Порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами

Это прямо следует из вышеприведенной нормы о возможности принятия к вычету сумм НДС по стоимости расходов, учитываемых для целей обложения налогом на прибыль, и из нормы подпункта 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, в соответствии с которой при формировании налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению расходы работника на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице, включая суммы НДС. Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрена корреспонденция, по дебету счета 19, только с двумя счетами бухгалтерского учета - 60 и 76. По дебету отражается сумма НДС по стоимости приобретаемых товаров, принятых результатов выполненных работ или оказанных услуг, а по кредиту счетов расчетов - задолженность перед поставщиками товаров, исполнителями работ или услуг. Также правомерной является следующая проводка: Д-т 19 К-т 71 - при приобретении имущества за наличный расчет, а также по суммам командировочных расходов.

Особенности исчисления налога на доходы физических лиц при оплате командировочных расходов.

Главой 23 Налогового кодекса РФ не предусмотрено каких-либо различий в обложении налогом на доходы физических лиц между командировками внутри страны и за рубежом. Единственным различием является то, что при командировках за границу перечень расходов, не включаемых в налогооблагаемый доход, шире, по сравнению с командировками внутри страны. В частности, при оплате организацией командированному лицу расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются:

суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством;

фактически произведенные и документально подтвержденные целевые (обратите внимание - целевые, то есть обоснованные) расходы на:

а) проезд к месту назначения и обратно;

б) сборы за услуги аэропортов;

в) комиссионные сборы;

г) расходы на проезд в аэропорт или на вокзал, в местах отправлении, назначения или пересадок;

д) провоз багажа;

е) расходы по найму жилого помещения;

ж) оплату услуг связи;

з) получение и регистрацию служебного заграничного паспорта;

и) получение виз и консульские сборы;

к) расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

В случае непредставления командированным лицом документов, подтверждающих осуществление расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных законодательством РФ.

Организация может самостоятельно установить нормы компенсации расходов по найму жилья во время командировок на территории России и за границей для целей бухгалтерского учета, превышающие установленные нормы.

При налогообложении доходов физических лиц с 1 января 2008 года следует учесть следующие особенности.

Для командировок по России не надо будет удерживать НДФЛ с суточных, величина которых не превышает 700 руб. в день, для командировок за рубеж лимит составляет не более 2500 руб. Соответствующие поправки внесены в пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ и действуют они с 1 января 2008 года. Такие разъяснения даны в письме Минфина РФ от 5.02.08 №03-04-06-01/30.

В случае направления работников в командировки при получении доходов в денежной форме дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода. Таким образом, дата фактического получения работником подлежащего налогообложению дохода в виде суммы денежных средств, превышающих нормы суточных определяется как дата выплаты суточных. При расчете подлежащей налогообложению суммы фактически полученных суточных над их нормативным размером, установленным п.3 ст.217 НК РФ, необходимо применять курс иностранной валюты к рублю, действующий на дату выплаты суточных (Письмо Минфина РФ от 1.02.2008г. №-3-04-06-01/27). Услуги за пользование VIP-залом подлежат включению в совокупный доход, облагаемый НДФЛ. Налоговый кодекс РФ позволяет принимать к учету только производственные и экономически обоснованные расходы.

То есть, исходя из этого, можно сделать вывод, что если дополнительная услуга является обязательной, но выделена отдельно в счете гостиницы, к примеру, плата за телевизор, холодильник, то она не облагается налогом на доходы физических лиц. Но если такие услуги являются добровольными и призваны удовлетворять личные потребности командированных работников (например, плата за мини-бар, бассейн, кабельные каналы телевидения и т.д.), то они должны облагаться налогом на доходы физических лиц.

Подобная же ситуация и с завтраками. Если завтраки предоставляются гостиницей, но в счете отдельной строкой не выделяются, то их в целях начисления НДФЛ не определяют. В случае если их сумма выделена отдельной строкой, тогда эти расходы должны покрываться за счет суточных. Суммы расходов на завтраки в гостинице, оплаченные отдельно, сверх суточных, должны облагаться НДФЛ.

В целях исчисления налога на прибыль расходы на командировки, в частности суточные в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК), и являются косвенными расходами, формирующими налоговую базу по налогу на прибыль текущего месяца (ст. 318 НК).

При определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций применяются нормы суточных, установленные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия», в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

В отличие от ЕСН порядок обложения страховыми взносами выплат работникам, установленный с 2010 г. Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ, не зависит от признания расходов по этим выплатам в налоговом учете. Нет зависимости и от примененных счетов бухгалтерского учета.

В части 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ сказано, что для плательщиков страховых взносов - организаций объектом обложения страховыми взносами являются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования. Организация, принимая авансовый отчет работника, получившего подотчетные суммы на ее нужды, свидетельствует, что эти суммы работник потратил на нужды организации, а не в свою пользу. И не важно, на производственные или непроизводственные нужды организации были израсходованы средства.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы. Было установлено, что подотчетные лица - это сотрудники организации, которые получают денежные средства организации для оплаты хозяйственных нужд, командировочных и представительских расходов. Подотчетные суммы выдаются расходным кассовым ордером 0310002 на основании письменного заявления сотрудника, составленного в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Порядок выдачи подотчетных сумм регламентирован Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ от 12.10.11 г. № 373-П и вступает в действие с 1 января 2012 года. После осуществления сотрудником расхода подотчетных сумм он в установленные сроки обязан отчитаться перед организацией, т.е. составить и представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме АО-1 с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов. Если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу, при перерасходе подотчетных сумм - организация компенсирует его. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71. На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Особое внимание уделено вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.

Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с расчетом с подотчетными лицами.

Была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Если организация не имеет специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества.

При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги.

Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (в ред. Федеральных законов от 19.07.2009г.)

2. Трудовой кодекс Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 30.06.2006г. № 90-ФЗ)

3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н), (в ред. Приказа Минфина от 18.09.2006г. № 115н)

4. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. № 34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 26.03.2007г. № 26н)

5. Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации"

6. ПБУ 1/2008, (утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008г. № 106н),

7. (в ред. приказа Минфина РФ от 11.03.2009г. № 22н)

8. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993г. № 40), (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. № 247)

9. Постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000г. № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (в ред. Постановлений Правительства РФ от 26.05.2009г. № 451),

10. Указание ЦБР от 20 июня 2007г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008г. № 2003-У)

11. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет. Учебник. М.ИНФРА-М, 2006. - 518 с.

12. Безруких П.С. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. М.ИНФРА-М, 2007. - 745 с.

13. Гуккаев В.Б. Командировка работника в пределах Российской Федерации // Консультант бухгалтера. - 2006. - № 5. - С. 15-18

14. Карасев А.П. Подотчетные сложности // Нормативные акты для бухгалтера. - 2007. - № 13. - С. 23-25

15. Титова И.М. Служебная командировка // Налоговый учет для бухгалтера. - 2006. - № 1. - С. 13-14

16. Толмачев И.А. Командировочные расходы: особенности оформления, учета и налогообложения. - (2-е издание, переработанное и дополненное). - "ГроссМедиа: РОСБУХ", 2008 г.

17. Петров А.В. Командировки по России: чемодан знаний. - "Бератор-Паблишинг", 2008 г.

18. Буянова М.О., Гусов К.Н. и др. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации (под ред. Гусова К.Н.). 7-е изд., перераб. и доп. - "Проспект", 2008 г.

19. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации (под общ. ред. В.И. Шкатуллы) - "Норма", 2007 г.

20. Письма Минфина РФ и УФНС по г. Москве 2007-2008г. и более ранних годов.

Размещено на Allbest.ru