Методы бухгалтерского учета с использованием средств автоматизации в ЗАО "ххх"

32

44

30

137,50

68,18

Коэффициент оборачиваемости собственного капитала, раз (оборотов)

149

114

154

76,51

135,09

Коэффициент деловой активности показывает, что предприятие ЗАО «Ххх» в 2005 году на один рубль среднегодовой стоимости активов получило 8,55 копеек выручки от реализации. Так же из данной таблицы видно, что в 2005 году число оборотов совершенных среднегодовой стоимостью оборотных активов составил 10, что на 3 оборота меньше или на 8 дней длиннее показателя 2004 года. Это говорит о снижении оборота оборотных средств, о снижении эффективности использования оборотных активов.

Изменение коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности в сторону уменьшения (на 7 оборотов по сравнению с 2004 годом) показывает увеличение объемов коммерческого кредита предоставляемого предприятием своим покупателям, говорит об увеличение периода погашения дебиторской задолженности (на 6 дней), что оценивается отрицательно.

Период погашения кредиторской задолженности в 2005 году снизился на 14 дней и это оценивается отрицательно, т.к. у предприятия уменьшился срок пользования «бесплатными» денежными средствами своих партнеров.

Коэффициент оборачиваемости собственного капитала в 2005 году составил 154 оборота, что на 5 оборотов больше, чем в 2003 году и на 40 оборотов больше, чем в 2004 году. Замедление оборачиваемости капитала требует дополнительного привлечения средств для обеспечения того же уровня деятельности.

2.3 Организация учета на предприятии ЗАО «Ххх»

Организация бухгалтерского учета. Не смотря на то, что ЗАО «Ххх» является субъектом малого бизнеса, в данной организации применяется традиционная схема налогообложения и бухгалтерского учета.

Организация ведет бухгалтерский учет в порядке, установленном законодательством, и несет ответственность за ее достоверность.

За организацию учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций на предприятии ЗАО «Ххх» ответственность несет руководитель организации - генеральный директор Юренев Вячеслав Анатольевич, за его ведение - главный бухгалтер Ульянова Любовь Константиновна. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в рублях и копейках.

Поскольку объем учетной работы на данном малом предприятии небольшой, то его руководитель, в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», не стал создавать бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером, а просто ввел в штат должность главного бухгалтера. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Он обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ, контроль за движением имущества и выполнением обязательств [1].

В должностной инструкции главного бухгалтера содержатся следующие разделы (Приложение 11):

1) Общие положения;

2) Должностные обязанности;

3) Права;

4) Ответственность.

В организации ЗАО «ххх» на 2005 год разработана и принята учетная политика в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98). Она утверждена приказом генерального директора Юренева В.А. (Приложение 12). При этом утверждены:

- рабочий план счетов бухучета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности (Приложение 13);

- формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

- порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Ответственным за формирование учетной политики является главный бухгалтер [7].

Начальным этапом бухгалтерского учета является сплошное документирование всех хозяйственных операций путем составления первичных бухгалтерских документов. В данной организации для документирования хозяйственных операций применяются формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлениями Госкомстата РФ.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Для своевременного оформления документов, правильной обработки, поступления из подразделений предприятия необходим график документооборота. Но на данный момент на предприятии график документооборота не составлен, что влечет за собой нарушение сроков предоставления документов в бухгалтерию, следовательно, составление отчетности.

Для обобщения, классификации и накопления информации, содержащейся в принятых к бухгалтерскому учету первичных учетных документах, и отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности предназначены регистры бухгалтерского учета. Исходя из потребностей и масштаба своего производства и управления, численности работников, организация ЗАО «Ххх» использует регистры, предусмотренные в журнально-ордерной форме счетоводства. То есть, бухгалтерский учет ведется по единой журнально-ордерной форме.

Отражение хозяйственных операций в системе счетов бухгалтерского учета и регистрах бухгалтерского учета, применяемых данным малым предприятием, осуществляется посредством двойной записи. Сущность двойной записи заключается во взаимосвязанном отражении каждой совершенной операции одновременно на двух счетах бухгалтерского учета.

В ЗАО «Ххх» бухгалтерский учет ведется с использованием средств автоматизации, однако первичные и сводные учетные документы при необходимости распечатываются на бумажных носителях информации. В данной организации используются бухгалтерские программы фирмы 1С - «1С : Предприятие 7.7» и «1С:Предприятие 8.0».

После обработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Сохранность бухгалтерских документов и регистров обеспечивает главный бухгалтер. Бухгалтерские документы до трех лет хранятся в бухгалтерии, по истечению трех лет передаются в архив предприятия. Документы по заработной плате хранятся в архиве 75 лет. Сроки хранения документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в данной организации соблюдаются.

Поскольку на предприятии ЗАО «Ххх» учет осуществляют с помощью компьютеров, то программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) хранятся не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности.

На предприятии ЗАО «Ххх» не составлен график проведения инвентаризации. Организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Инвентаризация расчетов поможет выявить ошибки и, следовательно, избежать штрафных санкций.

Организация управленческого учета. В организации ЗАО «Ххх» до конца марта 2005 года управленческий учет велся ручным способом, то есть, не автоматизировано. Кроме того, управленческий учет не был выделен в самостоятельную систему, а был составной частью бухгалтерского учета. Однако 29.03.2005 г. был приобретен программный продукт системы «1С : Предприятие 8.0», который направлен на ведение автоматизированного управленческого учета. Данный программный продукт охватывает весь управленческий цикл: от планирования (бюджетирования) до анализа эффективности затрат. На данный момент в программу «1С : Предприятие 8.0» введена базовая информация (файлы постоянной информации), то есть зарегистрированы контрагенты по счетам (их юридический адрес, данные о руководителях различного уровня, оказываемые им услуги и прочее), занесены справочные данные организации, скорректирован рабочий план счетов бухгалтерского учета для управленческого учета.

Но к сожалению на предприятии ЗАО «Ххх» данная программа до сих пор не используется.

Автоматизация методов бухгалтерского учета в организации ЗАО «Ххх»

На предприятии ЗАО «ххх» используются следующие программы: «1С:Предприятие. Бухгалтерский учет. Типовая конфигурация 7.7 сетевая версия»; «Конфигурация «Универсал» (Бухгалтерский учет - Персонал - Производство / - разработан ЗАО «Ххх» - совместим с лицензионным программным продуктом 1С/Фирмы - «1С»).

Общие сведения о системе «1С:Предприятие 7.7». Система «1С:Предприятие 7.7» может быть использована для ведения любых разделов бухгалтерского учета на предприятиях различных типов.

1C:Предприятие может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.
Разнообразные и гибкие возможности системы 1С:Предприятие позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.

Система 1С:Предприятие может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета:

- учет операций по банку и кассе;

- учет основных средств и нематериальных активов;

- учет материалов;

- учет товаров, услуг и производства продукции;

- учет валютных операций;

- учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами;

- учет расчетов по заработной плате;

- учет расчетов с бюджетом;

- другие разделы учета.

Система 1С:Предприятие обладает гибкими возможностями организации учета:

- синтетический учет по многоуровневому плану счетов;

- учет по нескольким планам счетов;

- валютный учет и учет покрытия валют;

- многомерный аналитический учет;

- многоуровневый аналитический учет по каждому измерению;

- количественный учет;

- учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Ввод информации в 1C:Предприятии может быть организован с разной степенью автоматичности:

- режим ручного ввода операций;

- режим типовых операций;

- режим автоматического формирования операций по документам.

Программа "1С:Предприятие 7.7" использует стандартный интерфейс для приложений к операционной системе Windows XP. Функционирование системы делится на два разделенных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и непосредственную работу пользователя по ведению учета или выполнению расчетов.

Конфигурирование. На данном этапе системы 1С:Предприятие выполняется настройка различных режимов системы в соответствии с особенностями конкретного предприятия. При этом определяются структура и свойства справочников и документов, описываются формы и алгоритмы построения отчетов, разрабатываются виды расчетов, настраивается ведение синтетического, аналитического, количественного и валютного учета.

Работа пользователя. В этом режиме собственно выполняется функционирование системы в предметной области:

- осуществляется ввод документов и операций;

- заполнение справочников;

- формирование различных отчетов;

- выполнение различных регламентных расчетов;

- и другое.

Так как, конфигурирование системы процесс весьма сложный и требует специальных навыков программирования, бухгалтерами данный режим не используется, а основная работа бухгалтера происходит в режиме пользователя функционирующего на основе уже готовой конфигурации.

В программе используются следующие базовые понятия:

Константы. Как правило, константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные. В основном это наиболее общая информация об организации, в которой ведется учет: "Наименование предприятия", "Размер НДС", "ФИО главного бухгалтера" и другие.

Справочники. Предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов. Обычно справочниками являются списки основных средств, материалов, организаций, валют, товаров, сотрудников и другие. 1С:Предприятие поддерживает работу с многоуровневыми справочниками и подчиненными справочниками.

Перечисления. Перечисления используются в системе для описания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значений. Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), тип учредителя (юридическое лицо, физическое лицо), типы сотрудников предприятия (штатный, совместитель) и другие.

Документы. Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными в 1C:Предприятие могут использоваться документы. Как правило, набор документов 1C:Предприятие совпадает с набором реальных физических документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет-фактура, кассовые ордера и другие. Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке (вводе в систему). Кроме того, документ обычно имеет печатную форму, которая представляет собой его "бумажный" эквивалент.

Журналы. Для просмотра документов в 1C:Предприятие предусмотрены журналы. Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или все документы сразу.

Отчеты и обработки. Отчеты применяются для получения различной информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям. Отчеты используются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и другие), так и для формирования данных для налоговых инспекций и других инстанций (баланс, налоговая отчетность).

3.1. Документация и инвентаризация

Документация - письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Каждая хозяйственная операция, подлежащая отражению в бухгалтерском учете, должна быть оформлена документами.

На предприятии ЗАО «Ххх» все участки учета автоматизированы, следовательно, автоматизировано заполнение документов. Список таких документов находится в «журналах документов» в программе «1C:Предприятие».

Документ автоматически формирует бухгалтерскую операцию, отражающую соответствующую хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.

Документы могут иметь три возможных состояния:

1) документ записан, но не проведен;

2) документ проведен;

3) документ помечен на удаление.

Документ иметь две основные части: шапку и табличную часть. К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, то есть имеют один экземпляр на документ. Например, для такого документа, как счет-фактура, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки.

Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которых может встречаться более одного на документ. Это, например, список товаров с количеством и номенклатурой для того же счета-фактуры. Такое построение позволяет бухгалтеру более быстро составлять документы. К тому же он не может держать в голове все данные нужные для оформления документа и при ведении ручного бухгалтерского учета бухгалтер не застрахован от ошибок. Такое же построение формы заполнения документа снижает вероятность появления ошибок. В случае неправильного ввода могут появляться соответствующие сообщения. Практически любой документ имеет поля для ввода даты и номера документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения, и программа не позволит закончить ввод документа, если они не заполнены. Данная функция позволяет автоматически вести учет документов и значительно снижает возможность их подложной выписки.

Для каждого документа существует печатная форма. При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована без распечатки.

Так как в организации ЗАО «Ххх» все участки учета автоматизированы рассмотрим некоторые из них.

Учет расчетов с персоналом по оплате труда. Данный участок учета в организации ведется с использованием программного продукта - конфигурацию фирмы «1С» - «Универсал», которую разработала сама организация. Этим объясняется отличие печатной формы документа «Табель рабочего времени сотрудников ЗАО «Ххх»» от унифицированной формы. Законодательством РФ не запрещается использовать не унифицированные формы, но они должны быть утверждены на предприятии. А этого в организации не сделано, что является нарушением законодательства РФ. Печатная форма «Табеля рабочего времени сотрудников организации» за май 2005 года представлена в приложении 14. Представленный документ имеет вид таблицы. Каждая строка таблицы содержит сведения: фамилию, имя, отчество сотрудника; табельный номер сотрудника; отработанные дни; наличие больничного листа; отпуск; должность сотрудника.

Так же на предприятии составляется Расчетный листок за месяц по каждому сотруднику (Приложение 15). В данном документе указывается: табельный номер сотрудника; Фамилия, имя, отчество сотрудника; Подразделение, в котором работает сотрудник; Льгота и ставка; Отработанное время и норма; Начисления и удержания. В приложении 16 предоставлена налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц. Данная карточка содержит девять разделов.

В приложении 17 составлена справка о доходах физического лица. Данная справка содержит шесть разделов, состоящие из подразделов.

В приложении 18 составлена справка о заработной плате и других доходах за январь 2006 года. Данная справка составляется по каждому сотруднику предприятия. В справке представлена таблица, каждая строка которой имеет сведения о заработной плате и пособии по больничным листам, премии, ежегодных вознаграждениях, пенсии и других выплатах. Так же таблица имеет итоговую строку.

Так же в данном программном продукте организация составляет «Свод начислений/удержаний и отчислений» (Приложение 19). Данный документ содержит две таблицы. Первая таблица содержит сведения по начислениям/удержаниям, а вторая - отчисления.

В организации по данному участку учета не было выявлено значительных нарушений по заполнению документов

Учет расчетов с подотчетными лицами. Данный участок учета ведется в системе «1С:Предприятие 7.7». Выдача денег в подотчет оформляется Расходным кассовым ордером, печатная форма которого представлена в приложении 20. На предприятии применяется унифицированная форма данного документа. Денежная сумма в подотчет выдается на определенный срок, по завершению которого подотчетное лицо должен составить Авансовый отчет, подтверждающий целевой расход денег (Приложение 21). Авансовый отчет заполняется в течении трех рабочих дней с момента выдачи денежной суммы. Возврат неизрасходованной денежной суммы оформляется Приходным кассовым ордером (Приложение 22).

Таким образом, на предприятии ЗАО «Ххх» учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с Законодательством РФ и замечаний по оформлению документов нет.

Учет денежных средств в кассе и на расчетном счете. В организации ЗАО «Ххх» по учету денежных средств в кассе применяются унифицированные формы расходных и приходных кассовых ордеров и кассовой книги. Приходные или расходные кассовые ордера заполняются при поступлении или выдачи из кассы наличных денежных средств. Кассовая книга ведется в течении года и на каждый день отводится один лист (Приложение 23).

На участке учета «Расчетный счет» для оформления хозяйственных операций предприятие использует платежные поручения в электронной форме по программе «Клиент - Банк» (Приложение 24). О состоянии денежных средств на расчетном счете предприятие узнает из выписки банка с лицевого счета (Приложение 25). Выписки банка предприятие ЗАО «Ххх» получает ежедневно в электронной форме по программе «Клиент - Банк». Однако бухгалтерский учет по данному участку ведется на основании платежного поручения, полученных обратно из банка с их печатью (Приложение 26,).

Учет расчетов с поставщиками и покупателями. На данном участке учета предприятие ЗАО «Ххх» применяет Счета - фактуры (Приложение 27). При расчете с покупателями указанный документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается покупателю, а второй остается в бухгалтерии. При расчете с поставщиком данный документ составляется поставщиком. При продажи (покупке) товаров применяется товарная накладная (Приложение 28), при выполнении работ (услуг) применяется акт сдачи - приемки выполненных работ (Приложение 29) и акт выполненных работ (Приложение 30). Расчеты производятся с использованием платежных поручений.

Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации документа. Это действие дает возможность документу влиять на бухгалтерские итоги, а также в некоторых случаях позволяет формировать бухгалтерские проводки на основе данных введенных в документ.

Информация о движении средств отражается в бухгалтерском учете в виде бухгалтерских операций, содержащих бухгалтерские проводки. В процессе проведения происходит собственно запись проводок операции и отражение их в бухгалтерских итогах.

Из всего выше сказанного выходит, что документы в системе 1С:Предприятие играют основную роль для ввода информации о хозяйственной деятельности предприятия точно также как и в ручном бухгалтерском учете. Но в программе они выполняют также роль основания для формирования бухгалтерских проводок на основе этой информации.

Инвентаризация. В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Но на предприятии ЗАО «ххх» данный метод бухгалтерского учета не осуществляется и не утвержден в учетной политике предприятия. Отсутствие плана инвентаризации повлечет за собой нарушение принципа достоверности отражения данных в учете. Кроме того, инвентаризация расчетов дает возможность выявить ошибки в начислениях или удержаниях, следовательно сократит штрафные санкции.

3.2 Счета и двойная запись

Все счета группируются в плане счетов. Перед учетом любых хозяйственных операций прежде всего определяется план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет. На предприятии ЗАО «Ххх» не утвержден и даже не разработан рабочий план счетов, а используется стандартный план счетов, имеющийся в программе, предложенный «1С» на основе нормативных документов.

По каждому счету указывается: полный код счета; наименование сета (субсчета); признак ведения валютного учета; признак ведения количественного учета; признак забалансового счета; виды аналитического учета.

Аналитический учет ведется на предприятии по следующим счетам: 20; 26; 60; 62; 70; 71.

По счету 20 «Основное производство» и по счету 26 «Общехозяйственные расходы» аналитический учет ведется по статьям затрат (Приложение 31, 32).

Таким образом, из рассмотренного выше следует, что план счетов в системе "1С:Предприятие" играет основополагающую роль в автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Благодаря данным заложенным в план счетов строятся правила автоматического построения проводок в отдельных разделах автоматизации бухгалтерского учета. В тоже время он выступает как конструктор при подгонке автоматизации бухгалтерского учета для специальных нужд предприятия, создавая новые счета и определяя возможности для их включения в процесс автоматизированного бухгалтерского учета. Правда некоторое количество счетов, введенных в процессе конфигурирования и не подвластных обработке в плане счетов, существенно снижают возможности плана счетов как средства приспособления под определенные нужды предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета силами самого бухгалтера. Для введения же изменений посредством «Конфигуратора» требуются специальные знания в области программирования, что для бухгалтера не всегда возможно.

Двойная запись - способ взаимосвязанного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Сущность этого способа состоит в том, что каждая хозяйственная операция отражается в одинаковой сумме по дебету одного счета и по кредиту другого счета. Текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов на сумму отражаемой хозяйственного операции, называется бухгалтерской проводкой. Одной из основных деятельностей бухгалтерского учета является составление операций и проводок. Эта деятельность на предприятии ЗАО «Ххх» практически полностью автоматизирована. Данные о хозяйственных операциях предприятия в программе «1С:Предприятие» хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию.

Операция включает в себя не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом, - это содержание операции, ее общая сумма, дата, номер.

Операции могут автоматически формироваться документами, или вводиться вручную. На предприятии ЗАО «Ххх» операции формируются на основании вводимых документов.

Для ввода операций вручную предусмотрено два вида журналов - журнал операций и журнал проводок. Журнал операций позволяет просмотреть список операций. Притом каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию. Журнал проводок позволяет просмотреть список проводок принадлежащих различным операциям в общей последовательности.

Информация в журнале проводок отображается более детально. В нем выводятся и данные самой операции и данные проводок (дебет, кредит, количество, сумма и так далее). Оба журнала имеют возможности отбора операций (проводок) по различным критериям.

В операциях так же указывается учет изменений по аналитическим счетам. В проводке отражаются аналитические счета дебета и кредита, может использоваться многомерная аналитика, то есть и по дебету и по кредиту будет указываться два и более значений субконто. Операции могут также вестись с учетом валютного и количественного учета.

Аналитические счета будут проставлены, если в плане счетов у выбранных счетов определено ведение аналитического учета.

Сумма проводки может вводится вручную и рассчитываться автоматически.

Для автоматизации ввода стандартных или часто используемых операций на предприятии используется режим типовых операций. Данный режим характеризуется тем, что наиболее часто используемые на предприятии операции вводятся в список типовых операций и при их вызове из этого списка часть реквизитов операции и проводок будет уже заполнена значениями, определенными в шаблоне типовой операции. Ввод типовых операций является частичной автоматизацией ввода операций и предназначен для ввода простых операций, требующих ввода нескольких проводок с расчетом их сумм. Наиболее мощным средством ввода бухгалтерских операций является автоматическое формирование их документами. При этом бухгалтер только заполняет данные документа, а все необходимые действия по формированию проводок документ выполняет автоматически при проведении.

3.3 Бухгалтерские регистры и отчетность в «1с:Предприятие»

На предприятии ЗАО «Ххх» используются в качестве отчетов выходные документы программы «1С:Предприятие. Бухгалтерский учет. Типовая конфигурация 7.7 сетевая версия», условно разделяются на регламентированные и на стандартные отчеты.

Регламентированные отчеты. Это отчеты, предназначенные, для передачи различным контролирующим инстанциями. Состав и содержание этих отчетов определяются различными государственными органами. Но отдельные регламентированные отчеты могут создаваться самими пользователями программы, например, это может касаться специфических отраслевых или местных отчетных форм.

В состав регламентированных отчетов входят прежде всего, налоговые и бухгалтерские отчеты (Приложение 5 - 10), предназначенные для предоставления налоговым органам, а также отчеты, предназначенные для предоставления в различные фонды.

Данный набор регламентированных отчетов ежеквартально обновляется фирмой «1C» и распространяется среди зарегистрированных пользователей программы.

Именно регламентированные отчеты служат эквивалентами стандартных форм бухгалтерской отчетности. При ведении ручного бухгалтерского учета бухгалтеру приходится самому заполнять и рассчитывать нужные для отчетов данные. С использованием на предприятии ЗАО «Ххх» систему «1С:Предприятие» отчеты рассчитываются, заполняются и формируются их печатные формы самостоятельно на основании данных бухгалтерского учета. Бухгалтеру достаточно просто приказать программе сформировать их.

Стандартные отчеты. В основном, стандартные отчеты выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандартным относятся такие отчеты как «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», «Анализ счета», «Карточка счета», «Анализ субконто» и другие. Такие отчеты используются на предприятии непосредственно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок, а также используются в качестве регистров бухгалтерского учета.

Ниже рассмотрены в отдельности стандартные отчеты используемые на предприятии ЗАО «Ххх».

Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Оборотно - сальдовая ведомость по счету на предприятии ЗАО «Ххх» составляется для следующих счетов: 20 «Основное производство» (Приложение 31); 26 «Общехозяйственные расходы» (Приложение 32); 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Приложение 33); 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (Приложение 34); 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приложение 35). Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно получить разбиение остатков и оборотов по конкретным объектам аналитического учета (субконто), например, для таких счетов, как 20, 26, 60, 62. Данный отчет составляется за месяц.

Рассмотрим заполнение Оборотно-сальдовой ведомости по счету 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)» за февраль 2006 года (Приложение 33).

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60.1 заполняется на месяц и представляет собой список по значениям субконто. Каждая строка оборотно-сальдовой ведомости содержит наименование объекта аналитического учета (Академия, ООО Лукойл-Вологданефтепродукт, ООО Гарант-плюс Вологда и другие), остаток на начало периода, дебетовый и кредитовый обороты за период и остаток на конец периода. В нижней части списка выведены итоговые данные: развернутое сальдо (отдельно суммы по дебетовым и кредитовым остаткам) и суммарные обороты.

При просмотре оборотно-сальдовой ведомости можно получить более подробные сведения о показателях по интересующему значению субконто если заполнить карточку счета, которая содержит все операции с использованием данного объекта аналитического учета за отчетный период (заполнение карточки счета представлено далее).

Обороты счета (Главная книга). Отчет «Обороты счета (Главная книга)» используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц. Данный отчет используется при подведении итогов и составлении отчетности.

Отчет «Обороты счета (Главная книга)» на предприятии ЗАО «Ххх» формируется по каждому счету (Приложение 36 - 39).

Отчет «Обороты счета (Главная книга)» по счету 51 за февраль 2006 года на предприятии ЗАО «Ххх» представлен в виде таблицы, каждая строка которой содержит остатки на начало и конец периода, обороты по счетам за месяц, обороты с другими счетами по дебету и кредиту данного счета. Количество строк в отчете зависит от количества полных и неполных календарных месяцев, вошедших в период отчета. Количество колонок зависит от количества счетов, корреспондирующих с данным счетом в этом периоде (Приложение 36). В приложение 40 представлена главная книга за январь 2005 года по всем счетам.

Журнал-ордер и Ведомость по счету. На предприятии ЗАО «Ххх» не используется отдельно «Журнал-ордер» или «Ведомость», а используется отчет объединяющий эти два регистра. Отчет «Журнал-ордер и Ведомость по счету» на предприятии заполняется по следующим счетам: 50 «Касса» (Приложение 41); 51 «Расчетный счет» (Приложение 42); 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Приложение 43); 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (Приложение 44); 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приложение 45). Отчет «Журнал-ордер и Ведомость по счету» по существу представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).

Рассмотрим заполнению отчета «Журнал-ордер и Ведомость» по счету 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами (в рублях)» за февраль 2006 года (Приложение 45).

Журнал-ордер и Ведомость по счету 71.1 представляет собой листы большого формата со значительным количеством реквизитов. Данный отчет заполняется на предприятии на месяц. Строки отчета расположены в хронологическом порядке. Количество колонок зависит от количества счетов, корреспондирующих с данным счетом в этом периоде.

Каждая строка отчета «Журнал-ордер и Ведомость» по счету 71.1 содержит: дату документа; документ, подтверждающий совершение операции и его номер; содержание каждого документа; фамилию и инициалы сотрудника; дебетовый или кредитовый остаток на начало периода; счета корреспондирующие со счетом 71.1; дебетовые и кредитовые обороты за период; дебетовый или кредитовый остаток на конец периода. В нижней части списка выведены итоговые данные: суммарные обороты.

Карточка счета. На предприятии ЗАО «Ххх» карточка счета составляется по следующим счетам: 51 «Расчетный счет» (Приложение 46); 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Приложение 47); 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (Приложение 48); 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приложение 49). В отчет «Карточка счета» включаются все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки.

Рассмотрим заполнение отчета «Карточка счета» по счету 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками (в рублях)» за февраль 2006 года (Приложение 48).

Карточка счета по счету 62.1 заполняется на месяц. Строки отчета расположены в хронологическом порядке.

Каждая строка отчета содержат: дату документа; документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции и его номер; описание операций по данному счету; дебет (корреспондирующие счета и суммы операций по дебету данного счета); кредит (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту данного счета); текущее дебетовое или кредитовое сальдо.

Так как на предприятии ЗАО «Ххх» по некоторым счетам ведется аналитический учет, то отчет «Карточка счета» можно составлять по конкретным объектам аналитического учета (субконто).

Фактически, при использовании карточки счета с отбором по конкретным объектам аналитического учета отчет позволяет получать карточки взаиморасчетов с контрагентами и другие.

Для операций, выражаемых также и в количестве, в карточке счета приводится количество.

Анализ счета. На предприятии ЗАО «Ххх» отчет «Анализ счета» составляется по следующим счетам: 51 «Расчетный счет» (Приложении 50, 51); 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Приложении 52); 62 « Расчеты с покупателями и заказчиками» (Приложении 53); 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приложении 54).

Рассмотрим заполнение отчета «Анализ счета» по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за февраль 2006 года (Приложение 54). Анализ счета представляет собой таблицу, в которой содержатся дебетовые и кредитовые обороты 71 счета с другими счетами (например, 50, 10, 20 и другие) за указанный период, сальдо на начало и на конец периода. Если анализ счета приводится с учетом валют, то отдельно выводятся данные по каждой валюте. Строки в отчете расположены в хронологическом порядке.

3.4 Денежная оценка и калькуляция

Денежная оценка - способ денежного выражения имущества, обязательств и хозяйственных операций для получения обобщенных данных за текущий и отчетный период по предприятию в целом. В соответствии с законодательством РФ на предприятии ЗАО «ххх» также как для предприятий всех форм собственности установлен единый порядок оценки имущества:

- предприятие осуществляет оценку имущества, обязательств и хозяйственных операций в рублях;

- записи в бухгалтерском учете по валютным счетам предприятия, а также по операциям в иностранной валюте производятся в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка РФ, действующему на дату совершения операции. Одновременно указанные записи производятся в валюте расчетов и платежей;

- бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций предприятию допускается вести в суммах, округленных до целых рублей. Возникающие при этом суммовые разницы могут быть отнесены на результаты хозяйственной деятельности предприятия.

Оценка имущества утверждена в Учетной политике предприятия ЗАО «Ххх» на основании положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности [ ].

Согласно учетной политике предприятие производит оценку материально - производственных запасов, основных средств и нематериальных активов по фактической стоимости их приобретения.

Фактической себестоимостью признается сумма фактических затрат организации на приобретение имущества, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

К фактическим затратам на приобретение относятся:

- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором;

- суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением;

- таможенные пошлины;

- невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением;

- невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением имущества;

- вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретено имущество;

- затраты по заготовке и доставке, включая расходы по страхованию;

- иные затраты, непосредственно связанные с приобретением.

Оценка имущества, стоимость которого при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета суммы в иностранной валюте по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату принятия имущества к бухгалтерскому учету.

При отпуске материально - производственных запасов их оценка производится по себестоимости каждой единицы или по средней себестоимости.

Оценка материально - производственных запасов по средней себестоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей себестоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение данного месяца.

Списание товаров производится по себестоимости первых по времени приобретения товаров (способ ФИФО).

Оценка по себестоимости первых по времени приобретения товаров (способ ФИФО) основана на допущении, что товары используются в течение месяца и иного периода в последовательности их приобретения (поступления), то есть товары, первыми поступающие в продажу, должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретений с учетом себестоимости товаров, числящихся на начало месяца. При применении этого способа оценка товаров, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретений, а в себестоимости проданных товаров, продукции, работ, услуг учитывается себестоимость ранних по времени приобретений.

Оценка материально - производственных запасов на конец отчетного периода производится себестоимости первых по времени приобретений.

Калькуляция - представляет собой способ группировки затрат и определение себестоимости отдельных видов продукции (работ и услуг) и заготовленных материальных ценностей.

В организации ЗАО «Ххх» калькуляция стоимости оказанных услуг равна стоимости оказанной той или иной услуги, цена которой показана в прайс - листе (Приложение 55). Цену определяют, ориентируясь на цену организаций-конкурентов. Рассчитывают калькуляцию стоимости услуги, которая не включена в прайс - лист. В приложении 56 рассчитана калькуляция стоимости человека-дня по внедрению конфигурации «Универсал» для ООО «Нижнекисляйский молочно-консервный комбинат» в форме таблицы. В данной таблице перечислены статьи затрат, которые составляют цену услуги.

4. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ МЕТОДОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В ОРГАНИЗАЦИИ ЗАО «ХХХ»

Для оценки методов бухгалтерского учета на предприятии ЗАО «ххх» был проведен анализ их использования (Приложение 57). Предлагается балльная система оценки. Сумма всех баллов по всем ответам берется за 100%, максимальная сумма баллов равна 85 (17 пунктов по 5 баллов максимум каждый). В последней колонке использованы обозначения: оценка ответа в 5 баллов означает использование отмеченного пункта в полной мере. Оценка 0 баллов указывается, если пункт не имеет места в организации. Возможна оценка между 0 и 5 баллами, если методы используются в неполной мере или являются недостаточными.

В результате проведенного анализа выявлено, что методы бухгалтерского учета на предприятии ЗАО «ххх» используются в неполной мере, а именно на 72% (61 балл * 100% / 85 баллов).

При проведении анализа методов бухгалтерского учета на предприятии были выявлены недостатки и нарушения.

Для своевременного оформления документов, правильной обработки, поступления из подразделений предприятия необходим график документооборота. Но на данный момент на предприятии график документооборота не составлен, что влечет за собой нарушение сроков поступления документов из подразделений в бухгалтерию, своевременного оформления документов. Так же отсутствие графика документооборота может привести к потере некоторых документов. В приложение 58 предложен график документооборота для организации зао «ххх», учитывая специфику ее деятельности.

Основными этапами документооборота в ЗАО «ххх» являются:

- создание (составление) документа;

- проверка документа;

- обработка документа;

- передача в архив.

С помощью графика документооборота можно увидеть ответственных лиц за его составление, приемку, а так же срок предоставления документа в бухгалтерию. График будет контролировать своевременность и точность составления документов.

При утверждении учетной политики на предприятии должен утверждается также порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств. Но на данной организации этого не было сделано, что является нарушением законодательствf РФ по бухгалтерскому учету, в частности Федерального Закона № 129-ФЗ, Методических указаний по инвентаризации имущества и обязательств [1, 12]. В приложении 59 был предложен порядок проведения инвентаризации.

Основными задачами инвентаризации являются:

- выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг;

- контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

- проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

- проверка реальной стоимости учтенных на балансе сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, на валютном счете, дебиторской задолженности (расчетов с покупателями и другое), кредиторской задолженности (поставщикам материалов, банкам, по налогам и другое) и других статей баланса.

Инвентаризация выполняется путем наблюдения в натуре, измерения и специальной регистрации (переписи) с последующим сличением полученных данных с учетными показателями бухгалтерского учета на определенную дату.

Порядок и сроки проведения инвентаризации, то есть количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, предусмотренных законодательством. В соответствии с п. 1.5 Методических указаний и п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ [6, 12].

Так как на предприятии не утвержден график проведения инвентаризации имущества и обязательств, то я предлагаю проводить инвентаризацию следующим образом в соответствии с вышеуказанными нормативными документами.

Руководителю организации можно определить следующие сроки и периодичность проведения инвентаризации:

- по основным средствам - не ранее 1 ноября, но перед составлением годовой отчетности - один раз в три года;

- по материалам - не ранее 1 октября - один раз в год;

- нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;

- по денежным средствам в кассе, на расчетном и валютном счетах, - 1-е число - раз в месяц;

- по расчетам с дебиторами и кредиторами - не ранее 1 декабря, но перед составлением годовой отчетности - два раза в год;

- по расчетам по платежам в бюджет - на 1-е число - один раз в квартал.

Для проведения инвентаризации в организации должна создаваться постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее состав утверждает руководитель организации. Руководитель издает распорядительный документ на создание комиссии и проведение инвентаризации - приказ, форма которого (ИНВ-22) определена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 (Приложение 60). В состав инвентаризационной комиссии должны быть включены генеральный директор, главный бухгалтер. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Так же при проведении инвентаризации обязательно присутствие материально ответственного лица.

Фактическое наличие имущества определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечивает рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Сведения о фактическом наличии имущества на определенную дату заносят в инвентаризационные описи в двух экземплярах. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств автоматизации, так и ручным способом. Каждый лист инвентаризационной описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В описях не остается незаполненных строк (на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются). На последней странице описи делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

При допущении ошибки в описи она исправляется во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

При выявлении расхождения фактического наличия с учетными данными должна быть составлена сличительная ведомость (только по тому имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных).

Излишек имущества приходуется, а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации. При этом делается следующие бухгалтерские записи: Дебет счетов 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 50 «Касса» и другие Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы».

Недостача имущества или его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (Дебет счетов 20 «Основное производство Кредит счета 10 «Материалы), сверх норм - за счет виновных лиц (Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов 10 «Материалы», 41 «Товары» и другие. А далее - Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»). Если таковые не установлены или суд отказал во взыскании убытков с виновных лиц, то недостача списывается на финансовые результаты организации (Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 50 «Касса» и другие. А далее - Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»).

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее проведения. При выявлении недостачи имущества или его порчи сверх норм естественной убыли из-за злоупотреблений результаты инвентаризации руководитель организации направляет в судебно-следственные органы и предъявляет гражданский иск виновным материально ответственным лицам в пятидневный срок.

Для оформления инвентаризации в ЗАО «Ххх» должны применяться унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: