Внутренний аудит качества

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В современных рыночных условиях главным критерием конкурентоспособности является качество. Современная компания не может стабильно приносить доход, если качество не является краеугольным камнем ее политики.

В настоящее время самой популярной формой признания усилий компании по обеспечению качества продукции или услуг для потребителя является сертификация ее системы менеджмента качества на соответствие международным стандартам ИСО серии 9000 (МС ИСО 9000). На основе требований, содержащихся в этих стандартах, компании разрабатывают собственные системы менеджмента качества и предъявляют их для сертификации в авторитетные независимые органы, проводящие соответствующие проверки. Такие проверки называются внешним аудитом качества. При успешном прохождении такой проверки компания получает сертификат, свидетельствующий о том, что система менеджмента качества соответствует требованиям МС ИСО 9000.

В настоящее время на российских предприятиях недостаточно внимания уделяется внутреннему аудиту качества, проводимому силами самой организации. Однако именно внутренний аудит качества в первую очередь дает возможность определить, насколько обязательные и принятые по собственному усмотрению процедуры и запланированные мероприятия правильно составлены, выполняются и направлены на предупреждение отрицательных последствий.

В то же время усиливается взаимодействие внешнего и внутреннего аудита качества (стандарты внешнего аудита предусматривают использование работы внутренних аудиторов при проведении аудиторских проверок).

Самооценка имеет более широкую область применения, чем традиционная оценка качества. Ее конечная цель -- определение слабых и сильных сторон в деятельности компании и планирование мероприятий, позволяющих привести возможности компании в соответствие ее миссиям и целям.

Поэтому очень важно правильно выбрать либо разработать подходящую модель для проведения самооценки организации с учетом специфики ее деятельности.

1. Внутренний аудит

Внутренние аудиты (проверки) являются высшей формой контроля руководством системы менеджмента качества предприятия. Они проводятся для того, чтобы определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, требованиям ИСО 9001:2000, а также требованиям, разработанным самой организацией.

Результаты внутренних проверок служат основой входных данных для анализа со стороны руководства и позволяют организации декларировать свое соответствие ИСО 9000. Поэтому немаловажен вопрос, как правильно запланировать, организовать и провести проверки, а затем -- проанализировать их результаты.

Внутренний аудит -- это регламентированная внутренними документами организации деятельность по контролю звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации.

Целями аудита качества являются:

1. Оценить адекватность и эффективность мероприятий по качеству внутри организации путем сбора и использования объективных доказательств.

2. Определить и зарегистрировать примеры несоответствий мероприятий по качеству и указать, если это возможно, причины.

Аудит можно определить как действия по сбору информации, позволяющей оценить потребность в улучшении или корректирующих действиях. Это не инспекция, не определение виновника, и это должен помнить аудитор и объяснять тем, кого он проверяет.

Деятельность внутренних аудиторов для органов управления организацией имеет информационное и консультационное значение. Внутренний аудит как постоянная деятельность в СМК складывается из конкретных аудитов, осуществляемых в рамках определенных заданий и позволяет организации решать следующие задачи:

* подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в СМК установленным требованиям;

* подтверждение достижения целей в области качества;

* подтверждение выполнения регламентирующих, законодательных, контрактных требований;

* анализ и устранение причин выявленных несоответствий;

* предотвращение появления проблем качества;

* подтверждение устранения несоответствий и выполнения корректирующих действий;

* оценка эффективности функционирующей системы менеджмента;

* установление степени понимания персоналом целей, задач и требований, установленных документами системы менеджмента;

* обеспечение уверенности руководству и потребителю;

* обеспечение отслеживания бизнес-процессов;

* выявление возможности улучшений.

2. Стадии внутреннего аудита

Деятельность по проведению проверок является дорогостоящей операцией с точки зрения времени и человеческого фактора: она требует планирования, выполнения и отчетности. Кроме того, последующие действия могут потребовать привлечения аудитора и проверяемого. Само проведение аудита может помешать производственному процессу, так как аудитор отвлекает работающих своими вопросами, а вводное и заключительное совещания отнимают ценное время, необходимое для руководства.

Поэтому очень важно провести проверку должным образом от начала до конца. Существует золотое правило: аудиты никогда не проводятся внезапно. Даты должны быть удобными взаимно и согласованы заранее. Нет никакой пользы от внезапного аудита, который может иметь только отрицательные последствия. Действительно, необъявленный аудит может прервать или затруднить деятельность в критический момент, что принесет существенные финансовые потери.

Существует ряд особых этапов, требующих выполнения:

1. Сбор информации.

2. Планирование и подготовка.

3. Вводное совещание.

4. Аудит.

5. Совещания по взаимодействию группы

6. Заключительное совещание.

7. Последующие действия.

Чтобы понять, насколько надлежащая подготовка критична для аудита, стоит упомянуть, что приготовления обычно требуют приблизительно 40 % времени, отведенного для аудита. Эта стадия включает этапы 1 и 2. Сюда относятся действия, предпринимаемые руководством и администраторами программы аудита, а также время, потраченное аудиторами на сбор информации, анализ документов, планирование и подготовку. Вторая стадия (выполнение аудита) охватывает этапы 3, 4 и 5 и обычно требует приблизительно 40 % всего времени. Составление отчетов (ведется непрерывно в ходе аудита) и последующие действия требуют по 10 % времени.

Аудит может проводиться единственным аудитором или группой аудиторов, но всегда ведущий аудитор будет нести всю ответственность. Ведущий аудитор получает инструкции от менеджера программы аудитов, и при этом должны выполняться процедуры заказчика.

1. Сбор информации:

Перед тем как приступить к сбору всей необходимой информации, требуемой для аудита, аудитор должен получить от менеджера программы аудитов следующую фундаментальную информацию:

1) Причина аудита.

2) Объем аудита.

Как только вышеупомянутое установлено, аудитор может начинать сбор информации, требуемой, чтобы обеспечить результативность аудита.

Объем аудита определяет границы аудита с учетом:

* участков, которые нужно проверить;

* частей организации, которые должны быть охвачены аудитом.

Получив краткую информацию от менеджера программы аудитов для планирования и подготовки аудита, аудитор или руководитель группы должен установить следующую информацию об участке, который нужно проверять:

1) Виды деятельности.

2) Сложность операций.

3) Размер подразделения/участка.

Все вышеуказанное может быть выяснено до аудита по телефону, письмом, анкетой (вопросником), в ознакомительном визите или любым другим способом общения. Возможно сочетание нескольких способов сразу.

Аудиторам, готовящим аудит, настоятельно рекомендуют рассмотреть возможность организовать посещение до аудита. Такое посещение дает возможность собрать намного больше информации и позволяет аудитору физически оценить размер и сложность подразделения. Это дает возможность установить связь с руководством участка, объяснить все об аудите и устранить естественные опасения, объясняя порядок выполнения аудита и составления отчетов. Посещение до аудита также предоставляет превосходную возможность избежать многих проблем, которые могут возникнуть в ходе аудита, что решается в открытом обсуждении таких проблем с руководителем участка и в сотрудничестве с ним. Такое предварительное посещение в случае внутренних аудитов почти всегда возможно и рекомендуется, даже если аудируемый и аудитор уже знают друг друга.

2. Планирование и подготовка:

После сбора всей необходимой информации ведущий аудитор несет ответственность за подготовку к аудиту. Должны быть выполнены следующие процессы:

1) Определяются объем работы и время, которое потребуется. Это повлияет на объем и сложность аудита. Но следует помнить, что аудиты стоят денег, поэтому проверка должна быть краткой.

2) Устанавливаются даты, приемлемые для проверяемых и аудиторов, и заблаговременно известите их об этом. (Даты часто согласуются руководством программы аудитов.)

3) Определяется подход. Аудит может планироваться как серия горизонтальных или вертикальных проверок или как комбинация этих двух подходов.

4) Подготавливается план аудита, назначаются индивидуальные задачи членам группы. Следует избегать также твердого графика. Рекомендуется составлять график на время до и после полудня. Планируя аудит, руководитель группы должен помнить, что нужно охватить все смены, если они есть.

5) Подготавливаются рабочие документы: контрольные листы, формы, стандарты, руководящие указания и т. д.

6) Извещается аудируемый, направлены: План аудита, График, Матричный план, Контрольные листы. Очень хорошая практика - предоставить аудируемому до аудита как можно больше информации. Это помогает устранить любые возможные опасения и создает атмосферу взаимного сотрудничества.

7) Если будет работать группа аудиторов, нужно убедится в полной готовности группы.

8) Получить всю необходимую документацию для анализа.

9) Проинформировать проверяемого о необходимости вводного совещания.

В ходе аудита ведущий аудитор должен провести множество совещаний для гарантии того, что аудит идет согласно плану. Они будут включать:

* Вводное совещание.

* Заключительное совещание.

* Совещания внутри группы.

Руководитель группы, который действует как председатель, должен управлять всеми этими совещаниями. Ведущий аудитор должен готовиться к этим встречам, определить приемлемый план размещения, принимать во внимание имена присутствующих (и произносить их правильно).

3. Вводное совещание:

Главная цель вводного совещания состоит в том, чтобы представить группу и установить основные правила. Ведущий аудитор должен осветить много вопросов, и привычка готовить повестку дня покажет, что эта весьма формальная встреча пройдет успешно с охватом всего, что запланировано. Ведущий аудитор:

1) Представляет группу.

2) Подтверждает причину проведения аудита и его объем.

3) Подтверждает критерии (стандарт или другие), используемые в качестве основы для аудита.

4) Детализирует: кто, что и когда будет выполнять. План аудита будет предоставлен заранее, но краткий анализ необходим, чтобы проверить, не потребуются ли изменения в последнюю минуту.

5) Объясняет, что аудит будет выборочным.

6) Гарантирует аудируемым конфиденциальность всей информации, полученной в ходе аудита.

7) Объясняет, как будут сообщаться результаты аудита.

8) Дает пояснения о несоответствиях, способах отчетности по ним и классификации (существенные, несущественные и так далее).

9) Согласует статус документации системы качества, которая должна использоваться в процессе аудита.

10) Проверяет осведомленность проверяемого персонала о проведении аудита.

11) Обсуждает любые требования безопасности, которые нужно соблюдать и любые меры безопасности, необходимые аудиторам.

12) Объясняет необходимость заключительного собрания, его детали, дату и цель.

13) Отвечает на вопросы, касающиеся аудита.

Следует заметить, что руководитель группы председательствует на собрании и должен управлять им. Это необходимо делать вежливо, тактично и дипломатично.

4. Проведение аудита:

В ходе аудита руководитель группы несет ответственность за:

1) Обеспечение полноты проведения аудита.

2) Гарантию того, что отчеты о несоответствиях основаны на полноценных объективных доказательствах и сформулированы четко и кратко.

3) Регулярность проведения совещаний группы.

4) Плановое проведение аудита, включая, при необходимости, перераспределение ресурсов.

Члены группы должны помнить, что все отчеты о несоответствиях должны быть:

1) Ясными и краткими.

2) Основанными на объективном и обоснованном доказательстве.

3) Со ссылками на соответствующее требование/стандарт.

Технология проведения аудита системы качества включает следующие операции:

а) проверка наличия документов системы (системы менеджмента качества, системы качества, системы управления качеством), в том числе:

* проверка наличия актуализированного, утвержденного руководством и согласованного со службой качества перечня документов системы, обязательных для применения в проверяемом подразделении,

* проверка условий хранения документов системы,

* проверка выполнения функций поддержания документов системы в рабочем состоянии уполномоченным лицом;

б) проверка соответствия документов системы установленным требованиям, в том числе:

* проверка правильности оформления документов системы,

* проверка возможности идентификации документов системы,

* проверка актуализации документов системы,

* проверка адекватности содержания документов системы требованиям стандарта ИСО 9001,

* проверка полноты изложения процедур в документах системы,

* проверка адресности документов системы;

в) проверка выполнения требований документов системы, в том числе:

* проверка соответствия деятельности и ее результатов проверяемого подразделения запланированным в системе мероприятиям,

* беседы с сотрудниками проверяемого подразделения,

* визуальное ознакомление с состоянием регистрируемых данных, оборудования и средств измерений, рабочих мест, мест отдыха,

* проверка факта обучения персонала при внедрении новых документов системы;

г) выявление несоответствий, в том числе:

* обнаружение, идентификация и регистрация несоответствий,

* классификация несоответствий по их значимости,

* протоколирование несоответствий;

д) составление отчета об аудите, в том числе:

* сбор и обработка необходимых материалов,

* подготовка, обсуждение и принятие заключения по аудиту,

* составление и утверждение отчета;

е) разработка корректирующих действий;

ж) инспекционный контроль.

5. Совещания по взаимодействию группы:

Совещания по взаимодействию группы необходимо проводить для гарантии того, что объем аудита охвачен полностью. На этих встречах также сопоставляют результаты и обсуждают несоответствия. Как правило, самое удобное время для таких встреч - обеденный перерыв или время, ближе к концу рабочего дня.

6. Заключительное совещание:

Как правило, заключительное совещание проводится в конце аудита. На нем обычно присутствуют те, кто был на вводном совещании.

До заключительного совещания аудитор должен удостовериться, что он/они подготовлены, чтобы сообщить о результатах руководству участка.

Заключительное совещание проводится под председательством руководителя группы для сообщения о результатах аудита руководству аудируемого участка, а также определения любых последующих действий. Аудиторы должны сообщать о результатах аудита полностью, а не ограничивать отчет несоответствиями. Все положительные наблюдения должны быть также сообщены.

В повестку собрания должно быть включено следующее:

1) Благодарность аудируемым за оказанную помощь.

2) Повторное представление группы аудиторов.

3) Краткое заключение по объему аудита.

4) Разъяснение причины и цели аудита и метода, который был использован.

5) Здесь должно быть сказано, что аудит был выборочным, и поэтому не все несоответствия были выявлены.

6) Еще раз подтвердить конфиденциальность.

7) Просьба о том, что все вопросы и обсуждения следует перенести на конец собрания.

8) Сообщение каждого члена группы по его области аудита. Только факты.

9) Приглашение проверяемых принять участие в обсуждении любых специфичных моментов.

10) Согласование сроков завершения корректирующих действий.

11) Объяснение, где это применимо, последующих действий.

12) Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогового отчета. Если это рукописный вариант (что бывает необходимо), то за ним должна последовать идентичная напечатанная копия.

В ходе внутренних аудитов все встречи имеют тенденцию быть довольно не официальными, если это небольшая организация. Вводное и заключительное совещание по усмотрению высшего руководства могут не входить в обязательные этапы внутреннего аудита.

7. Последующие действия после аудита:

После истечения согласованного срока руководителю группы аудита следует сделать «последующий» визит или проанализировать представленные документированные доказательства для того, чтобы проверить, выполнены ли корректирующие действия; убедиться, что они оказались эффективными и останутся таким же в будущем; что они были надлежащим образом документированы и доведены до всех заинтересованных сторон. Затем отчет должен быть соответственно подписан.

Никакой аудит не может считаться законченным, а тем более эффективным, если не были выполнены указанные действия с удовлетворительным итогом. Важно во время аудита согласовать соответствующие корректирующие действия. В равной степени важно решить вопрос о разумных временных рамках для окончания этих действий.

По достижению срока завершения корректирующих действий аудитор или его представитель должен убедиться, что они выполнены, а если этого не произошло, он должен выяснить причину невыполнения и принимать меры к тому, чтобы вопрос был ускорен. Но еще важнее убедиться в правильности этого выполненного действия, поскольку в будущем в нужный момент будет трудно проверить это с большей точностью, и, честно говоря, персонал, испытавший на себе эти корректирующие действия, будет точно знать, стала ли его работа легче или, наоборот, тяжелее в результате этого действия и необходимо ли вообще это действие.

Частью задач руководителя группы аудиторов является выполнение «последующих действий» после аудита -- по истечении согласованного срока для проверки эффективного выполнения корректирующих действий; если они по каким-то причинам не выполнены, руководитель группы должен привлечь внимание высшего руководства к этому факту.

До тех пор пока не будут проведены надлежащие последующие действия, и не будет проверена эффективность корректирующих действий, вся работа по аудиту может представлять собой не более чем пустую трату денег и времени.

Заключение

аудит система качество стадия

Внутренний аудит является эффективной деятельностью по предоставлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование функционирования организации.

Внутренние аудиты (проверки) являются высшей формой контроля руководством системы менеджмента качества предприятия. Они проводятся для того, чтобы определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, требованиям ИСО 9001:2000, а также требованиям, разработанным самой организацией.

Борьба за качество -- это непрерывный процесс познания и формирования сознания руководителей и персонала, улучшения деятельности организации.

Следует помнить, что все в мире имеет свойство изменяться и устаревать, в том числе и система менеджмента качества предприятия. Для того чтобы поддерживать СМК в рабочем состоянии и постоянно повышать эффективность ее функционирования, необходимо постоянное совершенствование и улучшение всех процессов организации. А для того чтобы выявить стороны и приоритеты таких улучшений, необходимо эффективно использовать внутренний аудит и самооценку организации, которые сами по себе также требуют постоянного совершенствования.

Из этого следует вывод, что для эффективной деятельности организации и повышения ее конкурентоспособности необходимо постоянное улучшение, распространяемое как на все процессы компании, так и на предоставляемые услуги и систему менеджмента качества в целом.

Улучшение -- не просто требование стандарта. Это естественный глубинный смысл деятельности любой организации. Всегда следует помнить, что пока мы раздумываем над необходимостью улучшений, этого уже хотят наши потребители и это уже делают наши конкуренты.

Список литературы

1. Аудит. Учебник. Белуха Н.Т. Издательство: Знания 2000 - 769с.

2. Внутренний аудит и контроль. Учебник Сотникова Л.В. Издательство: ВЗФЭИ. - М.: ЗАО «Фин- статинформ» 2000 - 243с.

3. Внутренний аудит и контроль. Учебник. Пугачев В.В. Издательство: Дело и сервис 224с. 2010г.

4. Внутренний аудит качества и самооценка организации: учебное пособие/В.В. Ефимов. - Ульяновск: УлГТУ, 2007 - 123с.

5. МС ИСО 9000:2000 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

Размещено на Allbest.ur