Делопроизводство в учебном учреждении

В практике оформления приема на работу часто используется «Анкета» - документ, аналогичный «Личному листку по учету кадров». В отличии от личного листка, анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал предприятия.

При оформлении личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др). Копии можно снимать только с подлинников этих документов.

Копии документов об утверждении на должность помещают в личные дела руководителей СИ МГУК. Это может быть копия протокола заседания ректората, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.

В том случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.

Трудовые договоры, заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно. В личное дело помещаются полностью оформленный, подписанный ректором и работником, заверенный печатью экземпляр договора.

«Дополнение к личному листку по учету кадров» - это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров. Этот документ включает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленных в виде таблицы. В первом разделе фиксируются сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу. Во второй раздел заносятся сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменение семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и т.п. При этом все вносимые дополнения должны быть подтверждены соответствующими документами.

В личное дело включаются также такие документы, как списки изобретений, научных трудов и т.д.

Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников предприятия хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет - «В» (статья 498в, 500 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

6.7 Доверенность

Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

Доверенности бывают:

1. Служебная доверенность - составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации (см. приложение 22).

Служебная доверенность оформляется на бланке доверенности и должна иметь следующие реквизиты: наименование вида документа; дата выдачи; номер; заголовок к тексту; текст; подпись; печать.

В тексте доверенности указываются:

ь Фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, передающего свои полномочия или полномочия организации;

ь Фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, получающего полномочия;

ь Паспортные данные уполномоченного должностного лица;

ь Перечисление предоставленных полномочий;

ь Срок действия доверенности.

Дополнительно может быть указан образец подписи уполномоченного лица.

2. Личная доверенность - выдается гражданам, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится), или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства (см. приложение 23).

Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4, А5 и включает: наименование вида документа; дату выдачи; заголовок к тексту; текст; подпись; отметку о заверении.

Служебная и личная доверенности не принимаются к исполнению:

ь При наличии подчисток, следов правки или зачеркивании слов;

ь При оформлении текстовой части разными чернилами (другими чернилами может быть оформлена только отметка об заверении).

Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течении года со дня ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет.

7. Оформление деловой переписки

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В переписки СИ МГУК можно выделить следующие виды документов - деловое письмо - исходящее и входящее; телефонограммы; факсы.

7.1 Деловое письмо

Современное деловое письмо - это служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных предложений, просьб, запросов, напоминаний, претензий, поручений, подтверждений, поздравлений и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенном в письменном виде, определяет деловые отношения. Деловые письма бывают исходящие (см. приложение 24) и входящие (см. приложение 25).

Текст письма отражает его содержание, а содержание находит свое выражение в языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен соответствующей деловой ситуацией и особенностями конкретного адресата. Поэтому невозможно разработать единый комплекс требований к языку деловой переписки. Однако существуют некоторые общие признаки языка (лексика, грамматика) и стиля делового письма, обеспечивающие его грамотность. Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения. При этом должны использоваться средства логической, а не эмоциональной оценки фактов.

Одним из главных условий, практической, а нередко правовой, ценности делового письма, двоякого толкования той или иной фразы и придать нежелательную тональность всему тексту.

Для составления делового письма большое значение имеет отбор фактического материала. Факты, приводимые в деловом письме, должны быть не только правильно отобранными и тщательно проверенными, но и высокоинформативными. В деловом письме должна содержаться лишь необходимая информация, которая является для каждого конкретного случая достаточной. Тогда адресату не придется обращаться к отправителю письма для получения каких-либо разъяснений и дополнительных сведений.

Деловое письмо должно быть убедительным. Основным условием его убедительности является доказательность. Веская аргументация, основанная на правилах формальной логики, необходима любому деловому письму; особенно это важно для рекламационных и претензионных писем, направленных в арбитраж. Деловая переписка требует соблюдения твердо закрепившихся в деловой практике норм и правил письменной речи, т.е. речевого этикета. Речевой этикет проявляется, в частности, в применении сложившихся форм изложения просьб, напоминаний, отказов, гарантий и т.п., а также при использовании местоимений, форм залога глагола, вводных слов, обращений и т.д.

Письмо, посвященное выяснению отношений между деловыми партнерами, обычно состоит из двух частей: обоснования решения и самого решения. Расположение этих частей может быть различным. В том случае, если по рассмотренному вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решения лучше помещать в конце письма. Прежде чем вывести отрицательное решения, необходимо его подробно обосновать. Только тогда отказ не произведет резко негативного впечатления.

Тон деловой переписки во всех случаях должен быть нейтральным. Грубость, нетактичность и всякое другое проявление неуважения к адресату недопустимы.

7.2 Факсимальная связь

В настоящее время деловые контакты руководителя немыслимы без обмена посланиями посредством факсимальной связи.

Факсимальная связь - это метод передачи на расстоянии буквенно-цифровой или графической информации, а также рукописных сообщений с их воспроизведением на принимающем устройстве в форме, аналогичной переданной (см. приложение 26). Как правило, для передачи максимальных сообщений используется обычная телефонная сеть. Поэтому соединение абонентов факсимальной связи осуществляется точно так же, как и при обычной телефонной связи.

Обычные телефаксные сообщения оформляются в виде делового письма. Стилистически оно может быть менее официальным, чем деловое письмо. Текст печатается на машинке или компьютере. Каждую страницу, начиная со второй, следует нумеровать.

При составлении факсов главное требование - краткость. Предложения следует тщательно и четко формулировать и проверять. Наилучший вариант тот, при котором сообщение помещается на одном листе стандартного машинописного формата. Если отправляется ответное послание, необходимо сначала поблагодарить адресата (достаточно одной фразы).

Для того чтобы послать факс, необходимо:

1. Подготовить отправляемые документы; они должны отвечать требованиям делового письма и иметь все необходимые реквизиты;

2. Указать номер своего факса для установления обратной связи;

3. Проставить номер факса партнера, название города и его код, наименование организации, фамилию и имя адресата;

4. Скрепить официальные документы печатью и подписью ответственного лица.

Отправитель факса должен получить подтверждение получения информации, в котором указываются:

· Код получателя;

· Номер его телефакса;

· Дата, время и продолжительность передачи;

· Количество полученных страниц;

· Результат.

Главной является графа, содержащая результат, в которой ставится «ОК» (положительный результат), если сообщение получено полностью и без ошибок, или «NG» (отрицательный результат), если произошел сбой во время приема факса.

Заключение

Итак, деятельность любой организации невозможна без документирования, которое государственный стандарт определяет как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Другими словами, документирование представляет собой процесс создания и оформления документов. Часто документирование является обязательным, устанавливается законами или иными нормативными правовыми актами.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

В настоящее время в системе делопроизводства произошли значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

В своей контрольной работе я дала полное описание организационных документов, распорядительных документов, информационно-справочных документов, документов по личному составу. В приложении приведены образцы в соответствии с ГОСТ Р-6.30 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 2003.

Список использованной литературы

1 Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 №52-ФЗ).

2 Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон 13.06.96 №63-ФЗ).

3 ГОСТ P 6. 30 - 2003Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов. М., 2004.

4 Типовые инструкции по делопроизводству в федеральный органах исполнительной власти, утв. Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.00 №68.

5 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Госархива 06.10.00.

Делопроизводство в системе государственного управления: Уч. практ. Пособие. - М.: «Издательство РАГС», 2003. 372 с.

6 Стенюков М.В. Документы, делопроизводство. М.: «Издательство ПРИОР», 2004 (изд. 7-е).

7 Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. - М.: «Издательство ПРИОР», 2004. - 128 с.

8 Андреев В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. изд. 3-е, испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003. - 224 с.