Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни

Ежегодно в каждом структурном подразделении в том числе и в ОДО составляются описи на дела постоянного хранения. По этим описям документы сдаются в архив. Эти описи служат основой для подготовки сводной описи дел таможни, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.

Описи по установленной форме составляются в двух экземплярах, один из которых остается в качестве контрольного в структурном подразделении, а другой вместе с делами представляется в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

Акты утверждаются Начальником таможни только после утверждения ЭПК архива. Только после этого таможня имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2000 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 г.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего таможенного органа.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемно-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства ОДО в Костромской таможне в основном соответствует нормам и правилам ДОУ, но обладает рядом недостатков:

· отсутствуют необходимые организационные документы для ведения делопроизводства: Инструкция по делопроизводству Костромской таможни, Положение об экспертной комиссии. Не до конца разработана Положение об архиве таможни;

· Не соответствие с квалификационным справочником должностей; необходимость составления Инструкции Делопроизводителя

· встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

· отсутствует номенклатура дел на текущий 2005год;

· устаревшая автоматизированная система делопроизводства;

Итак, для более эффективного, усовершенствованного и упорядоченного документационного обеспечения управления необходимо устранить все эти недостатки.

3. Предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ОДО Костромской таможни

3.1 Совершенствование нормативной базы отдела документационного обеспечения.

Проанализировав организацию технологий ДОУ документационного отдела Костромской таможни, были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства.

Нормативно-методические документы в отделе представлены не в полном объеме, а именно отсутствует Инструкция по делопроизводству Костромской таможни, Должностной инструкции делопроизводителя, Положение об экспертной комиссии.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Она должна быть разработана в соответствии с основными положениями «Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива таможенных органов».Типовая инструкцией по делопроизводству и работе архива таможенных органах(региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)Справочник участия ВЭД, версия 5.86(24 декабря 2004 г.), с учетом новой редакции ТК РФ, Государственной системы документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. и на основе ГОСТА Р6.30-2003«Унифицированные системы организационно-распорядительных документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и учитывать все особенности работы ДОУ в Костромской таможне.

Структура инструкции должна отвечать как существу содержания самого делопроизводства, так и отражать специфику деятельности и правового положения Костромской таможни Митченко О.Ю. О Документационном обеспечении деятельности органов местного самоуправления//Делопроизводство №3,2004.-с 25. Она должна иметь следующую структуру:

1 Общие положение

2 Особенности подготовки и оформление отдельных видов документов

3 Правила оформления документов

4 Организация документооборота и исполнения документов

5 Поисковая система документов

6 Контроль исполнения документов

7 Организация работы с документами

8 Организация документов в делопроизводстве

9 Порядок передачи документов на хранение в архив. Комплектование архива.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами. Она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, сделать работу с документами в Костромской таможне более унифицированной, исключив возможность их утери, обеспечив оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1

В связи с тем, что в таможне действует комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Главною целью проведения экспертизы -- освободить структурные подразделения таможни от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или не имеющую ценность информацию Е.В.Алексеева, Л.П. Афанасьева «Научные основы оценки и отбора документов»//Делопроизводства 2003, №1. - С 98.

Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической, практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ, включая, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности таможни, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий подведомственных региональному таможенному управлению организаций. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является именно Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:

1 Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.

2 Основные задачи ЭК.

3 Основные функции ЭК.

4 Права ЭК.

5 Организация работы ЭК. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение об экспертной комиссии должно составляться в ОДО квалифицированным специалистом и утверждаться Начальником таможни, а перед утверждением согласовываться с Начальником архива таможни. Проект положения приводится в приложении № 5

Среди нормативных документов в ОДО отсутствует должностная инструкция Делопроизводителя.

Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:

- закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;

- определяет его задачи, функции, права и обязанности;

- позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;

- является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;

- устанавливает организационные основы работы секретаря. Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 11.

При написании должностной инструкции, следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.,Квалификационным справочником должностей служащихКвалификационный справочник должностей служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, с изменениями от 21 января,4 августа 2000г., 20 апреля 2001г., 31 мая, 20 июня 2002 г.), Типовой инструкции по делопроизводству Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)(утвержденная Приказом ФТС России от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭД, в котором регламентируется общий порядок и правила оформления должностной инструкции.

Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

1. Общие положения. Здесь устанавливаются задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования и основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

2. Должностные обязанности

3. Права

4. Ответственность.

Проект новой должностной инструкции Делопроизводителя представлен в приложении №4

Еще одним нормативным актом требующим переработки является Положение об архиве таможни, определяющее порядок образования, структуру, основные функции и задачи, права и ответственность архива. Положение составлено в соответствии с нормами и не требует полной разработки в него просто необходимо включить пункт о взаимодействии архива с другими подразделениями, а именно:

6 Взаимосвязь с другими подразделениями

-с отделом документационного обеспечения - по вопросам документационного обеспечения управления;

-с отделом контроля - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

-с отделом кадров - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышение их квалификации в условиях широкого использования мероприятий, связанных с научной организацией труда;

-с отделом эксплуатации функциональных подсистем и информационного обеспечения - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники.

Данный пункт позволит установить и урегулировать взаимоотношения архива с другими подразделениями в таможне, это не мало важно для его эффективной и успешной работы.

В целях совершенствования работы с документами в ОДО предлагается ввести ряд изменений и дополнений:

o В журнал регистрации входящих факсограмм необходимо добавить графы «дата получения», «название вида документа». Это улучшит процесс контроля и учета документа.

o В журнал регистрации исходящих факсограмм - графу «дата отправления». Это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной

o С учетом того, что справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий Стенюков М.В.Документы. Делопроизводство. - М.: «Книга сервис», 2003. - 160с., в справку о состоянии исполнения документов на определенный период необходимо добавить графу «краткое содержание документа».

o Составить номенклатуру дел ОДО на текущий 2005год.

Ведь систематизация документов - одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при построении информационно-поисковой системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управленияГосударственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991., Основными правилами работы ведомственных архивов Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. , Типовой инструкцией по делопроизводству Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Федеральной архивной службой России от 27 ноября 2000 г. № 68). -М., 2001.п.4.2, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

На настоящий момент сотрудники отдела документационного обеспечения Костромской таможне руководствуются номенклатурой дел составленной на предыдущий год, хотя вопрос о составлении новой не «откладывают в дальний ящик». Именно такая ситуация сложилась в делопроизводстве отдела.

Следовательно, разработка номенклатуры дел ОДО неизбежна. При ее составлении необходимо руководствоваться положением об ОДО таможни, перспективными и текущими планами и отчетами о работе, а также самими документы, как входящими, так и созданными в процессе деятельности отдела, а так же перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел, разработанная для ОДО Костромской таможни на 2005 год, представлена в приложении №6

o при формировании положений, инструкций в дела не следует хранить старые недействительные варианты этих документов. Если они настолько важны сотруднику, он должен хранить их в отдельной папке в другом месте.

o в случаях обнаружения ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, путем зачеркивания старых номеров и проставления новых, а не стирается. Старый лист-заверитель, который располагается в конце дела, не выбрасывается, а аккуратно зачеркивается и сохраняется в деле после составленного нового лист-заверитель.

o предлагает применять бумажные папки с файлами в случае сохранности каких-либо рабочих материалов, но не документов имеющих организационное значение.

Безусловно, повышение эффективности работы ОДО может быть достигнуто за счет повышения квалификации сотрудников, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

3.2 Совершенствование автоматизированной организации делопроизводства

В настоящее время в российском делопроизводстве все чаще успех организации во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления. Компьютер стал незаменимым в практике делопроизводства и по праву занимает место «номер один» на рабочих столах сотрудников сферы управления. Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов, также организации рациональной и оперативной работы с ними.

Автоматизация делопроизводственных процессов -это рациональная организация с учетом новейших технологий всех тех же операций с информацией и документами: составление и оформление, передача(доставка), учет, создание информационно-справочного аппарата на базе регистрации, организация контроля за выполнением принятых решений, текущего хранения, возможность уничтожения(экспертиза ценности), создание и ведение архива. Кузнецова Т.В. Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позиции документоведения тезисы доклада на X международной конференции «Документация в информационном обществе»//Делопроизводство 2004, №2. -С 38.

Традиционные бумажные документы считаются более надежным средством хранения информации, чем электронные. Однако практика показала о несостоятельности этого мнения. Подсчитано, что при переходе на электронный документооборот значительно увеличивается производительность труда (на 25-50%), сокращается время обработки документов и существенно уменьшается площади служебных помещений, предназначенных для хранения документов.Стенюков М.В.Документы. Делопроизводство. - М.: «Книга сервис»,(издание 8-е, переработанное и дополненное), 2003. - 160 с.

В последние годы все больше организаций приходит к необходимости автоматизации работы с документами в целом. Особенно этот процесс ускорился с принятием в январе 2002 г. Двух документов - Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ « Об электронной цифровой подписи», существенно расширяющего сферу применения документов в электронной форме и Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 « О федеральной целевой программе «Электронная Россия(2002-2010гг.)», предусматривающей «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляющего между органами государственной власти и органами местного самоуправления»Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. С чего начать?//Делопроизводство 2003, №1.-С53.. Конечно, компьютерные системы позволяют принципиально на другом уровне поставить решение основной задачи службы делопроизводства - управления всеми информационно-документационными ресурсами организации. Компьютеры позволяют создавать и хранить обширные базы данных для более глубокой проработки вопросов при принятии решений.

Однако выбор и внедрение системы автоматизации делопроизводства - сложный и ответственный процесс. Неправильно выбранная система в лучшем случае проводит к лишним затратам, а в худшем может существенно усложнить работу сотрудников.

В Костромской таможне уж существует автоматизированная система - эта КПС "УКИД-Р". Однако практический анализ показал, что данная автоматизированная система устарела, более того в каких-то аспектах даже затрудняет работу сотрудников. Одним из основных недостатков этой программы является технические показатели.

Недостатки	Результат
Данная программа предусматривает операционную систему MS-DOS версии 3.30(самая старая версия) - ввод информации только с помощью клавиатуры и набором определенных команд.	Затрудняет весь процесс работы на компьютере, отнимает время.
Допускается использование операционной системы Windows95,а на рабочих местах установлены новые версии программы(Windows2000, Windows2003)	Не состыковка программ, в результате приводит к периодическому зависанию компьютера
Использование языка Iris, который в данный момент уже не используется для написания программ.	Ограниченные возможности пользователя
Низкие технические показатели данной программы	Низкая скорость обработки информации, не удовлетворяет требованиям, предъявляемым к решению поставленных задач

Преимущество новейших автоматизированных систем заключаются не только в технических показателях, хотя это не мало важно, но и в широких функциональных возможностях (возможностях обеспечения управления компьютерного делопроизводства).

Автором было предложено установить автоматизированную систему по делопроизводству «Босс-Референт». С помощью этой программы найдут свое решение ряд вопросов:

· Как повысить эффективность работы с документами? Как построить эффективную систему документационного обеспечения управления?

· Как ускорить и поставить на контроль процессы выполнения поручений по документам, процедуры согласования документов, процессы информирования и ознакомления сотрудников с документами?

· Как выстроить единое информационное пространство для таможни, имеющей таможенные посты в разных областях? Как помочь сотрудникам лучше взаимодействовать?

Система Босс-Референт относится к классу систем автоматизации ДОУ, позволяющая решить эти и многие другие вопросы.

Такая автоматизированная система контроля легко позволит просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом увидеть загрузку каждого. А так как в таможне используется локальная сеть, компьютер в любой момент сможет выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов.

Это поможет повысить управляемости, прежде всего, за счет механизма формирования поручений и контроля за их исполнением. В любой момент времени Начальник ОДО сможет просмотреть, какие поручения кому из сотрудников даны, каковы сроки по поручениям. Механизм связывания поручений и документов позволит просмотреть всю историю вопроса, всю историю работы с конкретной организацией и т. д.

Важную роль в повышении управляемости таможни (в частности в ОДО) принадлежит механизмам согласования документов, контроля за регистрацией и прохождением внешних и внутренних документов, средствам формирования плановой и оперативной отчетности по делопроизводству и документообороту, а именно:

При работа с внутренними документами

-Подготовка проекта документа, его согласование и визирование в электронном виде

-Формирование поручений по документам

-Передача визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам

-Контроль прохождения документов; регистрация документов

-Контроль ознакомления с приказами, инструкциями и т. д

-Управление доступом к документу

-Быстрый поиск нужного документа

-Создание и хранения шаблонов документов

При обработке входящих и исходящих документов

-Контроль, учет, регистрация входящей/исходящей корреспонденции

-Наложение резолюций

-Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам

-Перевод документов из бумажного вида в электронный и обратно, включая потоковое сканирование

-Сдача (помещение) документов после исполнения в "Дело № …"

-Формирование истории переписки по вопросу

-Формирование поручений по документам

-Контроль исполнения документов

-Статистика, отчеты

-Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел

-Управление доступом к документу www.it.ru

Ощутимыми результатами внедрения системы будут являться «прозрачность хода» прохождения документов, их подготовки и обсуждения, повышение исполнительской дисциплины в Костромской таможне.

В результате этого система обеспечит:

1. Быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

2. Сокращение времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

3. Быстрое доведение поручений, вытекающих из резолюций, до конкретных исполнителей;

4. Повышение скорости поиска информации, необходимой для подготовки документов в рамках исполнения поручений;

5. Сокращение сроков согласования решений;

В процессе согласования документов смогут участвовать не только сотрудники, работающие в Костромской таможне, так и в Костромском, Буйском, Шарьинском и Мантуровском постах. При этом всем участникам согласования видны мнения, замечания и предложения всех лиц, участвующих в согласовании, в том числе лиц, находящихся в территориально удаленных офисах и вне офисов (мобильных сотрудников).

С помощью этой системы решится еще один вопрос - создание информационного пространства таможни.

Это особенно актуально для таможни, т. к. ее структура, имеет в своем составе таможенные посты. С помощью системы БОСС-Референт можно организовать хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках этого исполнительного органа власти

Принципиальный момент состоит в том, что система позволяет работать не только с атрибутами, но и содержанием документов (текстами, данными таблиц и т. д.). БОСС-Референт обеспечивает легкий доступ к документам, возможность формировать в привязке к документам замечания, новые варианты документов, новые документы и поручения. Второй важный момент заключается в предоставляемой системой возможности связывать документы, относящиеся к отдельной теме, направлению, поручителю, отделе и т. д. Благодаря этому в любой момент можно просмотреть все документы и всю историю взаимоотношений по конкретному вопросу, все версии одного приказа, технической документации, все реакции на эти документы заинтересованных лиц и т. д.

Как мы уже выяснили, работа с документами представляет собой основной процесс в государственных структурах управления. Организация такой работы является важной частью процессов управления - существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Вот ощутимые выгоды, которые дает внедрение БОСС-Референта в государственных управленческих структурах:

1. «Электронная Россия»: готовность организации к работе в рамках общероссийской Федеральной целевой программы «Электронная Россия»

2. Экономия бюджетных средств: сокращение затрат на расходные материалы, сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников

3. Повышение скорости и качества реакции таможни на обращения ведомств и граждан

4. Сокращение сроков подготовки и рассмотрения документов, повышение качества принимаемых решений

К достоинствам системы БОСС-Референт, благодаря которым она выгодно отличается от аналогичных российских и зарубежных разработок, в том числе и КПС «УКИД-Р», относятся:

· Наилучшее соотношение «цена-функциональность»

· Поддержка работы с реквизитами и содержанием документов

· Широкие функциональные возможности

· Возможность интеграции с уже существующими на предприятии программными продуктами

· Возможность масштабирования и настройки системы под специфику деятельности таможни

· Интеграция с сертифицированными системами криптозащиты

· Реализация на Lotus Domino/Notes - лучшей документоориентированной платформе

· Отлаженная методика внедрения, обеспечивающая быстрое получение результатов

· Пакет услуг по внедрению системы, включающий обучение сотрудников организации

· Успешный опыт внедрения в более чем 100 организациях России и СНГ

Высокое качество системы БОСС-Референт подтверждают следующие сертификаты и протоколы государственных органов Российской Федерации:

1. Сертификат Госстандарта РФ по системе сертификации ГОСТ Р (сертификат соответствия руководствуются методологией разработки и РОСС RU.МЕ20.H00207)

2. Сертификат Государственной Технической Комиссии при Президенте РФ за № 490, который удостоверяет, что автоматизированная система документооборота и делопроизводства БОСС-Референт является защищенным программным средством обработки информации и соответствует требованиям руководящего документа Гостехкомиссии России «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации»

3. Протокол ВНИИДАД (Всероссийский научно исследовательский институт документоведения и архивного дела) о соответствии системы БОСС-Референт действующим нормативно - правовым актам в области документационного обеспечения управления

4. Сертификат ISO 9001 компании АйТи

Компоненты системы БОСС-Референт и их назначение

Так как прогресс не стоит на месте и на сегодняшний момент существует несколько версий данной программы, по мнению автора, достаточно внедрить версию 2.56. Она не самая новая, но по ценовым и функциональным показателям очень подходит для Костромской таможни.

Модули, входящие в состав системы БОСС-Референт, представляют собой базы данных (БД), работающие в среде Lotus Domino/Notes. Эти базы можно разделить на три группы:

Структура системы БОСС-Референт

Общественные сервисы - это модули, предоставляемые услуги по обработке управленческой информации.

Согласование

Обеспечивает возможность формировать задания по согласованию документов, создавать маршруты согласования документов, накладывать требования на способ и срок согласования строить дополнительные петли согласования и передавать права на согласование другим лицам.

Поручения

Позволяет в масштабе всей организации ставить задачи сотрудникам и отслеживать их выполнение. Предоставляет возможность формировать связанные поручения, образующие «дерево» поручений, привязывать к поручению документы, выполнять пометку поручений, контролировать их выполнение. Является основой для создания центра контроля исполнительской дисциплины в организации.

Коммутатор

Обеспечивает интегрированный характер системы. Является каталогом системы и в этом качестве определяет правила взаимодействия модулей (баз данных) системы. Определяет сотрудника или групп сотрудников, тем самым задает границы включения каждого сотрудника в единое информационное пространство системы. Хранит сведения о базах данных системы электронного документооборота(начиная от адреса размещения БД и заканчивая сведениями о ее внутреннем строении), а также данные, необходимые для ее администрирования и настройки на конкретные потребности пользователей.

Шаблоны

Хранит шаблоны типовых документов, стандартных форм и бланков, типовых резолюций, типовых маршрутов согласования документов. Задает устоявшиеся элементы информационной структуры организации.

Регистратор

Содержит набор программных счетчиков, генерирующих регистрационные номера документов для ОДО, спектра канцелярий, договорных отделов и т. д.

Специализированные функциональные подсистемы - ряд модулей, предназначенных для решения отдельных задач документооборота.

Канцелярия и Документы

Обеспечивают полный цикл работы организации соответственно с входящими/исходящими и внутренними документами. Входят в число наиболее сложных и функционально насыщенных модулей системы. Вместе они составляют подсистему управления делопроизводством. Для сотрудников организации, отвечающих за данную область деятельности, модуль «Канцелярия» является своеобразной визитной карточкой системы БОСС-Референт.

Служебные записки

Предназначена для подготовки служебных записок, их визирования рецензентами, подписания, отправки адресатам, формирования ответов, а также подготовки статистической отчетности.

Внешние контакты

Обеспечивает регистрацию, хранение и предоставление информации о всех формальных и неформальных контактах сотрудников (переговорах, личных встречах, телефонных звонках и др.) с представителями других организаций.

Контроль договоров

Позволяет вести учет всех существующих договоров, планировать и контролировать события по этим договорам, фиксировать обязательства по договорам и соотносить эти обязательства с их реальным выполнением, в том числе отслеживать выполнение обязательств по платежам

Инженерное обеспечение

Обеспечивает хранение информации об объектах инженерного хозяйства (мебель, оргтехника и т. д.), позволяет планировать и контролировать работы по их профилактическому обслуживанию и ремонту, регистрировать заявки сотрудников на ремонт оборудования, отражать факты выполнения работ по заявкам и плановым заданиям.

Конференция и Новости

Позволяют реализовать общеорганизационные и специализированные электронные «доски объявлений», а также обсуждение сотрудниками организации произвольных вопросов в свободной форме.

Общественные словари и справочники - места хранения нормативно-справочной информации, задающей «систему координат электронного документооборота».

Справочник организации

Позволяет описать и поддерживать в актуальном состоянии информацию о структуре организации, подразделениях и филиалах, которые входят в ее состав, и их взаимной подчиненности, о сотрудниках, которые в этой организации работают. Является своего рода каркасом системы электронного документооборота.

Словари

Содержит настраиваемые в ходе внедрения классификаторы и словари, используемые другими модулями (БД) системы. В их числе перечень регионов, номенклатура дел, типы документов, тематика поручений и т. п.

Внешние адресаты

Предоставляет возможность вводить сведения об организационной структуре организаций контрагентов и их сотрудниках. БОСС-Референт предоставляет гибкую и эффективную систему разграничения доступа к серверам, базам данных и документам системы электронного документооборота. При создании поручений, согласовании документов и выполнении некоторых других функций можно явно указать список лиц, имеющих полномочия на чтение, редактирование документов.

Дополнительные возможности

Спектр модулей системы, поставляемых в дополнение к базовой версии системы, обеспечивает автоматизацию деятельности по следующим направлениям работы:

1. Пропуска: оформление и согласование заявок на получение пропусков, контроль движения пропусков. Очень актуальная вопрос, так как в таможне введена система пропусков, которой занимается сотрудник охраны на КПП (контрольно пропускной пункт). Его ли эта задача?!

2. Совещания: подготовка совещаний, включая формирование повестки дня, ведение протокола совещания, резервирование помещений, уведомление участников, контроль исполнения протоколов совещаний. В такой крупной организации как таможня этот момент имеет только положительный(одобрительный) характер.

3. Претензии и иски: автоматизация документооборота, связанного с судебной практикой организации. Эта возможность никогда не будет лишней.

4. Планирование и отчетность: ведение реестра проектов, планирование работ и ресурсов по проектам, учет фактических затрат рабочего времени, отчетность по выполненным работам.

5. Библиографический фонд: регистрация нормативных и иных документов, периодических изданий и данных о публикациях в средствах массовой информации, подготовка экспресс информации о новых поступлениях материалов, библиографических списков статей в средствах массовой информации. Тем более что наличие таких изданий уже имеется и требует централизованного хранения.

Данная структура автоматизированной системы делопроизводства идеально подходит для внедрения в таможню. Помимо основных она охватывает те стороны работы, которые ранее даже не рассматривались. С помощью возможностей БОСС-Референта улучшится жизнедеятельность всей таможне в целом.

К тому же, система БОСС-Референт в интеграции с продуктом AIDIS компании ABBYY позволяет организовать потоковое сканирование значительных объемов документов. Благодаря интеграции с факс-сервером FAXChange (DataSys, Чехия) к возможностям системы БОСС-Референт добавляется функция автоматического управления потоком входящих и исходящих факсов.

Интеграция БОСС-Референта со средствами криптозащиты, сертифицированными ФАПСИ - «Верба», «Криптон», «Крипто-Про», - обеспечивает реализацию защищенного электронного документооборота.

Таможня, использующая систему электронного документооборота КПС «УКИД-Р», нередко сталкиваются с проблемой обмена электронной корреспонденцией с другими таможенными органами. Компания АйТи (в которой разработана система БОСС-Референт) предлагает решение основанное на XML-формате, которое позволяет объединять в единое информационное пространство системы электронного документооборота организаций и предприятий, построенные на программных продуктах разных поставщиков и использующие различные форматы данных. Таким образом, эта программа становится еще более универсальной и адаптируемой.

Итак, БОСС-Референт - полнофункциональная система, позволяющая автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для Костромской таможни. Очевидно, что полнофункциональная система не только организовывает сложные маршруты движения документов, но и контролирует их исполнение, ведет аудит, оптимизирует загрузку сотрудников и имеет множество других возможностей.

Подводя итоги данной главы отметим, что ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, документационного отдела Костромской таможни были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства. Были разработаны документы по совершенствованию и оптимизации работы с документами:

· разработаны нормативные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству Костромской таможни, Положение об экспертной комиссии, дополнено Положение об архиве;

· разработана должностная инструкция Делопроизводителя;

· рекомендуется проводить регистрацию факсограмм только в электронном виде;

· предлагается усилить контроль за соблюдением правил оформления, формирования и подготовки документов;

· составление номенклатуры дел ОДО на текущий 2005 год;

· предлагается внедрить новую автоматизированную систему документационного обеспечения управления(БОСС-Референт);

Заключение

Костромская таможня - одна из старейших таможен России, возникла в средние века(1547), постепенно развиваясь, приобрела самостоятельность 13 лет назад.

Она за свою историю претерпела ряд определенных изменений и в настоящее время является неотъемлемой частью государственной власти. Костромская таможня наделена функциями дознания, ведения оперативно - розыскной деятельности, является агентом валютного контроля и военизированной организацией.

В настоящее время в Костромском регионе возрос уровень требований к качеству работы таможенной службы, что непосредственно связано с упрощением и автоматизацией таможенных процедур, наиболее полным сбором таможенных платежей, предотвращением импорта опасной и некачественной продукции, повышением степени соблюдения таможенного законодательства и эффективности борьбы с преступлениями в сфере таможенного дела и нарушениями таможенных правил.

Основной целью данной дипломной работы является изучение организации технологий документационного обеспечения управления документационного отдела Костромской таможни и внесение предложений по усовершенствованию работы документационного отдела Костромской таможни.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания таможни:

1. Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству Костромской таможни, положение об архиве, положение об экспертной комиссии, а так же переименовать Документоведа 6-го разряда в Делопроизводителя и составить на него должностную инструкцию

2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

- регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию факсограмм только в компьютерной форме, а так же добавить графы в журнал регистрации входящих/исходящих факсограмм);

- формирование и оформление дел (необходимо при формировании дел недействительные варианты документов хранить отдельной папкой, при неправильной нумерации следовать правилам и требованиям нормативных документов)

3. Необходимо составить номенклатуру дел ОДО на текущий 2005год

4. Предлагается внедрить новую автоматизированную систему документационного обеспечения управления БОСС-Референт.

5. необходимо обновить техническую оснащенность рабочих мест сотрудников (принтеры, сканеры, жесткие диски с большой памятью и т.д)

Если учесть все замечания и предложения по усовершенствованию, то организация технологии ДОУ отдела документационного обеспечения Костромской таможни будет не просто соответствовать всем требованиям и нормам, а станет более эффективной и качественной - это улучшит функциональность всей таможни в целом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Источники

Опубликованные

1.1. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

1.2. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ//Секретарское дело: сост. Кузнецова Т.В.- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001.- С 285

1.3. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002. года №1-ФЗ//Делопроизводство 2002,№4. -С 91

1.4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000

1.5. Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Федеральной архивной службой России от 27 ноября 2000 г. № 68). -М., 2001.

1.6. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) утвержденная Приказом ФТС России от 18.10.2004. №160): справочник участника ВЭД

1.7. Таможенный кодекс Российской Федерации. - М.:ДГУП «Ростаможинформ», 2003. - 304 с.

1.8. ГОСТ Р51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Изд-во стандартов, 1998

1.9. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991

1.10. Отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях// Квалификационный справочник должностей служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37, с изменениями от 21 января, 4 августа 2000г., 20 апреля 2001., 31 мая, 20 июня 2002г.).

1.11. Костромская таможня: информационно-аналитическая бюллетень №4(23). -Кострома.,2002. -25с

1.12. www.it.ru

Неопубликованные

1.13. Приказ от11 01 2005 «О назначении ответственных лиц за ведение делопроизводства в структурных подразделениях таможни

1.14. Приказ ФТС России от18.10.2004. №160 «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах»

1.15. Должностная инструкция главного государственного таможенного инспектора ОДО, утвержденная 24.05.2004 г

1.16. Положение об отделе документационного обеспечения Костромской таможни. 14.08.1999г

1.17. Должностная инструкция старшего государственного таможенного инспектора ОДО (участка входящей корреспонденции вышестоящих органов ОДО), утвержденная 24.05.2004г

1.18. Должностная инструкция старшего государственного таможенного инспектора ОДО (участка входящей корреспонденции других таможен и организаций), утвержденная 24.05.2004г.

1.19. Должностная инструкция старшего государственного таможенного инспектора ОДО (участка исходящей корреспонденции и регистрации приказов, распоряжений таможенного органа), утвержденная 24.05.2004г

1.20. Должностная инструкция Документоведа 5-11-го разряда ОДО, утвержденная 26.02.2003

1.21. Должностная инструкция начальника архивного отделения ОДО, утвержденная 21.02.2003

1.22. Сведения о документообороте Костромской таможни за 2004 г. от 14.01.2005 утвержденные начальником ОДО

2. Литература

2.1. Борискин В.В. Поликарпова Н.М. Документационное обеспечение деятельности государственных органов и учреждений: учебное пособие. - М, 2003

2.2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 2-е изд., перераб. и доп./ В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А.Кудрявцева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. -456 с.

2.3. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 4-е, испр. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. - 328 с.

2.4. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. -М.Ж «Книга сервис», (издание 8-е, переработанное и дополненное), 2003. -160 с.

Периодическая печать

1. Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. -С. 11

2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. «Научные основы оценки и отбора документов»//Делопроизводства 2003, №1. - С 98

3. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. С чего начать?//Делопроизводство 2003,№1. - С53

4. Мякошина Н.Д. Корпоративная система управления документацией в таможенной службе//Делопроизводство, 2003 № 4.- С 41

5. Пшенко А.В. «Хранение документов и обеспечение их сохранности»//Секретарское дело 2003, №10. -С63

6. Жеребцова Л.А. «Основы организации работы с устными обращениями граждан»//Делопроизводство 2004, №1. - С 49

7. Кузнецова Т.В. Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позиции документоведения. Тезисы на X международной конференции» Документация в информационном обществе»// Делопроизводство 2004, №2. -С 37

8. Сокова. А.Н. Перспективы развития правил оформления управленческих документов//Делопроизводство. - 2004, №2.- С 4

9. Алексеев Е.В., Афанасьев Л.П. «Опись - важный архивный справочник (история и методика составления)»//Делопроизводство2004, № 3.- С99