Организация движения документов в Инспекции Федеральной налоговой службы России № 30 по Республике Башкортостан

· Приказ Росархива от 09.03.2005. №17 "Об утверждении регламента федерального архивного агентства" (зарегистрирован в Минюсте РФ 13.07.2005 №6784)

· Приказ Росархива от 11.03.1997. № 11 «Об утверждении регламента государственного учета документов архивного фонда российской федерации».

· Приказ Росархива от 14.01. 2004 № 9 «Об утверждении «Методики расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду».

· Приказ Росархива от 13.02.2001 № 12 «Об утверждении примерного положения об архивохранилище государственного архива и примерных должностных инструкций главного хранителя фондов и заведующего архивохранилищем государственного архива».

· Приказ Минкультуры РФ от 16.02.2009 № 68 «О внесении изменений в правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук».

· Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти».

· Постановление Минтруда РФ от 10.09.1993 № 152 «Об утверждении норм времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления».

· Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

· Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

· Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

· Письмо Центрального банка Российской Федерации от 18.07.2006 № 98-Т «О соблюдении требований к оформлению документов, представляемых в ФНС России».

- Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления:

· «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76).

· «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.88 № 33).

· «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (зарегистрирована в Минюсте РФ 27.01. 2006 № 7418).

· «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Одобрен Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Росархива 03.07.2000).

· «Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций» (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984. № 213).

· «Инструкция по работе с обращениями граждан в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации» (утверждена распоряжением СФ ФС РФ от 01.11.2006 N 461рп-СФ).

· «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).

· «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

· «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия» (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 №2).

· «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организации, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован в Минюсте РФ 27.09.2007 № 10194).

· «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрированы в Минюсте РФ 06.03.2007 № 9059).

· «Положение о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества» (утверждено Распоряжением Госкомимущества от 22.10.1996 № 1131-р).

· «Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий» (утверждено Постановлением Минтруда РФ от 18.12.1992 № 57).

- Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:

· ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)».

- Унифицированные системы документации:

· «Унифицированная система организационно-распорядительной документации Общероссийского классификатора управленческой документации (УСОРД ОКУД)» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 г. № 299).

· ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утвержден Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

· ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден Постановлением Госкомстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.).

· ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28).

- Нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

· «Временная типовая инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной налоговой службы по республике Башкортостан» (утверждена приказом Управления от 29.12.2006 № 621/19-04).

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства налоговыми органами субъектов Федерации, действующими на их территории.

Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг налоговых органов закреплены следующими основными документами:

- Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Требования данного стандарта являются рекомендуемыми.

- Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Положения инструкции устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

- Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Оформление текстов и графической информации научной, технической документации и деловых бумаг основывается также на Государственных стандартах по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) и Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

2.3 Системы документации и номенклатура дел налоговых органов

Совершенствование работы налоговых органов, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность налоговой системы в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от их систематизации и классификации.

В теории делопроизводства под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Классификацию управленческих документов содержит «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД). В зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 организационно-распорядительный документ - это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

В деятельности налоговых органов используются следующие системы документации:

1. Система организационно-правовой документации.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности налоговых органов и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность налоговых органов фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - ФНС, руководителем данной организации или руководителем структурного подразделения ФНС - в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем или распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением). Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство ФНС или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу налоговых органов.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя налогового органа или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об ФНС, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция. Примером организационно-правовой документации, применяемой в налоговых органов, может служить инструкция по электронной обработке информации бухгалтерского учета и отчетности налогового органа, приказ о приеме на сотрудник на службу в налоговый орган и т.п. документы. Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование налогового органа (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

2. Система распорядительной документации.

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Руководство налоговых органов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:- правовые акты федерального уровня: акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

- правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Примером распорядительных документов налоговых органов могут служить нормативные и методические документы ФНС России по вопросам основной деятельности; информационные письма ФНС России о разъяснения применения инструкций и положений нормативных, правовых актов органов государственной власти и управления, ФНС России, направляемые управлением ФНС России в субъекты Российской Федерации и т.п.

3. Система информационно-справочной документации.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

4. Система плановой документации.

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам.

Плановые документы - это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность ФНС в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Примером плановых документов могут служить долгосрочные планы развития налоговой системы РФ, годовые планы структурных подразделений; справки о разработке и изменении планов и др.

5. Система отчетной документации.

Документы, входящие в систему отчетной документации, - это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью.

Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет и справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу - включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность.

Примером отчетной документации налоговых органов могут служить бухгалтерские балансы ИФНС, отчет о командировке сотрудника налогового органа и др.

6. Система договорной документации

В процессе осуществления своей деятельности налоговые органы вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо).

Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений.

Примером договорной документации могут служить трудовые договора с сотрудниками ИФНС, договоры купли-продажи автотранспорта, соглашения о передаче зданий, сооружений и земли в аренду (субаренду) правопреемнику и др.

7. Системы документации обеспечивающего типа.

Рассмотренные выше системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности налоговых органов всегда образуются документы, в которых отражается их основная деятельность. Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности налоговых органов.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

Примером документации обеспечивающего типа могут служить декларация о доходах физического лица, карточки учета лицевых счетов налогоплательщиков и т.п.

Таким образом, в процессе деятельности налоговых органов образуется огромной количество разнообразных документов, для которых необходима грамотная классификация.

В налоговых органах применяется простейшая классификация документов - группировка их в дела.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело - это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел в налоговых органах является документом многоцелевого назначения:

- предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;

- содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

- закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

- имеет справочное значение при изучении структуры налогового органа;

- является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве налоговых органов;

- используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

Общие требования к составлению, оформлению номенклатур дел налоговых органов изложены в следующих документах:

- Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (раздел 3.4).

- Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. (раздел 6.1).

- Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. (раздел 3.2.5).

- Перечне документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства по налогам и сборам от 21 апреля 2004 г. № САЭ-3-18/297.

Сводная номенклатура дел ФНС составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

В ней представлены следующие разделы:

1. Организация системы управления.

1.1. Организационно-распорядительная деятельность.

1.2. Правовое обеспечение деятельности.

1.3. Контроль.

1.3.1. Контроль деятельности налоговых органов.

1.3.2. Контроль за соблюдением налогового законодательства.

1.3.3. Взаимодействие налоговых органов с правоохранительными и контролирующими органами.

1.4. Документационное обеспечение управления и организации хранения документов.

1.5. Модернизация системы налоговых органов.

2. Планирование.

3. Финансирование.

4. Учет и отчетность.

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность.

4.2. Статистический учет и отчетность.

5. Учет и отчетность в налоговых органах.

5.1. Оперативно-бухгалтерский учет налоговых платежей.

5.2. Отчетность налоговых органов.

6. Налоговая политика.

6.1. Налоговое администрирование.

6.2. Совершенствование прямого и косвенного налогообложения.

6.3. Вопросы социального налогообложения.

7. Государственная регистрация и учет юридических и физических лиц.

7.1. Государственная регистрация юридических лиц.

7.2. Ведение Единого государственного реестра юридических лиц.

7.3. Государственная регистрация индивидуальных предпринимателей.

7.4. Ведение Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.

7.5. Учет налогоплательщиков - организаций и физических лиц.

7.6. Ведение Единого государственного реестра налогоплательщиков.

7.7. Анализ информации по государственной регистрации юридических лиц и учету налогоплательщиков.

8. Налогообложение.

8.1. Налогообложение юридических лиц.

8.2. Налогообложение физических лиц.

8.3. Налогообложение прибыли.

8.4. Налогообложение в международных отношениях и внешнеэкономической деятельности.

8.5. Налогообложение подакцизных товаров.

8.6. Специальные налоговые режимы.

8.7. Налог на игорный бизнес.

8.8. Налогообложение крупнейших налогоплательщиков.

8.9. Единый социальный налог.

8.10. Сбор за использование патентованных наименований.

8.11. Взыскание налоговой задолженности.

9. Контроль производства и хранения алкогольной и табачной продукции.

9.1. Лицензирование производства и оборота алкогольной и табачной продукции.

9.2. Контроль за производством и оборотом алкогольной и табачной продукции.

10. Ведение Государственного реестра контрольно-кассовой техники, контроль за применением и техническим обслуживанием контрольно-кассовой техники.

11. Научное, информационное и телекоммуникационное обеспечение налоговых органов.

11.1. Научное и организационное обеспечение деятельности и информатизации налоговых органов.

11.2. Разработка, внедрение и эксплуатация информационных и телекоммуникационных технологий.

11.3. Обеспечение информационной безопасности и защиты информации.

11.4. Редакционно-издательская деятельность и взаимодействие со средствами массовой информации.

11.5. Применение информационных технологий в работе с налогоплательщиками.

12. Международное сотрудничество.

12.1. Сотрудничество с международными организациями.

12.2. Сотрудничество с зарубежными странами.

13. Кадровое обеспечение.

13.1. Организация управления персоналом.

13.2. Прием, перевод, увольнение и командирование работников.

13.3. Аттестация и установление квалификации кадров.

13.4. Стимулирование труда (поощрения, награждения).

13.5. Профессиональная подготовка и повышение квалификации кадров.

14. Трудовые отношения.

14.1. Организация труда.

14.2. Нормирование, тарификация и оплата труда.

14.3. Охрана труда.

15. Капитальное строительство, ремонт и реконструкция.

16. Материально-техническое обеспечение.

16.1. Организация материально-технического обеспечения.

16.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей.

16.3. Материально-техническое снабжение, транспорт, связь.

16.4. Эксплуатация зданий и помещений.

17. Охрана и безопасность.

17.1. Организация охраны.

17.2. Пожарная безопасность.

17.3. Организация гражданской обороны и работы при чрезвычайных ситуациях.

18. Социально-бытовое и медицинское обеспечение.

19. Деятельность первичных общественных организаций.

Номенклатура дел ФНС визируется руководителем архива налогового учреждения или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел ФНС структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел налоговых органов должна отвечать основным требованиям:

- номенклатура должна охватывать все документы, которые налоговые органы получают или создают в процессе своей деятельности в течение года;

- формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих и содержанию и сроку хранения;

- дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения.

Номенклатура дел налоговых органов составляется по следующей унифицированной форме (рис.1).

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Рис.1. Унифицированная форма номенклатуры дел налоговых органов

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: отдел камеральных проверок, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

- в графе 1 «Индекс дела» номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);

- в графу 2 «Заголовок дела» номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;

- в графе 3 «Кол-во ед. хр.» номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;

- в графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. В этой графе могут быть проставлены и такие отметки, как «До замены новым», «До минования надобности», «ЭК», «ЭПК». Отметка «ЭК» может означать, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным отбором некоторых документов на постоянное хранение;

- в графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций.

Следует иметь в виду, что после утверждения номенклатуры дел руководством ФНС она становится нормативным документом для всех должностных лиц структурных подразделений. Они обязаны фиксировать в ней все документы и дела, заводимые на любых носителях.

ГЛАВА III. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ИНСПЕКЦИИ ФНС

№ 30 России по республике Башкортостан

3.1 Организация документооборота в ИФНС № 30

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Схематично место документооборота в системе документационного обеспечения управления можно изобразить следующим образом (рис.2).

Рис.2. Место документооборота в системе ДОУ

Документооборот включает несколько этапов:

- прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в документов;

- предварительное рассмотрение документов уполномоченной службой;

- регистрация документов;

- организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

- обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Весь документооборот налоговых органов состоит из документопотоков, которые представляют собой потоки документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (начальником, специалистами) и пунктами технической обработки документов: секретариатом, копировально-множительной службой и др.

Можно выделить следующие потоки документов:

- поток входящей документации, состоящий из поступающих в налоговые органы документов;

- потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в налоговых органах и не предназначенных к выходу за ее пределы;

- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации или гражданам.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в учреждение, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов (приложения 4-9).

Движение документов в налоговых органах предлагаю рассмотреть на примере организации документооборота Инспекции ФНС России № 30 по республике Башкортостан.

ИФНС России № 30 по РБ является является уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств, а также уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, обеспечивающим представление в делах о банкротстве и в процедурах банкротства требований об уплате обязательных платежей и требований Российской Федерации по денежным обязательствам.

ИФНС № 30 находится в прямом подчинении Управления ФНС России по республике Башкортостан.

ИФНС № 30 расположена по адресу: 450095, Россия, Республика Башкортостан, г. Уфа, ул. Левитана, дом 14.

Начальник службы - Марнюков Александр Викторович.

В структуре ИФНС № 30 выделяют следующие отделы:

- Отдел общего и хозяйственного обеспечения.

- Отдел финансового обеспечения.

- Юридический отдел.

- Отдел регистрации и учета налогоплательщиков.

- Отдел работы с налогоплательщиками.

- Отдел информационных технологий.

- Отдел ввода и обработки данных.

- Отдел учета, отчетности и анализа.

- Отдел урегулирования задолженности.

- Отдел камеральных проверок № 1.

- Отдел камеральных проверок № 2.

- Отдел выездных проверок.

- Отдел налогового аудита.

- Отдел оперативного контроля.

Территориально-обособленные рабочие места:

- ТОРМ по Кармаскалинскому району.

- ТОРМ по Архангельскому району.

Функция делопроизводства ИФНС возложена на отдел общего и хозяйственного обеспечения, что, однако, не исключает выполнения функций делопроизводства и другими отделами инспекции. Поэтому процесс ДОУ ИФНС, с одной стороны, является централизованным, так как такие функции, как прием и регистрация всей входящей корреспонденции; регистрация и отправка всей исходящей корреспонденции; учет, регистрация и контроль исполнения издаваемых приказов, распоряжений; контроль исполнения решений и поручений из протоколов совещаний у начальника инспекции, поручений начальника, выполняется непосредственно отделом общего и хозяйственного обеспечения, с другой стороны, процесс ДОУ децентрализован, так как учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно руководителю, его заместителю или руководителям отделов инспекции; учет и контроль исполнения поручений руководителя, его заместителя и руководителей отделов, выполняется работниками приемных руководителя и его заместителя или работниками отделов.

Задачи, функции и порядок работы отдела общего и хозяйственного обеспечения определяется положением об отделе, а права, обязанности и ответственность работников данного отдела, а также работников других отелов, связанных с ведением делопроизводства, определяются соответствующими должностными инструкциями (приложение 2, 3).

Основным документом, регулирующим документооборот ИФНС № 30, является Временная типовая инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной налоговой службы по республике Башкортостан, утвержденная Приказом Управления 29.12.2006 № 621/19-04. Данная Инструкция разработана на основании положений нормативных правовых и нормативно-методических актов в области организации и введения делопроизводства в Российской Федерации.

Положения Инструкции определяют правила работы со всеми документами в УФНС и ИФНС по республике Башкортостан, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами.

Для эффективной работы с документами в деятельность налоговых органов внедрена система электронного документооборота (СЭД). Данная система создана на основе программного комплекса БОСС-Референт, разработанного компанией «АйТи» на платформе Lotus Domino/Notes. ИФНС № 30 работает с адаптированной версией для территориальных инспекций ФНС - «СЭД-регион».

В целом функциональные возможности «СЭД-регион» охватывают все ключевые процессы налогового органа в области документационного обеспечения управления:

- обработку входящей / исходящей документации, включая заявления налогоплательщиков;

- работу с организационно-распорядительными документами, служебными записками и поручениями, в том числе согласование и подписание документов;

- ведение единых ведомственных справочников (организационная структура ведомства, информация о сотрудниках и пр.).

Архитектура СЭД построена с учетом иерархической структуры налоговых органов и содержит более 50 баз данных.

Основной особенностью ФНС является трехуровневая система канцелярий. Собственную канцелярию имеет не только руководитель ведомства, но и его заместители, а также руководители департаментов. В связи с этим на уровнях центрального аппарата и управлений действует многоканцелярская структура, что позволяет обеспечить работу с документами различных групп только тем пользователям, которые наделены соответствующими правами доступа.

Сотрудники районных инспекций работают с базами данных «Канцелярия-ИФНС», созданными специально для каждой инспекции.

СЭД автоматически формируются еженедельные реестры о доставленных и зарегистрированных в управлениях налоговой службы документах, которые передаются в центральный аппарат. Аналогичные реестры поступают из районных инспекций в соответствующее управление.

Также такие базы данных, как «Для служебного пользования» (для документов с высокой степенью конфиденциальности) и «Заявления граждан» (для обращений налогоплательщиков), разделены для центрального аппарата, управлений и инспекций.

В СЭД ФНС реализована возможность архивирования документов базы данных «Канцелярия». Архивы региональных управлений, инспекций и центрального аппарата автономны.

Специально для сотрудников налоговой службы была разработана система дистанционного обучения, которая учитывает все особенности СЭД ФНС и является ее модулем.

3.2 Документооборот входящей корреспонденции

Порядок прохождения документов внутри ИФНС № 30 закреплен в специальных технологических схемах. В таких схемах нашли отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Вся корреспонденция на бумажных носителях, доставленная в адрес ИФНС в течение рабочего дня, поступает в отдел общего и хозяйственного обеспечения. Та корреспонденция, которая доставляется нарочными непосредственно руководству ИФНС через бюро пропусков, передается в этот же рабочий день в отдел для ее регистрации.

В отделе проверяется правильность доставки корреспонденции по адресу и целостность упаковки. В том случае, если документы были доставлены ошибочно, они возвращаются отправителю.

При нарушении целостности упаковки работник, доставивший почту в отдел, проставляет на упаковке пометку «Поступило в поврежденном виде», которую заверяет своей подписью с расшифровкой и датой. Затем почтовое отправление направляется на исполнение с упаковкой.

Вся корреспонденция, поступившая почтой, вскрывается в отделе. Конверты с надписью «Лично» вскрываются только адресатом.

Работники отдела проверяют наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп «Получено без приложений» или делается аналогичная запись от руки.

Все конверты, в которых поступила бумажная корреспонденция, подлежат уничтожению, кроме случаев:

- если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данной корреспонденции;

- если в документе нет адреса отправителя и (или) соответствующих реквизитов (номер, дата);

- если дата, проставленная на документе, расходится с датой в почтовом штемпеле на конверте более чем на двадцать календарных дней;

- обязательно к обращениям и декларациям граждан;

- обязательно к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов.

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте служит доказательством дня получения документа.

В программе «СЭД-регион», в базе данных «Канцелярия Экспедиция» создаются регистрационные карточки, в которых заполняются поля: «От кого», «Исходящий №» и «Дата исходящего», а также поле «Кому», в которое вносится наименование адресата. Первичная обработка завершается регистрацией регистрационной карточки, то есть в соответствующих полях карточки автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции. При регистрации карточка входящего документа автоматически пересылается в базу данных «Канцелярия» в соответствии с информацией в поле «Кому».

В правой нижней части лицевой стороны первого листа каждого полученного документа, а так же на конвертах корреспонденции, которая не вскрывается в Отделе, проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер.

На письменных обращениях граждан, доставленных в приемную руководителя ИФНС № 30 лично, проставляется штамп «Получено».

Регистрация входящей корреспонденции производится в день поступления. Та корреспонденция, которая поступила в течение последних 30 мин. рабочего дня, регистрируется на следующий рабочий день.

Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей по «СЭД-регион», имеет свои особенности и отличия.

По «СЭД-регион» поступают все официальные документы из ФНС России, Управлений и Межрегиональных инспекций, за исключением документов, которые подлежат отправке в бумажном виде. Вся корреспонденция передается в форме регистрационных карточек, которые поступают в базу данных «Канцелярия экспедиция». В поступивших карточках документов уже заполнены поля «От кого», «Исходящий №», «Дата исходящего», а также вложены электронные образы документов с ЭЦП (электронно-цифровой подписью).

В общем отделе проверяется правильность заполнения основных реквизитов, наличие электронного образа документа и ЭЦП «Disign», подлинность ЭЦП «Disign». В случае отсутствия ошибок, в поле «Кому» вносится наименование адресата и карточка документа регистрируется и автоматически пересылается в базу данных «Канцелярия» в соответствии с информацией в поле «Кому». Одновременно в ФНС России и в Управления автоматически направляются уведомления, подтверждающие факт регистрации. При выявлении ошибок регистрационная карточка документа возвращается отправителю без регистрации с отметкой о причинах отказа в регистрации.

Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей по электронной почте, регламентируется Положением об обмене информацией, которое разрабатывается Управлением ФНС по РБ на основе соответствующих нормативных актов ФНС России. По электронной почте в ИФНС может поступать информация ФНС России, Управления, от органов местной исполнительной и муниципальной власти, налогоплательщиков.

При получении на официальный электронный почтовый ящик обращений налогоплательщиков оператор, осуществляющий прием, проверяет наличие в сообщении либо в файле обратного адреса. В случае отсутствия указанной информации, электронное сообщение не регистрируется, а заявителю направляется ответ о причинах отказа в приеме обращения.

В базе данных «Канцелярия экспедиция» программы «СЭД-регион» производится первичная обработка поступившей корреспонденции: создаются регистрационные карточки, в которых заполняются поля: «От кого», «Исходящий № » и «Дата исходящего», а также поле «Кому», в которое вносится наименование адресата. В поле «Документ» помещается файл с корреспонденцией, поступившей по электронной почте.

Первичная обработка завершается регистрацией карточки: в соответствующих полях автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции. При регистрации карточка входящего документа автоматически пересылается в «Канцелярия» в соответствии с информацией в поле «Кому».

Факсограммы, поступившие в ИФНС по телекоммуникационных средствам связи, регистрации в «СЭД-регион» не подлежат.

Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

В контроле исполнения документов можно выделить:

- контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

- контроль за сроками исполнения задания.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- снятие документов с контроля;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. В ИФНС контроль исполнения документов автоматизирован и осуществляется средствами «СЭД-регион» на основе регистрационных данных, содержащихся в регистрационных карточках документов.

Контроль исполнения документов производится сотрудниками отдела общего и хозяйственного обеспечения, а также сотрудниками других отделов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших в ИФНС документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль Отдел сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- поступивших из ФНС России и органов государственной власти субъектов Российской Федерации - с даты подписания (утверждения) документа;

- поступивших из других организаций, а также обращений граждан - с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- поступившие из ФНС России и органов государственной власти субъектов Российской Федерации: с конкретной датой исполнения - в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения - с пометкой «Срочно», «Незамедлительно» или аналогичной пометкой, а также запросы судебных приставов - в 3-х дневный срок, с пометкой «Оперативно» - в 10-и дневный срок.