Размещено на http://www.allbest.ru/

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Кемеровский горнотехнический техникум

(ГБПОУ КГТТ)

Доклад

Составление и оформление международных писем

Иванов Иван Иванович

Группа ХХ 11-1

Проверил Преподаватель ГБПОУ КГТТ

Иванов. И.И

ОГЛАВЛЕНИЕ

международный деловой письмо корреспонденция

ВВЕДЕНИЕ

1. РЕКВИЗИТЫ МЕЖДУНАРОДНЫХ ПИСЕМ

2. ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ МЕЖДУНАРОДНЫХ ПИСЕМ В ГЕРМАНИИ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Родиной создания международных писем является Англия. Именно оттуда ведется этикет составления деловой корреспонденции. Так как английский является общепринятым языком, то стандарт международных деловых писем больше ориентирован на англо-американский вариант. Не смотря на то, что английский язык влияет на стандартизацию делопроизводства, в разных странах все же имеется немного свои особенности составления документации.

Международные деловые (коммерческие) письма имеют полуофициальный характер и используются при ведении деловых контактов между фирмами, организациями и т.д.

Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам. Международным письмам придается большое значение, т.к. через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации.

Таким образом, в своем докладе я хочу рассказать, как оформляются международные письма в России и Германии, о реквизитах которые содержатся в письмах и как начинать и заканчивать деловую переписку.

1. РЕКВИЗИТЫ МЕЖДУНАРОДНЫХ ПИСЕМ

1) Сведения об отправителе: наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т.д.

2) Ссылка на индексы отправителя

3) Дата

4) Внутренний адрес (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес)

5) Указание на конкретное лицо «К сведению»

6) Вступительное обращение

7) Заголовок

8) Основной текст

9) Заключительная формула вежливости

10) Подпись

11) Указание на приложение

12) Указание на рассылку копий данного письма

Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм).

РЕКВИЗИТ №1. В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы. Если компания малоизвестная и из названия неясно, чем она занимается, может быть указан профиль её деятельности, например: «организация туров», «продажа недвижимости», «научные разработки» и т.д.

РЕКВИЗИТ №2. Под наименованием фирмы или ниже справа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов адреса и телефоны представительств компаний и её филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии. Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.

РЕКВИЗИТ №3. Ссылка (номер) документа может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой, например: Reference: 101; Ref: MS/; Ref: MS/101; Ref: MS/AP/101. Где: Reference (Ref) - ссылка; MS - инициалы автора, АР - инициалы секретаря или исполнителя, 101 - порядковый номер документа. Если письмо является ответом, то в реквизите указывается исходящий номер инициативного письма, например: Your reference 12.

РЕКВИЗИТ №4. Дата указывается буквенно-цифровым способом (без добавления “th” к числу), например: «17 august 2004». Дата проставляется у границы левого или правого поля документа.

РЕКВИЗИТ №5. Адрес получателя пишется построчно:

- имя и фамилия получателя;

- наименование компании;

- номер дома, улицы;

- город, почтовый округ (индекс);

- страна.

Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в отметке «указании конкретного лица», например: Attention: Mr. J. Moore, проставляемой после адреса. При написании адреса не используются запятые и точки.

РЕКВИЗИТ №6. Вступительное обращение пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала. Деловое письмо начинается со слов “Dear…”Смотря, кому письмо адресовано, могут использоваться такие фразы как:

Dear Sir - если имя получателя неизвестно;

Dear Madam - если имя получателя неизвестно;

Dear Mr Neit - господину, имя которого известно;

Dear Mrs Fella - замужней женщине;

Dear Miss Jones - незамужней женщине;

Dear Ms Morrison - замужней или незамужней женщине.

РЕКВИЗИТ №7. Заголовок письма указывается после вступительного обращения. Обозначается как:

- RE: - сокращение слова “regarding” (относительно);

- In re: - сокращение сочетания “In regard to” (касательно);

- Subject: - предмет, тема, вопрос;

ПРИМЕР: «Re: exhibition “Информтехника 2004” или for order № 345/128». Заголовок необязательный реквизит, его указание является как бы правилом хорошего тона. Заголовок встречается обычно официальной переписке по юридическим вопросам.

РЕКВИЗИТ №8. Текст может печататься от границы левого поля ( как современный вариант), а может и с отступом начала каждого абзаца - с красной строки ( как классический вариант). Абзацы, отделяются друг от друга дополнительным междустрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Основные предложения письма могут быть выделены шрифтом, подчёркиванием и т.п. В переписке с иностранными партнёрами используются такие фразы:

«Мы только что вышли на рынок с новой продукцией…» (We have just launched a new product…); «Мы являемся ведущими производителями данного товара…» (We are the leading manufacturers for this article…); «В течение последних лет мы специализировались…» (For the last years we specialized in…) и другие. Текст письма, не должен превышать одной страницы.

РЕКВИЗИТ №9. Через два межстрочных интервала после текста указывается «заключительная формула вежливости».

Если письмо начинается со слов: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчивается выражением: Sincerely yours (искренне Ваш). Эти выражения используются чаще в деловых переписках. Если в приветствии слова: Dear Sir/Sits/Madam, то окончание: Yours Faithfully (преданный Вам).

В окончании письма используются словосочетания: Yours truly (искренне ваш) и Best wishes (наилучшие пожелания). После «заключительной формулы вежливости» ставится пять межстрочных интервалов для личной подписи автора письма.

РЕКВИЗИТ №10. После подписи ниже указывается её расшифровка: имя, фамилия, на следующей строке - должность лица, подписавшего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании.

Перед подписью, может стоять отметка “p.p.” (от имени) или “Per pro” (по доверенности) только тогда, если подчинённые подписывают документ по поручению руководителя.

РЕКВИЗИТ №11. Если к письму имеются приложения, то они указываются таким образом:

Enclosure (приложение): «Order № 34 или Encl: Contract № 11/Si15».

РЕКВИЗИТ №12. При направлении копий письма (“carbon copy” или “cc”) нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они отправлены.

2. ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ МЕЖДУНАРОДНЫХ ПИСЕМ В ГЕРМАНИИ

Реквизиты письма:

- Колонтитулы (верхний и нижний)

- Штамп отправителя + адрес получателя

- Обозначение типа связи

- Указание на количество страниц письма

- Тема письма

- Особые пометы

- Обращение

- Текст письма

- Формула прощания

- Название фирмы отправителя

- Роспись и подпись с расшифровкой

- Примечания

Факс в Немецком делопроизводстве имеет верхний и нижний колонтитулы, которые являются его границами. Колонтитулы содержат информацию о руководителях, о юридической и банковской поддержке, о структуре (филиал, отдел…)

Штамп отправителя + адрес получателя, ( Innenadresse/ Versendungsform + Empfдngeranschrift). На немецком это реквизит называется Briefkopf или Briefkopf. Это реквизит включает в себя:

1) Название фирмы-отправителя (Firmenbezeichnung);

2) Имя сотрудника-отправителя (Name des Absenders);

3) Номер телефона и факс/e-mail отправителя;

4) Адрес и имя получателя (Name & Anschrift des Empfдngers) если письмо предназначено для определенного острудника, то стоит пометка Z. H.( Z. Н. -- zu Hдnden Frau Olga Miller);

5) Номер телефона и факса отправителя;

6) Дата отправки письма.

При указании даты в немецком письме, месяц указывается полностью (10 Februar 2002), сокращения даты принято только в России (10.02.02).

Обозначение типа связи является обязательным, если это факс и необязательным, если это иной вид пересылки.

Обращение / Anrede. Обращение выделяется отдельным абзацем. В Германии существует отдельное число формул обращения от формального до фамильярного - максимальное количество 12:

- Sehr geehrter Herr Krieghoff, - самое частотное обращение с указанием фамилии; Sehr geehrter Herr Dr. Krieghoff - т.е. с указанием звания; Sehr geehrter Herr Karl Krieghoff - указание имени; Geehrter Herr... es folgt der Familienname; SGH,...SGDUH, (аббревиатура, как принято в телексовой связи),

- Sehr geehrte Damen und Herren; Sehr geehrte Herren, - при обращении в государственную инстанцию или в официальном заявлении/ циркуляре без указания фамилий,

- Guten Tag, Herr Krotov; Lieber Herr Saitzev, - при неформальных отношениях и личном знакомстве,

- Hallo, Olga, - при переписке двух рядовых коммуникантов. В отличие от собственно деловых писем в рекламных письмах используются сходные обращения, но в восклицательной форме, т.е. с восклицательным знаком, а не с запятой: Sehr geehrte Herren! Следует отметить также, что обращения в рекламных письмах чуть более разнообразны, помимо указанных форм встречаются: Lieber Kunde! Liebe Kunden! Sehr geehrte Firma! Sehr geehrter Geschдftsfreund.

В Германии принято, что если у адресата имеется титул или звание, то упускать его считается невежливым. Пример написания: Профессору А.Штульцу. «Господин + титул или звание + фамилия»

Прощание. В Германии два типа формул прощания: Формальные обязательные и «свободные» необязательные. Формальная обязательная форма употребляется всегда, ее отсутствие считается не этичной, это можно сравнить с тем, что собеседник ушел не сказав «До свидания». В большинстве писем можно увидеть такое написание «mit freundlichen GrьЯen». А вот в письмах адресованных в государственные инстанции иное написание «mit vorzьglicher Hochachtung». Также имеется такой реквизит, как связка между текстом и формулой прощания, им является глагол «(und) verbleiben», после него как правило уже не может быть написана какая-либо информация.

Более разнообразны свободные формулы прощания, они могут использоваться в письмах большого формата и между партнерами. Например ( Пожелание благ, благодарности и надежда на продолжение контакта): «Mit herzlichem Dank und freundlichen GrьЯen an alle Mitarbeiter; Viel Erfolg und herzliche GrьЯe an Alle. Schцnes Wochenende!!; Beste GrьЯe und weiterhin viel Erfolg; Ihr Martin Ott; In Erwartung Ihrer baldigen Antwort.»

Такая форма прощания служит неким показателем манер, желания понравится адресату, так же она может служить показателем профессиональных удач или надежд.

Роспись и подпись (с расшифровкой). В немецком деловом письме она несет некую важную информацию об отправителе. По ней можно три категории отправителей по статусу: Это глава фирмы или руководящий сотрудник; Менеджер; Рядовой сотрудник фирмы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Несмотря на то, что в нашем современном мире практически каждые 10 лет происходят какие-то революционные продвижения по обработке и хранению информации, постоянно появляются новые информационные технологии: спутниковая связь, электронная почта, сотовая связь, которые моментально передают информацию. Но все же популярность отправления деловых писем по почте не снижается.

Деловое письмо это тоже своего рода документ. Нет ничего более надежного и доступного чем бумага, на которой напечатан текст. Ведь письмо, напечатанное на бумажном носителе, даже через сотни лет будет храниться в архиве.

Важно учитывать и то, что адресату намного приятнее будет получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем электронное послание. Таким образом, деловое письмо, является перспективной частью документооборота.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение №1 Расположение реквизитов на бланке письма

Приложение №2 Отличия реквизитов писем

Приложение №3 Образец написания письма на Немецком языке

Приложение № 4 Образец письма

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Басовская Е.Н. О языке служебных документов / Е.Н Басовская // Делопроизводство. 1997. № 2/1. 34-47 с.

2. Сергеева О.М. Международная деловая переписка на русском языке / О.М Сергеева // Методическое пособие для иностранных студентов. Хабаровск: ДВГУПС. 2012. 46 с.

3. Чуковенкова А.Ю.

1. Сущинский И.И. Деловая корреспонденция [Электронный ресурс] / И.И. Козлов //. URL: https://studfiles.net/preview/4519036. (Дата обращения: 22.03.2019).

2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение [Электронный ресурс] / Л.А Румынина //. URL: http://ural-education.ru/wp-content/uploads/2017/01/Румынина-Л.А.-Документационное-обеспечение-управления.pdf. (Дата обращения: 22.03.2019).

Размещено на Allbest.ru