Делопроизводство

должность

личная подпись

расшифровка подписи

Инструкции организационно-методологического назначения представляют собой организационно-правовые документы длительного действия, определяющие собой научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее служб и подразделений. Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов, государственных стандартов, приказов, и т.п. Существуют инструкции по эксплуатации оборудования, по безопасности труда, по организации делопроизводства в отдельных службах и др.

Титульный лист включает следующие реквизиты: наименования организации - автора документа, гриф утверждения. Наименование документа, место и год издания. Текст инструкции включает ряд разделов, например, в инструкции по делопроизводству в кадровой службе предусматривается три раздела: общие положения, правила подготовки, оформления и согласования документов по личному составу; организация работы с документами.

Должностная инструкция - локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Эта инструкция эффективное средство для управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую роль, а также объективно оценивать работу сотрудника, для должности которого составлена такая инструкция.

Должностные инструкции разрабатываются с учетом тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих (утверждены постановлением Министерства труда и социального развития России от 10 ноября 1992г. №30).

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.

Приказ - широко применяемый в управлении правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководством организации, учреждения, в целях решения возникающих в процессе деятельности как текущих (оперативных), так и перспективных задач. Приказ - это правовой акт руководителя организации или его заместителя, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.В основном приказы оформляются на специальном бланке приказа, но могут быть, и оформлены на общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ.

В состав реквизитов приказа включены:

01 - Государственный герб РФ, 02 - герб субъекта РФ, 03 - изображена символика (эмблема, логотип, товарный знак, 08 - наименование организации, 10 - наименование вида документа, 11 - дата документа, 12- регистрационный номер документа, 14 - место составления или издания документа, 18 - заголовок к тексту, 20 - текст документа, 21 - отметка о наличии прохождения, 22 - подпись, 23 - гриф согласования документа, 24 - визы согласования документа, 27 - отметка об исполнителе, 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело, 30 - идентификатор электронной копии документа.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (вступительной) и распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. Например, на основании законодательного, нормативного акта, выше стоящего органа власти.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Распоряжение один из видов распорядительных документов, носящих характер обязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости ведения подчиненными организациями, подразделения и рядовыми исполнителями определенных действий в оговоренный срок. Распоряжения готовятся и оформляются аналогично приказам, с указанием вида документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ. Однако текст распоряжения не содержит констатирующей (вступительной) части, в таких случаях текст начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков их исполнения. В тех случаях, когда распоряжение имеет констатирующую часть с объяснением причин издания документа, текст распорядительной части начинается с ключевого слова «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:».

Указание - распорядительный документ федеральных органов исполнительной власти и управления, других вышестоящих организации по вопросам информационно-методического характера, связанных исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методик и прочих руководящих документов. Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и расположение реквизитов, но ключевыми словами в констатирующей части текста, в зависимости от содержания, вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ», могут быть использованы слова «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ». Указание, как и приказ, имеет заголовок к тексту; может иметь констатирующую часть и - обязательно пункт о контроле за исполнением.

Постановление является правовым актом, принимаемым высшими федеральными органами государственной власти, некоторыми органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) и властными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами. Постановления также принимаются руководителями коллегиальных органов общественных организации по важнейшим вопросам их деятельности. Подготовка, оформление и издание постановлений (и распоряжений) глав субъектов РФ, глав городов и районов определяются соответствующими регламентами работ аппаратов администрации субъектов РФ, городов и районов.

Проекты постановлений должны отвечать следующим требованиям:

Соответствовать действующему федеральному и областному законодательству, Уставу области, Договору о разграничении предметов ведения и полономочий между органами государственной власти соответствующей области, ранее принятым постановлениям и распоряжением главы администрации области.

Быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами.

Если принимаемое постановление исключает действие ранее принятых актов, оно должно содержать пункт о признании их утратившими силу.

Подготовленный проект печатается на компьютере в одном экземпляре на чистом листе бумаги через 1,5 интервал в системе «WORD», шрифт 14. Ниже подписи указывается должность, фамилия и инициалы заместителя главы администрации (губернатора) области, структурное подразделение аппарата или орган администрации, мэр города или глава района, которыми вносится проект.

Исполнитель постановления организует согласование и визирование проекта. Не допускается отказ от визирования, а также внесение каких-либо исправлений или дополнений непосредственно в текст проекта документа. Особое мнение (замечание) должностного лица, визирующего постановление, излагается отдельной запиской, которая прилагается к проекту документа.

Макет постановления федерального органа:

Решение представляет собой правовой акт коллегиального или совещательного органа федеральных структур исполнительной власти органов субъектов РФ, общественных организации, ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров организации, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично постановлению.

Служебное письмо обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. Служебные письма оформляются на бланках по ГОСТ Р 6.30 - 2003 как правило с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением встречаются реже. Используются бланки форматов А4 и А5. Письмо оформляют, как минимум в двух экземплярах. Первый адресату, второй подшивается в дело, как результат выполненной работы.

Актом называют документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленный факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т.д.

Акт оформляется на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом, в угловом варианте исполнения. В ряде случаев акт оформляют на общем бланке организации. Текста акта состоит и двух частей - вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствующих при актировании. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязательно подписать его с оговоркой о не согласии, офомив его на отдельном листе.

Протокол - документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений. Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, предпочтительнее. Первая страница оформляется на общем бланке организации формата А4, последующие страницы печатаются на обычных листах. Текст состоит из вводной и основной частей. В вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа, излагается повестка дня. Основная часть строится в последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме формы заседания печатаются от левого поля формуляра.

Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

В зависимости от содержания и назначения различают информационные и отчетные докладные записки. По адресату докладные записки делятся на внутренние (направленные непосредственному руководителю) и внешние (направленные вышестоящим организациям).

Внешние записки оформляются на общем бланке формата А4. Подписывает руководитель организации. Внутренние записки пишут на листе бумаги формата А4, с угловым расположением реквизитов, допускается рукописный вариант.

Телеграмма - документ, отличающийся от других письменных документов способом печати текста - по телеграфной сети общего использования. Порядок телеграфной связи регламентирован Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005г. №222.

Пример

Адрес телеграммы часто является условным. Текст телеграммы должен быть предельно кратким, без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используют сокращения типа ТЧК - точка, ЗПТ - запятая и др. Цифры, число как правило пишут прописью.

Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ.

Телекс - разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи - по абонентской телексной сети.

Факс (телефакс, факсограмма) - получаемая по каналам телефонной связи на бумажном носителе копия документа.

Факс удобен для оперативной передачи информации.

Телефонограмма - документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Обязательные реквизиты: наименование учреждения адресата и адресанта, реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии передавшего и принявшего телефонограмму, номера телефонов, текст, подпись, также должна иметь заголовок, в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003, выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об».

3. Оформите заявление о приеме на работу, приказ по личному составу в соответствии заявлением, согласно вашей специальности

4. Оформите журнал регистрации внутренней документации и зарегистрируйте 10 документов

Применяется индексация документов №регистрационный номер-код подразделения составителя-код получателя.

Список литературы

1. Басаков.М.И. Современное делопроизводство. Ростов-на-Дону: Феникс, 2007г., 473с.

2. Теплицкая.Т.Ю. Все виды деловой корреспонденции. Ростов-на-Дону: Феникс, 2007г., 181с.

3. Анодина.Н.Н. Деловое письмо. М: Омега-Л, 2007г., 103с.

4. Дегтярев.В.А. Требования, предъявляемые к оформлению документов. Главбух 1999, №24.

5. ГОСТ Р 6.30-97 « Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов» - утв. Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1997г.

6. ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - утв. Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003г.