Организация движения документов в Инспекции Федеральной налоговой службы России № 30 по Республике Башкортостан

- все остальные документы исполняются в срок не более месяца со дня поступления документа в ИФНС.

При необходимости изменения срока исполнения документа, поставленного на контроль, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до его истечения представляет на имя руководителя или его заместителя мотивированную служебную записку о продлении срока исполнения. Продление срока осуществляется отделом при получении электронной копии служебной записки с резолюцией соответствующего должностного лица.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа контролируется с момента постановки на контроль, после осуществления, которой документ передается исполнителю. При этом сотрудником отдела, ответственным за контроль, может быть проведена проверка своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа осуществляются предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых фиксируются в регистрационной карточке.

Документ считается исполненным и снимается с контроля только после фактического выполнения по существу, документального подтверждения исполнения и направления результатов заинтересованным организациям и лицам. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28). Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в регистрационной карточке «СЭД-регион».

Рассмотрим процедуру работы с входящей документации на примере личного письменного обращения налогоплательщика о получении в налоговой инспекции справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Согласно ст. 21 НК РФ налогоплательщики имеют право получать по месту своего учета бесплатную информацию:

- о действующих налогах и сборах;

- о законодательстве по налогам и сборам и принятых в соответствии с ним нормативно-правовых актах;

- о порядке исчисления и уплаты налогов и сборов;

- о правах и обязанностях налогоплательщиков;

- о полномочиях налоговых органов и их должностных лиц.

Также налогоплательщики вправе получать формы налоговых деклараций (расчетов) и разъяснения о порядке их заполнения.

В свою очередь, налоговые органы согласно ст. 32 НК РФ, обязаны в соответствии с запросом налогоплательщиков предоставлять государственную услугу по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме).

Порядок получения в ИФНС справки о состоянии расчетов регулируется Административным регламентом ФНС по исполнению государственной функции по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также представлению форм налоговых деклараций (расчетов) и разъяснению порядка их заполнения (далее - Регламент). Данный документ разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции, создания комфортных условий для налогоплательщиков, плательщиков сборов, налоговых агентов. Он определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) ФНС, ее территориальных органов и их должностных лиц.

Порядку получения справки посвящен разд.16 «Последовательность действий должностных лиц налоговых органов при индивидуальном информировании налогоплательщиков о состоянии расчетов по налогам, пеням и штрафам» Регламента.

Основанием для составления налоговым органом справки о состоянии расчетов является письменный запрос налогоплательщика (или его представителя) в инспекцию ФНС.

Форма запроса не регламентирована и может быть составлена налогоплательщиком в произвольной форме. Однако во избежание недоразумений и проблем целесообразно воспользоваться формой запроса, которая приведена в приложении 7 к Регламенту (рис.3). В запросе могут быть указаны способ получения (лично или почтовым отправлением) справки о состоянии расчетов по налогам, пеням и штрафам и дата, по состоянию на которую она представляется. В случае если в запросе не отражен способ получения справки, оформленная справка направляется налогоплательщику (или его представителю) заказным почтовым отправлением. Если в запросе отсутствует дата, по состоянию на которую формируется указанная справка, она составляется на дату регистрации запроса в инспекции ФНС.

Несмотря на то, что запрос может быть составлен в произвольной форме, установлен перечень реквизитов, которые должны присутствовать в нем, иначе возможен отказ в получении справки. Эти реквизиты позволяют четко идентифицировать налогоплательщика, представившего запрос: полное наименование организации (ФИО физического лица), ИНН (только для организаций), подпись руководителя организации (физического лица), печать организации. Наличие данных реквизитов необходимо, если запрос представлен на бумажном носителе не на бланке организации.

место штампа организации Начальнику ИФНС № 30 России по респ.Башкортостан г. Уфа Марнюкову А.В. от ООО «Аренда-сервис» ИНН/КПП 5263036525/526301001 450078, г. Уфа, ул. Демская, д. 32 Запрос Прошу выдать справку о состоянии расчетов  по  налогам, сборам, пеням и  штрафам по состоянию  на  01.01.2009. ООО «Аренда-сервис» _____________________________________________________________________________                    (наименование организации) Подпись руководителя организации (физического лица)              (представителя) Сайфуллина Сайфуллина З.А. -----------------                               ------------- (подпись)                                       (расшифровка подписи) М. П.

Рис.3. Пример запроса в ИФНС № 30 о выдаче справки

Запрос предоставляется налогоплательщиком или его представителем в двух экземплярах. Так как в ИФНС реализован принцип «одного окна», запрос принимает сотрудник отдела по работе с налогоплательщиками-юридическими лицами. Инспектор проверяет запрос на наличие необходимых реквизитов. В случае их отсутствия запрос возвращается налогоплательщику с просьбой дописать необходимые реквизиты.

Если замечаний по запросу нет, инспектор регистрирует его в «СЭД-регион» с созданием регистрационной карточки. На обоих экземплярах запроса в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указывает дата приема и регистрационный номер документа.

На следующий день запрос по реестру для исполнения передается в отдел камеральных проверок №1 (по работе с налогоплательщиками-юридическими лицами).

В отделе камеральных проверок инспектор проверяет запрос на наличие оснований, по которым справка может быть не предоставлена налогоплательщику. При наличии оснований для отказа в выдаче справки, установленных Регламентом, инспектор не позднее четырех рабочих дней со дня регистрации запроса докладывает о данном факте начальнику или его заместителю и подготавливает в двух экземплярах письмо о неисполнении государственной функции с указанием причины.

Если же оснований для отказа в выдаче справки нет, то инспектор оформляет справку в установленный 5-ти дневный срок.

Конечным результатом исполнения административной процедуры по индивидуальному информированию налогоплательщиков о состоянии расчетов по налогам, пеням и штрафам является либо предоставление налогоплательщику справки, либо письмо налогоплательщику о неисполнении государственной функции (в случае отказа).

Схематично порядок прохождения документа можно представить следующим образом (рис.4).

Запрос заявителя на выдачу справки  о состоянии расчетов по налогам,  сборам, пеням и штрафам

Да

Правомерность запроса

Нет

Отдел по работе с налогоплательщиками - прием, предварительное рассмотрение, регистрация

Отдел по работе с налогоплательщиками - прием, предварительное рассмотрение, регистрация

Отдел камеральных проверок №1 - проверка и формирование справки о состоянии расчетов

Отдел камеральных проверок № 1 - подготовка аргументированного письма о возврате запроса

Оформление исходящего документа, отправка или вручение заявителю

Рис.4. Схема прохождения запроса от налогоплательщика

3.3 Документооборот исходящей корреспонденции

Вся исходящая корреспонденция ИФНС регистрируется отделом в «СЭД-регион». Исходящие документы регистрируются один раз, в день подписания или утверждения в базе данных «Исходящие».

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата составления.

На бумажных носителях отправляются документы:

- юридическим и физическим лицам;

- в Управление ФНС по РБ;

- в другие Инспекции;

- в иные организации.

В электронном виде по «СЭД-регион» отправляются документы, не подлежащие отправке на бумажном носителе, но только в:

- в Управление ФНС по РБ;

- в другие Инспекции.

В электронном виде по электронной почте отправляются документы:

- в другие Инспекции (если документы не подлежат отправке на бумажных носителях и не настроена связь по «СЭД - регион»).

Документы, направляемые в электронном виде, подписываются ЭЦП «Disign» должностного лица, утвердившего документ.

Отправка исходящей корреспонденции производится в день регистрации или на следующий рабочий день только отделом по общим и хозяйственным вопросам.

Личное вручение исходящих документов осуществляется или отделом общего и хозяйственного обеспечения или отделами, занимающиеся исполнением документа. Так, при получении справки  о состоянии расчетов по налогам,  сборам, пеням и штрафам инспектор отдела камеральных проверок №1 проверяет наличие у налогоплательщика или его представителя документов, удостоверяющих личность (паспорт) и подтверждающих полномочие на получение указанной справки (доверенность). В случае подтверждения полномочия налогоплательщика или его представителя на получение справки инспектор выдает ее. На втором экземпляре справки налогоплательщик или его представитель ставит отметку о ее получении и дату, свои фамилию, имя, отчество и подпись.

В случае отсутствия у налогоплательщика соответствующих документов ему сообщается, что указанная справка будет направлена почтовым отправлением на адрес, указанный в запросе.

Если налогоплательщик не получил подготовленную справку лично в течение пяти рабочих дней, первый экземпляр справки сотрудник камерального отдела передает по реестру в отдел общего и хозяйственного обеспечения для направления ее почтовым отправлением налогоплательщику или его представителю. В этом случае на втором экземпляре справки ставятся подпись должностного лица и дата передачи справки. Второй экземпляр справки остается на хранении в ИФНС. Сотрудник отдела общего и хозяйственного обеспечения не позднее рабочего дня, следующего за днем получения справки по реестру, направляет ее налогоплательщику или его представителю заказным письмом.

Обработка отправляемых документов включает в себя:

- проверку комплектности документов;

- сортировку;

- нанесение адреса на конверт;

- фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более фальц-сгиба) и упаковку документа;

- отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).

Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 14.04.2005 № 221).

Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно оформленными, со всеми приложениями и сопроводительными документами. При отправке документов проверяется правильность адреса корреспондента, на документах, подлежащих возврату, ставится штамп «Подлежит возврату». Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно.

Если письмо направляется в несколько адресов (до четырех), то работник экспедиции, вкладывая документ в конверт, подчеркивает наименование того адресата, которому отсылается данный экземпляр письма. Если адресатов больше четырех, отправка документов осуществляется по списку, который готовится исполнителем и передается в экспедицию вместе с экземплярами письма.

На этапе отправки документов производится их сортировка по адресатам. Документы, подготовленные различными подразделениями по разным вопросам, но направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Адреса на конвертах в письмах, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи адрес пишется в следующем порядке:

- для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового конверта, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

После нанесения адреса на конверт (от руки или с помощью ПК), документы вкладываются в конверт и заклеиваются. При отправке документов постоянным корреспондентам в экспедиции целесообразно иметь конверты с уже напечатанными адресами или адресами, напечатанными на ярлыках - полосках бумаги, которые при отправке документов наклеиваются на конверт.

В экспедиции могут использоваться конверты с окнами. Окно - вырез прямоугольной формы на лицевой стороне конверта. Окно закрывается защитной пленкой, через которую должен легко читаться адрес получателя. При использовании конвертов с окнами документ складывается так, чтобы через него читался адрес, напечатанный на документе. В этом случае указывать адрес на конверте нет необходимости.

Почтовые отправления могут быть:

- простыми (принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении);

- регистрируемыми: заказными, с объявленной ценностью, обыкновенными (принимаются от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении).

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.

Организациям рекомендуется отправлять корреспонденцию заказной почтой (в том числе с уведомлением) только в тех случаях, когда этого требует законодательство, или в случаях крайней необходимости.

Услуги почтовой связи являются платными. Для подтверждения оплаты услуг почтовой связи по пересылке простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты. В качестве государственных знаков почтовой оплаты используются:

- почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию или наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки;

- оттиски государственных знаков почтовой оплаты, наносимые франкировальными машинами;

- иные знаки, установленные Федеральным агентством связи и наносимые типографским способом.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи наклеивание почтовых марок на письменную корреспонденцию на сумму стоимости услуги почтовой связи входит в обязанность отправителя. Наклеивать одну почтовую марку на другую запрещается. Государственные знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем углу письменной корреспонденции.

Простая письменная корреспонденция, оплата услуг по пересылке которой подтверждена почтовыми марками, может опускаться в почтовые ящики. Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин и иными знаками, подтверждающими оплату услуг почтовой связи, принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

Корреспонденция (как правило, конфиденциальная), требующая срочной доставки, отправляется фельдъегерской связью в порядке, соответствующем договору с ГФС России.

В исключительных случаях, при необходимости отправки срочной корреспонденции, в том числе в нерабочее время, доставка документов может быть произведена нарочным. В этом случае лицо, которому поручена доставка, проставляет на визовом экземпляре документа надпись: «Первый экземпляр получен на руки»; свою должность; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату (при необходимости и время) получения подлинника документа.

Для отправки документа по «СЭД-регион» работник отдела регистрирует регистрационную карточку документа и отправляет ее адресату. Подлинники и визовые экземпляры отправленных документов подшиваются в дело.

Отправка электронных документов по электронной почте, подписанных руководителем или его заместителем, осуществляется только с официального электронного почтового ящика.

После регистрации карточки исходящего документа в «СЭД-регион», для отправки этого документа по электронной почте сотрудник извлекает из регистрационной карточки файл документа, формирует сообщение, содержащее электронный образ документа и отправляет сформированное сообщение по электронной почте.

При отправке документа по электронной почте в другие инспекции, вместе с файлом документа обрабатывается файл ЭЦП.

Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции в ИФНС № 30 используются следующие журналы:

- «Журнал учета принятых факсограмм».

- «Журнал учета отправляемой информации средствами факсимильной связи».

- «Журнал учета письменных запросов налогоплательщиков по информированию и организации работы с налогоплательщиками» (приложение 10).

- «Журнал учета работы по информированию налогоплательщиков» (приложение 11).

- «Журнал учета книги доходов и расходов юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, работающих по упрощенной системе налогообложения».

- «Реестр регистрации налоговых деклараций (расчетов), иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов (сборов), и бухгалтерской отчетности» (приложение 14).

- «Журнал регистрации личных обращений граждан».

- «Журнал регистрации ответов начальника ИФНС №30 на письменные обращения граждан».

3.4 Документооборот внутренних документов

Внутренняя корреспонденция представляет достаточно большой объем документов, циркулирующей в организации. Обмен внутренней корреспонденцией производится в электронном виде с использованием «СЭД-регион» и на бумажных носителях.

Различные служебные, докладные записки, заключения, приглашения оформляются в виде регистрационных карточек. Обмен же внутренней корреспонденцией по кадровым и финансовым вопросам, а также документами с пометкой «Для служебного пользования» производится в бумажном виде, по необходимости с созданием регистрационных карточек и пересылкой ее по «СЭД-регион». При этом карточки документов с пометкой «Для служебного пользования» создаются без вложения электронного образа документа.

Внутренние документы, содержащие приложения на бумажных носителях (в случае отсутствия приложений в электронном виде), подписываются на бумаге и передаются в бумажном виде.

Рассмотрим процедуру документооборота внутренних документов в ИФНС № 30 на примере таких служебных документов, как приказы и распоряжения.

Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативно-распорядительного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы ИФНС.

Приказы (распоряжения) имеют соответствующий их содержанию краткий заголовок и могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

Текст данных служебных документов может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться со словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается с разреженным интервалом.

Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения документа.

Если необходимо разъяснение целей и мотивов издания документа, тогда в тексте делается вступительная часть. В том случае, если подготовка приказа (распоряжения) производится по поручению Управления ФНС России по РБ, то непосредственно после заголовка или во вступительной части делается ссылка на соответствующее решение.

Если приказ (распоряжение) предполагается ввести в действие не с момента его подписания, указывается срок введения его в действие.

Проект приказа (распоряжения) оформляются в общем отделе после завершения его согласования. В случае необходимости, вместе с согласованным проектом приказа (распоряжения) на бумажном носителе исполнитель передает в отдел электронный образ документа (на дискете или по ЛВС).

Работники отдела могут вносить в проект документа редакционные поправки орфографического, пунктуационного и стилистического характера, а также устранять недочеты оформления документа.

Оформление документа завершается выводом на печать проекта приказа (распоряжения). При этом последняя страница проекта приказа (распоряжения) распечатывается на обратной стороне листа согласования.

Приказы подписываются только начальником или лицом, исполняющим его обязанности. Распоряжения могут подписываться заместителем начальника.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним (кроме форм деклараций, налоговой отчетности и т.п.) распечатываются в одном экземпляре.

Оформленный и согласованный проект приказа (распоряжения) на бумажном носителе с листом согласования передаются:

- для подписания начальником - работнику отдела, который формирует документы для доклада;

- для подписания заместителем начальника - секретарю приемной заместителя начальника.

Для проектов приказов (распоряжений) работник, ответственный за подготовку документа, представляет в общий отдел лист рассылки документа. Работник отдела контролирует наличие в листе рассылки всех подразделений ИФНС и должностных лиц, которым приказ (распоряжение) должен быть доведен в обязательном порядке.

Подлинник подписанных приказов и распоряжений регистрируются отделом в журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Для журнальной регистрации внутренних документов предусмотрены следующие виды журналов:

- «Журнал регистрации входящей корреспонденции». В данном журнале регистрируется вся корреспонденция, поступившая на имя начальника ИФНС или подразделения инспекции (докладные записки из отделов, информационные письма из вышестоящих налоговых органов, заявления работников и т.п.).

- «Журнал регистрации исходящей корреспонденции». В данном журнале регистрируется вся корреспонденция, изданная начальником, его заместителем или руководителем подразделения инспекции и предназначенная для информирования или уведомления сотрудников ИФНС или вышестоящие налоговые органы (ответы на письма, приказы по основной деятельности инспекции и т.п.).

- «Журнал регистрации протоколов собраний».

- «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Помимо вышеперечисленных журналов в каждом отделе ИФНС имеются свои журнальные формы регистрации документов. Так, например, в отделе кадров используются следующие виды журналов: «Журнал регистрации заявлений сотрудников ИФНС», «Журнал регистрации заявлений граждан», «Журнал регистрации трудовых договор» (приложение 12), «Журнал регистрации графиков отпусков», «Приходно-расходная книга по учету бланков рудовой книжки и вкладыша в нее», «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», «Журнал учета актов о нарушении трудового распорядка», «Журнал выдачи справок о трудовой деятельности», «Журнал регистрации больничных листов», «Журнал регистрации протоколов заседаний аттестационной и квалификационной комиссии, комиссии по установлению стажа», «Журнал регистрации справок-вызовов из учебных заведений», «Журнал учета больничных листов», «Журнал учета о прохождение медосмотров», «Журнал учета приказов по личному составу» (приложение 13), «Журнал учета входящей корреспонденции», «Журнал учета исходящей корреспонденции».

3.5 Актуальные проблемы и разработка мероприятий по совершенствованию системы документооборота

Как и любой деятельности, документооборот в налоговых органов столкнулся с рядом проблем. Среди актуальных можно выделить следующие:

1. Расхождения в терминологии нормативно-правовых и методических документов, регулирующих делопроизводство и организацию документооборота.

В 2009 г. были приняты новые правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

Главным новшеством, связанным с Правилами делопроизводства, стало значительное повышение уровня регламентации вопросов делопроизводства, так как впервые на уровне правительства принят нормативный правовой акт, в котором регулируются вопросы работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Данный документ является подзаконным нормативным актом, который имеют преимущество перед нормативными актами федеральных министерств и ведомств. Зафиксированные в Правилах делопроизводства требования к работе с документами обязательны для исполнения во всех федеральных органах исполнительной власти, да и другие государственные органы и органы местного самоуправления должны учитывать их положения при разработке собственных правил. К сожалению, новые Правила несовершенны. Это можно увидеть, проанализировав и сравнив ряд положений с ГОСТ Р 51141-98 и ГСДОУ.

В Правилах делопроизводства есть терминологический раздел, в котором даны определения 11 ключевых понятий. До этого лишь некоторые делопроизводческие термины можно было обнаружить в отдельных законах Российской Федерации, а общепризнанным «толковым словарем» в области управления документами был стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Данные в Правилах делопроизводства определения существенно отличаются от традиционной трактовки соответствующих терминов.

Например, определение ключевого термина «документ» дано по-новому:

- Правила делопроизводства: документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.

- ГОСТ Р 51141-98: документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Прежде всего, определение, приведенное в Правилах делопроизводства, с моей точки зрения, логически неверно сконструировано: понятие раскрывается через самое себя. Не разъясняется, что следует понимать под «включением в документооборот». В итоге получается, что до момента регистрации документа не существует, даже если он был прислан вышестоящим органом.

Новое определение документа крутится вокруг понятия «официальный документ». Поскольку в Правилах делопроизводства последнее не раскрывается, сохраняется возможность для споров о том, могут ли юридические и физические лица изготавливать официальные документы или это прерогатива только официальных государственных органов.

Также в Правилах ни разу не упоминается термин «документационное обеспечение управления (ДОУ)». Используется только термин «делопроизводство»:

- Правила делопроизводства: делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти

- ГОСТ Р 51141-98: делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

- ГСДОУ: документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

«Делопроизводство» - это серьезный, «уважаемый» термин, но нельзя закрывать глаза на то, что специалисты других профессий и широкая публика воспринимают его несколько иначе. Для большинства людей слово «делопроизводство» имеет сильный привкус устаревших технологий прошлого века, бюрократии, технической бумажной работы, что, с моей точки зрения, существенно принижает статус службы, как бы закрепляя за ней лишь технические функции по работе с документами. В итоге службе ДОУ, возможно, теперь будет труднее доказывать, что она не является исключительно затратным подразделением и что без ее активного участия шансы на успех тех же широко разрекламированных IT-проектов обычно невелики.

Могут возникнуть проблемы и из-за новой редакции определения термина «копия документа»:

- Правила делопроизводства: копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

- ГОСТ Р 51141-98: копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Терминология вообще вещь коварная, и даже небольшие изменения могут иметь большие последствия. Вроде бы определение изменилось незначительно: убрана оговорка о возможности воспроизвести в копии лишь часть внешних признаков документа. Но теперь появляется, например, возможность признавать в качестве копии только цветную ксерокопию, особенно в тех случаях, когда бланк документа или оттиск печати цветные. Строго говоря, теперь копию можно снимать только с первого экземпляра документа (подлинника). Обладатель равноценного второго экземпляра (например, договора) уже, получается, не имеет права изготавливать с него копии.

Изменения произошли даже в определении «дело»:

- Правила делопроизводства: дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти.

- ГОСТ Р 51141-98: дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Легко увидеть, что пропали слова про «отдельную обложку», и делом теперь вполне может считаться отдельный одностраничный документ.

Как было отмечено, делом теперь можно считать даже отдельный документ. В этой связи возможны интересные трактовки п. 34 Правил о передаче дел в архив: «Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях» (ср. с п. 6.3.1 Типовой инструкции: «Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти»). Даже в допетровские времена в архивы по истечении установленных сроков передавались только завершенные в делопроизводстве дела, и уж никогда срок передачи дел не привязывался «к моменту начала их использования или хранения». Получается, Правила делопроизводства прямо предписывают сдавать в ведомственный архив все документы, с момента создания которых прошло три года, и это можно использовать для разгрузки деловых подразделений от бумажных «завалов».

Я предполагаю, что подобные расхождения в терминологии будут вызывать определенные проблемы при решении судебных споров, когда имеет значение правильное толкование делопроизводческих терминов.

Еще одним недостатком Правил является то, что в них нигде нет оговорки о том, что они распространяются только на организационно-распорядительную документацию, которой традиционно управляет служба ДОУ. Поэтому можно считать, что они регламентируют работу со всеми видами документов, включая, например, бухгалтерские и кадровые.

Согласно ст. 14, 18, 20, 24, 40, 41 Правил служба ДОУ обязана осуществлять прием, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, отправку, передачу исполнителям, помещение в дела, сбор статистических данных о количестве документов и анализ всех видов документов, включая электронные. При работе с электронными документами именно служба ДОУ должна осуществлять проверку электронной цифровой подписи.

Нетрудно видеть, что Правила дают правовые основания сотрудникам ряда подразделений (в частности, бухгалтерии) переложить на службу ДОУ массу технической работы. В частности, сотрудники деловых подразделений, не являющиеся ответственными за ведение делопроизводства, вправе отказаться от самостоятельной регистрации электронных документов в системе электронного документооборота - ведь теперь это прямая обязанность службы ДОУ.

Коммерческие организации и граждане могут использовать положения Правил делопроизводства, содержащие обязательные требования к оформлению документов, а также нюансы данных в Правилах определений ключевых терминов, для того чтобы требовать признания выпущенных государственными органами документов недействительными ввиду нарушения правил их оформления.

Например, опираясь на Правила, можно не признавать официальным документом чертеж, выполненный на бумаге формата А0, поскольку, согласно ст. 5 Правил, документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм).

Благодатной почвой для судебных споров может стать вопрос о реквизитах, которые трактуются как обязательные элементы оформления документа. Согласно ст. 10 Правил состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. В тех случаях, когда не удастся обнаружить подходящий нормативный документ, устанавливающий состав реквизитов конкретного вида документа, их расположение и оформление, можно настаивать на том, что должны присутствовать все 24 реквизита, перечисленных в ст. 9 (тем более, в статье не сказано четко, что это список возможных реквизитов).

Поэтому, для того, чтобы новые Правила стали действительно основным документом, регламентирующим деятельность делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (в т.ч. и налоговых органов), необходима дальнейшая работа по их уточнению и совершенствованию. Помимо этого возникает и необходимость совершенствования всего нормативно-правового обеспечения по вопросам стандартизации делопроизводства и документооборота.

2. Отсутствие возможности работы в СЭД с бумажными документами.

Поэтому дальнейшее совершенствование системы электронного документооборота (СЭД) налоговых органов должно проходить в направлении, когда СЭД сможет обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.

Мероприятия по совершенствованию СЭД могут быть организованы по следующим направлениям:

- Разработка национальных стандартов в области электронного документооборота в направлениях обеспечения долговременной сохранности юридически значимых документов, порядку доступа к документам и хранения метаданных.

Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.

Стандарты рассматривают следующие вопросы:

· требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота; какую информацию эти документы должны содержать; какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);

· требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;

· требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;

· · требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;

· требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов.

- Автоматизация номенклатуры дел, экспертизы ценности и установления сроков хранения документов.

Одним из направлений развития СЭД является дальнейшее расширение их возможностей организации хранения и уничтожения документов. Для этого можно предложить ведение различного рода досье, в которые включаются разные виды документов, имеющие различные собственные сроки хранения. Реализовать это можно с помощью метода «больших корзин».

Метод «больших корзин» предполагает разделение всех документов инспекции на несколько относительно крупных групп, в зависимости от того, какую функцию исполняют документы, и для каждой группы устанавливается  срок хранения. При проведении экспертизы ценности требуется определить, какую функцию в деятельности инспекции выполняет документ и к какой группе документации его можно отнести, а значит, срок хранения документа будет установлен по сроку хранения данной группы.  В этом случае нет необходимости перечислять в номенклатуре дел все типы документов, выполняющих одну и ту же функцию, и все возможные заголовки.

Если в одном массиве хранятся документы близких сроков хранения, то, согласно данному методу, всему массиву можно установить наибольший из сроков хранения - это опять-таки облегчает автоматизацию и позволяет избежать трудоемкой и дорогостоящей выемки тех документов, сроки хранения которых истекли чуть раньше.

3. Несоблюдение сроков обработки документов, несвоевременная печать и адресная рассылка населению уведомлений, извещений и требований на уплату имущественных налогов, повышенные трудозатраты и время на обработку и подготовку документов в связи с огромным объемом входящей и исходящей бумажной информации.

Одним из путей решения данных проблем может стать создание центров обработки данных (ЦОД), на которых будет возложено основное бремя задач по вводу, обработке, хранению и использованию большого объема информации налоговых органов всех уровней. Эти центры должны создаваться как специализированные налоговые инспекции, в зону деятельности которых должны входить как региональные управления ФНС, так и подчиненные им территориальные налоговые инспекции.

Создание ЦОД повлечет за собой необходимость внедрения налогового администрирования, в том числе бесконтактного способа подачи деклараций, централизованной обработки налоговых документов и ведения лицевых счетов, бесконтактного информационного обслуживания.

Перераспределение функции налоговых органов  в связи с созданием межрайонных и межрегиональных инспекций по централизованной обработке данных будет способствовать более качественному выполнению основных задач ФНС и не должно вызвать невыполнение или неполного выполнения функций налоговых органов.

Централизованные информационные ресурсы регионов, сосредоточенные в межрайонных и межрегиональных инспекциях ФНС России по централизованной обработки данных, будут доступны сотрудникам налоговых органов в степени, необходимой для выполнения ими должностных обязанностей в полном объеме.

Специализированные налоговые органы по ЦОД будут иметь возможность информационного взаимодействия между собой и тем самым представлять собой каркас единой информационной, программно-технической и телекоммуникационной системы налоговых органов РФ. При этом в результате централизации информационных ресурсов должны возникнуть дополнительные возможности для анализа информации с целью усиления контроля за соблюдением законодательства РФ о налогах и сборах.

Централизация информационных ресурсов должна обеспечить возможность оперативного и полного информационного обслуживания налогоплательщиков как о состоянии взаиморасчетов с бюджетом, так и о законодательстве РФ о налогах и сборах, что должно способствовать повышению уровня добровольного исполнения налоговых обязательств.

4. Отсутствие четких указаний по организации документооборота для каждого отдела налоговой инспекции.

Для решения данной проблемы можно предложить регламентирование документооборота. Несмотря на то, что весь процесс документооборота, осуществляемый в инспекции, зафиксирован в технологических схемах и регламентирован Инструкцией, периодически происходит путаница, недопонимание или отказ от обработки документа с связи с отсутствием четких указаний. Поэтому необходима разработка регламентов для каждого отдела инспекции. Обязательным условием эффективности внедрения регламентов должно быть постоянное поддержание актуальности и своевременная их корректировка.

В связи с тем, что регламенты представляют собой общие принципы действий, я рекомендую дополнить их еще и инструкциями - более подробными документами, в которых описано, что нужно делать при работе с документами, в какие сроки, кто отвечает за тот или иной процесс и кто его контролирует. Инструкции должны создаваться также для каждого отдела инспекции.

Заключение

В результате выполнения дипломной работы была рассмотрена организация документооборота в Инспекции Федеральной налоговой службы № 30 по России в республике Башкортостан, проведен ее анализ, определены проблемы и намечены пути совершенствования данного процесса.

В процессе выполнения работы были решены следующие задачи:

- рассмотрена структура налоговых органов РФ, определено их значение и принципы деятельности;

- рассмотрено в историческом аспекте развитие теоретических вопросов организации делопроизводства и документооборота в налоговых органах;

- дано понятие документообороту, определено его место в системе ДОУ налоговых органов;

- рассмотрены основные элементы процесса документооборота, а также нормативно-правовые акты, регулирующие делопроизводство и документооборот налоговых органов;

- проанализирована система организации документооборота в ИФНС № 30;

- определены актуальные проблемы организации документооборота в ИФНС № 30 и предложены мероприятия по их решению.

В процессе исследования было выявлено, что нормативно-правовой и методической базой организации документооборота в ИФНС № 30 являются Временная типовая инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной налоговой службы по республике Башкортостан, утвержденная Приказом Управления 29.12.2006 № 621/19-04,которая была разработана на основании положений нормативных правовых и нормативно-методических актов в области организации и введения делопроизводства в Российской Федерации, а также правовые и законодательные акты Президента, Правительства РФ, Министерств и ведомств, субъектов РФ в области документационного обеспечения управления.

В документообороте ИФНС выделяют документопотоки входящей, исходящей и внутренней документации. Обработка всей документации осуществляется как отдел общего и хозяйственного обеспечения, так и другими отделами (финансовым, юридическим, по работе с налогоплательщиками и т.п.), что позволяет говорить о смешанном характере документооборота ИФНС. Поступление, прохождение документов внутри инспекции, отправка документов осуществляется как лично налогоплательщиками (их представителями), так и с использованием современных технических средств связи (телефакс, электронная почта, СЭД).

Несмотря на внедрение электронных систем обработки информации, что, в значительной степени ускорило и упростило процесс документооборота, остается еще ряд проблем в данной области. Среди них можно выделить такие проблемы, как расхождение в терминологии нормативно-правовых и методических документов в области делопроизводства и организации документооборота; возможность полноценной работы в СЭД только с электронными документами; несоблюдение сроков обработки документов; несвоевременная печать и адресная рассылка населению уведомлений, извещений и требований на уплату имущественных налогов; повышенные трудозатраты и время на обработку и подготовку документов в связи с огромным объемом входящей и исходящей бумажной информации; преобладание бумажных форм документов, требующих длительного поиска и занимающих много места для хранения; отсутствие четких указаний по организации документооборота для каждого отдела налоговой инспекции и др.

Для решения данных проблем можно рекомендовать следующие мероприятия:

- на законодательном уровне: совершенствование нормативно-правовой и методической базы по стандартизации делопроизводства и документооборота;

- совершенствование СЭД как системы поддержания и работы как с электронными, так и бумажными документами.;

- создание специализированных налоговых инспекций - центров обработки данных (ЦОД), - по вводу, обработке, хранению и использованию большого объема информации налоговых органов;

- разработка регламентов и инструкций по документообороту для каждого отдела налоговой инспекции.

По моему мнению, данные мероприятия позволят повысить эффективность процесса документооборота, существующего на сегодняшний момент в налоговых органах.

Список литературы

1. Налоговый кодекс Российской Федерации. Части первая и вторая (в ред.от 29 декабря 2009 г.). - Новосибирск: Сибирское университетское издание, 2010. - 656 с.

2. Закон РФ от 21.03.1991 № 943-1 (ред.от 27.07.2006) «О налоговых органах РФ» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф  [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].

3. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 (ред.от 18.07.2009) «О государственной тайне» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф  [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].

4. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф  [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].

5. Федеральный закон РФ от 27.12.2002 № 184-ФЗ (ред.от 23.11.2009) «О техническом регулировании» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф  [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].

6. Федеральный закон РФ от 10.01.2002 № 1-ФЗ (ред.от 08.11.2007) «Об электронной цифровой подписи» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф  [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].

7. Федеральный закон РФ от 29.12.1994 № 77-ФЗ (ред.от 08.07.2007) «Об обязательном экземпляре документов» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф  [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].

8. Федеральный закон РФ от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф  [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].

9. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф  [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010]..

10. Федеральный закон РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред.от 13.05.2008) «Об архивном деле в Российской Федерации» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф  [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].

11. Федеральный закон РФ от 29.07. 2004 № 98-ФЗ (ред.от 01 января 2008 г.) «О коммерческой тайне» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф  [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].

12. Указ Президента РФ от 30.09.2009 № 1088 «О внесении изменений в перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержденный Указом Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф  [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].

13. Указ Президента РФ от 06.03.1997. № 188 (ред.от 23.09.2005 г.) «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф  [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].

14. Указ Президента Российской Федерации от 24.01.1998 № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф  [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].

15. Указ Президента РФ от 30.04.2008 № 654 «О внесении изменения в перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. №1203» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф  [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].

16. Постановление Правительства РФ от 04.09.1995 № 870 (ред.от 22.05.2008) «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф  [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].

17. Постановление Правительства РФ от 28.10.1995 № 1050 (ред. от 18.05.2009.) «Об утверждении инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан российской федерации к государственной тайне» // КонсультантПлюс. ВерсияПроф  [Электронный ресурс]. - Электрон. дан. - [М., 2010].