Анализ деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

Размещено на http://www.allbest.ru/

18

Содержание

Введение

1. Организационные основы деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

1.1 Нормативная регламентация работы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

1.2 Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района по вопросам архивного дела

2. Организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района

2.1 Состав документов и источники комплектования архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

2.2 Обеспечение сохранности и использование документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района

Заключение

Библиографический список

Введение

Архивное дело представляет собой отрасль деятельности человеческого общества, охватывающую все теоретические, правовые и практические аспекты, являющиеся частью исторической памяти о прошлом. Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они делают этот опыт для всех и, в том числе обеспечивают базу исторических исследований.

В целях эффективной организации архивного дела на территории Российской Федерации созданы государственные и муниципальные архивы. Через них государственные органы и органы местного самоуправления реализуют свои полномочия по обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Так и на территории города Балаково создан архивный отдел администрации Балаковского муниципального образования. Архивный отдел осуществляет руководство архивным делом на территории Балаковского муниципального района, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела города Балаково и Балаковского района.

Актуальность данной темы заключается в том, что в современных условиях общество все чаще обращается к отечественной истории, стремясь получить объективную информацию о прошлом. Развитие исторической науки невозможно без источников, одним из которых являются архивные документы. Кроме того, архивные документы сохраняют и социально значимую информацию. Таким образом, архивные документы являются носителями ретроспективной информации, несут особую значимость как для конкретного гражданина, так и для государства в целом. От эффективности деятельности архивов будет зависеть возможность сохранения этой информации. Муниципальные архивы, являясь одними из наиболее многочисленных, играют особую роль в данном отношении, поскольку на них возлагаются обязанности по практической организации архивного дела на территории муниципального образования, хранению документов муниципальных учреждений, функционирующих на его территории, участию в реализации государственной политики в сфере архивного дела. Таким образом, исследование и оценка эффективности организации их работы имеет немаловажное значение в современных условиях, в том числе, в отношении отдельно взятых муниципальных архивов.

Целью дипломной работы, обусловленной актуальностью исследуемой темы, является анализ деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района.

Для достижения поставленной в дипломной работе цели решались следующие задачи:

· анализ нормативной регламентации работы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района;

· исследование организационных принципов деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района;

· выявление источников комплектования архивного отдела администрации Балаковского муниципального района;

· анализ и оценка эффективности работы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района в сфере хранения, учета и использования архивных документов.

Объектом исследования является архивный отдел администрации Балаковского муниципального района; предметом - организация деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района.

В данной работе использовались следующие методы исследования:

- метод анализа, используемый при исследовании нормативных актов для выявления и детального изучения соответствующих норм, а также при исследовании организационных, структурных, функциональных взаимосвязей архивного отдела;

- методы наблюдения и опроса, применяемые для детального изучения практической организации работы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, выявлении реальных функциональных обязанностей его сотрудников;

- метод синтеза, позволивший обобщить и систематизировать полученные путем использования вышеназванных методов данных, сформулировать соответствующие выводы.

Основными источниками, используемыми при проведении исследования, являлись:

· Конституция Российской Федерации, федеральные законы Российской Федерации (в том числе «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другие) и иные нормативные правовые акты Российской ФедерацииКонституция Российской Федерации // Российская газета. 1993. №237; Трудовой кодекс Российской Федерации от 02.08.2007 №197-ФЗ // «Российская газета». 31 декабря 2001 г. №256; Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Парламентская газета. 2004. №201; Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» // Собрание законодательства Российской Федерации. 1996. №48. Ст. 5369; Федеральный закон Российской Федерации от 06 октября 2003 г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2003. №40. Ст. 3822; Федеральный закон Российской Федерации от 02 марта 2007 г. №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» // Парламентская газета. 2007. №34; Постановление Госкомстата РФ от 05 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Документы и комментарии. 2004. №8 и др., позволившие установить и исследовать общегосударственные правовые основы организации архивного дела в Российской Федерации, выявить компетенцию субъектов Российской Федерации и муниципальных образований в данной сфере;

· Законы Саратовской области («О некоторых вопросах муниципальной службы в Саратовской области», «О муниципальных образованиях, входящих в состав Балаковского муниципального района», «О муниципальных районах» и другие), распоряжения Правительства Саратовской области («О подготовке проекта областной целевой программы «Архивы Саратовской области в 2007-2010 годах», «О ликвидации филиала государственного архива Саратовской области в г. Балакове»), позволившие установить компетенцию конкретного субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, полномочия отдельных органов в соответствующей сфере, состав соответствующих мероприятий, проводимых на территории субъектаЗакон Саратовской области от 02 августа 2007 г. №157-ЗСО «О некоторых вопросах муниципальной службы в Саратовской области» // Саратовская областная газета. Официальное приложение. 2007. №58; Закон Саратовской области от 29 декабря 2006 г. №152-ЗСО «Об областных целевых программах» // «Саратовская областная газета» (официальное приложение). 17 января 2007 г. №6 (1780); Закон Саратовской области от 27.12.2004 №103-ЗСО «О муниципальных образованиях, входящих в состав Балаковского муниципального района» (принят Саратовской областной Думой 15.12.2004) // «Саратов - столица Поволжья», 18.01.2005, №7-8 (1230-1231), Закон Саратовской области от 23.12.2004 №78-ЗСО «О муниципальных районах» (принят Саратовской областной Думой 15.12.2004) // «Саратов - столица Поволжья», 29.12.2004, №267-268 (1218-1219); Распоряжение Правительства области от 7 июля 2005 года №186-Пр «О подготовке проекта областной целевой программы «Архивы Саратовской области в 2007-2010 годах»; Распоряжение Правительства Саратовской области от 24 сентября 1999 г. №419-Пр «О ликвидации филиала государственного архива Саратовской области в г. Балакове». ;

· Муниципальные правовые акты Балаковского муниципального районаУстав Балаковского муниципального района: принят Решением Совета муниципального образования город Балаково 12 декабря 2005 г. №14, с изм. от 24 августа 2007 г. №113 // «Балаковский вести», 29.08.2007, №69 (3095); Положение об архивном отделе администрации Балаковского муниципального района: утв. Постановлением Главы администрации Балаковского муниципального района 20 марта 2009 г. №852., позволившие выявить и исследовать компетенцию конкретного муниципального образования, характер взаимодействия архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, его роль, место, статус и функции;

· Нормативные акты, регламентирующие принципы организации работы муниципальных архивов Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. №20..

Степень изученности данной темы минимальна. В настоящее время освещены лишь некоторые её аспекты: учет архивных документов в муниципальных архивах Специалисты Росархива - о Правилах 2007 г. // Отечественные архивы. 2007. №4. С. 3-9 и др., правовое регулирование работы муниципального архива Ларин М.В. Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты // Отечественные архивы. 2006. №1. С. 1-13; Артизов А.Н. О реализации Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» // Вестник архивиста. 2005. №1 (85). С. 9-19 и др., взаимодействие муниципальных и региональных архивов Капустин А.А. Взаимодействие государственных и муниципальных архивов - залог сохранение единых отраслевых принципов // «Отечественные архивы». 2006. №6. С. 32 и др. и некоторые другие.

Данная дипломная работа состоит из: двух глав, посвященных организационным основам деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района и комплектованию, хранению учету и использованию архивных документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района; и четырех разделов, посвященных исследованию нормативной регламентации муниципального архива, организации деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, состава документов и источников комплектования архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, обеспечению сохранности и использованию архивных документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района.

1. Организационные основы деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

1.1 Нормативная регламентация работы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

Важнейшее место в системе безопасности Архивного фонда Российской Федерации принадлежит его правовой защите. В законодательных актах закреплено, что на территории России действуют единые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Архивный фонд Российской Федерации, в соответствии с нормами Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранениюФедеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // «Парламентская газета». 27 октября 2004 г. №201..

Нормы Закона разграничивают предметы ведения и полномочия между Российской Федерацией, субъектами Федерации и муниципальными образованиями.

К полномочиям муниципального образования в области архивного дела относятся:

1) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов: а) органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек; б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (муниципальных организаций). Для их хранения закон обязывает органы местного самоуправления создавать муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Парламентская газета. 27 октября 2004. №201. В Федеральном законе речь идет о государственной, муниципальной и частной собственности на документы, что было вызвано принятием Федерального закона Российской Федерации «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»Федеральный закон Российской Федерации от 06 октября 2003 г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2003. №40. Ст. 3822. и еще двух законов с поправками в него. Согласно Конституции Российской Федерации, местное самоуправление не входит в систему государственной власти, и составляет самостоятельную форму осуществления народовластия. При этом органы местного самоуправления самостоятельно управляют муниципальной собственностьюКонституция Российской Федерации // Российская газета. 25 декабря 1993. №237.. Поэтому был специально выделен блок муниципальной архивной собственности как особый блок негосударственной архивной собственности. К муниципальной собственности были отнесены архивные документы: органов местного самоуправления и муниципальных организаций; хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность) Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Парламентская газета. 27 октября 2004. №201.. Таким образом, муниципальное образование наделяется полномочиями, прежде всего, в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов, относящихся к муниципальной собственности. С данной точки зрения немаловажно значение имеет статья «Обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов», дополнившая Гражданский кодекс Российской ФедерацииГражданский кодекс РФ (ГК РФ) от 30.11.1994 №51-ФЗ // Российская газета. 08.12.1994. №238-239., содержащая нормы по передаче архивных документов в случае реорганизации (в т.ч. путем преобразования, разделения либо выделения) или ликвидации юридических лиц всех форм собственностиФедеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Парламентская газета. 27 октября 2004. №201.. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» уточняет принципиальное положение действующего законодательства о том, что архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности, не подлежат приватизации: «Архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами. В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности»Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Парламентская газета. 27 октября 2004. №201.. В соответствии с нормами федерального законодательства, разграничение собственности между муниципальными образованиями, муниципальным образованием и субъектом Российской Федерации на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах, осуществляется в соответствии с законодательством субъекта Российской ФедерацииФедеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Парламентская газета. 27 октября 2004. №201.. Это предполагает обязательность регламентации данного аспекта на уровне законодательства субъекта. Однако со времени отмены Основ законодательства Саратовской области об Архивном фонде Саратовской области и архивах, и до настоящего времени в области соответствующий закон отсутствует, и действуют лишь нормы федерального законодательства, что, в случае изменения статуса, разделения муниципальных образований, может создавать существенные сложности, а также ставить под вопрос легитимность и правомерность предпринимаемых действий.

2) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образованийФедеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // «Парламентская газета». 27 октября 2004 г. №201.. При этом вопрос о передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность муниципальную (как и в собственность субъекта Российской Федерации), в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», относится к компетенции Правительства Российской Федерации, и осуществляется по представлению специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной властиФедеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Парламентская газета. 27 октября 2004. №201..

Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»Федеральный закон Российской Федерации от 06 октября 2003 г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 06 октября 2003 г. №40 ст. 3822.. В соответствии с требованиями законодательства, орган местного самоуправления муниципального района, городского округа может наделяться отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средствФедеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // «Парламентская газета». 27 октября 2004 г. №201.. С учетом этих полномочий, архивные документы, относящиеся к государственной собственности, и находившиеся на хранении в филиале Государственного архива Саратовской области (ГАСО) в г. Балаково, после его упразднения на основании Распоряжения Правительства Саратовской области Распоряжение Правительства Саратовской области от 24 сентября 1999 г. №419-Пр «О ликвидации филиала государственного архива Саратовской области в г. Балакове»., были переданы в состав муниципального архива - архивного отдела администрации Балаковского муниципального района.

Органы местного самоуправления и должностные лица местного самоуправления наделены правом принимать муниципальные правовые акты в области архивного дела, не противоречащие Федеральному законодательству и законодательству субъекта Российской Федерации. Муниципальный правовой акт - решение по вопросам местного значения или по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, принятое населением муниципального образования непосредственно, органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории муниципального образования, устанавливающее либо изменяющее общеобязательные правила или имеющее индивидуальный характерФедеральный закон Российской Федерации от 06 октября 2003 г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2003. №40. Ст. 3822. .

Основным муниципальным правовым актом Балаковского муниципального района, принятым в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами Российской Федерации «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», «О муниципальной службе в Российской Федерации», Законом Саратовской области «О некоторых вопросах муниципальной службы в Саратовской области»Федеральный закон Российской Федерации от 06 октября 2003 г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2003. №40. Ст. 3822; Федеральный закон Российской Федерации от 02 марта 2007 г. №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» // Парламентская газета. 2007. №34; Закон Саратовской области от 02 августа 2007 г. №157-3СО «О некоторых вопросах муниципальной службы в Саратовской области» // Саратовская областная газета. Официальное приложение. 2007. №58. и иными нормативно-правовыми актами в качестве правовой основы местного самоуправления на территории соответствующего муниципального образования, является Устав Балаковского муниципального районаУстав Балаковского муниципального района: принят Решением Совета муниципального образования город Балаково 12 декабря 2005 г. №14, с изм. от 24 августа 2007 г. №113 // Балаковский вести. 29.08.2007. №69 (3095)., имеющий высшую юридическую силу по отношению к другим муниципальным правовым актам, принятым на территории Балаковского муниципального района.

Балаковский муниципальный район является муниципальным образованием, состоящим из городских и сельский поселений, объеденных общей территорией в соответствии с Законом Саратовской области «О муниципальных образованиях, входящих в состав Балаковского муниципального района»Закон Саратовской области от 27.12.2004 №103-ЗСО "О муниципальных образованиях, входящих в состав Балаковского муниципального района" (принят Саратовской областной Думой 15.12.2004) // Саратов - столица Поволжья. 18.01.2005. №7-8 (1230-1231).. Границы Балаковского муниципального района и его статус установлены Законом Саратовской области «О муниципальных районах»Закон Саратовской области от 23.12.2004 №78-ЗСО «О муниципальных районах» (принят Саратовской областной Думой 15.12.2004) // Саратов - столица Поволжья. 29.12.2004. №267-268 (1218-1219). .

Устав города определяет вопросы местного значения муниципального района, его территориальное устройство, структуру и статус органов местного самоуправления, порядок их формирования, взаимодействия, полномочия и ответственность, правовую, экономическую и финансовую основы осуществления местного самоуправления, формы участия населения Балаковского района в осуществлении местного самоуправления и их участия в деятельности органов местного самоуправления.

Действие Устава администрации Балаковского муниципального района распространяется на деятельность всех находящихся на территории Балаковского муниципального района органов и должностных лиц местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, общественных объединений, должностных лиц и граждан. В числе других вопросов, он регламентирует «формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений»Устав Балаковского муниципального района: принят Решением Совета муниципального образования город Балаково 12 декабря 2005 г. №14, с изм. от 24 августа 2007 г. №113 // Балаковские вести. 29.08.2007. №69 (3095)., что соответствует гл. 1, ст. 4, п. 3 Федерального закона Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации»Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Парламентская газета. 27 октября 2004. №201..

Для реализации этого требования, в структуре администрации Балаковского муниципального района образован архивный отдел, непосредственное управление которым осуществляется посредствам издания организационно-правовых документов - комплекса взаимоувязанных документов, реализующих нормы административного права, и являющихся правовой основой деятельности организации. Они содержат положения, обязательные для исполнения. С помощью этих документов реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними М.А. Мосейчук «Организация и регулирование трудовых отношений» // «Заработная плата». 2008. №4. 35-46 с..

В архивном отделе администрации Балаковского муниципального района действуют следующие организационно-правовые документы:

· Положение «Об архивном отделе администрации Балаковского муниципального района»;

· Штатное расписание администрации Балаковского муниципального района;

· Правила внутреннего трудового распорядка администрации Балаковского муниципального района;

· Должностные инструкции служащих и работников архивного отдела администрации Балаковского муниципального района.

Положение «Об архивном отделе администрации Балаковского муниципального района» Положение об архивном отделе администрации Балаковского муниципального района: утв. Постановлением Главы администрации Балаковского муниципального района от 20 марта 2009 г. №852. разработано на основе Примерного Положения о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования) Примерное Положение о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования): утв. решением коллегии Росархива от 02 октября 1997 г.// Информационный бюллетень. 1997. №19.. Положение закрепляет статус архивного отдела как структурного подразделения администрации Балаковского муниципального района; устанавливает функции, задачи, права, взаимодействие архивного отдела с другими учреждениями; а также регламентирует организационные принципы осуществления управления архивным отделом администрации Балаковского муниципального района. Положение составлено в соответствии с требованиями Федеральных законов «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», а также Устава Балаковского муниципального районаФедеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Парламентская газета. 27 октября 2004. №201; Федеральный закон Российской Федерации от 06 октября 2003 г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2003. №40. Ст. 3822; Устав Балаковского муниципального района: принят Решением Совета муниципального образования город Балаково 12 декабря 2005 г. №14, с изм. от 24 августа 2007 г. №113 // Балаковский вести. 29.08.2007. №69 (3095). , и не противоречит их нормам.

Штатное расписание - это организационно-правовой документ, в котором отражается структура учреждения, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данном учреждении, применительно к конкретным должностям. Штат - это состав работников учреждения, определяемый руководством на определенный периодИ.Михайлов «Штатное расписание: не обязательно, но желательно» // «Экономика и жизнь». 2006. №4. 56 с.. Таким образом, штатное расписание - это внутриорганизационный нормативный документ, четко отражающий структуру учреждения, в него включен перечень подразделений предприятия, наименования должностей, информацию о количестве единиц в штате, размеры всех должностных окладов, дополнительных выплат и надбавок, а так же месячный фонд заработной платы. В администрации Балаковского муниципального района штатное расписание составляется отделом муниципальной службы и кадров администрации Балаковского муниципального района и бухгалтерией, согласовывается с комитетом финансов администрации Балаковского муниципального района, утверждается Собранием депутатов Балаковского муниципального района. Благодаря именно этому взаимодействию при составлении штатного расписания в целом формируется квалифицированный штат, так как отдел муниципальной службы и кадров администрации Балаковского муниципального района подбирает сотрудников, чьё образование и профессиональные навыки соответствуют требованиям, прописанным в должностных инструкциях той или иной специальности, а бухгалтерия и комитет финансов, в свою очередь, грамотно решают вопросы денежного характера. Вместе с тем, необходимо отметить, что руководство архивного отдела администрации Балаковского муниципального района в составлении штатного расписания и в подборе штата не участвует, что не способствует эффективности работы архивного отдела, так как лишь руководство архивного отдела, учитывая специфику работы в архиве, сможет подобрать квалифицированных специалистов, исходя не только из формальных (прописанных в должностных инструкциях), но и реальных (обусловленных объективными потребностями архива) требований.

Правила внутреннего трудового распорядка администрации Балаковского муниципального района разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом «О муниципальной службе в Российской Федерации», Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом Саратовской области «О некоторых вопросах муниципальной службы в Саратовской области», Уставом Балаковского муниципального районаФедеральный закон Российской Федерации от 06 октября 2003 г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2003. №40. Ст. 3822; Федеральный закон Российской Федерации от 02 марта 2007 г. №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» // Парламентская газета. 2007. №34; Трудовой кодекс Российской Федерации от 02.08.2007 №197-ФЗ // Российская газета. 31 декабря 2001 г. №256; Закон Саратовской области от 02 августа 2007 г. №157-ЗСО «О некоторых вопросах муниципальной службы в Саратовской области» // Саратовская областная газета. Официальное приложение. 2007. №58; Устав Балаковского муниципального района: принят Решением Совета муниципального образования город Балаково 12 декабря 2005 г. №14, с изм. от 24 августа 2007 г. №113 // Балаковские вести. 29.08.2007. №69 (3095). и иными нормативно-правовыми актами.

Правила внутреннего трудового распорядка администрации Балаковского муниципального районаПравила внутреннего трудового распорядка администрации Балаковского муниципального района: утв. Постановлением Главы администрации Балаковского муниципального района от 26 марта 2009 г. №32-к. - локальный нормативный акт, регламентирующий, в соответствии с действующим законодательством, порядок приема и увольнения муниципальных служащих и работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, и осуществляющих обеспечение деятельности администрации Балаковского муниципального района, основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а так же иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Правила внутреннего трудового распорядка Балаковского муниципального района содержат в себе следующие аспекты: трудовой распорядок организации (в соответствии со ст. 189 гл. 29 ТК РФ); основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора (в соответствии со ст. 189 гл. 29 ТК РФ, ст. 11, 12 гл. 3 Федерального закона от 02.03.2007 №25-ФЗ); порядок приема и увольнения работников (в соответствии со ст. 189 гл. 29 ТК РФ, ст. 16 гл. 4 Федерального закона от 02.03.2007 №25-ФЗ); сроки выплаты заработной платы (в соответствии со ст. 22 гл. 2, ст. 136 гл. 21 ТК РФ, п. 1 ст. 11 гл. 3 Федерального закона от 02.03.2007 №25-ФЗ); общее регулирование вопросов рабочего времени (в соответствии со ст. 91 гл. 15 ТК РФ); определение режимов рабочего времени (в соответствии со ст. 104 гл. 16 ТК РФ); время предоставления перерывов в работе, их конкретная продолжительность (в соответствии со ст. 108 гл. 18 ТК РФ); перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (в соответствии со ст. 101 гл. 16 ТК РФ); регулирование общих вопросов предоставления работникам времени отдыха (в соответствии со ст. 189 гл. 29 ТК РФ); продолжительность предоставляемого работникам ежегодного оплачиваемого отпуска (в соответствии со ст. 115 гл. 19 ТК РФ, ст. 21 гл. 5 Федерального закона от 02.03.2007 №25-ФЗ); продолжительность предоставляемого работникам ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день (в соответствии со ст. 119 гл. 19 ТК РФ); применяемые меры поощрения и взыскания (в соответствии со ст. 189 гл. 29, ст. 191 гл. 30 ТК РФ, ст. 26, 27 гл. 7 Федерального закона от 02.03.2007 №25-ФЗ). Служащие и работники архивного отдела администрации Балаковского муниципального района строго соблюдают правила внутреннего трудового распорядка и свою трудовую деятельность осуществляют согласно его нормам.

Правила внутреннего трудового распорядка, а также все изменения и дополнения к ним утверждаются Главой администрации Балаковского муниципального района с учетом мнения представительного органа работников администрации Балаковского муниципального района. Представительным органом администрации Балаковского муниципального района является Собрание депутатов.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника учреждения при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности учреждения, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового договора (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности) С. Россоп «Должностная инструкция: понятие, содержание, разработка» // «Управление персоналом». 2008. №11. 26-28 с.. Должностные инструкции регламентируют разделение трудовой деятельности между специалистами и работниками архивного отдела администрации Балаковского муниципального района.

Должностные инструкции составляются на каждого специалиста и работника архивного отдела администрации Балаковского муниципального района без исключения. Таким образом, количество должностных инструкций соответствует количеству штата архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, а именно шесть должностных инструкций. Начальник управления муниципальной службы и кадров администрации составляет и подписывает должностную инструкцию на начальника архивного отдела администрации Балаковского муниципального района. Она согласовывается с начальником правового управления администрации и утверждается заместителем Главы администрации, руководителем аппарата Балаковского муниципального района. Начальник архивного отдела, в свою очередь, разрабатывает инструкции на своих подчиненных. Инструкции подписывает начальник архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, согласовывается с начальником правового управления администрации и начальником управления муниципальной службы и кадров администрации, утверждается заместителем Главы администрации, руководителем аппарата Балаковского муниципального района. Таким образом, именно при таком взаимодействии возможно грамотное составление должностных инструкций, которые будут правомерны, соответствовать квалификационным требованиям и устраивать непосредственное руководство.

В должностных инструкциях в целом детально прописаны функциональные обязанности и сфера трудовой деятельности сотрудников архивного отдела администрации Балаковского муниципального района. Специалисты и работники архивного отдела администрации Балаковского муниципального района в своей трудовой деятельности следуют должностным инструкциям, что в свою очередь благотворно влияет на работу архивного отдела в целом.

В практической работе архивный отдел администрации Балаковского муниципального района руководствуется нормами, закрепленными Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наукПриказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. №20., в которых не только сконцентрированы действующие нормативы и методики по всем основным направлениям архивной работы, но и отражены накопленные архивистами опыт и достижения современных технологий. Название и внутренняя структура новых Правил вытекают из нормы подпункта 2 п. 1 ст. 4 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», которая к числу полномочий Российской Федерации в области архивного дела относит «установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил»Специалисты Росархива - о Правилах 2007 г. // Отечественные архивы. 2007. №4. С. 3-9.. Кроме того, архивный отдел администрации Балаковского муниципального района также основывается в совей деятельности на общегосударственные нормы в отношении пожарной безопасности в архивах, закрепленные в «Специальных правилах пожарной безопасности в государственных и муниципальных архивов Российской Федерации»Приказ Минкультуры РФ от 12.01.2009 №3 «Об утверждении «Специальных правил пожарной безопасности в государственных и муниципальных архивов РФ» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 15.06.2009. №24., которые устанавливают требования пожарной безопасности, обязательные для применения и исполнения государственными и муниципальными архивами Российской Федерации, их должностными лицами и работниками, в том числе привлекаемыми по договору найма, в целях защиты жизни и здоровья граждан, государственного или муниципального имущества, документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имущества юридических лицПриказ Минкультуры РФ от 12.01.2009 №3 «Об утверждении «Специальных правил пожарной безопасности в государственных и муниципальных архивов РФ» // «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти». 15.06.2009. №24..

В целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, Федеральное архивное агентство также может оказывать и другую методическую помощь государственным и муниципальным архивам в организации их работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов Архивного фонда Российской ФедерацииПостановление Правительства РФ от 17.06.2004 №290 «О Федеральном архивном агентстве» // Собрание законодательства РФ. 21.06.2004. №25 ст. 2572..

Архивному отделу администрации Балаковского муниципального района оказывает методическую помощь Управление по делам архивов Саратовской области. Собственные локальные методические и инструктивные акты в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района не разрабатываются, что, по-моему мнению, является не эффективным, т.к. лишь сам архивный отдел на практике своей работы и работы ведомственных может оценить необходимость в разработке актов методического характера.

Таким образом, государство обеспечивает организацию архивного дела посредством законодательства. Федеральное законодательство четко регламентирует деятельность всех архивов не зависимо от их статуса. При этом оно поощряет создание своего архивного законодательства на уровне субъектов Российской Федерации и на муниципальном уровне, которое не будет противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам и издаваемым в соответствии с ними иным нормативным правовым актам Российской Федерации. На мой взгляд, в Саратовской области не достаточно внимания уделяется разработке законопроектов, посвященных архивному делу. На местах, в Балаковском муниципальном районе, муниципальные правовые акты, посвященные архивному делу, не издаются, что отрицательно может сказываться на развитии архивного дела на территории Балаковского муниципального района, так как федеральное законодательство является основой работы архивов, но оно не может учитывать специфику конкретного муниципального архива, этим вопросом должно заниматься местное самоуправление, чего в Балаковском муниципальном районе не делается.

Организационно-правовые документы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района являются основой организации его деятельности. Они охватывают и регламентируют все аспекты трудовой деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, взаимодополняя друг друга. Все организационно-правовые документы архивного отдела разработаны в строгом соответствии с законодательством Российской ФедерацииКонституция Российской Федерации // Российская газета. 1993. №237; Трудовой кодекс Российской Федерации от 02.08.2007 №197-ФЗ // «Российская газета». 31 декабря 2001 г. №256; Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) от 30.11.1994 №51-ФЗ // Российская газета. 08.12.1994. №238-239; Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» // Собрание законодательства Российской Федерации. 1996. №48. Ст. 5369; Федеральный закон Российской Федерации от 06 октября 2003 г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2003. №40. Ст. 3822; Федеральный закон Российской Федерации от 02 марта 2007 г. №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» // Парламентская газета. 2007. №34; Постановление Госкомстата РФ от 05 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Документы и комментарии. 2004. №8 и др. и не противоречат его нормам.

1.2 Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района по вопросам архивного дела

Архивный отдел администрации Балаковского муниципального района создан в соответствии с Уставом администрации Балаковского муниципального районаУстав Балаковского муниципального района: принят Решением Совета муниципального образования город Балаково 12 декабря 2005 г. №14, с изм. от 24 августа 2007 г. №113 // Балаковские вести. 29.08.2007. №69 (3095). и является ее структурным подразделением. Архивный отдел создан для решения вопросов местного значения Балаковского муниципального района по формированию и содержанию муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений. Архивный отдел имеет право представлять администрацию Балаковского муниципального района по всем вопросам, входящим в его компетенцию.

Администрация Балаковского муниципального района финансирует работу архивного отдела путем: а) предоставления соответствующего здания; б) осуществления технического и иных видов обеспечения (оргтехникой, стеллажами, мебелью, канцтоварами и т.д.). Также администрация БМР формирует штат архивного отдела сотрудниками, квалификация которых соответствует требованиям, прописанным в должностных инструкциях.

Архивный отдел разрабатывает и представляет на утверждение администрации Балаковского муниципального района списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение. Это позволяет, с одной стороны, контролировать деятельность отдела с точки зрения реализации возложенных на него обязанностей, а с другой - на основании данных об интенсивности комплектования и динамике состава источников комплектования своевременно принимать решения о необходимости дополнительного финансирования.

В целях обеспечения функции контроля за сохранностью архивных документов, архивный отдел информирует администрацию Балаковского муниципального района о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства Российской Федерации об архивном деле, а также вносит на рассмотрение Главы администрации Балаковского муниципального района предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе.

Для обеспечения информационной функции, он информирует органы местного самоуправления муниципального района о составе и содержании документов архивного отдела, исполняет их запросы на документную информацию; предоставляет документы органам местного самоуправления для их научного и практического использования.

Схема взаимодействия архивного отдела с администрацией Балаковского муниципального района изображена на рис. 1.

Рис. 1. Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района и администрации Балаковского района

В соответствии с Положением «Об Управлении по делам архивов Правительства Саратовской области» Постановление Правительства Саратовской области от 14 мая 2005 г. №171-П «Об утверждении Положения, структуры и штатной численности Управления по делам архивов Правительства области» // Неделя области. Спецвыпуск. 25 мая 2005 г. №35 (153). , архивный отдел входит в систему Управления по делам архивов области, взаимодействует с ним по организационно-методическим вопросам, и на основании распоряжения Правительства Саратовской области «О ликвидации филиала государственного архива Саратовской области в г. Балакове» Распоряжение Правительства Саратовской области №419-Пр от 24 сентября 1999 г. «О ликвидации филиала государственного архива Саратовской области в г. Балакове»., с 1999 года осуществляет в установленном порядке отдельные полномочия в сфере обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Саратовской области, а так же осуществляет контроль за состоянием ведомственного хранения документов в учреждениях, функционирующих на территории Балаковского муниципального района.

Управление по делам архивов Правительства Саратовской области осуществляет контроль деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, и оказывает ему организационно-методическую помощь (бюллетени, консультации). Для реализации данной функции архивный отдел администрации Балаковского муниципального района:

- представляет в Управление по делам архивов Правительства Саратовской области по установленным формам Приказ Росархива от 11 марта 1997 г. №11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 1997. №17. сведения о хранящихся в архивном отделе фондах;

- направляет в Управление по делам архивов Правительства Саратовской области: годовой отчет с основными показателями (прием документов в архив, проверка наличия фондов, учет фондов, переработка фондов или усовершенствования фондов и т.д.), ежеквартальный отчет по документам постоянного хранения города и района, отчет каждое полугодия по документам личного состава;

- разрабатывает и согласовывает с Управлением по делам архивов Правительства Саратовской области списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архивный отдел.

- информирует Управление по делам архивов Саратовской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства Российской Федерации об архивном деле;

- представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Управления по делам архивов Правительства Саратовской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, описи фотодокументов, описи дел по личному составу;