Учет расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

3

Введение

Расчёты с подотчётными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчёт запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчёты с подотчётными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учёта, например, операциями по кассе, расчётами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоёмкость и актуальность учёта расчётов с подотчётными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчёт товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учёта называются подотчётными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учёта фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчётных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Бухгалтерский учёт с подотчётными лицами имеет свои особенности. Цель работы: изучить учёт расчётов с подотчётными лицами.

Задачи работы:

· изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учёта расчётов с подотчётными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

· осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

Глава 1. ТЕОРИТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЁТА

1.1 Основные понятия и определения

Поступление наличных денежных средств в кассу учреждения, в том числе и для выдачи под отчёт, а также их расходование, документальное оформление кассовых операций регламентируются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённым решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 №40, а также другими документами (для бюджетных организаций):

- приказ Минфина России от 21.06.01 №46н «О порядке открытия и ведения территориальными органами федерального казначейства лицевых счетов для учёта операций со средствами, полученными от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, получателей средств федерального бюджета, финансируемых на основании смет доходов и расходов»;

- приказ Минфина России от 21.09.04 №85н «О порядке обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации»;

- Положение об особенностях рассчётно-кассового обслуживания подразделениями расчетной сети Банка России и кредитными организациями (филиалами) счетов органов федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации в условиях открытия главными распорядителями, распорядителями и получателями бюджетных средств лицевых счетов в органах федерального казначейства, утверждённое ЦБ РФ №257-П, Минфином РФ № 40н от 20.05.04.

Подотчётным лицом признаётся работник организации, получивший денежные средства (аванс) из кассы организации для осуществления каких-либо расходов по поручению организации (например, на административно-хозяйственные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением организации, выезд в командировку, закупку проездных билетов для работников, для выдачи на представительские расходы и иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов). Размер этих сумм ограничен и предусмотрен сметой предприятия. При составлении сметы следует учитывать действующие нормы.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен; нижним пределом является норма, установленная для бюджетных организаций (100 рублей). Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре либо внутренним положением о командировке, включая выходные дни и время в пути.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с:

- покупкой материально - производственных запасов;

- осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

- подготовкой и повышением квалификации работников;

- участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции (вклады);

- другими аналогичными нуждами.

Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, однако, он не может превышать 14 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях с письменного разрешения Руководства управляющей организации, общества.

Продолжительность командировок для проведения ревизий и проверок не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Если место служебной командировки расположено недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной. Определение командировки как однодневной производится руководителем в приказе о командировке на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха.

Командировка за пределы России также может быть однодневной, если работник, выехавший за границу, возвратился в Россию в тот же день.

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты на следующие цели:

- найм жилого помещения;

- бронирование гостиничных номеров и авиабилетов;

- проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы - в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

- уплата страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

- оплата сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

- оплата расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);

- оплата разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;

- провоз багажа;

- суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации).

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется на основании отметок в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности та или иная организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 час. включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 час. и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав предприятия, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

В служебные командировки запрещается направлять:

- беременных женщин;

- сотрудников в период действия ученического договора;

- работников в возрасте до восемнадцати лет;

Нельзя также направлять в командировку гражданина, который выполняет работы по договору гражданско-правового характера. В командировку может быть направлен только работник, с которым установлены трудовые отношения в рамках трудового законодательства.

Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с письменного согласия и при условии, что это не им медицинскими показаниями. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку, привлечения к сверхурочной работе, работе в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни. Данные гарантии предоставляются также работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста восемнадцати лет, а также работникам, осуществляющими уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Документами, подтверждающими расходы по проезду, являются билеты на соответствующий вид транспорта. В случае утери проездных документов работнику следует получить дубликат или справку из соответствующего транспортного агентства, подтверждающую факт приобретения им билетов с указанием их цены.

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. По утверждении отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованных сумм.

Организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке, в составе авансового отчета.

При расчетах с подотчетными лицами при их командировании за рубеж следует руководствоваться следующими правилами.

Размер суточных и нормы возмещения расходов по найму жилья устанавливаются конкретно для каждой страны.

Время пребывания работника в загранкомандировке определяется по отметкам, сделанным в загранпаспорте при пересечении гражданином границы при выезде и въезде в страну.

Если расходы командированного за границу работника превысили сумму, выданную ему под отчет, и при этом подтверждены документально (например, расходы по найму жилья оказались выше планируемой суммы), то они могут быть возмещены по распоряжению руководителя организации.

При наличии перерасхода у командированного работника в наличной иностранной валюте сумма задолженности организации перед ним может погашаться путем:

- перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета организации на валютный счет указанного работника - резидента в уполномоченном банке или на валютный счет работника - нерезидента в уполномоченном банке или банке - нерезиденте;

- выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте;

- выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу к иностранным валютам, установленному ЦБ РФ на дату погашения задолженности.

Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с командированным работником, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяются по договоренности между организацией и работником.

В ходе расчетов, осуществляемых подотчётными лицами, им достаточно часто приходится уплачивать поставщику и сумму НДС, относящегося к стоимости этих товаров (работ, услуг).

1.2 Налогообложение при расчетах с подотчетными лицами

1.2.1 Налог на добавленную стоимость

Согласно п. 1 ст. 172 НК РФ вычеты сумм НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 НК РФ. Следовательно, из норм гл. 21 НК РФ не следует, что наличие счета-фактуры является обязательным условием для принятия к вычету НДС, а также не установлено, какие именно документы могут служить основанием для вычета. Указанными пунктами ст. 171 НК РФ предусмотрены особенности вычета сумм НДС, уплаченных налогоплательщиком непосредственно в бюджет, а также сумм налога, уплаченных сотрудниками организации в составе командировочных расходов.

Однако уплаченные суммы НДС, если счет-фактура отсутствует и они не поименованы в п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 НК РФ, подлежат вычетам за счет собственных источников организации. В этом случае сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой в оправдательных документах, например в чеке электронного терминала, в чеке ККТ и др. Данная операция отражается по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91/2 "Прочие расходы", и кредиту счета 19, субсчет 19/НДС.

Если при направлении в командировку куплены электронные билеты, то суммы НДС подлежат вычетам на основании ч. 7 ст. 171, ч. 1 ст. 172 НК РФ. Однако в данном случае сумма НДС должна быть выделена в чеке электронного терминала и в электронных билетах.

1.2.2 Страховые взносы во внебюджетные фонды

С 01.01.2011 объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ).

Подотчетные суммы не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не являются выплатой или иным вознаграждением в рамках трудовых отношений, кроме того, работодатель не утрачивает возможность контролировать их расход, так как работник должен представить авансовый отчет.

Что касается обложения страховыми взносами командировочных расходов, то согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ при направлении работников в командировки как в пределах территории РФ, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту (Письмо Минздравсоцразвития России от 11.11.2010 N 3416-19). При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Если расходы по авансовому отчету командированного не подтверждены документально, то они подлежат обложению страховыми взносами в полном размере (Письмо ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).

1.2.3 Налог на доходы физических лиц

В доход работника, облагаемый НДФЛ, можно включить выданные под отчет денежные средства только в случае невозможности их возврата, так как по смыслу ст. ст. 208 и 209 НК РФ выданные подотчетному лицу средства на приобретение товаров (работ, услуг) не являются доходом физического лица.

Следует помнить, что для целей обложения НДФЛ сохраняется нормирование суточных. То есть при направлении сотрудника в командировку НДФЛ облагаются суммы, превышающие 700 руб. за каждый день командировки в пределах РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ).

При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ работодатель обязан письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и, соответственно, сумме задолженности по налогу.

Глава 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЁТА

2.1 Документальное оформление хозяйственных операций по учёту расчетов с подотчётными лицами

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учёте», все организации на территории Российской Федерации обязаны вести бухгалтерский учёт, согласно установленным законодательством правилам и порядкам.

Законодательством также чётко определены нормы и правила по учёту расчетов, в том числе и расчетов с подотчётными лицами. Для каждой хозяйственной операции в бухгалтерском учете предусматриваются свои формы отчётности. Это однозначно облегчает работу бухгалтерии, которая касается как отчётов перед учредителями организации, при возникновении спорных вопросов, так и при налоговых и аудиторских проверках.

Все работники, которые направляются в служебные командировки, выполняют какие-либо хозяйственные поручения, связанные с покупкой товарно-материальных ценностей, оплатой хозяйственных расходов на представительские цели, оплатой выполненных работ или услуг и прочее, обязаны отчитаться перед бухгалтерией.

Чтобы работнику, получившему денежные средства под отчёт, можно было отчитаться за их использование, он должен представить авансовый отчёт.

Форма авансового отчёта (форма № АО-1) утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Данный документ представляет собой отчет работника обо всех израсходованных им суммах на те цели, которые он должен выполнить (приобрести какие-либо ценности, оплатить товары, работы, услуги, побывать в командировке и т.д. ). Соответственно к авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведённые расходы.

Подотчетное лицо заполняет лицевую сторону авансового отчёта, указывая общие данные - кем составлен авансовый отчёт и дату его составления.

Также подотчётное лицо заполняет оборотную сторону формы № АО-1, указывая документы, подтверждающие произведённые им расходы (чеки ККМ и товарные чеки, накладные и квитанции, билеты, счета гостиниц и т.д.), наименование произведённых расходов и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчётным лицом в порядке их записи в отчёте.

Бухгалтер, проверив авансовый отчёт и приложенные к нему документы, указывает суммы расходов, принятые к учёту и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Пример:

Менеджер коммерческого отдела ООО "Весна" О.В. Антонова (табельный номер 31) 10 февраля получила из кассы организации денежные средства на хозяйственные расходы (закупку картриджа) в сумме 3 000 руб.

Картридж О.В. Антонова приобрела 11 февраля за 2700 руб. (без НДС) и сдала в кассу остаток неиспользованной суммы в размере 300 руб. по приходному кассовому ордеру от 11.02.2010 N 158.

При покупке картриджа продавец розничного магазина выдал чек контрольно-кассовой техники и товарный чек. Данные документы были приложены к авансовому отчету. Остатка по предыдущему авансу у О.В. Антоновой не было. Авансовый отчет от 11.02.2010 N 15 О.В. Антонова сдала вместе с оправдательными документами в бухгалтерию, его подписал главный бухгалтер М.В. Донцова и утвердил руководитель организации Д.М. Воронов На основании полученных документов бухгалтерия приняла картридж к учету.



При предоставлении авансового отчёта работником бухгалтер должен обратить внимание на соответствие дате авансового отчёта дат на первичных оправдательных документах. Даты на первичных документах не могут быть более поздними, чем дата самого авансового отчёта. Иначе это может свидетельствовать о недостоверности произведённых расходов.

В подтверждение того факта, что деньги были приняты от подотчётного лица, поставщик выдаёт квитанцию к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенную печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата (п. 13Порядка ведения кассовых операций).

В письме России по г. Москве от 13 августа 2003 г. № 29-12/44 313 указывается, что при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денежных средств в обязательном порядке пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер. В случаях если оплата товара (работы, услуги) осуществляется не в полной сумме, пробивается чек по ККТ на сумму аванса (предварительной оплаты), а затем в момент передачи товара (выполнения заказа) покупателю (клиенту) пробивается кассовый чек на оставшуюся сумму покупки. Также в качестве документа, подтверждающего оплату товара, необходимо оформлять приходный кассовый ордер, который отражает, от кого получена предоплата (доплата) за проданный товар и в какой сумме. Полученные таким образом суммы денежной наличности должны ежедневно отражаться в журнале кассира-операциониста и учитываться в кассовой книге организации. Организация-продавец также согласно требуемым нормативным документам должна выдавать организации-покупателю счёт-фактуру наряду с кассовым чеком.

В то же время в соответствии с п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования Налогового кодекса по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Немаловажно также тщательно проверять документы, прилагаемые к авансовому отчёту. Для того, чтобы списать с работника сумму, потраченную на покупку каких-либо ценностей, приобретаемых в розничной сети, необходимо наличие товарного чека и кассового чека. Товарный чек, в котором должно быть указано, что приобретено и данные продавца, свидетельствует о целевом характере понесённых затрат, а кассовый чек - о том, что данные ценности оплачены.

Очень часто подотчётные лица представляют только кассовый или только товарный чек. Такая ситуация вероятнее всего приведет к судебному разбирательству, но суды такие расходы принимают.

Так что же делать, если представлены не все необходимые документы, а до суда дело доводить не хочется?

Помочь в данной ситуации может составление акта, приходного ордера, накладной или иного документа, подписанного подотчётным лицом, как лицом, сдающим ценности и материально ответственным лицом, как лицом, принимающим ценности, подтверждающим поступление ценностей на предприятие.

Например, в ситуации, когда продукты приобретались лишь по кассовым чекам (при отсутствии товарных чеков) и приходовались на основании внутренних накладных на счетах бухгалтерского учёта, принимались поваром для приготовления блюд под роспись, суд пришел к выводу об отсутствии оснований для неприятия денежных сумм к отчёту подотчётного лица (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).

При направлении работника в командировку ему кадровой службой выписывается командировочное удостоверение, форма № Т-10. (Приложение №1). Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Применяются для оформления и учета направления работника(ов) в командировку(и). Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания (форма № Т-10а), подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку (приложение №2) указываются фамилия (ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого (ых), а также цель, время и место (а) командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

После возвращения работника из командировки, он сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт, вместе со всеми оправдательными документами. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

2.3 Организация аналитического и синтетического учёта

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н., для учёта расчетов с подотчетными лицами, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое). Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в резерве каждого работника предприятия в ведомости и журнале-ордере № 7.

Журнал-ордер - комбинированный регистр бухгалтерского учета, который сочетает синтетический и аналитический учет с линейной формой записи, то есть каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка, а записи, связанные с данной операцией (по мере предоставления авансового отчета, сдачи неиспользованных средств в кассу, получения денег в погашение перерасхода) производится в этой строке.

Основанием для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные кассовые ордера - при выдаче средств подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет - при списании израсходованных сумм. В учёте выдача наличных денежных средств подотчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50(51) - на выданную сумму, соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

При возвращении в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов отражается проводкой: Дебет 50(51) Кредит 71)

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7.

Если на предприятии применяется журнал-ордер № 7, то нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 - выданы деньги в подотчет (обратная проводка - сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

- руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

- руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Далее, данные по подотчетным суммам заносятся в регистр аналитического учета, в нем делается группировка, подсчитываются итоги за месяц.

Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 20 «Основное производство», а затем на счёт 92/2 «Внереализационные доходы и расходы».

Остатки неиспользованных сумм, возвращенные подотчетными лицами в кассу предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

ПРИМЕР:

На ОАО «Альфа» инженер получил 95 000 руб. на командировочные расходы. По прибытии из командировки инженер представил отчет вместе с документами, подтверждающими расход денежных средств, на сумму 105 000 руб. Бухгалтерия утвердила отчет на сумму 105 000 руб. Составляется проводка:

Дебет 71 - Кредит 50 - 95 000 руб. - списание из кассы суммы выданного аванса с одновременным отражением дебиторской задолженности подотчетного лица.

Дебет 26 - Кредит 71 - 105000 руб. - списание утвержденной суммы в себестоимость.

Дебет 71 - Кредит 50 - 5 000 руб. - выдача из кассы денежных средств, в счет погашения кредиторской задолженности подотчетному лицу.

2.3.1 Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Пример:

В ОАО «Альфа» на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются талоны водителям, которые приобретаются в организации «Бэта» по безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку запчастей. Комиссия, в которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем) признает замену запчастей необходимым и выносит решение о списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 - 500 руб. - выданы наличные деньги водителю;

Дебет 10 Кредит 71 - 500 руб. - на сумму закупленных запасных частей водителем.

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:

Дебет 10 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.

Возможен и другой вариант, когда работник может также заранее заключить договор о предоставлении организации денег на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров. В этом случае в бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей за организацию;

Дебет 10 Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;

Дебет 73 Кредит 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном порядке.

Пример:

В октябре 2006 года организация выдала под отчет своему сотруднику 80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца - физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией. Остаток неизрасходованных средств сотрудник сдал в кассу организации. В октябре 2006 года в бухгалтерском учете предприятия будут сделаны следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 - 80 000 руб. - выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;

Дебет 10 Кредит 71 - 32 000 руб. - оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;

Дебет 50 Кредит 71 - 48 000 руб. - возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

2.3.2 Расходы на командировку

Пример:

Организация «Альфа» направляет зам. председателя правления Серова Н.А. в организацию «Бэта», находящуюся в пос. У, для решения производственных вопросов, а именно для проведения конференции работников потребительской кооперации. Специалист отдела кадров готовит распоряжение (в трех экземплярах: первый - в дело подшивается, второй - в бухгалтерию для начисления командировочных, третий - передается Серову Н.А.), подписывает его председатель правления Корниенко О.М., распоряжение регистрируется в журнале регистрации распоряжения совета, ему присваивается номер. Этот же специалист выписывает командировочное удостоверение, которое регистрируется в журнале учета работников, направляемых в служебные командировки.

В бухгалтерии работник получает деньги подотчет на командировочные расходы и служебное задание для направления в командировку (в письменной или устной форме), оно подписывается руководителем и работником, направляемым в командировку. Но в данном случае Серову Н.А. только начислена сумма на командировочные расходы, но им получена не была.

Чтобы добрать до места командировки, сотрудник воспользовался поездом. Дата и время отправления поезда - 15 октября 11 часов 00 минут (в железнодорожных билетах время указывается московское).
В командировочные расходы входят:

а) проездной билет;

б) постельные расходы;

в) организационные сборы;

г) расходы на проживание в гостинице ;

д) суточные 800 руб. (8 дней).

В командировочном удостоверении сделана отметка и выбытии и прибытии в г. Х и пос. У. Обратно сотрудник вернулся на служебной машине.

В «Альфа» на время нахождения в командировке средний заработок не рассчитывается, так как работник может оказаться в невыгодном положении в связи с не ежемесячным премированием. Полученный средний заработок может быть меньше того, что он может получить за этот период с учетом премии (данный вид начисления заработной платы отражен в коллективном договоре). В бухгалтерском учете организации были сделаны следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 71 - 800 руб. - отражены суточные;
Дебет 26 Кредит 71 - 1050 руб. - учтены расходы на проживание;

Дебет 26 Кредит 71 - 700 руб. - организационный сбор (раздаточный материал);

Дебет 26 Кредит 71 - 477 руб. 10 коп. - расходы на проезд;
Дебет 71 Кредит 50 - 3027 руб. 10 коп. - возмещены расходы подотчетному лицу.

Пример:

Организация направляет работника Смирнова А.В. в командировку, с целью заключения договора о поставках материалов для строительства здания торгового центра. Примерное время пребывания в командировке - 5 дней. На предприятии действует распоряжение руководителя, в котором установлено, что за сутки пребывания в командировке выплачивается 600 руб. Расходы по проезду до места командировки и обратно составляют 1620 руб. предполагаемые расходы по найму жилья - 1200 руб. за сутки. Услугами гостиницы работник будет пользоваться в течение 3 суток. На основании составленного в бухгалтерии расчёта работнику под отчёт выдано 8220 руб. ((600*5дн.) + 1620 руб. + (1200*3дн.)).

Это отражено следующим образом:

Дебет 71 - Кредит 50 - выданы под отчёт наличные деньги из кассы.

Однако работник остановился в гостинице с более низкими ценами, 900 руб. за сутки. Оставшиеся деньги (900 руб.) он должен вернуть в кассу. Это будет выглядеть следующим образом:

Дебет 50 - Кредит 71 - получены в кассу неизрасходованные денежные средства от Смирнова А.В.

Или:

Дебет 73 - Кредит 71 - отражена задолженность сотрудника по невозвращенным своевременно подотчетным суммам, которая будет погашена в течение нескольких месяцев.

Также может сложиться ситуация, что подотчетное лицо не вернуло в срок деньги, это отражено следующим образом:

Дебет 91 - Кредит 71 - списана по истечении срока исковой давности задолженность работника по подотчетной сумме.

Заключение

учет расчет подотчетный

В данной курсовой работе была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Расчеты с подотчетными лицами имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства. При этом поставщик может не оставить товар у себя на складе. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.

Вообще, изучив организацию учёта расчетов с подотчётными лицами, могу сделать следующие выводы:

Любая организация, будь то строительная фирма, финансовая организация, юридическая контора и т.д., сталкивается с необходимостью приобретения товарно-материальных ценностей а также работ и услуг за наличные деньги, с направлением своих работников в служебные командировки, с целью повышения квалификации, в связи с производственной необходимостью, для заключения каких-либо договоров. Т.е. каждая организация сталкивается с такими расчетами. А, следовательно, учету расчетов с подотчетными лицами следует уделять не меньшее внимание, чем, например, учету основных средств или учету труда и заработной платы. Учет расчетов с подотчетными лицами занимает особое место в бухгалтерском учете.

Список использованной литературы:

1. Федеральный закон «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЁТЕ» от 21.11.1996 № 129 ФЗ. - Москва: Омега-Л, 2006.

2. «Расчеты с подотчётными лицами» \\ Д.В. Кислов. - Москва: Налог Инфо, 2010.

3. «Бухгалтерский учёт» \\ Н.П. Кондраков. - Москва: ИНФРА-М, 2010.

4. Гражданский кодекс Российской Федерации.

5. Трудовой кодекс РФ от 21.12.2001г. Введен в действие с 01.02.2002г.

6. Налоговый кодекс РФ части I и II главы 21 «Налог на добавленную стоимость», гл.23 «Налог на доходы физических лиц», гл.25 « Налог на прибыль», утвержденные законом №117-ФЗ (в ред.29.11.2001

7. План счетов и инструкция по применению плана счетов.

8. Комментарий к новому плану счетов бухгалтерского учёта. \\ под редакцией руководителя Департамента методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина России А.С. Бакаева.

9. Приказ Минфина РФ от 06.07.2001г. № 49н « Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ».

10. Постановление правительства РФ от 01.12.93г. №1261 « о размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территорию иностранных государств» (в ред.21.03.98).

11. Приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н « Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (в ред. 24.03.2000г.).

12. "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение" журнал 2011г.

13. О нормах расходов для федеральных государственных служащих на служебные командировки в пределах Российской Федерации. Указ Президента Российской Федерации от 24.11.95 N 1177.

Приложение №1

Приложение №2

Размещено на Allbest.ru