2. Опыт работы в конкретной библиотеке (на примере "Районной библиотеки им. А. Серафимовича")

1. Общая характеристика. "Районная библиотека им.А. Серафимовича" - крупнейшая библиотека Выборгского района г. Санкт-Петербурга.

Руководство осуществляют директор и заместитель директора.

2. Организационная структура. В организационную структуру библиотеки входят следующие службы и отделы:

1. Отдел обслуживания;

2. Абонемент;

3. Читальный зал;

4. Сектор по работе с фондами и каталогом;

5. Отдел информационно-методической работы;

6. Информационный центр органов управления;

7. Отдел материально-технического обслуживания;

8. Отдел комплектования и обработки;

9. Отдел книгохранения.

Деятельность служб и отделов регламентируется Положениями о соответствующих службах и отделах, а деятельность сотрудников - должностными инструкциями.

Нормативная база для составления библиографической записи или описания следующая. С 1 января 2004 года библиографическое описание документов составляется в соответствии с Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 25 ноября 2003г. №332-ст. В качестве национального стандарта Российской Федерации введен в действие межгосударственный стандарт ГОСТ 7.1-2003 "Библиографическая запись. Библиографическое описание".

3. Структура справочно-поискового аппарата. Центральный справочно-библиографический аппарат (СБА) состоит из фонда справочных и библиографических изданий, системы каталогов и картотек, фонда (архива) выполненных справок. Функции СБА - реклама произведений печати и других документов и целенаправленное руководство чтением.

Справочные и библиографические издания выделяются в отдельный фонд, который располагается на полках открытого доступа в читальном зале. Единственные экземпляры справочных изданий используются читателями в стенах библиотеки и на дом не выдаются.

Система библиографических картотек включает в себя следующие картотеки:

1. Систематическая картотека статей;

2. Картотека журнальных статей;

3. Картотека статей из сборников;

4. Краеведческая картотека;

5. Тематические (в частности, по вопросам местного самоуправления)

Систематическая картотека статей (СКС), картотека журнальных статей, картотека статей из сборников включают карточки на статьи и материалы из периодических изданий, статьи из сборников, посвященных актуальным вопросам. Объем картотек составляет примерно 21 тыс. карточек. Порядок расстановки карточек обратно-хронологический, это необходимо при работе с нормативно-правовыми источниками, потому что дает возможность пользователям ознакомиться с новейшими публикациями, а также облегчает работникам библиотеки расстановку карточек, исключение устаревшего материала.

Ведет и редактирует картотеки библиограф. Нормативной базой для организации и ведения картотек служат комплекты печатных карточек Всероссийской книжной палаты на статьи из журналов и сборников (сокращенный комплект для массовых библиотек), на статьи из газет, на рецензии из журналов и газет.

Фонд выполненных справок ведется с момента организации отдела информационно-методической работы библиотеки. Ведется учет выполненных справок за каждый текущий год.

4. Система каталогов. Система каталогов и картотек формируется как единый комплексный справочно-информационный аппарат, всесторонне раскрывающий и пропагандирующий единый фонд. Система каталогов и картотек включает:

1. алфавитный каталог (в обновлённом виде с 2004 г.) - библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке имен или фамилий индивидуальных авторов, наименований коллективных авторов или заглавий произведений печати и других документов;

2. систематический каталог библиотечный каталог (в обновлённом виде с 2004 г.), в котором библиографические записи располагаются по отраслям знаний в соответствии с определенной системой библиотечно-библиографической классификации;

3. каталоги и картотеки отдельных видов изданий и материалов (с 2006 г.).

4. систематические картотеки статей (с 2004 г.);

5. картотеки библиографических и методических пособий (с. 2006 г.);

6. краеведческие картотеки (с 2005 г.);

Алфавитный каталог ведётся с 2004 года в обновлённом виде. Носит читательский характер.

Объем каталога - 76 ящиков, 25890 карточек

В каталоге отражаются книги и периодические издания (журналы, статьи)

Литература включается на русском и английском языках, группировка карточек внутри отделов принята алфавитная, при этом для русского и английского алфавитов отдельно. Включаются все типы литературы (художественная, научная, публицистическая). Предусмотрено включение основных, добавочных записей, ссылочных и справочных карточек.

Связь между каталогами библиотеки осуществляется при помощи схемы поиска (плакат с алгоритмом поиска в алфавитном и систематическом каталогах. На данный каталог имеется паспорт

Фонд справочных и библиографических изданий включает издания руководящих материалов, издания законодательных и исполнительных органов власти. Они дополнены наличием поисковых систем "Кодекс" и "Консультант-Плюс", представляющие собой электронные энциклопедии российского законодательства. Справочные издания представлены энциклопедиями (универсальными и отраслевыми), толковыми языковыми и терминологическими словарями, имеются также справочники административно-хозяйственного деления РФ, статистические (по народному хозяйству и культуре), географические атласы и аналогичные издания краеведческого характера.

Состав книжного фонда "Районной библиотеки им.А. Серафимовича" (2007).

Всего экземпляров: 206183 экз., из них:

художественная и общественно-политическая литература 108977 экз.;

естественно-научная литература 43182 экз.;

техника, сельское хозяйство 30924 экз.;

другие 23100 экз.

Читателей по данным 2007 г. на абонемент записалось 2198 человек, всего 12364 посещения; читальный зал - 7098, число посещений - 32689.

Примерный объем фонда справочных и библиографических пособий составляет около 1500 экземпляров и систематизируется по ББК, используется универсальный принцип комплектования - по всем отраслям знаний.

За 2007 год предоставлено справок (всего) 17923, из них:

тематических библиографических справок 8676;

уточняющих библиографических справок 857;

адресно-библиографических справок 6540;

фактографических справок 1842;

архив сложных справок - 8, в том числе 5 списка (7, 9, 12, 12, 5 названий).

Форма регистрации справок - тетрадь учета библиографических справок.

Таблица 1

Анализ выполненных библиографических справок по категориям потребителей информации

Таблица 2

Анализ выполненных библиографических справок по целям запросов

Таблица 3

Анализ выполненных библиографических справок по отраслям знания

Таблица 4

Анализ выполненных библиографических справок по использованным источникам

Таблица 5

Анализ выполненных библиографических справок по их типам

Собственной машиночитаемой базы данных у библиотеки нет. Однако библиотека приобрела ряд программ справочно-правовой системы по российскому законодательству и законодательству Санкт-Петербурга семейства "ГАРАНТ".

5. Алгоритм поиска и процесс создания сводных каталогов. Рассмотрев список выбранных ресурсов электронных каталогов и библиографических баз данных, представленных в Сети, можно сделать некоторые обобщающие выводы, которые должны помочь в организации работ по профессиональному использованию названных ресурсов, связанных с справочно-библиографическим поиском документов.

Во-первых, все рассматриваемые ресурсы имеют одинаковую содержательную основу: библиографические записи первоисточников.

Во-вторых, поисковые инструменты, используемые в системах, определены целым набором поисковых полей, которые можно назвать ключевыми или тождественными по отношению к другим системам.

В-третьих, принятые библиотечные стандарты и Госты составления библиографических описаний и универсальная система каталогизации информации является обобщающим фактором в выработке основных стратегических подходов библиографического поиска.

Выводы, о которых было сказано выше, дают возможность перейти к подробному рассмотрению и описанию основных поисковых полей, которые являются универсальным инструментом при работе с библиотечными каталогами и библиографическими базами данных.

Условно весь массив поисковых полей можно разделить на три структурные группы:

Первая группа объединена основным библиографическим ГОСТом, принятом в российской системе каталогизации и имеющим определенный набор библиографических полей, спроектированных на соответствующие поисковые элементы;

Вторая группа имеет специализированные характеристики, связанные с индексацией и предметизацией фондов и может быть отождествлена с набором универсальных рубрикаторов и классификаторов, таких как УДК, ББК, ГРНТИ и т.п.

Последняя группа поисковых полей имеет индивидуальные характеристики и зависит в большей степени от персональных особенностей поисковых инструментов, принятых для каждого конкретного случая поиска.

Все представленные группы могут состоять в логическом или концептуальном взаимодействии, позволяющим моделировать многообразные варианты поисковых алгоритмов.

Перейдем к рассмотрению основных поисковых полей первой группы:

Область авторских сведений. Обычно эти поля определены как: "Автор", "Авторский коллектив", "Составитель", "Редактор", "Отв. редактор" и т.д.

Данные поля можно отнести к системе уточняющих при обработке сложных библиографических запросов. В другом случае их можно рассматривать как постоянные поля, относящие к строго формализированным запросам.

Многие поисковые механизмы, принятые в библиографических базах и электронных каталогах, расширяют рамки возможного использования авторских поисковых полей путем введения кодовой системы усечения окончаний от корнеобразующей фамилии, тем самым значительно расширяя диапазон поиска. Например, фамилия "ИВАНОВ" может образовывать целую группу однокоренных фамилий, которые легко находятся по системе предлагаемых правил той или иной поисковой системы. Авторские поисковые поля во многих системах имеют соответствующую словарную группу, которая поддерживается системой по определенным грамматическим правилам. Поэтому при составлении запросов с использованием авторских полей, необходимо сопоставлять предлагаемые словарные варианты написания фамилий с собственным опытом.

Поисковые поля, определенные как "Название", "Заголовок" "Подзаголовок", "Параллельное название" и т.п., также относятся к поисковым полям первой группы, т.е. равнозначны области заголовка, принятого в стандарте библиографического описания издания. Поле "Название" первоисточника относится к типу уточняющих или конкретизирующих запросов, при этом одна из особенностей этого поля состоит в том, что оно может быть заменено грамматической комбинацией поля "ключевые слова". Такое равенство возникает в случае невозможности точного воспроизведения названия документа, но с учетом существования некоторых ключевых слов, относящихся к области заголовка издания. В этом случае многие поисковые механизмы используют систему настройки месторасположения ключевых слов по отношению к элементам библиографического описания. В данном примере поле "Ключевые слова" должны соотносится с местом "Заголовок".

Область библиографического описания, определенная как "выходные данные издания" в общей системе поисковых полей получила несколько соответствий. К ним относятся такие поля как: "Год издания", "Место издания", "Издательство", а также шифры ISBN/ISSN. Идентификационные номера ISBN/ISSN являются уникальным определителем документа/периодического издания, по которым каждый книжный/периодический источник становиться определен и неповторим. К сожалению, не все источники информации имеют свои идентификаторы. Данный факт во многих случаях ограничивает использования названных поисковых полей.

Поиск по полям "Год издания", "Место издания", "Издательство" также относится к типу уточняющего поиска, и, как правило, подключение названных полей происходит в случаях составление запросов по авторским или ключевым полям. Многие поисковые системы поддерживают внутренние словари издательств и кодов ISBN/ISSN, тем самым значительно упрощая работу по корректному составлению информационных запросов с использованием названных полей.

Из элементов библиографического описания первоисточников для организации результативного поиска, поисковые системы иногда применяют область определения серии издания, которая становится самостоятельной строкой для поиска или входит в систему ключевых слов, а также вводят поле "Вид издания" (книга, статья, ноты, карты и т.д.). Данные поисковые элементы могут оказать существенное влияние на организацию и построение поисковых алгоритмов.

Поисковые поля второй группы, которые были определены как предметизирующие библиографические массивы, соответствуют следующему набору универсальных таблиц и классификаторов:

Универсальные таблицы и рубрикаторы ББК, УДК, ГРНТИ, ДК Дьюи с соответствующим набором поисковых полей "Код ББК", "Код УДК", "Код ГРНТИ", "Код Дьюи" По используемой системе классификации документальных потоков в рассматриваемых библиотечных системах, определяется и наличие данных полей в поисковых инструментах того или иного библиотечного электронного каталога или библиографической базы данных. Почти все названные таблицы имеют гипертекстовые варианты, заложенные в соответствующих словарях поисковых систем, сопровождающих пользовательский интерфейс.

Внутренние тематические рубрикаторы или тезаурусы, которые базируются на основе предметных каталогов или рубрикаторов. Примером таковых является Рубрикатор ИНИОН, рубрикатор "Народное образование. Педагогика", "Предметный тезаурус "и т.д. Для построения информационных запросов по данному типу поиска используются следующие поисковые поля: "предметная область", "предметная рубрика", "тематика поиска" и т.п.

Осуществление поиска по заданным полям лучше всего проводить исходя из предложенного перечня предметных рубрикаторов или тематических тезаурусов, организованных в виде внутренних словарей поисковых систем электронных каталогов и библиографических баз данных. Выбранный поисковый механизм, связанный с определением тематической принадлежности документов сопровождается большими библиографическими массивами лишних записей по которому приходиться проводить уточняющий поиск с новой логикой построения запросов.

Последняя группа поисковых полей является уникальным ресурсом разных поисковых систем. Включение данных полей в механизм поиска оправдано внутренними возможностями представленных систем и специальными характеристиками библиографического сопровождения тех или библиотечных фондов. К системе таких полей следует отнести следующие примеры: "шифр хранения", "сигла хранения", "период поступления в фонд", "дескриптор", "Язык основного текста", "персоны", "группа стандартов", "географическая рубрика", "номер стандарта", "наименование организации" и т.д. Данные поля не являются обобщающими для всех поисковых систем, они употребляются в индивидуальных случаях, но могут оказать существенное влияние на получение более результативных итогов поиска, поэтому применение данных полей бывает оправдано и закономерно.

Особое место в наборе поисковых полей занимает поле "Ключевые слова", которое применяется почти во всех электронных каталогах и базах данных. Это поле, как целое математическое множество объединяет в себе группу подмножеств различных поисковых полей. Оно может включать в себя поле авторских данных, поле названий, поле предметных рубрик, библиотечных серий, а также распространяться на области аннотаций и ссылок. Кроме того, оно имеет характеристики модулируемого, т.е. настраиваемого. Всевозможные поисковые алгоритмы можно получать с помощью включения булевой математики, концептуальных связок, по месторасположению искомых терминов, с помощью усечения окончаний и многое другое.

Очень часто, названные библиотечные системы, рассматривают ключевые слова как элементы библиографического описания издания, которые были заложены на начальном этапе составления библиографической записи. Такие системы поддерживают внутренние словари ключевых слов, применение которых оказывает существенное воздействие на итоговые характеристики информационного поиска. В целом, можно сказать, что поисковое поле "Ключевые слова" по праву является лидером по востребованности и имеет важное стратегическое значение во всей системе поисковых полей.

Общее представление о составе поисковых полей и их функциональных возможностях открывает новые перспективы для работы с электронными каталогами библиотек и библиографическими базами данных. Следующим этапом в освоении навыков, связанных со справочно-библиографическим поиском, является ознакомление с основными рекомендациями по составлению и организации информационного поиска.

Одна из особенностей работы с библиографическими базами данных и электронными каталогами, представленными в российском секторе Интернет заключается в том, что все названные ресурсы не представляют в полном объеме свои книжные коллекции с достаточной глубиной поиска. В настоящее время проводятся работы по ретроспективной конверсии карточных каталогов в электронную форму, но эти процессы не приняли пока массовый характер и относятся скорее к пилотным проектам.

Выше сказанное означает, что информационно-библиографический поиск можно проводить в ограниченных библиографических массивах, представленных книжными фондами конца 80-х начало 90-х годов. Кроме этого следует учитывать, что представленный спектр библиотечных Web-серверов подкреплен небольшим перечнем он-лайновых каталогов и библиографических баз данных. Названные особенности, безусловно, оказывают влияние на организацию работ по проведению библиографического поиска документов.

Основные рекомендации по проведению результативного информационного поиска можно свести к следующему перечню мероприятий:

Предварительное изучение информационного пространства предложенных к рассмотрению электронных каталогов и библиографических баз данных.

Оценка индивидуальных особенностей поисковых систем, удобства и результативности поиска даже в тестовых вариантах

Начальный этап поиска определяется тематической ориентацией обрабатываемых запросов и подбором соответствующих каталогов, способных в полной мере удовлетворить данную тематику.

Оценка выбора той или иной поисковой системы во многом определяется наличием сопровождающих терминологических словарей, которые оказывают существенное значение на результаты поиска при использовании ключевой концепции поиска, отвечающей характеристикам данной системы.

Максимальное использование знаний по предметизации и каталогизации документальных потоков, способность организовать поиск по индексной системе адресации с учетом соответствующих кодов классификаторов УДК, ББК, ГРНТИ а также шифров ISBN/ISNN. Данный алгоритм поиска имеет значительную результативность по сравнению с другими методиками.

Овладение навыками модулирования, которые включают:

комбинаторику поисковых полей;

применение булевых операторов;

грамматическая обработка ключевых терминов (усечение окончаний, выбор однокоренных слов и т.д.;

контекстный поиск;

Предварительное изучение макетных примеров поиска, представленных в интерфейсных меню системы. Ознакомление с основными рекомендациями построения поисковых запросов, приведенных в меню "Помощь".

Применение внутренних возможностей поисковых систем для устранения "шумовых" эффектов поиска. Для этих целей используются всевозможные опции в настройке систем типа:

"искать в найденном", "Уточнить запрос", "Осуществить поиск по другому поисковому полю", "найти похожие документы" и т.д.

Все эти мероприятия при определенном опыте работы могут дать весьма эффективные результаты, упростив многие задачи, стоящие перед справочно-библиографическими службами библиотек.

В заключение приводится пример организации библиографического поиска по следующему информационному запросу:

Найти все библиографические источники (книги, статьи, монографии) по теме: "В помощь будущему юристу" (Серия "Мир профессий", "Ввод в специальность юрист") начиная с 1998 по 2005 гг.

Начало работы по данному тематическому запросу связано с выбором электронного каталога или библиографической базы, в которых с наибольшей вероятностью сосредоточены библиографические записи первоисточников, отвечающие предметной области, относящиеся к тематике запроса.

Выберем два ключевых слова, которые можно рассматривать как целую фразу, наиболее точно передающую смысл поискового алгоритма. Данная фраза определена таким словосочетанием, как "Юридическое образование". Задавая данной фразой содержание поля "искомые слова", получаем библиографический список из пятидесяти записей, из которого был сформирован следующий указатель:

Справочно-библиографическое обслуживание осуществляют все структурные подразделения "Районной библиотеки им.А. Серафимовича", обслуживающие читателей, удовлетворяя читательские запросы с помощью своего фонда и справочно-библиографического аппарата. Библиографический запрос принимается в устной (как лично, так и по телефону) и письменной форме. При приеме запроса фиксируется его содержание, читательское и целевое назначение, требуемая полнота источников, типы, виды и хронологические рамки запрашиваемых изданий. Ответом на библиографический запрос является библиографическая справка, содержащая библиографическую информацию и выполненная с помощью справочно-библиографического аппарата библиотеки.

6. Информация о доработке каталогизации издания. В рамках информационно-библиографической работы библиотеки осуществляется следующие мероприятия:

· создание новых тематических папок и новых картотек:

· редактирование СБА: исключение устаревших материалов (в первую очередь правового характера); введение новых рубрик и разделителей.

Характерные черты работы "Районной библиотеки им.А. Серафимовича" следующие:

1. Оперативное предоставление библиографических справок, в том числе и по изданиям, не представленным в библиотеке.

2. Проведение массовой и индивидуальной работы с читателями, пропаганда библиотечно-библиографических знаний.

3. Ведение тематических картотек, облегчающих библиографический розыск информации по наиболее часто запрашиваемым темам.

Заключение