2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором филиала.

2.3. По указанию директора филиала планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителем директора.

2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.

2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.

2.7.Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.

2.8. Выполняет копировальные работы.

2.9. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов филиала.

2.10. По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.

2.11. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками филиала.

2.12. Осуществляет отправку документов из филиала в канцелярию и секретариат руководства.

2.13. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

2.14. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства.

2.15. Обеспечивает сохранность документов филиала.

2.16. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.

2.17. Своевременно выписывать накладные и счет-фактуру, а также соответствующие сопроводительные документы. 3. Обязанности

3.1. Для выполнения возложенных на него функций оператор обязан:

3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.

3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.

3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.

3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

3.6. Обеспечивать сохранность документов.

4. Права

Оператор имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.

5. Ответственность

Оператор несет административную ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов

5.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

5.5.Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. Оценка деятельности

Оператор в своей деятельности обязан:

- руководствоваться настоящей должностной инструкцией;

- качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции и обязанности.

7. Порядок пересмотра должностной инструкции

8.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год.

8.2. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руководителем кадровой службы с последующим утверждением директора.

Руководитель

Кадровой службы ____________ Ф.И.О.

С инструкцией ознакомлен:

Оператор ПК _____________Ф.И.О.

«___»__________200_г.

4.2 Совершенствование документирования учёта движения товара на основе автоматизации

Ведение электронной документации предоставляет дополнительные возможности для делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более эффективными, но в то же время и накладывает некоторые ограничения и предъявляет определённые требования к организации рабочих мест документоведов.

К основным преимуществам использования электронных документов можно отнести:

· Выполнение компьютерной обработки электронных документов значительно ускоряется;

· Ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

· При рассылке по электронной почте они оперативно передаются на любые расстояния;

· Хранение электронных документов не требует больших площадей для архивов;

· Повышается эффективность работы с документами;

· Наличие базы заготовок документов сокращает время на подготовку новых;

· Снижение расхода бумаги при возможности работы с электронным проектом документа и внесении изменений без вывода на бумагу;

· Одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим;

· Одновременная рассылка документа сразу нескольким адресатам. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документирование и делопроизводство: Учебное пособие. - Изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: изхдательский центр «МарТ», 2005. С. 200-201.

Компания «ТД Интерторг» является крупной торговой организацией, имеющей разветвленную систему филиалов на различных территориях, поэтому создание общей информационной базы является необходимым условием эффективного использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия.

С вступлением в силу закона об электронной подписи Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1-ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2., стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

В ходе анализа документооборота одного из филиалов «Народная 7ЯСемьЯ» показал, что приём и передача документации из главного офиса компании в её филиал осуществляется курьером водителем, причём также осуществляется документооборот между главным офисом и отдалёнными от Санкт-Петербурга филиалами, а это, безусловно, большая потеря времени на передачу и согласование информации. В связи с этим создание единой информационной базы посредством функционирования единой локальной вычислительной сети позволит сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота, функционирующая в локальной вычислительной сети, должна обеспечивать следующие функции:

· учёт и регистрация поступающей корреспонденции, для последующего направления корреспонденции на рассмотрение руководства соответствующего филиала или наоборот головного офиса компании;

· регистрация всей исходящей корреспонденции главного офиса и филиалов компании Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 35.;

· формирование дел в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

· быстрый поиск необходимых документов.

Создание подобной информационной базы особенно облегчит процесс перемещения товаров внутри компании, т.е. между складами ООО «ТД Интерторг» и филиалами и непосредственно между филиалами (универсамами).

В настоящее время на рынке информационных технологий представлено больше множество интегрированных информационных систем, отвечающих различным запросам потребителей.

Безусловно, при выборе информационной системы необходимо учитывать потребности организации. Однако существует следующий ряд критериев, на которые нужно обратить первое внимание при выборе системы электронной документации:

- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

- какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисами компании, эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми затратами Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД. 1998. С. 48..

Также следует отметить, что применение систем электронной документации невозможно без применения современных средств защиты информации от преднамеренной порчи или кражи.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В первой главе данной дипломной работы была представлена общая характеристика объекта исследования - филиала компании «ТД Интерторг» - универсам «Народная 7ЯСемьЯ». В ходе исследования были определены основные цели и особенности деятельности компании в целом и её филиалов. Также были проанализированы организационные структуры главной компании и рассматриваемого филиала. Построение организационных структур позволило определить характер взаимодействия филиала «Народная 7ЯСемьЯ» и подразделений ООО «ТД Интерторг».

В ходе рассмотрения нормативной законодательной базы, регламентирующей документирование на предприятии, мы выявили, что основным регламентирующим документом по вопросу документирования учёта товара являются «Методические рекомендации по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли» (утв. письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5). Также были выявлены некоторые недостатки в нормативной базе непосредственно предприятия.

В ходе исследования и анализа процесса организации документирования учёта движения товара на филиале «Народная 7ЯСемьЯ» были построены схемы движения входящей и исходящей документации в виде развернутых оперограмм. Были подробно рассмотрены процессы учёта поступления товара, размещения поступивших товаров, перемещения внутри компании и процесс возврата товара поставщику в случае выявления не качественного товара.

В проектной части дипломной работы были разработаны рекомендации по совершенствованию работы с документами, в частности документами по учёту товаров. Так была разработана надлежащая должностная инструкция для Оператора ПК филиала «Народная 7ЯСемьЯ». Также было выдвинуто предложение по автоматизации процесса делопроизводства посредством применения единой интегрированной информационной системы на предприятии, которая позволит выполнять следующие функции:

· учёт и регистрация поступающей корреспонденции, для последующего направления корреспонденции на рассмотрение руководства соответствующего филиала или наоборот головного офиса компании;

· регистрация всей исходящей корреспонденции головного офиса и филиалов компании;

· формирование дел в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

· быстрый поиск необходимых документов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации

2. Налоговый кодекс РФ. Часть первая от 31.07.1998 №146-ФЗ. Налоговый кодекс РФ. Часть вторая от 5.08.2000 №117-ФЗ

3. Федеральный Закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 декабря 1996г. (с изменениями от 30.06.2003)

4. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденное приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н

5. Постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»

6. Методические рекомендации по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли. Утв. письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5

7. Гуккаев В.Б. Документальное отражение операций реализации в организациях розничной и оптовой торговли //Бухгалтерский учет и налоги в организациях торговли и общественного питания. 2005. -№9. С. 25-29

8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: Журнал «Управление персоналом», 2003. - 408 с.

9. Николаева Г.А. Бухгалтерский учет в розничной торговле: учеб.- практ. пособие.

10. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документирование и делопроизводство: Учебное пособие. - Изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: изхдательский центр «МарТ», 2005. - 304 с.

11. Патров В.В. Учет операций по поступлению товаров // Бухгалтерский учет. - 2003. - №12. - с.35-39.

12. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: ТК Велби, Проспект, 2004. - 216 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

ООО «ТД Интерторг» ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству _____________№______ Санкт-Петербург		УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор __________ И.О.Ф. «_______»___________

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ООО «ТД Интерторг» единую систему подготовки и качественного оформления документов, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.

1.2. Выполнение требований настоящей инструкции обязательно для всех сотрудников ООО «ТД Интерторг».

1.3. Обеспечение сотрудников ООО «ТД Интерторг» техническим оборудованием и средствами осуществляет отдел информационных технологий; необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями - офис-менеджер.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Документы оформляются в соответствии с ГСДОУ и образцами документов ООО «ТД Интерторг».

2.2. Бланки документов.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь строго определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются двух форматов: А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

В делопроизводстве Компании устанавливаются следующие виды бланков: бланк для письма, бланк для письма Управления развития бизнеса, общий бланк для всех других видов документов (приказов, распоряжений, служебных записок и т.д.).

Исходящая корреспонденция за пределы организации оформляется на простых бланках с центрованным расположением реквизитов за подписью Генерального директора и его заместителей. Переписка между подразделениями организации ведется на бланках с центрованным расположением за подписью начальника подразделения.

2.2. Документы ООО «ТД Интерторг» приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их Генеральным директором.

2.3. Подготовка и оформление приказов (по основной деятельности) и распоряжений:

2.4. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ООО «ТД Интерторг».

2.5. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела и доводятся до ознакомления (под роспись) с лицами, перечисленными в приказе на листе ознакомления.

3. Требования к реквизитам документов

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия - автора документа, название вида документа (не указывается на письмах), заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении в дело.

3.1. Наименование организации - Общество с ограниченной ответственностью «ТД Интерторг». Сокращенное название - ООО «ТД Интерторг».

3.2. Заголовок к тексту документа.

3.3. Дата документа.

Датой документа является дата подписания; для документа, принимаемого коллективным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающий документ. Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

3.4. Индекс документа.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который исходя из задач поиска, дополняется индексами структурных подразделений при регистрации исходящих и входящих документов.

3.5. Текст документа.

3.6. Согласование документа.

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Компании, ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. Замечания или дополнения излагаются на отдельном листе.

Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "Согласовано", наименование организации и должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

3.7. Подпись документа.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, сторонним организациям, подписываются Генеральным директором и главными специалистами. Документ, как правило, подписывает одно должностное лицо в соответствии с компетенцией, установленной функциональными обязанностями или иным правовым актом.

3.8. Отметка о поступлении документа проставляется резиновым штемпелем и оформляется рукописным способом справа на нижнем поле первого листа документа.

В отметке о поступлении указывается дата, индекс и сокращенное наименование комбината и структурного подразделения.

3.9. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает слова: "В дело", индекс дела, в котором будет храниться документ, краткие сведения об исполнении документа, должность-исполнителя, его подпись и дату.

3.10. Утверждение документа.

Утверждение - способ удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента утверждения. Утверждается, как правило, следующие виды документов:

- положения о предприятиях, структурных подразделениях, соответствующих органах и комиссиях;

- устав предприятия;

- отчеты и балансы;

- текущие и перспективные планы;

- структура и штатные расписания;

- акты о приеме и передаче дел.

Утверждение документов производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа, если введение документа требует дополнительных действий и указаний.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, элементами грифа утверждения являются:

- слово «УТВЕРЖДАЮ»;

- должность лица, утвердившего документ;

- личная подпись и ее расшифровка (указание ФИО);

- дата утверждения.

При утверждении документа приказом или другими распорядительными документами гриф утверждения оформляется по следующей форме: слово УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, организации в творительном падеже, дата и индекс документа.

В грифе утверждения слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатаются прописными (заглавными) буквами без кавычек и двоеточия.

3.11. Адресат документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

Документы могут адресоваться конкретному должностному или частному лицу.

Если документ адресуется руководителю организации, учреждения, предприятия или его заместителю, то наименование организации может входить в состав наименования должности адресата.

3.12. Резолюция.

В резолюции делаются указания по исполнению документа. В состав резолюции долины входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы.

3.13. Оформление приложений.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение на __ л. в __ экз.

3.14. Проставление печати.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Печать следует проставлять на поле реквизита "Подпись" таким образом, чтобы она ложилась на часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.

Печать ставится на документах, где воспроизведение ее оттиска предусматривается нормативным актом (трудовые книжки, титульные листы и т.д.).

3.2. Виза согласования обязательно должна включать следующие элементы:

- слово «СОГЛАСОВАНО»;

- должность лица, согласовавшего документ;

- личная подпись и ее расшифровка;

- дата согласования.

4. Организация документооборота

4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов

4.1.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарями Генерального управления. При этом проверяется правильность доставки, наличие приложений, наличие обязательных реквизитов (координаты отправителя, текст, подпись отправителя с расшифровкой - указанием ФИО).

Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой "лично", которая вручается адресату в конверте. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается его секретарю.

4.1.2. Регистрация входящих документов осуществляется централизованно секретарями Генерального управления, путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно секретарем генерального директора.

4.1.3. В Журнал регистрации входящей документации заноситься следующая информация: входящий номер/дата, исходящий номер/дата, организация - отправитель, краткое содержание документа, исполнитель, примечания (роспись исполнителя о получении документа и др. информация).

4.1.4. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ООО «ТД Интерторг», указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера (с начала года).

4.1.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка.

4.1.6. После регистрации входящие документы передаются адресантам. Если получено письмо-ответ, находится инициативное письмо (ксерокопия) и прикрепляется к нему.

4.1.7. Документы, поступившие на имя Генерального директора, передаются секретарем ему на рассмотрение.

4.1.8. В ходе рассмотрения документов Генеральный директор проставляет на них резолюцию, содержание которой (исполнитель, поручение, срок исполнения) заносится секретарем в Журнал регистрации входящих документов. Затем документ передается исполнителю под роспись.

4.1.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить секретарю информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.

4.1.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку "В дело" и о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.

4.1.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

4.1.12. Внутренняя документация (докладные и служебные записки, заявки и т.д.) поступающая на имя генерального директора регистрируется секретарем в Журнале учета внутренней документации. Сотрудникам ООО «ТД Интерторг» следует не допускать переписки по вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону.

4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов

4.2.1. Исходящие документы готовятся на бланках для писем ООО «ТД Интерторг», служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.

Внутренние документы составляются на общем бланке. Документы, как правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрение получателем.

4.2.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

4.2.3. При оформлении исходящих писем наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части.

4.2.3. Для писем, содержащих более 8 строк текста, обязательным реквизитом является заголовок, который начинается с предлога «О» и содержит краткое резюме документа. Например: «О направлении технической документации».

4.2.4. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово "Копия" перед 2,3,4 адресатом не проставляется.

4.2.5. После проверки правильности оформления исходящих или внутренних документов, секретарь передает их на подпись Генеральному директору или его заместителям.

4.2.6. После подписания в секретариате Генерального управления проставляется исходящий или внутренний номер документа.

Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле секретариата. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.

4.2.7. Данные об исходящих или внутренних документах заносятся в Журнал регистрации исходящих документов секретарями Генерального управления. Журнал включает в себя: номер и дата исходящего документа, организация - получатель, краткое содержание документа, ФИО исполнителя, готовившего документ, примечания.

4.2.8. Подписанные руководством документы должны отправляться или передаваться в соответствующее структурное подразделение не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания. При отправке документов по факсу, следует на обороте последнего листа указывать фамилию принявшего документ.

4.2.9. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на инициативном документе должна быть проставлена отметка об исполнении, содержащая следующее: "В дело №_. Отправлено письмо от ____№_. Подпись исполнителя, дата".

4.3. Организация контроля исполнения документов

4.3.1. В ООО «ТД Интерторг» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.

4.3.2. Ставить документы на контроль имеет право Генеральный директор ООО «ТД Интерторг».

4.3.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя Генерального директора возлагается на секретаря Генерального директора.

4.3.4. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится отметка "Контроль". Вся информация о них заносится в БД (база данных) (журнал контроля) секретарем Генерального директора.

4.3.5. Задание снимается с контроля только с указания Генерального директора.

4.3.6. В течение установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены.

Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных запросов в процессе исполнения документа не дает основания считать вопрос решенным.

4.3.7. Исполнитель обязан давать секретарю Генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.

4.3.8. Сведения об исполнении контрольного задания должны передаваться секретарю Генерального директору не позднее установленной даты исполнения для внесения информации в Журнал контроля и снятия документа с контроля.

4.3.9. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа (поручения) несет исполнитель.

4.3.10. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с Генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в Журнал контроля.

4.3.11. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ООО «ТД Интерторг». При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.

Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 14 дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.

4.3.12. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителем, виза или замечания соисполнителей даются в течение одного рабочего дня после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.

4.5. Составление номенклатуры дел

4.5.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве ООО «ТД Интерторг».

Сводная номенклатура дела ООО «ТД Интерторг» должна отражать полный комплекс дел каждого подразделения и быть оформленной согласно общим требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (п. 9.1.3.).

4.5.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.

4.5.3. Номенклатуры дел подразделений подготавливаются сотрудниками подразделений, хорошо знающими задачи и документацию подразделения, после чего визируются руководителями подразделений, а затем представляются на согласование начальнику Общего отдела для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ООО «ТД Интерторг» и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел Генеральный директор.

4.5.4. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит:

- наименование вида документа (распоряжение, протоколы, переписка и т. п.), включенного в дело;

- определение участка работы или "опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и т. п.

Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).

При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов.

4.5.5. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. п. не допускается.

4.5.6. Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего отдела:

Номенклатура дел

(название отдела)

на 200__ год

Индекс дела	Заголовок дела	Наименование подразделения	Кол-во дел (томов)	Срок хранения	Примечание

Начальник отдела Подпись И.О.Фамилия

4.5.7. Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры в подразделениях ООО «ТД Интерторг» не допускается.

4.6. Формирование и оформление дел

4.6.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел - ООО «ТД Интерторг».

4.6.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

4.6.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.

4.6.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).

4.6.5. Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала.

4.6.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.

4.6.7. Обложка дела оформляется следующим образом:

- название организации - ООО «ТД Интерторг»;

- наименование подразделения;

- номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;

- заголовок дела;

- год заведения или квартал года;

- том дела;

- срок хранения.

4.7. Экспертиза ценности документов

4.7.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение.

4.7.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ООО «ТД Интерторг». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель юридической службы ООО «ТД Интерторг». ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии.

4.7.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.

4.7.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.

4.7.5. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.

4.7.6. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором.

4.7.7. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

4.7.8. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

4.7.9. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

4.8. Передача дел в архив

4.8.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.

4.8.2. Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение.

4.8.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.

4.8.4. В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.

4.8.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.

Начальник Общего отдела подпись И.О.Ф.

Размещено на Allbest.ru