Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования

«Воронежский государственный аграрный университет имени императора Петра I »

Кафедра управления и маркетинга в АПК

Контрольная работа

по дисциплине

«Этика делового общения»

на тему: «Подарки и сувениры, требования к ним»

Руководитель

Федулова Ирина Юрьевна

Воронеж 2013г.

1. визитные карточки

Визитные карточки имеют широкое применение в международной протокольной практике при поддержании связей между официальными лицами, бизнесменами, деловыми и общественными кругами.

Кроме чисто деловых контактов, протокольные правила и обыкновенная человеческая вежливость предусматривают и некоторые другие формы общения как официального, так и неофициального характера. К ним относятся поздравления с праздником, соболезнования, ответы на поздравления и соболезнования и некоторые другие формы контактов, которые предусматривают использование визитных карточек. Поэтому, готовясь к деловым контактам или зарубежной командировке, надо запастись, по крайней мере, сотней этих кусочков картона, которые значат очень много в этике бизнесмена во всем мире, а в Японии имеют почти магическое значение и в большинстве случаев заменяют любой документ. Они как бы заочно «представляют» своего владельца и «действуют» от его имени.

Институт визитных карточек очень развит. Этому элементу представительства придается огромное значение.

Визитные карточки используются со следующими основными целями:

информирование о своем существовании лиц, в контакте с которыми вы заинтересованы;

заочное представительство-мягкая, не навязчивая форма проявления вашего интереса к адресату;

сообщение о себе и о своей деятельности дополнительной информации в момент знакомства;

поддержания контактов (поздравление с праздником или иным событием; выражение признательности, благодарности; сопровождение подарка, сувенира, цветов; выражение соболезнования).

Размер визитной карточки желательно иметь стандартный (слишком большая карточка не умещается в стандартный кляссер для визиток и свидетельствует о некоторой претенциозности ее владельца).

Она представляет собой лист не слишком плотного картона небольшого формата: 5х9 см, а для женщин (в качестве супруги, а не в силу занимаемой должности) 4х8 см.

Высшие должностные лица иногда имеют визитные карточки размером 6х10 см. В этом случае визитные карточки их жен будут на один сантиметр меньше. Но такая практика наблюдается не везде: в Великобритании, например, визитные карточки женщин, наоборот, больше мужских.

Визитные карточки обычно печатаются на русском языке, а на обороте на английском, французском или на языке страны пребывания. Хотя, если придерживаться строгих протокольных требований, то это не совсем верно: текст визитной карточки должен печататься на одной стороне, чтобы на другой, чистой стороне, можно было сделать какие-либо записи. Исходя из этого, визитные карточки правильнее иметь двух видов-напечатанные на родном языке, а также на английском или каком-то другом, в зависимости от необходимости.

Цвет визитных карточек в настоящее время разнообразен: от розового, голубого до черного (хотя согласно протокольным требованиям они должны быть белыми).

Можно выделить шесть основных видов визитных карточек:

1. Карточка для специальных и представительских целей. На этом виде карточек нет адреса и телефона. Она используется для специальных и представительских целей. Если вам вручат такую карточку, значит иностранец не настроен на продолжение контакта. Он просто представляет себя, облегчая общение. Не просите его написать свои координаты: если бы он хотел их дать, он бы вручил вам другой вид визитной карточки.

2. Стандартная карточка. Фамилия, имя и отчество печатаются прописным шрифтом, должность-строчными буквами. Обычно указываются адрес фирмы и телефон (в том числе домашний). Иногда указываются телекс и факс. Этот вид карточки используется при состоявшемся знакомстве.

3. Карточка фирмы, предприятия, организации, отдела. Используется для целей поздравления от имени фирмы.

4. Совместная или семейная карточка. На ней также можно указать домашний телефон, адрес и т.д.

5. Карточка, используемая по неофициальным поводам (для вручения дамам). Эта карточка скупа на информацию. В ней указывается только фамилия, имя, отчество и название города. Такие визитки используются также лицами высоких должностных уровней (например, министрами, но без указания должности).

6. Карточка супруги. Указывается только фамилия, имя, отчество и название города. Можно также встретить карточки с фотографиями. Бывают карточки, сложенные, как книжки, с указаниями того, как проехать к фирме, места парковки автомобилей и т.д. Но перечисленные шесть видов-основные и наиболее часто встречающиеся.

Направляясь на прием, проверьте, не забыли ли вы свои визитные карточки. В визитной карточке должны быть обязательные элементы: а) фамилия, имя, отчество на двух языках; б) должность; в) наименование организации; г) ее адрес, телекс, телефон; д) телефон по которому действительно можно установить контакт с владельцем карточки; е) если у предприятия есть свой фирменный знак, то целесообразно дать его в визитной карточке; ж) желательно иметь визитную карточку двухстороннюю, т.е. одна сторона на русском языке, вторая - на иностранном (чаще всего на английском). На этой стороне отчество писать не обязательно, можно ограничиться его начальной буквой.

Однако, в любом случае, нужно для иностранцев указать не только свою должность, но и реальную сферу интересов и полномочий, поскольку наши должности чаще всего совершенно непонятны людям за рубежом.

Если у вас есть секретарь, укажите и его номер телефона. Маленькая и вполне невинная хитрость заключается в том, что у иностранцев наличие двух-трех телефонов на карточке партнера рождает впечатление, что они имеют дело с солидной фирмой, обладающей большими штатами работников.

Кстати, надо анализировать визитные карточки, полученные ранее. Например, если фирма размещается в собственном здании, а не арендует контору, то это признак прочности финансовых позиций. С другой стороны если арендованный офис занимает этаж в шикарном деловом небоскребе в центре города, то это одно, а если контора ютится где-то на задворках даже в собственном доме - совсем другое. Наличие на карточке номеров внутренней связи указывает, что у компании партнера есть собственный коммутатор, а это опять-таки свидетельствует о многочисленности его персонала и, следовательно, о солидности.

Обмен визитными карточками начинается с самых высокопоставленных членов делегации. Необходимо заранее договориться с сопровождающими или с переводчиками, чтобы они незаметно показали боссов в группе иностранцев. Это нужно не только для выбора верного партнера при обмене карточками, но и для того, чтобы не попасть впросак. Такая задача облегчается при визите за рубеж, поскольку, согласно этикету, первыми вручать свои визитные карточки должны хозяева.

Особенно строго подобные правила соблюдают японцы и корейцы, для которых нарушение иерархии равносильно оскорблению.

Везде действуют простые, но обязательные правила вручения визитной карточки: ее полагается передавать партнеру повернутой так, чтобы он мог сразу прочитать текст. При этом следует вслух произнести свою фамилию, чтобы иностранец смог более или менее усвоить произношение вашего имени, поскольку обычно ему трудно прочитать вашу фамилию, пусть и написанную латинскими буквами.

В Азии вручают визитные карточки обеими руками, хотя на Западе особого порядка на этот счет не существует. Принимать визитные карточки нужно тоже обеими или только правой рукой. При этом как вручающий, так и принимающий обмениваются легкими поклонами. Приняв визитную карточку, нужно на глазах партнера вслух прочитать его имя и уяснить его должность и положение. Дурным тоном является сунуть небрежно в карман данную вам визитную карточку, не прочитав ее внимательно.

Во время переговоров следует положить визитные карточки перед собой, чтобы не путаться в именах. Опыт показывает, что лучше рассортировать их в том же порядке, в каком партнеры сидят за столом перед вами.

Ни в коем случае нельзя мять чужие визитные карточки, делать на них пометки, вертеть в задумчивости на глазах хозяина. Это воспринимается как неуважение и даже обида. И вы совершите большую ошибку, способную серьезно подмочить вашу репутацию, если не узнаете человека, с которым когда-то обменялись карточками.

Основное правило пользования визитными карточками: направление визитной карточки - равноценно визиту.

Еще одно правило: карточка, оставленная лично владельцем лицу, которому она предназначается, заламывается на 1/4 верхний угол справа, чтобы отчетливо просматривался след залома. Затем карточка расправляется. Такая карточка оставляется в тех случаях, когда по каким-либо причинам вас не смогли принять. Она оставляется либо в офисе у секретаря, либо в резиденции партнера (под резиденцией всегда подразумевается место жительства). Залом свидетельствует о том, что вы лично оставили ее, а это знак наибольшего уважения и почтения.

Карточка может быть передана и с посредником: шофером или курьером. Но в таком случае она никак не заламывается, так как это считается грубым нарушением этикета.

Посылать визитную карточку по почте не рекомендуется, но и не исключается. Ответы на визитные карточки даются также визитными карточками в течение суток с момента получения.

Например, вас поздравили - вы должны отреагировать и поблагодарить. Лучше не отвечать на визитные карточки по телефону.

Если вы это сделали, то, выслушав вашу благодарность по телефону, ваш партнер решит воспользоваться вашим звонком для обсуждения дела. Вам навязывает деловой разговор, к которому вы, скорее всего, не готовы. Чтобы не провоцировать этой ситуации, мудрый протокол рекомендует ограничиться посылкой визитной карточки.

Не принято карточку с выражением благодарности или иных чувств вручать лично. Визитные карточки никогда не подписываются и дата не проставляется. При перемене адреса обязательно со старой визитной карточкой посылается новая, на которой сообщаются новые реквизиты.

При состоявшемся знакомстве первым вручает визитную карточку тот, чей ранг, чье должностное положение ниже. Если партнеры находятся на одном должностном уровне, первым вручает лицо, младшее по возрасту. Если и то и другое одинаково, протокол обращается к одной из статей старого французского устава: первым вручает свою визитную карточку тот, кто окажется более вежливым.

На карточках принято проставлять следующие подписи, выражающие отношения владельца карточки к лицу, которому она передается:

P.r.-выражение благодарности, P.F.-поздравление, P.F.N.A.-поздравление с Новым годом, P.P.C.-выражение удовлетворения знакомством, P.P.-заочное представление, P.C.-выражение соболезнования. Эта стандартная международная символика представляет собой начальные буквы соответствующих французских фраз. Проставляют надписи в левом нижнем углу карточки.

Не бойтесь что, например, в Индии не поймут французскую аббревиатуру. Существуют правила, нормы и традиции (включая аббревиатуру) одинаково понимаются во всех цивилизованных странах.

Направлять карточки с сокращениями можно и в резиденцию партнера и на адрес его фирмы-как вам удобнее. Приглашения и соболезнования пишутся от руки.

Заочное представительство в стране пребывания осуществляется следующим образом. Вы знакомитесь с консулом, послом или любым другим официальным лицом достаточно высокого уровня из посольства нашей страны в данной стране. Рассказав ему о цели вашего визита и о вашем желании быть представленным интересующем вас человеку, вы берете визитную карточку консула или посла. В левом нижнем углу ставите аббревиатуру «Р.Р.», берете свою карточку с вашим адресом и телефоном.

Обе карточки вкладывайте в конверт и отправляйте интересующему вас лицу.

Карточка консула-гарантия серьезности вашего уровня. Интересующий вас бизнесмен, получив такой конверт с карточками, понимает, что ему хотят заочно представить вас. Если он на это согласен, он посылает по указанному вами адресу свою визитную карточку с телефоном. В этом случае вы можете смело звонить по указанному телефону и договариваться об очном знакомстве.

Если вас пригласили в гости, то в резиденции супругов неженатые мужчины оставляют две визитные карточки: одну-карточку супруга для мужа, вторую-совместную, семейную-для жены.

После представления замужней дамы, мужчина должен не позднее чем в недельный срок отправить ей и ее супругу свои карточки. Умные и дальновидные деловые люди очень внимательно относятся к этому правилу и при малейшей возможности воспользуются им.

Цель ясна: создать как можно более разветвленную сеть контактов. Визитную карточку надо посылать супругу, даже если вы с ним не знакомы. Необходимо зафиксировать контакт. Весьма возможно, что через полгода эта семья вам понадобится.

Использование визитных карточек не ограничивается указанными выше случаями. С ними пересылаются подарки, цветы, альбомы, книги, газеты, журналы, билеты в театр, фотографии и т.д.

Иногда визитные карточки посылаются вместо письма, выражающего благодарность за приглашение на какое-либо мероприятие (завтрак, выставку, кинофильм и т.п.).

Деловой человек должен иметь при себе 5-10 своих визитных карточек.

2. ПОДАРКИ И СУВЕНИРЫ

Делать подарки и преподносить сувениры своим партнерам-давняя традиция делового мира.

К выбору подарков и сувениров надо относиться внимательно. Их нужно уметь выбирать и дарить. Здесь проявляется вкус, фантазия, изобретательность и такт дарителя. Подарок или сувенир-это символ уважения, своеобразная форма выражения чувств. Дело не в цене подарка, а в намерениях, с которыми он вручается. При небольшой стоимости, подарок, выбранный с определенным смыслом, может обрести большую ценность, для того, кому он предназначен.

Даже если средства позволяют, не принято дарить слишком дорогие подарки, чтобы не поставить ваших партнеров в неловкое положение, заставляя их постоянно чувствовать себя обязанными. Дорогостоящий знак внимания могут посчитать и за взятку.

Подарки и сувениры должны соответствовать возможностям, потребностям, характеру, вкусу, интересам, образу жизни и деятельности, кому они предназначены. Лучше преподносить подарки, которые напоминали бы о пребывании иностранной делегации или гостя в России. Подарок будет выглядеть весомее, если его украсить гравировкой или эмблемой вашей компании либо инициалами того, кому он предназначен.

Выбор подарков зависит, во многом, от характера ваших отношений с теми, кому вы их собираетесь преподнести. На официальных встречах подарки должны иметь оттенок личного отношения, внимания. Если вы идете к людям, уже знакомым вам, подумайте, что им будет приятно получить.

Подарки, которые всегда уместны и которые можно дарить каждому-это сладости, фрукты, вино, книги, письменные принадлежности (трубка, мундштук, портсигар и т.д.), изделия из стекла, хрусталя, серебра, кожи (бювары, бумажники, обложки для книг, шкатулки и т.д.); керамика, металлические изделия (подсвечники, настенная чеканка, тарелки, вазы, броши и т.д.). Из более ценных подарков можно назвать произведения изобразительного искусства, картины, миниатюры, уникальные издания книг и т.д.

Никогда и никому не дарите часы - и на Западе и на Востоке это плохая примета. Не рекомендуется дарить матрешки и самовары - они есть почти у всех иностранцев. Нельзя дарить вещи, бывшие в употреблении, за исключением антиквариата, раритетов, драгоценностей. Личные вещи дарить не принято.

Цветы дарят своим деловым партнерам в знак приветствия, по поводу знаменательного события или благодарности за участие в том или ином мероприятии. Сегодня уже не придают большого значения тому сколько цветков и какого цвета следует дарить в том или ином случае. За редким исключением, можно дарить любые цветы и в любом количестве; четное или нечетное их количество не имеет значения. Вместе с тем, следует помнить, что в некоторых странах гортензии и хризантемы символизируют скорбь (например, Венгрия). В Германии огненно-красные розы-знак страстной любви, а такие цветы лучше дарить очень близким людям. В Мексике и других странах Латинской Америки красный цвет, наоборот, цвет крови и смерти, поэтому своим зарубежным партнерам этих стран лучше дарить белые цветы. В Китае, как и в Турции, не любят сочетаний белого и синего, а букеты, составленные из цветов различных оттенков красного в сочетании с декоративной зеленью, пользуются большой популярностью.

Составляя букет из цветов, следует помнить, что лучше всего выглядят букеты, составленные из цветов одного типа, а сочетание полевых цветов и роз скорее будет свидетельствовать о вашем плохом вкусе, нежели об оригинальности букета. Совсем не обязательно дарить большие букеты, можно ограничиться как маленьким симпатичным букетиком, так и подарить всего один цветок.

Если вы дарите цветы лично, то дарите их в развернутом виде. Исключением является преподнесение цветов при встрече гостей на вокзале или в аэропорту, когда принято дарить их завернутыми в целлофан. Упакованные цветы также вручаются и при посылке их с посыльным, при этом к ним прилагается ваша визитная карточка. Если вы не знаете язык цветов этой страны наведите справки у продавцов.

Этикет предполагает, что во время первой встречи подарки дарят хозяева, а не гости. Поэтому нужно обязательно преподнести что-либо прибывшему к нам зарубежному представителю в знак того, что его рассматривают как почетного клиента и рассчитывают на длительные отношения.

Нужно отметить, что наши бизнесмены часто забывают об этом, поскольку полагают, что подарки обязаны делать только богатые иностранцы.

Если же первая встреча проходит за границей, то, в принципе, можно ехать налегке.

Однако и в этом случае лучше запастись сувенирами, которые, как показывает опыт, часто серьезно улучшает атмосферу переговоров. При всех последующих встречах, обмен подарками (особенно с японцами) становится обязательным в интересах укрепления дружественных личных связей.

Конечно, речь идет не о компаньоне, с которым вы видитесь каждую неделю, а, допустим, о периодических прямых переговорах с руководством фирмы, осуществляющей сбыт вашей продукции за рубежом или посредничающей в операциях на иностранных рынках.

При подготовке подарка нужно всегда четко представлять, кому он будет преподнесен, и, соответственно, строго сортировать сувениры по рангам. Горе вам, если вручите президенту фирмы такой же презент, как и ее вице-президенту: это будет расценено как оскорбление или, в лучшем случае, как знак вашей полной неотесанности. Японцы, как и другие представители азиатских обществ, построенных на строгой иерархии, особенно чувствительны к нарушениям субординации.

Особое внимание приходится уделять упаковке. Даже восхитительные произведения искусства в непрезентабельной упаковке в глазах иностранца напоминают нечто купленное «по дешевке».

А ведь любой иностранец будет очень рад маленькой палехской вещице, запонкам из янтаря, гжельской керамике, северной резьбе по кости.

Очень весомый подарок для высшего лица в компании-партнере-небольшая авторская картина или оригинальная чеканка.

Гидам, переводчикам, иностранным коллегам по совместной работе дарят обычно, книги, художественные альбомы; кустарные изделия и т.п.

Необходимо вести тщательный учет преподнесенных сувениров, чтобы, не дай Бог, не вручить одному и тому же человеку одинаковых подарков. Это считается серьезным нарушением этикета, и повторно преподнести можно лишь спиртные напитки. При этом имейте в виду, что голую бутылку, т.е. без фирменной коробки, дарить считается неприличным.

Особенности восприятия цвета не только живых цветов, но и других подарков и сувениров следует учитывать в зависимости от национальной принадлежности лиц, которым эти подарки предназначены, а также страны, в которой они проживают.

Красный цвет любят в Норвегии, Ираке и не любят в Ирландии. В Китае это цвет праздника и знак удачи, счастья, достоинства, благородства, в Индии он означает жизнь, действие, энтузиазм.

Розовый цвет, так же как бледно-голубой у американцев ассоциируется с косметикой.

Оранжевый - стимулирует эмоциональную сферу, создает ощущение благополучия и веселья. Этот цвет очень голландцы.

Желтый - быстрее, чем другие цвета, привлекает внимание и дольше сохраняется в памяти. В Бразилии этот цвет-символ отчаяния, а в сочетании с фиолетовым - символ болезни. Для мусульман Сирии - символ смерти. В Китае он наиболее популярен после красного, являясь символом империи, великолепия и сияния. В России часто воспринимается как знак разлуки, измены.

Зеленый - любят в Мексике, Австралии, Ирландии и Египте.

В Китае - цвет юношества и символ роскошной жизни. В Индии он символизирует мир и надежду. Для мусульман - хранитель от дурного глаза.

Серо-зеленый цвет очень не любят во Франции. Синий - цвет моря, ассоциируется (в особенности в сочетании с белым и никогда красным) с деятельностью, связанной с водой (судоходство, рыболовство и т.д.).

Голубой - для китайцев один из траурных цветов, в Индии - символ правдивости с оттенком печали и утешения, в Бразилии - символ печали, не популярен, также и в Перу.

Белый - один из самых любимых цветов мексиканцев, а в Китае - цвет траура и знак опасности. Для европейцев - цвет молодости, чистоты и невинности. Подарки надо дарить тактично, сопровождая их вручение приятными словами, краткими пожеланиями или шуткой, при этом очень важно соблюдать меру.

Важно уметь не только тактично дарить, но и тактично принимать подарок. Многие люди почему-то считают, что неудобно выражать радость получив подарок: не разворачивая, они относят его в дальний угол. Это, конечно, признак неуважения к людям, которые думали о вас, выбирая подарок. Куда лучше в таком случае поблагодарить, развернуть пакет, посмотреть, что в нем, и, оценив внимание и вкус дарителя, еще раз поблагодарить.

Все подарки независимо от их материальной ценности следует принимать с одинаковым вниманием.

За присланный или переданный через третье лицо подарок надо сразу поблагодарить по телефону или коротким письмом.

Все подарки следует принимать, чтобы не обидеть дарителей. Отказаться от подарка можно лишь в том случае, когда принять его неприлично или, если, подарок настолько ценен, что вынуждает вас чувствовать себя должником. Но и при отказе принять подарок необходима тактичность. Следует подчеркнуть признательность за внимание и мотивировать свой отказ как можно мягче.

визитный карточка сувенир подарок

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бороздина Г.В. Психология делового общения. М.: ИНФРА-М, 2003.-295 с.

2. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений. М.: «Финансы и Статистика», 2005.-208 с.

3. Селиверстов А.Д. Деловой протокол и этикет. Воронеж: ВГАУ, 2000. -90 с.

4. Селиверстов А.Д., Федорик О.В. Деловое общение: Учебное пособие. - Воронеж:ФГОУ ВПО Воронежский ГАУ, 2008.-138 с.

Размещено на Allbest.ru