Технологія зберігання ділових документів на підприємстві (на прикладі ТОВ "ДТР")

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

Тема роботи «Технологія зберігання ділових документів на підприємстві (на прикладі ТОВ «ДТР»)».

Серед найважливіших проблем діяльності підприємства є забезпечення збереженості архівних документів. Це складова частина охорони пам'яток історії, культури та науки, що має велике суспільне значення. З давніх-давен, як виникло письмо, перед людством постало питання про можливість збереження надбань культури, науки для наступних поколінь. Всі документи, які виникають під час діяльності суспільства становлять велику історичну, культурну цінність.

Широка різновидність документів і властивостей матеріалів, на яких вони виготовлені, недостатнє вивчення механізму їх старіння і руйнування утруднюють вирішення науково-технічних завдань, пов'язаних з пошуком і розробленням оптимальних умов зберігання, технології спеціального оброблення і реставрації документів. Тому доцільно вивчати особливості матеріальної основи документів та способів фіксації інформації. Особа, відповідальна за архівне збереження документів повинна мати уявлення про природу, фізичний стан, хімічний склад і властивості паперу, плівкових матеріалів, їхніх особливостей, оскільки від цього значною мірою залежить вибір умов і технологій збереження документів, їхня реставрація та довговічність.

Актуальність обраної теми пояснюється тим, що на підприємстві під час його діяльності створюється велика кількість документів, багато з яких представляють собою наукову цінність для наступних поколінь і проблема збереження таких документів дуже гостро стоїть для підприємств. Процес документування діяльності підприємства - дуже складна і важлива процедура, а збереження документів в первісному вигляді - ще важче.

Метою даної роботи є дослідження проблеми процесу збереження документів підприємства на сучасному етапі та перспективи розвитку інформаційних технологій, які покликані забезпечити краще збереження важливих документів для наступних поколінь.

Дослідження проводиться на базі ТОВ «ДТР», яке у процесі своєї діяльності створює багато важливих документів, що містять цінну інформацію.

Об'єктом дослідження є проблеми збереження документів.

Предметом дослідження є ТОВ «ДТР», перед яким також постає проблема надійного збереження важливих і цінних документів для подальшого використання.

Проблемам збереження документів на сучасному етапі розвитку суспільства приділяється значна увага, розробляються різного роду положення, методичні рекомендації, правила, електронні системи збереження документів.

Проте, існує ще чимало проблем, які потребують нагального вирішення. Зокрема, це вдосконалення законодавства щодо збереження документів, розробка і впровадження новітніх досягнень науки і техніки в галузі збереження цінних документів.

Розділ 1. Теоретичні аспекти технології зберігання ділових документів на підприємстві

1.1 Аналіз терміносистеми дослідження

Предметом документознавства є створення наукового знання про документ у єдності його інформаційної й матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві.

У сфері інформації діють закони прискорення розвитку науки, внаслідок чого постійно зростає потужність документно-інформаційного потоку, відбувається концентрація та розпорошення публікацій у періодичних виданнях, старіння інформації. Усе це призводить до серйозних труднощів у роботі з документами й інформацією, яку вони містять.

У той же час значення інформації в житті людей постійно зростає. Визначною рисою сучасної епохи є інформатизація всіх галузей людської діяльності. Інформаційні ресурси розглядаються як багатство, що не поступається за своїм значенням і потенційним ефектом природним ресурсам.

Поняття «документ» є центральним, фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню й використанню документної інформації в суспільстві.

Це поняття широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності в тому числі і в діяльності ремонтно-транспортних підприємств. Майже в кожній галузі знання є одна або кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об'єктів, яким надається статус документа. В цьому полягає актуальність даного дослідження.

Документ - основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну чинність.

Юридична чинність документа - це властивість, надана документові правовими нормами, яка засвідчується складом та розташовуванням його реквізитів, зовнішніми ознаками та об'єктами його дії.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Система документації - це сукупність документів, взаємозалежних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності й однакових вимог до їх оформлення.

Документи, що становлять одну систему документації (СД), пов'язані єдністю цільового призначення й у комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності.

Забезпечення документування - це лише одна складова ДЗУ, друга його складова - організація роботи з документами. Організація роботи припускає організацію документообігу, зберігання й використання документів у поточній діяльності організації.

Документообіг - це сукупність взаємозалежних процедур, що забезпечують рух документів з моменту їх створення (надходження) до завершення виконання або відправлення в зовнішнє середовище.

Невід'ємною частиною знання про документ є обізнаність з основними вимогами їх оформлення. Головні вимоги щодо оформлення документів містить Державний стандарт України. Актуальність даного дослідження полягає у необхідності надання інформації про основи стандарту України в галузі діловодства.

Отже, документ - основний засіб комунікації. Він повинен мати таку форму й зміст, щоб:

Сприяти більш оперативному руху інформації з інстанцій;

Забезпечувати точне розуміння змісту документу одержувачем;

Забезпечувати досягнення цілей менеджменту.

Обсяг інформації різноманітного характеру в наш час настільки великий, що в деяких випадках простіше і дешевше заново провести дослідження, зробити винахід або навіть відкриття, ніж знайти відомості про нього в документах.

Протягом усього періоду розвитку науки і культури йде процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість документів постійно збільшується.

Переломними в документознавстві стали 1960-і роки, коли документознавство стає самостійною науковою дисципліною. У 1969 р. воно було внесено в номенклатуру спеціальностей науковців.

В цей час процеси комунікації починають розглядатися не тільки в ракурсі одного з їх засобів - документа, але й більш широко - як інформаційні. Поняття документ поступається поняттю „інформація”, оскільки перше є похідним від другого. Початкове уявлення про предмет документаційної науки було модернізовано і воно набуло інформаційний та кібернетичний зміст.

На початку 1960-х рр. починають розвиватися наукові напрямки під назвою документалістика та документознавство. Перша розглядалась як прикладна галузь кібернетики, що займається оптимізацією управління документаційними системами всіх типів - від образотворчого мистецтва до канцелярського справочинства. З цією метою документалістика вивчає структуру та властивості матричних документів, методи та засоби їх автоматичної обробки, зберігання, пошуку та використання, документні потоки та документні масиви для оптимізації управління крупними, перш за все багатоканальними документаційними системами. Проте документалістика не відображає всього діапазону досліджень документа, проблем його виробництва, розповсюдження та використання і не може бути узагальнюючою наукою про документ.

В цей час документознавство розвивається як новий напрямок, в задачі якого (за К.Г. Мітяєвим) входить вивчення в історичному аспекті розвитку способів, окремих актів і систем документування явищ об`єктивної дійсності і їх результатів - створення документів, їх комплексів і систем. Пізніше під документознавством стали розуміти науку про правила оформлення адміністративних документів і ведення документаційного господарства. Документознавство ототожнюють з діловодством і розглядають як розділ архівознавства. Таке вузьке трактування документознавства збереглося певною мірою і до наших днів. Природно, що в такому розумінні документознавство не могло претендувати на роль узагальнюючої науки про документ, тому що воно обмежено управлінською сферою. За його межами виявляються інші сфери людської діяльності - наука, техніка, культура, соціальне життя і т.д.

Наприкінці 1960-х років з розвитком інформатики (А.И. Михайлов, А.І, Чорний, Р.С. Гіляревський [35,36]) переосмислюються значною мірою досягнення документацією науки, існування останньої у вигляді автономної наукової дисципліни фактично припиняється. У 1973 рр. починаються рідкі спроби (Г.Г. Воробйов, К.Н. Рудельсон [35]) узагальнити теоретичні відомості про документ, розробити його концептуальні основи за допомогою інформаційного аналізу. Частина питань, пов'язаних з класифікацією документів, створенням інформаційних моделей документа, дослідженням документних інформаційних потоків, ввійшли у відповідні розділи бібліотеко-, бібліографо-, архівознавства й інформатики.

Увага до теоретичних проблем документознавства особливо підсилилася в зв'язку з розробкою і впровадженням Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), а також у процесі створення інформаційної бази автоматизованої системи управління (АСУ). Для цих цілей у 1966 р. був створений Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства й архівної справи (ВНДІДАС). Саме в ті роки з'явилися перші спеціальні теоретичні роботи, присвячені з'ясуванню об'єкта документознавства і його задач.

Починаючи з 1960-х років, у нашій країні визначилися два основних центри, активно й ефективно ведучі наукові дослідження в області документознавства - це МДІАІ, де в 1964 р. був створений факультет державного діловодства, і ВНДІДАС.

Не останню роль в інтенсифікації наукових документознавчих досліджень зіграв своєрідний “вибух документальної активності суспільства” у 1960-і - 1970-і роки. Число копій документів в усім світі перевалило тоді за 1 трлн у рік, а в центральних відомствах СРСР річний документообіг (з урахуванням розмноження) вийшов за межі 1 млн штук. На той час виявилося, що суто діловодний підхід в організації і проведенні документознавчих досліджень багато в чому себе вичерпав, унаслідок своєї обмеженості. У рамках цього підходу вивчалися переважно документи поточного діловодства, так само як і процеси, що відбувалися з уже складеними документами.

Тим часом бурхливий розвиток наук про інформацію, який розпочався в середині 20 сторіччя сприяв твердженню зовсім іншого погляду на документацію. Вона стала розглядатися як єдина інформаційна система, що сприяє досягненню тих або інших управлінських цілей і задач. При цьому саме поняття керування значно розширилося і стало представлятися як упорядкований вплив на які-небудь об'єкти. Системний підхід у документознавстві дозволив комплексно досліджувати кожен документ або вид документів, істотно розширив їх кількісні і якісні характеристики. Таким чином, рубіж 1960-х - 1970-х років з'явився своєрідним поворотним моментом у розвитку документознавства.

Початок системного підходу в документознавчих дослідженнях багато в чому було зв'язано з появою фундаментальних робіт Г.Г.Воробйова, насамперед його книги “Документ: інформаційний аналіз” (М., 1973). Надалі в рамках цього підходу з'явилися численні публікації В.Д.Банасюкевича, Б.С. Ілізарова, М.П. Ілюшенко, В.І. Кокорева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларіна, В.М. Магидова, К.І. Рудельсон, Е.А. Степанова, В.Ф. Янкової і інших авторів. Підсумок науковим дослідженням в області документознавства 1960-х - першої половини 1980-х рр. був підведений у докторській дисертації А.Н. Сокової (1986) [36].

Аж до середини 1980-х років узагальнюючими науками про документ вважалися документалістика й інформатика. Однак інформатика (інформацієзнавство) займається вивченням і документної, і недокументної інформації. Поза її полем зору знаходиться документ у його матеріальній іпостасі, умови виробництва, збереження, організації роботи з документами. Тому, як і документалістику, використовувати інформатику як узагальнюючу науку про документ досить складно.

До другої половини 1980-х років усвідомлюється той факт, що саме узагальнююче поняття документа найбільше адекватно відбиває предмет професійної діяльності співробітників бібліотек, органів інформації, архівів, музеїв, книгарень і т.п. Цьому сприяло впровадження в професійну діяльність комп'ютерної техніки і машиночитаємих носіїв інформації.

Подальший розвиток загальдокументальних підходів зв'язаний з іменами Д.Ю. Тешгова, А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, О.П. Коршунова, у роботах яких поняття «документ» виступає як самостійна лексична одиниця. Авторами найбільш фундаментальних робіт, присвячених аналізу поняття «документ», класифікації документів, є Ю.Н. Столярів, Г.Н. Швецова-Водка, С.Г. Кулешов [52,53]. З появою їхніх робіт у становленні і розвитку документознавства починається якісно новий етап. Проблеми документознавства здобувають міждисциплінарний характер, ними займаються бібліотеко- і бібліографознавці, фахівці в галузі інформатики, книгознавці.

Новий етап у розвитку вітчизняного документознавства почався в 1990-і роки, коли під впливом внутрішніх і зовнішніх факторів відбулася істотна зміна інформаційно-документаційних процесів. У Росії відбулася зміна політичного й економічного ладу, у роботі з документами стали широко використовуватися новітні комп'ютерні технології, країна стала швидко входити у світовий інформаційний простір. Пріоритетний розвиток у наукових дослідженнях у цей час одержують такі напрямки як інформаційно-документаційний менеджмент, електронний документообіг, різні аспекти захисту інформації, проблеми експертизи цінності документів, створення електронних архівів і інші. Інакше кажучи, подальший розвиток документознавства як комплексної наукової дисципліни стимулюється все зростаючими й істотно зміненими соціально-політичними, економічними, культурними, технічними й іншими потребами.

Результати наукових досліджень обнародуються в монографіях і статтях, у дисертаціях і виступах на наукових конференціях, знаходять висвітлення в учбово-методичних посібниках, у методичних рекомендаціях для органів керування і т.д. Із середини 1990-х років у Росії виходить спеціалізований інформаційно-практичний журнал “Діловодство”. Теоретичні і практичні питання документознавства, історичні його аспекти знаходять висвітлення також на сторінках журналів “Вітчизняні архіви”, “Вісник архівіста”, “Секретарська справа”, “Служба кадрів”, “Керування персоналом” і деяких інших.

На початку 1990-х років відчувається необхідність у створенні науки про документ або комплекс наукових документознавчих дисциплін. Для узагальнюючої назви науки про документ починає використовуватися ряд назв: інформаційно-комунікаційна наука (А.В. Соколов), документаційно-інформаційна наука (Г.Н. Швецова-Водка) і т.п. Ядро такого комплексу наук про документ складають бібліотеко-, бібліографо-, книго-, архіво-, музеєзнавство й інформатика. Загальним для них є дослідження документа як об'єкта, створеного спеціально для передачі інформації.

Кожна з цих областей знання має свої спеціальні задачі, форми і методи роботи з документами, однак теорія й історія документа є загальними для них. До загальнотеоретичної проблематики відноситься насамперед функціональний аналіз документів, вивчення їхніх особливостей як матеріальних об'єктів із зафіксованої в них інформацією, питання класифікації і типологізації документів і т.п. Вивченням загальнодокументних питань і покликано займатися документознавство.

1.2 Зберігання документів: сутність, методи

Чим довше існує підприємство, тим більше документів у нього нагромаджується. Часто вони зберігаються в коробках, ящиках, зв'язках на підлозі або підвіконнях. Як багато часу вимагається для пошуку в цих нагромадженнях паперу необхідного документа! Крім того, не варто забувати про те, що деякі з документів підлягають передачі на зберігання в державний архів, для чого їх потрібно упорядкувати відповідним чином, сформувати і оформити справи, скласти описи.

На підприємстві часто відсутні працівники, що мають уявлення про те, які документи необхідно берегти, як і протягом якого періоду, який порядок знищення документації з минулим терміном зберігання.

1.2.1 Загальні питання організації зберігання документів

Відповідальність за забезпечення збереження документів покладена на власника або уповноважений їм орган нарівні з відповідальності за організацію бухгалтерського обліку, забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій в первинних документах [5,ч. 3 ст. 8 ].

При цьому під документом розуміють матеріальну форму отримання, зберігання, використовування і розповсюдження інформації шляхом фіксації її на папері, магнітному, кино-, фотоплівці або на іншому носії.

Обов'язок юридичних і фізичних осіб забезпечувати збереження Національної архівного фонду (далі - НАФ) і сприяти його поповненню прямо закріплена в [3, ч. 3 ст. 4 ].

Національний архівний фонд - це сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу і інших народів, що мають культурну цінність і є надбанням української нації.

Формування НАФ здійснюється на підставі експертизи цінності документів. НАФ формується з документів, що нагромадилися за час діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій всіх форм власності, громадян і їх об'єднань, а також документів історико-культурної спадщини України, які створені за межами України або вивезені за межу, і документів іноземного походження, які торкаються історії України. Джерелами формування НАФ виступають юридичні і фізичні особи - творці і/або власники документів, що підлягають внесенню в НАФ.

Протягом року з початку діяльності підприємство повинне звернутися до одного з державних архівів по своєму місцезнаходженню для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого внесення до Національного архівного фонду.

Відсутність у суб'єктів господарювання документів НАФ не означає, що документи, які створюються в процесі господарської діяльності, не повинні зберігатися. Підприємства і підприємці зобов'язані виконувати вимоги, встановлені нормативними документами щодо термінів і порядку зберігання і знищення документів. Недотримання цих вимог спричиняє за собою адміністративну, а в деяких випадках - кримінальну відповідальність.

1.2.2 Відповідальність за невиконання вимог по зберіганню документів

Стаття 42 [3] передбачає, що працівники архівних установ, користувачі архівними документами, у тому числі документами НАФ, інші особи, винні в халатному зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, підробці, захованні, розкраданні, незаконному вивозі за межі України або незаконній передачі іншому обличчю архівних документів, а також в порушенні порядку доступу до вказаних документів і в інших порушеннях законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи, несуть відповідальність згідно закону.

Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, а також порушення термінів зберігання документів признаються незаконними згідно [7,п. 3.8 ].

Якими ж законодавчими актами і які заходи відповідальності передбачені за вказані порушення?

Стаття 92 [2] передбачає адміністративну відповідальність за порушення законодавства про Національні архівні фонди і архівні установи, яке може виявитися в халатному зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, захованні, незаконній передачі іншому обличчю архівних документів, порушенні порядку доступу до вказаних документів, а також неповідомленні державної архівної установи про наявні архівні документи у разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану [17].

Крім того, порушення термінів зберігання бухгалтерських документів, на думку Головного контрольно-ревізійного управління України, вабить адміністративну відповідальність [2, ст. 1642], оскільки є порушенням встановленого порядку ведення бухгалтерського обліку [18].

Слідством порушення вимог до зберігання документів може стати також втрата або знищення документів по податковому обліку, що контролюючими органами цілком може бути кваліфікований як порушення встановленого законом порядку ведення податкового обліку. Відповідальність за такі дії встановлена [2,ст. 163].

За незабезпечення належного стану первинного обліку, який може, зокрема, знайти прояв в незабезпечені збереженні документів, на підставі яких він ведеться, закріплена відповідальність [2,ст. 186].

Згідно [3, ч. 1 ст. 43] застосування адміністративних стягнень або кримінального покарання не звільняє вину в порушенні законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи від обов'язку відшкодувати збиток, заподіяний власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженому їм особі.

Отже, знаючи, яка відповідальність загрожує за порушення вимог законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи, у суб'єктів господарювання буде більше стимулів ознайомитися з самими вимогами. Почнемо їх розгляд з термінів зберігання документів.

1.2.3 Терміни зберігання документів

Згідно [3,ч. 2 ст. 32] мінімальні строки зберігання архівних документів юридичними особами визначаються центральним органом виконавської влади у сфері архівної справи і діловодства, якщо інше не передбачене законом.

Основним нормативним актом при визначенні термінів зберігання документів, їх відбору для віднесення до складу Національного архівного фонду України або для знищення документів є Перелік [7], який призначений для використовування всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями і підприємствами незалежно від форм власності, а також фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності [7, абзац другий п. 1.3]. При цьому для підприємств, в діяльності яких створюються документи НАФ, терміни зберігання вказані в графі 3 вказані Переліки, для підприємств, на яких не створюються документи НАФ, - в графі 4.

Перелік №41 [7] використовується також при формуванні справ, підготовці різних видів номенклатури справ, розробці схем класифікації документів і галузевих переліків документів з вказівкою термінів їх зберігання, а також в практиці роботи експертно-перевірочних комісій (ЕПК) державних архівних установ і експертних комісій (ЕК) підприємств.

Розглянемо основні правила числення термінів зберігання документів, приведених в [7].

Так, згідно [7, п. 2.9] числення термінів зберігання документів проводиться з 1 січня року, який слідує за роком завершення їх діловодством. Наприклад, числення строку зберігання справ, завершених діловодством в 2010 році, починається з 1 січня 2011 року.

Для деяких документів Перелік № 41 визначає термін зберігання шляхом вказівки «75 років - «В», де «В» означає вік людини на момент завершення справи. Тривалість зберігання такої справи після його закінчення діловодством складає різницю між 75 роками і віком особи на момент завершення справи.

Термін зберігання документів, для яких в Переліку № 41[7] стоїть відмітка «поки не зникне необхідність», визначається самими підприємствами.

Перелік № 41 для позначення терміну зберігання деяких документів використовує відмітку «до ліквідації організації», що означає, що такі документи зберігаються до ініціації процедури ліквідації підприємства, після чого вони підлягають експертизі цінності, за наслідками якої ті з них, які зачіпають права громадян і інтереси держави, передаються до відповідних архівних установ.

Документи, що мають термін зберігання, позначений поміткою «постійно», також підлягають експертизі цінності, після чого вони або відносяться до складу НАФ, або знищуються після практичного використовування [7, п. 2.10].

Після закінчення термінів зберігання документів в архівних підрозділах підприємства такі документи передаються в державний архів (архівний відділ держадміністрації, архівний відділ місцевої ради).

Ще раз підкреслимо, що терміни зберігання документів, визначені Переліком №41, є мінімальними, їх не можна скорочувати [7, п. 2.11] проте вони можуть бути продовжені, якщо потреба в цьому обумовлена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Відзначимо, що в окремих випадках, терміни зберігання документів в архівних підрозділах підприємств можуть бути змінені за узгодженням з державним архівом (архівним відділом держадміністрації, архівним відділом місцевої ради). Так, відповідно [9, п. 4.3.3.2] Правил роботи держархивів продовження термінів зберігання документів в архівних підрозділах дозволяється у разі потреби практичного використовування документів із службовою метою або відсутності в архіві вільних площ в сховищах.

Скорочення ж термінів зберігання документів в архівних підрозділах може здійснюватися у випадках [9, п. 4.3.3.2] Правил роботи держархивів:

- ліквідації юридичної особи - джерела комплектування за відсутності правонаступника;

- зміни форми власності державної юридичної особи;

- загрози втрати або пошкодження документів.

Достроковий прийом документів на державне зберігання може здійснюватися на платній основі.

Для розгляду вимог до зберігання документів на підприємстві необхідно визначитися з класифікацією документів залежно від термінів їх зберігання. Правила № 16 [9] виділяють наступні групи документів, що утворюються в процесі діяльності суб'єктів господарювання:

1) документи постійного зберігання - до таких документів, зокрема, відносяться документи НАФ;

2) документи зі встановленим терміном зберігання, після закінчення якого вони можуть бути знищені.

Документи цієї групи у свою чергу діляться на:

а) документи тривалого (більше 10 років) зберігання;

б) документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

В окрему групу Правила № 16 виділяють документи по особовому складу. Це пов'язано з тривалим терміном їх зберігання (до 75 років), а також особливою важливістю даних документів для працівників підприємства при призначенні пенсій і різних видів допомог.

1.2.4 Організація зберігання документів на підприємстві

Відповідно до [3, ст. 32] підприємства, установи і організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, які не належать державі, територіальним общинам, передавати документи НАФ на зберігання в державні і інші архівні установи.

Основні вимоги по організації зберігання документів встановлені в Правилах № 16 [9], з самої назви яких виходить, що вони розповсюджуються не тільки на органи державної влади і місцевого самоврядування, але і на підприємства, установи і організації. Це підтверджує п. 1.2 Правил № 16, в якому вказано, що Правила № 16 є нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання всіма підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності. В той же час Правила № 16 не розповсюджуються на фізичних осіб - підприємців.

Відповідно до п. 2.1 Правил № 16 на підприємствах для зберігання документів, закінчених в діловодстві, створюються архіви. При цьому архів може створюватися або як самостійна структурна частина підприємства або входити до складу служби діловодства (управління справами, загального відділу, канцелярії і т.д.). На нечисленних підприємствах відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби діловодства.

Окрім архіву, на підприємстві створюється експертна комісія, яка здійснює експертизу цінності документів на різних етапах роботи з ними - при складанні номенклатури справ, формуванні документів в справи, перевірці правильності віднесення документів до справ, під час підготовки справ до подальшого зберігання.

Щорічно на кожному підприємстві повинна бути розроблена номенклатура справ, яка складається посадовцем, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі, із залученням відповідних фахівців, підписується керівником структурного підрозділу і узгоджується з керівником архіву підприємства.

Створення архіву і експертної комісії, а також розробка номенклатури справ - це ті організаційні моменти, які необхідні для забезпечення зберігання документів на підприємстві. Тепер перейдемо безпосередньо до зберігання документів.

З моменту створення (отримання)документів до передачі в архів підприємства здійснюється їх тимчасове зберігання в структурних підрозділах. Після того, як документи проходять перевірку і обробку (виконання), відбувається формування документів в справи і оформлення справ. Перед передачею справ в архів підприємства складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і по особовому складу.

На підставі складених описів справи передаються в архів підприємства. Як правило, документи передаються в архів через 2 роки після закінчення їх в діловодстві у впорядкованому стані [9, п. 2.7]. Справи тимчасового зберігання можуть передаватися в архів підприємства за рішенням його (підприємства) керівника. В архіві підприємства на підставі описів структурних підрозділів складаються зведені описи справ, які є основними обліковими довідниками до документів. Надалі по зведених описах документи передаються на державне зберігання.

Юридичні особи, у власності яких знаходяться документи НАФ, після закінчення термінів тимчасового зберігання таких документів зобов'язані передати їх на постійне зберігання в центральний державний архів України, галузевий державний архів, місцеву державну архівну установу або архівний відділ місцевої влади. Також в держархіви передаються документи, терміни тимчасового зберігання яких не закінчені, підприємств, що ліквідовуються без правонаступника.

Відносно документів, термін зберігання яких закінчився, складається акт про вилучення для знищення справ. При цьому повинна дотримуватися відповідна процедура.

На певних етапах обов'язковим є отримання схвалення або узгодження з експертною комісією підприємства і експертно-перевірочною комісією державного архіву (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської влади).

Проілюструємо викладене вище у вигляді схеми (Рис.1).

Рисунок 1 - Зберігання документів на підприємстві

Відзначимо також, що у разі зміни керівника підприємства повинен бути складений акт приймання-передачі, в якому окремим розділом відображаються наявність і стан документів, що знаходяться в діловодстві структурних підрозділів і в архіві, а також обліково-довідкового апарату до них.

Згідно обліковим даним служби діловодства і архіву в акті указуються окремо кількість документів, що знаходяться в діловодстві, і кількість справ, що зберігаються в архіві, у тому числі кількість справ, віднесених до Національного архівного фонду [9, п. 12.1.2].

1.2.5 Створення архіву на підприємстві

Як ми вже вказували, чинне законодавство передбачає створення на підприємствах архівів для зберігання документів закінчених в діловодстві, користування ними із службовою, виробничою, наукової або іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян [9, п. 2.1]. При цьому архів може створюватися як самостійний структурний підрозділ підприємства або входити до складу служби діловодства (управління справами, загального відділу, канцелярії і т.і.). На підприємствах з невеликою чисельністю працюючих відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби діловодства [9, п. 2.2].

При створенні архіву повинне бути затверджено відповідне Положення про архів підприємства [9, п. 2.3] з урахуванням рекомендацій Державного комітету архівів України [3,ч. 4, ст. 32]. При розробці Положення про архів підприємства слід взяти до уваги Типове положення № 58[12], а також Зразкове положення про архів [13].

В Положенні про архів підприємства, зокрема, повинні бути вказаний такі завдання архіву :

- прийом від структурних підрозділів підприємства і зберігання архівних документів;

- контроль спільно із службою діловодства стану зберігання і правильності оформлення документів в структурних підрозділах підприємства;

- участь в складанні і узгодженні зведеної номенклатури справ, перевірка відповідності формування документів в справі затвердженій номенклатурі;

- ведення державного обліку документів НАФ і подача відомостей про їх кількість по встановленій формі відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської поради;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання і подача на розгляд експертної комісії підприємства проектів описів документів, віднесених до НАФ, описів справ тривалого (більше 10 років) зберігання, описів справ речовому доказу складу працівників підприємства і актів про вилучення для знищення документів, які не віднесені до НАФ;

- створення і удосконалення довідкового апарату до архівних документів;

- організація в установленому порядку використовування архівних документів, що належать державі, територіальним общинам, видача архівних довідок, копій, витягань з документів юридичним особам і громадянам;

- підготовка і передача документів НАФ до відповідної архівної установи, архівний відділ міської поради;

- участь в заходах щодо підвищення кваліфікації за фахом працівників підприємства, що відповідають за роботу з документами.

В штатний розклад вводиться посада завідуючого архівом. На цю посаду керівником підприємства може бути призначена особа з вищою освітою і стажем роботи за фахом не менше три роки [9, п. 2.6]. Відзначимо, що Довідник кваліфікаційних характеристик пред'являє дещо інші вимоги до особи, що призначається на посаду завідуючого архівом: йому достатньо мати базове або неповну вищу освіту відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший фахівець) і стаж роботи по веденню архівної справи - не менше одного року.

Коло обов'язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджуються керівником підприємства. При цьому необхідно врахувати положення Випуску 1 «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінтруда від 29.12.2004 р. № 336, розділ 15 якого, зокрема, розкриває завдання і обов'язки завідуючого архіву, а розділ 3 - архіваріуса. Крім того, в посадові інструкції деяких інших працівників (інспектор по кадрах, завідуючий канцелярії, діловод, секретар керівника, секретар-друкарка, секретар-стенографістка і ін.) доцільно включити положення, що зобов'язали останніх передавати документи в архів підприємства, готувати їх до здачі в державний архів.

В архіві складається річний план роботи який підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів) і затверджується керівником підприємства [9, п. 10.1].

1.2.6 Експертиза цінності документів

Згідно [3, ч. 1 ст. 6] віднесення документів до НАФ або вилучення з нього документів здійснюється на підставі експертизи їх цінності, яка проводиться експертними і експертно-перевірочними комісіями за участю власника документів або його законних представників. Крім того, експертиза цінності документів дозволяє встановити терміни зберігання документів, які не підлягають віднесенню до НАФ, провести грошову оцінку документів.

1. Принципи і критерії експертизи цінності документів

Згідно [6, п. 2] експертиза цінності документів - це всебічне вивчення документів з метою віднесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення термінів зберігання документів, що не підлягають віднесенню до НАФ.

Висновки експертизи є єдиною підставою для включення документів до Національного архівного фонду, а також для встановлення термінів зберігання документів.

Експертиза цінності проводиться за наступними принципами [6, п. 7]:

— об'єктивність - проведення оцінки документів на основі неупередженого підходу;

- історизм - облік особливості часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту;

- всесторонність і комплексність - вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів.

Основні критерії, які використовуються при визначенні цінності документів, названі в [6, п. 8]. Серед них:

- походження -функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондосоздателя), значення фізичної особи (фондосоздателя) в житті суспільства, час і місце створення документа;

- зміст - значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторення в інших документах, вид документа, оригінальність;

— зовнішні ознаки - формафіксації і передачі змісту, посвідчення і особливості оформлення документа, стан його збереження.

Експертиза цінності документів на підприємстві проводиться [9, п. 4.2.2]:

- в поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування документів в справи і перевірки правильності віднесення документів в справи;

- під час підготовки справ до подальшого зберігання, у тому числі у складі Національного архівного фонду.

Згідно п.п. 4.2.1 Правил № 16 кожне підприємство незалежно від форми власності зобов'язано протягом року після початку своєї діяльності звернутися до одного з державних архівів по місцю свого знаходження для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до НАФ.

Крім того, на власників документів покладений обов'язок у разі виникнення загрози знищення або значного погіршення стану вказаних документів повідомити про це державну архівну установу для організації експертизи цінності цих документів. Не може власник і знищити документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.

2.Створення експертної комісії підприємства

В пункті 9 Порядку № 1004 [6] названі такі види експертних комісій:

- Центральна експертно-перевірочна комісія Госькомархива України;

- експертно-перевірочні комісії центральних і галузевих державних архівів, Національної академії наук, державного архіву в АРК, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя;

- експертні комісії архівних відділів рай-держадміністрацій, міських порад, а також експертні комісії державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, релігійних організацій;

- фондо-закупівельні комісії музеїв, що знаходяться в державній або комунальній власності;

- експертно-оцінні комісії бібліотек, що знаходяться в державній або комунальній власності.

Звертаємо увагу на те, що в даний час створення експертної комісії фізичною особою - підприємцем чинним законодавством не передбачено.

Завданням експертних комісій підприємств є організація і проведення експертизи цінності документів, які створені в діловодстві юридичної особи [6, п. 22]. Розглянемо, в якому порядку створюються експертні комісії підприємств.

Керівник підприємства своїм наказом затверджує Положення про експертну комісію підприємства, основою для складання якого є Зразкове положення про експертну комісії. Цим же наказом затверджується склад експертної комісії, в який включаються керівники служби діловодства і архівного підрозділу, досвідчені працівники інших структурних підрозділів, а також представники ЕПК державних архівів (ЕК архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад).

Головою експертної комісії призначається, як правило, заступник керівника підприємства, а секретарем - керівник його архівного підрозділу.

Приведемо зразковий текст наказу про створення експертної комісії на підприємстві (Додаток А).

Основними завданнями експертної комісії підприємства є:

1) ухвалення рішень про схвалення і представлення експертно-перевірочної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадминистрації, міської поради) проектів наступних документів:

- описи справ постійного зберігання, віднесених до НАФ;

- описи справ по особовому складу;

- номенклатури справ;

- інструкції по діловодству;

- положення про службу діловодства, архівні підрозділи і експертні комісії;

- анотовані переліки унікальних документів НАФ;

- акти про вилучення для знищення документів підприємства, не віднесених до складу НАФ, терміни зберігання яких закінчилися;

- акти про вилучення документів з складу НАФ;

2) організація і проведення спільно із службою діловодства і архівом підприємства щорічного відбору документів для подальшого зберігання або знищення, здійснення контролю за діловодством на підприємстві;

3) участь в підготовці і розгляді номенклатури справ підприємства, методичних посібників з організації документів в діловодстві, експертизи цінності документів;

4) розгляд пропозицій структурних підрозділів про встановлення термінів зберігання окремих видів документів, не передбачених діючими переліками, і представлення рішень з цих питань на твердження в ЕПК відповідного державного архіву;

5) проведення консультацій і інструктажу працівників підприємства з питань організації документів в діловодстві, експертизи цінності документів і їх підготовки до передачі на подальше зберігання.

Експертна комісія працює відповідно до затвердженого керівника підприємства річним планом. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менше дві третини складу комісії. Рішення приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписують голова комісії або його заступник і секретар комісії, і набувають чинності з моменту затвердження протоколу керівником підприємства. Такий порядок зв'язаний з тим, що експертна комісія має статус дорадчого органу і її рішення не мають обов'язкової сили, поки не буде затверджений керівником підприємства.

Секретар ЕК забезпечує скликання комісії, складає протокол засідань, доводить до зведення структурних підрозділів, окремих посадовців підприємства рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її зберігання.

3.Порядок проведення експертизи цінності документів

Згідно [9, п. 4.5.1] експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби діловодства підприємства спільно з експертною комісією під методичним керівництвом архіву підприємства.

За наслідками проведення експертизи цінності документів:

1) здійснюється відбір документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі в архів підприємства;

2) визначаються документи тимчасового зберігання (до 10 років) в структурних підрозділах підприємства;

3) вилучаються для знищення документи і справи минулих літ, терміни зберігання яких закінчилися.

Одночасно з цим перевіряється повнота і якість діючої номенклатури справ, правильність визначення термінів їх зберігання, дотримання встановлених правил оформлення документів і формування справ.

Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі Переліку № 41, галузевих переліків документів, номенклатури справ підприємства шляхом поглядання кожного листа документа. Не дозволяється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або в номенклатурі справ. Існування такої вимоги може стати проблемою у випадку, якщо на підприємстві є інформація з обмеженим доступом - конфіденційна або таємна. Визначення режиму доступу до інформації оформляється у вигляді окремого положення або як додаток до облікової політики, які набувають чинності з моменту затвердження керівником і доводяться до зведення всіх працівників підприємства [19]. Тому щоб не порушувати вимоги, пов'язані з режимом доступу до такої інформації, доцільно включити положення, обумовлюючі особливості проведення експертизи цінності документів, які містять конфіденційні дані, як в Положення про конфіденційну (або таємницею) інформацію, так і в Положення про експертну комісію підприємства.

Під час проведення експертизи цінності виявляються дублікати документів, чернетки, неоформлені копії, які підлягають вилученню із справ постійного зберігання.

У разі встановлення в процесі експертизи цінності недостачі документів або справ, що числяться по номенклатурі, здійснюється їх розшук. Якщо документи не знайдені, складається акт про недостачу архівних справ (документів), який затверджує керівник підприємства [9, додаток 6], створюється комісія по службовому розслідуванню, призначається службове розслідування і видається наказ про залучення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, надається в архів підприємства.

1.2.7 Складання номенклатури справ

Впорядкування зберігання документів починається з складання номенклатури справ. Вона складається для створення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа, відбору документів на державне зберігання.

Відповідно до Закону [3, ст. 1] номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, які формуються в його діловодстві, з вказівкою термінів зберігання справ.

В номенклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства, окрім технічної документації і друкарських видань (брошур, довідників, бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформацій і т.і.).

При складанні номенклатури справ необхідно враховувати вимоги, що містяться в [7, 9].

Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову і індивідуальну.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для організацій, однорідних по характеру діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.

Зразкова номенклатура справ встановлює зразковий склад справ для організацій, однорідних по характеру діяльності, але різних по структурі, і має рекомендаційний характер.

Типові і зразкові номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, які належать до сфери їх управління, і використовуються як методичні вказівки під час складання індивідуальних номенклатури справ.

Незалежно від наявності типової або зразкової номенклатури справ кожна юридична особа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ. Як правило, індивідуальна номенклатура справ підприємства складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

Порядок складання номенклатури справ структурного підрозділу наступний: вона розробляється посадовцем, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі, із залученням відповідних фахівців, підписується керівником структурного підрозділу і обов'язково узгоджується з керівником архівного підрозділу підприємства.

В номенклатурі справ структурного підрозділу указуються найменування (заголовки) справ, в які групуються документи після виконання. В заголовках в стислій узагальненій формі висловлюють відомості про склад і зміст документів в справі. Розміщення заголовків в номенклатурі справ повинне відповідати ступеню важливості вирішуваних питання з урахуванням взаємозв'язку документів, включених в конкретні справи. Як правило, першою в номенклатурі розміщується група справ, яка включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядливої документації самого підприємства (накази, розпорядження, рішення і т. п.), планово-звітна документація і листування. В групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена в номенклатуру справ, повинна мати умовне позначення - індекс. Індекс справи - це цифрове і (або) алфавітно-цифрове позначення справи в номенклатурі справ, яке фіксують на обкладинці справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (по штатному розкладу або класифікатору структурних підрозділів) і порядкового номера справи в межах підрозділу. За наявності в справі декількох томів (частин) індекс проставляється на кожному томі з вказівкою: т. 1, т. 2 і т.д.

Після закінчення року номенклатура справ структурного підрозділу в обов'язковому порядку закривається підсумковим записом, в якому указуються кількість і категорії фактично заведених протягом року справ. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.

Форма номенклатури справ структурного підрозділу приведена в [9, додатку 2].

Приклад заповнення номенклатури справ у відділі кадрів приведено у Додатку Б.

Номенклатура справ структурного підрозділу підприємства складається у трьох екземплярах:

перший екземпляр - недоторканний, зберігається в структурному підрозділі;

другий екземпляр - передається в службу діловодства підприємства;

третій екземпляр - використовується для формування справ і пошуку необхідних документів.

Номенклатура справ структурного підрозділу після її розгляду і аналізу включається в єдину (зведену) номенклатуру справ підприємства. При складанні зведеної номенклатури справ вивчається і аналізується не тільки номенклатури справ структурних підрозділів, але і діяльність підприємства в цілому. Для цього використовують статут підприємства, положення про структурні підрозділи; штатний розклад; типову і зразкову номенклатури; номенклатури і описи справ за попередні роки; класифікатори документів і кореспондентів, які ведуться на підприємстві; типові і відомчі переліки документів з вказівкою термінів зберігання документів, а також враховують плани підприємства наступного року.

В кінці зведеної номенклатури справ приводяться номенклатури справ первинних суспільних організацій, якщо вони створені на підприємстві (наприклад, первинної профспілкової організації).

Форма зведеної номенклатури справ визначена в додатку 3 до Правил № 16 [9].

Зведена номенклатура справ може будуватися за структурним або функціональним принципом.

Структурний принцип використовується, як правило, на крупних підприємствах з чітко встановленою структурою. Розділами в такій номенклатурі справ будуть назви структурних підрозділів, розташовані відповідно до затвердженої структури і штатного розкладу підприємства. При цьому першим розділом номенклатури указується служба діловодства.