Анализ деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

- подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в соответствующий государственный архив на условиях соглашения между Управлением по делам архивов Правительства Саратовской области и администрацией Балаковского муниципального района;

- ежегодно отчитывается в Управление по делам архивов Саратовской области и о работе ведомственных архивов (на основании предоставляемых в архивный отдел ведомственными архивами паспортов архивов, на основании которых архивным отделом составляется сводная ведомость). Также ведомственные архивы раз в год предоставляют сведения о состоянии хранения документов в архивный отдел, который в свою очередь - в Управление по делам архивов Саратовской области.

В 2006 г., в целях повышения эффективности функционирования системы архивов Саратовской области, была разработана областная целевая программа «Архивы Саратовской области в 2007-2010 годах», разработанная на основании и с учетом требований законодательства и распоряжения Правительства области «О подготовке проекта областной целевой программы «Архивы Саратовской области в 2007-2010 годах»Закон Саратовской области от 29 декабря 2006 г. №152-ЗСО «Об областных целевых программах» // «Саратовская областная газета» (официальное приложение). 17 января 2007 г. №6 (1780); Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Парламентская газета. 27 октября 2004. №201; Распоряжение Правительства области от 7 июля 2005 года №186-Пр «О подготовке проекта областной целевой программы «Архивы Саратовской области в 2007-2010 годах».. Основной целью Программы является укрепление материально-технической базы подведомственных архивных учреждений, сохранение и приумножение Архивного фонда Саратовской области, обеспечение гарантий прав граждан на социальную защищенность.

В программе предусмотрено решение следующих задач:

· увеличение объема и развитие информационного потенциала Архивного фонда Саратовской области;

· обеспечение условий для постоянного хранения архивных документов и предотвращения их утраты;

· совершенствование информационно-поисковых систем к архивным документам, правовое, научное и кадровое обеспечение архивных учреждений;

· расширение доступа к архивной информации.

Действие данной программы предполагает также взаимодействие муниципальных архивов с Управлением по делам архивов по вопросам повышения квалификации их сотрудников, а также совместной выработки мер по повышению эффективности обеспечения сохранности архивных документов.

Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района с Управлением по делам архивов Правительства Саратовской области можно представить схематично (рис. 2):

Рис. 2. Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района с Управлением по делам архивов Саратовской области

Взаимодействие ведомственных архивов с архивным отделом администрации Балаковского муниципального района обуславливается функцией архивного отдела по комплектованию, хранению, учету и использованию соответствующих архивных документов, а также характером его взаимодействия с администрацией Балаковского муниципального района и Управлением по делам архивов Правительства Саратовской области.

Ведомственные архивы предоставляют в архивный отдел паспорта архивов. Кроме того, раз в год ими предоставляются сведения о состоянии хранения документов. Это позволяет осуществлять своевременный контроль состояния архивохранилищ (с точки зрения их наполнения, условий хранения, интенсивности комплектования), а также своевременно формулировать комплекс мероприятий, направленных на улучшение их состояния.

Архивный отдел изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, распространяет их положительный опыт, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы их архивов и организации документов в делопроизводстве, а так же деятельности экспертных комиссий. Кроме того, архивный отдел согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений-источников комплектования, а также проверяет выполнение организациями, независимо от форм собственности, требования законодательства Российской Федерации в области архивного дела. Это в совокупности позволяет обеспечить не только сохранность документов в организациях, но и обеспечить качественное комплектование самого архивного отдела.

Взаимодействие архивного отдела с ведомственными архивами представлено на рис. 3:

Рис. 3. Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района с ведомственными архивами

Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района с гражданами Российской Федерации, осуществляется посредством выполнения запросов. По своему характеру запросы подразделяются на тематические (запросы о предоставлении информации по определенной теме, проблеме, событию или факту (например, биографические запросы), генеалогические (когда запрашивается информация, устанавливающая родство, родственные связи, историю семьи или рода) и социально-правовые запросы, под которыми понимаются запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением прав и законных интересов гражданИнтервью с Владимиром Ниловичем Гусевым, начальником отдела социально-правовых запросов Управления использования архивных документов Федеральной архивной службы России // Кадры предприятия. 2003. №10..

Архивный отдел администрации Балаковского муниципального района выполняет тематические и социально-правовые запросы. При обращении граждан с запросами, заполняется журнал учета обращений граждан. В этом журнале фиксируется фамилия, имя, отчество обратившегося гражданина, его адрес, предмет запроса, результаты исполнения (дата исполнения, результат - положительный или отрицательный). Срок рассмотрения запроса составляет один календарный месяц. Когда запрос исполнен, выдается архивная справка. Архивная справка - официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документовГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998..

Задачи органов местного самоуправления по предоставлению пользователям архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, определены в гл. 6 ст. 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Парламентская газета. 27 октября 2004. №201..



Рис. 4. Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района с гражданами Российской Федерации

Внутренние организационные и функциональные взаимосвязи архивного отдела администрации Балаковского муниципального района обуславливаются его структурой и штатной численностью.

Структура организации - это устройство организации, взаиморасположение и связь ее частей (подразделений)Российская энциклопедия по охране труда: В 3 т. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Изд-во НЦ ЭНАС, 2007.. Структура архивного отдела администрации Балаковского муниципального района утверждена заместителем Главы администрации, руководителем аппарата администрации. Структура архивного отдела администрации Балаковского муниципального района выглядит следующим образом:



Рис. 5. Структура архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

Указанные архивы являются структурными подразделениями архивного отдела администрации Балаковского муниципального района. Их деятельность осуществляется согласно Положению об архивном отделе администрации Балаковского муниципального районаПоложение об архивном отделе администрации Балаковского муниципального района: утв. Постановлением Главы администрации Балаковского муниципального района 20 марта 2009 г. №852.. Вместе с тем, по составу документов, истории образования, они имеют свою специфику.

Архив по работе с документами города в прошлом был филиалом государственного архива Саратовской области, и осуществлял хранение архивных документов, относящихся к Архивному фонду Саратовской области. На основании требований Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивахОсновы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07 июля 1993 г. №5341-I // Ведомости съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации. 1993. №33. Ст. 1311 (ныне не действуют)., Положения об Архивном фонде Российской ФедерацииУказ Президента Российской Федерации от 17.03.1994 №552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» // Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. 21.03.1994. №12. ст. 878., Распоряжения Правительства Саратовской области «О ликвидации филиала государственного архива Саратовской области в г. Балакове»Распоряжение Правительства Саратовской области от 24 сентября 1999 г. №419-Пр «О ликвидации филиала государственного архива Саратовской области в г. Балакове» приказом Управления делами Правительства Саратовской областиПриказ Управления делами Правительства Саратовской области от 06 октября 1999 г. №105«О создании ликвидационной комиссии». была создана ликвидационная комиссия, которая, руководствуясь вышеуказанными документами, провела передачу на постоянное хранение архивному отделу Балаковского муниципального образования документов Архивного фонда Саратовской области, хранящихся ранее в филиале государственного архива Саратовской области в г. Балакове, учетного и научно-справочного аппарата к ним. Акт приема-передачи на постоянное хранение документов Архивного фонда Саратовской области был утвержден Главой администрации Балаковского муниципального образования и начальником Управления по делам архивов Управления делами Правительства Саратовской области и подписан членами комиссии в составе 9 человек.

Штатный состав и численность архивного отдела администрации Балаковского муниципального района устанавливается Главой администрации Балаковского муниципального района. В нее входят:

Рис. 6. Должностной состав и штатная численность архивного отдела Балаковского муниципального района

При этом начальник и заместитель начальника архивного отдела администрации Балаковского муниципального района замещают должности, отнесенные к должностям муниципальной службы. Старшие архивариусы и архивариус занимают должности, которые не отнесены к должностям муниципальной службы и осуществляют обеспечение деятельности администрации.

Руководство архивным отделом осуществляет начальник архивного отдела, назначаемый и освобождаемый от должности постановлением Главы администрации Балаковского муниципального района. Должность начальника отдела является старшей муниципальной должностью муниципальной службы.

Должность муниципальной службы - должность в органе местного самоуправления, аппарате избирательной комиссии муниципального образования, которые образуются в соответствии с уставом муниципального образования, с установленным кругом обязанностей по обеспечению исполнения полномочий органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования или лица, замещающего муниципальную должностьФедеральный закон Российской Федерации от 02 марта 2007 г. №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» // Парламентская газета. 2007. №34..

На начальника отдела возлагаются следующие функции:

· организации работы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района в соответствии с возложенными на отдел задачами и функциями;

· планирования работы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района;

· обеспечения равномерной загрузки служащих архивного отдела администрации Балаковского муниципального района;

· нормативно-методического обеспечения деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района;

· организационно-методического руководства и контроля за работой ведомственных архивов и организацией формирования документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, органов власти и учреждений организаций и предприятий любых форм собственности, расположенных на территории Балаковского муниципального района, входящих в зону деятельности архивного отдела;

· составления сводного плана развития архивного дела на год по архивному отделу администрации Балаковского муниципального района, сводного отчета о выполнении плана развития архивного дела за год по архивному отделу администрации Балаковского муниципального района, все виды форм статистической отчетности, регламента государственного учета документов архивного фонда РФ;

· осуществления контроля за работой специалистов отдела по выполнению объемов и качества в соответствии с нормами времени и выработки;

· информирования заместителя Главы администрации Балаковского муниципального района, руководителя аппарата администрации Балаковского муниципального района о принимаемых мерах и предложениях по развитию архивного дела.

Начальник архивного отдела администрации Балаковского муниципального отдела осуществляет контроль над ведением всей учетной документации архивного отдела. К его прямым обязанностям относиться обеспечение подготовки заключений и предписаний на описи архивного отдела администрации Балаковского муниципального района и учреждений, организаций и предприятий на утверждение экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов и содействие при этом преемственности научно-справочного аппарата к документам.

Заместитель начальника отдела назначается на должность и освобождается от должности распоряжением Главы администрации Балаковского муниципального района. В отсутствие начальника отдела он выполняет его функции и обязанности. Таким образом, функции начальника и его заместителя являются взаимозаменяемыми.

Должности старшего архивариуса и архивариуса до 2009 года относились к должностям муниципальной службы. Вследствие сокращения штата муниципальной службы, выше указанные должности перестали относиться к таковой. Должности старшего архивариуса и архивариуса являются должностями, осуществляющими обеспечение деятельности администрации.

Функции и должностные обязанности старшего архивариуса города и старшего архивариуса района идентичны. Разница заключается только в области их ведения. К их должностным обязанностям относятся:

· определять направление производственной деятельности данного архива в развитии архивного дела;

· составлять перспективные и текущие планы работ данного архива, и представлять их начальнику архивного отдела администрации Балаковского муниципального района;

· составлять отчеты о выполнении плана архива по работе с архивными документами и представлять их начальнику архивного отдела администрации Балаковского муниципального района.

· обеспечить сохранность документов архива по работе с архивными документами района, осуществлять их пофондовый и статистический учет и совершенствовать научно-справочный аппарат к документам архива;

· проводить в соответствии с планом в установленные сроки учет, архивных документов и вести всю учетную документацию по фондам архива по работе с архивными документами;

· принимать, рассматривать и исполнять запросы учреждений, организаций и предприятий, а также заявлений граждан по выполнению социально-правовых и тематических запросов;

· готовить предложения по определению источников комплектования архива с переменным составом документов и уточнению списков учреждений, организаций и предприятий-источников комплектования;

· контролировать температурно-влажностный режим хранилища и для проведения санитарно-гигиенических работ в хранилище не реже одного раза в квартал проводить санитарные дни;

· осуществлять организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организаций документов в делопроизводстве учреждений, организаций, предприятий - источников комплектования архива, в установленном порядке проверять работу этих архивов и организацию документов в делопроизводстве, вести их пофондовый и статистический учет документов, в том числе по личному составу хранящихся в учреждениях;

· информировать администрацию Балаковского муниципального района о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях района;

· соблюдать технику безопасности, предъявляемую к помещениям хранилищ по обеспечению сохранности документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. №20..

Хотя работники архива свою трудовую деятельность осуществляют согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», в должностных инструкция они не указанны, а указаны «Основные Правила работы государственных архивов Российской Федерации» Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации: утв. Приказом Росархива от 29.12.2001 №101. (ныне не действуют). , утратившие силу, что не соответствует действительности.

Архивариус архивного отдела Балаковского муниципального образования замещает должность старшего архивариуса во время его отсутствия. В его функции и должностные обязанности входят: обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архивный отдел документов, создание справочного аппарата к ним, осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве и т.д.

Диаграмма 1. Количественные показатели динамики состава фондов архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

На диаграмме, которая изображена выше, видно как увеличивается состав фондов архивного отдела администрации Балаковского муниципального района. Следовательно возрастает и объем работы, который выполняют специалисты и работники архивного отдела, а штатная численность в связи с этим не увеличивается. Отсюда можно сделать вывод, что количество штатных единиц недостаточно для продуктивного функционирования архивного отдела администрации Балаковского муниципального района.

Таким образом, проведя анализ взаимодействия архивного отдела администрации Балаковского муниципального района по вопросам архивного дела, можно сделать вывод о том, что осуществление и развитие архивного дела на территории Балаково и Балаковского района возможно лишь тогда, когда архивный отдел осуществляет тесное сотрудничество в своей деятельности с администрацией Балаковского муниципального района, Управлением по делам архивов Саратовской области, ведомственными архивами, а также с гражданами Российской Федерации. Так как лишь при таком взаимодействии, архивный отдел администрации Балаковского муниципального района может осуществлять на практике функции, возложенные на него, и которые утверждены и прописаны в Положении «Об архивном отделе администрации Балаковского муниципального района». Положение «Об архивном отделе администрации Балаковского муниципального района»: утв. Постановлением Главы администрации Балаковского муниципального района 20 марта 2009 г. №852.

Таким образом, проведя анализ нормативной регламентации работы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района и исследовав организационные основы его деятельности, можно сделать вывод о том, что для того, чтобы обеспечить научное управление архивами, сохраняя их целостность и безопасность, чтобы они могли служить интересам граждан, общества и государства необходимо архивное законодательство. В настоящее время характерной особенностью конституционной модели организации архивного дела в России является системное взаимодействие трех уровней: федерального, субъектов Федерации и местного самоуправления. Сфера действия архивного законодательства относится к совместному ведению Российской Федерации и ее субъектов, поэтому его положения должны учитывать условия федеративного государства, провозгласившего разделение компетенции между федеральными органами власти, субъектов Российской Федерации и местного самоуправления. А организационно-правовые документы позволяют, обеспечит качественное функционирование архивного отдела администрации Балаковского муниципального района. При этом, немаловажно учитывать, что осуществление продуктивного функционирования, возможно лишь при осуществлении взаимодействия, как на местах, так и на региональном уровне.

2. Организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района

2.1 Состав документов и источники комплектования архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

архивный хранение учет документ

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // «Парламентская газета». 27 октября 2004 г. №201..

Комплектование архивного отдела администрации Балаковского муниципального района производится документами Архивного фонда Саратовской области, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, документами по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника, а также ликвидированных частных предприятий, учреждений и организаций различных форм собственности.

Архивный отдел администрации Балаковского муниципального образования хранит:

· документы государственной части Архивного фонда Саратовской области, образовавшиеся в деятельности администрации города Балаково и Балаковского района, Балаковского муниципального района, сельских Советов, округов и других органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, организаций и предприятий, а также находящихся в совместном ведений района, города и области, документы ликвидированных городского, районного и сельских советов народных депутатов, их исполнительных комитетов, предприятий, учреждений и организаций городского и районного подчинения, кооперативных и общественных организаций;

· государственных учреждений, организаций и предприятий, действующих на территории г.Балаково и Балаковского района;

· негосударственных объединений (концернов, ассоциаций, акционерных обществ, товариществ, кооперативов, артелей, колхозов и т.д.), учреждений и предприятий, действовавших и действующих на территории г.Балаково и Балаковского района, средств массовой информации;

· документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связанна с историей города Балаково и Балаковского района, поступившие на законном основании в муниципальную собственность;

· фотодокументы отражающие прошлое и настоящие Балаковского района и города Балаково.

· печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие фонды архивного отдела;

· документы по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений организаций и предприятий, не имеющих правопреемника и ликвидированных частных предприятий, не имеющих отраслевого или ведомственного признака принадлежности или условной правопреемственности.

Архивный отдел также хранит учетные документы, архивные справочные информационные базы данных и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

Документы, относящиеся к частной собственности, но входящие в состав Архивного фонда Саратовской области, поступают на хранение в архивный отдел администрации Балаковского муниципального района на основе договоров, заключенных между собственниками документов и администрацией Балаковского муниципального района.

Архивный отдел, при наличии свободных хранилищ, по согласованию с Главой администрации Балаковского муниципального района может принимать на депозитарное хранение документы государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий, а так же общественных организаций и граждан. Депозитарное хранение документов - это хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // «Парламентская газета». 27 октября 2004 г. №201.

Хотя в Положении «Об архивном отделе администрации Балаковского муниципального района» прописано, что архивный отдел администрации Балаковского муниципального района может принимать на депозитарное хранение документы, но на практике этого не осуществляется.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договораФедеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // «Парламентская газета». 27 октября 2004 г. №201.. В архивном отделе администрации Балаковского муниципального района списки организаций-источников комплектования актуализируется в случаях изменения названия организации-источника комплектования, либо если Управление по делам архивов Саратовской области запрашивает такие сведения.

Источник комплектования - это юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архивГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998..

Начальник архивного отдела администрации Балаковского муниципального района готовит предложения Главе администрации Балаковского муниципального района по определению источников комплектования архивов отдела и уточнению списков учреждений, организаций и предприятий, а также частных лиц, документы которых подлежат приему.

Хранение документов организаций-источников комплектования осуществляется также на основании договора, заключаемого между архивным отделом администрации Балаковского муниципального района, и организацией. Данный договор регламентирует права и обязанности сторон. Договор составляется в соответствии с законодательством Российской Федерации Конституция Российской Федерации // Российская газета. 1993. №237; Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // «Парламентская газета». 27 октября 2004 г. №201; Федеральный закон Российской Федерации от 06 октября 2003 г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2003. №40. Ст. 3822; Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. №20. в двух экземплярах.

В архивном отделе администрации Балаковского муниципального района 54 организаций-источников комплектования. По формам собственности они делятся на:

· федеральную - 7 организаций-источников комплектования;

· областную - 12 организаций-источников комплектования;

· муниципальную - 33 организаций-источников комплектования;

· частную - 2 организаций-источников комплектования.

Диаграмма 2. Количественные показатели организаций-источников комплектования

К федеральной собственности хранящийся в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района относятся архивные документы: федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом»Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // «Парламентская газета». 27 октября 2004 г. №201..

К федеральной форме собственности относятся следующие источники комплектования архивного отдела администрации Балаковского муниципального района:

· Балаковский городской суд Саратовской области Саратовского областного суда Управления судебного департамента при Верховном суде Российской Федерации;

· Балаковский районный суд Саратовской области Саратовского областного суда Управления судебного департамента при верховном суде Российской Федерации;

· прокуратура г.Балаково Саратовской области прокуратуры Саратовской области;

· отделение федерального казначейства по г.Балаково, по Балаковскому району управления федерального казначейства по Саратовской области;

· Межрайонная Инспекция Федеральной налоговой службы №2 по Саратовской области;

· Федеральное государственное унитарное предприятие опытно-производственное хозяйство «Новониколаевское» научно-производственного «Саратов-САРГО»;

· ОАО Саратовская ГЭС.

К собственности субъекта Российской Федерации хранящийся в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района относятся архивные документы: государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // «Парламентская газета». 27 октября 2004 г. №201.

К областной форме собственности относятся:

· государственное унитарное предприятие опытно-производственное хозяйство «Крутое» научно-исследовательского института сельского хозяйства и биотехники «Юго-Восток»;

· ОАО «Подсосенское» ООО промышленного объединения «Плодоовощпром»;

· ОГУ «Балаковский лесхоз» Министерства леса, охотничества и рыбного хозяйства Саратовской области;

· Балаковский институт техники, технологии и управления (филиал ГОУВПО) Саратовского Государственного технологического университета;

· ГОУСПО «Балаковский политехнический техникум»;

· ГОУСПО «Поволжский колледж технологии и менеджмента»;

· ГОУСПО «Балаковского медицинское училище»;

· Управление социальной защиты населения Балаковского района Министерства здравоохранения и социальной поддержки Саратовской области;

· коллекция документов избирательных комиссий г.Балаково и Балаковского района;

· Балаковская районная организация Профсоюза работников здравоохранения;

· Балаковский горком профсоюзов работников государственных учреждений и общественного обслуживания;

· Балаковская городская организация Саратовской общественной организации профсоюза и науки Российской Федерации.

К муниципальной собственности, хранящейся в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района, относятся архивные документы: органов местного самоуправления и муниципальных организацийФедеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Парламентская газета. 27 октября 2004 г. №201..

К муниципальной собственности относятся:

· Собрание депутатов Балаковского муниципального образования;

· Совет муниципального образования г.Балаково;

· администрация Балаковского муниципального образования, администрация Балаковского района;

· органы местного самоуправления муниципальных образований, входящих в состав Балаковкого муниципального района (Быково-Отрогского, Головановского; Еланского; Комсомольского; Кормежского; Красноярского; Матвеевского; Маянговского; Натальинского; Наумовского; Новоелюзанского; Новониколаевского; Новополеводинского; Подсосенского; Пылковского; Сухоотрогского);

· комитет финансов администрации Балаковского муниципального района Саратовской области;

· комитет по управлению имуществом администрации Балаковского муниципального района;

· отдел экономического анализа и прогнозирования администрации Балаковского муниципального района;

· управление сельского хозяйства администрации Балаковского муниципального района;

· управление архитектуры и градостроительства администрации Балаковского муниципального района;

· комитет жилищно-коммунального хозяйства администрации Балаковского муниципального района;

· унитарное муниципальное предприятие «Балаковоэлектротранс» администрации Балаковского муниципального района;

· муниципальное унитарное предприятие «Информационный центр «Балаковские вести»» администрации Балаковского муниципального района;

· управление образования администрации Балаковского муниципального района;

· муниципальное общеобразовательное учреждение - средняя общеобразовательная школа №28 управления образования администрации Балаковского муниципального образования;

· управление культуры администрации Балаковского муниципального района;

· комитет здравоохранении администрации Балаковского муниципального района.

К частной собственности хранящийся в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района относятся архивные документы: организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее - негосударственные организации)Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // «Парламентская газета». 27 октября 2004 г. №201..

К частной форме собственности относиться ООО «Огни Балаково», издающее местное периодическое издание - газету с аналогичным названием и колхоз (сельскохозяйственный производственный кооператив) им. Свердлова управления сельского хозяйства администрации Балаковского муниципального района.

Таким образом, комплектование архивного отдела администрации Балаковского муниципального района производится документами Архивного фонда Саратовской области, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, документами по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника, а также ликвидированных частных предприятий, учреждений и организаций различных форм собственности.

Архивный отдел осуществляет взаимодействие с организациями-источниками комплектования на договорной основе, осуществляя хранение архивных документов всех форм собственности. Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев прописанных в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

2.2 Обеспечение сохранности и использование документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района

Архивный отдел администрации Балаковского муниципального района обеспечивает сохранность и государственный учет документов архивного фонда Саратовской области, хранящихся в архивном отделе, а также сохранность и государственный учет документов по личному составу учреждений организаций и предприятий различных форм собственности, расположенных на территории Балаковского муниципального района, хранящихся в архивном отделе. Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушениюОсновные правила работы архивов организаций Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. .

Неотъемлемой частью обеспечения сохранности архивных документов является проверка их наличия. В архивном отделе администрации Балаковского муниципального района проверка наличия осуществляется в соответствии с «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» 1 раз в 10 лет. В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. №20. Проверку наличия осуществляют старшие архивариусы, каждый в своем архиве. В ходе проверки наличия составляется акт и лист проверки на каждый фонд.

Также для обеспечения сохранности необходимо использовать консервацию и реставрацию документов, а также создание страхового фонда и фонда пользования. Консервация документов - обеспечение сохранности документов посредством режима хранения, стабилизации, реставрации и изготовления копии.ГОСТ 7.48-2002. «СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения». М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2002. Реставрация (реставрационно-консервационная обработка) - комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. №20.

Совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации (страховой фонд) создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в специальных архивохранилищах. Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования). Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. №20. К сожалению, в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района реставрация и консервация архивных документов не осуществляется. Также не создаются страховые фонды и фонды пользования. Вследствие, чего архивные документы, хранящиеся в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района могут изнашиваться, выцветать, т.е. терять свои физические свойства. Износ - изменение состояния поверхности документа в результате трения. Выцветание - уменьшение первоначальной насыщенности цвета документа.ГОСТ 7.48-2002. «СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения». М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2002.

Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. №20. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.Основные правила работы архивов организаций Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района осуществляется согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // «Парламентская газета». 27 октября 2004 г. №201. «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. №20. и по формам Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.Приказ Росархива от 11 марта 1997 г. №11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 июля 1997 г. регистрационный №1344) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 1997. №17.

Учет документов необходим для:

· обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;

· для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;

· для наиболее эффективного использования документов.

Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

· архивный фонд, архивная коллекция;

· единица хранения (учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение).ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

В архивном отделе хранятся четыре архивные коллекции: коллекция документов избирательных комиссий г.Балаково и Балаковского района; коллекция документов участников Великой Отечественной войны; коллекция документов бывших несовершеннолетних узников фашистских концлагерей; коллекция документов экспозиции «руководителей» г.Балаково. Архивная коллекция - совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.Основные правила работы архивов организаций Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Учет документов в архивном отделе ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и «Основными правилами работы архивов организации»Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. №20; Основные правила работы архивов организаций Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивным отделом администрации Балаковского муниципального района самостоятельно.

Осуществляет контроль за ведением всей учетной документации по фондам архивов непосредственно начальник архивного отдела администрации БМР. Учет архивных документов при их поступлении и выбытии представлен схематично на рис. 7-8.



Рис. 7. Схема учета архивных документов при их поступлении в архивный отдел администрации БМР



Рис. 8. Схема учета архивных документов при их выбытии из архивного отдела администрации БМР

Основными учетными документами в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района являются:

· книга учета поступления и выбытия документов - для учета в архивном отделе каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;

· список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

· список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

· лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;

· карточка архивного фонда - учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения.

· опись дел - для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись;