Получается что Access, обладая всеми чертами СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.

Рассмотрим подробнее основные функции MS Access, чтобы иметь более ясное представление о его возможностях.

В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access 2007 может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль.

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.

Таблица - это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах - в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных. Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы. Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных».

Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной целостности. При этом изменения сразу применяются в базе данных (естественно, если содержащиеся данные удовлетворяют всем условиям) Полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать, что, несомненно, удобно для разработчика.

Запрос - объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.

Есть еще один способ создания запроса, который встроен вконструктор, - это написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого имеет явно скудные возможности в плане удобства и наглядности оформления кода. Видимо этот способ не позиционировался разработчиками как основной

Форма - это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами - в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов (при необходимости можно зарегистрировать свои ActiveX), которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.

Отчёт - объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации (например в виде таблицы или списка). MS Access обладает богатыми возможностями по оформлению и форматированию отчетов. Те же два режима создания есть и у отчета. В режиме мастера у пользователя имеется возможность задать множество параметров, практически полностью определяющих желаемый внешний вид отчета. Для создания нестандартных отчетов лучше пользоваться конструктором.

Страницы - средство публикации данных в локальной сети или Internet. Создаваемая страница проектируется подобно форме (с некоторыми отличиями в используемых компонентах), при работе с ней можно не только просматривать, но и изменять данные в базе. После сохранения страницы как объекта в БД ее можно экспортировать в виде файла в формате HTML и использовать для доступа к данным через интернет-браузер.

Макрос - это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой. Макрокоманды выбираются из имеющего списка, а параметры задаются разработчиком. Выполнить макрос можно по нажатию на кнопку и программным методом в коде.

Модуль - контейнер программного кода на VBA. Для их редактирования и просмотра используется оболочка Редактора VisualBasic. Весь программный код приложения содержится в наборе модулей. Здесь он имеет то же смысловое значение, как и в любом языке программирования.

Это полный список объектов, которые можно хранить в базе данных MS Access, который, впрочем, похож и в других настольных СУБД подобного класса, например Paradox.

Какие возможности предоставляет Access в функциональном плане.

Ввод данных. Ввод данных может осуществляться следующими способами: вручную прямо в таблицу (сюда же относится вставка содержимого буфера обмена); вручную в поля формы; прямой импорт данных из других источников (базы Access, текстовые файлы, формат DBF, электронные таблицы, источники данных ODBC); программным методом, который может сочетать в себе любые средства, которые возможно реализовать на VBA.

Последний способ обладает наибольшей гибкостью и представляет практически неограниченные возможности, однако он самый сложный в реализации и требует определенного уровня знаний программирования.

Изменение данных. Редактирование возможно следующими способами: вручную прямо в таблице; в полях форм; в окне браузера, в котором загружена web-страница из БД; программным методом.

Вывод данных. Здесь Access предоставляет такие возможности: вывод на экран монитора в табличном виде, полях форм или отчетов; экспорт в другие форматы данных (те же, что при импорте); вывод на печать, в основном в виде отчетов; вывод данных в интернет-браузер с помощью объекта Страница в пределах определенной сети; программный экспорт и вывод информации.

Взаимодействие с другими источниками и потребителями информации. В этом плане Access может выступать как сервер или клиент автоматизации. Особенно прозрачно настраиваются связи с другими продуктами пакета Microsoft Office. Например вы можете иметь документ Microsoft Word, в котором будут присутствовать поля из БД Access, изменение данных в базе автоматически отображается в документе. Это позволяет создавать гибкие решения, интегрирующие данные в офисных средствах. 5. Использование базы данных MS Access другими приложениями. Такой вариант использует файл MDB как хранилище данных. Программа, которая обращается к данным, может быть написана на любом языке высокого уровня. В данном случае используются таблицы и запросы. О поддержании ссылочной целостности и актуальности данных следит ядро БД. Взаимодействие происходит через ODBC-драйвер MicrosoftJetEngine.

Средства создания приложений. Создание приложений на Access во многом подобно всем остальным средствам автоматизации Microsoft Office. Здесь используется интерпретируемый язык VisualBasicforApplications, что приводит, как и при использовании любого интерпретируемого языка, к определенному увеличению затрат процессорного времени и уменьшению скорости работы программ и обработки данных. Для успешной разработки необходимо знать объектную модель самого Access и особенности ее использования.

Особенности управления данными. При работе с Базами Данных в многопользовательском режиме возникают ситуации, когда необходимо ограничить число обращающихся пользователей к данным. Это делается для того, чтобы предотвратить одновременное обновление одной и той же записи, при глобальном обновлении данных или при техническом обслуживания самой Базы Данных.

Ядро БД Access обеспечивает три уровня блокировок:

Блокировка базы данных. На этом уровне блокировки к БД может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется для глобального изменения или обновления данных или при техническом обслуживании Базы Данных - сжатии.

Блокировка таблицы. На этом уровне блокировки к таблице может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется в тех случаях, когда необходимо обработать сразу несколько записей таблицы.

Блокировка страницы. На этом уровне к заблокированной странице может обращаться только один пользователь. Это самый нижний уровень блокировки. Процессор MicrosoftJet автоматически устанавливает блокировку страницы и не может контролироваться вашей программой. Страница данных может содержать несколько записей, размер его равен 26 кб. Блокировка страницы означает блокировку всех записей, находящейся на этой странице. Если длина записи - 512 байтов, то будет заблокированной 4 записи, а если 50 байтов то 40 записей. Точное число записей нельзя заранее ни определить, ни задать, т.к. таблица может содержать удаленные записи (которые удаляются только во время уплотнения).

Блокировка на уровне таблицы имеет два режима - пессимистический и оптимистический. По умолчанию устанавливается пессимистическая блокировка.

Администрирование. Преимущество монопольного режима работы фактически привело к вырождению функций администрирования БД и в связи с этим - к отсутствию инструментальных средств администрирования в обычном понимании этого слова в MS Access. Имеющиеся же средства позволяют сделать следующее: имеется возможность разделения базы данных Microsoft Access на два файла, в одном из которых содержатся таблицы, а в другом запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Это позволяет пользователям иметь доступ к общему источнику данных и при этом создавать свои собственные формы, отчеты и другие объекты, а также сократить сетевой трафик; существует возможность связывания таблиц из других баз данных Microsoft Access или иных источников. Например, может потребоваться использование таблицы из другой базы данных Microsoft Access, открытой для совместной работы по сети. Это особенно полезно при необходимости хранить все таблицы в одной базе данных на сетевом сервере, сохраняя формы, отчеты и другие объекты в отдельной базе данных, копии которой имеются у всех пользователей общей базы данных; средства репликации Microsoft Access, доступные в базе данных (.mdb) и в проекте (.adp), позволяют создавать реплики и синхронизировать их по требованию при работе в Microsoft Access; средства защиты и разграничения доступа. Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. База данных может быть зашифрована. При шифровании базы данных ее файл сжимается и становится недоступным для чтения с помощью служебных программ или текстовых редакторов. Дешифрование базы данных отменяет результаты операции шифрования. Наиболее гибкий и распространенный способ защиты базы данных называется защитой на уровне пользователей. Этот способ защиты подобен способам, используемым в большинстве сетевых систем. Однако как уже отмечалось, подбор пароля администратора не представляет сложности для специалиста по взлому; имеется возможность преобразования БД в формат более ранней версии MS Access для обеспечения совместимости в некоторых случаях; и наконец, средство для сжатия базы данных, которое стирает информацию об удаленных строках и уменьшает размер файла MDB на диске. Это приводит к большей производительности и в некоторых случаях может восстановить базу данных (например, после неожиданного отключения питания).

Также необходимо упомянуть, что в Access 2007 изначально имеются шаблоны типовых баз данных для автоматизации наиболее распространенных задач.

Пользователь в интерактивном режиме Мастера выбирает данные, которые желает иметь в своей БД в соответствии с потребностями предприятия, а MS Access2007автоматически создает все необходимые объекты. В дальнейшем эту базу данных можно дорабатывать и расширять.

Многозначные поля для сложных данных

Можно создать поле, содержащее несколько значений, также называемых сложными данными. Предположим, что вам нужно назначить задачу одному из сотрудников или подрядчиков, но вы хотели бы назначить эту задачу нескольким людям. В большинстве систем управления базами данных и в ранних версиях Access в таком случае нужно было бы создать связь типа «многие-ко-многим», чтобы избежать ошибок.

В Office Access 2007 самая сложная часть работы делается автоматически, когда выбирается поле для ввода нескольких значений. Многозначные поля особенно удобны при использовании OfficeAccess 2007 для работы со списком SharePoint, который содержит один из типов многозначных полей, используемых в компоненте «WindowsSharePointServices». Приложение Office Access 2007 совместимо с этими типами данных.

Новый тип данных «Вложение» позволяет хранить все типы документов и двоичные файлы в базе данных, при этом не происходит ненужного увеличения размера базы данных. Office Access 2007 автоматически выполняет сжатие вложений, когда это возможно, чтобы оставить как можно больше свободного пространства. Нужно вложить документ MicrosoftOfficeWord 2007 в запись или сохранить в базе данных несколько цифровых фотографий. Использование вложений значительно облегчает выполнение таких задач. Можно даже добавлять несколько вложений к одной записи.

Поля МЕМО теперь хранят форматированный текст и поддерживают журнал исправлений.

Теперь в Office Access 2007 поддерживается форматированный текст, который можно использовать в записях наряду с обычным текстом. Текст можно форматировать с помощью различных параметров (таких как полужирное и курсивное начертание, а также применять различные шрифты, цвета и другие обычные параметры форматирования) и хранить в базе данных. Форматированный текст хранится в поле МЕМО в формате на основе HTML, который совместим с типом данных «Форматированный текст» в компоненте «WindowsSharePointServices». Задайте для свойства TextFormat значение либо RichText, либо PlainText, и данные в текстовых полях и в режиме таблицы будут отформатированы должным образом.

Поля МЕМО удобно использовать для хранения больших объемов данных. С помощью Office Access 2007 можно задать свойство Только добавление, чтобы сохранить в поле МЕМО записи обо всех изменениях. Затем можно просмотреть журнал этих изменений. Эта функция также поддерживает функцию отслеживания в компоненте «WindowsSharePointServices». Таким образом, можно также использовать Access для просмотра журнала содержимого списка SharePoint.

Характеристика сферы применения «настольных» СУБД

Достаточно часто, особенно если над определенной проблемой работает не отдельный специалист, а коллектив, возникает необходимость упорядочить, отсортировать накопленную информацию. В общем, создать условия, при которых можно было бы с наименьшими затратами найти нужные сведения, внести в них изменения и затем предоставить эту информацию для общего пользования.

Такая технология существует давно и известна под названием «база данных для рабочих групп». Создать ее можно при помощи множества инструментов, которые отличаются возможностями и степенью сложности. Но в данном случае хотелось бы остановиться на проблеме организации базы данных небольшой организации, которая потребовала бы наименьших материальных и ресурсных затрат.

Выбор системы управления баз данных (СУБД) представляет собой сложную многопараметрическую задачу и является одним из важных этапов при разработке приложений баз данных. Выбранный программный продукт должен удовлетворять как текущим, так и будущим потребностям предприятия, при этом следует учитывать финансовые затраты на приобретение необходимого оборудования, самой системы, разработку необходимого программного обеспечения на ее основе, а также обучение персонала. Кроме того, необходимо убедиться, что новая СУБД способна принести предприятию реальные выгоды.

Проанализировав характеристики области применения Microsoft Access можно выделить следующие структуры: применение в малом и среднем бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах, кадрах и т.п.); при разработке программ и хранилищ данных на заказ (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений, автоматизация некоторых функций предприятий); в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации, документооборот); в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т.п.); в качестве средства хранения данных, которое используется в других приложениях. Например, один из лидеров среди геоинформационных систем - ArcGis, создает и использует файлы MDB в качестве «персональной геобазы», то есть хранилища данных, где не требуется одновременное многопользовательское редактирование.

Это сферы использования СУБД Microsoft Access, хотя их конкретных реализаций может быть неизмеримо много, как и областей применения информационных технологий в целом.

2.4 Общая характеристика организации машинной обработки информации и формализация расчетов

Как и многие другие подающиеся автоматизации задачи, данная задача на сегодняшний день производится в большинстве случаев без использования вычислительной техники. Работники, которые занимаются юридическими лицами чаще всего работают с ними по ежемесячным реестрам. Использование же компьютеров и создаваемого в настоящей дипломной работе пакета прикладных программ позволит работать точнее, быстрее и качественней. Таким образом, использование компьютера и программного обеспечения позволит высвободить занятых работников и перевести их на решение других необходимых задач.

Для решения любого класса задач необходима входная, внутренняя и выходная информация, которая может быть постоянной или изменяющейся (оперативная).

Источниками оперативной информации являются данные бухгалтерской отчетности и документы, предоставляемые другими, определения их финансового положения.

К источникам постоянной информации относятся:

1. нормативная;

2. справочная;

3. формы отчетных документов.

Также ведется работа с оперативной информацией:

1. информация о банках;

2. информация об улицах;

3. информация об услугах;

4. информация о поставщиках

Машинная обработка информации в моем дипломе сводится к:

1. анализу корректности ввода первичной информации;

2. редактированию некорректной и удалению лишней или неверно занесенной информации;

3. фильтрации средств по запрашиваемым в диалоговых окнах критериям;

4. подсчетам сумм по услугам в квитанции;

5. расчету ежемесячной суммы по поставщику;

6. и т.п., связанное с работой с юридическими лицами.

После внедрения данного программного пакета произойдет:

Ускориться работа кассира-оператора (т.к. квитанция оформляется с помощью ПЭВМ, а не в ручную, как это происходит в настоящее время);

Ускориться передача информации внутри МУПа, т.к. при незначительной обработки по разграничению доступа, при наличии сети в профилирующих отделах возможен просмотр реестров по оплате, реестров должников и др. необходимой информации;

Вместо трех работников (сейчас) работу по приему, учету и разноске оплаты может осуществлять один работник;

и. т.д.

Для осуществления полного комплекса работы по приему оплаты необходимо вносить корректировки в «Оплата», а также сумму оплаты за период по всем услугам

Расчет показателей:

1. Sum_kvt= Sum_usl /Вычисление суммы по квитанции

2. Oplata=Oplata+sum_usl / Вычисление сумм оплат за период

На основе рассчитанных показателей производится разноска оплаты и последующее предоставление «долг+начислено» на будущий период.

В связи с тем, что программа не производит начисления по услугам, а является вторым звеном в приеме оплаты, данный алгоритм является универсальным для всех видов услуг независимо от суммы и способа оплаты.

Глава 3. Практическая разработка. Описание инфологической модели данных и разработка базы данных, используемой для автоматизации учета приема оплаты с юридических лиц за коммунальные услуги

3.1 Понятие инфологической модели. Описание инфологической модели рассматриваемой в дипломном проекте предметной области

Под инфологической моделью понимают описание предметной области, выполненное с использованием специальных языковых средств, не зависящих от используемых в дальнейшем программных средств (это по существу блок-схема алгоритма создания базы данных).

Требования к инфологической модели:

адекватное отображение предметной области;

непротиворечивость;

должна отражать взгляды и потребности всех пользователей системы;

однозначная трактовка моделей;

модель должна быть конечной;

модель должна быть легко расширяемой, то есть иметь возможность ввода новых (удаления) данных без изменения ранее определенных;

должна обладать свойствами композиции и декомпозиции (укреплять базу данных или расщеплять);

должна быть легко реализуемой на ЭВМ;

должна быть независимой от оборудования и языков организации базы данных на ЭВМ.

В настоящее время не существует какой-либо стандарт или общий принятый способ построения инфологической модели. Для описания инфологической модели используются как языки аналитического (описательного типа), так и графические средства (блок-схемы).

Классом объектов называют совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

Объекты могут быть двух типов:

ь реальные объекты;

ь абстрактные объекты.

Каждому объекту в классе объектов присваивается свое уникальное имя (идентификатор). Каждому классу объектов в модели присваивается уникальное имя.

Связи между объектами и характеризующими его свойствами изображаются в виде линий, соединяющих обозначение объекта и его свойств. Свойства могут быть единичными (например, год рождения) и множественными (например, один студент может знать несколько языков).

Обычно для изображения связей между объектом и его единичным свойством используется единичная стрелка, а для множественных свойств - двойная стрелка.

Свойства могут быть:

ь статистическими (постоянные, не изменяющиеся с течением времени);

ь динамическими (изменяющиеся с течением времени).

Некоторым объектам из класса объектов присущи свойства, которые не характерны для других объектов из этого же класса.

Такие свойства называются условными.

Кроме связей между объектом и его свойствами в инфологической модели фиксируются связи между объектами разных классов.

Различают следующие виды связей:

ь один к одному;

ь один ко многим;

ь многие к одному;

ь многие ко многим.

Инфологическая модель отображает классы объектов и связи между ними.

Связи между разными классами объектов могут быть:

ь обязательные;

ь необязательные.

Для указания этой ситуации существует понятие класс принадлежности.

Инфологическая модель (ИЛМ) должна отвечать следующим требованиям:

ь обеспечивать адекватное отображение предметной области и, как следствие, давать возможность получить интегрированное представление о предметной области;

ь представляться на языке, понятном как специалисту предметной области, так и администратору БД;

ь содержать информацию о предметной области, достаточную для дальнейшего проектирования; гарантировать однозначное трактование модели;

ь быть динамической.

Цель инфологического моделирования - создать точное и полное отображение реального мира, используемое в дальнейшем в качестве источника информации для построения БД.

При автоматизированной обработке информации, содержащейся в инфологической модели, требования к ее представлению ужесточаются: модель должна быть представлена в виде, обеспечивающем возможность автоматизированного перехода к моделям следующих уровней (т. е. степень ее формализации должна быть высокой).

Для инфологической модели используются как аналитические, так и графические способы ее представления. На инфологическом уровне желательно использовать универсальные языковые средства, хотя не исключено применение и специализированных средств.

При построении информационных моделей предметной области используются математический аппарат и его понятия. Информационные переменные имеют ряд специфических особенностей. Они служат для отображения определенной предметной области и являются либо идентификаторами объектов, либо отображением их свойств. Идентификаторы объектов и информационные переменные, отображающие качественные признаки объектов (в теории экономических информационных систем они называются реквизитами-признаками), имеют дискретный характер.

Даталогическая модель должна быть проанализирована с точки зрения возможности и эффективности выполнения заданных функций. В процессе анализа даталогическая модель может перестраиваться. После получения приемлемого варианта логической структуры БД переходят к физическому моделированию. Полученный вариант физической структуры проверяют на ограничение по ресурсам. В случае несоблюдения ограничений производят перепроектирование физической структуры. Если этого оказывается недостаточно, то возвращаются к даталогическому уровню и выполняют еще одну итерацию по проектированию структуры БД.

Зная основные принципы построения даталогических моделей приведенные ниже можно составить даталогическую модель.

Глобальная даталогическая модель представляет собой отражение общего содержания баз данных, структурированное на логическом уровне и ориентированное на конкретную СУБД. Любая СУБД оперирует с допустимыми для нее типами логических структур данных, которые представляют собой базисный набор типов структур. СУБД накладывает количественные ограничения на логическую структуру базы данных. Все это оказывает влияние на проектирование даталогических моделей. Поэтому, прежде чем приступить к построению даталогическоймодели, необходимо детально изучить особенности СУБД, уточнить ограничения, определить факторы, влияющие на выбор логических структур данных, ознакомиться с существующими методиками проектирования. Если для данной СУБД имеется система автоматизации проектирования БД, то с целью оценки качества проекта и целенаправленного воздействия на создаваемую структуру базы данных желательно знать алгоритм проектирования, положенный в ее основу.

При проектировании даталогической модели используется графическая (диаграмма логической структуры) и аналитическая формы ее представления. При ручном проектировании построение даталогической модели начинают с графического представления структуры базы данных, так как оно обладает большей наглядностью. При автоматизированном проектировании, наоборот, обычно сначала получается аналитическое представление структуры, а затем по нему для удобства пользователей воссоздается графическое представление.

Графическое представление структуры БД.

Диаграммы логической структуры БД должны быть наглядными, легко читаемыми, не допускать неоднозначного их толкования; они должны нести полную информацию о логической структуре БД, давать возможность различать все типы элементов данных и структур, допустимых в данной системе, обеспечивать взаимно однозначное соответствие между ними.

Для реляционных систем не принято давать графическую интерпретацию структуры БД. В реляционных моделях связи в явном виде не задаются, а также тем, что до последнего времени не было крупных реализаций реляционных банков данных, для которых трудно было бы проанализировать их структуру, не пользуясь графической интерпретацией..

Особенности проектирования. На проектирование даталогической модели большое влияние оказывают возможности системы по физической организации данных. Часто логическое и физическое проектирование БД выполняется итеративно.

Кроме факторов, обусловленных особенностями СУБД, при проектировании структуры БД надо принимать во внимание особенности отображаемой предметной области и характеристику обращений к БД со стороны пользователей.

Алгоритм проектирования логической структуры БД зависит от вида инфологической модели, подхода к проектированию, используемой СУБД. Более того, для одной и той же СУБД могут быть предложены различные алгоритмы построения структуры БД. Тем не менее, проектирование структурированных баз данных для различных систем имеет и целый ряд общих моментов:

1) минимальная логическая единица (элемент данных, поле и т. п.) семантически для всех систем практически одинакова и соответствует либо идентификатору объекта, либо свойству объекта или процесса;

2) группировка элементов в структуры более высоких уровней и определение связей между ними производятся в результате совместного анализа ограничений СУБД, особенностей предметной области и потребностей пользователей с учетом ограничений на ресурсы;

3) совокупность типов объектов, подлежащих отражению в БД, и совокупность свойств, фиксируемых для конкретного объекта каждого типа, должны быть заранее определены. Этапы определения состава БД и проектирования ее структуры могут выполняться итеративно. Процесс проектирования предусматривает предварительную классификацию объектов реального мира;

4) при проектировании логической структуры БД присутствуют этапы преобразования исходной инфологической модели в модель, допустимую для СУБД, и проверки адекватности полученнойдаталогической модели исходной модели;

5) для каждой СУБД может быть задан набор правил и приемов устранения аномальных, с точки зрения системы, ситуаций. Обычно при этом возможны альтернативные решения. Число допустимых для заданных исходных условий вариантов даталогических моделей обычно бывает сравнительно велико.

6) отображение связей между элементами на уровне даталогической модели может выполняться либо путем совместного расположения взаимосвязанных элементов, либо путем объявления непосредственной связи между ними, либо путем объявления связи посредством дополнительного связующего элемента. Последняя из перечисленных возможностей часто используется, чтобы «обойти» ограничения, накладываемые СУБД;

7) логическая структура БД может передавать не только связи между соответствующими сущностями в предметной области, но и связи, возникающие в процессе обработки информации в БД. Это усложняет процесс проектирования даталогической модели.

Потенциальная связанность модели, отражающей предметную область, обычно очень велика. Отражать все возможные связи в даталогической модели не представляется целесообразным (иногда это и невозможно), в связи с чем, преобразование из реляционного представления в даталогическое с явным фиксированием связей рекомендуется проводить с учетом возможных запросов к БД.

Аппарат реляционной теории можно использовать и для формальной проверки непротиворечивости локальных моделей, отражающих взгляды отдельных пользователей.

Главная цель системы, разрабатываемой в данном дипломном проекте - это автоматизация приема и разноски оплаты коммунальных услуг юридическими лицами.

Состав и функции системы:

Состав системы:

Таблицы (содержат данные)

Формы (наглядное отображение информации в таблицах)

Запросы

Отчеты (формы отчетности)

Функции системы.

Система выполняет следующие основные функции:

Ввод первичной информации (после проведения инвентаризации).

Выполнение необходимых расчетов.

Формирование отчетов.

Реализация сервисных возможностей.

Инфологическая модель данных (рис.3.1.1)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3.1.1. Инфологическая модель.

3.2 Разработка базы данных «Прием оплаты»

3.2.1 Характеристика входной информации

Оперативная информация необходимая при создании дипломной работы представляет собой справочники следующих видов:

1. Справочник улиц

2. Справочник услуг

3. Справочник поставщиков услуг

4. Справочник банков, обслуживающих абонентов

Справочник юридических лиц (абонентов)

Описание полей таблиц базы данных

1. Таблица: Банк (справочник банков)

Столбец

Имя Тип Размер

Код_банка Числовой (длинное целое) 4

Наименование_б Текстовый 15

БИК Текстовый 9

2. Таблица: Справочник_поставщиков (справочник поставщиков услуг)

Столбец

Имя Тип Размер

Код_пост Числовой (длинное целое) 4

Наименование_пост Текстовый 20

3. Таблица: Поставщики_услуг (справочник поставщиков в связи с услугами)

Столбец

Имя Тип Размер

Код_пост Числовой (длинное целое) 4

Услуга Числовой (длинное целое) 4

Наименование_услуги Текстовый 20

4. Таблица: Улицы (справочник улиц)

Столбец

Имя Тип Размер

Код_ул Числовой (длинное целое) 4

Название_ул Текстовый 15

5. Таблица: Юридические_лица (справочник зарегистрированных юр. лиц)

Столбец

Имя Тип Размер

Код_юр Числовой (длинное целое) 4

ИНН Текстовый 10

Наименование Текстовый 30

Представитель Текстовый 15

Улица Числовой (длинное целое) 4

Дом Текстовый 6

Корпус Текстовый 1

Квартира Текстовый 5

РасчСчет Текстовый 20

Банк Числовой (длинное целое) 4

6. Таблица: Справочник_услуг (справочник услуг)

Столбец

Имя Тип Размер

Код_услуги Числовой (длинное целое) 4

Наименование Текстовый 10

Приведенные выше таблицы были созданы мною в Microsoft Access 2007 (рис. 3.2.1.1, 3.2.1.2, 3.2.1.3, 3.2.1.4, 3.2.1.5, 3.2.1.6).

Таблицы в Microsoft Access2007 создаются с помощью команды: Вкладка «Создание» - группа «Таблицы» - команда «Конструктор таблиц».

В открывшемся окне конструктора вводятся поля таблицы, указываются типы данных и при необходимости другие дополнительные параметры.



Рис. 3.2.1.1. Таблица «Банк».

Рис. 3.2.1.2. Таблица «Справочник_поставщиков».

Рис. 3.2.1.3. Таблица «Поставщики_услуг».

Рис. 3.2.1.4. Таблица «Улица».

Рис. 3.2.1.5. Таблица «Юридические_лица».

Рис. 3.2.1.6. Таблица «Справочник_услуг».

Справочники, как это было сказано ранее, заполняются один раз и впоследствии постоянно незначительно обновляются.

Приоритет отдан справочникам в связи с тем, что некоторые переменные, названия и т.п. используются постоянно и требуют частого отслеживания значений (Примером может служить название улиц, которые могут через некоторое время иметь другое название). Благодаря справочникам легче осуществляется ввод информации, поиск, фильтрация и др. операции, необходимые для полноценной работы отдела по юридическим лицам.

Основным справочником является справочник юридических лиц (абонентов)

В качестве входной оперативной информации, при вводе данных о юридическом лице служат:

Инвентарный номер в ГЕРЦе (Счетчик; обязательный параметр)

ь Полное наименование (Обязательный параметр)

ь Представитель (директор)

ь ИНН (идентификационный номер налогоплательщика; обязательный параметр)

ь Улица (Обязательный параметр)

ь Дом (Обязательный параметр)

ь Корпус (цифра или буква; необязательный параметр)

ь Квартира (необязательный параметр)

ь Наименование банка (Необязательный параметр)

ь Расчетный счет (Необязательный параметр)

По другим видам справочников информация представляет собой списки, которые впоследствии используются в главной форме.

3.2.2 Характеристика результатной информации

Результатной информацией в данном дипломном проекте являются:

-свод сумм оплат;

-свод оплат по каждой услуге.

Данная информация идет в привязке с лицевым счетом предприятия, что в случае необходимости облегчает поиск, фильтрацию сумм.

Описание полей таблиц базы данных

1. Таблица: Оплата_свод (свод оплаченных сумм) (рис. 3.2.2.1)

Столбец

Имя Тип Размер

Номер_кв Числовой (длинное целое) 4

Дата_оплаты Дата/время 8

Код_юр Числовой (длинное целое) 4

Сумма Денежный 8

2. Таблица: Оплата_по_усл (свод оплат по услугам) (рис. 3.2.2.2)

Столбец

Имя Тип Размер

Н_кв Числовой (длинное целое) 4

Код_услуги Числовой (длинное целое) 4

Сумма_услуги Числовой (длинное целое) 4

3. Таблица: Отч_период (отчетный период) (рис. 3.2.2.3)

Столбец

Имя Тип Размер

Дата_нач Дата/время 8

Дата_кон Дата/время 8

Рис. 3.2.2.1. Таблица «Оплата_свод»

Рис. 3.2.2.2. Таблица «Оплата_по_усл»

Рис. 3.2.2.3. Таблица «Оплата_по_усл»

3.3 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации и ее описание

Главная форма, после запуска заставки, в которой представлена информация о названии работы, формирует кнопочное меню через которое производится работа со справочниками, отчетами, основными формами заполнения и т.п. (рис. 3.3.2).

В процессе работы могут незначительно обновляться и редактироваться справочники. В дальнейшем происходит заполнение таблиц, связанных с оплатой (рис. 3.3.1).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3.3.1. Алгоритм процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации.



Рис. 3.3.2. Главная кнопочная форма базы данных «Прием оплаты»

Как видно из рисунка 3.3.2 на главной форме расположены кнопки, с помощью которых возможно осуществлять переход по соответствующим страницам кнопочной формы:

1. Таблицы - открывает страницу кнопочной формы (рис. 3.3.3.), в которой имеется возможность открыть, просмотреть и редактировать таблицы нашей базы данных. А также имеется кнопка «На главную» для возврата в главное меню.

Рис. 3.3.3. Страница кнопочной формы «Таблицы»

С помощью команды: Вкладка «Работа с базами данных» - группа «Показать или скрыть» - команда «Схема данных» создаем связи между нашими таблицами, которые представлены на рисунке 3.3.4.



Рис. 3.3.4. Схема данных базы данных «Прием оплаты».

2. Отчеты - открывает страницу кнопочной формы (рис. 3.3.5.), в которой имеется возможность открыть, просмотреть и вывести на печать отчеты. А также имеется кнопка «На главную» для возврата в главное меню.

Формирование отчетов

Для формирования необходимых документов необходимо первоначально ввести исходные данные в ручную (перечень данных указан в разделе «Описание входной информации») или использовать электронный вариант. После ввода исходной информации ПЭВМ автоматически выполняет все расчеты по заранее разработанным алгоритмам, в результате чего формируются выходные документы. Для просмотра необходимого отчета выбирается соответствующий пункт меню.

Отчет создается с помощью команды: Вкладка «Создание» - группа «Отчеты» - команда «Мастер отчетов».



Рис. 3.3.5. Страница кнопочной формы «Отчеты»

Отчет «Юридические лица - сортировка по улицам» содержит список юридических лиц, упорядоченных по улицам (рис. 3.3.6).

Также отчет снабжен кнопкой «Печать». Эта кнопка служит для вывода отчета на печать. В моей базе данных пока только один отчет. По мере заполнения базы данными о юридических лицах, оплате и т.д. при возникновении необходимости можно создавать различные отчеты, в том числе на основе запросов и таблиц.

Также отчеты можно использовать для распечатки квитанции, форму которой можно разработать по желанию организации.

Отчет является очень удобным средством для подведения итогов, наглядного отражения реального состояния дел по оплате юридическими лицами коммунальных услуг.



Рис. 3.3.6. Отчет «Юридические лица - сортировка по улицам».

Запросы - открывает страницу кнопочной формы (рис. 3.3.7), в которой имеется возможность открыть и просмотреть запросы. А также имеется кнопка «На главную» для возврата в главное меню.

Рис. 3.3.7. Страница кнопочной формы «Запросы»

В данный момент я создала только один запрос «Поиск данных по наименованию». Это запрос с параметром. Параметром выступает наименование юридического лица (рис. 3.3.8).

Рис. 3.3.8.

После ввода наименования программа выводит данные (в данном случае полный адрес и телефон) юридического лица (рис. 3.3.9, 3.3.10).



Рис. 3.3.9.

Рис. 3.3.10.

В дальнейшем запросы можно использовать, допустим, для поиска задолжников, для группировки данных по определенному критерию, для подведения итогов в конце отчетного периода и т.д.

3. Формы - открывает страницу кнопочной формы (рис. 3.3.11), в которой имеется возможность просмотреть формы базы данных (рис. 3.3.12, 3.3.13, 3.3.14, 3.3.15), а также добавить новые записи. А также имеется кнопка «На главную» для возврата в главное меню.

Рис. 3.3.11. Страница кнопочной формы «Формы»



Рис. 3.3.12. Форма «Юридические лица».

Рис. 3.3.13. Форма «Оплата_свод».

Используя эту форму можно вносить данные об оплате юридическим лицом за коммунальные услуги.

Рис. 3.3.14. Форма «Поставщики услуг»

Рис. 3.3.15. Форма «Оплата по услугам»

4. Кнопки «Выход» и «О приложении» служат соответственно для выхода из приложения и для справки о создателе приложения (рис. 3.3.16).

Рис. 3.3.16. О приложении.

Заключение

В дипломном проекте был разработан программный продукт для автоматизированного приема оплаты за коммунальные услуги. Программа разработана при помощи вычислительной техники и СУБД Aceess 2007. Достоинством данной программы является то, что она доступна для любого человека, который даже не имеет понятий о жилищно-коммунальном хозяйстве.

Программа не содержит ограничений по услугам, поставщикам услуг и прочим параметрам. Анализ быстродействия в Microsoft Access максимально возможный уровень скорости для программных продуктов данного уровня сложности и пользования.

Данный пакет после реконфигурации может быть использован на любом предприятии, аналогичному МУП «ГЕРЦ» г. Махачкалы. Все параметры системы могут изменяться, что предоставляет пользователям (организациям) максимальные возможности.

В данный момент приложение желательно доработать под требования конкретного пользователя. Что же касается темы цели моего дипломного проекта - «Автоматизация учета приема оплаты с юридических лиц за коммунальные услуги», то я считаю, что представленный программный продукт вполне подходит для реализации поставленной задачи. Приложение во многом облегчит работу сотрудника, занимающегося заполнением справочников, связанных с оплатой, и непосредственно самим приемом оплаты за коммунальные услуги с юридических лиц.

Размещено на Allbest.ru