Организация бухгалтерского учёта в воинской части

Организация должна раскрывать избранные при формировании учётной политики способы ведения бухгалтерского учёта, существенно влияющие на оценку и принятие решения пользователей бухгалтерской отчётности.

Существенными признаются способы ведения бухгалтерского учёта, без знания о применении которых заинтересованными пользователями бухгалтерской отчётности невозможна достоверная оценка финансового положения, движения денежных средств или финансовых результатов деятельности организации.

К способам ведения бухгалтерского учёта, принятым при формировании учётной политики организации и подлежащим раскрытию в бухгалтерской отчётности, относятся способы амортизации основных средств, нематериальных и иных активов, оценки производственных запасов, товаров, незавершенного производства и готовой продукции, признания прибыли от продажи продукции, товаров, работ, услуг и другие существенные способы.

В случае публикации бухгалтерской отчётности не в полном объеме информация об учётной политике подлежит раскрытию как минимум в части, непосредственно относящейся к опубликованным материалам.

Если учётная политика организации сформирована исходя из допущений, предусмотренных ПБУ № 1/98, то эти допущения могут не раскрываться в бухгалтерской отчётности.

Существенные способы ведения бухгалтерского учёта подлежат раскрытию в пояснительной записке, входящей в состав бухгалтерской отчётности организации за отчётный год.

Промежуточная бухгалтерская отчётность может не содержать информацию об учётной политике организации, если в последней не произошло изменений со времени составления годовой бухгалтерской отчётности за предшествующий год, раскрывшей учётную политику.

Изменения учётной политики, оказавшие или способные оказать существенное влияние на финансовое положение, движение денежных средств или финансовые результаты организации, подлежат обособленному раскрытию в бухгалтерской отчётности.

2.4 Характеристика активных, пассивных и активно-пассивных счётов

Факты и события, происходящие в жизни общества, относящиеся к хозяйственной деятельности общества, отражаются в хозяйственном учёте.

Под хозяйственным учётом понимается отражение фактов хозяйственной деятельности, которую осуществляют предприятия, организации и учреждения; например, операции купли-продажи, производства продукции, осуществление расчётов через банк, начисление и выплата заработной платы и т. д. Филлипенко, Л. Н. Бухгалтерский учёт [Текст]: Учебник в 3-х частях, Часть 1. / Л. Н. Филлипенко. - М.: Норма, 2002. - С. 76.

Одним из основных видов хозяйственного учёта является бухгалтерский учёт.

Бухгалтерский учёт представляет собой систему, обеспечивающую получение бухгалтерской информации о хозяйственной деятельности предприятия путем непрерывной и сплошной фиксации фактов хозяйственной жизни в документах, последующей их группировке и обобщении полученной информации своими способами. Воронина, Л. И. Основы бухгалтерского учёта и аудита [Текст] / Л. И. Воронина. - М.: Омега-Л, 2005. - С. 120. Кроме информационной функции, бухгалтерский учёт выполняет функцию контроля соблюдения действующего законодательства, нормативных документов правительственных органов, а также эффективности использования принадлежащих предприятию средств.

Следует отметить, что последних два элемента бухучёта, из выше перечисленных (счёта и двойная запись; составление бухгалтерского баланса и других форм отчётности) являются специфическими приемами, присущими только ему.

Бухгалтерский баланс представляет собой заключительный прием учёта, который позволяет в обобщенном стоимостном виде представить данные о предмете учёта - имуществе предприятия, находящемся в его распоряжении на определенную дату, как правило, на первое число каждого месяца (квартал, года). Зайцев, Н. А. Экономика промышленного предприятия [Текст]: Учебник / Н. А. Зайцев. - М.: Инфра-М, 2006. - С. 91.

Проще говоря, баланс - это как бы моментальная фотография состояния, расположения средств в стоимостном выражении на определенный момент времени. Однако каждая последующая операция хозяйственного процесса вызовет изменения в составе и сумме каких-либо средств и (или) их источников, что повлечет за собой изменения в балансе предприятия.

Предметом бухгалтерского учёта являются средства предприятий и учреждений, вовлеченные в их хозяйственный оборот и имеющие стоимостную оценку.

Объектами бухгалтерского учёта (далее - бухучёта) являются отдельные слагаемые хозяйственных средств, процессы, связанные с кругооборотом средств, и их результаты.

Средства предприятий и учреждений (далее - хозорганов) классифицируются:

- по составу и размещению (какие средства и как они размещены);

- по источникам образования и целевому назначению (кто является собственником этих средств и для чего они предназначены).

Двойственная характеристика объектов учёта обеспечивает их соизмерение и получение на этой основе новой информации. Различия в составе и характеристике хозяйственных средств вызывают необходимость объединения их в однородные группы и организации учёта по каждой такой группе. Движение хозяйственных средств происходит в виде многочисленных хозяйственных операций (далее - хозопераций): фактов и событий, изменяющих состав и размещение средств и их источников.

В бухучёте отражаются все операции в экономической жизни хозорганов, которые имеют стоимостную оценку. Возникает необходимость отражать в бухучёте каждый хозяйственный факт во взаимной связи с изменяемыми под их воздействием хозяйственными средствами, группировать и сводить эти данные в обобщающие показатели о хозяйственной деятельности предприятия.

Систему приемов, обеспечивающую сплошное, непрерывное, взаимосвязанное отражение и обобщение в денежном выражении объектов бухучёта с целью получения требующейся бухгалтерской информации, называют методом бухучёта. Состав системы приёмов (элементов метода) рассмотрен в табл. Д.3 (прил. Д).

- первичное наблюдение;

- стоимостное измерение;

- текущая группировка результатов хозяйственной деятельности;

- итоговое обобщение учётной информации.

Первичное наблюдение и стоимостное измерение обеспечивают только регистрацию разрозненных фактов. Их нужно классифицировать, обобщить и соизмерить, т. е. получить обобщающие показатели, характеризующие состояние и движение объектов бухучёта.

Это предполагает применение взаимосвязанных информационных элементов - счётов, которые служат для получения показателей бухучёта, являются признаками классификации информации в его системе, с их помощью осуществляется текущая группировка всей информации.

Приём двойственного отражения информации (двойная запись) обеспечивает соблюдение последовательной системности в отражении информации бухучёта.

Применение счётов является одним из специфических приемов бухучёта. В экономической литературе бухгалтерские счёта обычно определяют как способ группировки, текущего контроля и отражения в денежной оценке движения средств, их источников и хозяйственных процессов. Это определение не вполне отражает характеристику счётов бухучёта. При определении характеристики счётов необходимо видеть различие между системой счётов и отдельным счётом как элементом этой системы. Независимо от техники регистрации и отражения данных счёта бухучёта являются способом классификации, отражения и соизмерения показателей о хозяйственной деятельности.

По форме счёт можно представить как лист бумаги или таблицу, в заглавную часть которой заносят название одной из статей актива или пассива баланса. Соответственно это и будет название счёта.

В каждом счёте отражаются данные о хозяйственных фактах, характерные положительным или отрицательным влиянием на величину общего показателя данного счёта. В связи этим таблицу счёта делят на две части, из которых одна предназначена для отражения увеличения, а другая - уменьшения. Эти части счёта называют: левую - дебет (от лат. debet - быть должным); правую - кредит (от лат. credit - оказывать доверие, верить).

Данные о хозоперациях, отражаемых на счёте, представляют собой вектор числовых показателей со знаками плюс или минус, которые и определяют в какой части счёта (дебет - кредит) они будут зафиксированы. Если на дебете счёта отражаются хозяйственные факты, характеризующие увеличение того объекта учёта, для которого открыт данный счёт, то на его кредите - факты, уменьшающие этот объект. Или, наоборот, на дебете - уменьшение, а на кредите - увеличение объекта учёта.

Любой хозяйственный факт получает отражение по дебету одного и кредиту другого счёта в одинаковой сумме. Двойственное отражение информации, как и балансовый метод ее обобщения, является универсальным приемом, позволяющим строить информационную систему. Подсчёт всех данных, зарегистрированных по счёту, называется его оборотом. Оборот отражает движение хозяйственных средств и их источников. Итог записей по дебету счёта - дебетовый оборот, итог по кредиту - кредитовый оборот.

Разность между суммами, проставленными на одной стороне счёта, и суммами, указанными на другой его стороне, называется остаток по счёту или сальдо. Эта сумма отражает величину остатка, наличия определенного вида средств или источника на дату составления баланса, обычно на первое число месяца. Сальдо на начало отчётного месяца называют начальным сальдо, а на конец - конечным, полученным за данный отрезок времени. Сальдо может быть дебетовым, либо кредитовым, либо нулевым. Счёт, не имеющий сальдо (оно равно нулю), называется закрытым счётом.

Открыть счёт - значит отразить на нем данные хотя бы об одной хозоперации, закрыть счёт - свести его сальдо к нулю.

Внутреннее строение счёта бухучёта представлено на схеме Е.3 (см. прил. Е). Здесь показаны все три уровня отражения данных и алгоритм определения сальдо по счёту. Бухгалтерские проводки объединяются в группы по корреспондирующим счётам, из которых потом получают оборот по счёту. На практике иногда не получают оборотов по отдельным корреспондирующим счётам и тем самым снижают аналитическую ценность создаваемой на счёте информации.

Отражение количественных данных на всех информационных уровнях предполагает наличие двух матриц: одной - по дебету, другой - по кредиту (см. таблицу Ж.4 прил. Ж). В этих матрицах накапливаются данные по каждой проводке, выявляются обороты по корреспондирующим счётам и в целом по дебету и кредиту счёта, определяется результат соизмерения оборотов - сальдо по счёту. Здесь показаны те же проводки и корреспондирующие счёта, что и на схеме «Внутреннее строение счёта бухучёта».

Счёта бухучёта делятся на активные и пассивные.

Активные счёта предназначены для отражения средств предприятий, показываемых в активе баланса. Они дают показатели о наличии, составе и размещении средств. Пассивные счёта - для отражения источников собственных и заемных средств, показываемых в пассиве баланса. Палий, В. Ф. Теория бухгалтерского учёта [Текст] / В. Ф. Палий, Я. В. Соколов. - М.: Финансы и статистика, 2004. - С. 183

На счёта переносят не только названия определенного вида средств или источника, взятых с соответствующей статьи баланса, но и сумму, которая отражает величину остатка, наличия определенного вида средств или источника на дату составления баланса. В активных счётах сальдо на начало месяца берется из соответствующей статьи актива баланса и отражается по дебету счёта, а в пассивных счётах - из пассива баланса, отражается по кредиту счёта.

В активных счётах операции по увеличению объекта учёта отражаются по дебету, под начальным сальдо, которое, как правило, отделяется от остальной части счёта чертой, а операции по уменьшению - на кредите счёта. В пассивных счётах, наоборот, операции по увеличению объекта учёта отражаются на кредите, а операции по уменьшению - на дебете.

Можно сделать обобщение отражения различных операций на счётах: если хозоперация вызывает увеличение какого-либо вида средств или источника, то сумму этой операции следует отражать на соответствующем счёте, на той его стороне, где записано начальное сальдо; если операция вызывает уменьшение какого-либо вида средств или источника, то сумму этой операции следует отражать на соответствующем счёте на стороне, которая противоположна той, на которой отражено начальное сальдо.

Применение системы счётов упрощает ведение бухучёта, т. к. требует только правильного и последовательного отражения сумм операций на соответствующих счётах по дебету или кредиту счёта. После разнесения всех хозопераций за отчётный месяц по счётам, подводятся итоги записей сумм изменений по дебету и кредиту каждого счёта, т. е. рассчитываются дебетовые и кредитовые обороты. Конечное сальдо по активным и пассивным счётам выводят на основе следующего правила: к сальдо на начало месяца прибавить оборот, расположенный под сальдо (т. е. на той же стороне счёта), вычесть оборот, расположенный на противоположной стороне. Результат будет являться сальдо на конец отчётного месяца и, одновременно, сальдо на начало следующего отчётного месяца. Это можно обобщить расчётной формулой (1):

Ск = Сн (Д - К), (1)

где Ск - сальдо конечное;

Сн - сальдо начальное;

Д - обороты по дебету;

К - обороты по кредиту.

При использовании этой формулы необходимо учитывать следующее правило: если счёт активный, то перед скобкой сохраняется положительный знак; если счёт пассивный, то знак перед скобкой меняют на отрицательный.

Однако следует отметить, что наряду с активными и пассивными счётами, существует группа активно-пассивных счётов, которые предназначены в основном для расчётов с разными дебиторами и кредиторами. В зависимости от состояния этих расчётов может быть три случая:

1. Либо нашему предприятию должны другие предприятия, т. е. являются нашими дебиторами, - в этом случае сальдо по таким счётам будет дебетовым, будет отражаться в активе баланса, сам счёт соответственно будет выступать активным.

2. Либо наше предприятие является должником какого-нибудь другого предприятия, которое будет являться нашим кредитором, - в этом случае сальдо будет кредитовым, отразится в пассиве баланса, сам счёт соответственно будет выступать пассивным.

3. На практике чаще всего встречается следующая ситуация, когда нашему предприятию должны другие хозорганы, и наше предприятие является должником каких-либо хозорганов, - в этом случае сальдо будет одновременно дебетовым и кредитовым (развернутое сальдо), отразится и в активе, и в пассиве баланса.

Для того чтобы определить конечное сальдо по активно-пассивному счёту используют следующее правило: к начальному сальдо прибавляют месячный оборот по той стороне счёта, где отражено начальное сальдо, и вычитают месячный оборот по противоположной стороне счёта.

Положительная разность составит конечное сальдо, которое будет отражено на той же стороне счёта, где и начальное; а отрицательная разность - что сальдо перейдет на противоположную сторону счёта по отношению к начальному.

Если по активно-пассивному счёту нет начального сальдо, то конечное сальдо определяется сравнением месячных оборотов и отражается на той стороне счёта, где оборот больше. Необходимо отметить, что развернутое сальдо в активно-пассивных счётах в обычном порядке вывести невозможно. Оно определяется по данным аналитического учёта.

Аналитический учёт дает информацию о состоянии расчётов с каждым дебитором и кредитором, а также об общей сумме дебиторской и кредиторской задолженности. Зудилин, А. П. Бухгалтерский учёт на предприятиях [Текст] / А. П. Зудилин. - М.: Изд-во РУДН, 2007. - С. 85.

Совокупность всех данных о хозоперациях, отражаемая на счёте, может быть представлена вектором положительных и отрицательных чисел, отражающих их влияние на сальдо данного счёта. Если установить, что дебетовые обороты и сальдо по любым счётам отражаются только положительными числами, а кредитовые обороты и сальдо - отрицательными, то получится единая процедура определения сальдо по счётам. Для наглядности всегда можно отделить дебетовые показатели от кредитовых, если выделить отрицательные величины в самостоятельный вектор с обратными знаками. Единая процедура определения конечного сальдо по любому счёту бухучёта сводится к вычислениям по формуле (2):

Ск = Д - К Сн (2)

Знак при показателе начального сальдо определяется в зависимости от его принадлежности к дебетовой (+) или кредитовой (-) части счёта. Рассмотрим условный пример. В таблице З.5 (прил. З) даны начальное сальдо и обороты по некоторым счётам.

В графе «Расчёт» начальное сальдо по счётам показано как единый вектор: 300 - 250 - 100 + 245 - 195 = 0, конечное сальдо получено по формуле (2) в виде вектора: 230 - 290 + 25 + 75 - 40 = 0.

Развернутое конечное сальдо получено путем переноса отрицательных показателей в графу «К» с обратным знаком, положительные показатели оставлены в графе «Д». Таким образом, порядок определения конечного сальдо сведен к единой процедуре для активных и пассивных счётов. Особенно наглядно это видно на примере счёта Ж. Начальное сальдо по этому счёту было кредитовым, а конечное стало дебетовым. Причем, получено оно по той же формуле, что по всем остальным счётам. Для расчёта сальдо можно не разделять все счёта на два подмножества (активные и пассивные), а рассматривать их как единую систему. Такой порядок обеспечивает математическую корректность расчётам по определению конечного сальдо.

Синтетический и аналитический учёт на счётах.

Структура информации бухучёта подразделяется на два разреза: горизонтальный и вертикальный. Горизонтальные связи проявляются через корреспонденцию счётов, вызванную двойной записью данных о хозяйственной деятельности. Вертикальные связи выражены в соподчинении информационных уровней - синтетического и аналитического учёта, синтетических и аналитических счётов.

Синтетический учёт - учёт, дающий обобщенные показатели в денежном выражении. Такие показатели содержатся в счётах синтетического учёта и необходимы для общего представления о наличии и движении средств и их источников.

Синтетические (объединяющие) счёта представляют собой способ классификации и систематизации информации по стадиям кругооборота средств и фондов. Они образуют связанную двойной записью информационную систему, отражающую динамику движения всех объектов бухучёта в обобщенных стоимостных показателях (горизонтальные связи).

Синтетические счёта являются счётами 1-го порядка или главными счётами.

Синтетические счёта могут быть простыми (когда объект учёта не подлежит дальнейшей детализации) и сложными (когда объект учёта, отражаемый на данном синтетическом счёте, подлежит дальнейшей детализации на отдельных счётах, называемых аналитическими).

Показатели сложных счётов, когда это необходимо, находят свою детализацию в аналитическом учёте. Перечень синтетических счётов содержится в плане счётов. Каждый синтетический счёт имеет свой номер. В плане счётов бухучёта по некоторым сложным счётам предусматриваются субсчёта.

Субсчёт - способ группировки данных аналитического учёта.

Субсчёта называют счётами 2-го порядка. Они используются для получения обобщенных показателей в дополнение к данным синтетических счётов. Субсчёта имеют не все синтетические счёта, а только те, показатели которых необходимо соответствующим образом сгруппировать. Перечень субсчётов указывается в плане счётов, однако предприятия и организации могут самостоятельно выделять отдельные субсчёта.

Субсчёта показывают, в какой последовательности (группировке) нужно открывать счёта аналитического учёта, и являются промежуточным звеном между синтетическим счётом и открываемыми к нему аналитическими счётами. При этом по одному субсчёту может быть открыт один или несколько аналитических счётов в зависимости от необходимой детализации показателей учёта.

Аналитический учёт - учёт, дающий детализированные показатели в денежном, а в необходимых случаях и в натуральном выражении, с целью получения большего объема информации для контроля и анализа хозяйственной деятельности. Для ведения аналитического учёта применяются аналитические счёта.

Аналитические (детализирующие счёта) являются способом обобщения и группировки данных, объединяемых синтетическим счётом (вертикальные связи).

Аналитические счёта открывают только к сложным счётам синтетического учёта. Система аналитических счётов обобщает и в то же время детализирует хозоперации по содержанию, а также в натуральных или трудовом измерителях, в то время как в синтетическом счёте эти операции объединяются и обобщаются в едином денежном измерителе. При этом итоги оборотов и сальдо (в денежном выражении по всем аналитическим счётам должны соответствовать оборотам и сальдо того синтетического счёта, в развитии которого открыты аналитические счёта.

3. Бухгалтерский учёт в воинской части

3.1 Специфика работы финансовой части воинской части

Финансовая часть воинской части состоит:

1. Начальник финансовой части - главный бухгалтер.

2. Заместитель главного бухгалтера

3. Бухгалтер по кассовым операциям.

4. Бухгалтер-расчётчик.

5. Бухгалтер материально-технического отделения.

Финансовая часть предоставляет руководителям обслуживаемых учреждений необходимые им сведения об исполнение смет доходов и расходов в сроки, установленные главным бухгалтером по согласованию с руководителями этих учреждений.

В обязанности финансовой части входит:

- ведение бухгалтерского учёта в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ, Инструкции по бухгалтерскому учёту и других нормативно правовых актов;

- начисления и выплата в установленные сроки заработной златы работникам, денежного довольствия военнослужащим.

- контроль за использованием выданных доверенностей на получение имущественно-материальных и других ценностей;

- участие в проведение инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учёте;

-проведение инструктажа материально ответственных лиц по вопросам учёта и сохранности материальных ценностей, находящихся на их ответственном хранении;

- составление и предоставление в установленном порядке и в предусмотренные сроки бухгалтерской отчётности;

- хранение первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта, отчётности, смет доходов и расходов и расчётов к ним как на бумажных, так и на машинных носителях информации в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела.

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер назначается и освобождается от занимаемой должности командиром части. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно командиру части, несёт ответственность за ведение бухгалтерского учёта, а также своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчётности. В случае разногласий между командиром части и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учётные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного разрешения командира части, который несёт всю полноту ответственности за последствия таких операций и включе6ния данных о них в бухгалтерский учёт и отчётность.

Главный бухгалтер утверждает должностные инструкции для работников бухгалтерии. Распределение служебных обязанностей производится по функциональному признаку, то есть за каждым отдельным работником, в зависимости от объема работ.

Все структурные подразделения, входящие в состав части, обязаны своевременно предоставлять и передавать в финансовую часть необходимые для бухгалтерского учёта и контроля документы - выписки из приказов и распоряжений, договоры, акты выполненных работ и т. д. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников воинской части.

При освобождение главного бухгалтера производится сдача дел вновь назначенному главному бухгалтеру, а при отсутствии - работнику, назначенному приказом командира части, в процессе которой проверяется состояние бухгалтерского учёта и достоверность отчётных данных и составляется соответствующий акт, утвержденный командиром части.

Кроме перечисленных выше функций, осуществляемых совместно главным бухгалтером и командиром части, последний выполняет ряд дополнительных функций:

- определяет порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчётном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждом из них и др.), за исключением случаев, предусмотренных законодательством, когда проведение инвентаризации обязательно; утверждается приказом обязательно; утверждается приказом состав инвентаризационной комиссии;

- назначает должностных лиц, на ответственном хранение которых должны находится основные средства и материальные запасы. С указанными лицами заключается договор о полной материальной ответственности. При смене материально ответственных лиц должна проводиться инвентаризация товарно-материальных ценностей с составлением приема - сдаточных актов, утвержденных командиром части;

- контролируется отпуск и списание материальных запасов и малоценных предметов: утверждает документы на выдачу материалов со склада и на списание материалов в расход, утверждает акты на списание малоценных предметов;

осуществляет контроль за правильностью начисления и выплаты заработной платы: издает приказ о зачисление, увольнение и перемещении сотрудников и установлении должностных окладов в соответствии с Единой тарифной сеткой, утвержденными штатами и ставками заработной платы; разрешает выплату заработной платы в соответствии с расчётно-платёжными и платёжными ведомостями;

- осуществляет контроль за движение наличных денежных средств и денежных документов;

- отдает распоряжение на выдачу авансовых сумм под отчёт, утверждает авансовые отчёты подотчётных лиц.

3.2 Бюджетный учёт в воинской части

Финансовая часть воинской части наряду с безналичными расчётами осуществляют операции с наличными деньгами - выдачу заработной платы, денежного довольствия военнослужащим, пособий по временной нетрудоспособности, выдача авансов подотчётным лицам на командировочные и хозяйственные расходы и др. Операции, производимые организациями деньгами т связанных с приемом наличных денег и выдачей их из кассы, называются кассовыми операциями.

Перед работниками финансовой части стоят следующие задачи по учёту кассовых операций:

- своевременность и полнота оприходования наличных денег в кассу;

- постоянный контроль за сохранность наличных денег в кассе;

- своевременность и полнота возврата наличных денежных средств в учреждение банка.

Все кассовые операции ведет кассир, назначенного на эту должность приказом командира части. Кассир дает обязательство о полной материальной ответственности. Все наличные денежные средства и ценные бумаги храниться в кассе, в несгораемом шкафу. Помещение изолировано и оснащено сигнализацией.

Кассовые операции оформляются соответствующими кассовыми документами. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, квитанции на приход денег, платёжные ведомости на выплату заработной платы, денежного довольствия и другие документы, служащие основание для приема и выдачи наличных денег из кассы.

Наличные деньги из учреждения банка получают по чекам, которые выписываются кассиром или лица, выполняющего его обязанности. Поступления денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером за подписью главного бухгалтера, а по исполнении - кассира. Лицу, сдавшему деньги в кассу, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подтверждающая факт сдачи денег. Квитанция содержит те же данные, что и приходный кассовый ордер.

Выдача наличных денег оформляется расходным кассовым ордером. Заработная плата, денежное довольствия, премии выдаются по платёжным ведомостям, которые содержат распорядительную надпись об оплате в трехдневный срок. По истечении этого срока фактически выплаченные суммы отражают по расходу кассы. Расходные документы подписывает командир части, главный бухгалтер, а по исполнении - кассир.

После совершения операций приходные и расходные документы погашаются штампами «получено» и «оплачено». Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день совершения операций. При получении приходных и расходных ордеров кассир тщательно проверяет правильность заполнения реквизитов, наличия соответствующих подписей и перечисленных в приложение документов.

Приходные и расходные кассовые документы являются основанием для учёта кассовых операций в кассовой книге. Записи в кассовую книгу производится под копировальную бумагу в двух экземплярах. Кассир в конце рабочего дня подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующий день. Первый экземпляр остается в кассовой книге, а второй - отрывается и с приложенными кассовыми документами передается в бухгалтерию как отчёт кассира. Записи в кассовую книгу делаются, как правило, ежедневно.

С целью контроля за сохранностью и использованием денежных средств производиться внезапная ревизия кассы. Сроки проведения ревизии определяется командиром части. Кроме того, внезапные ревизии проводят ревизоры при проведение проверок или ревизий финансово-хозяйственной деятельности.

Для проведения инвентаризации кассы распоряжением командира части назначается инвентаризационная комиссия. В ее состав входят ревизор, главный бухгалтер, кассир, представители общественности. Порядок проведения инвентаризации следующий.

1. Кассир на дату ревизии в присутствии членов комиссии составляет отчёт о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге и дает расписку в том, что все приходные и расходные кассовые документы включены в составленный им кассовый отчёт и к моменту инвентаризации неоприходованных и несписанных денежных сумм не имеется.

2. Отчёт подписывается главным бухгалтером.

3. Происходит пересчёт денег и других ценностей, находящихся в кассе. Они пересчитываются дважды - сначала кассиром, а затем бухгалтером или другим членом комиссии. Во время инвентаризации, а кассе могут находиться частично оплаченные платёжные ведомости на выдачу зарплаты. Выплаты по частично оплаченным платёжным ведомостям ревизор принимает к зачету, о чем делается отметка в акте инвентаризации кассы. Различного рода расписки, не оформленные надлежащим образом, в оправдание недостачи денежных средств в кассе не принимаются.

4. По окончании пересчёта денег и ценностей полученная сумма сопоставляется с данным об их остатках, зафиксированы в бухгалтерском учёте.

5. Комиссия оформляет результаты инвентаризации актом, который подписывают все члены комиссии. Акт составляется в день ревизии кассы в трех экземплярах и подписывается ревизионной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр передается в бухгалтерию войсковой части, второй - ревизору, а третий - материально ответственному лицу. Кроме того, комиссия требует от кассира письменное объяснение о причинах выявленных недостачи или излишка (если они имеются).

Начисление заработной платы

1. Заработная плата гражданского персонала.

Оплата труда работников регулируется нормативными актами, среди которых основополагающее значение имеют:

- Федеральный закон Российской Федерации «О минимальном размере оплаты труда» Федеральный закон Российской Федерации «О минимальном размере оплаты труда» от 19.06.2000 г. № 82-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 29.04.2002 № 42-ФЗ, от 26.11.2002 № 152-ФЗ, от 01.10.2003 № 127-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 29.12.2004 № 198-ФЗ, от 20.04.2007 № 54-ФЗ, от 24.06.2008 № 91-ФЗ, с изм., внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 27.11.2008 № 11-П)., определяющий минимальный раздел оплаты труда;

- Постановление Правительства Российской Федерации от 14.10.92 г. № 785 «О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе Единой тарифной сетки» Постановление Правительства Российской Федерации от 14.10.92 г. № 785 «О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе Единой тарифной сетки» (в ред. Постановления Правительства РФ от 20.12.2003 г. № 767, с изм., внесёнными Постановлениями Правительства РФ от 06.01.1993 г. № 14, от 27.02.1995 г. № 189, распоряжением Правительства РФ от 06.02.2001 г. № 171-р)., устанавливающее разряды тарифной сетки и соответствующие им размеры тарифных коэффициентов.

Начисление заработной платы и пособий производится один раз в месяц, и отражаются в учёте в последний день месяца. Документами для начисления заработной платы являются приказы командира части о зачислении, увольнение и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы.

Табель ведется ежемесячно по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений).

В конце месяца по табелю определяется количество отработанных дней (часов) и производится расчёты по их оплате. Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Начисление заработной платы за месяц производится по расчётно-платёжной ведомости. В расчётно-платёжной ведомости записываются табельные номера, фамилии и инициалы работников, суммы начисленной заработной платы и пособий, утвержденных налогов и других сумм.

Расчётно-платёжные ведомости подписываются работниками, составившими и проверившими эти ведомости. Разрешение на выплату заработной платы подписывается командиром части и главным бухгалтером. По истечении срока выплаты в платёжном и расчётно-платёжной ведомости против фамилии лиц, у которых заработная плата осталась неполученной, кассир обязан поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано» и составить реестр депонированных сумм.

В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платёжной или расчётно-платёжной ведомости и скрепить надпись своей подписью. После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в платёжных ведомостях, и подсчёта выданных и депонированных сумм на выданные суммы заработной платы составляется расходный кассовый ордер, который оформляется в установленном порядке и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Депонированные суммы на следующий день после исчисления срока заработной платы сдаются на счёт.

Больничные листки (листки нетрудоспособности) подшиваются в отдельную папку и нумеруются хронологическом порядке с начала года, На каждом листке проставляется номер расчётно-платёжной ведомости, в которой он включен для начисления.

2. Денежное довольствие военнослужащим по контракту.

Денежное довольствие (так называется заработная плата военнослужащего) является основным источником обеспечения военнослужащих и состоит из месячных окладов по воинской должности и по воинскому званию, которые составляют оклад денежного содержания, ежемесячных и иных повышений, надбавок и других дополнительных денежных выплат.

К дополнительным денежным выплатам относятся:

- надбавка за сложность напряженность и специальный режим военной службы;

- за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;

- процентная надбавка за выслугу лет;

- ежемесячное денежное поощрение;

- денежное вознаграждение за классную квалификацию;

- денежные выплаты за особые условия службы военнослужащим, несущим боевое дежурство и другие.

Денежные надбавки (выплаты) выплачиваются со дня вступления в исполнения обязанностей по воинской должности и по день освобождения от исполнения обязанностей по заминаемой воинской должности. Выплаты надбавок производится на основании приказов командира части.

Надбавки выплачиваются одновременно с выплатой окладов денежного содержания за текущей месяц и отражаются в расчётно-платёжной ведомости в отдельных графах.

Выплата надбавок не приостанавливается в период нахождения военнослужащих в отпусках, в командировках, на лечение, на обучении.

Военнослужащему, который не обеспечен жильём (снимает жилое помещение), выплачивают денежную компенсацию за поднаём жилья. Так же выплачивается денежная компенсация за продовольственный паек тем военнослужащим, которые не стоят на продовольственном обеспечении в военной или госпитальной столовой.

Все вышеперечисленные надбавки можно отнести как к месячным дополнительным выплатам. Но кроме месячных дополнительных выплат существует такая выплата как квартальная премия, выплачиваемая раз в квартал.

Один раз в год военнослужащему по контракту выплачивается материальная помощь по требованию и денежную компенсацию на санаторно-курортное лечение при уходи в очередной отпуск на него и членов его семьи.

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О статусе военнослужащих» размеры окладов по воинским должностям и воинским званиям, повышений надбавок и выплат определяются Правительством РФ по представлению МО РФ.

Прядок обеспечения военнослужащих денежным довольствием определяется Министерством обороны РФ. Срок выплаты денежного довольствия с 13 по 20 число в текущем месяце за текущей месяц.

3. Денежное довольствие военнослужащих по призыву.

Военнослужащим, проходящим военную службу по призыву, оклады по воинским должностям выплачиваются в размерах, установленных Правительством РФ по представлению МО РФ, в зависимости от тарифных разрядов, установленных по занимаемым воинским должностям.

Военнослужащим, призванным на военную службу, со дня убытия из военного комиссариата субъекта РФ к месту прохождения военной службы и до назначения на воинскую должность по месту военной службы выплачиваются оклады по воинской должности по минимальному разряду.

При назначение военнослужащих на воинскую должность оклады по должности выплачиваются с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором они назначены на должность, согласно тарифным разрядам указанным в штатах воинской части.

Расчёт с подотчётными лицами

Бюджетные учреждения, в том числе и воинская часть, осуществляют расходы в наличном порядке через подотчётных лиц. Подотчётными лицами являются работники предприятий и организаций, которым выдаются наличные деньги в виде аванса на оплату операционных расходов и расходов, связанных со служебными командировками.

Авансы под отчёт выдаются только лицам, работающим в данной организации. Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещена. Наличные деньги по отчёт выдаются на хозяйственно-операционные расходы и командировочные расходы. При этом выдача наличных денег по хозяйственно-операционным расходам производится в размерах и на сроки, определяемые командиром части, а по командировочным расходам - в пределах сумм, причитающихся командировочным лицам на цели служебной командировки в соответствии с действующими нормативными актами.

Авансы под отчёт выдаются по распоряжению командира части на основании письменного заявления (рапорта) получателя с указанием назначения аванса. На заявлении о выплате сумм под отчёт работником бухгалтерии, а именно начальником финансовой части - главным бухгалтером проставляется код по классификации расходов, на который должен быть отнесен расход. Кроме того, на заявлении бухгалтером делается отметка об отсутствии за подотчётным лицом задолженности по предыдущим авансам. В противном случае выдача аванса запрещается. Выдача наличных денег под отчёт производится на основание расходного кассового ордера.

Наличные деньги, выданные под отчёт, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Лица, получивши деньги под отчёт, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в финансовую часть авансовый отчёт об израсходованных суммах и произвести окончательный расчёт по ним.

К авансовому отчёту должны быть приложены командировочное удостоверение, документы, подтверждающие фактические расходы (квитанции, чеки контрольно-кассовых машин, транспортные документы, товарные чеки и др.). На оборотной стороне авансового отчёта подотчётное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчёту, должны быть пронумерованы подотчётным лицом в порядке их записи в отчёте.

Перед утверждением авансового отчёта командиром части он подлежит проверки бухгалтером с точки зрения наличия первичных расчётно-платёжных документов, правильности их оформления, обоснованности произведенных расходов. Авансовые отчёты в обязательном порядке утверждаются командиром части. После его утверждения бухгалтер производит бухгалтерские записи о списание подотчётных сумм. В отчёте указываются суммы расходов, принятые к учёту, корреспондирующие счёта на эти суммы, суммы остатка или перерасхода, а также реквизиты приходных и расходных документов, по которым наличные деньги выдаются или вносятся в кассу.

Неиспользованный остаток аванса должен быть возвращен подотчётным лицом не позднее трех дней после сдачи авансового отчёта. Выдача новых авансов подотчётному лицу может быть произведена при условии погашения ранее выплаченного аванса. В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчётов о расходовании подотчётных сумм или невозврата (несвоевременного возврата) в кассу неизрасходованных авансов финансовая часть имеет право удержать эту задолженность из заработной платы лиц, получивших авансы.

В тех случаях, когда сумма выданного аванса под отчёт оказалась меньше, чем фактически произведенные расходы, подотчётному лицу возмещаются израсходованные им наличные деньги в соответствии с представленными документами.

Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Направление работников учреждения в командировку производится командиром части. Направление оформляется приказом о командировании работников, в котором указываются фамилия, имя, отчество и должность командируемого работника, место назначения (страна, город, организация, куда командируется работник), срок командировки, цель командировки и основание (служебное задание). На основании приказа при направлении в командировку выписывается командировочное удостоверение.

Перечень расходов, которые обязаны возместить направленному в командировку работнику, включает: расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы.

Финансовая часть обязана обеспечить надлежащий контроль за целевым использованием подотчётных сумм, своевременным представлением отчётов и возвращением подотчётными лицами сумм неиспользованных авансов. Все подотчётные лица обязаны представить в финансовую часть авансовые отчёты до 31 декабря, а остатки неиспользованных авансовых сумм - в кассу учреждения, на лицевой счёт в казначействе.

3.3 Поступление, учёт и списание материалов и продуктов питания

Бюджетные учреждения в процессе осуществления своей деятельности систематически приобретают различные материальные ценности: строительные и хозяйственные материалы, продукты питания, медикаменты, топливо, горючее и смазочные материалы и т. д.

Основными задачами учёта материалов являются:

- обеспечение сохранности и контроля за движением и правильным использованием материалов;

- соблюдение установленных норм запасов и расходов;

- получение точных сведений об остатках материалов, находящихся на складах.

Хранение материалов производиться в специально приспособленных помещениях (склада). При этом места хранения материальных ценностей оснащены необходимом весовым оборудованием, измерительными приборами, мерной тарой и другими контрольными приспособлениями, обеспечивающими точность подсчёта количества принятых и отпущенных материалов.

Ответственность за приёмку, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на материально ответственных лиц, которые назначаются приказом командира части. С материально ответственными лицами заключен письменный договор о полной индивидуальной ответственности. В связи с этим при смене материально ответственных лиц должна проводиться инвентаризация материальных запасов на складах. Результаты инвентаризации оформляются приемосдаточными актами, утверждаемые командиром части.

Учёт материальных ценностей на складе ведется материально ответственным лицом в книге складского учёта материалов только по наименованиям, сортам и количествам. Записи в данной книге делаются материально ответственными лицами на основании первичных документов.

Выдача материалов со склада производится по следующим документам:

I. Накладная. Данный документ применяется при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри учреждения. Накладная выписывается в двух экземплярах.

II. Меню-требование на выдачу продуктов питания. Применяется для выдачи продуктов питания со склада. Меню-требование составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся. Меню-требование с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, не реже трех раз в месяц.

III. Путевой лист. Применяется для списания в расход всех видов топлива. Топливо списывается по фактическому расходу, но не выше норм расхода горюче-смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных в установленном порядке. Регистрация путевых листов производиться в журнале учёта движения путевых листов.

Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также производится сверку данных по учёту материалов с записями, ведущимися на складе.

Материальные запасы отражаются в учёте и отчётности по фактической стоимости.

Выбытие материалов и продуктов питания может осуществляться, прежде всего, по различным причинам. Выбытие материалов осуществляются в результате их использования по целевому назначению. Списание материалов и продуктов питания производится по ценам их приобретения или средним ценам, если аналогичные материалы или продукты питания приобретались по разным ценам. Списание материалов и продуктов питания производится в соответствии с утвержденными в установленном порядке нормами расходов на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных командиром части.

Учёт расходов продуктов питания ведется в ведомости по расходу продуктов питания. Эта ведомость составляется материально ответственным лицом. Записи в ведомости производятся на основании меню-требования на выдачу продуктов питания и других документов (накладных, актов естественной убыли). Одновременно сверяется число довольствующихся.

Другой причиной выбытия материалов и продуктов питания может служить их списание в связи с недостачей и потерей. Однако в данном случае необходимо отдельно выделять естественное списание материалов в пределах установленных норм естественной убыли и списание материалов в результате недостачи и хищения.

Учёт малоценных предметов на складе и в эксплуатации

В воинской части в состав малоценных предметов включаются:

а) предметы со сроком полезного использования менее 12 месяцев, независимо от стоимости;

б) предметы стоимостью на дату приобретения не более 50-кратного минимального размера оплаты труда, установленного действующим законодательством за единицу, независимо от срока использования;

в) специальная одежда, специальная обувь, постельные принадлежности;

г) форменная одежда, обувь, предназначенная для выдачи работникам в установленном порядке.

Основными задачами учёта малоценных предметов являются:

- обеспечение контроля за наличием и движением малоценных предметов;

- правильная оценка в балансе и отчётности малоценных предметов;

- своевременное и документальное отражение в учёте операций, связанных с поступлением и выбытием малоценных предметов;

- контроль за сохранностью малоценных предметов по материально ответственным лицам и в месте их эксплуатации.

Учёт малоценных предметов, находящихся на складе, ведётся в книге материально ответственными лицами по наименованию предметов и количеству.

Малоценные предметы выдаются со склада в эксплуатацию по накладной выписанной в двух экземплярах. В целях обеспечения сохранности в эксплуатации организован соответствующий контроль за их движением. Малоценные предметы в эксплуатации должны находиться на хранение у лиц, ответственных за правильную эксплуатацию и сохранность этих предметов.

Учёт малоценных предметов ведется не только в местах хранения, но и в бухгалтерии.

Бухгалтерия осуществляет систематический контроль за движением малоценных предметов, а так же производит сверку данных по учёту материальных предметов с записями, ведущимися на складе.

Малоценные предметы в регистры бухгалтерского учёта по приходу записываются на основание первичных документов тем число, когда получены материальные ценности.

Особую группу малоценных предметов составляют белье, постельные принадлежности, одежда и обувь. Данные предметы учитываются по их наименованиям, количеству и материально ответственным лицам в книге с выделением отдельных групп:

- белье (рубашки, сорочки, халаты и т. п.);

- постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяло, простыни, наволочки);

- одежда и обмундирование (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, юбки, куртки, брюки и т. п.);

- обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, валенки и т. п.).

Указанные предметы промаркированы специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования части. При выдачи предметов в эксплуатацию дополнительно указывается год и месяц выдачи со склада. Маркированные штампы хранятся и заместителя командира по материально-техническому обеспечению (МТО). При получение постельных принадлежностей со склада материально ответственное лицо на всех полученных материальных ценностей имеется штамп с наименованием части и отметкой с обозначением года (месяца) выдачи их в эксплуатацию.

Выдача белья со склада производится по накладным. Накладная выписывается в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию для списания с учёта белья на складе и оприходовать его за материально ответственным лицом, второй экземпляр служит основанием для записи прихода в книге у принимающего под отчёт белье. Выдача нового белья, одежды, обуви производится в соответствии с установленными нормами и с учётом сроков носки.