Організація обліку інвентаризації

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

"Організація обліку інвентаризації"

Зміст

Вступ

Розділ 1. Організаційні засади інвентаризаційних процесів

1.1 Сутність та порядок проведення інвентаризації

1.2 Завдання організації інвентаризаційних процесів

1.3 Об'єкти та суб'єкти організації інвентаризації

Розділ 2. Організація обліку інвентаризації

2.1 Документальне оформлення інвентаризації

2.2 Синтетичний та аналітичній облік інвентаризації

Розділ 3. Недоліки та шляхи вдосконалення організації інвентаризаційного процесу на підприємстві

3.1 Недоліки організації інвентаризаційного процесу

3.2 Шляхи вдосконалення інвентаризаційного процесу на підприємстві

Висновок

Список використаної літератури

Вступ

Інвентаризація є єдиним способом фактичного контролю за наявністю майна підприємств, оскільки забезпечує можливість взяти на облік можливі розходження між даними обліку і фактичною наявністю господарських засобів. Інвентаризація є одним з важливих методів бухгалтерського обліку, яким забезпечується перевірка і документальне підтвердження достовірності даних бухгалтерського обліку про наявність і стан матеріальних і нематеріальних активів, іншого майна, капіталу, інвестицій, розрахунків, резервів і зобов'язань.

Сьогодні жоден суб'єкт господарювання, незалежно від величини, форми власності та організаційно-правової форми не може нехтувати проведенням інвентаризації, оскільки відповідно до законодавства України, зокрема ЗУ "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" для підтвердження правильності та достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності передбачено проведення підприємствами незалежно від форм власності інвентаризація майна, коштів і фінансових зобов'язань.

Разом з тим, вітчизняними та зарубіжними науковцями та практиками з року в рік піднімаються та обговорюються питання про не належну організацію та проведення інвентаризації на більшості підприємствах, що в свою чергу призводить до викривлення інформації про реальний фінансовий та майновий стан діяльності підприємства.

Розділ 1. Організаційні засади інвентаризаційних процесів

1.1 Сутність та порядок проведення інвентаризації

Інвентаризація - це перевірка фактичної наявності та стану об'єкту контролю, яка здійснюється шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації та порівняння отриманих даних з даними бухгалтерського обліку.

Порядок і терміни проведення інвентаризації на підприємствах, в організаціях і установах регламентуються статтею 10 ("Інвентаризація активів і зобов'язань") Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 p. № 996-XIV, Порядком надання фінансової звітності, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 р. № 419, та Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1999 р. №69. Відповідно до цих нормативних актів об'єкти і терміни проведення інвентаризації визначає власник (керівник) підприємства, крім випадків, коли їх проведення обов'язкове, а саме:

перед складанням річної фінансової звітності;

при передачі майна державного підприємства в оренду, у разі приватизації державного підприємства, перетворення державного підприємства в акціонерне товариство;

у випадку зміни матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей, а також за приписом судово-слідчих органів;

у разі пожежі, стихійного лиха або техногенної аварії;

у разі ліквідації підприємства, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

Проведення інвентаризації активів і зобов'язань складається з наступних стадій [3, с. 184]:

1. Організаційна стадія (вибір об'єкта інвентаризації; підбір і комплектування інвентаризаційної комісії; видача розпорядження на проведення інвентаризації; інструктаж члені інвентаризаційної комісії);

2. Підготовча стадія - активи (пред'явлення повноважень на проведення інвентаризації; огляд місця зберігання об'єктів інвентаризації; отримання і перевірка останнього звіту та документів про рух запасів; отримання від МВО розписки; перевірка вагового господарства; підготовка запасів до визначення їх фактичної наявності), - зобов'язання (пред'явлення повноважень на проведення інвентаризації; перевірка облікових регістрів і своєчасності відображення в них розрахункових документів; визначення кількості контрагентів; складання опису за даними бухгалтерського обліку);

3. Технологічна стадія - активи (перевірка наявності і стану об'єктів інвентаризації; оцінка стану об'єктів інвентаризації; підготовка робочої документації (складання інвентаризаційних описів), - зобов'язання (висилання контрагенту запиту з метою взаємозвірки; збір та аналіз інформації, отриманої від контрагентів);

4. Результативна стадія - активи (складання порівняльних відомостей; проведення розрахунків по зарахуванню пересортиць; проведення розрахунків по списанню природного убутку; відображення в порівняльній відомості даних по зарахуванню пересортиць; відображення в порівняльній відомості даних та списання природного убутку; визначення кінцевих результатів інвентаризації; прийняття рішення за результатами інвентаризації), - зобов'язання (вирішення спірних питань; складання протоколу за результатами і попередньої процедури; складання інвентаризаційних описів; передача документації суб'єкту, що призначив інвентаризацію; прийняття остаточних рішень).

Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків від 11 серпня 1994 році № 69 визначає певні вимоги до постійно діючих та робочих інвентаризаційних комісій, так в ній зазначено, що для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах, розпорядчим документом їх керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівника структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником.[2]

В даному аспекті, керівникам необхідно звертати увагу на грамотне формування інвентаризаційної комісії у складі висококваліфікованих фахівців, які зможуть виконати всі стадії інвентаризації та прийняти обґрунтовані управлінські рішення на основі її результатів.

На підприємствах з великим обсягом інвентаризаційних робіт та розгалуженою структурою за наказом керівника можуть створюватися робочі інвентаризаційні комісії, які проводять інвентаризацію безпосередньо в місцях зберігання та виробництва матеріальних цінностей і у структурних підрозділах підприємства.

Інвентаризацію проводять, як правило, на перше число місяця, що полегшує наступне порівняння її результатів з показниками обліку. До початку інвентаризації матеріально відповідальні особи проводять певну роботу щодо відображення всіх первинних документів з вибуття й оприбуткування цінностей і коштів у книгах і регістрах. [5, c. 86-90]

У процесі інвентаризації, яка відбувається шляхом підрахунку, зважування, обмірювання, визначають фактичну наявність об'єктів інвентаризації, дані про які записують в інвентаризаційному описі, який підписують усі члени комісії. При проведенні інвентаризації неодмінно повинна бути присутня матеріально відповідальна особа. Вона дає розписку, що всі прибуткові й видаткові документи стосовно обліку матеріальних цінностей здано до бухгалтерії.

В основі інвентаризації лежить один із загальнонаукових методичних прийомів дослідження - порівняння, оскільки обов'язковою умовою проведення інвентаризації є порівняння фактичних і облікових даних про наявність, стан та оцінку активів, власного капіталу і зобов'язань підприємства. [6, c. 23]

На час проведення інвентаризації діяльність підрозділу (комори, складу, сховища), як правило, припиняється. Інвентаризаційні описи складають у декількох примірниках, один з яких передають матеріально відповідальній особі, при цьому матеріально відповідальна особа на кожному описі ставить свій підпис про матеріальну відповідальність за перелічені в ньому цінності. Дані інвентаризаційних описів порівнюють з даними бухгалтерського обліку і складають порівняльні відомості, де визначають результат інвентаризації. Внаслідок такого порівняння встановлюють відповідність або невідповідність облікових і фактичних даних, тобто:

а) фактичний і бухгалтерський запис збігаються;

б) фактичний залишок менше облікового -- нестача;

в) фактичний залишок більше облікового -- надлишок.

Матеріально відповідальні особи повинні дати інвентаризаційній комісії письмові пояснення щодо причин нестач та надлишків.

Свої висновки і пропозиції щодо врегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівнику підприємства, який у 5-денний термін розглядає і затверджує протокол. Затверджені результати інвентаризації відображають у бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року.

Результати інвентаризації відображають в обліку в такому порядку:

надлишки основних засобів, товарів і матеріалів, цінних паперів, коштів, іншого майна підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно до доходів діяльності або збільшення фінансування;

нестачу цінностей у межах затверджених норм природного убутку списують за рішенням керівника підприємства на валові витрати або на зменшення фінансування;

понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування відносять на винних осіб за цінами, за якими розраховують розмір шкоди;

понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей та готової продукції, якщо винних не встановлено, зараховують на збитки або зменшення фінансування.

1.2 Завдання організації інвентаризаційних процесів

До основних завдань організації інвентаризації відносять:

- виявлення фактичної наявності основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також обсягів незавершеного виробництва в натуральному вираженні, дебіторської заборгованості, зобов'язань і забезпечень, витрат і доходів майбутніх періодів, інших активів;

- встановлення надлишків або нестач цінностей та коштів шляхом порівняння фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку, а також інших розбіжностей; виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделей, а також матеріальних цінностей та матеріальних активів, які не використовуються в господарській діяльності;

- перевірка дотримання умов і порядку зберігання матеріальних або грошових цінностей, а також правил утримання чи експлуатації основних засобів; перевірка вартості зарахованих на баланс основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів і фінансових інвестицій, сум грошей у касі та на поточних рахунках в установах банків, грошових коштів у дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів майбутніх витрат і платежів. [3, с. 180-181].

Досягти вирішення відповідних завдань інвентаризації можливо лише завдяки спільній роботі усього персоналу підприємства (усіх структурних підрозділів), починаючи від керівника і завершуючи обслуговуючим персоналом. Дане завдання покладається в першу чергу на керівника підприємства. Однак, сьогодні, більшість працівників, які безпосередньо задіяні у організації і проведенні інвентаризації на підприємстві не завжди відповідально відносяться до виконання своїх обов'язків та завдань. [4, c. 65-68]

Проведенню інвентаризації передує організаційна робота, яка включає:

розробку планів проведення інвентаризації;

нормування робочого навантаження працівників, що включені до складу інвентаризаційної комісії; інформаційне та технічне забезпечення проведення інвентаризації.

Важливим етапом організації проведення інвентаризації є організація інформаційного та технічного забезпечення. До організації інформаційного забезпечення слід відносити інструктаж членів комісії щодо порядку проведення інвентаризації відповідно до основних положень нормативної бази з урахуванням останніх змін і доповнень, який має бути проведений до початку роботи інвентарної комісії, із забезпеченням при необхідності членів комісії необхідними інструктивними матеріалами. Оскільки загальна перевірка стану матеріальних цінностей і коштів можлива за умов порівняння їх фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку, до зазначеного напряму організації забезпечення інвентаризації слід відносити і випрацювання оптимальної як для роботи членів комісії, так і для роботи апарату бухгалтерії схеми надання інформації на відповідних носіях. Для цього працівникам облікового апарату (відповідних секторів, поточного архіву апарату) на момент початку інвентаризації слід підготувати пакет необхідного обсягу носіїв облікової інформації для внесення даних про фактичні залишки майна в інвентаризаційні описи.

Організація технічного забезпечення проведення інвентаризації полягає у підготовці відповідних технічних умов для здійснення відповідних робіт та виконання функцій членами комісії. Сюди варто відносити: забезпечення членів комісії засобами праці в необхідній кількості (бланками інвентаризаційних описів, ручками, калькуляторами, приладами вимірювання маси, вологості та інших характеристик товарно-матеріальних цінностей); за значного територіального розміщення установи чи організації необхідно організувати підвезення членів комісії до місця перевірки; забезпечення процесу обробки інформації, отриманої під час проведення інвентаризації, за допомогою ПК та іншої організаційної техніки.

інвентаризаційний аналітичний ревізія бухгалтерський

1.3 Об'єкти та суб'єкти організації інвентаризації

Об'єктом інвентаризації є майно організації, що підлягає інвентаризації незалежно від його місцезнаходження, і всі види фінансових зобов'язань. Інвентаризації підлягають виробничі запаси та інші види майна, не належать організації, але значаться в бухгалтерському обліку (що знаходяться на відповідальному зберіганні, орендовані, отримані для переробки), а також майно, не враховане з яких-небудь причин. [10]

Суб'єктом виступатиме інвентаризаційна комісія створена відповідними органами, причому у різних випадках вона відрізнятиметься лише присутністю або відсутністю певних осіб (ліквідатор, член ліквідаційної комісії, аудитор, ревізор, орендодавець тощо).

Якість інвентаризаційної роботи головним чином залежить від підготовки і правильного підбору суб'єктів інвентаризації. Людина, яка проводитиме інвентаризацію або здійснюватиме контроль за її проведенням, повинна бути чесною, справедливою, принциповою.

Виділимо певні вимоги, які повинні висуватися до інвентаризаційної комісії як цілісного суб'єкта (а не окремо до кожного з членів комісії) [11, с. 36]:

1. Компетентність - проведення інвентаризації слід доручати досвідченим працівникам, обізнаним з характеристикою господарських засобів, що перевіряються, технікою визначення їх фактичної наявності, номенклатурних, технологічних, якісних і сортових показників, порядок організації документування та звітності матеріально відповідальних осіб, порядок оформлення результатів інвентаризації.

2. Гласність - склад комісій формується до початку інвентаризації. Список осіб, що входять до складу комісій слід оприлюднити в колективі.

3. Кількість членів комісії - для проведення інвентаризації достатньо три-п'ять членів комісії, оскільки за більшої кількості вони можуть заважати один одному, особливо при проведенні інвентаризації у невеликому приміщенні, а за меншої кількості (два члени комісії) існує високий рівень ризику їх змови з метою приховування певних активів (майна) підприємства

4. Оновлюваність складу - для забезпечення більшої ефективності інвентаризацій склад комісій кожного разу або через певний час слід оновлювати. Призначаючи новий склад комісії, не обов'язково змінювати його повністю. Для виконання покладених на неї функцій потрібні певні навики і знання, тому бажано досвідчених працівників зберігати в складах комісій. Не виключено і повне оновлення складу комісії, якщо виявлені серйозні упущення або необ'єктивність в її роботі

5. Окремі особи в складі комісії - До складу комісії не повинні включатися особи, які здійснювали контроль за роботою матеріально відповідальних осіб та їх родичі. Можна і навіть потрібно включати представників служби внутрішнього контролю підприємства і незалежних аудиторських фірм (у ролі спостерігача). Участь у складі комісії незалежного аудитора дуже важлива як для власника, так і для зовнішніх користувачів, оскільки слугуватиме доказом того, що інвентаризація проводилася не формально і результати її достовірні.

Розділ 2. Організація обліку інвентаризації

2.1 Документальне оформлення інвентаризації

Інструкцією № 69 передбачено такі форми первинних інвентаризаційних документів:

- акт контрольної перевірки інвентаризації цінностей (додаток № 1 до Інструкції № 69);

- книга реєстрації контрольних перевірок інвентаризацій (додаток № 2 до Інструкції № 69);

- відомість результатів інвентаризації (додаток № 3 до Інструкції № 69).

Але перелічені форми первинного обліку призначені для узагальнення інформації про проведення інвентаризації взагалі або про контрольні перевірки окремих ділянок підприємства.

Тому для оформлення результатів інвентаризації використовуються такі форми первинних документів:

- інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма № М-21, затверджена наказом № 193);

- форми первинних документів, затверджені постановою № 241.

Таблиця 1. Форми первинних документів, затверджені постановою № 241

Номер форми	Назва форми	Особливості складання	Особливості використання
Інв-1	Інвентаризаційний опис основних засобів	Складається комісією в одному примірнику за кожним місце-знаходженням ТМЦ та відповідальною особою за збереження ОЗ	Використовується для оформлення даних інвентаризації основних засобів
Інв-2	Інвентаризаційний ярлик	Для обліку фактичної наявності сировини, готової продукції, товарів та інших ТМЦ на складах, за умови що інвентаризаційна комісія не має змоги відразу провести підрах. ТМЦ та зробити записи в інв. опис	Заповнюється інвентаризаційною комісією в одному примірнику і зберігається разом з підрахованими ТМЦ за місцем їх знаходження
Інв-3	Інвентаризаційний опис ТМЦ	Для відображення фактичних даних наявності ТМЦ (сировини, матеріалів, готової продукції МШП та ін.)	Складається комісією в одному примірнику на підставі підрахунку, зважування, перемірювання ТМЦ за кожним місцезнаходженням та матеріально відповідальною особою
Інв-4	Акт інвентаризації товарів відвантажених	Використовується при інвентаризації відвантажених ТМЦ. На ТМЦ відвантажені, термін оплати на які не настав, на ТМЦ які не оплачені в строк, складаються окремі акти	Складається комісією в одному примірнику, підписується та передається в бухгалтерію
Інв-5	Інвентаризаційний опис ТМЦ, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання	Використовується при інвентаризації ТМЦ, що передані (прийняті) на відповідальне зберігання	Складається комісією в одному примірнику, підписується членами комісії та матеріально відповідальними особами (у випадках прийняття ТМЦ на відповідальне зберігання), передається в бухгалтерію
Інв-6	Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі	Використовується для обліку кількості та вартості ТМЦ, що в момент інвентаризації знаходяться в дорозі	Складається комісією в одному примірнику на підставі документів, що підтверджують знаходження ТМЦ в дорозі, підписується та передається в бухгалтерію
Інв-8	Акт інвентаризації дорогоцінних металів та виробів з них	Використовується при інвентаризації дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, природних алмазів та виробів із них в усіх місцях зберігання та безпосередньо у виробництві	Складається в двох примірниках інвентаризаційною комісією, підписується комісією та матеріально відповідальною особою. Один примірник передається в бухгалтерію для складання відомості звірки, а другий залишається у матеріально відповідальної особи
Інв-9	Акт інвентаризації дорогоцінного каміння, природних алмазів і виробів з них
Інв-8а	Інвентаризаційний опис дорогоцінних металів, які містяться в напівфабрикатах, вузлах і деталях обладнання, приладах та інших виробах	Використовується при інвентаризації дорогоцінних металів, що входять до складу напівфабрикатів, вузлів, та запчастин обладнання	Складається комісією в одному примірнику за кожною одиницею окремо, загалом по підприємству, підписується комісією та матеріально відповідальною особою та передається в бухгалтерію
Інв-10	Акт інвентаризації незавершених ремонтів основних засобів	Використовується при інвентаризації незавершених ремонтів, будинків, споруд, обладнання, машин, енергетичних установок, та інших об'єктів основних засобів	Складається комісією в одному примірнику на підставі перевірки стану робіт, підписується та подається до бухгалтерії
Інв-11	Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів	Використовується при інвентаризації витрат майбутніх періодів	Складається комісією в одному примірнику на підставі виявлених за документами залишків сум, що враховуються на відповідних рахунках, підписується та передається в бухгалтерію
Інв-15	Акт інвентаризації наявності грошових коштів	Використовується для відображення результатів інвентаризації грошових коштів що знаходяться в касі підприємства	Комісія перевіряє грошові кошти шляхом перерахунку грошей, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок. Акт складається в двох примірниках та підписується інвентаризаційною комісією та матеріально відповідальною особою - касиром. Один примірник акта передається в бухгалтерію підприємства, другий залишається у матеріально відповідальної особи
Інв-16	Інвентаризаційний опис цінностей і бланків документів суворої звітності	Використовується для відображення результатів інвентаризації фактичної наявності цінностей та бланків суворого обліку та виявлення кількісних розбіжностей їх з обліковими даними	Опис складається в двох примірниках, підписується інвентаризаційною комісією і матеріально відповідальними особами. Один примірник опису передається в бухгалтерію підприємства, другий залишається в матеріально відповідальної особи, що приймає цінності та бланки документів суворої звітності на відповідальне зберігання
Інв-17	Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, поставників та іншими дебіторами і кредиторами	Застосовується для оформлення результатів інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками й іншими дебіторами та кредиторами	Акт складається в одному примірнику інвентаризаційною комісією на підставі виявлення за документами залишків сум, що числяться на відповідних рахунках, підписується і передається в бухгалтерію
Додаток до форми Інв-17	Довідка до акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами		За зазначеними видами заборгованості до акта інвентаризації розрахунків повинна додаватися довідка (додаток до форми №инв-17), що є підставою для складання форми №инв-17. Довідка складається в розрізі синтетичних рахунків бухгалтерського обліку
Інв-18	Порівняльна відомість результатів інвентаризації ОЗ	Застосовуються для відображення результатів інвентаризації ОЗ і ТМЦ, готової продукції й інших матеріальних цінностей, за якими виявлені відхилення від облікових даних	Порівняльна відомість складається в одному примірнику бухгалтером підприємства (організації) і зберігається в бухгалтерії
Інв-19	Порівн. відомість результ. інвентариз. ТМЦ

У листі № 03-04-05/41 Держкомстат України наголошує на необов'язковості застосування типових форм первинної облікової документації з інвентаризації, затверджених постановою № 241, та нагадує про можливість розробки необхідних первинних облікових документів підприємством самостійно.

Термін зберігання документів з інвентаризації (інвентаризаційні описи, акти, протоколи засідань інвентаризаційних комісій) відповідно до Переліку № 41 становить три роки за умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, суперечностей, порушення кримінальних справ - зберігаються до винесення відповідного рішення.

2.2 Синтетичний та аналітичній облік інвентаризації

Результатом проведення інвентаризації можуть бути надлишки та (або) нестачі. Також у ході інвентаризації може виникнути пересортиця.

Пунктом 11.12 Інструкції №69 передбачено, що виявлені надлишки відносяться на збільшення даних обліку відповідних матеріальних цінностей, а виявлені нестачі понад норми природного убутку списуються на винних осіб. Якщо ж особи, винні в нестачі матеріальних цінностей, не встановлені, то сума нестачі списується на фінансовий результат підприємства. Але при цьому інвентаризаційна комісія у протоколі повинна навести вичерпні пояснення причин, через які нестачу понад норми природного убутку не можна віднести на винних осіб.

Положення Інструкції №69 щодо відображення в бухгалтерському обліку надлишків і нестач діятимуть не в усіх випадках. Відображення надлишків або нестач залежатиме передусім від причин їх виникнення і можливих способів їх усунення. Варіант зі списанням надлишків і нестач на фінансовий результат можна розглядати лише тоді, коли не було вжито заходів для їх усунення (наприклад, у разі виникнення надлишків внаслідок зайвого відвантаження товару постачальником цей товар не був повернений постачальнику або не був оплачений тощо).

Відповідно до П(С)БО 16 "Витрати", сума збитків, понесених підприємством у зв'язку з нестачею чи псуванням матеріальних цінностей, включається до складу витрат. Залежно від класу активу, до якого належали відсутні матеріальні цінності, сума понесених збитків списується:

1) до складу інших витрат операційної діяльності, якщо матеріальні цінності належали до оборотних активів;

2) до складу інших витрат звичайної діяльності, якщо матеріальні цінності належали до необоротних активів.

У бухгалтерському обліку, якщо особу, винну в нестачі матеріальних цінностей, не встановлено, підприємство має віднести вартість нестачі на зменшення фінансового результату.

Крім того, поки встановлюється винна особа, сума нестачі обліковується як на субрахунку 947 "Нестачі і втрати від псування цінностей", так і на позабалансовому субрахунку 072 "Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей". Після того як належним чином буде підтверджено, що винну особу не встановлено, суму, відображену на субрахунку 947 "Нестачі і втрати від псування цінностей", списують з кредиту цього субрахунка в дебет субрахунка 791 "Результат основної діяльності". Також закривають і субрахунок 072 "Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей". Якщо винну особу не встановлено або у відшкодуванні відмовлено судом, то сума нестачі повинна значитися на рахунку 072 не менше терміну позовної давності (3 роки) з моменту встановлення факту нестачі.

Згідно з п. 11.12 Інструкції №69, виявлені внаслідок інвентаризації надлишки і нестачі матеріальних цінностей вважатимуться пересортицею, якщо:

1) ці надлишки й нестачі утворилися за матеріальними цінностями тотожної кількості й мають однакове найменування;

2) надлишки й нестачі утворилися в однієї матеріально відповідальної особи й у одному міжінвентаризаційному періоді.

Характерною особливістю пересортиці є те, що внаслідок виявлення нестач і надлишків слід зробити залік таких надлишків і нестач. Лише після цього отримані результати (нестача або надлишок) необхідно відображаються в обліку.

Розділ 3. Недоліки та шляхи вдосконалення організації інвентаризаційного процесу на підприємстві

3.1 Недоліки організації інвентаризаційного процесу

Інвентаризація як метод контролю є незамінним і безальтернативним важелем у галузі управління матеріальними ресурсами. Проте, незважаючи на її універсальність, більшість суб'єктів господарювання не надають належної уваги організації та проведенню інвентаризації, що в свою чергу призводить до викривлення інформації про реальний фінансово-майновий стан діяльності підприємства [7, с. 63].

Відповідальність за організацію та проведення інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для її здійснення. Часто процес інвентаризації зводиться окремими керівниками лише до переобліку товарно-матеріальних цінностей та готівкових коштів, що є помилкою, адже інвентаризація - це підтвердження реальності всього балансу підприємства, тобто їй підлягає не лише майно підприємства, а й усі інші статті балансу. Тому при проведенні інвентаризації варто враховувати також нематеріальні активи підприємства, дебіторську заборгованість, зобов`язання, фінансові вкладення, а не обмежуватися лише констатацією факту наявності або відсутності матеріального об'єкта інвентаризації. Особливу увагу керівникам слід зосереджувати на грамотному формуванні інвентаризаційної комісії, до складу якої варто включати лише висококваліфікованих фахівців. Адже неналежна підготовка суб'єктів інвентаризації призводить до того, що вони не можуть на достатньому рівні проконтролювати фактичну наявність і стан збереження майна на підприємстві.

На великих підприємствах, де через значний обсяг робіт інвентаризаційні комісії не в змозі належним чином проконтролювати наявність цінностей, варто виділяти групу співробітників, які б спеціалізувалися виключно на проведенні інвентаризації, що посприяє підвищенню достовірності облікових даних, унеможливить перекручування результатів інвентаризації [4, с. 66-67].

Важливе значення при проведенні інвентаризації відіграє контроль за діяльністю матеріально відповідальних осіб, які у ряді випадків спотворюють дані звітів про матеріальні цінності, складених переінвентаризацією. Для посилення контролю та запобігання подібному приховуванню нестач і крадіжок цінностей інвентаризаційні комісії зобов'язані перевіряти суть і вірогідність цих звітів, порівнювати їх дані з даними журналів обліку виданих доручень. [8]

Суттєвим недоліком методики проведення інвентаризацій є те, що окремі члени робочих інвентаризаційних комісій не контролюють при інвентаризації наявність цінностей, необгрунтовано довіряють перерахування (перемірювання, зважування) їх самим матеріально відповідальним особам і записують дані із їх слів. Інколи завідувачі складів переконують недосвідчених членів комісії, щоб замість грошей, які вони обіцяють здати в касу як виторг, комісія включила в опис різні матеріальні цінності. У зв'язку із цим інвентаризаційні комісії зобов'язані перевіряти сутність і вірогідність звітів матеріально відповідальної особи, зіставляти їх дані із журналами обліку виданих доручень, здійснювати оперативне звіряння з місцевими постачальниками для контролю своєчасності і правильності оприбуткування матеріальних цінностей, що надходять на підприємство до проведення інвентаризації.

Мають місце також факти приховування нестач шляхом укладання в період з попередньої до початку наступної інвентаризації недостовірних актів на списання бою і псування цінностей. У результаті необґрунтовано списують цінності в кількостях, що перевищують їх надходження, або допускають повторне списання раніше списаних, але ще не знищених цінностей. Для розкриття таких фактів приховування нестач варто здійснювати прийоми контрольно-вибіркового порівняння з метою перевірки вірогідності руху цих цінностей у період між інвентаризаціями. [9, с. 47-38]

Нерідко комісія при інвентаризації обмежується тільки підрахунком кількості місць тари, заповненої матеріалами. У свою чергу, це використовується матеріально відповідальними особами для того, щоб разом із заповненою цінностями тарою підрахувати і порожню (бочки, ящики тощо), яка обліковується комісією при інвентаризації як заповнена. З метою недопущення приховування нестач і розкрадань необхідно, щоб комісія при перерахуванні таких цінностей робила перестановку тари з одного місця на інше і здійснювала перевірку її вмісту. Це підсилить контроль з боку інвентаризаційних комісій і не дасть можливості матеріально відповідальним особам приховувати можливі нестачі. Вищезазначені питання актуальні тому, що на практиці в ряді випадків інвентаризаційні комісії не контролюють наявність цінностей, довіряють облік їх проводити матеріально відповідальним особам без ретельного контролю за цими операціями, що сприяє дописуванню в інвентаризаційних описах і перекручуванню результатів інвентаризації.

3.2 Шляхи вдосконалення інвентаризаційного процесу на підприємстві

Для удосконалення порядку проведення інвентаризації необхідно дотримуватись наступних принципів: раптовості, своєчасності, співставленості, точності, плановості, безперервності, об'єктивності, обов'язковості, повноти охоплення об'єктів, гласності, оперативності, ефективності, економічності, доцільності юридичного значення та оцінки результатів, матеріальної відповідальності.

Для постійного контролю підприємства необхідно здійснювати неперервну (перманентну) інвентаризацію. Перевага перманентної інвентаризації полягає в тому, що не припиняється процес приймання i відпуску матеріальних цінностей, скорочується трудомісткість інвентаризаційної роботи та обробки її результатів за рахунок застосування обчислювальної техніки.

Також, актуальним питанням є кількість членів робочої інвентаризаційної комісії. Рекомендованою є кількість 3-6 чоловік в залежності від розміру підприємства, кількості товарно-матеріальних цінностей, чисельності МВО тощо.

Потрібно слідкувати, щоб особи, які включатимуться до інвентаризаційних комісій, не були родичами матеріально відповідальних осіб, адже в такому випадку контролю не буде, а також дуже важливо до складу комісії включати представників служби внутрішнього контролю, внутрішніх і зовнішніх аудиторів, ревізорів тощо.

Чинна форма порівнювальної відомості для визначення результатів інвентаризації має недоліки, які знижують оперативність виведення результатів. Так, зокрема, форма не дає змоги відобразити результати пересортиці, суму природного убутку та остаточні результати. Тому на практиці при визначенні результатів інвентаризацій доводиться складати додаткові порівнювальні відомості, робити залік пересортиць, визначати природний збиток, що ускладнює процедуру отримання результатів інвентаризацій. Для вдосконалення методики виведення результатів інвентаризацій доцільно доповнити чинні порівнювальні відомості з тим, щоб можна було в одному формулярі визначати попередні результати, робити залік пересортиць i виводити остаточні результати інвентаризацій. Це скоротить час на виведення результатів, поліпшить наочність відомостей i відображених у них результатів. Тільки за допомогою інвентаризації можна впевнитись, що облік ведеться достовірно. [6, с. 23-25]

На успіх інвентаризації в основному впливають такі чинники:

- правильність рішення власника щодо проведення інвентаризації;

- підбір кадрів, які здатні втілювати в життя рішення власника, щодо об'єктивного проведення інвентаризації;

- контроль виконання - під яким розуміють постійний, груповий аналіз процесу і результатів роботи членів інвентаризаційних комісій.

Добре сплановані цілі і засоби у добре сформованих структурах, за умови ефективної системи мотивування, можуть призводити до розширення обмеження сфери й інтенсивності інвентаризації, як засобу контролю. Створення правильно функціонуючого інформаційного зв'язку, який забезпечує всі процеси інвентаризації, між запланованими цілями і досягнутими результатами, є тим важливим завданням, чим більш складнішою є організація та технологія проведення інвентаризації.

Важливим питанням удосконалення інвентаризацій є розробка мережного графіка проведення інвентаризації на об'єктах з урахуванням особливостей i структури підприємства. Використання мережних графіків дає змогу визначити критичні об'єкти для першочергового проведення інвентаризацій, забезпечити чіткість i оперативність в інвентаризаційній роботі. [6, с. 23-25]

Удосконалення методики проведення інвентаризацій має спрямовуватися на підвищення їх якості. А для цього необхідно сконцентрувати увагу на:

- забезпеченні раптовості проведення інвентаризації з тим, щоб не дати можливості матеріально відповідальним особам підготуватися до неї i приховувати можливі нестачі та розтрати;

- ретельному доборі членів інвентаризаційної комісії з огляду на те, що проведення інвентаризації на тому самому підприємстві тим самим складом комісії двічі підряд не дозволяється;

- дотриманні послідовності процесу проведення інвентаризації, опломбування приміщень, підвалів та інших місць зберігання цінностей, що мають окремі входи i виходи, перевірки правильності роботи ваговимірюваних приладів, одержання останніх звітів, узятих у матеріально відповідальних осіб до підписок про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові й видаткові документи включено до звіту i жодних документів не залишилося;

- додержанні правил підрахунку цінностей;

- ретельному оформленні документів інвентаризації з тим, щоб цінності були перелічені, зважені в порядку розташування їх у приміщенні i щоб запобігти можливості внесення до описів даних про залишки цінностей без їх фактичного перелічення;

- підвищенні оперативності визначення результатів інвентаризацій для забезпечення своєчасного виявлення нестач i розкрадань.

Висновок

Інвентаризація є індикатором якісної роботи усіх ланок підприємства. Якщо вона виявляє невідповідність даних інвентаризації та бухгалтерського обліку, то це вказує на недоліки роботи відділів, управління підприємства або окремих працівників. А це, в свою чергу, попереджає про можливість погіршення результатів роботи підприємства. І навпаки, інвентаризація, яка показала відповідність результатів даним бухгалтерського обліку, говорить про злагодженість роботи колективу. У процесі проведення інвентаризації можливе виникнення багатьох порушень, своєчасне виявлення та усунення яких забезпечить зростання реальності та достовірності показників обліку, унеможливить приховування нестач і крадіжок цінностей.

Ефективність інвентаризаційної роботи перш за все залежить від оптимального планування та якісного і своєчасного її проведення. Досягти основних завдань інвентаризації можливо завдяки злагодженій і чіткій праці фахівців усіх структурних підрозділів на підприємстві.

Список використаної літератури

1. Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 p. № 996-XIV

2. Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1999 р. № 69.

3. Контроль і ревізія: [підручник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності "Облік і аудит"] / [ Ф.Ф. Бутинець, В.П. Бондар, Н.Г. Виговська, Н.І. Петренко]; за ред. проф. Ф.Ф. Бутинця / [4-е вид., доп. і переоб.]. - Житомир: ПП "Рута", 2006. - 560 с.

4. Гусак Л.В. Особливості організації та проведення інвентаризації на підприємстві // Вісник ЖДТУ України. - 2010 - Вип. 4 (54). - С. 65-68.

5. Швець В.Г. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. -- К.: Знання, 2004. -- 447 с.

6. Ярова А.О. Удосконалення порядку проведення інвентаризації на підприємстві // Вісник ВНАУ. - 2010 - Вип. 6. - С. 23-25

7. Кузьмін Д.Л. Роль інвентаризації у збереженні майна власника // Вісник ЖДТУ України. - 2009 - Вип. 1 (47). - С. 61-65.

8. Марчук М. Недоліки оргнізації та проведення інвентаризації на підприємстві // http://conf-cv.at.ua/

9. Теймурян Б. Г. Проблеми та напрями вдосконалення порядку проведення інвентаризації // Вісник ХНТУ. - 2010 - Вип. 3. - С. 47-48.

10. Великий бухгалтерський словник. - М.: Інститут нової економіки. Під редакцією А.Н. Азріліяна. 1999.

11. Кузьмін Д. Л. Суб'єкти інвентаризації та порядок їх формування // Міжнародний збірник наукових праць. Випуск 1(13). - С. - 34-39

Размещено на Allbest.ru