Організаційно-правові засади конфіденційного документообігу на підприємстві

Внутрішній контроль у ОАО «Дніпропресс» перевірку виконання документів, а також постанов і розпоряджень здійснює канцелярія підприємства. Також на підприємстві виданий Наказ про вдосконалення організації контролю у ОАО «Дніпропресс» , у якому призначається відповідальний за організацію контролю на підприємстві, а також даються вказівки начальникам структурних підрозділів про вжиття заходів щодо вдосконалення контрольної роботи на підприємстві ОАО «Дніпропресс».

Внутрішній контроль охоплює три групи питань:

- контроль виконання документів по суті містяться в них завдань. Такий контроль має на увазі оцінку правильності і повноти вирішення поставленого питання. У ОАО «Дніпропересс» таку оцінку дає директор або за його дорученням заступник директора. Якщо директор згодний з рішенням даного питання, то документ підписується, якщо ж дане рішення його не влаштовує, то документ повертається виконавцю на доопрацювання;

- контроль відповідності документів вимогам Держстандартів. Цей контроль полягає в перевірці правильності оформлення документа, повноти реквізитів, наявності всіх додатків. Такий контроль здійснюється як співробітниками канцелярії, так і відповідальними виконавцями самостійно;

- контроль виконання документів у встановлені терміни. Даний вид контролю здійснює канцелярія ОАО «Дніпропресс».

У обов'язковому контролю підлягають усі розпорядчі документи, які особливо мають конкретні доручення про подання звітів, інформації.

Директором затверджено перелік документів, які підлягають контролю.

При постановці документа на контроль на ньому проставляється відмітка про контроль, яку позначають штампом "Контроль", і вказується дата закінчення терміну виконання даного документа.

Щотижня працівники канцелярії роздруковують звіт про виконання контрольних доручень у підрозділах Установи, термін яких закінчується через тиждень, і роздають виконавцям в якості нагадувань.

Всі доручення виконуються у зазначені в них терміни. Якщо в документі термін виконання не вказаний, то ставляться типові терміни, встановлені законодавчими та іншими актами.

Якщо в тексті доручення міститься вказівка ??"Терміново", то документи виконуються в 3-денний термін, а вимагають додаткового вивчення поставлених питань - протягом 10 днів. Також у 10-денний термін виконуються доручення, які містять в тексті вказівку "Оперативно".

Продовження строків виконання доручення проводиться на підставі подання через канцелярію на ім'я керівника, який дав доручення, мотивованої прохання про продовження цього строку і про причини відстрочки, причому не пізніше ніж за 5 днів до закінчення раніше встановленого терміну.

Рішення про продовження терміну виконання доручення приймається керівником, що встановив термін. Канцелярія повідомляє про прийняте рішення виконавцю: повертає йому для залучення до справи розглянуту записку про продовження терміну.

Канцелярія несе повну відповідальність за дотримання виконавцями строків відповіді за документами. Якщо виконавець не надав відповідь на документ і не написав проміжного, з проханням про продовження терміну виконання, завідувач канцелярією пише службову записку на ім'я директора із зазначенням порушення.

Доручення вважається виконаним, якщо надана інформація про виконання передбачених у ній завдань прийнята і по ній не дано додаткові доручення. Доручення знімається з контролю посадовою особою, яка дала доручення. Відмітка про виконання документа також проставляється в журналі і контроль знімається.

Канцелярія забезпечує контроль, збір, обробку, узагальнення надходить інформації про хід та результати виконання контрольованих документів та доручень, а також здійснює взаємодію з цих питань з контрольно-аналітичним управлінням Адміністрації.

Таким чином, контроль являє собою сукупність процесів і методів, що забезпечують стабільність діяльності підприємства.

Організація ефективного внутрішнього і зовнішнього контролю є обов'язковим елементом управління. Перевірка якості та своєчасності виконання рішень та розпоряджень різних рівнів управляючої системи повинна проводитися постійно. Саме тоді контроль стає ефективним.

3.4 Основні напрямки підвищення ефективності конфіденційного документообігу на підприємстві

Основою сучасної організації раціональної та оперативної роботи по створенню й обробці величезного потоку документів в організаціях стали персональні комп'ютери (ПК). Комп'ютерні технології радикально змінили сам характер праці в діловодстві та управлінні.

Перелічимо основні можливості комп'ютерних технологій у діловодстві:

· допомога у створенні документа (конструювання бланків для організації; підготовка документа і розміщення його в пам'яті; використання шаблонів у створенні документів; пошук, зберігання і редагування тексту документів);

· передача документа на відстань будь-якому адресату, у якого є факсимільний зв'язок або ПК і модем (документ передається в електронному вигляді з комп'ютера на комп'ютер, в комп'ютерній локальної мережі, а також за допомогою електронної пошти та мережі Інтернет);

· реєстрація документа (заповнюється реєстраційна картка на екрані ПК, а реєстраційний номер наносять на сам документ в штамп для відмітки про одержання документа);

· контроль за виконанням документа (в електронній картці робиться відмітка про контроль, і це автоматично дозволяє інформувати керівництво організації про рівень виконавської дисципліни працюючих співробітників, а також складати різного роду довідки-звіти з документообігу);

· переклад тексту документа з однієї мови на іншу (здійснюється в автоматичному режимі за наявності відповідного пакету програм і додатковому редагуванні тексту);

· захист документів (від випадкового доступу до інформації в ПК; відновлення тексту; антивірусний захист).

Впровадження електронного документообігу в організації дозволяє підвищити ефективність праці його співробітників за рахунок скорочення часу на пошук, розробку, тиражування і пересилку документів. У той же час слід врахувати, що використання ПЕОМ в документообігу організації найчастіше наштовхується на численні перешкоди - фінансові, програмно-технічні та психологічні.

При впровадженні подібних систем необхідно слідувати деяким загальним принципам, які дозволять уникнути серйозних помилок.

До принципів впровадження електронного документообігу в організації слід віднести:

· поступове збільшення питомої ваги ПЕОМ при створенні документів (особливо всередині організації);

· своєчасну модернізацію технічного та програмного забезпечення;

· першочергове використання ПЕОМ для скорочення рутинних операцій при створенні документів;

· переважне використання ПЕОМ на етапах документообігу з найбільшими тимчасовими витратами (як правило, при листуванні);

· ясне розуміння необхідності впровадження подібних систем керівництвом організації.

Автоматизація та механізація роботи з документами спрямовані на підвищення оперативності управлінської праці, скорочення трудовитрат на документування, обробку та передачу, використання документної інформації, посилення контролю виконання та упорядкування документообігу.

Автоматизована робота з документами здійснюється шляхом створення та впровадження спеціальних програм з використанням ПЕОМ та автоматизованих робочих місць (АРМ). При цьому повинна бути забезпечена інформаційно-технічна сумісність засобів обчислювальної техніки між собою і з централізованими базами даних.

Автоматизована підготовка документів здійснюється в основному на АРМ в структурних підрозділах організації. Документ, підготовлений засобами обчислювальної техніки, може використовуватися в роботі на правах оригіналу.

Автоматизована реєстрація документів може здійснюватися також децентралізовано, в місцях реєстрації документів на АРМ структурних підрозділів і в канцелярії підприємства. Запис проводиться безпосередньо з документа з використанням встановленого єдиного набору обов'язкових реквізитів. Запис на машинному (магнітному, оптичному і т. п.) носії повинна дублюватися машинограмме контрольно-облікової картки, яка використовується в якості довідкової картотеки.

На базі даних автоматизованої реєстрації документів будується автоматизована інформаціоннопоісковая система, що забезпечує інформаційними даними про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виводу інформації на екран дисплея або виготовлення машинограм. При цьому повинна дотримуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуку.

Автоматизований контроль виконання документів будується на базі даних автоматизованої реєстрації і забезпечує оперативне інформування виконавців групи контролю про стан виконання всіх документів, а також попередній контроль термінів виконання документів, аналіз виконавської дисципліни.

Нагадування виконавцям про терміни виконання, зведення стану виконання, відомості про перенесення термінів і т.д. виводяться на екран дисплея.

Керівництво підприємства має нести відповідальність за ефективність використання автоматизованої технології роботи з документами, визначати право доступу співробітників до інформації, що зберігається на машинних носіях.

В даний час на платформі Microsoft існує цілий ряд систем автоматизації діловодства і документообігу, що відповідають сучасним вимогам. В якості прикладу буде розглянута система «Дело».

Дана система автоматизації діловодства і документообігу (далі САДД) цілком відповідає існуючій діловодній практиці. Вона забезпечує ведення безлічі електронних картотек, які, однак, є при цьому підмножинами єдиної картотеки органу влади. При цьому резолюції і пов'язані з ними документи автоматично переміщаються між картотеками відповідно до прийнятої технології проходження документів.

Таким чином, в будь-який момент часу є повна інформація про стан, історію руху і виконання документів. Даний комплекс програмного забезпечення (ПЗ) дозволяє також вирішити проблему координації роботи з документами в територіально-розподілених підрозділах або представництвах. Забезпечується обмін документами і резолюціями з використанням сучасних систем зв'язку між підрозділами.

Основні фактори ефективності автоматизації документообігу з використанням пропонованого програмного рішення:

· Економія організаційно-технічних витрат, пов'язаних з розмноженням і переміщенням документів, реєстрацією роботи з ними.

· Упорядкування технології роботи з документами. Впровадження єдиної комп'ютерної технології дозволяє підприємству перейти на єдину систему діловодства і документообігу.

· Прискорення проходження документів на підприємстві за рахунок ефективної електронної технології розсилання документів і резолюцій.

· Повний контроль за документами і роботою персоналу з ними. Засоби системи дозволяють здійснювати як оперативний контроль за діяльністю підприємства, так і аналітичну обробку накопичуваних даних про документи і роботу з ними персоналу.

Основа пропонованого рішення - система автоматизації діловодства і документообігу - є сучасним масштабованим рішенням.

Поточний контроль виконання резолюцій здійснюється по записах у папці «На контролі» кабінету автора резолюції. РК знаходяться в цій папці з моменту винесення контрольної резолюції до затвердження автором резолюції звіту відповідального виконавця.

Загальний контроль виконання резолюцій здійснюється за допомогою відбору РК за різними реквізитами резолюцій, який проводиться за допомогою функції Пошук. При цьому відбір може здійснюватися:

· для кожної картотеки і для всіх картотек одразу;

· за певний період часу реєстрації РК або накладення резолюції;

· по авторам і виконавцям резолюцій;

· по контрольних або неконтрольним резолюціями;

· по перебувають на контролі або знятим з контролю резолюціями;

· за резолюціями, виконаними в строк або з порушенням терміну.

Також контроль виконання можна здійснювати за допомогою звітів, одержуваних при роботі зі звітними формами системи автоматизованого документообігу.

Ще один спосіб ефективного контролю за ходом процесу по виконанню резолюції - наскрізне взаємна відповідність строків на всіх технологічних рівнях підготовки внутрішнього чи вихідного документа.

Контрольні терміни виконання документа, визначені в резолюції, автоматично доводяться до виконавців і враховуються засобом автоматизації їхньої діяльності. При підготовці складних документів, де кілька виконавців відповідають за окремі розділи, зазвичай застосовується програмний продукт Microsoft Project. У менших робочих групах контрольні механізми системи автоматизованого документообігу можуть прямо взаємодіяти зі списками завдань, що ведуться в поштових системах Microsoft Outlook безпосередніх виконавців. Однак приклад системи контролю цікавіше розглядати на більш складному прикладі, коли виконанням резолюції зайнято великий підрозділ.

Крім безпосереднього контролю в кабінеті, система автоматизованого документообігу і діловодства надає наступні види контролю з використанням звітів:

· Відомості про документообіг. Звіт містить дані про обсяг документообігу якого-небудь структурного підрозділу, що має власну картотеку, по групах документів за вказаний період часу. При формуванні звіту враховуються документи, що знаходяться в поточній картотеці.

· Зведення про виконання контрольних документів. Ця зведення містить відомості про кількість виконаних і знаходяться на виконанні контрольних документів. Зведення формується по документах поточної картотеки, тобто у зведенні враховуються документи, резолюції на які накладено посадовими особами, приписаними до поточної картотеки. Зведення про виконання контрольних документів може бути узагальненою або за відповідальними виконавцями. При цьому зведення може складатися для документів із заданим інтервалом дат реєстрації (у звіт потрапляють відомості про кількість документів, що мають контрольні резолюції) і для резолюцій із заданим інтервалом планових дат (у звіт потрапляють відомості про кількість контрольних резолюцій).

Окремий аспект контролю - протоколювання дій користувача з РК. У системі передбачена автоматична реєстрація всіх змін, що вносяться до РК. З цією метою для кожної картки ведеться протокол змін основного і додаткових розділів РК, а також протоколи змін резолюцій. Для кожної зміни в протоколі реєструється дата і час, характер виконаних дій і прізвище користувача, керівника служби безпеки та інші особи. По результатам перевірки складається акт. Щоденні перевірки наявності документів (самоперевірки) проводяться по закінченні робочого дня всіма співробітниками, що працюють з конфіденційними документами. Отже, головною метою обліку конфіденційних документів є, насамперед, формування інформаційної бази, що забезпечує постійне пильнування за збереженням кожного документу і своєчасне фіксування його місцезнаходження.

ВИСНОВКИ ДО РОЗДІЛУ

Основою сучасної організації раціональної та оперативної роботи по створенню й обробці величезного потоку документів в організаціях стали персональні комп'ютери (ПК). Комп'ютерні технології радикально змінили сам характер праці в діловодстві та управлінні.

Перелічимо основні можливості комп'ютерних технологій у діловодстві:

· допомога у створенні документа (конструювання бланків для організації; підготовка документа і розміщення його в пам'яті; використання шаблонів у створенні документів; пошук, зберігання і редагування тексту документів);

· передача документа на відстань будь-якому адресату, у якого є факсимільний зв'язок або ПК і модем (документ передається в електронному вигляді з комп'ютера на комп'ютер, в комп'ютерній локальної мережі, а також за допомогою електронної пошти та мережі Інтернет);

· реєстрація документа (заповнюється реєстраційна картка на екрані ПК, а реєстраційний номер наносять на сам документ в штамп для відмітки про одержання документа);

· контроль за виконанням документа (в електронній картці робиться відмітка про контроль, і це автоматично дозволяє інформувати керівництво організації про рівень виконавської дисципліни працюючих співробітників, а також складати різного роду довідки-звіти з документообігу);

· переклад тексту документа з однієї мови на іншу (здійснюється в автоматичному режимі за наявності відповідного пакету програм і додатковому редагуванні тексту);

· захист документів (від випадкового доступу до інформації в ПК; відновлення тексту; антивірусний захист).

Впровадження електронного документообігу в організації дозволяє підвищити ефективність праці його співробітників за рахунок скорочення часу на пошук, розробку, тиражування і пересилку документів. У той же час слід врахувати, що використання ПЕОМ в документообігу організації найчастіше наштовхується на численні перешкоди - фінансові, програмно-технічні та психологічні.

При впровадженні подібних систем необхідно слідувати деяким загальним принципам, які дозволять уникнути серйозних помилок.

До принципів впровадження електронного документообігу в організації слід віднести:

· поступове збільшення питомої ваги ПЕОМ при створенні документів (особливо всередині організації);

· своєчасну модернізацію технічного та програмного забезпечення;

· першочергове використання ПЕОМ для скорочення рутинних операцій при створенні документів;

· переважне використання ПЕОМ на етапах документообігу з найбільшими тимчасовими витратами (як правило, при листуванні);

· ясне розуміння необхідності впровадження подібних систем керівництвом організації.



ВИСНОВКИ

Дослідивши тему своєї бакалаврської роботи. А саме «Організаційно-правові засади конфіденційного документообігу на підприємстві» ми вирішили поставлені перед нами завдання:

· Визначили загальнотеоретичні аспекти конфіденційного діловодства;

· Охарактеризували види документів;

· Ознайомились з основами електронного документообігу на підприємстві; організацією конфіденційного документообігу на підприємстві;

· Проаналізували основні нормативно-правові акти, що регулюють діяльність у сфері конфіденційного документообігу в Україні та країнах світу.

Отже, конфіденційне діловодство варто визначати як діяльність, що забезпечує документування конфіденційної інформації, організацію роботи з конфіденційними документами і захист інформації, яка міститься в них. При цьому під документуванням інформації розуміється процес підготовки і виготовлення документів, під організацією роботи з документами - їх облік, розмноження, проходження, виконання, відправлення, класифікація, систематизація, підготовка для архівного збереження, знищення, режим збереження і обігу, перевірки наявності .

Конфіденційне діловодство в цілому базується на тих же принципах, що і відкрите діловодство, але в той же час має відмінності, обумовлені конфіденційністю документованої інформації. Ці відмінності стосуються сфери конфіденційного діловодства й охоплюваних ним видів робіт з документами.

За сферою діяльності відкрите діловодство поширюється на управлінські дії і включає в основному управлінські документи. Конфіденційне діловодство в силу умов роботи з конфіденційними документами поширюється як на управлінську, так і на різні види виробничої діяльності, включає не тільки управлінські, але і науково-технічні документи (науково-дослідні, проектні, конструкторські, технологічні й ін.). Крім того, конфіденційне діловодство поширюється не тільки на офіційні документи, але і на їхні проекти, різні робочі записи, які не мають усіх необхідних реквізитів, але утримуючі інформацію, яка підлягає захисту.

За видами робіт конфіденційне діловодство відрізняється від відкритого, з одного боку, великою їх кількістю, з іншого - змістом і технологією виконання багатьох видів. Крім цього, третя складова конфіденційного діловодства - захист інформації, що міститься в конфіденційних документах - взагалі не передбачений у визначенні відкритого діловодства, хоча обумовлена власником частина відкритої інформації повинна захищатися від втрати. Конфіденційна інформація повинна захищатися і від втрати, і від витоку.

Сутність конфіденційного діловодства обумовлює його організаційні і технологічні особливості, до числа основних з яких відносяться:

- письмове нормативне закріплення загальної технології документування, організації роботи з документами і їхнього захисту;

- тверде регламентування складу видаваних документів і з
інформації, що тримається в них, у тому числі на стадії підготовки чернеток

- проектів документів;

- фіксація проходження і місцезнаходження кожного документа;

- проведення систематичних перевірок наявності документів;

- дозвільна система доступу до документів і справ, що забезпечує правомірне і санкціоноване ознайомлення з ними;

- тверді вимоги до умов збереження документів і звертання з ними, що повинні забезпечувати збереженість і конфіденційність документованої інформації;

- регламентація обов'язків осіб, допущених до роботи з конфіденційною документованою інформацією, по її захисту;

- персональна й обов'язкова відповідальність за облік, схоронність документів і порядок звертання з ними.

Документування конфіденційної інформації включає визначення складу внутрішніх і документів, що відправляються, і їх виготовлення.

Документування конфіденційної інформації є найважливішою складовою частиною конфіденційного діловодства, оскільки від кількості, складу і правильності оформлення документів залежать якість і ефективність управлінської і виробничої діяльності, вірогідність і юридична чинність документів, трудомісткість їхньої обробки і якість організації.

Конфіденційну документацію можна розділити на наступні види: організаційні, керівні, розпорядчі, кадрові (по особовому складу), фінансово-бухгалтерські, нормативно-методичні, інформаційно-довідкові.



СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Рогожин М.Ю.. Документи ділового спілкування - М.: Русская Деловая Литература, 1999. - 204 с.

2. Рурак К.П. Організація діловодства / Рурак К.П. Кіцманський держ. аграрний технікум. - Чернівці, 2004. - 367 с.

3. Головань С.М. Загальне діловодство та ведення документів, що містять конфіденційну інформацію з грифом «Для службового користування»: Навч.-метод. посібник / Національний авіаційний ун-т. - К.: НАУ, 2003. - 91 с.

4. Свердан М.Р. Основи діловодства: Навч. посіб. / Буковинський держ. фінансово-економічний ін-т. - Чернівці: Рута, 2004. - 184 с.

5. Інформаційне забезпечення підприємницької діяльності // рік 2006. М.: БІНФО, 2006. С. 11

6. Кугушева Т.В. Діловодство: Навчальний посібник. - Ростов-на-Дону:// Фенікс, 2007. - 256 с.

7. Санкіна Л.В. Порядок оформлення документів. Вимоги нового стандарту / / Довідник кадровика .- 2004 .- № 8-9.

8. Кудряев В.А. Організація роботи з документами. - М.: Инфра-М. - 2008. - 432с.

9. Про державну таємницю : Закон України від 21.01.1994 р. № 3855-XII // Відомості Верховної Ради України. - 1994. - № 16. - Ст. 93.

10. Про електронні документи та електронний документообіг : Закон України від 22.05.2003 р. № 851-IV // Відомості ВРУ. - 2003. - № 36. - Ст.275

11. Про електронний цифровий підпис : Закон України від 22.05.2003 р. № 852-IV // Відомості ВРУ. - 2003. - № 36. - С. 276.

12. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 23.05.2005 р// Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua

13. Про затвердження Концепції Загальнодержавної програми впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису : Розпорядження КМУ // Сайт “Громадянське суспільство і влада” [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://civic.kmu.gov.ua

14. Про обов'язків примірник документів : Закон України від 9.04.1999 р. N 595-XIV [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua

15. Сукач, А. Н. Особливості конфіденційного діловодства / А.Н. Сукач / / Відділ кадрів. - 2006. - № 2. - С. 55-57.

16. Катренко А. Особливості інформаційної безопасности за міжнароднімі стандартами / / Альманах економічної безопасности. - 1999. - № 2. - C. 15-17

17. Кураков, Л.П. Інформація як об'єкт правового захисту / Л.П. Кураков,

18. Андреянова, В.В. Як організувати діловодство на підприємстві / В.В. Андреянова - М.: ИНФРА-М, 1997. - 94 с.

19. С.Н. Смірнов; під ред. А.М. Єфименко. - Москва: Алмо, 2007. - 311с.

20. Закон України «Про інформацію» від 02.10.1992/ Верховна Рада [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua

21. Якіменко А.В. Основи документообігу та документознавства:// Виробниче видання.- М.: Экзамен, 2003.- 192 c.

22. Асєєв Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи Вісник Книжкової палати. - 2004. - № 4. - C. 26 - 29.

23. Валентинова Т. Документообіг на підприємстві: основа основ // Все про бухгалтерський облік. - 2007. - 22 травня. - "47. - С. 3-4.

24. Шеремета А. Первинні документи та документообіг на підприємстві / // Секретар-референт. - 2004. - № 10. - С. 20-23.

25. Валентинова Т. Документообіг на підприємстві: основа основ // Все про бухгалтерський облік. - 2007. - 22 травня. - "47. - С. 3-4.

26. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа : // Терміни та визначення.

27. Беспянська Г. Організаційно-розпорядчі документи на підприємстві : Види документів. Порядок створення та затвердження. Загальний огляд реквізитів // Секретар-референт. - 2007. - № 1. - С. 9-16.

28. Грабова Н.М. Теорія бухгалтерського обліку: Навчальний посібник / Під ред. М.В. Кужельного. - 5-те видання, доповнене і перероблене. - К.: А.С.К., 2001. - 223 с. [електронний посібник]- режим доступу : http://linksdir.com.ua/searchdirect.php?ID=14982

29. Сельченкова С. Организация документооборота // Секретарь-референт. - 2003. - № 6. - С. 10-17.

30. Сельченкова С. Документооборот: принципы организации и анализ // Секретарь-референт. - 2004. - № 2. - С. 9-11.[електронний ресурс] - режим доступу : http://www.nbuv.gov.ua/portal/Soc_Gum/inek/2011_4/109.pdf

31. Інформаційне забезпечення підприємницької діяльності: рік 2006. М.: БІНФО, 2006. С. 11

ІНТЕРНЕТ РЕСУРСИ

32. http://civic.kmu.gov.ua

33. http://zakon.rada.gov.ua

34. http://linksdir.com.ua

35. http://www.nbuv.gov.ua

Размещено на Allbest.ru