Компьютеризация бухгалтерского учета

Размещено на http://www.allbest.ru/

Компьютеризация бухгалтерского учета

План

1) Формы ведения бухгалтерского учета.

2) Элементы метода бухгалтерского учета при его компьютеризации

2.1) Электронное документирование

2.2) Компьютеризация процесса инвентаризации

2.3) Оценка в КСБУ

2.4) Калькуляция в КСБУ

2.5) Счета в КСБУ

2.6) Двойная запись в КСБУ

2.7) Составление отчетов в компьютерных программах

бухгалтерский учет компьютеризация документирование инвентаризация

1) Формы ведения бухгалтерского учета

Технология обработки учетной информации большей частью определяется формой бухгалтерского учета.

Под формой бухгалтерского учета понимают совокупность учетных регистров, которые используются в определенной последовательности и взаимодействии для ведения учета с применением принципа двойной записи.

Формы БУ:

1. Журнальная форма учета

2.Компьютерная форма учета

2.1 таблично-перфокарточная форма учета

2.2 таблично -автоматизированная форма учета

2.3 Диалогово -автоматизированная форма учета

Рассмотрим краткую характеристику перечисленных форм бухгалтерского учета.

1. Журнальная форма учета

В теории журнальная форма предусматривает использование только журналов, то есть регистров систематической записи, предназначенных для отображения кредитовых оборотов. Аналитический учет ведется с помощью книг или карточек аналитического учета. На больших предприятиях для каждого журнала использовались дополнительные накопительные ведомости.

Существенным недостатком журнальной формы учета является то, что часть первичной информации при обработке отсеивается и в дальнейшем становится недоступной для анализа. Еще один недостаток - это ликвидация хронологической записи хозяйственных операций.

Схема журнальной формы учета приведена на рис.1.



Рисунок1 - Схема журнальной формы учета

Недостатки журнальной формы учета:

- потеря первичной информации при ее обработки

- отсутствие хронологической записи хозяйственных операций.

2. Компьютерная форма учета

Компьютерная форма учета имеет ряд отличий от журнальной формы, в частности относительно наличия хронологического журнала регистрации хозяйственных операций и порядка формирование итоговой информации.

В истории компьютерной формы учета, в зависимости от технических средств, которые используются, можно выделить следующие три этапа и три формы ведения учета

1. Таблично-перфокарточная форма учета. Впервые новый подход к организации бухгалтерского

учета при комплексной его механизации был разработан в условиях применения перфорационных вычислительных машин в конце 50-х лет XX ст.

Эта форма бухгалтерского учета получила название таблично перфокарточной. Она была разработана для предприятий, которые использовали перфораторные машины, и предусматривала перенесения данных из любого документа на машинный носитель - перфокарту (рис. 2) по каждому участку учета (учет производственных запасов, оплаты работы, готовой продукции и т.п.) - складывались массивы перфокарт.

Рисунок 2 - Схема таблично-перфокарточной формы учета

В основу комплексной механизации бухгалтерского учета при таблично-перфокарточной форме был положен принцип непрерывности обработки учетной информации на вычислительных устройствах при полной механизации всех учетных работ. При этом состоялось перераспределение работ, и значительная часть операций учетного процесса выполнялась персоналом вычислительного центра. Существенная особенность этой формы состояла в том, что в ней объединялось использование двух видов нанесенной на перфокарту информации - сменной (разовой) и постоянной (нормативно-справочной).

Документы о хозяйственных операциях, оформленные в пачки, проверенные и принятые для обработки, регистрировались в специальном журнале приема документов и регистрации контрольных чисел, который предназначен для контроля за сохранением этих документов и для проверки полноты записей. Зарегистрированные документы передавались на перфоратор для набивки перфокарт. Подготовленные перфокарты направлялись на вычислительные машины, где происходила их группировка и систематизация сведений о хозяйственных операциях по счетам синтетического и аналитического учета.

По итогам ведомостей синтетического и аналитического учета составляются оборотные ведомости и баланс.

2. Внедрение в практику учетного процесса электронно-вычислительных машин типа "Урал", "Днепр", Минск" привело к созданию таблично -автоматизированной формы учета (рис. 3).

Рисунок 3 - Форма таблично-автоматизированной формы учета

При таблично-автоматизированной форме учета обработка и ведение информационной базы производится непосредственно на ЭВМ.

Сбор первичной информации автоматизирован. На машинных носителях ЭВМ хранится текущая, нормативно-справочная и выходная информация.

Достоинства:

- автоматизация ведения и выдачи ведомости

- автоматизация контроля и расчета информации

- использование информации, создаваемой в других подсистемах

- быстродействие выполняемых учетных работ и получение информации.

3. Диалогово -автоматизированная форма бухгалтерского учета

Современные технические средства, применяемые для автоматизированного бухгалтерского учета, позволяют по новому подойти к формированию учетной информации, снизить трудоемкость ее обработки, повысить оперативность доступа бухгалтерского аппарата к обрабатываемой информации.

Применение в учетном процессе диалоговых режимов обобщения и выдачи учетной информации является одним из принципиальных свойств новых систем бухгалтерского учета. Поэтому здесь вполне уместно название -- диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета.

Диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета характеризуется полной автоматизацией обработки и систематизации учетной информации. При этом любые данные могут отражаться в учете сразу же после их ввода в информационную базу данных.

Систематизация и обобщение учетных, и аналитических данных, содержащихся в информационной базе, осуществляется автоматически и отражается в выходных данных учета, контроля и анализа. Обобщение данных в синтетическом и аналитическом учете осуществляется одновременно на основании одной и той же информации.

Диалогово-автоматизированная форма предусматривает автоматизированное выполнение задач бухгалтерского учета, как в регламентном, так и в запросном (интерактивном) режимах. При использовании запросного режима повышается оперативность учета, контроля и анализа, появляется возможность получения необходимых справочных и аналитических данных на протяжении отчетного периода, а не только по его окончании. При этом объем регламентно выдаваемой пользователям информации значительно сокращается и ограничивается только данными, необходимыми и достаточными для выполнения конкретных управленческих работ. Дополнительные данные можно получить по запросу. При желании можно проверить правильность расчетов, получить расшифровки каждого результата показателя с указанием всей входной информации и порядка проведенных в машине расчетов.

Схема диалогово-автоматизированной формы бухгалтерского учета представлена на рис.4.

Рисунок 4 - Схема диалогово-автоматизированной формы бухгалтерского учета

При диалогово-автоматизированной форме бухгалтерского учета выдача информации пользователям предусматривается не только в виде печатных документов, но и на экран дисплея. В значительной степени автоматизируется контроль ведения учета, что способствует повышению достоверности и правильности учетных данных. На бухгалтерский аппарат при этом возлагается обязанность контролировать выполнение указанных работ. Бухгалтера при необходимости могут проверить показатели, отраженные в выходных учетных документах. При контроле и аудите бухгалтерского учета обеспечивается связь между данными аналитического и синтетического учета и первичной оправдательной документацией.

Диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета позволяет обеспечить ограниченный доступ, как к первичной, так и систематизированной информации путем ведения паролей, проверки полномочий на доступ к информации, обнаружения и недопущения несанкционированного доступа к информации, хранящейся на машинных носителях.

На основе вышесказанного вышеизложенного можно сделать вывод, что диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета имеет следующие характерные особенности:

1) автоматизированная фиксация всей учетной информации на машинных носителях;

2) автоматизация документирования;

3) систематизация обобщения и отображение данных бухгалтерского учета по запросу пользователя с расшифровкой любого полученного показателя с указанием порядка проведенных расчетов и всей исходной информации;

4) автоматизированный контроль выходной информации;

5) обеспечение сохранности, обнаружение и недопущение несанкционированного доступа к учетной информации, хранимой на машинных носителях;

6) возможность моделирования на основе учетных данных в процессе анализа хозяйственных операций;

7) осуществление анализа данных по мере их ввода.

В настоящее время диалогово-автоматизированная форма бухгалтерского учета получает все большее внедрение на предприятиях, и является одной из главных форм бухгалтерского учета.

Любую форму учета характеризуют бумажные реестры.

Учетные регистры - носители данных определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой информации об активах, капитале и обязательствах предприятия.

В условиях применения компьютеров изменилось традиционное понимание самого понятия "реестр бухгалтерского учета". При бумажных формах бухгалтерского учета система отображения учетных данных в реестрах бухгалтерского учета объединена с системой их обобщения и полностью от нее зависит.

При бескомпьютерном способе обработки бухгалтерских данных под реестром бухгалтерского учета понимают средство, предназначенные для фиксации, накопления, систематизации, обобщения и отображения учетной информации. В условиях компьютеризации бухгалтерского учета - стадия отображения учетной информации, то есть предоставление систематизированных учетных данных в удобном для пользователя виде, как правило, является самостоятельным процессом, не связанным со стадиями накопления, обобщение и систематизации.

Накопление, систематизация и обобщение учетной информации в условиях применения современной вычислительной техники осуществляются в автоматическом режиме. Первичная бухгалтерская информация накапливается в базы данных компьютерной системы, а обобщается и систематизируется на счетах. Построение структуры компьютерных баз данных может быть различным: табличный принцип, на котором строятся бумажные реестры является не единственным при построении компьютерных баз данных. Базы данных могут быть также иерархическими, сетевые, реляционные.

При применении компьютеров учетный регистр объединяет три составных части:

1) компьютерную базу данных с определенной структурой, предназначенную для накопления и хранения учетной информации;

2) переменные величины, временно созданные в памяти компьютера для систематизации и обобщения учетных данных - бухгалтерских счетов;

3) видеограммы и машинограммы, предназначенные для отображения сгруппированной и систематизированной учетной информации.

То есть, при бескомпьютерном способе обработки бухгалтерских данных под реестром бухгалтерского учета понимают средство, предназначенное для фиксации, накопления, систематизации, обобщение и отображение учетной информации. А в условиях компьютеризации бухгалтерского учета стадия отображения учетной информации, то есть предоставление систематизированных учетных данных в удобном для пользователя виде, как правило, является самостоятельным процессом, не связанным со стадиями накопления, обобщения и систематизации.

Одной из особенностей компьютерной формы учета является то, что она не существует без конкретной компьютерной программы. Учетные регистры разных программ похожие, но имеют и отличия.

Основные принципы компьютерной формы бухгалтерского учета:

1) накопление и многократное использование учетных данных;

2) количество счетов аналитического учета ничем не ограничивается и зависит от целей, поставленных руководством перед учетом;

3) автоматическое получение информации об отклонении от установленных процедур (норм, нормативов, задач и т.п.);

4) получение отчетных показателей в режиме диалога "человек-компьютер";

5) автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности на основе данных, отображенных в системе счетов.

На предприятиях рассмотрение учетных задач может происходить не только в русле комплексной проблемы информационного обеспечения менеджмента, (то есть компьютеризация только учетного процесса), а осуществляться в рамках единой компьютерной системы управления предприятием и бизнес-процессами.

При этом лучше говорить о компьютерной системе, а не форме бухгалтерского учета.

Компьютерная система бухгалтерского учета - это технологическая система, которая обеспечивает ведение бухгалтерского учета на предприятии, функционирует на основе ЭВМ и других технических средств, обеспечивающих процессы регистрации, передачи, обработки и хранения учетных данных.

Компьютерная система предусматривает автоматизированное выполнение задач бухгалтерского учета, как в регламентном, так и в диалоговом (интерактивном) режимах. При использовании режима диалога увеличивается оперативность учета, контроля и анализа, появляется возможность получения необходимых справочных и аналитических данных на протяжении отчетного периода, а не только по его окончанию. При этом объем информации, которая регламентно предоставляется пользователям, значительно сокращается и ограничивается только данными, которые необходимы и достаточны для выполнения конкретных управленческих работ. Дополнительные данные можно получить по запросу. По желанию можно проверить правильность расчетов, получить расшифровки каждого результата с указанием всей входной информации и порядка проведенных расчетов.

В компьютерной системе бухгалтерского учета обеспечивается ограниченный доступ, как к первичной, так и систематизированной информации путем введения паролю секретности проверки полномочий на доступ к информации, выявление и недопущение несанкционированного доступа к информации, которая сохраняется на машинных носителях.

В компьютерной системе учета используется единая информационная база данных, которые на основании принципа двойной записи накапливает всю необходимую для системы учета информацию. При этом система бухгалтерского учета рассматривается как единая система и не делает деление учета по видам на оперативный или бухгалтерский, на управленческий, финансовый или налоговый.

2) Элементы метода бухгалтерского учета при его компьютеризации

2.1) Электронное документирование

Применение компьютеров вносит значительные изменения в организацию документирования, которая состоит:

- во-первых, в автоматическом составлении первичных документов,

- во-вторых, в использовании электронных носителей первичной информации и электронных первичных документов

Составление, оформление и хранение первичных документов при компьютеризированном документировании имеет ряд отличий от бумажной обработки данных (рис.5)

Рис. 5. Порядок ведения автоматизированного документирования

При рассмотрении вопроса компьютеризации первичного документирования следует иметь в виду, что понятие документа в бухгалтерском учете и в теории автоматизированной обработки информации несколько отличаются.

В автоматизированной системе учета первичный документ может составляться вручную непосредственно на месте осуществления хозяйственной операции без создания электронного первичного документа. Потом этот документ передается в бухгалтерию для обработки. Бухгалтер (оператор) создает на основании него проводку, которая добавляется в хронологический массив данных - журнала операций. Параллельно этот документ регистрируется вручную в журнале регистраций первичных документов.

Особенности технологии первичного электронного документирования в компьютеризированных системах следующие:

1) накопление и первичная обработка учетных данных выполняется с использованием ЭВМ, которые установлены непосредственно на рабочих местах учетных работников (в цехах, на складах, в бухгалтерии), при этом сокращается поток бумажных документов и осуществляется переход к без бумажной технологии учета;

2) обработка данных первичного учета осуществляется по принципу объединения процессов составления первичного документа и ввода его в компьютерную базу данных;

3) автоматическая регистрация первичной информации с помощью технических средств (технологических датчиков, сканеров штриховых кодов (для учета материально-производственных запасов), кассовых аппаратов (для учета выручки от реализации в розничной торговле),смарт-карточек (для учета работы и заработной платы),весов и т.п.). Такая технология первичного учета позволяет без любой предшествующей регистрации учетных данных и их накопления получить все необходимые отчетные данные непосредственно на основании первичных документов.

Но при безбумажной технологии бухгалтерского учета остается очень важная проблема - обеспечение принципа юридической обоснованности учетных данных и юридической доказательности электронных первичных документов.

Важным компонентом системы моделей представления и интерпретации учетных данных, которые используются при создании автоматизированных систем бухгалтерского учета, является модель документооборота, которая в них используется. Она определяет правила формирования, хранения, интерпретации и обработки документов.

В существующих программах применяются четыре основных модели интерпретации документов:

1) модель документа как дополнение к хозяйственным операциям;

2) модель документа как средства формирования записей массива хозяйственных операций;

3) модель документа как вспомогательные информационные объекты;

4) полная модель документооборота.

В программах, основанных на модели документа как дополнений к хозяйственным операциям, основная составляющая информационной базы системы обработки учетных данных - массив хозяйственной информации (в виде операций). В программах этого типа центральным является понятие хозяйственной информации, а документы, которые формируются в системе, трактуются как исходные формы, построение которых проводится автоматически или по запросу после введения данных об операции.

Для программ, которые используют модель документов как средства формирования запросов массива хозяйственных операций, характерно то, что документ здесь является лишь формальной основой для создания проводок. В программе существует набор форм, которые определяют структуру ввода информации, характерную для того или иного документа. По данным, введенными на основе этого макета, программа формирует соответствующие документу записи массива хозяйственных операций. После этого связь документа с ними теряется, а введенные записи, как правило, интерпретируются как "подтверждение" и всегда отображаются при расчете оборотов счетов. Здесь документ рассматривается как вспомогательное средство введения записей массива хозяйственных операций и не учитывается сложный характер его движения.

Модель интерпретации документов как вспомогательных информационных объектов используются во многих компьютерных системах. Например, в типовых конфигурациях программы "1С: Бухгалтерия 7.7", в разработках фирм "Парус", "Интеллект-сервис", "Аверс", и других поддерживается естественная технология проведения первичных документов, которые формируются в системе, так и тех, которые поступают извне. В этой модели, как и в предшествующей, существует возможность формирования бухгалтерских записей не только напрямую, но и путем контирувания документов, которые вводятся в базу данных системы. В отличие от двух предшествующих моделей, здесь момент регистраций документа в базе данных системы и его отображение в учете могут быть разграничены. Документы, введенные без подтверждения пользователя и без формирования проводок на их основе, не влияют на обороты счетов. Они хранятся в отдельных реестрах и могут быть неоднократно откорректированы.

В системах, основанных на полной модели документооборота, главным является не формальный принцип взаимосвязи документов и записей массива хозяйственных операций, а обслуживание системы связи между документами разных типов (системы "Галактика", Аbакus Financial, Concorde XAL и др.). Базовым элементом таких систем является документ вместе с набором уникальных связей с другими документами, которые вращаются в системе управления. Бухгалтерские проводки в данном случае являются вторичной информацией. Итак, счета и проводки могут не содержать не присущей им технологической нагрузки, которая существует в системах с доминирующим принципом двойной записи. При этом факт отображения или неотображения того или иного документа в бухгалтерском учете не влияет на функционирование других подсистем управления, за счет чего модули бухгалтерского контура системы могут использоваться независимо от других подсистем. При этом бухгалтерия имеет возможность работать с документами в удобном для себя режиме.

Процесс документально-информационного обеспечения управления (документооборота) традиционно состоит из следующих этапов:

- создание документов и их оформление;

- прием-передача документов;

- организация движения документов внутри предприятия;

- регистрация и контроль выполнения;

- хранение документов.

Каждый из этих этапов с внедрением компьютерных технологий претерпевает определенные изменения.

Компьютерные технологии разрешают использовать электронный вариант картотек - базы данных. В простейшем варианте база данных - это та же картотека, только расположенная в памяти компьютера, который разрешает искать документ или группу документов по любым поисковым признакам, заложенным при регистрации (автор документа, исполнитель, тема, дата получения или составления документа, его номер и т.п.).

Одно из основных преимуществ передачи документа непосредственно с компьютера на компьютер - это возможность получить документ в том виде, в котором он был подготовлен, с включенными в него таблицами, графиками, рисунками и т.п. Данные с такого документа легко могут быть включены в другие документы, а сам он может передаваться по сети внутри предприятия.

Регистрация проводится путем заполнения регистрационной карточки на экране компьютера и перенесения регистрационного номера на сам документ в штамп с пометкой о получении документа.

Компьютерные программы документооборота автоматизируют три основных вида документооборота:

-офисный,

-общий,

-административный.

Офисный документооборот обслуживает рутинные офисные задачи и применяется только в рамках конкретной производственной задачи. Электронное сообщение, которое содержит инструкцию и информацию об ее статусе в процессе документооборота, передается от работника к работнику в соответствии с порядком, определенным руководителем.

Общий документооборот имеет место, если нетипичные процессы охватывают несколько подразделов или предприятий. Разработка новой продукции, которая проходит стадии выдвижения концепции, проектирование, производства и маркетинга, служит примером общего документооборота.

Административный документооборот обслуживает процессы, в которых раньше использовались только бумажные формы документов. Как и производственный документооборот, он предназначен для обработки отчетов о затратах и регистрационных формах с меньшими административными затратами. Вместо заполнения бумажной формы, например, для получения суточных для командировки сотрудник заполняет электронную форму на компьютере и по электронной почте присылает ее в бухгалтерию.

2.2) Компьютеризация процесса инвентаризации

Одним из эффективных средств, которое разрешает повысить скорость и действенность контроля за движением товаров, а также улучшить качество проведения инвентаризации, является использование штриховых кодов.

Штриховой код - особая система кодирования символьной информации о товарах или других товарно-материальных ценностях в виде последовательности темных и светлых полос, которые могут быть прочитаны автоматическим цифровым устройством.

Штриховое кодирование в Украине начало свое существование с начала 90-х лет. Наиболее распространенной международной системой кодирования товаров является EAN, европейская товарная нумерация. EAN является аббревиатурой от Europian Article Number (европейский номер товара) Существуют два типа штрихового кода EAN: ЕА 8, который имеет восемь цифр, и EAN 13, который имеет тринадцать цифр.

Первые три цифры штрихового кода указывают на страну, где был зарегистрированный данный код. В Украине, например, любой штриховой код начинается из цифр “482”.

Следующие 4 цифры - номер предприятия (код производителя или упаковщика).

Пять следующих цифр - код товара и присваиваются самим предприятием.

Последняя, тринадцатая цифра кода выполняет роль контрольной. Контрольная цифра используется для определения правильности считывания кода специальным устройством.

Почти полностью можно компьютеризировать процесс проведения инвентаризации товаров, то есть предметов, на которые можно проставить штрихи-коды. Единым недостатком проведения инвентаризации путем сканирования штриховых кодов является то, что сканер не может определить повторно про сканированный один и тот же товар.

При проведении инвентаризации готовой продукции и товаров используют оптический считыватель, который имеет относительно небольшой объем памяти и интерфейс связи с персональным компьютером.

Технология работы члена инвентаризационной комиссии при таком способе следующая.

- сначала программное обеспечение автоматизированной системы по учетным данным готовит инвентаризационные сведения об остатках, которые загружается в считыватель.

- оператор считывает код и прибор сравнивает данные.

Информация об остатках товаров вводится в компьютер из инвентаризационных описаний, а поступление товаров - из прибыльных документов, затем эта информация группируется в требуемом порядке.

Компьютеризированные процедуры инвентаризационного процесса:

1) Определение учетных данных об остатке товаров на момент инвентаризации

2) Идентификация товара по штриховому коду

3) Определение фактических остатков товаров. Запись товаров в компьютерную базу при сканировании

4) Составление и контроль инвентаризационных описаний

5) Составление и обработка сравнительных ведомостей (группирование и получение результатов инвентаризации)

6) Проведение корректирующих записей

Традиционные организационные приемы: пересчитывание, взвешивание, контрольный обмер и в условиях компьютеризации бухгалтерского учета сохраняют свое значение. Их применение объясняется невозможностью полного избежания ошибок при определении фактического наличия ценностей.

2.3) Оценка в КСБУ

В условиях компьютеризации учета есть возможность отображать многовариантные оценки, ориентироваться в разных свойствах объекта, если их следует принимать во внимание.

При применении ряда компьютерных программ можно использовать несколько видов оценок, любые виды цен и способы оценок, то есть, отображать активы и предприятия с точки зрения разных пользователей, для разных ситуаций: ликвидации, продажи, дальнейшего использования, конфискации и т.п. При применении компьютерных программ можно избежать трудностей при отображении активов предприятия в отчетности, следует лишь правильно определить учетную политику.

Много программ, например "1С: Бухгалтерия 7.7", "Галактика" разрешают динамично менять местами значение учетной и другой цены, которая занесенная в реквизит справочника. Например, при получении товара от поставщика используется покупная цена, а при формировании накладной на разгрузку товаров покупателю - продажная.

Рассмотрим особенности оценки товаров, которые используются в программах, автоматизирующих учет в розничной торговле, например, "Аспект", "БЭСТ", "1С: Торговля":

- учет товаров и все внутренние операции ведутся по продажным ценам.

- цена на товар зависит от времени и может зависеть от места хранения, партии и, возможно, от других признаков. Таким образом, на один товар могут быть установлены несколько цен, причем любая из этих цен распространяется на строго определенное количество товара, а не на весь товар, как в оптовой торговле. В оптовой торговле также может устанавливаться несколько цен на один товар, но, в отличие от розничной торговли, эти цены устанавливаются на весь товар и заведомо неизвестно, какое количество товара будет продано по одной цене, а какое - по другой. Программа может показать историю изменения цены на товар во времени;

- программа обеспечивает возможность проведения переоценки или уценки, как всего товара, так и любой его части, при чем формируются соответствующие документы (акт переоценки, акт на списание товара). Существует возможность проведения переоценки по прибыльному документу, определение цен продажи на основании торговой наценки, переоценки предшествующей датой.

2.4) Калькуляция в КСБУ

Автоматизация учета затрат на производство охватывает широкий круг трудоемких операций. К ним принадлежат группировка производственных затрат по направлениям расходования, вычисление нормативной (плановой) себестоимости, учет отклонений от норм затрат, сведенный учет затрат на производство, расчет фактической себестоимости продукции, полуфабрикатов и незавершенного производства и т.п. Автоматизация учета затрат на производство имеет определенную специфику, которая состоит в том, что здесь в значительной мере используются данные оперативного учета затрат на производство, движения деталей, полуфабрикатов и незавершенного производства; сведенного учета затрат на производство и расчет себестоимости всей продукции; отчетных калькуляций по видам изделий.

В условиях автоматизации расчетов и группировки нормативов существует возможность для перехода от составления нормативных калькуляций на первое число месяца, квартала, года к разработке их на любую дату текущего месяца. Это разрешает отказаться от ежемесячного перерасчета остатков незавершенного производства в связи с изменениями норм на начало месяца и точнее вычислять фактическую себестоимость товарного выпуска продукции.

В компьютерной бухгалтерии с расширенными возможностями аналитического учета возможно построение многоуровневых разрезов статей затрат, необходимых для нужд управления.

Особенности калькуляции в компьютерных программах:

1) возможность для перехода от составления нормативных калькуляций на первое число месяца, квартала, года к разработке их на любую дату текущего месяца.

2) возможность построения многоуровневых разрезов статей затрат.

Такая схема калькуляции разрешает получить информацию про: затраты определенного вида ресурсов на единицу отдельного изделия по конкретному подразделению; затраты на видами и группами продукции; затраты по подразделениям; затраты по видам затрат или по группам затрат (используются на разных уровнях аналитического учета).

2.5) Счета в КСБУ

При использовании компьютеров в особенности радикальная перестройка происходит в системе счетов. При КСБУ нет необходимости в ограничении количества показателей, которые получаются в системе бухгалтерского учета.

Основные отличия при роботе с бухгалтерскими счетами в компьютерных программах состоят в следующем:

- существует возможность одновременного ведения учета в нескольких Планах счетов:

- значительно расширяются возможности аналитического учета.

Применение компьютеров разрешает многократно перегруппировать данные, записанные на электронных носителях. Возникает возможность в границах одного синтетического счета получить несколько разных групп аналитических счетов, которые разносторонне отображают первичную информацию. В каждой группе аналитических счетов информация группируется и обобщается в интересах управления по определенным признаком. Значительно повышаются информационная емкость системы счетов, возможности дальнейшего и более глубокого анализа информации.

Закодированные хозяйственные операции отображаются на соответствующем синтетическом счете и одновременно группируются по всем необходимым для управления признаками в группе аналитических счетов. При чем шифр счета состоит из довольно большого количества цифр и литер, в границах которого допускается любая система кодирования счетов. В наиболее распространенных программных системах План счетов может содержать и описание корреспонденции каждого счета, так что программа просто не разрешит осуществить неправильная бухгалтерская запись.

2.6) Двойная запись в КСБУ

Двойная запись при компьютеризации учета сохраняется, даже, если операции фиксируются один раз с помощью соответствующего кода. Принцип двойственности теперь реализуется на другом основании - путем кодирования всех учетных операций и разработки соответствующих алгоритмов для получения учетных показателей разных степеней и уровней. Записанная один раз информация в зависимости от программы обработки может быть использована многократно, в том числе и в разрезе корреспондирующих счетов для получения дебетовых и кредитовых оборотов.

При вводе информации в компьютер пользователь составляет учетные записи. Учетная запись состоит из следующих частей:

- дата хозяйственной операции;

- шифры счетов, которые дебетуются и кредитуются (включая характеристику в аналитическом разрезе);

- количество (натуральные измерители для операций с активами);

- сумма в национальной и, в случае необходимости, в иностранной валюте и курс валюты (для операции с иностранной валютой);

- сумма хозяйственной операции (документа);

- название и номер первичного документа;

- короткое содержание хозяйственной операции.

В ряде программ алгоритм, который обеспечивают ввод учетных записей, называются механизмом "групповых операций".

2.7) Составление отчетов в компьютерных программах

Существенно изменяется также порядок составления отчетности. При компьютеризированном способе обработки данных отчетность формируется как в регламентном режиме, так и в режиме запросов к базе данных, а не составляется один раз для использования на протяжении продолжительного времени. Именно поэтому предприниматели не всегда могут своевременно получить отчеты, которые являются основными носителями информации для принятия управленческих решений, поскольку на их получение расходуется значительное количество времени и усилий учетных работников. Автоматизированный учет открыл перед учетчиками и руководителями довольно широкие возможности относительно составления отчетности, ведь именно уровень организации и качество информационного обеспечения определяют результативность управления.

Вся отчетность, которая предоставляется пользователям при использовании автоматизированной системы бухгалтерского учета условно, может быть, разделена на три класса:

1) внешние (регламентированные) отчеты.

- Оборотная сальдовая ведомость

- Шахматная ведомость

- Обороты по счетам

- Другие встроенные отчеты

Внешние (или регламентированные) отчеты - отчеты, которые являются обязательными для представления юридическими лицами государственным органам, инвесторам, кредиторам и т.п. (автоматически полученные в программах отчеты для налоговой инспекции, внебюджетных фондов, разнообразные справки, финансовые отчеты).

2) системные внутренние отчеты.

- Финансовые

- Налоговые

- Статистические

- Межотраслевые

Системные внутренние отчеты - необходимые бухгалтерам отчеты, которые помогают им проверять правильность ведения учета, а также отыскивать возможные ошибки.

3) специфические (нестандартные отчеты

- Количество записей на складах

-Задолженность перед бюджетом

- Остатки по банковским счетам

- Состояние расчетов с дебиторами та кредиторами

Специфические (нестандартные) отчеты - отчеты, которые не входят в основные формы бухгалтерской отчетности, и являются регламентированными лишь для некоторых видов предприятий. Компьютерные программы бухгалтерского учета дают возможность эффективно создавать такие виды отчетности путем допрограмирования.

Нестандартные отчеты необходимы для удовлетворения потребностей руководителей предприятия в систематическом получении ответов на актуальные вопросы. К этой группе относят отчеты, которые являются средством для проведения оперативного анализа, например, ежедневный отчет об оприходовании денежных средств и направления их расходования. Такой отчет не может быть заранее предусмотрен разработчиками, соответственно, его невозможно непосредственно получить штатными средствами программы.

Размещено на allbest.ru