Автоматизация учета готовой продукции, выполненных работ, оказанных услуг ОАО "Элтра"

Программный комплекс "БЭСТ - 4"[9] является полнофункциональной, многопользовательской и многовалютной системой оперативного и бухгалтерского учета, с базовым принципом пополнения данных "от первичного документа". Система ориентирована на малые и средние предприятия и выпускается в файл - серверном и клиент - серверном вариантах архитектуры. Программа успешно используется на предприятиях торговли, сферы услуг, в строительстве, на производстве, в аудиторских фирмах, бюджетных организациях. Логика построения программной системы полностью соответствует реальным учетным процессам. Развитые параметрические настройки обеспечивают высокую адаптируемость к специфике конкретного предприятия.

Система "БЭСТ - 4" позволяет: [9]

Вести учет от имени нескольких независимых предприятий;

Автоматизировать все участки бухгалтерского учета;

Вести учет товарно-материальных запасов;

Управлять оптовыми и розничными продажами.

Основные возможности "БЭСТ - 4":[9]

АРМ Главного бухгалтера

Гибкая настройка плана счетов бухгалтерского учета.

Синтетический и аналитический учет.

Автоматизация ввода проводок с применением схем типовых или групповых операций, дающих возможность писать произвольные алгоритмы расчета на встроенном "языке программирования".

Поддержка работы с забалансовыми счетами.

Обработка операций в иностранной валюте.

Подготовка и контировка бухгалтерских документов произвольного вида.

Средства контроля корреспонденций счетов, повторных проводок, сходимости рублевых и валютных балансов.

Получение отчетности по мемориальной и журнально-ордерной формам.

Подготовка разнообразных аналитических справок.

Расчет баланса и налоговых форм.

Составление отчетности во внебюджетные фонды.

Импорт и экспорт проводок в форматах DBF и ASCII.

Экспорт балансовых и налоговых отчетов в программную систему "Баланс-2".

Договоры. Расчеты[9]

Контроль взаиморасчетов по сделкам без оформления договора

Ведение договоров различного вида и контроль исполнения договорных обязательств

Учет многоэтапных договоров

Оформление зачета (погашения) задолженностей

Формирование проводок по списанию задолженности

Подготовка отчетов по договорам и взаиморасчетам

Получение данных о просроченных обязательствах

Склад товаров и готовой продукции

Применение партионной и сортовой моделей учета запасов.

Возможность использования ряда преимуществ партионного учета - отслеживание движения товаров по поставщикам, в том числе по валютным ценам, контроль сроков годности, хранение информации об изготовителях и сертификатах.

Учет товаров по фактическим ценам закупки или учетным (плановым) ценам.

Списание себестоимости методами ФИФО, ЛИФО, средних цен при ведении сортового учета, по ценам партий и методом средних цен при партионном учете.

Применение дополнительных единиц измерения.

Калькуляция закупочной себестоимости товара с учетом сопутствующих издержек.

Инвентаризация и переоценка запасов.

Взаимодействие с терминалами сбора данных.

Формирование бухгалтерских проводок по документам товародвижения.

Разнообразные аналитические отчеты по движению товарных запасов.

Управление продажами[9]

Гибкая настройка ведения прайс - листов на товары, готовую продукцию и услуги в рублях и валюте.

Управление отпускными ценами, скидками и накидками с помощью заданных алгоритмов.

Учет заказов, контроль за их прохождением, отгрузкой и платежами.

Резервирование товаров согласно заказам.

Выписка счетов на оплату.

Ведение реестра счетов-фактур.

Оформление счетов-фактур по предоплате, финансовым санкциям, безвозмездной передаче ценностей и т.д.

Возможность отражения частичных платежей и предоплаты в книге продаж.

Получение аналитических отчетов по динамике продаж и полученной прибыли.

Анализ движения товаров

Проведение графического анализа данных в части движения товарных запасов, динамики и прибыльности продаж.

Торговый зал[9]

Ведение и архивация прайс - листов по каждой торговой точке.

Формирование отчетов по приходу, продажам и остаткам товаров в розничных ценах на любую дату.

Подготовка ведомостей по переоценке.

Обеспечение связи с системными кассами различных моделей - SIEMENS NIXDORF BEETLE 20 MF, IPC POS-IIS СПF, АККОРД КФ, ABS POS Terminal System IIRF, Меркурий 153Ф, PWP S100RF, Штрих-POS-Ф, MSTAR-Ф, ШТРИХ-М850Ф, АМС-100Ф, OMRON FIT RS-2810 RF и др.

Импорт информации о продажах из кассовых аппаратов, подготовка товарных отчетов и формирование бухгалтерских проводок.

Взаимодействие с электронными весами.

Поддержка штрих-кодовых аппаратов с различными системами кодировок.

Печать этикеток на термопринтерах.

Генератор отчетов

Настройка, расчет и печать нестандартных форм отчетности, актуальных для конкретного предприятия-пользователя, по информации модулей "Товары. Готовая продукция", "Управление продажами", "Торговый зал", "Учет материалов и МБП".

Генератор отчетов для Windows

Преимущества многотерминального режима

Существенное снижение расходов на модернизацию компьютеров

Создание современных рабочих мест на устаревшей вычислительной технике

Сокращение расходов на администрирование

Повышение скорости получения отчетов в 3-5 раз

Закрытие прямого доступа к базам данным

Ведение всех операций с базами данных на одной машине-сервере

Повышение устойчивости к сбоям

Удаленное администрирование

Возможность удаленной работы через Интернет

Средства разработки:

Clipper 5.2. Клиент-серверный вариант программы разработан с применением Advantage Database Server.

Системные требования:

Минимальная конфигурация: [9]

DOS 6.2 и выше;

PC 486DX4-100;

ОЗУ - 8 Mb;

принтер русифицированный;

Функционирует в локальных сетях любого типа.

Сетевой вариант по технологии "файл-сервер": локальные сети Novell NetWare 3.11 и выше, Windows NT 3.51, Personal NetWare, Lantastic с сетевыми протоколами IPX или NetBIOS;

Сетевой вариант по технологии "клиент-сервер": локальная сеть Novell NetWare 4.11 и выше с сетевым протоколом IPX.

На сервере дополнительно требуется от 10 Mb (в расчете на 10 пользователей) и больше (в зависимости от количества пользователей) свободной оперативной памяти. На рабочих станциях может использоваться только операционная система DOS 6.2 и выше, Windows'95 или Windows NT 4 и выше

Несмотря на все превосходства вышеописанных систем их использование не является оптимальным для рядового малого российского предприятия. И основная проблема здесь не в цене, или выборе софта, а в невысоком уровне знаний в области компьютерных технологий работников предприятия, и в необходимости обучения пользователей швейных предприятий работе с системами управления, а иногда - и работе на компьютере. Обычно это люди старше среднего возраста, и руководству компаний нелегко убедить персонал в необходимости перехода на автоматизированный учет. Поэтому особое внимание должно уделяться эргономической стороне вопроса. В разработке компании БЭСТ основное внимание уделяется низким требованиям программы к ресурсам компьютера. Действительно, минимальная конфигурация (DOS 6.2 и выше, PC 486DX4-100, ОЗУ - 8 Mb) приведенная фирмой привлекает владельцев устаревших персональных компьютеров. Но такой подход разработчиков, имеет ряд недостатков:

- система на морально устаревших компьютерах работает медленно.

- повышается риск потери информации в результате выхода из строя физически износившихся деталей

- используются средства разработки, требующие специально подготовленных специалистов узкого профиля. Этот фактор является наиболее значимым, так как настройка, адаптация, модернизация в связи с изменением предметной области и собственное дополнение приложения (к примеру, в виде создания собственного запроса) не представляются возможным даже для опытных пользователей ПЭВМ.

Программа «1С: Бухгалтерия 7.7.» позволяет вести учет бухгалтерских операций типа «Проводка - Главная книга - Баланс», а так же обеспечивает оформление таких документов, как платежные поручения, реестр чеков, доверенности, счета и т.д. [10]

Программа имеет много достоинств, поэтому и пользуется спросом у предприятий. Она ориентирована на привычную ручную работу бухгалтера, при этом значительно упрощая её и рассчитана на пользователя - непрофессионала. Меню программы имеет удобную форму.

1С:Бухгалтерия является универсальной системой для автоматизации ведения бухгалтерского учета. Она может поддерживать различные системы учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности.В системе "1С:Бухгалтерия" основные особенности ведения учета задаются (настраиваются) в конфигурации системы. К ним относятся основные свойства плана счетов, виды аналитического учета, состав и структура используемых справочников, документов, отчетов и т.д.

Типовая конфигурация предназначена для автоматизации бухгалтерского учета в хозрасчетных организациях Российской Федерации.

Типовая конфигурация включает:

- План счетов, содержащий типовые настройки аналитического, валютного и количественного учета;

- Справочник валют, используемый для валютного учета;

- Набор справочников для ведения списков объектов аналитического учета;

-Набор перечислений для организации аналитического учета с регламентированным набором значений;

- Набор документов, предназначенных для ввода, хранения и печать первичных документов и для автоматического формирования бухгалтерских операций.

- Набор констант, используемых для настройки общих параметров ведения учета в конкретной организации.

- Набор стандартных отчетов, позволяющих получать данные бухгалтерского учета в различных разрезах по любым счетам, любым объектам аналитики.

- Специализированные отчеты по конкретным разделам бухгалтерского учета.

- Набор регламентированных отчетов (налоговых, бухгалтерских и др.) и механизм их обновления.

- Специальные режимы обработки документов и операций, выполняющие сервисные функции.

План счетов и настройка аналитического учета реализованы в Типовой

конфигурации практически для всех разделов бухгалтерского учета.

Набор документов, автоматизирующих ввод бухгалтерских операций,

рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета:

- Учет операций по кассе

- Учет операций по банку

- Учет основных средств

- Учет нематериальных активов

- Учет материалов

- Учет товаров

- Учет затрат на производство

- Учет выпуска продукции

- Учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.

В Типовой конфигурации установлен режим ведения количественного учета только по аналитике. Это значит, что количественный учет может вестись только по счетам, для которых установлено ведение аналитического учета и количественные итоги будут рассчитываться только по объектам аналитики.

Для значений количества в проводках и итогах установлено 10 знаков целой части и 3 знака дробной части.

В типовой конфигурации установлено ведение валютного учета. Для этого используется справочник "Валюты". Он имеет два реквизита: "Курс" и "Кратность". Реквизит "Кратность" используется для валют с очень маленькими значениями курса, точность которых меньше 4 знаков дробной части. Для остальных валют он должен равняться единице. Оба этих реквизита периодические, то есть их значения вводятся на определенные даты и распространяются на все даты до ввода следующего значения.

Для тех счетов, для которых в плане счетов установлен признак ведения валютного учета, при вводе проводок будет запрашиваться конкретная валюта. Выбор валюты при вводе операций осуществляется без возможности редактирования.

Для редактирования списка валют и ввода курсов следует открыть справочник валют из главного меню 1С:Бухгалтерии. Для просмотра курсов валют за разные даты следует воспользоваться специализированным отчетом "История курса валют".

На ОАО «Элтра» основное внимание уделяется автоматизации свободного финансового учета и получения сводной финансовой информации.

На ОАО «Элтра» для учета готовой продукции, выполненных работ, оказанных услуг применяется программа «1С:Бухгалтерия 7.7.», так как она проста в применении. Данная программа является хорошо известной, надежной, имеет удобный и понятный интерфейс, вся информация защищена, не требует больших затрат на техническую поддержку и сопровождение.

1.3 Требования к тематической системе обработки данных

Программа предназначена для ежедневной работы по учету клиентов, товаров и заказов, а также для предоставления отчетности и аналитической информации менеджерам предприятия.

В программе предусмотрена возможность хранения, изменения, добавления и извлечения информации о клиентах, имеющихся товарах, и заказах с распечаткой сведений о реализации.

Программа предназначена для эксплуатации на персональных компьютерах.



Таблица 14. Характеристика требований к программному обеспечению бухгалтерского учета

Виды	Требования	Краткая характеристика
Функцио-нальные	Ведение Журнала операций	Способность вводить и накапливать все хозяйственные операции, которые отражают хозяйственную деятельность предприятия
	Аналитический учет	Возможность вести аналитический учет в таких разрезах и с таким уровнем детализации, какого требуют нужды управления
	Количественный учет	Возможность ведения учета в натуральном измерителе
	Валютный учет	Учет в валютах, отличающихся от базовой (основной) валюты
	Гибкость	Возможность приспособить программу к особенностям конкретного предприятия и изменениям в законодательстве
Технические	Неприхотливость к аппаратному обеспечению	Возможность эффективно работать на компьютерах со средними техническими характеристиками
	Редактор документов	Встроенные в программу средства создания и корректирования форм первичных документов, расчетов и отчетов
	Экспорт-импорт данных	Возможность обмениваться данными с другими программами и устройствами (кассовыми аппаратами, технологическими датчиками, сканерами штрих-кодов)
	Работа в сетях	Способность работать на нескольких компьютерах с объединением данных с помощью компьютерной сети
	Защита информации	Обеспечение кодирования информации и ограничение доступа с помощью системных паролей
	Архив документов	Встроенные средства архивации данных с возможностью быстрого восстановления информации
Коммерческие требования	Цена	Приемлемая для предприятия цена программного обеспечения и его сопровождения
	Сопровождение	Услуги по обучению пользователей, оперативные консультации, обновление программного обеспечения
	Документация	Качественная детальная печатная документация к программам
Эргономи-ческие требования	Интерфейс пользователя	Удобные и безвредные для здоровья пользователя средства обеспечения диалога «человек-компьютер»
	Программная поддержка	Развитая система программной помощи, которая позволяет получить «подсказку» по каждой функции или действию в программе

Программа должна предусматривать возможность обновления хранимых данных и возможность корректировки выходных данных. Для программы допускается использование ее на других предприятиях, оказывающих подобные услуги. Интерфейс программы должен быть стандартным, принятым в среде Windows.Требования к составу выполняемых функций.

В соответствие с представлением предметной области (см. табл. 9) в состав ИО должны входить входная информация: договор, счет, результатная информация - счет-фактура, главная книга (см. табл. 15).

Таблица 15. Требования к ИО

Требование к информационному обеспечению тематической СОД	Входная информация	Промежуточная информация	Результатная информация
Состав (набор документов)	Договор	Счет	Журнал регистрации	Карточка учета готовой продукции	Счет фактура	Главная книга
Содержание (набор основных показателей)	Поставщик, плательщик, наименование продукции количество, цена	Покупатель, поставщик, цена, количество, Ндс, договор, кор. счета	Наименование, размер, количество	Склад, количество, цена, наимевание, единица измерения, номенклатурный номер,	Покупатель, наименование, кол-во, цена, общая сумма	Обороты по счету 43 готовая продукция
Возможность использования типовых (унифицированных) форм документов						Типовая форма
Способ организации информационной базы	Сетевая поддерж-ка, бумажная информация, телефон	Сетевая поддерж-ка, бумажная информация, телефон	Сетевая поддер-жка, бумажная информация, телефон	Сетевая поддержка, бумажная информация, телефон	Сетевая поддержка, бумажная информация, телефон	Сетевая поддержка, бумажная информация, телефон

Автоматизированное рабочее место бухгалтера ОАО «Элтра» должно выполнять следующие функции:

Учетные входящие

производить ввод и редактирование готовой продукции поступающей на склад;

-показывать готовую продукцию по наименованиям;

- вводить и изменять количество разрешений на отгрузку, вычислять промежуточные итоги, отображаемые в главной форме, показывать остаток готовой продукции на складе;

- добавлять и изменять сведения о клиентах, например имя, адрес и телефон;

- добавлять и изменять модели готовой продукции

учетные исходящие

- отображать имя и местоположение клиента, выводить все его договора для выбранной компании, и дата - хронологические записи для выбранного заказа.

- печатать списка готовой продукции.

- печатать сведения о готовой продукции



2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение предметной области

Готовая продукция - это конечный продукт производственного процесса предприятия. Это изделия и продукты, полностью законченные обработкой на данном предприятии, отвечающие требованиям стандартов и техническим условиям, прошедшие сертификацию в установленном порядке и сданные на склад готовой продукции.[6, с.207]

Фактическая производственная себестоимость готовой продукции может быть рассчитана только после окончания отчетного месяца. Вместе с тем, движение продукции происходит ежедневно изделия принимаются на склад из производства и отгружаются со склада: готовая продукция - покупателям и заказчикам. В этих условиях для текущего учета используется условная оценка продукции - учетная цена. В качестве учетной цены может быть использована полная себестоимость, договорная цена и т.д.

Чаще всего в качестве цены выбирают полную себестоимость. Предприятие рассчитывает ее, исходя из планируемых затрат на производство единицы готовой продукции. В конце месяца по каждой группе продукции определяется сумма и процент отклонений плановой себестоимости от фактической себестоимости.

Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. № 34 н( с последующими изменениями и дополнениями)допускается отражение готовой продукции в балансе по фактической производственной себестоимости. Таким образом, в зависимости от учетной политики предприятия по оценке в балансе готовой продукции, эти отклонения по -разному будут отражать в бухгалтерском учете.

Когда учетная политики предусматривает балансовую оценку готовой продукции по фактической себестоимости, то сумма отклонений учитывается на том же счете, что и готовая продукция (счет 43 «Готовая продукция»). Сумма и проценты отклонений по каждой группе продукции рассчитываются, исходя из остатка продукции на начало месяца и ее поступления за отчетный месяц. Если фактическая себестоимость оказалась выше плановой, от сумма перерасхода списывается записью в дебет счета 43 «Готовая продукция» с кредита счета учета выпущенной продукции (счет 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)»). Если же плановая себестоимость оказывается ниже фактической, то сумма экономии записывается сторно по тем же корреспондирующим счетам. .[6, с.212]

Второй вариант предусматривает балансовую оценку готовой продукции по нормативной себестоимости. В этом случае для учета готовой продукции используют два счета: 43 «Готовая продукция» и 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)». Оприходование готовой продукции на склад по плановой себестоимости оформляется в этом случае записью по дебету счета 43 «Готовая продукция» и кредиту счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)». В конце месяца сумма фактической себестоимости продукции списывается в дебет счета 40. сопоставлением дебетового и кредитового оборотов по счету 40 на конец месяца определяет отклонение фактической производственной себестоимости выпущенной продукции от нормативной себестоимости. Экономия , то есть превышение нормативной себестоимости над фактической себестоимостью, сторнируется по кредиту счета 40 «Выпуск готовой продукции (работ, услуг)» и дебету счета 90 «Продажи». Перерасход, то есть превышение фактической себестоимости над плановой, списывается со счета 40 «Выпуск готовой продукции (работ, услуг)» в дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж» дополнительной записью. Счет 40 «Выпуск готовой продукции (работ, услуг)» закрывается ежемесячно и сальдо на начало следующего месяца не имеет. .[6, с.217]

Информационная модель как взаимосвязь входных, промежуточных и результатных информационных потоков и функций предметной области (т.е. объяснение того, на основе каких входных документов происходит выполнение функций по обработке данных и формирование промежуточных и выходных документов)

Управляющая информация входит в блок сверху, в то время как входная информация, которая подвергается обработке, показана с левой стороны блока, а результаты (выход) показаны с правой стороны. Механизм (человек или автоматизированная система), который осуществляет операцию, представляется дугой, входящей в блок снизу

Каждая из четырех сторон функционального блока имеет своё определенное значение (роль), при этом:

* Верхняя сторона имеет значение “Управление” (Control);

* Левая сторона имеет значение “Вход” (Input);

* Правая сторона имеет значение “Выход” (Output);

* Нижняя сторона имеет значение “Механизм” (Mechanism).

В типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия» имеется возможность ввести учет любым из двух перечисленных способов.

Согласно требованиям к ИО, в качестве ИО предметной области выделены следующие информационные единицы, которые классифицируются как экономическая информация следующим образом ( табл. 16).

Таблица 16. Информационные единицы предметной области

Классы экономической информации	Входная информация	Промежуточная информация	Результатная информация
	договор	заявка	Карточка учета	Журнал регистрации	Счет- фактура	Главная книга
Функции управления	учетная	учетная	учетная	учетная	учетная	учетная
Место возникновения	внешняя	внешняя	внутренняя	внутренняя	внутренняя	внутренняя
Стадии формирования	первичная	первичная	вторичная	вторичная	вторичная	вторичная
Временной период	текущая	текущая	текущая	текущая	текущая	текущая
Стабильность	Повременная	повременная	Повременная	Повременная	Повременная	Повременная

В результате информационного анализа предметной области определены следующие информационные объекты (см. табл. 17).

Таблица 17. Информационные объекты предметной области

Информационный объект	Наименование в системе	Семантическое описание	Свойства объекта	Взаимосвязь
договор	договор	Предназначен для оформления продаж	Поставщик, плательщик, наименование количество, цена , размер	На основании выписывается заявка
заявка	-	Предназначена для оформления продажи	Покупатель, поставщик, цена, количество, Ндс, договор, кор. счета	Для заполнения журнала регистрации
Карточка учета	Документ поступление	Ведется количественный контроль , о сбыте , поступлении	Склад, количество, цена, наимевание, единица измерения, номенклатурный номер,	Записи ведут на основании заявок
Журнал регистрации	-	Предназначен для регистрации заявок	покупатель, количество, цена, вид сырья
счет-фактура	Счет-фактура выданный	Документ является основанием для выдачи продукции	наименование количество, цена, размер	-
Главная книга	Обороты счета	Заполняется ежемесячно, для учета материалов	Обороты по дебету счета 43 готовая продукция	Составляется оборотно-сальдовая ведомость

В результате имеем следующие информационные объекты для учета готовой продукции : договор, заявка, карточка учета, журнал регистрации, счет-фактура, главная книга.. Характеристика нормативно-справочной , входной и выходной информации как описание состава документов представлена в табл. 18.

Таблица 18. Характеристика нормативно-справочной , входной и выходной информации

Характеристика	Нормативно-справочная информация	Входная информация	Промежуточная информация	Результатная информация
	Справочник «контрагенты	Справочник «готовая продукция»	договор	заявка	Карточка учета	Журнал регистрации	Главная книга
Содержание (показатели)	Наимонование, адрес, телефон, ИНН, счет	Наимонование, вид, единица измерения, цена	Поставщик, плательщик, наименование количество, цена , размер	Покупатель, поставщик, цена, количество, Ндс, договор, кор. счета	Склад, количество, цена, наимевание, единица измерения, номенклатурный номер,	покупатель, количество, цена, вид сырья	Обороты по дебету счета 43 готовая продукция
Источник получения/ назначения	Главный бухгал-тер	Главный бухгал-тер	поставщик	поставщик	бухгалтер	бухгалтер	Главный бухгалтер
Взаимосвязь	Выбираются реквизиты поставщика	Выбираются наименования материалов	На основании заполняется карточка учета	Формируется главная книга	-	-	-
Частота возникновения	По мере поступления	По мере поступления	По мере поступления	По мере поступления	По мере поступления	По мере поступления	По мере поступления
Частота и объем актуализации	ежемесячно	ежемесячно	ежемесячно	ежемесячно	ежемесячно	ежемесячно	ежемесячно

Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности -- это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации.

2.2 Программное обеспечение предметной области

На ОАО «Элтра» для учета готовой продукции, выполненных работ, оказанных услуг применяется программа «1С:Бухгалтерия 7.7.», так как она проста в применении. Данная программа является хорошо известной, надежной, имеет удобный и понятный интерфейс, вся информация защищена, не требует больших затрат на техническую поддержку и сопровождение.

автоматизация учет программа бухгалтерия

Таблица 19. Требования к программному обеспечению тематической СОД

Требования к программному обеспечению тематической СОД	Содержание требований
Функциональная полнота	В программе 1 С Предприятие ведется учет готовой продукции на счете 43. Система 1С Предприятие позволяет формировать необходимые первичные документы, оформлять накладные, оформлять счета на оплату, заполнять карточки учета , автоматически формировать бухгалтерские проводки по поступлению и выбытию готовой продукции
Завершенность разработки	Типовая конфигурация
Уровень требований к комплексу технических средств	производить ввод и редактирование данных о готовой продукции -показывать место нахождения материалов; - добавлять и изменять сведения о поставщиках, например наименование, адрес и телефон; - добавлять и изменять номенклатурные номера учетные исходящие - отображать имя и местоположение поставщика, - печатать список готовой продукции. аналитические - отображать квартальные обороты поступления, выбытия ; - печатать квартальные итоги по сумме поступления в отчете; с возможностью просмотра информации о записи. (предусмотреть форму для запроса периода отчета).

Таблица 20. Функциональные модули специального программного обеспечения

Функциональные модули специального программного обеспечения	Фунцкиональность в контексте предметной области
Модуль Справочники	-ввод сведений о поставщике, в справочнике “Контрагенты” ввод сведений о готовой продукции
Модуль «Документы»	Ввод первичных документов Поступление , Счет-фактура автоматическое формирование документа полуавтоматическое формирование карточки учета
Модуль Журналы	Автоматическое формирование журнала « Счетов выданных» автоматическое формирование журнала «Учет готовой продукции», книги продаж
Модуль Отчеты	полуавтоматическое формирование отчета «обороты счета (главная книга), полуавтоматическое формирование Оборотно-сальдовой ведомости

Рассмотрим основные правила работы пользователя (см. таблицу 21)

Таблица 21 Правила работы пользователя с программным обеспечением

основные правила работы пользователя со специальным программным обеспечением	Описание в контексте предметной области
Правило работы с модулем «Ввод»	Используем справочник «Контрагенты» и «номенклатура» для заполнения форм Заполнении документов в соответствии с типовыми формами Формирование документа «передача готовой продукции на склад»,
Правило работы с модулем «Обработка»	Формируем журнал «учет готовой продукции, формируем отчет «обороты счета (главная книга)
Правило работы с модулем «Вывод»	Формируем оборотно-сальдовую ведомость

Для оформления операций, связанных с передачей готовой продукции на склад, в типовой конфигурации предназначен документ «Передача готовой продукции на склад». Ввод нового документа выполняется выбором пункта «Передача готовой продукции на склад» из подменю «Учет материалов» меню «Документы» главного меню программы.

В шапке документа необходимо указать склад (элемент справочника «места хранения»), где хранится готовая продукция.

При установке флага «Автосписание в производство по нормативам» при проведении документа будут осуществлено списание в производство материалов по нормативам, предусмотренным на изготовление передаваемой на склад продукции. Нормативы хранятся в справочнике «Нормативы расходов», подчиненном справочнику «Номенклатура».

Заполнение табличной части данного документа может выполняться двумя способами:

обычным вводом новой строки документа;

способом множественного подбора непосредственно из справочника «Номенклатура». Для этого нажмите кнопку «Подбор». В открывшемся окне справочника «Номенклатура» можно выбрать и вносить в документ произвольное число видов товара (двойным щелчком мыши на выбранной продукции или клавишей Enter). Все выбранные элементы записываются в табличную часть документа. Количество продукции, вносимое в документ при множественном подборе, будет запрашиваться при вводе каждого элемента.

При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки по дебету счета 43 «Готовая продукция» и кредиту счета 40 «Выпуск готовой продукции (работ, услуг)» по плановой стоимости.

В конце месяца регламентными процедурами производится расчет стоимости готовой продукции как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

При оформлении операций, связанных с отпуском товаров и отгрузкой продукции собственного производства покупателям, в типовой конфигурации предназначен документ «Отгрузка товаров, продукции». Ввод нового документа выполняется выбором пункта «Отгрузка товаров, продукции» из подменю «Учет товаров, реализации» меню «Документы» главного меню программы.

В шапке документа указываются:

«Плательщик» - элемент справочника «Контрагенты»;

«Договор» - элемент справочника «Договоры» по выбранному контрагенту;

«Склад» - элемент справочника «Места хранения»;

«Вид отгрузки» - «Продажа (счет 90), «Отгрузка (счет 45), «Возврат поставщику с оптового склада» или «Возврат поставщику из розничной продажи».

«Тип цен» - элемент справочника «Тип цен», при выборе номенклатуры в табличной части в качестве цены будет подставляться цена, соответствующая указанному в документе типу цен.

Для документа также предусмотрен режим ввода на основании счета. В этом случае автоматически заполняется «Получатель» и табличная часть документа, остальные реквизиты следует ввести вручную.

Табличную часть накладной следует заполнять элементами справочника «Номенклатура», имеющими тип «Товар», «Продукция».

Если отгруженный товар, полученный на комиссию, то в нижней части формы документа дополнительно запрашиваются сведения о комитенте и договоре.

Этот документ в типовой конфигурации используется для реализации готовой продукции. Документ по значению реквизита номенклатуры «Тип номенклатуры» сам отражает, что отгружается по данной накладной. Если в этом реквизите для отпускаемой номенклатурной единицы установлен тип «продукция», то при проведении документа себестоимость списывается со счета 43 «Готовая продукция».

Документ по кнопке «Печать» формируется печатную форму «Расходная накладная».

Заполненный документ нужно сохранить и провести (кнопка «ОК»). при проведении автоматически формируется проводки, состав которых зависит от типа номенклатуры, типа продукции.

При формировании накладной на продажу продукции то формируются следующие проводки:

1.По дебету счета 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредиту счета 90.1 «Выручка» на сумму, подлежащую оплате.

2.По дебету счета 90.2 «Себестоимость продаж» и кредиту счета учета. Сумма проводки рассчитывается как произведение средней плановой себестоимости на количество отгруженной продукции.

Если в договоре с покупателем предусмотрено, что переход прав собственности на продукцию наступает не в момент отгрузки, то в форме ввода документа следует установить вид отгрузки «Отгрузка (счет 45)». В этом случае при проведении будет сформирована проводка по дебету счета 45 «Товары отгруженные» и кредиту счета 43 Готовая продукция». Сумма проводки рассчитывается как произведение средней плановой себестоимости на количество отгруженной продукции.

При реализации готовой продукции выручка будет отражаться по кредиту счета Н06.01 «Выручка от реализации продукции (работ, услуг) собственного производства».

Стоимость реализованной готовой продукции не будет отражена до выполнения регламентной процедуры «Расчет стоимости продукции (работ, услуг)», выполняемой в конце месяца после подсчета всех прямых расходов на производство.

Документ «Накладная» является основание для ввода документов «Реализация отгруженной продукции» и «Счет - фактура выданный».

Если в реквизите «Вид отгрузки» указать «Возврат поставщику с оптового склада», тогда вид диалогового окна документа несколько изменится.

В частности, станет доступным реквизит «Документ поступления». Если документ, по которому поступал возвращаемый товар, будет указан, то может быть произведено автоматическое списание табличной части накладной на возврат на основании этого документа. После этого остается только удалить ненужные строки и уменьшить количество товара в оставшихся, если возвращается не весь товар, поступивший по указанному документу.

Флаг «НДС ранее был включен в стоимость» следует установить, если при оприхидовании товара такая процедура имела место.

По кнопке «Заполнить» может быть произведено автоматическое заполнение документа, в ходе которого в табличную часть будут внесены данные о всех имеющихся на складе товарах, полученных от выбранного контрагента по указанному основанию.

Если при отгрузке продукции используется счет 45 «Товары отгруженные», то для отражения в учете операций по реализации следует использовать документ «Реализация отгруженной продукции».

Документ вводится в момент получения документов, подтверждающих факт перехода права собственности на отгруженную продукцию к покупателю.

Состав реквизитов документа «Реализация отгруженной продукции» аналогичен накладной (отсутствуют реквизиты «Склад» и «Вид отгрузки»). Все реквизиты документа «Реализация отгруженной продукции» заполняются автоматически.

При проведении документа для каждого вида продукции, указанной в табличной части документа, формируются бухгалтерские проводки, состав которых аналогичен проводкам, которые формируются в документе «Отгрузка товаров, продукции» для вида отгрузки «Продажа (счет 90.2)». при этом вместо счета 43 «Готовая продукция» в проводках указывается счет 45 «Товары отгруженные».

В тех случаях, когда после отгрузки товаров, облагаемых налогом с продаж, меняется форма оплаты с безналичной на наличную, проводки расходной накладной следует скорректировать. Для этого в типовой конфигурации предназначен документ «Корректировка отгрузки». Документ вводится на основании документов:

«Отгрузка товаров, продукции»;

«Реализация отгруженной продукции»;

«Оказание услуг»;

«Выполнение этапа работ»;

«Передача НМА»;

«Передача ОС»;.

«Отгрузка материалов на сторону».

В документе необходимо заполнить следующие реквизиты:

Документ отгрузки» -- при выборе данного реквизита все остальные реквизиты могут быть заполнены автоматически.

«Покупатель» -- выбирается из справочника «Контрагенты»;

«Договор» -- выбирается из справочника «Договоры»;

«Вид реализации» -- выбирается из выпадающего списка, имеет два значения:

Продажа (счет 90);

Прочие расходы (счет 91).

В табличной части необходимо указать:

Вид номенклатуры

Ставку НДС;

Сумму;

Ставку налога с продаж;

Сумму налога с продаж;

Сумму всего;

Комитента;

Договор комиссии.

Последние два реквизита заполняются, если отгружался товар, принятый на комиссию.

При проведении документа будут сформированы корректирующие проводки.

Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914 утверждены правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость. Указанное постановление обязывает плательщиков НДС при совершении операций по реализации товаров (работ, услуг) составлять счета-фактуры и вести журналы учета счетов фактур, книгу продаж и книгу покупок по установленным формам.

С целью реализации требований указанного постановления типовая конфигурация содержит документы: «Счет-фактура выданный», «Запись книги продаж», «Счет-фактура полученный» и «Запись книги покупок».

Составление счетов-фактур

Для подготовки счетов-фактур, выставляемых покупателям по мере отгрузки товаров (продукции, работ, услуг), в типовой конфигурации предназначен документ «Счет-фактура выданный». Для ввода нового счета-фактуры выберите пункт «Счет-фактура выданный» из подменю «Счета-фактуры» меню «Документы» главного меню программы.

Счет-фактуру также можно вводить на основании следующих документов:

«Выписка»;

«Выполнение этапа работ»;

«Оказание услуг»;

«Передача НМА»;

«Передача ОС»;

«Приходный кассовый ордер»;

«Расходная накладная»;

«Реализация отгруженной продукции»;

«Отпуск материалов на сторону».

Экранная форма документа «Счет-фактура выданный», в общем случае, состоит из трех закладок: «Шапка», «Табличная часть» и «Корр. Счет и номер ГТД».

Закладка «Шапка»

Реквизиты, размещенные на данной закладке, служат для хранения информации о шапке печатной формы документа (контрагент, грузоотправитель и т. д.), а также включают в себя ряд флажков и переключателей, управляющих порядком формирования проводок при проведении документа.

Реквизит «Документ основание» служит для выбора документа отгрузки или получения авансового платежа. При выборе нового документа-основания значения всех реквизитов документа обновляются в соответствии с выбранным основанием.

Установка флажка «Счет-фактура на аванс» означает, что счет-фактура выписан по факту получения авансового платежа. Вследствие этого перестают использоваться (становятся невидимыми или недоступными для редактирования) часть реквизитов документа, не участвующих в оформлении счета-фактуры на аванс. Счет-фактура на аванс при проведении формирует проводки только по дебету счета 76.АВ «НДС с авансов полученных» и кредиту счета 68.2 «Налог на добавленную стоимость». При выбранном документе-основании, отражающем поступление аванса, флажок «Счет-фактура на аванс» установлен в соответствии с видом этого документа и недоступен для редактирования.

Если счет-фактура выставляется в одном из случаев, предусмотренных пунктом 4 статьи 164 НК РФ (в редакции Федерального закона №57-ФЗ от 29.05.2002г.), то следует установить флажок "Сумма НДС определяется расчетным методом". Тогда в графе "Стоимость товаров (работ, услуг), всего без налога" указывается налоговая база, а сумма НДС определяется расчетным методом. Налоговая ставка определяется как процентное отношение налоговой ставки, предусмотренной пунктом 2 или пунктом 3 статьи 164 НК РФ, к налоговой базе, принятой за 100 и увеличенной на соответствующий размер налоговой ставки. Это относится, в частности, к оформлению счетов-фактур на аванс.

По значению флажка «Облагается НДС по ставке 0%» система отличает операции, при которых отгружаемые материальные ценности и оказываемые услуги облагаются НДС по ставке ноль процен тов. При установке этого флажка графа табличной части «Сумма НДС» будет обнулена, а в печатной форме документа графа «Ставка НДС» заполнена значениями «0%». Счет-фактура, отражающий операцию, облагаемую НДС по ставке ноль процентов, не включается в книгу продаж и не формирует проводок по НДС. Для отражения данной операции в книге продаж требуется ввести документ конфигурации «Запись книги продаж». В этом случае документ «Запись книги продаж» отмечает момент, когда организация получает право применить ставку ноль процентов к данной операции.

Если флажок не установлен, а в табличной части документа выбрана ставка «Без НДС», то в этом случае ценность, указанная в строке будет считаться освобождаемой от налога.

Закладка «Табличная часть»

Заполнение табличной части на закладке «Таблица» документа «Счет-фактура» может выполняться двумя способами:

обычным вводом новой строки табличной части документа
(пункт «Новая строка» меню «Действия»). При этом необходимо сначала выбрать один из справочников:

«Номенклатура»,
«Материалы», «Основные средства», «Нематериальные активы», «Прочее», затем из выбранного справочника -- необходимую номенклатурную единицу, материал, предмет, основное средство или нематериальный актив;

способом множественного подбора из справочника. Для этого следует нажать кнопку «Подбор», выбрать из выпадающего меню нужный справочник, а затем в форме справочника указывать необходимые элементы. Наименования элементов= справочника будут переноситься в табличную часть счета- фактуры и окно справочника не закрывается. Затем выбирается следующий элемент справочника и т. д.

Для каждой позиции документа указываются количество, цена, налоговые ставки, суммы продаж, налогов и акцизов. При заполнении очередной строки ставки налогов заполняются по умолчанию значениями: при вводе товаров и услуг - из справочника «Номенклатура», а при вводе прочих активов - на основании констант конфигурации, содержащих значения основных ставок налогов.

Закладка «Корр. счет и номер ГТД.»

На закладке «Счет дебета, ГТД и пр.» выбирается счет дебета проводки по начислению НДС. Если в качестве счета дебета выбран счет 90.3 «НДС продаж», то при формировании проводок по начислению акциза будут использоваться счета 90.4. Во всех прочих случаях, для всех налогов будет использоваться одна и та же корреспонденция, указанная в строке счета-фактуры.

Для импортных товаров указывается страна происхождения и номер ГТД. Данная информация используется при печати документа и при формировании проводок по счету ГТД «Учет импортных товаров по ГТД».

Документ «Запись книги продаж»

Данный документ предназначен для ввода записей в книгу продаж. Ввод записей книгу продаж может потребоваться:

для организаций с учетной политикой «по оплате» -- при поступлении оплаты по ранее выписанному счету-фактуре;

при сторнировании счета-фактуры, выписанного при получении аванса от покупателя;

в других случаях, предусмотренных регламентирующими документами.

Документ «Запись книги продаж» может быть введен на основании документов:

«Счет-фактура выданный»;

«Выписка»;

«Продажа в розницу»;

«Суммовые разницы».

Для ввода нового документа выберите пункт «Запись книги продаж» из подменю «Счета-фактуры» меню «Документы» главного меню программы.

Если учетная политика организации предусматривает определение выручки от реализации по оплате, то при частичной оплате счета-фактуры следует ввести документ «Запись книги продаж» на сумму частичной оплаты..

Регистрация счета-фактуры поставщика

Для регистрации счетов-фактур, получаемых от поставщиков, в типовой конфигурации используется документ «Счет-фактура полученный». Для ввода нового документа выберите пункт «Счет-фактура полученный» из подменю «Счета-фактуры» меню «Документы» главного меню программы. Кроме того, этот документ можно ввести на основании документов:

«Авансовый отчет»;

«Поступление Материалов»;

«Поступление НМА»;

«Поступление ОС»;

«Поступление товаров»;

«Услуги сторонних организаций»;

«Поступление оборудования».

Документ следует использовать, когда счет-фактура поставщика или заменяющий его документ, поступает в организацию раньше или позже самих ценностей. Исключение составляет использование «Счета-фактуры полученного» совместно с документом «Авансовый отчет».

При регистрации документа в качестве его номера указывается номер счета-фактуры поставщика, а в качестве даты - дата его поступления в организацию. Следующей строкой вводится дата и номер счета-фактуры поставщика так, как они будут выведены в книгу покупок.

Документ имеет три закладки: «Суммы», «Корреспондирующие счета», «Импортные товары».

Документ «Запись книги покупок»

Счета-фактуры, полученные покупателем от поставщика, являются основанием для регистрации в книге покупок у покупателя. Регистрация счетов-фактур в книге покупок производится в хронологическом порядке по мере оплаты оприходованных товаров (работ, услуг). В типовой конфигурации для регистрации счетов-фактур в книге покупок используется документ «Запись книги покупок». Каждый документ «Запись книги покупок» соответствует строке в книге покупок.

Документ «Запись книги покупок» можно также вводить на основании проведенных документов:

«Выписка»;

«Поступление товаров»;

«Поступление материалов»;

«Поступление ОС»;

«Поступление НМЛ»;

«Расходный кассовый ордер»;

«Услуги сторонних организаций»;

«Поступление оборудования».

Каждому документу «Запись книги покупок» автоматически присваивается номер в порядке возрастания.

В реквизите «Документ оприходования» следует указать документ конфигурации, на основании которого вводится запись книги покупок. При выборе документа оприходования реквизиты счета-фактуры будут автоматически заполнены новыми значениями на основании данных выбранного документа.

В реквизите «Дата» - следует указать дату оприходования ценностей так, как она должна быть отражена в книге продаж.

В реквизите «Дата оплаты» следует указать дату оплаты оприходованных ценностей, услуг, полученных по документу оприходования.

Книга продаж

Для формирования книги продаж в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерии» служит отчет «Книга продаж». Он формируется на основании введенных ранее документов «Счет-фактура», «Запись книги продаж», «Записи книги продаж».

Строки книги продаж заполняются на основании документов конфигурации «Счет-фактура выданный» и «Запись книги продаж», а также строк документа «Записи книги продаж».

«Счет-фактура выданный» образует строку в книге продаж, если это счет-фактура на отгрузку и в качестве счета начисления НДС выбран счет 68, или счет-фактура на аванс. Счета-фактуры, отражающие отгрузку, облагаемую НДС по ставке 0% в книгу продаж не включаются.

«Запись книги продаж» образует строку книги продаж при условии, если она отражает поступление частичной оплаты от покупателя при принятой учетной политике «по оплате», или подтверждает оплату отгрузки, облагаемой НДС по ставке 0%.

Строка документа «Записи книги продаж» образует строку книги продаж аналогично документу «Запись книги продаж».

Для формирования отчета выберите пункт «Книга продаж» из меню «Отчеты» главного меню программы или нажмите кнопку «Книга продаж» в журнале «Выданные счета-фактуры».

На экран выдается запрос параметров вывода отчета, в котором необходимо указать, за какой период формировать отчет (период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода).

После указания необходимых параметров для формирования отчета нужно нажать кнопку «Сформировать». Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который может затем быть выведен на печать. Окно настройки параметров отчета может быть закрыто нажатием кнопки «Закрыть» или стандартным способом закрытия окна.

Закладка «Вид ТМЦ»

На данной закладке определяется состав имущества, подлежащего инвентаризации. же, возможно проведение инвентаризации розничной торговой точки, по результатам которой определяется количество и номенклатурный состав товаров, проданных в розницу с момента проведения последней инвентаризации.

В ряде случаев сроки проведения инвентаризации прямо определены Законом:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также
при преобразовании государственного или муниципального
унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи
имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями и в не
которых других случаях.

В ходе инвентаризации заполняются инвентаризационные описи, а в случаях выявления расхождений данных бухгалтерского учета и фактических данных о наличии имущества - сличительные ведомости. Формы этих документов являются унифицированными (утверждены Постановлениями Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 8, от 27 марта 2000 г. № 26).

По результатам инвентаризации выявленные недостачи имущества отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и порча ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества, а излишки приходуются до текущим рыночным ценам в корреспонденции со счетом 91.1 «Прочие доходы».

В налоговом учете недостачи отражаются по дебету счета Н16 «Недостачи и порча ценностей» в корреспонденции со счетами налогового учета имущества, а излишки -- по дебету счетов налогового учета имущества и кредиту счета Н08 «Внереализационные доходы».

Так же, возможно проведение инвентаризации розничной торговой точки, по результатам которой определяется количество и номенклатурный состав товаров, проданных в розницу с момента проведения последней инвентаризации.

Документ «Инвентаризация ТМЦ»

Документ предназначен для отражения в бухгалтерском и налоговом учете результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ), включая основные средства, оборудование к установке, материалы, товары, готовую продукцию и полуфабрикаты собственного производства (меню «Документы - Общего назначения»).

В диалоговом окне документа видны 3 закладки - «Вид ТМЦ», «Инвентаризация» и «Прочее».

Закладка «Вид ТМЦ»

На данной закладке определяется состав имущества, подлежащего инвентаризации.

Реквизит «Вид ТМЦ» может принимать одно из трех значений:

ТМЦ на местах хранения;

Основные средства;

ТМЦ в рознице.

В зависимости от выбранного значения этого реквизита заполняется список значений для более конкретного выбора объектов, подлежащих инвентаризации, в левой части окна (в списке перечислены счета бухгалтерского учета ценностей).

В случае выбора инвентаризации ТМЦ на местах хранения:

в списке счетов учета имущества появляются только те счета,
по которым в конфигурации предусмотрен учет по местам
хранения;

доступен для заполнения реквизит «Место хранения» -- при указании конкретного места данные для инвентаризации будут отбираться только по этому месту;

реквизит «Материально-ответственное лицо» - выбирается сотрудник, являющийся материально-ответственным лицом по инвентаризируемому имуществу (для заполнения печатных форм);

кнопки «Выделить все», «Очистить все», «Материалы», «Полуфабрикаты», «Продукция» предназначены для удобства управления выбором счетов, на которых учитывается подлежащее инвентаризации имущество.