На сегодняшний день предприятия различных форм собственности из числа малых или средних составляют подавляющее большинство в общем числе предприятий, нуждающихся в комплексной автоматизации процесса управления. Такая необходимость является объективной и объясняется условиями конкурентной борьбы на рынке товаров и оказываемых этими предприятиями услуг.

В процессе управления предприятием возникает комплекс задач, включающих в себя в том числе управлением хозяйственной деятельностью предприятия.

Для их решения по управлению предприятиями как правило прибегают к средствам бухгалтерского учета, с помощью которых ведется учет хозяйственной деятельности.

Хозяйственную деятельность организаций нельзя правильно вести, добиваясь положительных результатов, если не организованы наблюдение и контроль над всеми фактами, явлениями, из которых она складывается. Учет это непременная функция управления. Она состоит в наблюдении, измерении, регистрации и группировке учитываемых явлений. В показателях учета раскрываются количественные и качественные стороны хозяйственных процессов, характеризуя факторы хозяйственной жизни.

Таким образом, хозяйственный учет - это количественное отражение и качественная характеристика хозяйственных явлений в целях контроля и активного на них влияния.

Хозяйственный учет должен:

- полностью удовлетворить потребности управления в информации о фактически свершившихся хозяйственных процессах и явлениях;

- отразить эти процессы и явления таким образом, чтобы на основе количественных данных можно было получить их достоверную качественную характеристику.

Для реализации контрольной функции хозяйственного учета важнейшими условиями являются: достоверность, правдивость учетной информации: возможность контроля над соблюдением норм правового регулирования деятельности организации.

Хозяйственный учет не просто регистрирует факты хозяйственной деятельности предприятия, но непосредственно влияет на результаты производственной деятельности, а именно:

- предоставляет достаточно детальную подробную информацию, на основе которой можно выявить и познать причинно-следственные связи явлений и процессов;

- предоставляет управляющей системе информацию в сроки, обеспечивающие возможность своевременного принятия управленческих решений, направленных на ликвидацию и предупреждение нежелательных отклонений в состоянии объекта управления, или, наоборот, на поощрение прогрессивных направлений его развития.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех хозяйственных операций. Чем достовернее сведения о производстве и чем быстрее их получают, тем шире возможности эффективного управления организацией.

Таким образом, бухгалтерский учет обеспечивает получение необходимой бухгалтерской отчетности, ориентированной главным образом на внешних пользователей - кредиторов, дебиторов, акционеров, налоговых и других фискальных органов.

АИС - это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки результатной информации пользователю - специалисту для выполнения возложенных на него функций управления.

Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета (АИС БУ) - это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных. использующих комплекс вычислительных. коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки информации, необходимой специалистам-бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета.

АИС-БУ как составная часть АИС содержит три основные компоненты:

информацию как предмет и продукт труда;

средства, методы и способы обработки информации;

персонал, который реализует имеющие средства обработки информации.

Информация, с которой работает данная система, являясь частью экономической информации, имеет свои особенности.

Процедуры сбора, регистрации, передачи, накопления, хранения и обработки информации составляют информационный процесс бухгалтерского учета. С технологической точки зрения процедуры информационного процесса детализируются, выстраиваются в определенной последовательности в технологический процесс и реализуются посредством технических и программных средств, методов и способов преобразования информации, что и составляет информационную технологию конкретной предметной области бухгалтерский учет.

Для реализации информационной технологии АИС БУ имеет набор компонентов, которые называются обеспечивающими. К ним относятся: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое, организационное, технологическое, правовое и методическое обеспечение. АИС БУ, обрабатывая информацию, решает задачи бухгалтерского учета. Совокупность этих задач составляет функциональную часть АИС БУ.

Функциональная часть АИС БУ отражает задачи, призванные формировать полную и достоверную информацию о производственно-хозяйственной деятельности предприятия и его имущественном положении, необходимую внутренним и внешним пользователям. Задачи, реализующие функцию бухгалтерского учета, разнообразны, как и объекты его наблюдения. Объектами наблюдения бывают:

объекты, обеспечивающие производственно-хозяйственную деятельность предприятия - его имущество (активы), кредиторская задолженность (пассивы), собственный капитал;

объекты, составляющие его производственно-хозяйственную и финансовую деятельность - финансовые и хозяйственные процессы и их элементы: факты хозяйственной деятельности и финансовые результаты.

Отдельные задачи бухгалтерского учета распределяются по комплексам задач. Традиционно в информационной системе бухгалтерского учета выделяют комплексы задач учета: основных средств; материальных ценностей; труда и заработной платы; готовой продукции и ее реализации, финансово-расчетных операций; затрат на производство; сводного учета и составления отчетности. При выделении одних комплексов принимается во внимание однородность объектов наблюдения первого типа, например при выделении комплекса задач учета материальных ценностей. В основе выделения других комплексов лежат производственные процессы, в частности производственного потребления при выделении комплекса учета затрат на производство. В третьем случае сочетаются оба признака, например при выделении комплекса учета основных средств: объекты наблюдения, с одной стороны, однородны, в то же время задачи этого комплекса отражают процессы воспроизводства основных средств.

Информационная функция бухгалтерского учета заключается в формировании информации о фактическом состоянии и изменении имущественном положении экономического объекта, его производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и достигнутых финансовых результатах. Эта информация необходима внутренним и внешним пользователям для контроля, анализа, выработки и принятия различного рода управленческих решений. Совокупность процедур по сбору, регистрации, передаче, хранению, обработке и представлению пользователям такой информации образует информационный процесс бухгалтерского учета.

Информационный процесс АИС-БУ содержит в себе три этапа, включающие определенные процедуры преобразования информации.

Первый этап - «документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной информационной базы» реализует сбор данных, их регистрацию, передачу на обработку, хранение, накопление и подготовку к обработке. Сбор и регистрация такой информации реализуется первичным (оперативным) учетом, которая заключается в определении и регистрации на носителях количественных и качественных характеристик определенных объектов наблюдения. Информационные технологии бухгалтерского учета содержат экранные формы первичных бухгалтерских документов, информация в которые вводится с клавиатуры. Введенные в компьютер данные не сразу используются для обработки. Они накапливаются и хранятся в информационной базе учета. В ней хранятся не только первичные данные, но и условно-постоянная, справочная и другая информация, многократно используемая при решении различных задач. Хранение и накопление первичной информации связано с необходимостью получения данных за определенный интервал времени, многократного использования их при обобщении в разных разрезах.

Второй этап - «обобщение учетных данных и формирование учетных регистров», предполагает обработку учетных данных, их систематизацию и обобщение в течение отчетного периода, формирование аналитических и синтетических учетных регистров, а также составление оперативных отчетов, позволяющих бухгалтеру отразить в учете производственно-хозяйственную и финансовую деятельность предприятия. Обработка информации предполагает логические и арифметические операции над исходными данными в целях получения результатной информации. Обработка информации выполняется согласно разработанному алгоритму для обработки бухгалтерской учетной информации согласно закону о ведении бухгалтерского учета. Здесь выполняется процедура поиска, сортировки и группировки данных, их вычислительной обработки.

На третьем этапе также выполняются процедуры обработки учетных данных, но они связаны с завершением месяца и отчетного периода, формированием регламентной бухгалтерской отчетности, позволяющей составить представление о финансовом и имущественном положении предприятия на определенную дату и о финансовых результатах за отчетный период. Кроме этого на этом этапе составляется налоговая, статистическая отчетность, а также отчетность во внебюджетные фонды. Третий этап носит название «завершение отчетного периода и формирование бухгалтерской отчетности».

Процедура информационного процесса бухгалтерского учета весьма трудоемка, что вытекает из характера учетной информации. Поэтому информационный процесс бухгалтерского учета реализуется путем строго регламентированной совокупности этапов, процедур, операций, действий, направленных на преобразование исходной информации в результатную. Это определяет технологический процесс обработки учетной информации.

Сам технологический процесс представляет совокупность взаимоувязанных этапов, процедур, операций, действий по преобразованию учетной информации от момента ее возникновения и регистрации до предоставления результатной информации пользователю.

Всем выше перечисленным требованиям соответствует комплексная программа «1С: Предприятие», которую можно отнести к АИС БУ с реализацией информационной технологии в такой предметной области как бухгалтерский учет. Она относится к классу полностью конфигурируемых систем. Конфигурирование позволяет создавать любые приложения, начиная с автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета и, заканчивая автоматизацией бухгалтерского учета корпоративных информационных систем управления экономическим объектом. В состав программы «1С: Предприятие» входят три компоненты: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет».

Компонента «Бухгалтерский учет» предназначена для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Эта компонента оперирует такими понятиями как «бухгалтерские проводки», «бухгалтерские счета», «операции». Работа в этой компоненте дает возможность организовывать мультивалютный, многоуровневый, многомерный аналитический учет параллельно в нескольких планах счетов, как в натуральном, так и в стоимостном выражении.

Компонента «Оперативный учет» предназначена для оперативного учета наличия и движения имущества и обязательств организации в реальном масштабе времени, точнее, в текущий момент времени. Это достигается за счет поддержки механизма регистров, который и обеспечивает запись движения и получения остатков в различных разрезах.

Компонента «Расчет» предназначена для автоматизации сложных периодических расчетов, перерасчетов за прошедшие периоды («задним числом»). Данная компонента поддерживает такие объекты как журналы расчетов, расчет заработной платы

«1С: Бухгалтерия» является универсальной системой, предназначенной для автоматизированного ведения бухгалтерского учета. В основу программы положена базовая модель бухгалтерского учета, принципы ее работы соответствуют принципам работы бухгалтерии предприятия. Программа может поддерживать любые системы учета, различные методологии учета, а также использоваться на предприятиях различных типов деятельности (производственной, торговой, торгово-производственной и др.). Программа имеет следующие характеристики:

· возможность ведения синтетического и аналитического учета в зависимости от необходимости или потребности предприятия;

· возможность ведения многовалютного и количественного учета;

· возможность изменять и дополнять план счетов, бухгалтерские проводки, формы первичных документов и отчетности.

1. Предметная область