Організація обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками

За умов такого використання ПК, коли вони тільки обслуговують облік, банк даних створюється в основному з обліку в окремих АРМ, тобто створюється розподілена локальна база даних.

Режим функціонування БД, як відомо, включає створення банку даних і його коригування, відповіді на запити та обслуговування банку даних. Перших два режими -- це не що інше, як формування і використання бази даних -- основи бухгалтерського обліку, і саме в організації їх вирішальна роль належить працівникам обліку.

В організації відповідей на запити виділяють дані і вихідну інформацію. Далі з кожного її виду визначають постачальників і споживачів інформації, періодичність її формування.

До компонентів інформаційного забезпечення відносять: дані, необхідні для вирішення завдань обліку, методи і засоби подання облікових даних, систему уніфікованих документів, систему і методику створення баз даних, інформаційну взаємодію завдань обліку, засоби формалізації запису даних, організації потоків облікової інформації, методи і засоби розподільної інформаційної системи обробки інформації, інформаційну послідовність виконання завдань обліку.

У зв'язку зі зростанням потоків інформації на різних рівнях управління і потребою в одержанні інформації, на робочих місцях провадиться робота зі створення розподільних систем обробки інформації (РСОІ) з використанням ПК.

До складу інформаційного забезпечення в цих умовах входять дані, необхідні для вирішення завдань обліку. До них відносять: поточні і групувальні дані про виробничо-господарську діяльність, нормативно-довідкову і вихідну інформацію, а також таку, яка надходить з інших підсистем.

Методи і засоби подання облікових даних включають засоби описання інформаційних взаємозв'язків даних, організації баз даних на машинних носіях, достовірності інформації, правила документування первинних даних та ін.

Реалізація концепції розподільних баз даних (РБД) в умовах використання ЕОМ дає змогу об'єднати такі питання, як централізація і децентралізація, вибір оптимальних структур облікових даних; раціональне розміщення в них завдань і запитань; забезпечення достовірності облікової інформації; зменшення вартості організації і витрат на дані.

Особливе значення має інформаційна взаємодія між робочими місцями бухгалтера з іншими підсистемами. Інформаційну схему взаємозв'язків завдань бухгалтерського обліку подано на рис. 10.1. Інформаційні взаємозв'язки комплексів завдань обліку формуються як прямі і зворотні зв'язки. Взаємозв'язок завдань обліку з іншими підсистемами забезпечується спільною структурою кодів рахунків і об'єктів аналітичного обліку кодів структурних підрозділів, спільною нормативно-довідковою інформацією і спільною структурою інформаційних даних.

Робочі місця бухгалтера в умовах поділу за функціональними ознаками поділяють на три рівні управління:

* діяльністю структурних підрозділів підприємства (цех, дільниця, ферма, бригада, склади, відділи та ін.);

* щодо ділянок обліку (облік основних засобів, матеріальних цінностей);

* бухгалтерським обліком у цілому.

Три рівні управління забезпечують весь комплекс питань з бухгалтерського обліку, контролю та аналізу господарської діяльності. Робочі місця бухгалтера першого рівня призначено для формування і підготовки первинних документів, обробки і використання інформації, що формується на місцях виникнення інформації. Це дає змогу системно своєчасно оформити усі відхилення від нормальної роботи структурних підрозділів, оперативно втручатися у процес виробництва з економного використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.

Робочі місця бухгалтера другого рівня дають можливість проводити контроль первинної інформації, розв'язувати у діалоговому режимі регламентовані завдання з кожної дільниці обліку.

Робочі місця бухгалтера третього рівня призначено для проведення аналізу роботи структурних підрозділів підприємства у цілому, узагальнення зведених даних, складання оперативної і періодичної звітності, здійснення контролю за використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.

Розвинута система рівневої побудови робочих місць бухгалтера має на тільки велике значення у функціонуванні системи, але є вихідною для побудови інформаційної послідовності при розв'язанні завдань обліку, контролю і аналізу господарської діяльності.

Для достовірного розв'язання завдань обліку необхідно розробити сітьову модель, яка функціонує за такими основними факторами:

* сукупністю функціонування програм і послідовністю їх виконання для забезпечення розв'язання облікових завдань;

* наявністю інформаційної бази;

* переліком завдань, виконання яких обов'язково має передувати розв'язанню цього завдання;

* вихідною інформацією завдання і впливом її на зміну стану інформаційної бази.

Послідовність розв'язання завдань забезпечує організацію робіт, дає змогу уникнути повторного виконання окремих завдань.

Важливим елементом організації інформаційного забезпечення є розробка форм видання вихідної інформації (машинограм, відеограм). Вихідні форми мають містити квінтесенцію необхідної інформації. Дуже важливим з погляду підвищення ефективності управління, проте складним з позиції організації, є створення вихідної інформації за відхиленнями (від норм витрат матеріалів, палива, оплати праці та ін.) із зазначенням причин і винуватців цих відхилень.

3.3 Перспективний розвиток організації обліку розрахунків з постачальниками та підрядчиками

На сучасному етапі діюча система розрахунків з постачальниками і підрядчиками, заготівельними організаціями, банками, різними дебіторами і кредиторами ще не відповідає вимогам прискорення грошового обігу і зміцнення фінансового стану підприємства, що в свою чергу веде до нестабільності у постачанні основних матеріальних ресурсів, особливо паливо - мастильних матеріалів, запасних частин, мінеральних добрив та інших ресурсів, необхідних для сільськогосподарського виробництва.

Несвоєчасні розрахунки створюють взаємну заборгованість між виробником і споживачами продукції, ведуть до несвоєчасних виплат готівкою в рахунок заробітної плати, що викликає невдоволення працюючих та погіршує соціальне становище.

Важливою умовою успішного функціонування виробничо-економічних відносин сільськогосподарських і обслуговуючих підприємств є раціональне використання системи безготівкових розрахунків. Загроза кризи неплатежів вимагає підвищення розрахункової дисципліни суб'єктів господарської діяльності.

Перспективною формою розрахунків між підприємством та його постачальниками чи покупцями є вексель. Вексель - це письмове боргове зобов'язання встановленої форми, яке дає його власнику незалежне право по закінченню строку вимагати з боржника оплати вказаної грошової суми. Вексельне законодавство повинно передбачити порядок передачі векселів і при цьому необхідно ставити спеціальний підпис індосамент. Він може бути декількох видів: іменний, коли вказується ім'я нового власника; банківським, коли відмічається тільки факт передачі векселя без визначення конкретної особи.

Наступна передача векселя здійснюється простим врученням. Вексельне зобов'язання може бути гарантоване банком (повністю або частково) в вигляді спеціального надпису на лицьовій стороні векселя, яка отримала назву аваль і дається на одну з осіб, які відповідають по векселю. Тому підприємство для забезпечення дебіторської заборгованості мало б використовувати вексель.

Залежно від форми бухгалтерського обліку, яка застосовується на підприємстві, розрахункові операції з покупцями і постачальниками реєструються або в спеціальній книзі розрахунків, або в Журналах - ордерах № 6, №11 та реєстрах до нього. Доцільніше застосувати реєстри по розрахунках з кожним постачальником і покупцем окремо. При застосуванні окремих реєстрів буде більш наочніша картина стану розрахунків за кожним партнером.

З метою покращення розрахункової дисципліни і для скорочення дебіторської заборгованості пропонуємо вести журнал-ордер 11 с. - г., відомість 11-б с. - г. і реєстри.

До відомості 11.6 с. - г. пропонуємо вести реєстри документів про реалізацію продукції, виконані роботи та надані послуги. Реєстри разом з первинними документами, на основі яких вони складені, здають в бухгалтерію. Строки здачі реєстрів мають бути передбачені на підприємстві графіком документообороту і залежать від видів реалізованої продукції, установленого порядку розрахунків з покупцями.

Бухгалтерія використовуючи виписки з банка і документи по них, а також касові документи перевіряє оплату кожної накладної або іншого супроводжуючого документа і робить відмітку про оплату в спеціальних графах реєстру. При цьому використовують дату оплати і код рахунка, на який віднесена виручка. Після оплати всіх документів в реєстрі підраховують загальну кількість відправленої і прийнятої продукції і загальну суму, представлену підприємством до оплати.

В кінці місяця в реєстрах, які здаються в бухгалтерію, відображають загальну кількість кожного виду продукції, яка реалізована з початку року, що забезпечує оперативний контроль за виконанням плану реалізації продукції виробленими підрозділами підприємства.

Підраховані обороти по кількості і вартості в кінці місяця з реєстра переносять у відомість 11.6 с. - г. Дана відомість буде являтись узагальнюючим регістром аналітичного обліку розрахунків з покупцями.

В даний час облікові працівники багато робочого часу затрачають на оформлення та реєстрацію товарно-транспортних накладних на реалізацію сільськогосподарської продукції (молока на молокозавод, зерна на елеватор, цукрового буряку на цукровий завод) і приймальних квитанцій. Об'єм цих робіт збільшується, якщо на кілька накладних виписана одна квитанція. За різними причинами (зміна відправленої-отриманої продукції, арифметичні помилки) підсумкові дані квитанції не співпадають з підсумковими даними накладних. Для усунення цього недоліку та скорочення кількості документів необхідно об'єднати товарно-транспортну накладну і приймальні квитанції в формі одного документа, так як сільськогосподарські підприємства і заготівельні організації в наш час знаходяться в єдиному підпорядкуванні, та одночасно виключити транспортний розділ, так як він в більшості суб'єктів аграрного бізнесу не заповнюється, оскільки відвантаження продукції здійснюється, як правило, власними силами.

Крім того, в товарно-транспортній накладній для визначення залікової маси зерна необхідно вивести слідуючі дані: вологість, пошкодженність, домішки, скидка (-), надбавка (+).

Такі реквізити, як ціна і сума за відправленою і прийнятою продукцією являються різними, оскільки для підприємства це ціна активного ринку, а для хлібоприймального підприємства, закупівельна. Тому необхідно передбачити графу закупівельна ціна.

Використання нової форми товарно-транспортної накладної зменшить кількість документації, яку потрібно обробляти бухгалтерії і цим самим спростило б облік. Вагомою зміною могло б стати запровадження карточки обліку розрахунків з кожним підприємством і стану розрахунків з ним на кінець звітного періоду.

Ці заходи є передумовою для покращення економічного стану підприємства, так і на покращення стану розрахунків з кредиторами і дебіторами.

Висновки та пропозиції

В цілому слід відзначити, що господарські зв'язки - це необхідна умова діяльності підприємства, тому що вони забезпечують безперебійність постачання, безперервність процесу виробництва і своєчасність відвантаження, а так само реалізації продукції (робіт, послуг). В результаті проведеного дослідження були розглянуті теоретико-методологічні основи розрахунків з постачальниками та підрядниками, їх нормативно-законодавче регулювання.

Відповідно ми визначили, що метою ведення бухгалтерського обліку роботи с постачальниками і складання фінансової звітності є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансове становище, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства. Бухгалтерський облік є обов'язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

Основою нормативно-правової бази, яка регламентує порядок організації обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками є Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку .

Слід відзначити, що технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Документування є важливою ланкою в ланцюгу функціонування бухгалтерського обліку. Усі дані про господарські операції відображуються в первинних документах, після чого їх потрібно згрупувати та узагальнити за об'єктами бухгалтерського обліку. Для більшої ефективності цієї роботи використовуються методи автоматизації за допомогою інформаційних систем. На підприємстві ДП «Малинський лісгосп АПК» діє інформаційна система «1С».

Програма 1С: Бухгалтерія є універсальною бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах.

Для подальшого зростання ефективності бухгалтерського обліку необхідно більш глибоко впроваджувати системи без паперового документообігу.

Список використаної літератури

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV

2. Міжнародні стандарти бухгалтерського обліку 2000 (переклад з англійської мови за редакцією С.Ф. Голова.) - Київ. Федерація професійних бухгалтерів і аудиторів України, 2000.

3. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV

4. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 1 "Загальні вимоги до фінансової звітності", затверджено наказом Міністерства фінансів України від 31 березня 1999 р. N 87

5. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 "Баланс", затверджено наказом Міністерства фінансів України від 31 березня 1999 р. N 87

6. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 11 "Зобов'язання", затверджено наказом Міністерства фінансів України від 31 січня 2000 р. N 20

7. Бутинець Ф.Ф., Давидюк Т.В., Малюга Н.М., Чижевська Л.В. Бухгалтерський управлінський облік: Підручник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності 7.050106 «Облік і аудит». / За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця. - 2-е вид., перероб. та доп. - Житомир: ПП «Рута», 2002. - 480 с.

8. Бухгалтерський фінансовий облік: Підручник для студентів спеціальності «Облік і аудит». вищих навчальних закладів / За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця. - 6-е вид., доп. і перероб. - Житомир: ПП «Рута», 2005. - 756 с.

9. Сопко В. В. Бухгалтерський облік в управлінні підприємством. Навчальний посібник.- київ, КНЕУ, 2006.

10. Ткаченко Н. М. Бухгалтерський фінансовий облік, оподаткування і звітність: Підручник. - 2-ге вид. доповнене й перероблене. - К.: Алерта, 2007. - 954 с.

11. Михайлов М.Г., Телегунь М.І., Кадацька А.М., Баранік О.О. Бухгалтерський фінансовий облік в сільськогосподарських підприємствах:. Навчальний посібник. - К: Центр учбової літератури, 2008. -472 с

12. Клименко О.В Інформаційні системи і технології в обліку. Навчальний посібник. - К.: Центр учбової літератури, 2008. - 320 с.

13. Лишиленко О.В. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. -- Київ: Вид-во "Центр навчальної літератури", 2008. -- 219 с

14. Волкова І.А. Фінансовий облік. Навчальний посібник. - К.: Центр учбової літератури, 2008. - 228 с.

Размещено на Allbest