Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации (магнитных, лазерных дисках, дискетах и т.д.). При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Все хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Контроль за правильностью отражения операций в регистрах бухгалтерского учета осуществляют лица непосредственно участвующие в составлении и визировании документов.

Учетные регистры классифицируются по нескольким основным признакам: по внешнему виду, по структуре, по детализации информации, по методике отражения операций, по способу ведения. Обобщенная классификация учетных регистров представлена на рис.1.

2. Классификация учетных регистров

Рис.1. Учетная регистрация - это запись хозяйственных операций в учетных регистрах.

В зависимости от расположения реквизитов в оформляемых документах можно определить форму регистра, которая должна раскрывать особенности учитываемых объектов и оптимизировать способы учетной регистрации.

3. Искажения, возникающие в учетных регистрах и методы их исправления

Искажение финансовой (бухгалтерской) отчетности может явиться следствием ошибок и недобросовестных действий.

Ошибка - непреднамеренное искажение в финансовой (бухгалтерской) отчетности, в том числе неотражение какого-либо числового показателя или нераскрытие какой-либо информации.

Примерами ошибок являются:

ошибочные действия, допущенные при сборе и обработке данных, на основании которых составлялась финансовая (бухгалтерская) отчетность;

неправильные оценочные значения, возникающие в результате неверного учета или неверной интерпретации фактов;

ошибки в применении принципов учета, относящихся к точному измерению, классификации, представлению или раскрытию.

Недобросовестные действия - это преднамеренные действия, совершенные одним или несколькими лицами из числа представителей собственника, руководства и сотрудников аудируемого лица или третьих лиц с помощью незаконных действий (бездействия) для извлечения незаконных выгод.

Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление с указанием даты исправления.

В учетной практике используются следующие методы исправления ошибок в учетных регистрах: сторнировочный, корректурный и формирование дополнительных корреспонденций.

7

Рис.2

Сторнировочный метод применяется в случае неправильного отражения хозяйственной операции (корреспонденции) на счетах бухгалтерского учета. В практике осуществления хозяйственных операций этот метод получил название "красное сторно".

Сущность данного метода заключается необходимости повторения ошибочной корреспонденции счетов, но запись обязательно производится красными чернилами. Данная корреспонденция записывается красными чернилами соответствующие учетные регистры. Далее при подсчете итоговых оборотов в учетных регистрах суммы отраженные красными чернилами вычитаются из итога. На основании этого неправильная запись аннулируется, снимается отрицательными числами. На завершающем этапе составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами. Сторнировочный метод применяется в бухгалтерском учете не только для исправления ошибок, но и с целью корректировки учетных данных по отдельным счетам бухгалтерского учета, например, при превышении плановой себестоимости продукции над фактической себестоимостью составляется сторнировочная запись.

Корректурный метод используется, когда выявленная ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или в случае быстро обнаружения не повлияла на итоговые обороты сводных учетных регистров.

Особенностью данного способа является повторная запись правильной суммы хозяйственной операции и зачеркивание ошибочной суммы. Зачеркивание производят аккуратно, так, чтобы можно было идентифицировать зачеркнутую сумму. При внесении исправлений в учетные регистры, исправленные суммы хозяйственных операций подтверждаются подписями лиц производящими исправление и подписывающими данный документ. Обязательно составляется оговорка - "исправлено" с приведением правильной суммы бухгалтерской записи.

Метод формирования дополнительных корреспонденций используется в ситуации, когда правильность отражения корреспонденции счетов в учетных регистрах не вызывает сомнения, но сумма хозяйственной операции уменьшена (искусственно или ошибочно занижена). Чтобы исправить данную ошибку необходимо составить дополнительную проводку по аналогичной корреспонденции счетов, на разность между правильной и ошибочно уменьшенной суммами хозяйственных операций.

4. Формы ведения бухгалтерского учета

Под формой ведения бухгалтерского учета понимают определенную организацию информационной системы, обеспечивающей в строго установленной последовательности и взаимосвязи совмещение хронологической и систематической записей, синтетического учета для целей текущего контроля за фактами хозяйственной жизни и составления отчетности.

Следует отметить, что существующее в Российской Федерации многообразие форм бухгалтерского учета предоставляет право выбора субъектам рыночных отношений такой формы, которая в полной мере будет соответствовать их потребностям, обеспечит достаточную уверенность и точность данных формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности, одновременно оптимизировав затраты по организации и ведению бухгалтерского учета.

Обобщая совокупность применяемых в настоящее время форм бухгалтерского учета, можно выделить следующие основные формы, представленные на рис.3: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная и упрощенная.

7

Рис.3

Характерной особенностью мемориально-ордерной формы учета является использование мемориальных ордеров и аналитических регистров. На основании поступающих в организацию первичных документов составляют мемориальные ордера, которые оформляются в регистрационный журнал и в регистры синтетического учета - Главную книгу. Также ведутся регистры аналитического учета (карточки) записи в которые делаются на основании первичных документов. По окончании месяца составляются, на основании регистров аналитического и синтетического учета, оборотные ведомости, итоги оборота которых сверяют между собой.

К преимуществам мемориально-ордерной формы учета можно отнести: строгую последовательность учетного процесса, простоту и доступность техники учетной регистрации.

Недостатками данной формы учета являются, прежде всего, громоздкость, дублирование операций большая трудоемкость учетного процесса. В настоящее время практически не используется.

Наиболее прогрессивной формой учета является журнально-ордерная форма учета. Которая основывается на ведении накопительных регистров специальной формы - журналов ордеров. Журналы ордера ведутся по кредитовому признаку, то есть экономическое событие регистрируется по кредиту одного счета по вертикали с дебетом другого счета по горизонтали. Строение отдельных журналов ордеров по ряду счетов обеспечивает совмещение синтетического и аналитического учета при помощи линейно-позиционной записи, что повышает надежность формируемой учетной информации. Итоговые данные по окончании месяца из учетных регистров переносят в главную книгу. Главная книга ведется по дебетовому признаку. Итоги по дебету отдельного счета, вносимого в главную книгу, набираются с кредита нескольких счетов разных журналов - ордеров, а итоги по кредиту счета записываются одной суммой из соответствующих журналов - ордеров за отчетный месяц.

Аналитический учет ведется отдельно, только лишь по тем синтетическим счетам, в развитие которых открывается большое количество аналитических счетов, например по учету материалов, основных средств, готовой продукции.

Для целей проверки правильности итоговых записей в Главной необходимо подсчитать суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Обязательно должно соблюдаться равенство итогов дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо.

По мере совершения хозяйственных операций осуществляется регистрация их в журналы ордера, на этом основании систематическая запись является одновременно и хронологической записью.

К преимуществам журнально-ордерной формы можно отнести формы учета можно отнести: снижение трудоемкости учетного процесса, отпадает необходимость в ведении ряда регистров (мемориальных ордеров, регистрационного журнала, оборотной ведомости по синтетическим счетам, ряда оборотных ведомостей по аналитическим счетам), одновременно повышается контрольное значение учета и упрощается подготовка бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета является сейчас наиболее распространенной, она включает в себя все преимущества журнально-ордерной формы, но в дополнение позволяет полностью автоматизировать все учетные процессы. Наиболее распространенным программным продуктом используемым коммерческими организациями является программа 1 С: "Бухгалтерия". При использовании данной формы бухгалтерского учета пользователь (гл. бухгалтер) получает информацию в виде машинограмм и видеограмм, что позволяет оперативно управлять учетными процессами в организации, повысить точность учетных данных и производительность учетных сотрудников.

Упрощенная форма бухгалтерского учета используемся в основном предприятиями малого бизнеса, когда организация ведет ограниченно-небольшое количество счетов и для ее функционирования достаточно ведения Книги (журнала) учета хозяйственной деятельности, где совмещается синтетический и аналитический учет. Регистрация операций хозяйственных происходит на основании первичных документов в хронологической последовательности с группировкой по счетам. Ведение данного обобщающего регистра позволяет определить наличие имущества и обязательств организации и составить отчетность.

Литература