Документирование трудовых правоотношений

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Важнейшей функцией отдела кадров, который занимается документированием трудовых правоотношений, является документирование процесса движения кадров на предприятии. С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме на работу переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Отдел кадров предприятия готовит проекты приказов только по личному составу. Для внесения необходимых данных в учетные документы и личные дела работников выписки из приказов по основной деятельности представляются в отдел кадров канцелярией или другим структурным подразделением, ведущим учет этих приказов.

Цель данной контрольной работы - рассмотреть документирование трудовых правоотношений.

При написании данной контрольной работы использовалась литература различных авторов, таких как: Аксенов Ю.М., Воробьев Н.И., Кирсанова М.В., Киселева Т.И., Колтунова М.В., Павлюк Л.В., Санкина Л. , Стенюков М.В. и многих других.

1. Порядок оформления документов при приеме на работу

Прием на работу производится руководителем, который наделен правом найма на работу.

При приеме на работу администрация организации вправе потребовать от поступающего:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

При заключении трудового договора соглашением сторон может быть обусловлено испытание работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе.

Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят без испытания.

В период испытания на работника распространяются положения Трудового кодекса, законов, иных нормативных правовых актов, локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения1¹ Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М.; СПб: ИТД «Герда», 1999. - С. 103..

Испытание при приеме на работу не устанавливается для:

лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;

беременных женщин;

лиц, не достигших возраста восемнадцати лет;

лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;

лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу;

лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями;

в иных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, иными федеральными законами и коллективным договором.

Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций - шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом.

В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе.

При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Решение работодателя работник имеет право обжаловать в судебном порядке.

При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора производится без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия1¹ Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М, 2002. - С. 173..

Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях.

Если в период испытания работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня.

На лиц, поступающих на работу впервые, заполняется трудовая книжка со дня приема на работу Трудовые книжки ведутся на всех работников на предприятии.

На лиц, поступающих на работу отдел кадров оформляет личное дело.

Трудовой договор заполняется и подписывается в 2 экземплярах, один из которых хранится в отделе кадров, как правило, в личном деле работника.

Указом Президента Российской Федерации от 31 июля 1995 г. № 119-ФЗ введен в действие Федеральный закон "Об основах государственной службы Российской Федерации".

Под государственной службой понимается профессиональная деятельность по обеспечению исполнения полномочий государственных органов. Государственными служащими являются граждане Российской Федерации, исполняющие в порядке, установленном Федеральным законом, обязанности по государственной должности государственной службы за денежное вознаграждение, выплачиваемое за счет средств федерального бюджета или средств бюджета соответствующего субъекта Российской Федерации1¹ Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М.; СПб: ИТД «Герда», 1999. - С. 107..

На государственных служащих распространяется действие законодательства Российской Федерации о труде с особенностями, предусмотренными Федеральным законом от 31.07.95.

Право поступления на госслужбу имеют граждане Российской Федерации не моложе 18 лет, владеющие государственным языком, имеющие профессиональное образование и отвечающие требованиям, установленным Федеральным законом для государственных служащих.

При поступлении на госслужбу работник должен представить:

· личное заявление;

· документ, удостоверяющий личность;

· трудовую книжку;

· документ о профессиональном образовании;

· медицинское заключение о состоянии здоровья;

· справку из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений об имущественном положении;

· другие документы, если это предусмотрено законом.

Работник поступает на государственную службу на условии трудового договора, заключенного на неопределенный срок или на срок не более 5 лет, и оформляется приказом руководителя.

С 27 января 2005 года вступает в действие Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации от 27.07.2004 №79-ФЗ, который отменяет закон «Об основах государственной службы Российской Федерации» и вводит понятие служебного контракта, который может заключаться как на неопределенный срок, так и срок от одного года до пяти лет.

Служебный контракт заключается на основе акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы. Гражданин, поступающий на гражданскую службу, при заключении служебного контракта предъявляет представителю нанимателя:

1) заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы;

2) собственноручно заполненную и подписанную анкету установленной формы;

3) паспорт;

4) трудовую книжку, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;

5) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;

6) свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории Российской Федерации;

7) документы воинского учета -- для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

8) документ об образовании;

9) сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

2. Порядок учета кадров

Учет работников по своему назначению разделяется на персональный, штатно-должностной и статистический.

На всех лиц, работающих на предприятии, составляются и сводятся в действующую картотеку личные карточки по установленной форме № Т-2.

Персональный учет научных работников ведется по учетной карточке научного работника, форма № Т-4.

Личные карточки уволенных постоянно хранятся в алфавитном порядке, отдельно от действующей картотеки, с указанием в карточке даты, номера приказа и причины увольнения работника1¹ Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М, 2002. - С. 174..

На работников, удостоенных государственных наград, почетных званий, награжденных отраслевыми вилами наград, составляются и ведутся учетные карточки награжденных, которые сводятся в картотеку. Учет может вестись и в журнале учета награжденных.

Личные дела составляются и ведутся на работников, перечень которых определяется специально созданной руководителем предприятия комиссией.

Количество экземпляров личного дела определяется необходимостью. Подлинный экземпляр личного дела ведется по месту работы работника. В вышестоящую инстанцию, которая утверждает работников на некоторых должностях, высылаются копии документов, заверенные отделом кадров предприятия и скрепленные печатью1¹ Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М, 2002. - С. 175.

.

В личное дело включаются документы в следующем порядке:

· опись документов, имеющихся в личном деле;

· личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);

· автобиография;

· копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания.

Далее в личном деле по мере поступления в хронологическом порядке располагаются характеристики, аттестации, представления о назначении, освобождении, увольнении, переводе, направлении на учебу, копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий и другие документы, характеристика работника. Документы личного дела нумеруются.

Докладные, заявления и другие необходимые справочные материалы располагаются во втором разделе личного дела по мере их поступления.

В дополнение к личному листку по учету кадров вносятся на основе соответствующих документов изменения в учетных данных работника, происшедшие после заполнения им личного листка.

Личный листок по учету кадров заполняется работником собственноручно, чернилами, разборчиво, без искажений и сокращений наименования предприятий, учреждений и организаций.

При заполнении сведений о трудовой деятельности указывается время вступления в каждую должность и ухода на основании приказов по личному составу или записей в трудовой книжке.

Автобиография пишется в произвольной форме, в которой кроме сведений о себе и своей деятельности указываются сведения о родственниках и другие сведения, имеющие принципиально важное значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника на должности.

О всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных и других учетных признаках (образование и т.д.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во все их учетные документы.

Основанием для внесения изменений должны служить официальные документы.

Изъятие документов из личных дел производится с разрешения начальника отдела кадров, о чем делается отметка в описи документов в личном деле, а подлинный экземпляр документа заменяется его копией.

Личное дело государственного служащего ведется кадровой службой соответствующего государственного органа и при переходе его на новое место государственной службы передастся по указанному месту.

Ведение нескольких дел одного государственного служащего не допускается.

Порядок ведения личных дел госслужащих осуществляется в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

К документам штатно-должностного учета относятся штатно-должностная книга и должностная картотека, составленная из должностных карточек. Возможен учет и с использованием ЭВМ.

Штатно-должностная книга ведется отделом кадров предприятия и является документом учета укомплектованности кадрами в соответствии с действующим штатным расписанием.

Статистический учет ведется с целью получения необходимых обобщающих цифровых данных, отражающих качественное и количественное состояние кадров.

На основании этих данных разрабатываются мероприятия по планированию подготовки кадров и обеспечению предприятия специалистами.

Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану.

Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела. Для быстрого нахождения конкретного личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек.

В отдельных случаях при малой численности работников на предприятии целесообразно вести алфавитную книгу учета личных дел.

Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного хранения.

Для обеспечения контроля за выдачей личных дел составляются контрольные карточки, которые хранятся в личных делах.

3. Образцы документов

РЕЗЮМЕ

Дата: 15.06. 2005г.

Иванова Мария Ивановна

Адрес: г. Абакан, ул. Пушкина, д. 54 кв. 18.

Телефон: 7-54-01

Дата и место рождения: 15 января 1983; г. Абакан

Гражданство: Российская Федерация

Семейное положение: Не замужем

Образование: 2000-2002гг., ГОУ ВПО Хакасский институт бизнеса, юриспруденция.

2002-2005гг., ИПК и ПК ХГУ, Хакасский Государственный Университет им. Н.Ф. Катанова, юриспруденция.

Опыт работы: 2002-2005, ЧП Тучкин, секретарь, помощник-консультант

Дополнительные сведения: владею иностранным языком (английским), владею компьютером, имею водительские права, категория «В».

Черты характера: Трудолюбие, усидчивость, порядочность

Подпись Мария Ивановна Иванова

Акционерное общество закрытого типа «КОМПАС-РОСТОВ»

344008, г. Ростов-на-Дону

ул. Береговая, 21/2, км.519

666-665, 665-684

ПРИКАЗ

о приеме на работу № 18-к 03.02.1999

Принять на работу с 20.06.2005г.

Иванову Марию Ивановну в юридический отдел, на должность юриста.

С окладом 7000 руб.

Без испытательного срока

Основание:

Трудовой договор от 18.06.2005г. № 703

Руководитель организации директор _________ Кравчук Михаил Петрович

С приказом ознакомлен ______________ 21.06.2005г.

Автобиография

1. Фамилия Иванова

Имя Мария

Отчество Ивановна

2	Если изменяли фамилию, имя или отчество, то укажите их, а также, когда, где и по какой причине изменяли	нет
3	Год, число и место рождения	15 января 1983; г. Абакан
4	Гражданство	РФ
5	Образование	2000-2002гг., ГОУ ВПО Хакасский институт бизнеса, юриспруденция. 2002-2005гг., ИПК и ПК ХГУ, Хакасский Государственный Университет им. Н.Ф. Катанова, юриспруденция
6	Ученое звание	Не имею
7	Какими иностранными языками владеете	Английским
8	Были ли Вы и Ваши родственники близкие судимы, когда и за что	Нет
9	Были ли заграницей, где, когда и с какой целью	Нет
10	Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в ВУЗах)	2002-2005, ЧП Тучкин, секретарь, помощник-консультант

документирование трудовой правоотношение

11. Ваши близкие родственники

Мама: Иванова Нина Васильевна, 1964г. г. Красноярск, ЧП Краснов, бухгалтер; Адрес: г. Абакан, ул. Пушкина, д. 54 кв. 18. Телефон: 7-54-01

Брат: Иванов Сергей Иванович, 1989г. г. Абакан. Школа №22. Адрес: г. Абакан, ул. Пушкина, д. 54 кв. 18. Телефон: 7-54-01

12. Родственников за границей не имею

13. Адрес: г. Абакан, ул. Пушкина, д. 54 кв. 18. Телефон: 7-54-01

14. Паспорт 93 02 058943, УВД г. Абакана, РХ

15 июня 2005г. __________________________

Служебное письмо

Министерство общего и профессионального Члену Совета УМО

образования Российской Федерации по специальности 06.02.00

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ Н.М. Шумину

ОБЪЕДИНЕНИЕ

по экономике и социологии труда ул. Б. Садовая, 69

на базе Российской экономической г. Ростов-на-Дону, 344007

академии имени Г.В. Плеханова

113054, г. Москва,

пер. Стремянной, 36

тел. 237-87-77

ОКПО 02531010

К

16.12.05 № 99/97

на № 17 от 2004г.

О выпуске учебных пособий

Кафедра управления персоналом РЭА им. Г.В. Плеханова в соответствии с учебным планом специальности 06.02.00. «Экономика и социология труда» выпускает в свет в 2005г. следующие работы:

1. Одегов Ю.Г., Журавлев П.В. Управление персоналом - 30 п.л.;

2. Руденко Г.Г., Кулапов М.Н., Карташов С.А. Рынок труда - 30 п.л.;

Эти работы рекомендованы Министерством общего и профессионального образования РФ в качестве учебников для студентов экономических специальностей.

По вопросам их приобретения обращаться по адресу: 113054, Москва-54, Стремянный пер., д.36, РЭА им. Г.В. Плеханова, кафедра «Управления персоналом».

Председатель Совета УПО

по специальности 06.02.00

Зав. кафедрой управления

Персоналом, д.э.н., профессор Ю. Одегов Ю.Г. Одегов

Иванова Ирина Петровна

232-64-15

в дело 01-02 Запрос сделан

11.01.2000 5.01.2000 Кабанова

Докладная записка

Общий отдел Генеральному директору

Докладная записка объединения

10.05.2000 №36 Н.К. Иванову

г. Новосибирск

О замене пишущих машин

Довожу до вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых компьютеров с принтерами.

Зав. машбюро Г.Н. Колбина

УТВЕРЖДАЮ

Комитет по культуре председатель комитета

Администрации Н.И. Петров

АКТ

18.05.2000 №12

г. Новосибирск

О проверке сохранности документов в комитете

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000г. № 102 «О проверке сохранности управленческих документов».

Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.

Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И.

2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.

3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.

4. Референт Прокудина М.В.

В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.

Составлен в 2 экземплярах:

1-й - в дело № 1-23

2-й - в областной архив.

Председатель комиссии Г.В. Сидоров

Члены комиссии Н.И. Григорьева

Г.Г. Михайлова

С.И. Мышкина

М.В. Прокудина.

Заключение

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации -- это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования, как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Список литературы

1. Постановление Правительства РФ от 13.08.1997г. №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» // Собрание законодательства РФ, 1997, №3, ст. 3895

2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М, 2002.

3. Колтунова М.В. Деловое письмо.- М.: Дело, 1998.

4. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М.; СПб: ИТД «Герда», 1999.

5. Санкина Л. Служебные отметки в оформлении документов // Управление персоналом. - 1999. - №3.

6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М., 2001.

Размещено на Allbest.ru