В пределах сформированной единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологической последовательности.

Письма с неустановленными датами помещаются после датированных. Письма неустановленных лиц группируются по почеркам, а письма, написанные одним почерком, по датам. В единицах хранения, сформированных из личных документов, материалов служебной и общественной деятельности, имущественно-хозяйственного и бытового характера, документы располагаются по хронологии.

Фотографии и портреты фондообразователя, видовые открытки, вырезки из газет и журналов систематизируются в хронологической последовательности, фотографии разных лиц с дарственными надписями и без них - по алфавиту фамилий изображенных лиц.

При описании единиц хранения устанавливаются виды документов, авторство, заглавие произведения или содержание документов, степень их полноты, подлинность или копийность, язык, способ написания и опубликованность, наличие приложений к ним, внешние особенности, крайние даты документов и количество листов единицы хранения. Кроме того проводится аннотирование особо важных документов.

Заголовок единицы хранения должен максимально сжато отражать состав и содержание входящих в нее документов.

Заголовок, данный документу автором, редактором, собирателем, как правило, переносится в заголовок единицы хранения. В случае его неполноты и несоотвествия содержанию документа заголовок может быть изменен или дополнен.

При составлении заголовка фамилии, даты и другие данные, установленные путем специального исследования и не являющиеся бесспорными, заключаются в квадратные скобки. Сведения, установленные, но являющиеся бесспорными, в квадратные скобки не заключаются.

В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии, сначала указывается вид документа (фотография), а затем - фамилия, имя и отчество изображенного лица. После заголовка, через точку может описываться степень полноты, подлинности, внешних и других особенностей документа.

При этом полные тексты не оговариваются, а для частично сохранившихся документов указывается степень их полноты:

· "отрывок",

· "разрозненные листы",

· "неполный текст",

· "без начала",

· "без конца" и т.д.

При описании подлинность документов не указывается, оговаривается только копийность, а также их черновой характер.

Для указания способа написания или воспроизведения рукописи применяются термины:

· автограф,

· машинопись с правкой автора,

· авторизированная машинопись,

· фотокопия,

· ксерокопия,

· брошюра,

· вырезка из газеты (журнала, книги).

Крайними датами для единицы хранения, состоящей из одного документа, является дата его написания; из многих документов - дата написания первого и последнего документа. При наличии в единице хранения только двух документов даты ставят через запятую. Если точная дата не поддается установлению, то документ датируется приблизительно "не ранее 1953 г.", "не позднее 1997 г.". Если даты устанавливаются лишь с известной степенью вероятности, то они пишутся в квадратных скобках.

При описании единиц хранения, содержащих копии документов, за крайние даты принимаются даты подлинников, а даты изготовления копий указываются в заголовке после слов "Копия" в тех случаях, когда расхождение между ними существенно. Дневники, записные и трудовые книжки, формулярные списки, приходно-расходные книги датируются временем первой и последней записи в них; удостоверения, свидетельства, грамоты, выписки из метрических книг - датой их выдачи. Даты приложений, не совпадающие с датами основных документов, находящихся в единице хранения, указываются в заголовках, а в крайних датах не отмечаются.

В единицах хранения, содержащих письма, фотографии учитывается количество документов. Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

Схема систематизации единиц хранения архивного фонда личного происхождения определяется составом фондообразователей, характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.

Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по разделам схемы систематизации.

В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства.

В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются вначале.

В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан.

Архивная коллекция также может быть сформирована по тематическому признаку, в пределах такой коллекции документов производится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.

Для более эффективного использования документальной информации, содержащейся в описи архивного фонда в научных и практических целях к ним создается справочный аппарат.

При составлении титульного листа следует учитывать, что хронологическими границами архивного фонда личного происхождения являются даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода. Хронологические границы архивного фонда личного происхождения могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов за счет документов, связанных с откликами на смерть гражданина, проведением памятно-юбилейных мероприятий и проч.

Хронологическими границами архивной коллекции являются даты самого раннего и самого позднего документа

Поскольку для фондов личного происхождения используется индивидуальная схема систематизации целесообразно составлять оглавления. В оглавлении указываются все составные части описи и научного аппарата к ней с указанием листов. Оглавление помещается вслед за титульным листом.

Предисловие традиционно строится из двух частей:

· исторической

· археографической

Где историческая часть представляет собой историко-биографическую справку о фондообразователе.

При составлении предисловия к фонду личного происхождения следует опираться на официальные документы:

· аттестаты,

· удостоверения,

· свидетельства.

В археографической части следует включить сведения о владельце документов.

Список сокращений, указатели к фонду оформляются традиционно.

После проведения научного описания документов часть их может быть выделена как не подлежащая хранению, и возвращена фондообразователю (или владельцу личного архива). Результаты научного описания оформляются актом описания документов, который вместе с описью и НСА к ней утверждаются экспертно-проверочной комиссией Управления государственной архивной службы.

Заключение

Комплектование Архивного фонда документами личного происхождения остается одним из приоритетных направлений деятельности архивов Российской Федерации.

Документы личного происхождения занимают важное место в составе Архивного фонда Российской Федерации.

Личные архивы - это важнейшие исторические источники, позволяющие наряду с официальными документами дать представление об ушедшем времени, раскрыть его во всем многообразии.

Практика формирования фондов личного происхождения, как принципиально новое направление деятельности архивов, превращающее в объект истории не только крупные социальные и культурные явления, но и личные судьбы ярких и неординарных людей, появилась сравнительно недавно.

Личные фонды ценны и уникальны тем, что они дают яркое, неповторимое, насыщенное смыслом содержание общему течению истории народов.

Документы личных архивов активно используются при организации тематических выставок, для документальных киносъемок, записи радио - и телевизионных передач. Востребованы они и у исследователей читального зала для подготовки монографий, статей, докладов, докторских и кандидатских диссертаций, дипломных работ, причем интерес к документам личного происхождения возрастает, и мы надеемся на новые их поступления.

В последние годы много говорят о личных архивах людей, причем не только прославивших нашу страну. Многие такие памятники первоначально находились и теперь находятся в семейных, личных архивах. Важно уберечь эти документы, чтобы со временем они стали общественным достоянием.

Список использованных источников и литературы