Расчеты с подотчетными лицами

Размещено на http://allbest.ru

Введение

подотчетный бухгалтерский учет

Расчёты с подотчётными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчёт запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчёты с подотчётными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учёта, например, операциями по кассе, расчётами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоёмкость и актуальность учёта расчётов с подотчётными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчёт товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.

Важность изучения вопроса расчетов с подотчетными лицами для каждой организации обусловлена тем, что данные об остатках расчетов отражаются в отчетности организации. На основании отчетности формируются экономические показатели и, если остатки подотчетных сумм неверно отражены в учете, то экономические показатели могут быть искажены. Например, при отражении излишних дебетовых остатков по подотчетным суммам будет завышен показатель ликвидности оборотных активов организации. При завышении кредитовых остатков - показатель ликвидности оборотных активов может быть, наоборот, занижен.Кроме того, при отражении дебетовых остатков на счете учета расчетов с подотчетными лицами в крупных размерах в течении длительного времени может быть расценено налоговой инспекцией как получение дохода работником организации, в результате чего будут начислены НДФЛ и социальные взносы.

Таким образом, в организации должен быть обеспечен достоверный учет расчетов с подотчетными лицами.

Цель работы заключается в изучении теоретических и практических аспектов учета расчетов с подотчетными лицами (на примере ОАО «Тульский оружейный завод»). Для достижения поставленной цели мы решим ряд взаимозависимых задач:- изучим нормативно правовую базу учета расчетов с подотчетными лицами;- рассмотрим порядок синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;- решим практические задачи. В ходе работы использованы нормативно- правовые источники, экономическая литература и статьи периодических изданий по теме работы.

Глава 1. Теоретические аспекты учета

1.1 Общие положения, законодательное и нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

В предпринимательской деятельности организаций весьма часто возникает необходимость осуществления расчетов наличными денежными средствами. Как правило, наличными денежными средствами оплачиваются материально-производственные запасы при их приобретении в розничной сети и командировочные расходы. С целью сокращения сроков исполнения договорных обязательств расчеты наличными денежными средствами могут производиться и при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам. Расчеты наличными денежными средствами также практикуются при оплате через подотчетных лиц задолженности по некоторым налогам и сборам (например, по суммам государственной пошлины) и страховым взносам.

Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации.

При этом расчеты наличными денежными средствами осуществляются не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и т.д. Абсолютная ликвидность денежных средств превращает наличные деньги в весьма привлекательный инструмент для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материально-производственных запасов, а при определенных условиях - и внеоборотных активов.

Но, в то же время, широкое использование наличных денежных средств для расчетов между юридическими лицами (и торговыми организациями) создает благоприятные предпосылки для злоупотреблений, а в последнее время - и для ухода от налогов. Поэтому неудивительно стремление государства максимально ограничить и зарегламентировать процесс обращения наличных денежных средств.

В настоящее время расчеты с подотчетными лицами должны быть организованы с соблюдением Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее по тексту статьи - Положение о ведении кассовых операций). Также следует учитывать требования других нормативных правовых актов.

Положение о ведении кассовых операций применяется с 1 января 2012 года. До указанной даты применению подлежал Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России 22.09.1993 № 40. [12]

Подотчётным лицом признаётся работник организации, получивший денежные средства (аванс) из кассы организации для осуществления каких-либо расходов по поручению организации (например, на административно-хозяйственные расходы, выезд в командировку, закупку проездных билетов для работников и др.). Размер этих сумм ограничен и предусмотрен сметой предприятия.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не определен перечень должностей работников организации, которые могут быть подотчетными лицами.

При формировании соответствующего перечня, утверждаемого впоследствии приказом по организации, следует исходить из следующего соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность.

Таким образом, при формировании перечня работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.[10;7]

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

Если в организации практикуется выдача заработной платы через специально назначенных лиц (раздатчиков), с ними тоже должен быть заключен договор о полной материальной ответственности и они должны быть включены в перечень подотчетных лиц.

Трудовым законодательством установлено ограничение, связанное с оформлением договора о полной материальной ответственности.

В общем случае заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. Однако на основании других статей настоящего Кодекса можно сделать вывод, что существует фактически прямой запрет на прием на работу материально ответственных лиц, не достигших возраста восемнадцати лет.

Подотчетные суммы для оплаты командировочных расходов работникам моложе восемнадцати лет также выдаваться не могут, так как трудовое законодательство запрещает направление несовершеннолетних лиц в служебные командировки.

Следует подчеркнуть, что трудовым законодательством предусмотрены дополнительные основания для расторжения трудового договора с работниками, осуществляющими операции с материальными и денежными ценностями в случае утраты доверия к ним со стороны руководства.

При выдаче наличных денежных средств под отчет должны соблюдаться общие требования, установленные Порядком ведения кассовых операций.

Выдача наличных денежных средств из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Составление и регистрация расходного кассового ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится в бухгалтерии работником, ответственным за ведение соответствующей группы операций (а не бухгалтером-кассиром). После составления и регистрации расходный кассовый ордер передается кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим денежные средства, не допускается.

При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Расписка в получении денежных средств может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денежных средств по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не приводится.

Особенности выдачи наличных денежных средств под отчет

Организации выдают наличные денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:

- запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;

- запрещается выдавать подотчетные суммы при наличии непогашенной задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;

- нарушением является выдача сумм лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц в соответствующем распорядительном документе. Как правило, перечень подотчетных лиц ежегодно отдается приказом руководителя организации в начале года. Одновременно устанавливаются предельные размеры единовременной выдачи подотчетных сумм на конкретные цели, а также схема документооборота (порядок и сроки представления отчетности в израсходовании). Данные ограничения не распространяются на случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам.

1.2. Расчеты с командированными работниками

При осуществлении предпринимательской деятельности хозяйствующими субъектами нередко возникает необходимость направления работников организации для выполнения тех или иных функций за пределами местности, в которой работник постоянно проживает и выполняет функции, закрепленные трудовым договором. Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы является служебная командировка. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, закрепленном в Трудовом Кодексе Российской Федерации и Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 25 марта 2013г. №257.

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса Российской Федерации, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку.

Не могут быть направлены в командировку:

- беременные женщины;

- работники в возрасте до 18 лет. Исключение составляют творческие работники средств массовой информации, организации кинематографии, телесъемочных и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов;

- работники в период действия ученического договора - в служебные командировки, не связанные с ученичеством.

Унифицированные формы, которые используются при документальном оформлении направления работника в командировку:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы № Т-9 и Т-9а). Данные формы заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, должность командируемых, а также цель, время и место командировки. При необходимости приводятся источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку. Разница в применении форм состоит в том, что приказ по форме № Т-9 издается в случае, если в командировку направляется один работник, а форма № Т-9а - если в командировку направляются несколько работников.

- документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него), совсем недавно являлось командировочное удостоверение (форма № Т-10). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

- также использовалось служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а), которое подписывалось руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

С 8 января 2015 года оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно [2].

Срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам. Теперь достаточно оформить соответствующий приказ, в котором указаны сроки и цели поездки, и подписать его у руководителя. Далее сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись, а затем выдать суточные и проездные документы.

После того как работник вернется, он оформит авансовый отчет (форма № АО-1), приложит к нему проездные билеты, а также документы, подтверждающие расходы на проживание и т.д.

Если сотрудник отправился в командировку на личном транспорте, по возвращении сдает служебную записку. Теперь по ней теперь определяется продолжительность командировки и подтверждаются суточные. К служебной записке сотруднику нужно приложить путевые листы, чеки, квитанции и другие документы, подтверждающие расходы.

Продолжать оформлять командировочное удостоверение, конечно, можно. Но оно больше не подтверждает срок служебной поездки. А значит, его уже нельзя считать документом, дающим право на освобождение командировочных расходов от НДФЛ и взносов. Такие бумаги пригодятся лишь для внутреннего контроля.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В служебную командировку могут направляться работники любых категорий (управленческий персонал, технические и обслуживающие работники, рабочие) и профессий. Чаще всего в командировку направляются представители управленческих служб, а также при определенных условиях - рабочие и представители обслуживающего персонала. Иными словами, при формировании себестоимости продукции (работ, услуг) расходы, осуществленные во время командировки, могут быть отнесены на любой из счетов учета производственных затрат (20«Основное производство», 25«Общепроизводственные расходы», 26«Общехозяйственные расходы», 44«Расходы на продажу»). Кроме того, если командировки непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов, объектов основных средств или иных активов, командировочные расходы могут относиться на увеличение стоимости приобретенного имущества.

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с соответствующими документами. Поэтому расчеты с командированными лицами являются наиболее распространенной группой расчетов с подотчетными лицами, причем они характерны практически для всех организаций.

Период командировки оплачивается не так, как обычная работа, а по среднему заработку. Каким бы не был режим работы, средний заработок рассчитывается исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, когда началась командировка. Если человек трудился в командировке в свой выходной, и это отражено в табеле учета рабочего времени, то такую работу необходимо оплатить в двойном размере.

Работодатель обязан не только выплатить сотруднику зарплату за время командировки, но и возместить командировочные расходы.

К таким расходам относятся:

- суточные;

- стоимость проезда;

- плата за наем жилого помещения.

Суточные полагаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути. Сотрудник, вернувшийся из командировки, не обязан отчитываться о том, на что потратил суточные. Работнику не нужно предоставлять в бухгалтерию первичные документы и авансовый отчет по суточным. В налоговом учете суточные списываются на расходы без ограничения. От НДФЛ суточные освобождаются в пределах лимита: при командировках внутри страны - в размере 700 руб. за каждый день, при загранкомандировках - в размере 2 500 руб. за каждый день.

Стоимость проезда до места командировки и обратно можно включить в расходы. При возмещении командированному сотруднику расходов на дорогу не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Вышеприведенные нормы можно применить только в том случае, если затраты на проезд подтверждены первичными документами. Если работник добирался на рейсовом транспорте, то ему придется предоставить проездной билет. В случае авиаперелетов понадобятся два первичных документа: билет, на котором указана его стоимость, и посадочный талон.

Сумму, потраченную на наем жилья для командированного работника, организация учитывает при налогообложении прибыли. Также она вправе списать стоимость дополнительных услуг, оказанных гостиницей (за исключением баров и ресторанов, обслуживания в номерах, а также саун и фитнес - центров). При возмещении сотруднику расходов на жилье не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Вышеприведенные нормы можно применить в ситуации, когда затраты на жилье подтверждены первичными документами. А именно - бланком строгой отчетности, самостоятельно разработанным гостиницей. В нем обязательно должны быть все реквизиты. Кроме того, в бланке должна быть выделена сумма НДС. Если же работник потерял подтверждающий документ или вовсе не получал его, так как проживал в частном секторе, то расходы в налоговом учете отразить нельзя.

Рассмотрим налогообложение при расчетах с подотчетными лицами более подробно.

1.3 Налогообложение при расчетах с подотчетными лицами

Налог на добавленную стоимость

Согласно п. 1 ст. 172 НК РФ вычеты сумм НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 НК РФ. Следовательно, из норм гл. 21 НК РФ не следует, что наличие счета-фактуры является обязательным условием для принятия к вычету НДС, а также не установлено, какие именно документы могут служить основанием для вычета. Указанными пунктами ст. 171 НК РФ предусмотрены особенности вычета сумм НДС, уплаченных налогоплательщиком непосредственно в бюджет, а также сумм налога, уплаченных сотрудниками организации в составе командировочных расходов.

Однако уплаченные суммы НДС, если счет-фактура отсутствует, и они не поименованы в п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 НК РФ, подлежат вычетам за счет собственных источников организации. В этом случае сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой в оправдательных документах, например в чеке электронного терминала, в чеке ККТ и др. Данная операция отражается по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91/2 "Прочие расходы", и кредиту счета 19, субсчет 19/НДС.

Если при направлении в командировку куплены электронные билеты, то суммы НДС подлежат вычетам на основании ч. 7 ст. 171, ч. 1 ст. 172 НК РФ. Однако в данном случае сумма НДС должна быть выделена в чеке электронного терминала и в электронных билетах.

Страховые взносы во внебюджетные фонды

С 01.01.2011 объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ).

Подотчетные суммы не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не являются выплатой или иным вознаграждением в рамках трудовых отношений, кроме того, работодатель не утрачивает возможность контролировать их расход, так как работник должен представить авансовый отчет.

Что касается обложения страховыми взносами командировочных расходов, то согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ при направлении работников в командировки как в пределах территории РФ, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту (Письмо Минздравсоцразвития России от 11.11.2010 N 3416-19). При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Если расходы по авансовому отчету командированного не подтверждены документально, то они подлежат обложению страховыми взносами в полном размере (Письмо ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).

Налог на доходы физических лиц

В доход работника, облагаемый НДФЛ, можно включить выданные под отчет денежные средства только в случае невозможности их возврата, так как по смыслу ст. ст. 208 и 209 НК РФ выданные подотчетному лицу средства на приобретение товаров (работ, услуг) не являются доходом физического лица.

Следует помнить, что для целей обложения НДФЛ сохраняется нормирование суточных. То есть при направлении сотрудника в командировку НДФЛ облагаются суммы, превышающие 700 руб. за каждый день командировки в пределах РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ).

При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ работодатель обязан письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и, соответственно, сумме задолженности по налогу.

1.3 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

В завершение теоретической части рассмотрим общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и правильное их отражение на синтетических счетах бухгалтерского учета установлены Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцией по его применению, утвержденной приказом Минфина России от 12 октября 2012г. № 134н. Большая роль отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

Аналитический учет по расчетам с подотчетными лицами ведется по каждой авансовой выдаче линейно-позиционным способом. Первым делом отражается сумма выданного аванса, затем величина утвержденных расходов с указанием, на какой счет они отнесены. Данные об остатках ранее выданных подотчетных сумм берутся из журнала-ордера за прошлый месяц, выданные суммы - из расходных кассовых ордеров, а утвержденный расход - из авансовых отчетов.

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете 71 обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Счет 71 - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

Далее более подробно рассмотрим отражение в бухгалтерском учете операций с подотчетными лицами на примере ОАО «Тульский оружейный завод» и для наглядности приведем несколько примеров.

Глава 2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Тульский оружейный завод» (ОАО «ТОЗ»)

2.1 Краткая характеристика предприятия

ОАО «ТОЗ» входит в холдинг АО «НПО «Высокоточные комплексы», который образован в 2009 году с целью консолидации научно-технического потенциала группы профильных предприятий для создания перспективных вооружений, военной и специальной техники в области высокоточных систем и комплексов вооружения тактической зоны боевых действий. В холдинг АО «НПО «Высокоточные комплексы» входят 19 предприятий, численность персонала более 45 тысяч человек.

Миссией интегрированной структуры является создание эффективных комплексов высокоточного оружия тактического назначения, превосходящих лучшие мировые образцы, на основе инноваций и технологической модернизации предприятий холдинга.

Основные цели:

- обеспечение Вооруженных Сил высокотехнологичным вооружением в ходе выполнения программных мероприятий Государственной программы вооружения (ГПВ) и государственного оборонного заказа (ГОЗ);

- обеспечение паритета с мировыми лидерами рынка высокоточного оружия тактической зоны боевых действий;

-обеспечение эффективного функционирования предприятий холдинга;

-сохранение научно-производственного и кадрового потенциала.

ОАО «ТОЗ» является одним из признанных центров военных и ружейных технологий. Предприятие производит военную продукцию: высокоточные противотанковые управляемые ракеты, бесшумные и подводные автоматы и пистолеты, подствольные гранатометы, а также охотничьи карабины и строительно-монтажные пистолеты. В сотрудничестве с КБ приборостроения осваивается ряд перспективных изделий, превосходящих по своим боевым и эксплуатационным характеристикам существующие отечественные и зарубежные аналоги. Активно идет разработка и освоение производства новых видов спортивно-охотничьего оружия и строительно-монтажных пистолетов. В последнее время на заводе наметилась устойчивая тенденция на модернизацию действующего производства и повышение его технического уровня за счет закупки и внедрения современного высокопроизводительного оборудования, внедрения новых технологий. Текущее руководство осуществляет генеральный директор. Основными нормативными документами, которыми регулируется управление организацией, являются: Положение об учетной политике предприятия, Положение об оплате труда, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о технике безопасности, Положения об основных службах конкретно по каждой, планы, приказы и распоряжения руководства. В остальном, что не закреплено в актах организации, деятельность организации руководствуется действующим законодательством. Генеральный директор организует всю работу общества и несет полную ответственность за ее состоянием и деятельность. Представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, открывает в банках счета предприятия.

Главный бухгалтер обеспечивает организацию бухгалтерского учета на предприятие и контроль за рациональным, экономичным использованием всех видов ресурсов, сохранностью собственности, активным воздействием на повышение эффективности хозяйственной деятельности фирмы. Бухгалтерия ОАО «ТОЗ» осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

2.2 Документальное оформление операций по учету расчетов с подотчетными лицами

Движение денежных средств, выданных под отчет, отражается в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами на основании приходных и расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов. Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления работника с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет главным бухгалтером проставляется соответствующий счет и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Выдача денежных средств под отчет производится из кассы учреждения по расходному кассовому ордеру. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не производится.

Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции.

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, горюче-смазочных материалов, запчастей и др.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

На основании первичных документов составляется авансовый отчет. Авансовый отчет составляет сам работник в одном экземпляре. На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает наименование организации, структурное подразделение, свою фамилию, имя и отчество, должность, назначение аванса. Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу. На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов. Внизу авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. Заполненный бланк авансового отчета подписывается подотчетным лицом.

Рассмотрим несколько примеров.

Пример 1.

16 февраля 2015 года работнику Ганину Е.Н. были выданы денежные средства из кассы предприятия, по расходному кассовому ордеру № 65 от 16.02.15 года (Приложение 1), для приобретения гаечных ключей на сумму 14 000 рублей. В этот же день в бухгалтерию был предоставлен авансовый отчет 5 на сумму 13 500 рублей (Приложение 2), подтвержденный товарным чеком №16 от 16.02.15 года, в котором содержится информация о приобретенных материалах:

- ключ газовый 30шт. * 150 рублей;

- ключ переставной 20 шт. * 180 рублей;

- ключ гнездовой 30 шт. * 180 рублей.

Возникла задолженность подотчетного лица перед предприятием в сумме 500 рублей. Неизрасходованную сумму Ганин Е.Н. вернул в кассу на основании приходного кассового ордера № 9 от 16.02.15 года (Приложение 3).

Д-т сч. 71, К-т сч. 50 - 14 000 рублей;

Д-т сч. 10, К-т сч. 71 - 13 500 рублей;

Д-т сч. 50, К-т сч. 71 - 500 рублей.

Пример 2.

В ОАО «ТОЗ» на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются талоны водителям, которые приобретаются в организации «Бензил» по безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку запчастей. Комиссия, в которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем) признает замену запчастей необходимым и выносит решение о списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 - 500 руб. - выданы наличные деньги водителю;

Дебет 10 Кредит 71 - 500 руб. - на сумму закупленных запасных частей водителем.

Встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

В этом случае подобные операции отражаются следующими записями:

Дебет 10 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.

Возможен и другой вариант, когда работник может также заранее заключить договор о предоставлении организации денег на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров. В этом случае в бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей за организацию;

Дебет 10 Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;

Дебет 73 Кредит 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном порядке.

Учет командировочных расходов

Командировочные расходы выплачиваются работникам, которые состоят в штате ОАО «ТОЗ». За работником, направленным в служебную командировку, сохраняются средний заработок и место работы. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, за дни нахождения в пути, за время вынужденной остановки в пути сохраняется за все дни работы по графику. Кроме того, ему оплачиваются расходы, связанные с командировкой. К таким расходам относятся суточные, оплата проезда, оплата проживания, суммы на приобретение материалов или осуществление представительских расходов. Суточные полагаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути. От НДФЛ суточные освобождаются в пределах лимита: при командировках внутри страны - в размере 700 рублей за каждый день, при загранкомандировках - в размере 2500 рублей за каждый день.

Для отправления работника в командировку оформляется соответствующий приказ, в котором указаны сроки и цели поездки, и подписывается у руководителя. Далее сотруднику выдаются суточные и проездные документы.

После возвращения из командировки в организацию работник составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Пример 3.

2 февраля 2015 года работник управленческой службы Степанов И.В. был отправлен в командировку, с целью решения служебного вопроса. Для проведения операции был составлен приказ о направлении работника в командировку № 7 от 30.01.15 года (Приложение 4). Из кассы выдана сумма в размере 15 000 рублей, на основании расходного кассового ордера № 1 от 05.02.15года (Приложение 5).

Продолжительность командировки составила 5 дней.

Сотрудником по окончании командировки был предоставлен авансовый отчет на сумму 20 000 рублей (Приложение 6).

Суточные составили - 5 дней * 700 рублей = 3 500 рублей.

Расходы на проживание в гостинице - 5 дней * 3100 рублей = 15 500 рублей.

Стоимость проезда в оба конца - 1 000 рублей.

Возникла задолженность перед подотчетным лицом в сумме 5 000 рублей. Перерасход Степанову И.В. выплатили из кассы по расходному кассовому ордеру № 10 от 09.02.15года (Приложение 7).

Д-т сч. 71, К-т сч. 50 - 15 000 рублей

Д-т сч. 26, К-т сч. 71 - 3 500 рублей

Д-т сч. 26, К-т сч. 71 - 15 500 рублей

Д-т сч. 26, К-т сч. 71 - 1 000 рублей

Д-т сч. 71, К-т сч. 50 - 5 000 рублей

Пример 4.

ОАО «ТОЗ» направляет зам. председателя правления Серова Н.А. в организацию «Промстрел», находящуюся в пос. У, для решения производственных вопросов, а именно для проведения конференции работников потребительской кооперации. В бухгалтерии работник получает деньги подотчет на командировочные расходы. Но в данном случае Серову Н.А. только начислена сумма на командировочные расходы, но им получена не была.

Чтобы добрать до места командировки, сотрудник воспользовался поездом. Дата и время отправления поезда - 15 октября 11 часов 00 минут (в железнодорожных билетах время указывается московское). В командировочные расходы входят:

а) проездной билет;

б) постельные расходы;

в) организационные сборы;

г) расходы на проживание в гостинице ;

д) суточные 800 руб. (8 дней).

Обратно сотрудник вернулся на служебной машине.

В бухгалтерском учете организации были сделаны следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 71 - 800 руб. - отражены суточные;

Дебет 26 Кредит 71 - 1050 руб. - учтены расходы на проживание;

Дебет 26 Кредит 71 - 700 руб. - организационный сбор (раздаточный материал);

Дебет 26 Кредит 71 - 477 руб. 10 коп. - расходы на проезд;

Дебет 71 Кредит 50 - 3027 руб. 10 коп. - возмещены расходы подотчетному лицу.

Пример 5.

Организация направляет работника Смирнова А.В. в командировку, с целью заключения договора о поставках комплектующих для производства оружия. Примерное время пребывания в командировке - 5 дней. На предприятии действует распоряжение руководителя, в котором установлено, что за сутки пребывания в командировке выплачивается 800 руб. Расходы по проезду до места командировки и обратно составляют 1620 руб. предполагаемые расходы по найму жилья - 1200 руб. за сутки. Услугами гостиницы работник будет пользоваться в течение 3 суток. На основании составленного в бухгалтерии расчёта работнику под отчёт выдано 9220 руб. ((600*5дн.) + 1620 руб. + (1200*3дн.)).

Это отражено следующим образом:

Дебет 71 - Кредит 50 - выданы под отчёт наличные деньги из кассы.

Однако работник остановился в гостинице с более низкими ценами, 900 руб. за сутки. Оставшиеся деньги (900 руб.) он должен вернуть в кассу. Это будет выглядеть следующим образом:

Дебет 50 - Кредит 71 - получены в кассу неизрасходованные денежные средства от Смирнова А.В.

Или:

Дебет 73 - Кредит 71 - отражена задолженность сотрудника по невозвращенным своевременно подотчетным суммам, которая будет погашена в течение нескольких месяцев.

Также может сложиться ситуация, что подотчетное лицо не вернуло в срок деньги, это отражено следующим образом:

Дебет 91 - Кредит 71 - списана по истечении срока исковой давности задолженность работника по подотчетной сумме.

2.3 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

В бухгалтерском учете ОАО «Тульский оружейный завод» для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратило ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратил ровно столько, сколько получило, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

- руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

- руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 -- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты -- на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера -- на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Порядок заполнения журнала-ордера № 7:

- Подбираются все авансовые отчеты с приложенными документами за месяц и разносятся в журнал-ордер. Каждая отдельная строка соответствует каждому отдельному номеру авансового отчета.

- На основании данных из журнала-ордера за прошлый месяц заносятся в текущий журнал-ордер сведения об остатках по незаконченным расчетам с подотчетными лицами. Это порядковый номер по журналу-ордеру за прошлый месяц, дата возникновения задолженности и остаток по дебету, если должно подотчетное лицо, или по кредиту, если предприятие должно подотчетному лицу.

- На основании приходных и расходных кассовых ордеров разносятся суммы, выданные под отчет, в возмещение перерасхода и суммы возвращенных неиспользованных подотчетных сумм.

- Просматриваются расчетно-платежные ведомости по заработной плате. На основании этих ведомостей записываются данные в журнал-ордер, удержанные из заработной платы.

- Подсчитываются остатки по каждому подотчетному лицу.

- Все графы просчитываются и сверяются остатки.

Счет 71 - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Расчеты на счете 71 можно представить в виде схемы 1.

Дебет Счет 71 Кредит

Сальдо начальное - показывает сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации на начало отчетного периода.	Сальдо начальное - отражает задолженность предприятия перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам на начало отчетного периода.
Оборот по дебету: увеличение дебиторской задолженности, уменьшение кредиторской.	Оборот по кредиту: увеличение кредиторской задолженности, уменьшение дебиторской.
Сальдо конечное - задолженность подотчетных лиц перед предприятием на конец месяца.	Сальдо конечное - задолженность предприятия перед подотчетными лицами на конец месяца.

Схема 1 Схема счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

На основании авансовых отчетов бухгалтер делает следующие проводки в регистрах бухгалтерского учета:

На сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу - Д-т сч. 71, К-т сч. 50 «Касса»

На сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов -

Д-т сч. 71, К-т сч. 51 «Расчетный счет»

На сумму стоимости приобретенного подотчетным лицом оборудования, а также на сумму расходов (работ и услуг сторонних организаций), подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования к установке -

Д-т сч. 07 «Оборудование к установке», К-т сч. 71

На сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов, включая стоимость приобретенных материалов -

Д-т сч. 10 «Материалы», К-т сч. 71

На сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства -

Д-т сч. 20 «Основное производство», К-т сч. 71

На суммы произведенных расходов, так же как и в случае списания расходов в корреспонденции со счетом 20, с той только разницей, что расходы в данном случае относятся к продукции, работам или услугам вспомогательных производств -

Д-т сч. 23 «Вспомогательные производства», К-т сч. 71

На сумму оплаченных наличными денежными средствами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов -

Д-т сч. 25 «Общепроизводственные расходы», К-т сч. 71

На сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы -

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы», К-т сч. 71

На сумму расходов, связанных с исправлением устранимого брака, а также с осуществлением гарантийного ремонта или обслуживания -

Д-т сч. 28 «Брак в производстве», К-т сч. 71