ЗАО "Независимая энергетическая компания" (ЗАО "НЭК") работает на рынке экспедиторских услуг и грузоперевозок с 1992 года.

За эти годы "НЭК" занял лидирующие позиции на рынке, став одной из крупнейших транснациональных компаний, осуществляющей свою деятельность, как на территории СНГ, так и за ее пределами.

Головной офис компании расположен в Москве, в районе станции метро Ленинский проспект.

1. Инфраструктура. В настоящее время компания НЭК располагает собственной сетью из 38 офисов и представительств, расположенных в стратегически важных регионах России, Казахстана, Белоруссии, Украины, Азербайджана, Грузии и Узбекистана. Компания также поддерживает отношения со своими партнерами в 33 странах мира, что позволяет предоставлять качественный сервис не только на территории СНГ, но и по всему миру.

2. Спектр и качество услуг. Компания НЭК предоставляет полный спектр услуг по транспортно-экспедиторскому обслуживанию и использует в своей деятельности основные положения системы управления качеством ISO 9000. Сочетание международных стандартов управления и методов ведения бизнеса с доскональным знанием местных условий, традиций и культуры народов бывшего СССР делают НЭК уникальной компанией на рынке экспедиторских услуг и грузоперевозок. Для многих своих клиентов НЭК выступает в качестве субподрядчика, выполняющего весь объем работ в сфере логистики "под-ключ".

3. Персонал. На сегодняшний день в компании работает более 600 сотрудников, которые за прошедшее время стали сильной и слаженной командой единомышленников. Готовность к диалогу, профессионализм и добросовестность персонала, индивидуальный подход к клиентам - это те составляющие, которые обеспечивают НЭКу хорошую репутацию.

4. Клиенты. Изначально НЭК был создан и развивался как организация, способная удовлетворять требования интернациональных нефтяных компаний. На сегодняшний день среди более чем 200 клиентов НЭК представлены компании, осуществляющие свою деятельность в различных отраслях производства. Компания НЭК гордится многолетним взаимовыгодным сотрудничеством с такими крупными международными компаниями, как "Тенгизшевройл", "Каспийский Трубопроводный Консорциум", "Сименс", "Петро-Альянс", "Халлибертон" и многими другими.

5. Технологии. Наличие корпоративной информационной системы позволяет обмениваться информацией о грузах, работах и заказах между офисами компании. Компьютерная система слежения за передвижением грузов выдает отчеты о дислокации 6500 нефтеналивных железнодорожных цистерн, перемещающихся по железным дорогам СНГ.

Миссия ЗАО "НЭК": стать крупнейшей транснациональной транспортно-экспедиторской компанией в странах СНГ, предлагая полный спектр высококлассных услуг и продолжая формировать прочную базу для дальнейшего расширения своей деятельности и привлечения новых клиентов.

Спектр и качество услуг

ЗАО "НЭК" предоставляет полный спектр услуг по транспортно-экспедиторскому обслуживанию.

Транспортно-экспедиторское обслуживание - вид деятельности специализированных фирм, агентов, смешанных компаний по предоставлению грузовладельцу дополнительных услуг, связанных с подготовкой продукции к перемещению:

· оформление необходимой товаросопроводительной документации;

· заключение договора перевозки с транспортными предприятиями;

· расчеты за транспортировку груза;

· организация погрузочно-разгрузочных работ;

· информирование участников транспортного процесса;

· страхование;

· таможенные формальности и др.

Компания предоставляет ряд услуг по транспортно-экспедиторскому обслуживанию на территории РФ, которое включает:

1) Грузоперевозки:

· Железнодорожные перевозки.

Железнодорожные перевозки - одно из ключевых направлений деятельности НЭКа. Считается, что использование системы железных дорог является самой надежной формой перевозки грузов. При этом стоимость такой перевозки оказывается на 30-50% ниже, чем стоимость перевозки любым другим способом.

Компания разместила сеть офисов в стратегически важных пунктах системы железных дорог СНГ (Марцево, Гуково, Чоп, Брест, Бусловская, Аксарайская). Дочерняя компания "Трансойлтэк" является официальным экспедитором МПС РФ, что обеспечивает клиентам более низкие тарифы и быстроту осуществления платежей по тарифным кодам.

Возможно предоставление следующих услуг:

? координация железнодорожных перевозок;

? оформление пакета товаросопроводительных документов;

? оплата ж/д тарифов;

? осмотры и обследования;

? сопровождение и проведение погрузо-разгрузочных работ;

? диспетчерское обслуживание;

? консультирование.

· Авиаперевозки.

Агентское обслуживание, курьерские и чартерные услуги предлагают все офисы НЭКа, расположенные в городах, где есть аэропорты. Наличие офисов в ряде транзитных аэропортов СНГ позволяет расширить географию авиаперевозок.

Предоставляются следующие услуги:

? получение грузов;

? подготовка комплекта транспортных документов;

? обеспечение перевозки и резервирование грузовых мест;

? обеспечение страховки;

? слежение за перевозкой

? расчет ставок;

? разработка маршрутов следования;

? консолидация;

? таможенные формальности;

? упаковка в контейнеры;

? проверка упаковки для опасных грузов;

? консультирование.

· Автоперевозки.

Холдинг НЭК имеет контрактные отношения с фирмами-перевозчиками как на территории стран СНГ, так и в Западной Европе, выполняющими международные перевозки в рамках процедуры TIR CARNET. Это позволяет существенно экономить время перевозки за счет сокращения простоев на границах. В Западном Казахстане холдинг НЭК располагает собственным парком грузовиков.

Услуги:

? терминальная обработка грузов;

? разработка маршрутов следования;

? отслеживание местоположения груза и предоставление отчетности;

? подготовка комплекта транспортных документов;

? расчет ставок;

? консолидация и перевозка сборных грузов;

? перевозка опасных и негабаритных грузов;

? консультирование.

· Морской фрахт

НЭК предлагает свои услуги по перевалке грузов в портах Каспийского, Балтийского, Белого и Черного морей - в Актау, Баку, Выборге, Санкт-Петербурге, Архангельске, Батуми, Одессе и Новороссийске.

Предоставляются следующие услуги:

? подготовка комплекта транспортных документов;

? расчет ставок;

? хранение и охрана груза в портах;

? контейнерные перевозки;

? таможенные формальности;

? карантинные формальности;

? иммиграционные формальности;

? агентское обслуживание грузов в порту;

? стивидорные работы;

? организация инспекции сюрвейеров;

? фрахтование судов;

? грузоперевозки река-море;

? консультирование.

2) Таможенная обработка

Обладая таможенной лицензией, ЗАО "НЭК" предлагает полный набор услуг по таможенной обработке грузов при экспортно-импортных и транзитных операциях. При этом компания привлекает как собственных специалистов, так и субподрядчиков.

Современное программное обеспечение своевременно предупредит вас об истечении сроков временного ввоза/вывоза и позволит быстро найти в архивах НЭКа необходимые для таможенной обработки транспортные и таможенные документы.

Услуги:

· таможенная очистка импортируемых/экспортируемых грузов;

· определение кодов ТН ВЭД;

· расчет таможенных платежей;

· хранение на таможенном складе и складах временного хранения;

· консультации по таможенному законодательству.

3) Складирование

Одним из важных аспектов при выполнении проектных работ является организация складского хозяйства.

Хорошо представляя требования клиентов, компания НЭК получила соответствующие лицензии, организовала и эксплуатирует сеть таможенных складов и складов временного хранения. Так, склады временного хранения НЭК используются крупными нефтяными компаниями для хранения импортируемых грузов и оптимизации выплачиваемых пошлин. А таможенный склад НЭК, единственный в Западном Казахстане, позволяет в соответствии с таможенным кодексом хранить грузы без уплаты пошлин сроком до 3-х лет.

4) Другие услуги

· Аренда оборудования;

· Страхование;

· Услуги по субподряду;

· Консультации по предупреждению чрезвычайных ситуаций и ликвидации их последствий;

· Консультирование.

Состав продавцов и покупателей

Потребности широких кругов потребителей транспортно - экспедиционных услуг удовлетворяются за счет большого количества компаний-экспедиторов и широты предоставляемых этими компаниями услуг, как основных, так и дополнительных. Можно отметить высокую степень удовлетворения различных запросов потребителей на данном рынке.

Субъекты исследуемого товарного рынка имеют в основном негосударственные формы собственности. Учредителями данных хозяйствующих субъектов в своем большинстве являются физические лица российского происхождения либо юридические лица иностранного происхождения. Присутствуют и хозяйствующие субъекты, имеющие государственную форму собственности, например, Федеральное Государственное унитарное предприятие "СГ - Транс", учредителем которого выступает Министерство государственного имущества Российской Федерации.

Состав потребителей транспортно-экспедиционных услуг можно разделить на несколько групп:

· производственные предприятия (нефтеперерабатывающие заводы, щебеночные карьеры, химические комбинаты и т.д.), перевозящие продукцию собственного производства посредством компаний-экспедиторов;

· остальные организации, нуждающиеся в предоставлении данного рода услуг:

а) внутрироссийскими перевозками;

б) транзитными перевозками;

в) импортно-экспортными перевозками.

В работе с потребителями транспортно-экспедиторских услуг компании-экспедиторы сталкиваются с рядом проблем, в числе которых:

· несвоевременность оплаты услуг по договорам;

· не оперативность предоставления необходимой отгрузочной информации;

· нестабильность грузопотоков;

· низкая платежеспособность потребителей (особенно российских потребителей);

· изменение заявок на перевозку грузов в процессе исполнения договоров;

· задержка в оплате согласованных объемов перевозок;

· желание работать в кредит (частичная предоплата);

Компании-экспедиторы имеют и собственные проблемы в число наиболее острых из которых входит длительный процесс заключение договоров, дополнительных соглашений и выставления счетов; нехватка подвижного состава или отсутствие возможности его арендовать.

В транспортной цепи "производитель - перевозчик - потребитель" имеются следующие недостатки:

· низкий уровень взаимодействия между предприятиями транспорта и потребителями их услуг;

· значительная разобщенность интересов сторон;

· низкий уровень информационной связи между участниками перевозочного процесса;

· значительные простои грузовых единиц (контейнеров, вагонов и т.п.) в узловых пунктах в ожидании обслуживания предприятиями транспорта;

· невозможность информирования потребителя о месте нахождении отправки и времени прибытия к месту назначения;

· несовершенная система документооборота, задержки по выпуску телеграмм;

· негибкая ценовая политика МПС.

Основными требованиями, предъявляемыми потребителями к услугам транспорта, являются следующие:

· минимальные сроки (продолжительность) доставки;

· регулярность доставки груза;

· гарантированные сроки доставки, в том числе доставка груза точно в срок;

· удобства по приему и сдаче грузов;

· наличие дополнительных услуг;

· наличие различных уровней транспортного обслуживания;

· приспособляемость к требованиям клиентов (гибкость обслуживания);

· отлаженная система информации и документирования;

· сопровождение груза до конечного пункта назначения;

· организация доставки груза "от двери до двери";

· приемлемая стоимость перевозки;

· возможность таможенной очистки (уплата таможенной пошлины и т.п.);

· оптимальная дислокация пунктов отправления и доставки;

· возможность получения достоверной информации о тарифах, условиях перевозки и местоположения груза;

· наличие необходимой транспортной тары;

· наличие необходимого перегрузочного оборудования в пунктах перевалки;

· ликвидация промежуточных перегрузочных операций.

Принципиальная схема технологического процесса

Рассмотрим технологический процесс.

В компании НЭК используется следующая технология работ при перевозках:

1. Согласование условий заказа.

1.1 Принятие запроса.

По e-mail или факсу менеджер принимает заявку, где клиент указывает параметры груза, страну отправления и другие характеристики товара для расчета стоимости доставки.

Точность описания товара и параметров груза непосредственно влияет на стоимость и сроки доставки.

1.2 Обработка запроса.

Специалистами производится расчет стоимости доставки груза клиента, разрабатывается маршрут доставки. Возможные варианты предоставляются заказчику для утверждения.

1.3 Согласование условий перевозки с клиентом.

После согласования стоимости перевозки, маршрута движения с клиентом составляется заявка, которой присваивается индивидуальный контрольный номер и заносится в информационный файл менеджера.

2. Согласование условий перевозки с перевозчиком.

2.1 Запрос.

Менеджер звонит перевозчику и обговаривает с ним условия заказа.

2.2 Отправление заявки.

Если перевозчик согласен, менеджер ему по факсу "скидывает" заявку и договор.

2.3 Подтверждение заявки.

Перевозчик подтверждает заявку печатью и "скидывает" её вместе с подписанным договором обратно по факсу.

3. Отправление подтверждённой заявки клиенту.

4. Исполнение заказа

4.1 Перевозка груза.

После оформления заявки за клиентом закрепляется персональный менеджер, который регулярно его информирует обо всех этапах перемещения груза и оперативно отвечает на все вопросы клиента.

По желанию клиента компания берет на себя все заботы по доставке груза по Москве или в любой регион России, до склада клиента.

При выдаче груза клиент получает следующие документы на товар:

грузовую таможенную декларацию;

сертификаты;

товарно-транспортную накладную;

счет-фактуру;

акт приема-передачи

Организационная структура ЗАО "НЭК"

Организационную структуру предприятия можно определить как разделение предприятия на отдельные структурные подразделения и службы (центры ответственности), предполагающее распределение между ними функций по решению задач, возникающих в ходе производственной деятельности, таким образом, чтобы обеспечить эффективное достижение целей, стоящих перед предприятием в целом. Ниже приведена организационная структура ЗАО "НЭК". (Рисунок 4)

Функциональная структура организации - система различных подразделений организации (маркетинг, производство, финансы), которая обеспечивает производство в рамках организационной работы. (Рисунок 5).

Рис.4 Организационная структура ЗАО "НЭК"

Рис.5 Функциональная структура ЗАО "НЭК"

Организация работы финансового департамента.

В рыночной экономике существует необходимость формирования как публичной финансовой (бухгалтерской) отчетности предприятия, адресованная внешним пользователям, так и его управленческой отчетности, используемой менеджерами предприятия для принятия решений по управлению бизнесом. Элементы системы бухгалтерского учета предприятия, служащие целям подготовки финансовой отчетности, образуют систему финансового учета. Соответственно подготовку управленческой отчетности обеспечивает подсистема управленческого учета.

На предприятии с течением времени была создана интегрированная система финансового, управленческого и налогового учета. Это было сделано для того, чтобы руководство могло принимать оперативные и правильные управленческие решения, имея перед глазами всю картину функционирования организации.

Рис.6 Структура Финансового департамента ЗАО "НЭК"

В ЗАО "НЭК" руководство системой управленческого и финансового анализа осуществляет финансовый директор. Ему подчиняются бухгалтерия, планово-экономический отдел и отдел казначейства (Рисунок 6).

В процессе развития и укрупнения компания ЗАО "НЭК" столкнулась с отсутствием единой политики и процедур управления финансовыми потоками, отсутствием оперативной информации о состоянии краткосрочных активов и пассивов, низкой эффективностью управления ликвидностью, отсутствием управления и контроля над расходами компании, связанных с обеспечением финансовых потоков. Это все, безусловно, явилось главным тормозом дальнейшего развития бизнеса.

Для эффективного управления финансами и получения достоверной информации о финансовом состоянии компании в ЗАО "НЭК" была внедрена система финансового учета.

Финансовый учет (ФУ) - система сбора и обработки финансовой информации для оценки финансового состояния компании с целью ее предоставления руководству для принятия различных экономических решений. Основная задача Финансового Учета - способность оказать реальную помощь руководителю в быстрой оценки финансовой ситуации и принятии решения.

Ведение Финансового учета в рамках компании осуществляется на базе программы 1С с использованием финансового плана счетов, определяемого и утверждаемого Финансовым Департаментом компании

Все операции отражаются в единой валюте с конвертацией суммы на день возникновения обязательства, либо факта осуществленной транзакции.

За единую валюту принимается российский рубль. Финансовая отчетность формируется в формате международных стандартов МСФО и включает в себя:

· баланс (Balance sheet);

· отчет о прибылях и убытках (Profit & Loss Account);

· отчет о движении денежных средств (Cash Flow Report);

· отчет о дебиторской и кредиторской задолженности (Creditors & Debtors Report);

· отчет об исполнении бюджета (Budget Report).

Система финансового учета ЗАО "НЭК"

Организация работы бухгалтерии

Основными целями отдела являются: обеспечение единообразного ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых организациями, составление и представление сопоставимой и достоверной информации об имущественном положении организаций и их доходах и расходах, необходимой пользователям бухгалтерской отчетности.

Отдел возглавляет главный бухгалтер, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Советом директоров компании. В случае временного отсутствия главного бухгалтера, его обязанности исполняет назначаемый Советом директоров компании работник, который несет полную ответственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.

Главный бухгалтер компании выполняет следующие функции:

· руководит всей деятельностью Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций;

· запрашивает и получает от структурных подразделений компании необходимые для работы Отдела сведения;

· подготавливает отчеты, предложения и заключения по вопросам, касающимся деятельности Отдела.

Главный бухгалтер, осуществляя организацию бухгалтерского учета на основе установленных правил его ведения, обязан обеспечить:

· широкое использование прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета,

· своевременный инструктаж работников по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа,

· составление достоверной бухгалтерской отчетности, на основе первичных документов и бухгалтерских записей, предоставление ее в установленные сроки соответствующим органам,

· сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в установленном порядке в архив.

Главный бухгалтер отдела обязан тщательно контролировать:

· правильность расходования фонда заработной платы, установления должностных окладов, строгое соблюдение финансовой дисциплины,

· соблюдение установленных правил проведения инвентаризации денежных средств, материальных ценностей, основных средств, расчетов и платежных обязательств,

· взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности

· законность списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь.

Главный бухгалтер устанавливает служебные обязанности для подчиненных ему работников.

Главный бухгалтер несет ответственность в случае неправильного исполнения своих обязанностей в порядке, установленном законодательством РФ.

Бухгалтерский отдел осуществляет следующие функции:

· Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременно отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с их движением.

· Осуществляет бухгалтерский учет и отчетность в соответствии с действующим законодательством.

· Проводит экономический анализ хозяйственно-финансовой деятельности компании по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат.

· Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, расчетов по заработной плате, начисления и перечисления налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения.

· Осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам учреждения, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в структурных подразделениях компании.

· Оформляет материалы по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, осуществляет контроль за передачей в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.

· Обеспечивает строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформление и сдачу их в установленном порядке в архив.

· Осуществляет материально-техническое обеспечение.

· Составляет статистическую и ведомственную отчетность по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

· Осуществляет работу по организации делопроизводства.

· Осуществляет работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Управления.

· Отдел имеет право:

· Получать от структурных подразделений компании необходимые материалы и сведения по вопросам, относящимся к компетенции Отдела (справки, отчеты, расчеты, проекты, оперативная информация).

· Давать необходимые консультации и разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, специалистам структурных подразделений компании

· Привлекать специалистов других отделов компании (по согласованию с Советом директоров) для решения вопросов, связанных с работой Отдела.

· Подписывать и визировать документы в пределах компетенции Отдела.

Отдел по бухгалтерскому учету и контролю взаимодействует:

· со всеми структурными подразделениями по вопросам бухгалтерского учета,

· с юридической группой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов,

· с службой персонала по вопросам подбора кадров в бухгалтерию, предоставлению кадровой службой копий приказов по личному составу и др.

Организация работы Планово-экономического отдела

Бухгалтерия ведёт финансовый учёт, а экономический анализ на основе отчётов, сдаваемых каждым отделом в конце месяца, проводит планово-экономический отдел. На основе анализа планово-экономический отдел совместно с руководством отделов и компании в целом разрабатывает план работы на следующий месяц (квартал, год) и мероприятия, способствующие достижению этого плана.

Проведение анализа происходит в три этапа:

1) Подготовительный - заключается в составлении программы экономического анализа, отборе и проверки информации, необходимой для изучения. Наряду с программой составляется календарный график, определяются состав предполагаемых участников работы, их обязанности, источники информации.

2) Аналитический - заключается в определении направлений и причин отклонений, влияния отдельных факторов на результативные показатели, в установлении взаимосвязей и взаимозависимостей между отдельными факторами, оценке результатов и выявлений резервов. Для этого выбирают показатели, затем рассчитывают их и представляют в обработанном виде в виде аналитических таблиц. При аналитическом этапе используют различные методы и приёмы экономического анализа.

3) Заключительный - обобщение результатов, подготовка выводов и разработка предложений по устранению выявленных недостатков и использованию резервов улучшения деятельности компании. Единство в построении аналитических таблиц и методик расчёта позволяет объединить материалы анализа структурных подразделений в сводный анализ деятельности всей компании.

Внутренний экономический анализ позволяет связать структурные подразделения в единый экономический комплекс в целях обеспечения достижения высоких конечных результатов в целом по компании. В отличие от полного анализа деятельности самого предприятии внутренний экономический анализ не предполагает наделение подразделений правами юридического лица и вступление их в экономические отношения с другими предприятиями и организациями. Подразделения не составляют самостоятельного баланса, не имеют расчётного счёта в банке. Таким образом, права подразделений несколько уже, чем права компании, внутренний экономический анализ дополняет полный анализ деятельности фирмы.

Структурные подразделения действуют как составные части единого целого, используя основные принципы деятельности - достижение высоких производственных и экономических результатов с наименьшими затратами материальных, трудовых и финансовых средств, экономическое стимулирование и материальная ответственность за выполнение плана и принятых обязательств.

Внутренний экономический анализ объединяет во взаимосвязанную систему все основные направления экономической работы в компании и в структурных подразделениях:

· планирование;

· бюджетирование;

· нормирование;

· ведение бухгалтерского, статистического и оперативного учёта;

· определение экономических взаимоотношений (материальных санкций и поощрений) между структурными подразделениями.

Для подразделений в целях организации их производственной деятельности руководство компании разрабатывает и утверждает годовые, квартальные и месячные планы.

Начальник планово-экономического отдела компании выполняет следующие функции:

· Руководство работой планово-экономического отдела по экономическому планированию, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых ресурсов, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей эффективности работы Компании.

· Координация деятельности по подготовке проектов текущих планов подразделений Компании по всем видам деятельности в соответствии с заказами потребителей продукции, работ (услуг) и заключенными договорами, а также обоснований и расчетов к ним.

· Участие в разработке стратегии Компании с целью адаптации ее хозяйственной деятельности и системы управления к изменяющимся в условиях рынка внешним и внутренним экономическим условиям.

· Руководство составлением среднесрочных и долгосрочных комплексных планов производственной, финансовой и коммерческой деятельности (бизнес-планов) Компании, согласование всех их разделов.

· Организация разработки прогрессивных плановых технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат, проектов цен на услуги, предоставляемые Компанией, тарифов на услуги.

· Обеспечение подготовки заключений по проектам цен на услуги, поставляемые Компанией.

· Организация контроля за выполнением подразделениями Компании плановых заданий, а также статистический учет по всем производственным и технико-экономическим показателям работы Компании, подготовка периодической отчетности в установленные сроки, систематизация статистических материалов.

· Подготовка предложений по конкретным направлениям изучения рынка с целью определения перспектив развития Компании, координация проведения исследований, направленных на повышение эффективности ее производственно-хозяйственной деятельности.

· Обеспечение разработки методических материалов по технико-экономическому планированию деятельности подразделений Компании, расчету экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организационно-технических мероприятий, направленных на повышение конкурентоспособности предоставляемых услуг.

· Организация разработки унифицированной плановой документации, экономических стандартов, внедрение средств механизированной и автоматизированной обработки плановой и учетной информации.

· Участие в претензионной работе.

· Расчет неустоек при согласовании проектов договоров и на стадии претензионной работы.

· Участие в процедуре визирования договоров.

· Подготовка планов-заявок на материальные, кадровые и информационные ресурсы отдела.

· Составление плана работ отдела.

· Выполнение требований документации системы менеджмента качества (СМК).

Организация работы отдела казначейства.

Для управления финансовыми потоками в ЗАО "НЭК" создана специальная группа Казначейства, входящая в состав Финансового департамента.

Основными задачами Казначейства являются:

· управление финансовыми потоками и ликвидностью по подразделениям и в целом по компании;

· своевременное и экономически оправданное использование денежных средств компании;

· разработка направлений финансового развития компании, построение финансовых схем оптимизации денежных потоков;

· построение и развитие взаимоотношений с банками и прочими финансовыми институтами;

· осуществление предварительного контроля за своевременным и правильным оформлением документов и законностью совершаемых финансовых операций.

· обеспечение своевременной подготовки отчетов по совершаемым финансовым операциям по требованию руководства компании.

Функции казначейства:

1). Организация системы взаимоотношений с банками

При выборе банка компания руководствуется несколькими критериями:

? размер активов банка и рейтинг устойчивости;

? гибкость в расчетно-кассовом обслуживание и наличие достаточного кол-ва банкоматов для зарплатного проекта;

? возможность размещения свободных средств на депозиты;

? гибкость в вопросах кредитования;

? привлекательные тарифы на обслуживания;

? степень удаленности отделений банка от основного офиса.

После выбора банка осуществляется его постоянный мониторинг: анализ различных групп риска - инвестиционных, (участие в долгосрочных проектах, фондовый рынок), операционных, валютных, налоговых, правовых и прочих. Анализ финансовой отчетности банка.

Компания использует банки для открытия и ведения счетов, осуществления расчетов, получения информации по этим расчетам, для обслуживания сотрудников компании - открытие и ведение "зарплатных" и карточных счетов, эмиссия дебетовых карт, кредитование всех видом.

Банки также выступают как основными кредиторами компании, так и "хранителями" денежных средств (депозиты).

НЭК использует два банка, для того чтобы, с одной стороны, финансовые потоки были дезинтегрированы (в целях безопасности), с другой - за счет концентрации значительных оборотов в этих банках можно добиваться довольно привлекательных условий обслуживания и кредитования.

2). Планирование и управление денежными потоками

На основании плановых данных ежемесячно формируется бюджет движения денежных средств (БДДС), который показывает ежедневно остаток денежных средств на расчетных счетах компании, фрагмент представлен на Рисунке №7. Казначейство отвечает за оперативное планирование денежного потока в течение отчетного периода: составляет платежный календарь в рамках БДДС на основании текущего состояния платежей, заключенных контрактов, подписанных договоров и фактических обязательств.

Рис.7 Бюджет движения денежных средств

Ежедневно БДДС корректируется на основе фактических данных - осуществленных за день платежей с использование специализированного отчета "реестр платежей" (Рисунок 8):

Рис.8 Реестр платежей

3). Управление оборотным капиталом

Управление оборотным капиталом включает в себя работу по минимизации выданных авансов, просроченной и долгосрочной дебиторской задолженности.

Важным источником финансирования оборотного капитала является краткосрочное финансирование за счет неоплаты кредиторской задолженности подрядчикам. Данные действия согласовываются с подрядчиками, иначе это может повлечь за собой санкции в виде штрафов и пеней.

Вопросы кредитования играют существенную роль в процессе управления оборотным капиталом. Сложность для компании НЭК заключается в наличие лишь незначительных объемов внеоборотных активов, которые можно было бы предоставлять банкам в качестве обеспечения (залога). В этой связи компания использует несколько видов кредитования:

? овердрафты (кредит предоставляется без обеспечения, в размере до 50% от ежемесячного оборота компании);

? векселя (в прошлом году компанией было выпущено два векселя под довольно низкие проценты, один из которых уже досрочно погашен);

? факторинг (данный вид кредитования позволяет значительно сократить срок оборачиваемости денежных средств. Для наиболее привлекательных процентов по факторингу нашей компанией используется международный факторинг с регрессом).

Управление оборотным капиталом по проектам осуществляется в рамках БДДС: каждый проект имеет свой собственный БДДС, которые консолидируются в единый по всей компании.

В настоящее время для управления финансовыми потоками по проектам некоторые банки предлагают внедрить систему cash management, позволяющую оптимизировать использование оборотных активов. Такая оптимизация возможна за счет:

? организации более эффективного оборота денежных средств группы компаний;

? консолидации средств группы компаний;

? формирования низкозатратных источников обеспечения платежеспособности группы компаний (в том числе самофинансирование).

Компанией НЭК рассматривается возможность внедрения данной системы.

4). Управление дебиторской и кредиторской задолженностью

Для контроля дебиторской и кредиторской задолженности в компании используются специализированные отчеты, которые формируются еженедельно, а также на последний день отчетного месяца Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности, фрагмент представлен на Рисунке №9, полная версия приведена в Приложении №1.

Рис.9 Отчет о дебиторской/кредиторской задолженности.

Менеджеры обязаны тщательно контролировать итоги дебиторской задолженности. Система контроля дебиторской задолженности построена так, чтобы дать менеджеру возможность вычислить соответствие остатка задолженности кредитным условиям компании и автоматически показать клиентов с критическим несоответствием.

Отчет по кредиторской и дебиторской задолженности есть график старения, который показывает структуру задолженности по срокам возникновения. Вся дебиторская задолженность клиентов делится по определенным временным периодам, а именно просрочка от 1 до 15 дней, от 16-30 дней, свыше 30 дней, задолженность всего. На начало каждого отчетного периода видна общая задолженность и сумма задолженности по частям. Чем больше доля дебиторской задолженности категории от 1 до 15, тем быстрее оборачиваемость всей суммы дебиторской задолженности.

Несмотря на обязанности менеджеров контролировать объемы дебиторской задолженности, суммы и время просрочки платежей не становятся меньше. Таким образом, значительная часть активов отвлечена в статью "Дебиторская задолженность" из других статей, т.е. из средств компании, вместо того чтобы "работать" активы находятся в "замороженном" состоянии.

5). Организация системы платежей и осуществление платежей

Организация системы платежей и регламент процедур платежей отражены в финансово-учетной политике компании, которая также включает последовательность шагов, необходимых для осуществления платежа, систему персональной авторизации на осуществление платежей сотрудников компании, систему разделения ответственности.

Для минимизации двойного ввода информации для подготовки и осуществления платежей используется автоматизированная система 1С Бухгалтерия - > Клиент-Банк, позволяющая автоматически передавать данные из одной программы в другую.

Платежи по банку осуществляются в рамках утвержденных БДДС подразделений компании на основе комплекта необходимых финансовых документов:

? заявки оплату,

? счета,

? счета-фактуры (если это требуется),

? акта выполненных работ (если это требуется).

Для осуществления любого платежа обязательно наличие договора с контрагентом, согласно установленной процедуре.