Система классификации и кодирования информации необходима для систематизации номенклатур различных объектов, которые отражаются в автоматизированных информационных системах. Систематизация информации необходима с целью однозначного понимания конкретных форм ее единиц и каждого их значения.

Классификация является основой кодирования. Составление классификаторов выполняется в два этапа: 1 этап - классификация информации; 2 этап - кодирование.

Классификация осуществляется в следующей последовательности. Для начала, выявляются номенклатуры, подлежащие кодированию. К ним относятся те реквизиты - признаки, которые используются для составления группировок. Затем по каждой номенклатуре составляют полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию. В каждой номенклатуру предусматривается некоторое количество резервных позиций на случай появления новых объектов. Таким образом, можно отметить, что классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании признаков и зависимости внутри признаков.

После составления классификации выполняется кодирование - процесс присвоения условных обозначений объектам классификации и классификационным группировкам.

Цели кодирования:

А) Представление информации в более компактной и удобной форме при записи ее на машинные носители;

Б) Приспособление информации к обработке на ЭВМ и передаче по каналам связи;

В) Упрощение логической и статистической обработки информации.

Кодовым словом или кодом является условное обозначение присвоенное конкретному объекту. Код может состоять из одного знака или системы знаков, образованной по определенным правилам.

К кодам предъявляется ряд требований: они должны охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию; быть едиными для различных задач внутри одного экономического объекта; отличаться стабильностью; иметь резерв свободных номеров; длина кодового обозначения должна проектироваться минимальной.

Назначение кодов заключается в обеспечении группировки информации в машине, подведении итогов по всем группировочным признакам и их печати в свободных таблицах.

Кодирование информации производится по определенной системе - совокупности правил, определяющих построение кода. В настоящее время применяются несколько систем кодирования экономической информации, среди которых наибольшее распространение получили: порядковая, серийно- порядковая, последовательная и параллельная. Выбор метода кодирования зависит от целого ряда факторов, главными из которых являются количество выделяемых признаков в номенклатуре, число позиций в каждом признаке и степень устойчивости номенклатуры.

Для решения данной задачи были использованы последовательный и порядковый методы кодирования.

Порядковый метод кодирования характеризуется тем, что вся номенклатура объекта последовательно становится в соответствии с числами натурального ряда. При появлении новых объектов им в конце ряда присваиваются очередные порядковые номера.

Достоинство метода - малозначность и простота построения.

Недостаток - при появлении новой позиции в номенклатуре может нарушиться ранее принятый порядок кодирования. Коды трудно запоминаются, и не обеспечивается автоматическая сортировка и подсчет итогов, отсутствие в номенклатуре резервных позиций. Поэтому порядковый метод имеет ограниченное применение и используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.

Последовательный метод кодирования предусматривает разработку кодов на основе иерархического метода классификации объектов. За каждым признаком закрепляется один или несколько разрядов кодов. Полное кодовое слово образуется путем присоединения коду старшей группы последовательно кодов младших групп признаков.

Достоинство - обеспечивает автоматическую сортировку и подсчет итогов.

Недостаток - многозначность кодов.

К методам кодирования предъявляются следующие требования:

1. Учитывать содержание всей необходимой информации об объектах данной номенклатуры;

2. Код должен быть минимальным по значности, максимально логичным по структуре, легко восприниматься зрительно, запоминаться и быть удобным при кодировании;

3. Четко выделять классификационные признаки;

4. Необходимо обеспечить резерв незанятых кодовых обозначений для включения в номенклатуру новых позиций и их кодирования без нарушения принятой системы;

5. Учитывать эксплутационные возможности технических средств, с помощью которых предлагается обрабатывать информацию;

6. Предусмотреть возможность автоматического контроля ошибок.

Таблица 3

Кодификатор сельскохозяйственного предприятия

Таблица 4

Кодификатор структурных подразделений

Таблица 5

Кодификатор телятницы

2.3 Характеристика информационных массивов

В системах машинного преобразования информации применяются два вида носителей исходной информации: промежуточные и первичные документы.

Промежуточные массивы возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма передающего информацию от задачи к задаче (внутри) задачи.

Первичные документы являются носителями переменной информации. Они служат источником информации для оперативного, бухгалтерского и статистического учета, контроля за хозяйственными операциями и других целей.

При проектировании форм первичных документов следует учитывать требование ГОСТа 6.13.2-75 на систему первичной учетной документации. Формуляр на систему первичной учетной документации состоит из 3 частей:

А) общая или заголовочная. В этой части размещаются реквизиты действующие на весь документ и включает в себя зоны:

1 зона- зона наименования предприятия, структурных подразделений и их кодов;

2 зона- зона индекса формы документа и грифа его утверждения;

3 зона- зона наименования и значения документа;

4 зона-зона наименования и номера документа, реквизитов-признаков, постоянных для документа или группы документов.

Чаще всего реквизиты в данной части документа размещаются в линейной форме.

Б) предметная или содержательная; В этой части документа содержится существо хозяйственной операции. В ней размещается 5 зона - зона наименования строк и граф, их значения (переменные справочные и группировочные признаки, реквизиты - основания). Реквизиты располагаются по табличной форме размещения реквизитов.

В) оформительская. В оформительской части располагается

6 зона - зона подписей и печати. Здесь содержатся подписи лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

В спроектированной форме первичного документа реквизиты, переносимые на машинный носитель, обводятся утолщенной линией.

Таблица 7

Эскиз промежуточного документа

Распределения номеров животных по телятницам

Подпись__________

Таблица 8

Эскиз первичного документа

Ведомость учёта взвешивания животных

Подпись ______________

2.5 Макеты машинных носителей