Организация внутреннего аудита на предприятии

Таким образом, при решении вопроса создания службы внутреннего аудита на предприятии основными направлениями деятельности руководства являются:

- выбор формы организации системы внутреннего аудита;

- выбор организационной формы службы внутреннего аудита;

- выбор структуры службы внутреннего аудита;

- организация и координация внутренней работы службы внутреннего аудита.

3. Документальное оформление аудиторской проверки

3.1 Рабочие документы и ведение аудиторского досье

Финалом внутренней проверки является суммирование выявленных нарушений и несоответствий, составление итогового отчета.

Рассматривая вопрос аудиторского отчета как итогового документа по результатам аудита, под понятием «аудиторский отчет» целесообразно понимать любые официальные документы по результатам аудита, которые передаются руководству предприятия и содержат информацию о результатах проведенной проверки.

Отчетный документ может иметь разные документальные формы - аудиторская справка, аудиторское заключение, справка об экспертизе, докладная записка, отчет о проверке и другие. Сама форма этого документа определяется в приказе о назначении аудиторской проверки.

Отчет должен быть составлен на основе письменной информации внутреннего аудита, в которой должны содержаться сведения обо всех выявленных недостатках и нарушениях в учете и отчетности, а также выделяться те ошибки и исправления которые могут оказать существенное влияние на достоверность отчетности со ссылками на законодательные и нормативные документы. Письменная информация заполняется в двух экземплярах, один из которых передается главному бухгалтеру и руководителю для ознакомления выявления возможных разногласий и урегулирования спорных положений, а другой используется для написания отчета внутреннего аудита, после чего он передается в архив службы внутреннего аудита. В письменной информации должны содержаться:

- состав группы внутреннего аудита;

- реквизиты проверяемого подразделения;

- перечень должностных лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учета и составление отчетности;

- период времени, к которому относится аудируемая документация;

- сведения о методике проверки (направления бухгалтерского учета подлежавшие проверке, бухгалтерская документация, проверенная сплошным методом и выборочным, принципы проведения проверки);

- сведения обо всех выявленных недостатках и нарушениях;

- сведения о наиболее существенных нарушениях в учете значительно искажающих отчетность;

- рекомендации по улучшению деятельности с целью ее оптимизации.

При последующих проверках должны быть даны анализ и оценка выполнения или исправления замечаний по фактам предыдущих проверок. Письменная информация подписывается всеми аудиторами, кто проводил проверку. На основании письменной информации составляется отчет, который по структуре в основном повторяет письменную информацию.

Обобщение результатов внутреннего аудита вмещает ряд методических приемов группировки и систематизации его результатов, необходимых для принятия решений по устранению обнаруженных недостатков в деятельности предприятия и профилактики правонарушений. Однородные недостатки обобщают в таблицах, схемах, ведомостях, в актах аудиторского контроля. Такие мероприятия помогают внутреннему аудитору глубже вникнуть в причины недостатков и порекомендовать руководству предприятия принять более обоснованные решения по результатам аудита.

При обобщении результатов внутреннего аудита и составлении аудиторского отчета по вопросам, связанным с подтверждением финансовых прогнозов и проектов, важное значение имеет понятие существенности. Основная проблема толкования существенности заключается в определении той границы, которая должна разделять существенные и несущественные ошибки (случаи мошенничества). Определение величины существенности зависит от вида того или иного отклонения, обнаруженного аудиторами. Применяются количественные (абсолютные и относительные) и качественные (нормативные и экспертные) оценки.

Отчет дает возможность внутреннему аудитору обратить внимание руководства на соответствующую проблему. Чтобы достичь намеченных целей, отчет не стоит наполнять и перегружать лишними подробностями. Он должен быть четким, точным, понятным и своевременным. Стандартной формы для отчетов внутренних аудиторов нет из-за многогранности объектов проверки, отличий в способностях аудиторов и интересах руководителей.

Принцип составления отчета не отличается от других видов аудита:

- ссылка только на четко выявленные изъяны в работе аудируемой стороны с указанием характера противоречий с нормативными актами, рекомендательными документами, принципами политики компании;

- все факты должны фигурировать в промежуточных отчетах и быть озвучены аудируемой стороне еще в ходе проверки;

- итоговый отчет должен содержать предложения аудиторской команды по устранению и профилактике выявленных ими нарушений или несоответствий.

Аудиторский отчет содержит ряд разделов, которые раскрывают необходимую информацию и предоставляют рекомендации руководству предприятия. Аудиторский отчет должен состоять из вводной, аналитической и итоговой частей.

Вводная часть аудиторского заключения содержит:

- название документа в целом;

- дата и место составления;

- основание проведения проверки (приказ руководителя предприятия, протокол решения учредителей);

- фамилии, имена и отчества лиц, принимавших участие в проверке, и должностных лиц, ответственных за деятельность подразделения;

- период проверки;

- вопросы, которые были подвергнуты документальной и фактической проверке.

Аналитическая часть отчета адресуется должностному лицу, назначившему проверку и должна включать:

- наименование подразделения;

- объекты аудита;

- изложение результатов проверки;

- общую оценку соблюдения законодательства и установленного порядка ведения бухгалтерского учета, оценку оформления хозяйственных операций и их отражение в бухгалтерском и оперативном учете;

- существенные нарушения конкретных нормативно-правовых актов;

- арифметические, логические, документальные и вещественные доказательства установленных нарушений;

- фамилии, имена, отчества и должности лиц, допустивших нарушения, денежное и количественное выражение негативных последствий нарушений.

Итоговая часть аудиторского документа содержит оценку аудитора производственно-финансовой деятельности подразделения и ведения бухгалтерского учета, а также предложения по устранению выявленных нарушений, рекомендации подразделению по устранению недостатков до принятия решения по проверке должностным лицом, назначившим проверку, следует указать, какие рекомендации выполнены, а какие считаются неэффективными из-за избыточных расходов.

Итоговый отчет должен указывать на реальные преимущества, полученные в результате изменений, давать руководству предприятия рекомендации о том, что нужно сделать или чего следует избегать в будущем. Хороший отчет аудитора должен стать для администрации предприятия руководством для последующего развития предприятия.

При изложении своего мнения аудитор должен соблюдать строгую объективность, не допускать необоснованных утверждений, выводов и оценок деятельности отдельных лиц или проверяемого подразделения и записывать обвинительные формулировки. Замечания о недостатках и нарушениях, полученных из устных или письменных заявлений отдельных лиц, в отчет включать нельзя. Каждый отраженный в нем факт должен быть всесторонне проверен аудитором. Если руководитель подразделения или другое должностное лицо подразделения имеет возражения или замечания по материалам проведенной проверки, он должен подписать документ о проверке и одновременно приложить к нему свои письменные возражения или замечания. К заключительному документу о проверке прилагаются объяснения других должностных лиц проверяемого подразделения, непосредственно осуществляющие хозяйствующие операции, по мнению аудитора, выполненных с нарушением действующих нормативно-правовых актов.

В случаях, когда необходимо принять срочные меры к устранению выявленных нарушений, составляются промежуточные аудиторские отчетные документы, направляемые руководителю, назначившему проверку, с последующим включением этих сведений в общий документ о проверке. Промежуточные отчетные документы аудитора составляются в ходе аудиторской проверки на тех участках работы предприятия, где вскрыты наиболее значимые нарушения, требующие немедленного принятия мер, и подписываются проверяющими и должностными лицами подразделения.

Только после получения письменного отчета внутренняя аудиторская проверка считается законченной. Итоговый отчет составляется в трех экземплярах: первый передается руководителю, второй адресуется вышестоящей организации, третий направляется в архив, при этом все экземпляры являются первыми. Отчет проверяется и утверждается руководителем службы внутреннего аудита и направляется лицам, которые будут выполнять соответствующие мероприятия по объекту проверки. Отчет обсуждается с руководством предприятия, где проводится внутренний аудит.

3.2 Итоговые документы аудита

Проверка считается законченной, когда выявленные нарушения устранены, а финансово-хозяйственная деятельность проверяемого подразделения обеспечивает полный хозяйственный расчет и рациональное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Внутренний аудитор готовит комментарии об обнаруженных недостатках и вносит предложения об их устранении и улучшении финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Оригинал этого документа хранится в отделе внутреннего аудита, а копия передается руководителю предприятия (подразделения), в котором проводился аудит.

Выявленные в ходе проверки недостатки, не требующие существенных изменений в деятельности подразделения и входящие в компетенцию руководителя подразделения, необходимо устранить по ходу проверки. Об их устранении в процессе проверки делается соответствующие записи в отчете.

Если при проверке выявлены серьезные нарушения законодательства и иных нормативно-правовых актов: недостачи, хищения денежных средств или материальных ценностей, нарушения налогового законодательства, требующие внесения изменений в бухгалтерскую отчетность предприятия и возмещения потерь, материалы проверок передаются в юридический отдел предприятия. Юрист дает правовую оценку записям по материалам проверки и готовит исковые документы для передачи в суд с целью возмещения материального ущерба. После выявления причиненного ущерба в материалах проверки меры по его возмещению должны приниматься немедленно.

При нарушениях и злоупотреблениях необходимы меры по сохранности отельных документов. Для этого их изымают как в процессе проверки, так и после ее окончания. В первую очередь, изымаются документы, имеющие следы подчисток, исправления цифр и текста, и содержащие неправильные и подложные сведения. На этих документах нельзя делать какие-либо пометки. В делах проверяемых структурных подразделенияй вместо изъятых документов отставляют их копии с указанием на обороте кем и когда они изъяты. Возмещение материального ущерба осуществляется также по всем уплаченным подразделением штрафам, неустойкам, иным санкциям. При этом администрация должна возложить имущественную ответственность в соответствии с законодательством на конкретно виновных лиц.

По результатам проверки отдельных хозяйственных операций (например, кассы и кассовых операций) проводится беседа с должностными лицами предприятия и кассиром, ответственным за хранение ценностей, обсуждаются обнаруженные недостатки и мероприятия по их устранению. После этого аудитор составляет соответствующий раздел аудиторского отчета.

Нужно также предоставить проверяемой стороне возможность вносить коррективы в отчет, если ею будут предоставлены убедительные контраргументы к выводам аудиторов. Что касается руководства компании, то, принимая решения по результатам внутреннего аудита, ему необходимо сформулировать и внедрить их таким образом, чтобы не вызвать в дальнейшем напряжения в отношениях между аудируемой и аудиторской сторонами или отдельными сотрудниками компании.

По результатам проверки финансового состояния предприятия к аудиторскому отчету прилагается обоснованный анализ эффективности финансовой деятельности в текущем периоде и степень использования ранее предоставленных аудитором предложений о повышении уровня прибыльности.

Повышению эффективности проверок способствует обсуждение их итогов с учредителями, руководителями и ответственными работниками предприятия. При необходимости вопросы сохранности собственности обсуждаются с персоналом подразделения, вносятся их предложения по организационно-техническим мероприятиям и утверждаются планы по устранению выявленных недостатков и меры по повышению эффективности работы данного подразделения. Отчетные документы по аудиторским проверкам, проект решения по проверке (приказ), приложения, другие документы по проверке и перечень принятых мер представляются на рассмотрение должностному лицу, назначившему аудиторскую проверку.

Руководство предприятия может поручить внутреннему аудитору: провести анализ и выяснить причины финансовых трудностей. Но это не означает, что внутренний аудитор должен выполнять текущую аналитическую работу, которую осуществляет соответствующее подразделение предприятия. Задача внутреннего аудитора заключается в том, чтобы помочь соответствующей службе предприятия при возникновении проблем.

Обоснованный стратегический план и действенный контроль за его выполнением со стороны функциональных подразделений и внутреннего аудита является залогом успешного и динамичного развития предприятия в будущем.

По результатам внутреннего аудита руководство предприятия при участии трудового коллектива разрабатывает мероприятия по ликвидации и предотвращению повторения недостатков в своей последующей деятельности и организует контроль за выполнением этих мер. По каждому случаю недостачи средств или материальных ценностей руководством предприятия подаются исковые требования о возмещении ущерба соответственно правоохранительным органам или в арбитраж.

Для учета и контроля за выполнением решений по аудиторским проверкам служба аудиторского контроля или аудитор ведет книгу учета аудиторских проверок и принятых по ним мер. В книге вводятся следующие графы:

- наименование подразделения, на котором проведена проверка;

- организационный метод проверки;

- дата отчетного документа по проверке;

- дата и номер приказа по результатам проверки;

- сроки представления информации о выполнении решения по отчету о проверке;

- дата фактического представления отчета о выполнении приказа;

- сумма ущерба денежных средств, материальных ценностей и ценных бумаг;

- сумма ущерба в результате налоговых нарушений;

- передано в суд;

- сумма восстановленных денежных средств, материальных ценностей и ценных бумаг;

- сумма взысканного ущерба с виновных лиц добровольно;

- сумма дополнительно начисленных и внесенных платежей в бюджет.

Таким образом, внутренний аудит активно влияет на выявление негативных явлений в деятельности предприятия, установление их причин и способствует профилактике недостатков и злоупотреблений в деятельности субъектов ведения хозяйства.

Выводы и предложения

Эффективная работа субъектов хозяйственной деятельности_: в условиях рыночных отношений во многом зависит от организации системы внутрихозяйственного аудита. Методы и формы экономического аудита, свойственные командно-административной системе неспособны удовлетворить информационные потребности менеджеров и владельцев предприятий. Все это нуждается во внедрении на больших и средних предприятиях внутреннего аудита.

Система внутреннего аудита - этот термин определяет все внутренние правила и процедуры аудита, введенные руководством для достижения поставленной цели - обеспечение (в пределах возможного) стабильного и эффективного функционирования предприятия.

Такой аудит на больших предприятиях должен осуществляться повседневно специализированным отделом, кроме бухгалтерии и главного бухгалтера. В небольших фирмах обязанности внутреннего аудита возлагаются на ревизионную комиссию, которая назначается учредителями. Для проведения внутреннего аудита можно также привлекать профессиональных аудиторов со специализированных фирм.

Объектом внутреннего аудита должны быть: система бухгалтерского учета предприятия, достоверность отчетности, состояние имущества, обеспеченность собственными оборотными средствами, финансовая стойкость, платежеспособность, система управления предприятием, качество работы экономических служб, налогообложение, нормирование, организация производства, исполнительная дисциплина и тому подобное.

При организации внутреннего аудита должны быть четко определены и распределенные обязанности отдельных работников по проверке различных направлений отчетности, а также установленные границы их полномочий согласно с положенными обязанностями. Нельзя допускать, чтоб одно лицо контролировало всю операцию с начала до конца. Аудитор должен также проверить, чтоб с целью предотвращения злоупотреблениям в отношениях с сотрудниками других подразделов предприятия руководитель службы внутреннего аудита (аудита) проводил постоянную ротацию внутренних контролеров. То есть один и тот самый контролер не должен проводить проверку одного подраздела предприятия дважды подряд.

Внутренний аудит - это составная часть организационной структуры предприятия. И поэтому, независимо от уровня автономности и объективности, он не может достичь того самого уровня независимости, что и внешний аудит при высказывании независимого мнения относительно финансовой отчетности предприятия. Даже при условии нормального функционирования аудита ответственность внешнего аудитора не может не быть уменьшенной.

В отличие от роли и функций внешнего аудитора, основные функции которого заключается в формировании независимого вывода о достоверности финансовой отчетности предприятий, роли и функциях внутреннего аудита определяются руководством предприятия и целью его развития. Функции внутреннего аудита изменяются в зависимости от требований руководства предприятия. Главная цель внутреннего аудитора - определить, имеет ли финансовая отчетность предприятия существенные перекручивания.

Анализ действующей практики отечественных и зарубежных фирм дает возможность выявить определенные отличия между внутренним и внешним аудитом в организации службы аудиторского аудита. По большей части на больших предприятиях, где имеет место внутренний аудит, созданы отдельные службы внутреннего аудита.

Относительно внешнего аудита в Украине, то он, по закону «Об аудиторской деятельности в Украине», может осуществляться аудиторской фирмой или отдельным аудитором, который зарегистрирован как неюридическое лицо.

Для внутреннего аудита характерен риск бизнеса предприятия, потеря репутации в случае некачественного выполнения своих функциональных обязанностей. Внешний аудитор определяет и оценивает на стадии планирования процесса аудиторского аудита аудиторский риск. Предоставление внешним аудитором необоснованного аудиторского заключения может привести к его материальной ответственности, что является причиной риска бизнеса аудитора (аудиторской фирмы).

Внедрение системы внутреннего аудита целесообразно во всех отраслях экономики, на каждом предприятии с тем, чтобы за эту работу отвечало конкретное лицо или специальный отдел. Средства на содержание аудиторской службы следует формировать за счет выявленных внутренним аудитом резервов повышения эффективности работы предприятия, снижения себестоимости и увеличения прибыли.

При исследовании бухгалтерского учета и внутреннего аудита на предприятии было выявлено, что на предприятии отсутствует должностная инструкция главного бухгалтера, бухгалтерский учет ведется частично с использованием бухгалтерской компьютерной программы.

Рекомендовано:

1) Разработать и утвердить должностную инструкцию главного бухгалтера.

2) При ведении учета полностью использовать программный продукт 1 С.

4) При анализе внутреннего контроля на предприятии установлено что, в ДП «КРЦ «Юг-Авто» внутренний контроль ограничивается инвентаризаций, годовая инвентаризация носит формальный характер. Поэтому предприятию предложено внедрить систему текущего бухгалтерского контроля в целях предотвращения бесхозяйственного расходования средств.

Список использованных источников

1. Закон Украины «Об аудиторской деятельности» №3125-ХII от 22.04. 1993 г., с изменениями и дополнениями

2. Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» №996 XIV-ВР от 16.07.1999 г., с изменениями и дополнениями

3. Международным стандартом аудита 400 «Оценка рисков и внутренний контроль»

4. Аудит: практическое пособие (под ред. А. Кузьминского). - К.: Учетинформ, 2006. - 384 с.

5. Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита. - М.: ИИД «ФИЛИНЪ», 2006. - 424 с.

6. Білуха М.Т. Курс аудиту. - К.: Товариство «Знання», КОО, 2007. - 574 с.

7. Бутинец Ф.Ф. Аудит. - Ж.: ПП «Рута», 2005. - 512 с.

8. Гончарук Я.А., Рудницький В.С. Аудит. - К.: Знання, 2007. - 443 с.

9. Майданевич П.Н., Абдул Каюм, Федосеев С.К., Майданевич Ю.П., Олейник О.А. Аудит. - Донецк: ООО «Юго-Восток ЛТД», 2005. - 395 с.

10. Стандарти аудиту та етики (Видання МФБ 2001 p.). Пер. з англ. - К.: ТОВ «Парітет-інформ», 2003. - 712 с.

11. Усач Б.Ф. Аудит: Навч. посібник. - К.: Знания - Пресс, 2002. - 223 с.

12. Усач Б.Ф., Душко З.О., Колос М.М. Організація і методологія аудиту: Підручник. - К.: Знання, 2006. - 295 с.

13. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: Учебник. - К.: Инфра-М, 2001. - 352 с.

14. Шешукова Т.Г. Аудит: теория и практика применения международных стандартов. М.: Финансы и статистика, 2005.

15. Максімова В.Ф. Генезис підходів до визначення головної цілі функціонування системи внутрішнього економічного контролю / Вісник Львівської державної фінансової академії. Зб. наук. статей. Сер.: Економічні науки. - Львів: Львівська державна фінансова академія, 2005. - №7. - С. 350 - 357.

16. Максімова В.Ф. Загальний підхід до організації системи внутрішньогосподарського контролю / Бухгалтерський облік та господарський контроль (Вісник №19). - Житомир: ЖІТІ, 2002. - С. 174 - 179.

17. Максімова В.Ф. Інформаційна сутність внутрішнього корпоративного контролю з точки зору системного підходу / Науковий вісник Полтавського університету споживчої кооперації України. - Сер: Економічні науки. Вип. 6. - Полтава: ПУСП, 2004. - №4 (12). - С. 41 - 45.

18. Максімова В.Ф. Категорія ефективності в оцінці стану і функціонування системи внутрішнього контролю / Актуальні проблеми державного управління. Зб. наук. пр. Одеського регіонального інституту державного управління. Вип. №4 (20). - Одеса: ОРІДУ, 2004. - С. 303 - 319.

19. Сухарева Л. Внутрішній аудит в системі фінансового контролю. // Бухгалтерський облік і аудит. - 2003. - №3 - с. 13-17

20. Сухарева Л.О. Контроль у діяльності бухгалтера: історія досліджень, стан і перспективи / Л.О. Сухарева // Бухгалтерський облік і аудит. - №5. - 2003. - С. 15-20.

21. Сухарева Л.О. Аудит: оцінка якості системи бухгалтерського обліку: [монографія] / Л.О. Сухарева, К.О. Закалінська; Донец. нац. ун-т економіки і торгівлі ім. Туган-Барановського. - вид-во «Вебер2» (Донецька філія), 2009. - 263 с.