Анализ организационной структуры производства СФГ "Злагода" с. Рудовка Сватовского района

В хозяйстве СФГ "Злагода" ведется компьютерная форма ведения бухгалтерского учета. Основными принципами компьютерной формы бухгалтерского учета являются:

одному журналу хронологической записи отвечает много регистров систематической записи;

накопление и многоразовое использование учетных данных;

один синтетический счет - много аналитических счетов. Количество счетов аналитического учета зависит от целей, поставленных руководством перед учетом, и ничем не ограничивается;

автоматическое получение информации об отклонении от установленных процедур (норм, нормативов, задач и т.п.);

получение отчетных показателей в режиме диалога “человек-компьютер”;

автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности на основе данных, отображенных в системе счетов.

Формы учета, которые предусматривают применение компьютеров, разрешают эффективно удовлетворить требования разделения учетного труда, аналитичности и оперативности. Первое требование - возможность осуществления широкого разделения труда - выполняется благодаря тому, что современные программно-аппаратные компьютерные системы, как правило, построенные на принципах распределенной обработки данных. Именно благодаря программно-реализованному механизму, который разрешает работать с одной базой данных нескольким пользователям, появилась возможность одновременно работать с одним учетным регистром не одному, а нескольким бухгалтерам.

Применение компьютеров разрешает эффективно решить проблему аналитического учета, если при применении бумажных форм учета увеличение уровней детализации аналитического учета и перечня объектов аналитики требует увеличение количества учетных работников, то при применении вычислительной техники есть возможность вести аналитический учет с любым уровнем детализации и широкой номенклатурой аналитических объектов. Здесь объединенные в одном рабочем процессе регистрация операций в хронологическом и систематическом порядке в разрезе синтетических и аналитических счетов, что раньше осуществлялась в отдельности. При этом контроль за соответствием данных аналитического и синтетического учета обеспеченный автоматически, а при ручном ведении учета записи на синтетических и аналитических счетах осуществляются, как правило, в последовательно-накопительном порядке, и вдобавок с значительным разрывом во времени. Именно поэтому на предприятиях сальдо по синтетическим счетам часто не совпадает с сальдо по аналитическим счетам.

При применении компьютеров автоматически решается проблема оперативности данных. Если при бумажных формах учета операций накопление данных в учетных регистрах, вычисление итогов и перенесения данных между учетными регистрами требуют больших затрат ручной работы и всегда связанные с вероятностью допущения ошибок, то при применении компьютеров эти операции выполняются без участия человека.

Из-за того, что использовались несовершенные технические средства механизации учета требовала перестройки документов (прежде всего, первичных). В результате усовершенствования учета путем механизации сводилось к реализации его соответствующей формы с помощью имеющихся технических средств. В итоге существующая форма учета незначительной мерой модернизировалась соответственно возможностям вычислительной техники. Использование же современной вычислительной техники и коммуникационной техники приводит к тому, что применение той или другой формы учета осуществляется с помощью программ реализованных алгоритмов. Таким образом, компьютеризации учета на современных компьютерах ограничения формы не имеют. Хотя технически с помощью вычислительной техники можно реализовать любую ручную или механизированную форму учета, появляется возможность реализации не фиксированной формы, а той, которая была бы “оптимальной”. В этом случае речь идет об усовершенствовании методологии учета на основе применения компьютеров, а не о приспособлении этой методологии к требованиям технических средств, то есть усовершенствование методологии учета определяется не техническими условиями и ограничениями, а широкими возможностями реализации. Финансовый и бухгалтерский учёт в СФГ "Злагода" ведется при помощи программы 1С: Предприятие. На первом этапе финансового и бухгалтерского учёта производится документальное оформление осуществлённых на предприятии хозяйственных фактов. Одновременно с вводом первичных данных формируется все бухгалтерские проводки. Автоматизированное формирование бухгалтерской проводки организуется на основе справочника типовых хозяйственных операций.

Основными программами, применяемыми при автоматизации бухгалтерского учета и отчетности, является "1С: Предприятие". Эта программа бухгалтерского учета содержит определенный набор инструментов, необходимых для работы пользователя с программой. К ней принадлежит справочники, которые применяются для сохранности однотипной информации. Соответственно классу программы они используются в разных ее модулях и программой в целом при осуществлении операций с элементами справочника. Другим примером может быть рабочий план счетов, который используется для складывания бухгалтерских проводок во всех программах. Каждая программа содержит начальные встроенные сервисные механизмы, которые используются при выполнении любых учетных операциях.

Набор программ "1С: Предприятие 7.7" является универсальной программой автоматизации деятельности предприятия, которая используется для любых разрезов экономической деятельности предприятия, в том числе и разных участков бухгалтерского учета. Программа "1С: Предприятие 7.7" имеет компонентную структуру.

"1С: Бухгалтерия 7.7" является составной частью системы программ "1С: Предприятие 7.7" - ее компонентной. Всего существует три основных компонента:

"1С: Бухгалтерия 7.7";

"1С: Оперативный учет 7.7";

"1С: Расчет 7.7".

"1С: Бухгалтерия 7.7" - это программа для ведения бухгалтерского учета, который может применяться на предприятиях разных форм собственности и видов деятельности.

В последние годы многие сельскохозяйственные предприятия принимают решения относительно образования автоматизированных систем управления. Обработка учетно-аналитической информации на базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) в своей основе является диалоговой, бухгалтер становится непосредственным участником технологического процесса автоматизированной обработки данных, а персональные ЭВМ - средством его труда.

Введение компьютеров и использование прикладного программного обеспечения может позволить значительно повысить оперативность и точность работ.

Процесс документально-информационного управления (документооборота) традиционно состоит из следующих этапов:

создание документов и их оформление;

прием-передача документов;

организация движения документов внутри предприятия;

регистрация и контроль выполнения;

сохранение документов.

Каждый из этих этапов с внедрением компьютерных технологий испытает определенные изменения. Предприятие, которое использует систему управления документами, за счет сокращения непроизводственных потерь времени может осуществлять объем услуг меньшим количеством сотрудников или увеличить объем услуг без увеличения численности персонала. Клиенты таких предприятий обслуживаются более быстро, получают полную информацию и обращаются к меньшему количеству сотрудников для ее получения.

Компьютерные технологии разрешают использовать электронный вариант картотек - базы данных. В простейшем варианте база данных - это и есть картотека, только расположенная в памяти компьютера, который разрешает искать документ или группу документов за любым поисковым признаком, заложенным при регистрации: автором документа, исполнителем, темой, датой получения или складывание документа, его номером и т.п.

Одно из основных преимуществ передачи документов непосредственно из компьютера на компьютер - это возможность получить документ в том виде, в котором он был подготовлен, с включенными в него таблицами, графиками, рисунками и т.п. Ведомости из такого документа легко могут быть включены в другие документы, а сам он может передаваться по сети внутри предприятия.

Регистрация проводится путем заполнения регистрационной карточки на экране компьютера и перенесения регистрационного номера на сам документ в штамп с пометкой о получении документа.

Компьютерные программы документооборота автоматизируют три основных вида документооборота: офисный, общий, административный.

Офисный документооборот обслуживает рутинные офисные задачи и применяется только в рамках конкретной производственной задачи. Электронное сообщение, которое содержит инструкцию и информацию про ее статус в процессе документооборота, передается от работника к работнику соответственно порядка, определенного руководителем.

Общий документооборот имеет место, если нетипичные процессы охватывают несколько подразделов или предприятий. Разработка новой продукции, которая проходит стадии выдвижения концепции, проектирование производства и маркетинга, служит примером общего документооборота.

Административный документооборот обслуживает процессы, в которых раньше использовались только бумажные формы документов. Как и производственный документооборот, он предназначен для обработки отчетов о затратах и регистрационных формах с меньшими административными затратами. Вместо заполнения бумажной формы, например, для получения суточных при командировке сотрудник заполняет электронную форму на компьютере и по электронной почте присылает ее в бухгалтерию.

Современная компьютерная форма бухгалтерского учета базируется на использовании персональных компьютеров и вычислительных сетей. Компоненты компьютерной формы учета, без которых невозможно ее создание на конкретном предприятии. Практическое ее применение зависит от набора технических средств и выбора организационных форм их использования, которые предусматривают следующие варианты:

использование исключительно персональных компьютеров;

использование одного центрального компьютера и терминалов для ведения данных;

объединение персональных компьютеров в локальную сеть (этим обеспечивается обмен данными между разными участками бухгалтерского учета);

объединение персональных компьютеров в локальную сеть с одним или несколько мощными компьютерами и выход к глобальным сетям (Интернет).

Применение компьютеров разрешило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс регистрации хозяйственных операций. Бухгалтер работает на компьютере в диалоговом режиме, использует обратную связь в процессе обработки информации и получение соответствующих исходящих документов.

Компьютерная система учета оперативно отображает основные процессы, которые связанны с получением разных сведенных показателей, которые характеризуют финансово-хозяйственную деятельность предприятия. В этой учетной системе информация идет по единому каналу и используется для всех потребностей управления.

Единство информационной базы и полный автоматизированный технологический процесс обеспечивается за счет одноразового введения информации. Технологический процесс обработки данных при компьютерной форме учета делится на три этапа:

1. Собирание и регистрация первичных данных для обработки на компьютере;

2. Формирование массивов учетных данных на электронных носителях:

журнала хозяйственных операций;

структуры синтетических и аналитических счетов;

справочников аналитических объектов;

постоянной информации.

Одновременно осуществляется контроль процесса, обработка информации, записанной в массивах учетных данных;

3. Получение результатов за отчетных период по запросу пользователя или в виде регистров синтетического учета, аналитических таблиц, справок из бухгалтерских счетов или отображением на экране дисплея нужной информации.

В компьютерной форме учета ключевым моментом, который формирует как вид регистров, так и последовательность учетных записей, есть алгоритм, конкретное программное обеспечение. Поэтому качество и безошибочность отчетной информации зависит от усердия и качественной реализации учетных процедур программистами.

Любую форму учета характеризуют бумажные регистры. Учетные регистры - носители данных определенной формы, построенные соответственно экономическому группированию информации об активах, капитале и обязательствах предприятия.

В основу построения регистров бухгалтерского учета при бумажных формах учета положен принцип излишка, т.е. все данные, которые могут понадобиться, по определенному принципу фиксируются в регистрах, имеют многоцелевое назначение. В них формируется информация, необходимая функциональным службам для разных целей: проведение анализа и выявление резервов, заполнение форм периодической и годовой бухгалтерской отчетности, текущего и следующего контроля, выдачи справок и т.д. Учетные регистры однозначно характеризуют любую форму учета.

Если при безкомпьютерном способе обработки бухгалтерских данных под регистром бухгалтерского учета понимают средство, предназначенное для фиксации, накопления, систематизации, обобщения и отображения учетной информации, то в условиях компьютеризации бухгалтерского учета стадия отображения учетной информации, т.е. предоставление систематизированных учетных данных в удобном для пользователя виде, как правило, есть самостоятельным процессом, который не связан со стадиями накопления, обобщения и систематизации.

Накопление, систематизация и обобщение учетной информации в условиях применения современной вычислительной техники осуществляются в автоматическом режиме. Первичная бухгалтерская информация накапливается в базы данных компьютерной системы, а обобщается и систематизируется на счетах, которые представлены отдельными каморками памяти компьютера и есть идеальным, с точки зрения теории бухгалтерского учета, носителями признаков ее группирования. Посторонние структуры компьютерных баз данных может быть разнообразнейший, табличный принцип, за которым строятся бумажные регистры, не является единым при построении компьютерных баз данных.

При применении компьютеров регистр объединяет три основные части:

компьютерную базу данных с определенной структурой, предназначенную для накопления и сохранения учетной информации на технических носителях;

переменные величины, временно созданные в памяти компьютера для систематизации и обобщения учетных данных - бухгалтерских счетов;

видеограм и машинограмм, предназначенные для отображения сгруппированной и систематизированной учетной информации.

Накопление, систематизация и обобщение учетной информации осуществляются в автоматическом режиме. Первичная бухгалтерская информация накапливается в базы данных компьютерной системы, а обобщается и систематизируется на счетах.

То есть, при безкомпьютерном способе обработки бухгалтерских данных под регистром учета понимают средство, предназначенное для фиксации, накопления, систематизации, обобщения и отображения учетной информации, а в условиях компьютеризации бухгалтерского учета стадии отображения учетной информации, т.е. предоставление систематизированных учетных данных в удобном для пользователя виде, как правило, есть самостоятельным процессом, не связанной со стадиями накопления, обобщения и систематизации.

Еще одной особенностью компьютерной формы учета также есть то, что она существует без конкретной компьютерной программы. Учетные регистры разных программ похожие, но не одинаковые.

При условии детального складывания учетных записей формируется единый электронный учетный регистр - журнал хозяйственных операций, хотя большинство программ для компьютеризации бухгалтерского учета разрешают просмотр информации в виде журналов, сведений и т.п.

В анализируемом сельскохозяйственном предприятии имеется 4 компьютера: у директора, главного бухгалтера, 2 в бухгалтерии. Но при наличии компьютеров бухгалтерский учет ведется вручную, т.к работники бухгалтерии не владеют навыками работы за компьютером.

Мы предлагаем работника бухгалтерии пройти курсы обучения за компьютером и в полной мере использовать имеющиеся компьютеры в производственных целях. В качестве операционных систем предлагаем использовать Windows ХР как наиболее простые в обращении для неподготовленных пользователей, применять офисный пакет, в качестве базы данных можно использовать Microsoft Access, в качестве программы для автоматизации учета можно применить 1С или Парус.

Эти мероприятия позволят повысить оперативность и обоснованность принимаемых решений, значительно повысить контроль за кредиторской и дебиторской задолженностью, за наличием и реализацией товаров, улучшить нормирование оборотных средств.

Выводы и предложения

Во время прохождения практики мы смогли применить теоретические знания практически. Со стороны работников предприятия нам была оказана квалифицированная помощь, и мы получили ответы на интересующие нас вопросы.

Рассмотрев в отчёте по практике основные вопросы, касающиеся экономики, финансового состояния, менеджмента, организационной структуры управления СФГ "ЗЛАГОДА" можно сделать некоторые выводы:

Мы ознакомились с экономической характеристикой предприятия и установили, что СФГ "Злагода" является рентабельным, т.е. оно получает прибыль от результатов своей деятельности.

Актуальным для сельского хозяйства является поиск возможных путей снижения затрат на производство и транспортировку продукции. Производство будет отлажено работать в том случае, когда будет хорошо скоординирована система управления, функциональная зависимость отделов бухгалтерии, отдела кадров. Управляющий персонал должен быть заинтересован в разработке новых технологий для улучшения качества и объема производимой продукции. Квалификация рабочего персонала должна ежегодно повышаться. Старое оборудование должно быть заменено на новое, благодаря чему произойдёт уменьшение численности работников, улучшение качества работы персонала. Для заинтересованности работников в производственной деятельности руководителю СФГ "ЗЛАГОДА" следует проводить конкурсы с ежемесячной доплатой к заработной плате.

Благодаря чётко скоординированной системе управления, а также наличие собственных средств, достатка сырья и наличия механизированных машин ЗАО "СТД" СФГ "ЗЛАГОДА" сможет достаточно в короткое время увеличить и реализовать произведенную продукцию на рынок потребителей, завоевать доверие сегментов рынка и расширить каналы сбыта своей продукции.

Также мы ознакомились с информационным обеспечением и обнаружили, на наш взгляд, недостатки в этом направлении. Чтобы их устранить мы предлагаем работникам бухгалтерии пройти курсы обучения за компьютером и в полной мере использовать имеющиеся компьютеры в производственных целях.

Эти мероприятия позволят повысить оперативность и обоснованность принимаемых решений, значительно повысить контроль за кредиторской и дебиторской задолженностью, за наличием и реализацией товаров, улучшить нормирование оборотных средств.

Список использованной литературы