготовку совещания, в канцелярию, которая производит рассылку протокола исполнителям.

Стенограммы и протоколы совещаний хранятся в общем отделе.

Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об исполнении поручений определяются должностным лицом, подписавшим протокол.

Самое важное начинается как раз после проведения совещания. Ведь именно от выполнения принятых решений будет зависеть его эффективность. Для этого необходимо составлять протокол, в котором письменно фиксируются решения с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения задания. Как правило, в конце совещания председатель подводит итоги обсуждения и кратко объявляет, какие действия должны быть предприняты, кем и когда. Именно протокол документально подтверждает достигнутые договоренности и указывает направления предстоящей работы.

Протокол является обязательным элементом завершающей стадии совещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

3.1 Роль секретаря при составлении протокола

Очень важна роль секретаря, который с председателем выступает в роли хозяев, - они вместе встречают и приветствуют участников, представляют новых членов. Председатель ведет совещание, а секретарь - записи. Весьма существенны функции секретаря при подготовке совещания: выбор помещения, подбор и рассылка материалов к совещанию, контроль подготовки материалов участниками, составление и распространение протокола, забота об удобствах участников, обеспечение прохладительными напитками, контроль исправности демонстрационных средств и оргтехники (микрофон, трибуна, плакаты и графики, проектор для слайдов, компьютер, электронная почта, Интернет, доска, маркеры).

Обеспечение ясности решений, принятых в процессе совещания, и четкого их понимания присутствующими; отражение хода совещания в протоколах; обеспечение ответственного хранения протоколов совещания и их доступности для членов совещания. Важны навыки быстрого письма, оформления протокола. При записи выступлений участников требуется умение выделять главную мысль. Важно зафиксировать факты, цифры, предложения, решения. По итогам совещания секретарь оформляет и подписывает у председателя протокол.

4. Сроки хранения протоколов

В соответствии со ст. 5 Перечня типовых управленческих документов, (утверждено Руководителем Росархива 6 октября 2000г.) образующихся в деятельности организаций, устанавливаются следующие

сроки хранения протоколов:

· протоколы коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, Правления и др.) -- постоянно;

· протоколы научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) -- постоянно;

· протоколы совещаний у руководителя организации -- постоянно;

· протоколы собраний трудовых коллективов организации -- постоянно;

· протоколы собраний структурных подразделений организации -- 5 лет ЭПК;

· протоколы общих собраний акционеров, пайщиков -- постоянно.

Большая часть протоколов имеет постоянный срок хранения, что обусловливает всю важность работы с данным видом документа на предприятии. Поэтому важным является не только архивное хранение, но и организация оперативного хранения протоколов на предприятии в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.¹

^{____________________________________}

¹Организация работы с документами./Под ред.проф. В.А. Кудряева. М., 2002. С. 368.

Заключение

На основе проведенной работы можно резюмировать следующее.

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой - протоколы выполняют распорядительную функцию (в структуре протокола обязательно присутствует постановляющая часть).

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов - коллегий комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания совета директоров.

Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров).

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: полная или стенографическая, сокращенная и краткая.

Стенографический или полный протокол составляется на основе стенограммы и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработки решения по нему.

Сокращенный протокол содержит достаточно полные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения.

Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа в течение года (в учебном заведении это может быть учебный год).

Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания.

Текст протокола включает вводную и основную части. Вводная часть содержит информацию об участниках заседания, о повестке дня. Основная часть содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей, начинающихся словами: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» (печатаются без кавычек).

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают протокол председатель и секретарь.

Протокол традиционно относится к значимым для документооборота элементам. Протокол - отражение коллегиального способа принятия решений.

Список использованных источников и литературы

I. Источники

1. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ "Ведение делопроизводства в организации". - М.: ВНИИДАД ФАС РФ, 2004.

2. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Утверждены постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. N 72. - М.: Минтруда РФ, 1995.

3. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин. А.Н.Сокова. - М., 2003. - 90 с.

4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.

5. Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). - М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. №536.- М.: Ось-89, 2006.- 95с

II. Литература

7. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. - М.: Бератор, 2003. - 208с.

8. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учебное пособие. - 6-е изд., исправ. и доп. - М-Новосибирск.: Инфра-М-Сибирское соглашение, 2008. - 367с.

9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.: Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359с.

10. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие /Н.С. Ларьков.- М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - 427, [5]с.

11. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. Проф В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002.- 592с.

12. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций: учебное пособие:- М.: Проспект, 2008. - 240с.

13. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003. - 240с.

14. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: Проспект, 2004. - 384с.

15. Стенюков М.В. Курс секретарского дела: учебник для ССУЗов /М.В. Стенюков. - М.: А-ПРИОР, 2008. - 240с.

III. Справочные и информационные издания

16. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

Приложение №1

ЗАО «Балтика»

ПРОТОКОЛ

20 января 2001 года № 1

Москва

Общего собрания акционеров

Об увеличении уставного капитала ЗАО «Балтика»

Председатель - генеральный директор ЗАО Петров Л.П.

Секретарь - зам. генерального директора ЗАО Ветрова Л.Н.

Присутствовали: акционеры ЗАО «Балтика» 70 человек. (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Доклад генерального директора ЗАО «Балтика» Петрова Л.П.

СЛУШАЛИ:

Петрова Л.П. об увеличении уставного капитала ЗАО «Балтика»

ВЫСТУПИЛИ:

Ладыгин П.А. - поддержал предложение об увеличении уставного капитала общества.

РЕШИЛИ:

Внести изменения в Устав ЗАО «Балтика» в части увеличения уставного капитала до 950000 (девятисот пятидесяти тысяч рублей) ответственный - главный бухгалтер Федорова Р.С. В голосовании приняли участие 70 акционеров. Решение принято единогласно.

Председатель Л.П. Петров

Секретарь Л.Н. Ветрова