Одной из основных задач управления запасов является - правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов;

Главной проблемой для бухгалтерии и склада является последствия ненадлежащего оформления документов, а как известно если документы на совершенствование хозяйственной операции не оформлены или оформлены ненадлежащим образом, при возникновении спорных ситуаций перед предприятием может встать проблема доказывания факта совершения хозяйственной операции. В зависимости от ошибки в документе страдает какой-либо отдел, если документ оформлен не по правилам, то бухгалтерия не может принять этот документ к учету, если же в документе указано не верное количество товара, то страдает и склад и бухгалтерия. Так же водитель в спешке забывает подписать товарные накладные, что тоже чревато последствиями, так как для получения данного документа понадобиться и время и деньги. Поэтому я считаю целесообразным ввести в управление обмен электронными версиями документов, а также составление график документооборота.

При составлении графика нужно исходить из того, с какой целью составляется график документооборота. Очевидно, чтобы упорядочить движение документов в организации. Это позволит обеспечить своевременное получение бухгалтерской службой первичных документов, их учет и хранение. Следовательно, прежде всего в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов, в установленные сроки. График документооборота может представлять схему или таблицу, одна из форм которых приведена в Положении. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение «первички», как в целом по организации, так и по ее отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение.

График документооборота должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Для того чтобы ознакомить с графиком документооборота каждого работника, из него делаются отдельные выписки, в которых перечисляются «подведомственные» сотруднику документы, сроки и адреса их представления. В выписке указываются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения компании, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер.

За несоблюдение графика документооборота работников можно лишить поощрения - премии. Но это крайняя мера - можно договориться с работниками о своевременном представлении документов, а в отношении ответственных сотрудников обойтись и без «штрафного» распоряжения. Для большей уверенности бухгалтера в том, что его не подведут, целесообразно предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота и сбору документов в должностных инструкциях работников.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В этих целях документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем необходимо сдать их в архив на хранение

Как видно из рассмотренного выше, некоторые позиции, касающиеся документооборота на предприятии, отражаются в отдельных разделах учетной политики по бухгалтерскому учету или для целей налогообложения (состав неунифицированных форм документов, учетных регистров по бухгалтерскому и налоговому учету, а также порядок и сроки представления внутренней отчетности в организациях).

В то же время в целях четкого разграничения обязанностей по созданию, проверке и обработке первичных документов, а также сроков их представления на предприятиях торговли должны оформляться правила документооборота, утверждаемые в составе их учетной политики для целей бухгалтерского учета.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, то есть. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.

Положением о документах и документообороте в качестве рекомендации приведена форма графика документооборота.

Однако в зависимости от целей, поставленных перед графиком документооборота, предприятия торговли и общепита имеют право утверждать свои правила внутреннего движения первичных документов.

В качестве примера упрощенной схемы (графика) документооборота организации можно привести такой (таблица 3.1.).

Представленный образец документооборота отражает места создания документов и сроки их передачи в бухгалтерию. При этом в нем отсутствует схема движения документов как в целом по организации, так и внутри самой бухгалтерии. Поэтому такого рода порядок необходим только в целях контроля за своевременным оформлением и сдачей документов.

Таблица 3.1. График документооборота ООО «ПФ-МЗК»

Также не соблюдается порядок хранения документов, то есть при всякой спорной ситуации, или любом другом вопросе, когда необходимо предъявить и рассмотреть документ, документ найти проблематично. Поэтому предлагаю вести хронологический порядок документации и создать архив.

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров регламентирован ст. 17 Закона о бухгалтерском учете.

Так, организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Неиспользуемые в работе первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские (и налоговые) отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

- наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;

- период, за который скомплектованы документы;

- перечень скомплектованных первичных документов;

- дату комплектации и передачи документов в архив;

- подпись ответственного лица.

Срок хранения первичных документов может быть указан в графике документооборота. Однако, поскольку он определен законодательно, достаточно предусмотреть в учетной политике по бухгалтерскому учету порядок сдачи документов в архив организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

3.2 Разработка и реализация мероприятий по управлению запасами в ООО «ПФ-МЗК»

материальный запас управление предприятие

Решающим условием снижения себестоимости служит непрерывный технический прогресс. Внедрение новой техники, комплексная механизация и автоматизация производственных процессов, совершенствование технологии, внедрение прогрессивных видов материалов позволяют значительно снизить себестоимость продукции.

Снижение себестоимости продукции обеспечивается прежде всего за счет повышения производительности труда. С ростом производительности труда сокращаются затраты труда в расчете на единицу продукции, а следовательно, уменьшается и удельный вес заработной платы в структуре себестоимости.

Успех борьбы за снижение себестоимости решает прежде всего рост производительности труда рабочих, обеспечивающий в определенных условиях экономию на заработной плате. Рассмотрим, в каких условиях при росте производительности труда на предприятиях снижаются затраты на заработную плату рабочих. Увеличение выработки продукции на одного рабочего может быть достигнуто за счет осуществления организационно-технических мероприятий, благодаря чему изменяются, как правило, нормы выработки и соответственно им расценки за выполняемые работы. Увеличение выработки может произойти и за счет перевыполнения установленных норм выработки без проведения организационно-технических мероприятий. Нормы выработки и расценки в этих условиях, как правило, не изменяются.

Для фирмы большой проблемой является учет товара на складе. Фирма арендует одно складское помещение небольших размеров, в котором хранит огромные запасы товара, поэтому подсчет товара не поддается контролю. Учет ведется покоробочно, а отгрузка товара идет поштучно. Поэтому работникам склада трудно разыскать недостачи товара из-за не правильной организации учета товара

На основании выше перечисленного, считаю необходимым ввести на склад новую технику, например сканер штрих-кодов товара.

Сканер штрих-кода - это устройство, с помощью которого выполняется чтение штрих-кода и передача его данных в персональный компьютер, кассовый аппарат или POS - систему.

Принцип работы сканеров штрих-кода.

Сканер штрих-кода представляет собой устройство, главная функция которого - чтение изображения штрих-кода, представленного в виде совокупности белых и черных полос (линейный штрих-код) или композиции тёмных и светлых пятен (двумерный штрих-код) и преобразование его в цифровой сигнал. Функцию преобразования выполняет специальный декодер, как правило, встроенный в сканер или выполненный в виде отдельного устройства, которое подключается между сканером и компьютером, кассовым аппаратом или POS-системой.

Внутреннее программное обеспечение большинства сканеров штрих-кода позволяет считывать и различать почти все стандартные типы штрих-кодов. Если специфика работы предприятия такова, что используется какой-либо один тип штрих-кода, то лучше просто настроить сканер на распознавание именно этого кода. Таким образом, можно обезопасить себя от неожиданных результатов считывания посторонних данных.

На результат считывания сильно влияет сочетание цвета штрих-кода и цвета поверхности, на которой нанесен штрих-код. Сканеры не различают цвета, только распознают контрастные зоны. Таким образом, чем выше контрастное отношение, тем лучше сканер считывает код. Оптимальным является черный штрих-код на белом фоне. Именно такая комбинация обеспечивает наилучшие результаты считывания.

Работа со сканерами штрих-кода обычно не требует никаких специальных знаний и навыков, сканирование и декодирование штрих-кода производится автоматически.

Данное устройство поможет организации вести правильный учет товара, также повысит производительность труда, и поможет избежать ошибок, как в документообороте, так и в учете складских остатков. Так же с помощью данного устройства, организация будет нести меньше убытков, так как с помощью этого считывающего устройства может точно подсчитать отток товара со склада.

Ключевым моментом в системе управления товарными запасами является минимизация издержек, связанных с содержанием и хранением товаров на складах. Этого снижения можно добиться, придерживаясь следующего алгоритма:

1. Необходимо определить степень интенсивности расходования товарных запасов, т.е. в данном случае речь идет об уровне и характере спроса на товар. Все товары можно разделить на две укрупненные группы: товары с постоянным спросом (степень интенсивности расходования товарного запаса остается постоянной в течение всего рассматриваемого периода) и товары, спрос на которые не постоянен от периода к периоду или строго не определен (задается вероятностным распределением). Непостоянный спрос во времени может быть обусловлен спецификой самого товара (например, товары с ярко выраженной сезонной составляющей), а также особенностью поведения потребителей (смена тенденций, предпраздничные периоды, особенности потребления, обусловленные менталитетом или национальными особенностями потребителей) и др. Таким образом, следует различать систему управления товарными запасами в части товарных запасов, спрос на которые задается постоянной величиной и в части товарных запасов, спрос на которые носит случайный характер.

Данная фирма выпускает продукцию как для грудничков, так и для детей школьного возраста и подростков. Каждый вид продукции занимает 1/3 от выпущенной коллекцию, и на основании отчетов менеджеров, можно сделать вывод, что подростковая одежда не пользуется спросом, так как подростки имеют свою оценку в выборе одежды и строго следуют моде, поэтому наибольшую прибыль фирма получает, продавая одежду грудничков, так как ассортимент на продукцию не меняются, а меняется только цвета и модели.

2. Если интенсивность расходования товарных запасов объясняет длительность использования товарного запаса, т.е. тот временной интервал, в течение которого организация не нуждается в поставках товара, то интервал между поставками товара также является ключевым показателем в системе управления товарными запасами. Регулирования временного интервала между поставками можно добиться путем заключения специальных соглашений с поставщиками (это может быть, например, встречное обязательство продавца оплачивать задолженность перед поставщиком точно в определенную дату).

3. Также для управления товарными запасами необходимо знать величину издержек, которые несет организация при содержании товарных запасов.

4. Если компания заинтересована в том, чтобы надежно защитить и максимально эффективно использовать собственные активы, необходима постановка системы внутреннего контроля снабжения и движения материальных ресурсов на предприятии. Данная система включает в себя нормирование системы закупок и складирования запасов, а также мониторинг материальных ресурсов.

Нормирование системы закупок и складирования запасов. Внедрение системы нормирования закупок на основе предварительного составления бюджета производства и продаж поможет определить реальную потребность в этих ресурсах.

Система нормирования, помимо непосредственного алгоритма расчета нормативов, предполагает разработку регламентов, тестирование методики нормирования и ее корректировку. Какими бы точными ни были расчеты и какой бы хорошей ни была созданная на предприятии модель управления запасами, эта модель не будет работать, если отсутствует эффективное управление, а также четкие и понятные регламенты, описывающие порядок работы с ресурсами. А поскольку расчет и контроль нормативов - крайне трудоемкие процессы, на первый план выходит также необходимость автоматизации этих процессов.

Внедрение системы нормирования материальных ресурсов на первых этапах может оказаться не столь удачным. Фактические значения ресурсов могут значительно отличаться от нормативных из-за:

- отсутствия достоверной оперативной информации. На момент внедрения системы нормативов часть данных о фактическом состоянии материальных запасов часто получают только из бухгалтерского учета, а эта информация запаздывает в среднем на 15 - 30 дней;

- использования при расчете экспертных оценок. Для оценки ряда показателей, учитываемых при расчете нормативов, если необходимая статистическая информация отсутствует, используются экспертные оценки. Естественно, руководители подразделений, выступающие в роли экспертов, в большинстве случаев стремятся завысить эти значения, что зачастую искажает расчетную величину нормативов.

Чтобы решить перечисленные проблемы и максимально сократить разрыв между фактическим размером материальных запасов и установленными нормативами, необходимо внедрить систему мониторинга.

Мониторинг материальных ресурсов. Система мониторинга, созданная на предприятии, обеспечивает менеджмент фактическими данными о размерах материальных запасов, информацией о времени задержек поставок и платежей и результатами анализа отклонений от установленных нормативов. Кроме того, с ее помощью отслеживаются величины затратного, кредитного и чистого циклов.

Внутренний контроль системы учета материальных ценностей включает в себя проведение плановых и внеплановых инвентаризаций, установку контрольных приборов и оборудования.

Приобретение и установка контрольного оборудования требуют от компании дополнительных затрат. Однако эти расходы экономически оправданны, т.к. они не только направлены на обеспечение сохранности имущества, но и позволяют получить дополнительную управленческую информацию о технологических процессах и корректно учесть объем продукции.

Применяя вышеперечисленные методы в управлении материальными запасами, компания получает возможность реально сэкономить, сократив стоимость закупок в среднем на 5 - 7 процентов.

3.3 Оценка экономического эффекта реализации мероприятий по управлению материальными запасами ООО «ПФ-МЗК»

Рассчитаем экономическую эффективность от основных мероприятий по совершенствованию управления запасами предприятия: это повышение эффективностью управления дебиторской задолженностью, денежными средствами и производственными запасами.

Рассмотрим экономическую эффективность данных мероприятий ООО «ПФ-МЗК».

- мероприятие по повышению эффективности управления дебиторской задолженностью.

Действенным средством стабилизации финансового состояния ООО «ПФ-МЗК» и снижения неплатежей служат зачеты взаимных требований (клиринг), то есть предприятие может предоставлять свои услуги в счет оплаты за поставленную продукцию, работы и услуги.

Одним из первых и важных мероприятий по управлению денежными средствами ООО «ПФ-МЗК» является работа по возврату дебиторской задолженности. Снижение дебиторской задолженности - наиболее эффективная мера для улучшения структуры баланса, поскольку остальная часть оборотных активов или высоколиквидна, но незначительна (денежные средства) или низколиквидна (запасы). Основные фонды и незавершенное строительство, составляющие внеоборотные активы относятся также к низколиквидным, т.е. труднореализуемым средствам.

По данным баланса ООО «ПФ-МЗК» сумма дебиторской задолженности за 2008 г. составила 261,2 тыс. р., причем произошло ее снижение за год на 87,4 тыс. р. Структуру дебиторской задолженности ООО «ПФ-МЗК» представляют статьи: задолженность покупателей и заказчиков, задолженность по выданным авансам, задолженность прочих дебиторов.

Можно отметить положительную тенденцию на предприятии ООО «ПФ-МЗК», что за анализируемые периоды мы наблюдаем снижение дебиторской и кредиторской задолженности.

Но тем не менее предприятию ООО «ПФ-МЗК» можно рекомендовать снизить задолженность дебиторов, тем самым оптимизировав структуру оборотного капитала, в результате чего улучшится финансовое состояние предприятия.

Так, например, структура дебиторской задолженности на 88,68% представлена задолженностью покупателей и заказчиков - за год сумма задолженности снизилась на 25%. При этом 48,23% суммы задолженности покупателей и заказчиков составляет задолженность ООО «Дар инструмент» в размере 36,7 тыс. р., задолженность районной администрации в размере 189,5 тыс. р., а также задолженность МП ПУ ЖКХ в размере 35 тыс. р.

Таблица 3.1. Проект уменьшения дебиторской задолженности ООО «ПФ-МЗК»

При возврате средств, находящихся в задолженности у ООО «Дар инструмент», районной администрации, МП ПУ ЖКХ на общую сумму 38 тыс. р. можно ожидать ускорения оборачиваемости оборотных средств ООО «ПФ-МЗК». Таким образом, при возврате планируемых средств, дебиторская задолженность предприятия составит 208,96 тыс. р.

Сумма дебиторской задолженности в 2008 г. - 261,2 тыс. р.

Оборачиваемость дебиторской задолженности в 2008 г. - 4,4 дня.

Сумма дебиторской задолженности с учетом возврата - 208,96 тыс. р.

Оборачиваемость дебиторской задолженности с учетом возврата - 3,4 дня.

Ускорение оборачиваемости дебиторской задолженности: 1 день (3,4 - 4,4 = 1 день).

Ускорение оборачиваемости дебиторской задолженности ООО «ПФ-МЗК» за счет снижения суммы дебиторской задолженности покупателей и заказчиков в размере 52,24 тыс. р. или на 20% от имеющейся суммы задолженности и составит 3,4 дней, то есть дебиторская задолженность за год будет оборачиваться примерно 106 раз.

- мероприятие по улучшению управления денежными средствами предприятия

Денежные средства предприятия включают в себя деньги в кассе и на расчетном счете в коммерческих банках. Возникает вопрос: почему эти наличные средства остаются свободными, а не используются, например, для покупки ценных бумаг, приносящих доход в виде процента? Ответ заключается в том, что денежные средства более ликвидны, чем ценные бумаги. В частности, облигацией невозможно расплатиться в магазине, такси и т.п.

Различные виды текущих активов обладают различной ликвидностью, под которой понимают временной период, необходимый для конвертации данного актива в денежные средства, и расходы по обеспечению этой конвертации. Только денежным средствам присуща абсолютная ликвидность. Для того чтобы вовремя оплачивать счета поставщиков, предприятие должно обладать определенным уровнем абсолютной ликвидности. Его поддержание связано с некоторыми расходами, точный расчет которых в принципе невозможен. Поэтому принято в качестве цены за поддержание необходимого уровня ликвидности принимать возможный доход от инвестирования среднего остатка денежных средств в государственные ценные бумаги. Основанием для такого решения является предпосылка, что государственные ценные бумаги безрисковые, точнее степенью риска, связанного с ними, можно пренебречь. Таким образом, деньги и подобные ценные бумаги относятся к классу активов с одинаковой степенью риска, следовательно, доход (издержки) по ним является сопоставимым.

Однако вышеизложенное не означает, что запас денежных средств не имеет верхнего предела. Дело в том, что цена ликвидности увеличивается по мере того, как возрастает запас наличных денег. Если доля денежных средств в активах предприятия невысокая, небольшой дополнительный приток их может быть крайне полезен, в обратном случае наоборот. Перед финансовым менеджером стоит задача определить размер запаса денежных средств исходя из того, чтобы цена ликвидности не превысила маржинального процентного дохода но государственным ценным бумагам.

Применим методику прогнозирования денежных потоков на рассматриваемом предприятии ООО «ПФ-МЗК».