Документні потоки та масиви в системі соціальної комунікації

Керованість як властивість розкривається у двох аспектах: у здатності потоків і масивів бути керованими, у спроможності управляти суспільною діяльністю. Обсяг, склад, структура документних потоків та масивів змінюються під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливають на них через задоволення та формування інформаційних потреб користувачів.

Відкритість документних потоків та масивів проявляється в їх поступовому розвитку та універсальності відносно інформаційної та матеріальної складової документів, їх форм, носіїв та засобів документування. Нині в суспільстві використовують найрізноманітніші види документів: рукописні і електронні, опубліковані та ті, що не публікують, паперові, плівкові та ін., які охоплюють за змістом увесь універсум знань людства.

Системним об'єктам притаманна організованість, наявність ієрархічної структури, співвідношення окремих елементів, розташованість їх один до одного згідно з заданими параметрами або схемою упорядкування. Наприклад, за рівнями функціонування розрізняють міжнародні, міжгалузеві, міжособисті документні потоки, за напрямом - вхідні, вихідні, внутрішні та ін.

Синергетичність документних потоків та масивів виявляється в тому, що збільшення загальної ефективності системи досягається злагодженим функціонуванням окремих ЇЇ елементів. Так, сформувати якісний документний масив книжкової крамниці неможливо без систематичного поповнення його новими документами, що постійно виникають у документних потоках. Необхідність підвищення ефективності функціонування документних комунікацій як на локальному, так і на загальнодержавному рівнях потребує організаційно-технічної консолідації спеціалізованих документних установ, що зайняті створенням, розповсюдженням, кумулюванням документів.

Якщо характеристики документ них потоків та масивів піддаються вимірюванню, вони набувають статусу параметрів. Основні параметри документних потоків та масивів:

- зміст та функціональна належність - відповідають цільовому призначенню документів, що складають потік, або структура, що має ознаки, відповідно до яких може здійснюватися класифікація документів, їх індексація та створюватися система довідково-пошукового апарату,

- режим функціонування - визначається змінами, що відбуваються з плином часу в інформаційному навантаженні

До факторів, що характеризують режим руху документів у потоці чи масиві, належать: обсяг документних потоків та масивів у фізичних величинах (кількість документів або інформації що в них міститься); пропускна спроможність каналів зв'язку, засобів створення та тиражування документів, допустиме навантаження співробітників, що обробляють документи та попит користувачів на документовану інформацію. При цьому семантична насиченість документних потоків та масивів визначається кількістю назв документів, а фізична насиченість - кількістю їх екземплярів. Так, річний обсяг потоку книг та брошур, виданих в Україні у 1991 р склав 5855 друк. од., у 1994 р. - 4752 друк. од., а у 1996 р. - 6074 друк. од. Тираж книг і брошур, виданих у 1991 р - 136415,9 тис прим., 1994 р., - 52161 тис. прим., 1996 р. - 51777,1 тис прим. Ці показники свідчать про постійні зміни режиму функціонування документних потоків, нестабільність його семантичної та фізичної насиченості.

Отже, доходимо до таких висновків, що документні потоки та масиви відокремлюються у відносно самостійні системи завдяки наявності власних ознак та властивостей . Їх знання дозволяє відрізняти документні потоки та масиви від інших підсистем документної комунікації, зважати на об'єктивні закони їх розвитку та використання, оптимізувати роботу з ними.

2.3 Місце і функції документних потоків та масивів в системі докуметної комунікації

З погляду теорії комунікації документ є засобом передавання інформації, якщо його розглядати як елемент комунікаційного процесу вцілому, або джерелом інформації (комунікантом), якщо його розглядати з позиції реципієнта. Столяров Ю.М. Соціальні комунікації: розвиток в інформацій-ному просторі / Ю. Столяров // Вісник Харківської державної ака-демії культури : зб. наук. пр. -- 2000. -- Вип. 2. -- С. 4--7.. Але цей канал невідривно пов'язаний із повідомленням, що міститься в ньому. Від інших каналів (наприклад в усній комунікації) документ відрізняється тим, що в ньому повідомлення передається в формі, зафіксованій на речовинному (субстанціальному) носії, що не змінюється в часі.

Документ - це єдність інформації (повідомлення) та речовинного (субстанціального) носія, яка використовується в соціальному комунікаційно-інформаційному процесі як канал передачі інформації. Отже, документ є невід'ємною складовою функціонування документної комунікації.

Сукупність документів утворюють документні потоки, масиви, ресурси, фонди.

Рух документів у процесі їх виробництва, розповсюджування та використання у суспільстві створює документний потік. Тобто,створюється певна сукупність розподілених у часі і просторі документів, які рухаються по комунікаційним каналам від створювачів та виробників до користувачів. За А.В. Соколовим, канал - це абстрактний шлях, по якому рухаються документи. Він забезпечує розповсюдження документів у суспільстві, надає можливість доступу до них користувачам. Наприклад, канали доступу до опублікованих документів - це документоторговельні установи, бібліотеки, передплатні агентства, органи науково-технічної інформації та ін. Окремий канал може деякий час не діяти, однак документний потік рухається постійно.

Проходячи через названі документні системи, документний потік створює там постійні або тимчасові сукупності документів. Тимчасові слабоструктуровані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу, та транспортуванню), тобто документні масиви. Вони створюються, як правило, в генералізаційних та транзитних документних системах. Але масив це мобільний комплекс документів, призначений для подальшого перетворення в роботі документної комунікації, яка призводить до формування масивів в фонди. Тобто відбувається освоєння масивів документів за допомогою систематизації, предметизації, анотування, реферування, упорядкування за змістовними або формальними видами розстановок та ін.

Документні потоки, масиви та фонди утворюють документні ресурси - сукупність документів, підготовлених для ефективного їх використання членами суспільства. Документні ресурси забезпечують збір, обробку, зберігання, пошук та використання документованої інформації, тому є найважливішим видом ресурсів поряд із матеріальними та енергетичними. Документні ресурси поповнюються зовнішнім документним потоком, що виникає завдяки створенню та розповсюдженню документів. Крім зовнішнього, існують і внутрішні документні потоки, що циркулюють у документних масивах та фондах внаслідок їх організації та користування ними.

На функціонування документних ресурсів країни впливає багато факторів, головним з яких є інформативна політика держави. Вона відображається у законах та підзаконних актах, що регламентують розвиток та використання документно-комунікаційних систем країни, і спрямована на створення умов для ефективного і якісного забезпечення інформаційних потреб членів суспільства ^1. Соляник А.А. Документні потоки та масиви: Навч. посіб. для вищ. навч. закл. культури і мистецтв. - Х.: ХДАК, 2000. - 109 с..

Якщо розглядати документні потоки та масиви як мезосистему в документ ній комунікації, то вони розглядаються як сукупність документів, що функціонують в процесі створення, розповсюдження та використання у суспільстві документованої інформації. Зовнішнє середовище, що впливає на документні потоки та масиви як складову документної комунікації безпосередньо та опосередковано, виявляє себе через такі основні фактори:

· економічний - рівень та структура доходів населення країни, темпи інфляції, обсяг бюджетних асигнувань на функціонування документно-комунікаційної сфери, безробіття та ін.;

· політико-правовий - вплив пануючого політичного режиму, офіційної ідеології, прийняття законів та ступінь їх виконання, стан щодо дотримання справ людини;

· науково-технічний - етап у розвитку науково-технічного прогресу, технології, що використовується, рівень комп'ютеризації та ін.;

· соціокультурний - звички, традиції, пануюча форма релігії, національна психологія, менталітет, грамотність населення;

· демографічний - густота населення, динаміка народження та смертності, тривалість життя, міграційні процеси та ін.

· природничо-екологічний - розміри території країни, клімат, запаси корисних копалин, особливості екологічної ситуації та ін [14, с.14 - 15].

Зовнішнє середовище прямого впливу - це державні органи, виробники, розповсюджувачі та користувачі документів, джерела фінансування процесів створення, розповсюдження, кумулювання документів у суспільстві. Зовнішнє середовище непрямого впливу - це рівень розвитку технологій, стан економіки, політичні та соціокультурні фактори, чинники міжнародного середовища.

Функції документних потоків та масивів - це реалізація їх властивостей у процесі функціонування документної комунікації.

Базисною функцією є інформативна - забеспечення розповсюджування інформації у суспільстві документованим чином.

Основна функція документних масивів в документно-комунікайній системі - комунікативна - забеспечення зосередження руху та обміну інформацією в соціальному середовищі, налагодження стійкого міжсуб'єктного зв'язку між створювачами та користувачами документованої інформації, реалізація глобальної мережі контактів у суспільстві.

Основна функція документних потоків в документно-комунікаційній діяльності - кумулятивна - забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою організації розповсюдження та використання людьми.

Отже, проаналізувавши основні функції документних потоків та масивів в системі документної комунікації,ми можемо стверджувати, що вони посідають в ній одне з найголовніших місць, бо комунікативний акт здійснюється безпосередньо з їх участю. Сукупність тих документів, з яких складаються документні потоки та масиви і є тією головною умовою, при якій здійснюється документна комунікація, тобто вони є тією сукупністю інформації, яка слугує для передачі від комуніканта до реципієнта.

ВИСНОВКИ

Ця курсова робота була спрямована на визначення особливого місця документних потоків та масивів у документно-комунфкаційній системі.

Як бачимо дослідженю документних потоків та масивів в документній комунікації присвячено невелика кількість робіт. Це пов'язано з тим, що документознавство є досить молодою наукою, яка ще знаходиться на етапі формування, і багато проблемних питань ще мало досліджені. Але працюючи з літературою ми доходимо до висновків, що з кожним днем науковці все більше і більше прикладають зусиль щодо заповнення тих прогалин, які потребують наукового опрацювання. Серед дослідників, які охоплювали питання, що стосується нашої курсової роботи можна виділити наступних: Д. Прайс, А.А. Соляник, Ю.М. Столяров, Дж. Солтон, В.І. Терешин та інші. Всі вони зробили значний внесок в дослідження та розвиток конкретно питання нашої наукової роботи.

Дослідження нашої роботи базується на певному інструментарії, який включає такі методи : логічний метод, метод дедукції, абстрагування, формалізації, порівняння, системний та структурно-функціональний. Застосування цих методів дало нам змогу якнайглибше розглянути тему документних потоків та масивів в системі документної комунікації.

Проаналізувавши погляди вчених на головні поняття нашої роботи, ми дали їм чіткі визначення для більш ефективного подальшого дослідження. Отже, ми уточнюємо дані визначення так: документні потоки - це сукупність розподілених у часі і просторі документів, які рухаються комунікаційними каналами від створювачів та виробників до користувачів; документні масиви - тимчасові слабоструктуровані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню; документна комунікація - це підсистема соціальної комунікації, що забезпечує створення, обробку, зберігання й поширення документної інформації в суспільстві.

Всі ми знаємо, яку важливу роль відіграє інформація для розвитку сучасного суспільства. Вона поширюється в часі та просторі певними каналами, засобами, методами. Особливе місце в цій системі належить комунікації.

Найбільш дослідженим видом комунікації є соціальна комунікація,у процесі якої повідомлення передається між людьми, тобто між суб'єктами. Загалом це механізм, завдяки якому забезпечується існування та розвиток людських відносин, який включає в себе всі розумові символи, засоби їх передачі у просторі та збереження у часі. В ході роботи було з'ясовано два підходи щодо визначення сутності комунікації - механістичний та діяльнісний

Документна комунікація є однією з провідних підсистем соціальної комунікації, оскільки найбільш повно передає інформацію, зафіксовану в документах, а також зберігає та поширює її. Документні комунікаційні канали постійно модернізуються (з'являються нові технічні засоби, матеріальні носії, знакові системи, нові способи запису та відтворення інформації).

Розглядаючи питання документних потоків та масивів ми визначили, що це складові однієї системи, родоутворюючим елементом якої є документ, але крім відмінних вони мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.

Зробивши аналіз основних функцій документних потоків та масивів в системі документної комунікації, ми можемо стверджувати, що за їх допомоги здійснюється сам комунікативний акт. Вони є сукупністю документів, що функціонують в процесі створення, розповсюдження та використання у суспільстві документованої інформації, яка слугує для передачі від комуніканта до реципієнта.

Таким чином, можна зазначити, що в ході нашого дослідження висунута нами гіпотеза на початку роботи є підтвердженою, адже ми дослідили, що документні потоки та масиви мають спільні ознаки, які відображають зовнішні сторони цих явищ. Такими ознаками є:

- множинність документів, з яких складаються документні потоки та масиви;

- доцільність функціонування документ них потоків та масивів, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування документної комунікації, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи документ них ресурсів,

- постійне відтворення документних потоків та масивів у процесі соціально-комунікативної діяльності.

Поставлена мета курсової роботи досягнута, адже ми визначили, що документні потоки та масиви посідають найголовніше місце в документно-комунікаційній системі, забезпечуючи її функціонування.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

комунікація документний діловодство

1. Сагатовский В.Н. Основы систематизации всеобщих категорий. Томск. 1973

2. Черняк Ю.И. Системный анализ в управлении экономикой. - М. 1975.

3. А.І. ГРАБЧЕНКО, В.О. ФЕДОРОВИЧ, Я.М. ГАРАЩЕНКО «МЕТОДИ НАУКОВИХ ДОСЛІДЖЕНЬ».Навчальний посібник,Харків - 2009,ст.17

3. Косенко Ю.В.К 71 Основи теорії мовної комунікації: навч. посіб. / Ю.В. Косенко. - Суми: Сумський державний університет, 2011. - 187 с

4. Соколов А.В. Социальные коммуникации : учеб.-метод. пособие. Ч. 1 / А.В. Соколов. - М. : Профиздат, 2010. - 222 с. - (Соврем. б-ка ; вып. 16).

5. Партико З.В. Теорія масової інформації та комунікації : навч. посіб. / З.В. Партико. - Л. : Афіша,

2008. - 290 с.

6. Социальные коммуникации (теория, методология, деятельность) : слов.-справочник / авт.-сост.

7. В.А. Ильганаева. - Харьков : КП "Гор. типогр.", 2009. - 391 с.

8. Коршунов О.П. Еще раз о терминологии / О.П. Коршунов // Библиография. - 1999. - № 5. - С. 156-157.

9. Столяров Ю.М. Соціальні комунікації: розвиток в інформацій-ному просторі / Ю. Столяров // Вісник Харківської державної ака-демії культури : зб. наук. пр. -- 2009. -- Вип. 2. -- С. 4--7.

9. Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации /А. В. Соколов. -- СПб. : Изд-во Михайлова В. А., 2002. -- 461 с.

10.Столяров Ю.М. Соціальні комунікації: розвиток в інформацій-ному просторі / Ю. Столяров // Вісник Харківської державної ака-демії культури : зб. наук. пр. -- 2000. -- Вип. 2. -- С. 4--7.

11. Соляник А.А. Документні потоки та масиви: Навч. посіб. для вищ. навч. закл. культури і мистецтв. - Х.: ХДАК, 2000. - 109 с.

12. Гордукалова Г. Документальный поток социальной тематики как объект библиографической деятельности. - М., 1990. - 124 с.

13. Основи наукових досліджень : Навчальний посібник / Марцин В.С., Міценко Н.Г., Даниленко О.А. та ін. - Л.: Ромус-Поліграф, 2010.- 128 c.

14. Швецова-Водка Г. Документ и книга в системі соціальних комунікацій / Г.Швецова-Водка. - Рівне, 2001. - 438с.

15. Бебик В. M. Інформаційно-комунікаційний менеджмент у глобальному суспільстві: психологія, технології, техніка паблікрилейшнз : монографія / В. М. Бебик. -- К. : МАУП, 2009.

-- 440 с.

16. Стаття УДК 351. 364.46 СОЦІАЛЬНІ КОМУНІКАЦІЇ В КОНТЕКСТІ СТАНОВЛЕННЯ ГРОМАДЯНСЬКОГО СУСПІЛЬСТВА В УКРАЇНІ Березенко В.В. кандидат філологічних наук, доцент Класичний приватний університет

17. Луман Н. Невероятность коммуникации / Н. Луман. -- Режим

доступа : http://www.soc.pu.ru.8101/publication/pts/luman_c.html/.

-- Загл с экрана.

18. УДК [002:004]:378.4 Електронно-документальна комунікація сучасного університету: тенденції розвитку Анна Шелестова, аспірантка ХДАК

19. Матвієнко О.В., Цивін М.Н. Інформаційний менеджмент: опорний

конспект лекцій у схемах і таблицях.-К

20. Документ в системе социальных коммуникаций: Сборник материалов III Всероссийской научно-практической конференции с международным участием. - Томск: Томский государственный университет, 2008. - 448 с.; http://www.if.tsu.ru/chair5/works/Conference_2007.pdf

21. Кашкин В.Б. Введение в теорию коммуникации : учеб. Пособие / В.Б. Кашкин. - Воронеж: Изд-во ВГТУ, 2003. - 175 с.; То же, электронный ресурс, способ доступа : http://kachkine.narod.ru/CommTheory/Intro/WebCommIntro.htm

22. Наукові записки. Серія “Культура та соціальні комунікації” / за заг. ред. канд. філос. наук, доц. Л.В. Квасюк. - Острог: Видавництво Національного університету “Острозька академія”, 2009. - Вип. 1. - 340 c.; Так само, електронний ресурс, режим доступу : http://www.oa.edu.ua/download/PIM_Vyp_1.pdf

23. Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации: Учебное пособие. -- СПб.: Изд-во Михайлова В. А., 2002 г. -- 461 с., то же: Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации. - Русский гуманитарный интернет-университет, 2002. - http://www.i-u.ru/biblio/archive/sokolov_social_communication/

24. Терешин В.И. Библиотечный фонд : учебное пособие / В.И. Терешин. - 2-е изд., испр. и доп. - М., 2003.

25. Шелестова А. Зміст документаційних потоків в електронно-документній комунікації сучасного вищого навчального закладу ІІІ-ІV рівнів акредитації в умовах інформаційно-комунікаційного середовища / Анна Шетестова [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http://www.social-science.com.ua/jornal_content/315/cb4ddb50d8e70092de9bb997e8aaf884

26. Демчина Л.І. Документально-інформаційні комунікації

Размещено на Allbest.ru