Державне казначейство України – повноважний учасник бюджетного процесу

Управління Державного казначейства на підставі реєстрів готує меморіальні документи про зарахування виділених бюджетних асигнувань на відповідні рахунки розпорядників та/або одержувачів коштів. Органи Держказначейства надають розпорядникам та/або одержувачам бюджетних коштів виписку з відповідного рахунку за результатами попереднього операційного дня. Інші дії щодо перерозподілу виділених бюджетних асигнувань аналогічні операціям, які проводяться на рівні Державного казначейства України.

Облік проведених операцій здійснюється в щоденному режимі. Інформація подається до Державного казначейства України засобами електронної пошти у визначені терміни для формування бази даних.

Організація роботи органів Державного казначейства України щодо реєстрації та обліку бюджетних зобов'язань

Розпорядники бюджетних коштів мають право брати бюджетні зобов'язання за загальним фондом бюджету в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисом (планом використання бюджетних коштів), за спеціальним фондом бюджету в межах відповідних фактичних надходжень до цього фонду та бюджетних асигнувань (у розрізі складових спеціального фонду відповідно до зведення показників спеціального фонду кошторису), установлених кошторисом (планом використання бюджетних коштів), виходячи з потреби в забезпеченні виконання пріоритетних заходів поточного бюджетного року та з урахуванням необхідності здійснення платежів для погашення бюджетних зобов'язань минулих періодів.

Обсяг бюджетних зобов'язань, узятих установою протягом року, повинен забезпечити зменшення рівня заборгованості за бюджетними зобов'язаннями минулих періодів та недопущення виникнення заборгованості за бюджетними зобов'язаннями в поточному році.

Розпорядники бюджетних коштів за умови взяття бюджетного зобов'язання протягом 3 робочих днів з дати його виникнення подають до відповідного органу Державного казначейства України Реєстр бюджетних зобов'язань розпорядників бюджетних коштів (додаток 1) (у двох примірниках на паперових та електронних носіях) та оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов'язання.

За умови взяття бюджетного зобов'язання, що виникло на виконання зовнішньоекономічних договорів (контрактів), розпорядник бюджетних коштів проставляє суму в Реєстрі розрахунково, на підставі договору (контракту) за курсом Національного банку України на день подання Реєстру.

За бюджетними зобов'язаннями, у яких не зазначаються суми (договори про надання послуг зв'язку тощо), а також за заробітною платою, нарахуванням на заробітну плату, у Реєстрі суми проставляються розпорядниками бюджетних коштів розрахунково, але в межах планових показників.

За довгостроковими зобов'язаннями, термін дії яких перевищує один бюджетний рік (довгострокові договори, більше одного року), суми в Реєстрі проставляються в межах планових показників поточного бюджетного року на підставі даних календарного плану.

У разі, якщо сума та умови бюджетного зобов'язання передбачають застосування конкурсних процедур, розпорядник бюджетних коштів разом з Реєстром бюджетних зобов'язань подає органу Державного казначейства України оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, відповідно до статті 17 Закону України “Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти” та пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 27.09.2000 №1469 “Про організаційні заходи щодо функціонування системи державних закупівель”.

Органи Державного казначейства України звіряють поданий розпорядником Реєстр та підтвердні документи на предмет відповідності даних, уключених до Реєстру.

У виняткових випадках, коли такі документи розкривають плани оперативної діяльності чи специфіку органів державної влади, що забезпечують оборону або безпеку України, розпорядники бюджетних коштів подають тільки Реєстр, на одному примірнику якого при поверненні проставляється відмітка “узято на облік”.

Бюджетні зобов'язання розпорядника бюджетних коштів, які підлягають реєстрації в органах Державного казначейства України, реєструються засобами програмного забезпечення у Книзі реєстрації бюджетних зобов'язань розпорядників бюджетних коштів (додаток 2). Кожному бюджетному зобов'язанню засобами програмного забезпечення присвоюється реєстраційний номер.

Реєстраційний номер проставляється на документі, що підтверджує факт узяття на облік бюджетного зобов'язання.

На підставі платіжного доручення на погашення бюджетного фінансового зобов'язання, яке подається на паперових та електронних носіях, органи Державного казначейства України реєструють узяте розпорядником бюджетних коштів бюджетне фінансове зобов'язання.

Розпорядники бюджетних коштів протягом 3 робочих днів з дати виникнення бюджетного фінансового зобов'язання, але не пізніше останнього робочого дня місяця, подають до відповідного органу Державного казначейства України платіжні доручення на погашення бюджетних фінансових зобов'язань (зразок заповнення наведено у додатку 3), у яких обов'язково зазначається реєстраційний номер бюджетного зобов'язання, наслідком якого є дане бюджетне фінансове зобов'язання, а також оригінали документів або їх копії засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного фінансового зобов'язання (наприклад, платіжні вимоги, накладні, акти виконаних робіт тощо).

За бюджетними зобов'язаннями, розрахунки за якими здійснюються у готівковій формі, підставою для реєстрації бюджетного фінансового зобов'язання є грошовий чек. Дані бухгалтерського обліку виконання державного бюджету і дані бухгалтерського обліку з виконання кошторису на звітну дату мають бути тотожні.

Документи, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов'язання та/або бюджетного фінансового зобов'язання, повертаються розпоряднику з відміткою “узято на облік”.

Бюджетні фінансові зобов'язання розпорядників бюджетних коштів погашаються автоматично в календарній черговості.

У разі внесення змін у черговість погашення бюджетних фінансових зобов'язань розпорядник бюджетних коштів повідомляє про це відповідний орган Державного казначейства України листом довільної форми.

Розпорядник бюджетних коштів за бажанням може сам визначати черговість погашення бюджетних фінансових зобов'язань, для чого подає до відповідного органу Державного казначейства України графік погашення бюджетних фінансових зобов'язань довільної форми.

У ході виконання умов одного бюджетного зобов'язання можуть виникати декілька бюджетних фінансових зобов'язань у різні періоди часу, які реєструються в органах Державного казначейства України.

У разі змін умов бюджетних зобов'язань (додаткові договори, розірвання договору) розпорядник бюджетних коштів повинен протягом 3 днів письмово повідомити про це органи Державного казначейства України та подати відповідні підтвердні документи.

При зміні курсу валют на дату здійснення операції розпорядником бюджетних коштів вносяться відповідні зміни до Реєстру.

При знятті з обліку бюджетних зобов'язань сума бюджетного зобов'язання у Реєстрі проставляється з мінусом.

У разі неналежного оформлення Реєстру, платіжного доручення, відсутності документів, які підтверджують факт узяття бюджетного зобов'язання та/або бюджетного фінансового зобов'язання, або недотримання вимог чинного законодавства щодо їх оформлення органами Державного казначейства України ці зобов'язання не реєструються, а повертаються на доопрацювання розпорядникам бюджетних коштів з обов'язковим зазначенням причини повернення на другому примірнику Реєстру. Розпорядник бюджетних коштів повинен усунути недоліки та подати Реєстри до відповідного органу Державного казначейства України.

Відповідальність за правильність заповнення платіжного доручення та недостовірність інформації, включеної до Реєстру, несуть розпорядники бюджетних коштів.

Сума зобов'язання та/або фінансового зобов'язання не повинна перевищувати загальну суму асигнувань на взяття зобов'язань на відповідну мету.

У разі скорочення асигнувань розпорядники бюджетних коштів повинні вживати заходів до ліквідації або скорочення обсягу бюджетних зобов'язань та/або бюджетних фінансових зобов'язань, які перевищують уточнені плани асигнувань загального фонду бюджету, плани спеціального фонду.

У разі прийняття відповідного рішення щодо тимчасового обмеження асигнувань загального фонду бюджету розпорядники бюджетних коштів повинні забезпечити приведення обсягів зобов'язань у відповідність з тимчасовим обмеженням асигнувань.

Бюджетні фінансові зобов'язання щодо надання державної соціальної допомоги малозабезпеченим сім'ям, сім'ям з дітьми тощо, житлових субсидій населенню та відшкодування витрат з надання пільг окремим категоріям громадян, які мають на них право згідно з чинним законодавством (крім пільг, компенсацій, установлених для окремих категорій працівників бюджетних установ, що обліковуються в загальновстановленому порядку), обліковуються органами Державного казначейства України незалежно від установлених на ці цілі бюджетних призначень і бюджетних асигнувань.

Здійснення видатків за рахунок коштів спеціального фонду державного бюджету

На спеціальні реєстраційні рахунки розпорядників бюджетних коштів, відкриті в органах Державного казначейства, зараховуються кошти, що надходять і від вищих та підвідомчих установ, і від будь-яких інших юридичних і фізичних осіб на утримання, виконання певних доручень, здійснення певних видатків, поновлення касових видатків тощо. Кошти, що надходять безпосередньо на рахунки розпорядників бюджетних коштів, вважаються доходами спеціального фонду державного бюджету або коштами, призначеними на відновлення касових видатків.

Усі кошти, які надходять готівкою в каси установ, повинні бути зараховані на спеціальні реєстраційні рахунки установ, відкриті в органах Державного казначейства. Під час внесення готівки на ім'я розпорядників або одержувачів бюджетних коштів відправники коштів у розрахункових документах (квитанціях тощо) зазначають номери спеціальних реєстраційних рахунків розпорядників коштів, відкритих в органах Держказначейства. Зарахування коштів органами ДКУ здійснюється на підставі платіжних доручень на зазначені в них рахунки.

Кошти спеціального фонду державного бюджету, що надійшли як власні надходження установ і субвенції, зараховуються на спеціальні реєстраційні рахунки без конкретного віднесення до кодів економічної класифікації видатків. Однак здійснення видатків проводиться відповідно до кошторису доходів і видатків за конкретними кодами економічної класифікації видатків з урахуванням довідок про внесення змін до розпису за спеціальним фондом державного бюджету.

Усі інші дії щодо здійснення видатків зі спеціальних реєстраційних рахунків розпорядників бюджетних коштів спеціального фонду бюджету проводяться в тому самому порядку, що і здійснення видатків розпорядників коштів загального фонду державного бюджету.

Зі спеціальних реєстраційних рахунків, на яких обліковуються власні надходження установ, розпорядники бюджетних коштів можуть здійснювати перерахування вищим і підвідомчим установам і організаціям коштів, не передбачених кошторисами доходів і видатків. Перерахування таких коштів здійснюється на підставі платіжних доручень, наданих розпорядниками бюджетних коштів, і відображається як отримання або зменшення доходів.

Особливості запровадження обліку бюджетних зобов'язань розпорядників бюджетних коштів у розрізі складових спеціального фонду відповідно до зведення показників спеціального фонду кошторису

Розпорядники бюджетних коштів з метою реєстрації в органах Державного казначейства України бюджетних зобов'язань та бюджетних фінансових зобов'язань у розрізі складових спеціального фонду відповідно до зведення показників спеціального фонду кошторису на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях подають до органів Державного казначейства України дані про бюджетні зобов'язання та бюджетні фінансові зобов'язання, які виникли в розпорядника бюджетних коштів на момент введення в дію нового порядку обліку зобов'язань по спеціальному фонду та не зареєстровані в бухгалтерському обліку виконання бюджетів, за формою Реєстру, які підтверджуються даними бухгалтерського обліку розпорядників бюджетних коштів (баланс, меморіальний ордер №6), і платіжні доручення на погашення бюджетних фінансових зобов'язань. В обов'язковому порядку до зазначеного Реєстру додаються первинні документи або їх копії, засвідчені в установленому порядку. Первинні документи, що надаються до Реєстру, повертаються розпоряднику з відміткою “узято на облік”.

У виняткових випадках, коли такі документи розкривають плани оперативної діяльності чи специфіку органів державної влади, що забезпечують оборону або безпеку України, розпорядники подають тільки Реєстр, на одному примірнику якого при поверненні проставляється відмітка “узято на облік”, і платіжне доручення на погашення цього бюджетного фінансового зобов'язання.

Сума зобов'язання та/або фінансового зобов'язання не повинна перевищувати суму фактичного надходження коштів.

Казначейське обслуговування одержувачів коштів

Одержувачі бюджетних коштів - це підприємства, госпрозрахункові, громадські та інші організації, що не мають статусу бюджетної установи й одержують кошти з бюджету як фінансову підтримку або уповноважені органами державної влади на виконання загальнодержавних програм чи надання послуг безпосередньо через розпорядників.

Кошти державного бюджету, які передбачаються для одержувачів бюджетних коштів, повинні бути враховані в показниках зведеного кошторису та плану асигнувань відповідного розпорядника коштів. Одержувачі бюджетних коштів включаються до мережі відповідного розпорядника коштів. На їхнє ім'я в органі Державного казначейства відкриваються відповідні рахунки. Розпорядник виділяє одержувачу бюджетних коштів річні призначення та помісячні плани асигнувань на відповідний період, що відображається в реєстрі змін до зведеного кошторису доходів і видатків і помісячних планів асигнувань розпорядника.

Одержувач подає до органів Державного казначейства план використання бюджетних коштів, затверджений ним і погоджений з розпорядником коштів. Для складання цього документа застосовують назви повної економічної класифікації видатків, але без зазначення їхніх цифрових кодів. Одержувачі бюджетних коштів складають звітність тільки за тим кодом, за яким їм було передбачено кошти відповідним розпорядником бюджетних коштів.

План використання бюджетних коштів - це основний плановий документ, на підставі якого одержувачу перераховуються бюджетні кошти і він має право на їх використання. За відсутності зазначеного документа видатки з рахунку одержувача не здійснюються.

У разі відсутності на відповідній території розпорядника коштів ІІ ступеня одержувач бюджетних коштів, який має свою мережу, за згодою головного розпорядника коштів може бути прирівняний до розпорядника ІІ ступеня. У цьому разі дії одержувача бюджетних коштів за касовим виконанням бюджету за видатками аналогічні діям розпорядника бюджетних коштів ІІ ступеня. Одержувач бюджетних коштів може включати до своєї мережі тільки ті установи та організації, які безпосередньо йому підпорядковані та розташовуються з ним на одній території. За умови розташування одержувача бюджетних коштів на іншій території, він включається до мережі вищого розпорядника коштів.

Якщо підприємство (установа, організація) не є одержувачем коштів бюджету (не включається в мережу розпорядника бюджетних коштів), а відповідно до укладених угод виконало для бюджетної установи (організації) або одержувача відповідні роботи (надало послуги тощо), то оплата виконаних робіт (наданих послуг тощо) здійснюється на підставі рахунків, рахунків-фактур, акта виконаних робіт тощо шляхом перерахування належних коштів на поточний рахунок підприємства (установи, організації), відкритий у банківській установі.

Відмови у здійсненні видатків розпорядників та одержувачів бюджетних коштів.

Для забезпечення контролю за цільовим спрямуванням бюджетних коштів органи Держказначейства України в частині виконання державного бюджету за видатками здійснюють:

? попередній контроль - на етапі реєстрації зобов'язань розпорядників бюджетних коштів, зокрема фінансових;

? поточний контроль - у процесі оплати рахунків розпорядників та одержувачів бюджетних коштів.

При цьому перевіряється законність підстави (наявність підтвердних документів, нормативно-правових актів тощо) для здійснення платежів, відповідність платежів вимогам обліку і контролю за зобов'язаннями, а також правильність оформлення розрахункових документів.

Перевірка підтвердних документів на оплату рахунків розпорядників або одержувачів коштів державного бюджету здійснюється в органах Державного казначейства за наявності:

а) зареєстрованих зобов'язань;

б) залишків коштів на рахунках розпорядників коштів у розрізі кодів економічної класифікації видатків за загальним фондом державного бюджету або залишків коштів за спеціальним фондом держбюджету;

в) відповідності змісту операцій, представлених підтвердними документами, кодам економічної класифікації видатків, зазначеним у призначенні платежу.

У разі невиконання однієї з цих вимог орган Держказначейства України відмовляє в оплаті та повертає документи на доопрацювання.

Відмови в оплаті рахунків розпорядників бюджетних коштів можуть надаватися:

? за відсутності затверджених і взятих на облік кошторисів видатків і планів асигнувань;

? за відсутності або недостатності коштів на відповідних рахунках бюджетних установ чи організацій та/або бюджетних і кошторисних призначень, крім установлених випадків;

? у разі обмеження бюджетних видатків, що встановлюються чинними нормативно-правовими актами;

? у разі неподання необхідних підтвердних документів для оплати рахунків;

? у разі недотримання або порушення встановленого порядку використання коштів загального та/або спеціального фондів бюджету;

? за відсутності в бухгалтерському обліку виконання бюджетів прийнятих розпорядниками бюджетних коштів зобов'язань;

? якщо документи на оплату видатків оформлені неправильно та/або не підтверджують цільове направлення коштів;

? у разі неподання розпорядниками бюджетних коштів фінансової звітності про виконання кошторисів доходів і видатків і використання бюджетних коштів.

Відмови в оплаті рахунків одержувачів бюджетних коштів можуть надаватися:

? за відсутності затвердженого та погодженого плану використання бюджетних коштів;

? за відсутності або недостатності коштів на відповідних рахунках одержувачів, крім установлених випадків;

? у разі обмеження здійснення бюджетних видатків, що встановлюються чинними нормативно-правовими актами;

? у разі неподання необхідних підтвердних документів для оплати рахунків;

? якщо документи на оплату видатків оформлені неправильно та/або не підтверджують цільове направлення коштів;

? у разі неподання одержувачами бюджетних коштів фінансової звітності про використання бюджетних коштів;

? за відсутності в бухгалтерському обліку виконання бюджетів прийнятих одержувачами бюджетних коштів зобов'язань.

Органи Державного казначейства України повідомляють своїх клієнтів про відмову в оплаті у письмовій формі ( Додаток ).

2.4 Система казначейського виконання бюджетів усіх рівнів за видатками

З 2001 року з набуттям Держказначейством статусу учасника системи електронних платежів Національного банку України постало питання про повнофункціональне обслуговування державного та місцевих бюджетів усіх рівнів за видатками, а саме: закриття в НБУ та уповноважених комерційних банках, що обслуговували місцеві бюджети, рахунків органів казначейства та відкриття реєстраційних рахунків бюджетним установам в органах казначейства за територіальною ознакою та рівнем розпорядника коштів.

На початку 2001 року у виборі базового програмного продукту для обслуговування державного бюджету за видатками Держказначейство розглянуло три програмних комплекси - «ТАСК», «ІСАОД» та АС «КАЗНА-Видатки». Тестування програм «ТАСК» та «ІСАОД» у підрозділах не дало очікуваного позитивного результату. І оскільки програмний продукт АС «КАЗНА» найбільш повно забезпечував функціональність системи, було ухвалено рішення про використання єдиного прикладного програмного забезпечення, розробленого Дніпропетровським обласним управлінням Державного казначейства України, в усій країні.

Мета створення АС «Казна-Видатки»

До створення АС «Казна-Видатки» облікову інформацію про виконання державного бюджету за видатками було розподілено між робочими станціями і серверами органів казначейства (управлінь і відділень), а облік частини документації взагалі проводився тільки в паперовому вигляді вручну. Водночас практично всі роботи, що проводяться в органах казначейства, передбачали обмін документами і даними в електронному вигляді.

Відсутність єдиної бази даних бухгалтерського обліку виконання видаткової частини державного бюджету призводила до:

? втрати часу для пошуку документів або даних;

? величезної кількості копій документів;

? помилок в опрацюванні документів;

? спотворення інформації, втрати або пошкодження документів;

? доступу небажаних осіб до документів;

? неможливості швидкого відбору й аналізу накопиченої інформації за різними показниками.

Користувачі незв'язаних робочих станцій не мали можливості спільно працювати з розрізненою інформацією. Для зберігання, пошуку й опрацювання інформації використовувалося різнорідне неповнофункціональне програмне забезпечення або стандартні неефективні навігаційні засоби операційних систем. Потребувалося залучення великої кількості кваліфікованого персоналу для супроводження програмного забезпечення й оновлення версій.

Така організація бюджетного процесу призводила до збільшення термінів опрацювання документів, затримки коштів, відсутності своєчасної і достовірної інформації про хід виконання бюджету.

АС «Казна-Видатки» - суто казначейська облікова система, розроблена з метою:

а) заміни різнорідного неповнофункціонального програмного забезпечення єдиною комплексною системою контролю над виконанням бюджету на центральному і регіональному рівнях з використанням нових інформаційних технологій, швидкісних автоматизованих процедур і можливістю централізованого супроводу;

б) автоматизованого обліку виконання витратної частини державного бюджету в розрізі діючої бюджетної класифікації в режимі реального часу з централізованим зберіганням інформації на регіональному (обласному) рівні;

в) скорочення часу затримки коштів у процесі їх розподілу між розпорядниками й оплати витрат до одного дня (за наявності підтвердних документів);

г) передачі врахованих даних, пов'язаних з виконанням витратної частини бюджету, в усій мережі органів Держказначейства мінімум упродовж дня;

ґ) отримання упродовж дня детальної, повної і достовірної інформації керівництвом органів Державного казначейства і фінансових органів, Міністерством фінансів України, статистичними відомствами, податковими органами для підготовки й ухвалення ними управлінських та економічних рішень, планування, оцінки і контролю за використанням бюджетних коштів, ефективного управління бюджетними ресурсами й оцінки ризиків, що загрожують фінансовому стану бюджетів;

д) постійного контролю за відповідністю виконання бюджетних операцій за витратами встановленим правилам і повноваженням виконавців;

е) гарантованого забезпечення цілісності, збереження, достовірності даних про бюджетні операції за витратами і захисту їх від несанкціонованого доступу від початкової до кінцевої точки мережі органів Держказначейства;

є) можливості контролю шляхом дослідження історії проведення операцій;

ж) скорочення часу складання фінансової звітності про виконання витратної частини бюджету на будь-який момент упродовж бюджетного року до календарного дня, у тому числі зведеної звітності про виконання бюджету в цілому за системою Державного казначейства України з урахуванням підвідомчих управлінь і відділень.

Особливості казначейської системи «Казна-Видатки»

АС «Казна-Видатки» реалізована за Web-технологією на базі IIS-, SQL-серверів фірми Microsoft.

Концепція, яка лягла в основу проектування і створення АС «Казна-Видатки»:

1) Одна розрахункова палата на область.

2) Максимально можлива інформативність бухгалтерського Плану рахунків у їх аналітичних параметрах і за доходами, і за витратами.

3) Єдина технічна політика і стандартизація у сфері побудови комп'ютерних мереж, загальносистемного програмно-апаратного забезпечення, створення, супроводження, адміністрування і модифікації АС «Казна». Технічні засоби, архітектура мереж, загальносистемні програмні засоби і програмний код прикладного програмного забезпечення АС «Казна» стандартизовані і єдині для всіх регіонів. За дотримання єдиної технічної політики і стандартизації у кілька разів знижуються витрати на технічне обслуговуванні, супроводження, адміністрування і модифікацію.

4) Централізація проектування, розробки (модифікації) і супроводження в єдиному центрі. (АС «Казна» можна модернізувати впродовж 30-ти хвилин на всій території України). Повністю відпадає необхідність у висококваліфікованих фахівцях з інформаційних технологій на районному рівні і різко скорочується їхня потреба (до 3-5 осіб) на обласному рівні. Всі роботи проводять фахівці центру супроводження.

5) Централізоване (на регіональному рівні) опрацювання інформації в режимі реального часу.

6) Максимальне використання Web-технологій у створенні прикладного програмного забезпечення АС «Казна». Відсутність клієнтського програмного забезпечення, унеможливлює процеси інсталяції, супроводження, адміністрування і модифікації клієнтського прикладного програмного забезпечення АС «Казна». Для роботи використовуються стандартні програмні засоби - Web-оглядачі (MS Internet Explorer і ін.).

7) Повна незалежність від апаратних і програмних платформ, що використовуються користувачами.

8) Низька вимогливість до телекомунікаційних каналів зв'язку, починаючи з агрегатною (без вживання протоколів стиснення інформації) швидкістю 19 200 bit/s і вище.

9) Незалежність від фізичних типів каналів зв'язку.

10) Можливість використання загальнодоступної мережі Internet.

11) Стандартні протоколи обміну інформацією.

12) Відсутність прямого доступу до SQL-баз і серверів.

13) Захист IP-трафіку SSL 128 bit.

Призначення АС «Казна-Видатки»

Автоматизована система обліку виконання видаткової частини бюджетів призначена для ведення бухгалтерського обліку виконання видаткової частини державного бюджету в органах Державного казначейства і складання на основі його даних фінансової і управлінської звітності відповідно до чинних нормативних документів і законодавства України.

Казначейська система обліку видатків розроблена з урахуванням вимог і на виконання таких нормативних документів, що закладені в основу її функціонування:

? Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні»;

? Положення про Державне казначейство (затверджено Постановою Кабінету Міністрів від 31 липня 1995 року № 590);

? Порядку виконання державного бюджету за видатками за умови функціонування внутрішньої платіжної системи, затвердженого наказом Державного казначейства України від 10 серпня 2001 року № 140, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 28 серпня 2001 року за № 756/5947;

? Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності виконання державного і місцевого бюджетів в органах Державного казначейства (затверджений наказом Державного казначейства України від 28 листопада 2000 року № 119);

? Інструкції зі складання і виконання розпису Державного бюджету України (затвердженої наказом Міністерства фінансів від 9 січня 2001 року № 19);

? Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання державного і місцевого бюджетів та Інструкції з його використання (затверджені наказом ДКУ від 28 листопада 2000 року № 119);

? Інструкції з відкриття аналітичних рахунків для обліку операцій з виконання бюджетів у системі Державного казначейства (затверджена наказом ДКУ від 28 листопада 2000 року № 119);

? Наказу Міністерства фінансів України від 3 грудня 1997 року № 265 «Про упровадження нової бюджетної класифікації України», зі змінами і доповненнями;

? Порядку складання, розгляду і затвердження основних вимог до виконання кошторисів доходів і витрат бюджетних установ та організацій (затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 9 січня 2000 року № 17);

? Порядку обліку зобов'язань розпорядників коштів державного бюджету в органах Державного казначейства (затвердженого наказом ДКУ від 19 жовтня 2000 року № 103);

? Порядку переліку і обліку коштів з бюджетів інших рівнів установам, які утримуються за рахунок коштів держбюджету (затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 9 січня 2001 року № 6);

? Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженій постановою Правління Національного банку України від 29 березня 2001 року № 135;

? Порядку управління бюджетними коштами, які враховуються Державним казначейством України, затвердженим наказом Державного казначейства України від 20 липня 2001 року № 123;

? Наказів Держказначейства України про складання місячної, квартальної і річної звітності.

Програмний комплекс АС «Казна-В» призначений для автоматизації операцій з фінансування й оплати рахунків розпорядників коштів державного і місцевого бюджетів, проведених органами Державного казначейства всіх рівнів.

Виконує такі основні функції:

1) Ведення мережі бюджетних установ і організацій.

2) Ведення кошторису бюджетних організацій.

3) Фінансування підприємств і розподіл бюджетних коштів.

4) Формування вихідних електронних платіжних документів на перерахування коштів у державний та місцеві бюджети, а також документів на відновлення касових видатків.

5) Формування форм звітності, визначених нормативними документами Державного казначейства України.

6) Формування звітної інформації для підлеглих відділень казначейства.

7) Формування звітності для органів Державної податкової адміністрації і місцевих фінансових органів (за попередньо укладеною угодою).

8) Ведення довідкової інформації.

Усі ці функції реалізовують працівники відділів видатків бюджетів усіх рівнів і відділів комп'ютеризації управлінь та територіальних відділень казначейства. Всіх користувачів системи можна поділити на такі групи:

? операціоніст-лімітник;

? операціоніст-секретник;

? бухгалтер;

? керівник;

? технолог.

Кожна із цих груп має свої права залежно від функціональних обов'язків. Треба також мати на увазі, що всі ці групи поділяються на спеціалістів обласного та районного рівнів. Спеціалісти районного рівня мають доступ до інформації лише по своєму району, спеціалісти обласного рівня мають доступ до будь-якої інформації по всій області.

До функцій операціоніста входить:

? введення клієнта в мережу;

? відкриття клієнтові рахунків;

? взяття клієнта на обслуговування;

? обслуговування клієнта: введення платіжних доручень, розподілу на фінансування, планових показників з клієнта, перерахування коштів з КЕКВ на КЕКВ, відновлення касових видатків та ін.;

? формування виписки за рахунками клієнта та звітності;

? формування документів, проведених за попередній день;

? імпорт та опрацювання імпортованих документів (платіжних доручень, зобов'язань, реєстрів та ін.).

До функцій бухгалтера входить:

? обслуговування головних розпорядників місцевих бюджетів (обласних фінансових управлінь (ОФУ) та міських фінвідділів) - проведення розподілів на фінансування з котлових рахунків місцевих бюджетів;

? робота з транзитними рахунками державного бюджету, відкритих на обласному рівні для надходження фінансування з Державного казначейства України та залучення на них коштів з ЄКР;

? формування та аналіз звітності про виконання державного та місцевих бюджетів за видатками, внесення виправлень у звітність.

До кола повноважень технолога входить:

? ведення довідників системи;

? експорт документів (виписок з клієнта);

? управління операційним днем казначейства (відкриття та закриття дня);

? імпорт документів з банку;

? опрацювання реєстрів на фінансування;

? проведення діагностики системи;

? ведення протоколу дня;

? адміністрування системи (введення користувачів, надання їм прав доступу).

Щоб почати роботу з програмою АС «Казна-Видатки», необхідно запустити WEB-браузер Internet Explorer версії 4.0 або вище (за встановлення операційної системи його ярлик з'являється на робочому столі). Система запрошує ім'я користувача та пароль.

Головна сторінка, як і майже всі сторінки системи, складається з двох фреймів. У лівому фреймі міститься меню системи. Правий фрейм призначений для виведення інформації.

На головній сторінці відображається інформація про те, під яким іменем користувач зайшов у систему, яка поточна дата операційного дня, скільки користувачів працює на цей момент у системі (рис. 2.4.1).

Особливістю головного меню системи є нестандартне виділення функціональних підчастин, а саме: в системі виділяються не АРМи спеціалістів, а функції, які можливо виконати в системі. До функцій надається відповідний доступ усім спеціалістам, тобто до однієї і тієї ж функції можуть мати доступ всі користувачі системи, якщо це їм дозволено.

Система має широкі можливості та оснащена великою кількістю функцій для повного та своєчасного обліку виконання державного та місцевих бюджетів. Для швидкої орієнтації в системі та правильного вибору відповідних функцій для обліку операцій бюджетних установ головна сторінка системи має:

1) Інструкцію користувача, передбачену для попереднього ознайомлення користувача перед початком роботи в системі.

2) План проведень, який містить інформацію про:

? типи функцій, які використовуються в системі, з описом проведень за кожною функцією;

? опис звітів, що використовуються в системі;

? типи субрахунків, які можуть бути відкриті в системі.

3) Пошук типів документів і функцій для виконання проведень. Інструмент, який перед набором платіжного документа в системі дозволяє користувачеві дізнатися, чи можна виконати бухгалтерське проведення згідно з цим документом і які функції для цього передбачено;

4) Конференцію, яка передбачена для спілкування користувачів системи та розробників в он-лайновому режимі, для обговорення важливих питань щодо роботи системи;

5) Основні зміни у версіях. Користувач може дізнатися, які зміни відбулися в новій версії програми.

Основні функції системи

Всі функції системи умовно можна поділити на такі групи:

1) Функції введення клієнта в систему.

2) Функції обслуговування рахунків у системі.

3) Функції роботи з платіжними документами.

4) Функції формування звітності.

5) Функції адміністратора бази даних.

6) Функції технолога.

Розглянемо докладно кожну групу функцій.

1) Функції введення клієнта в систему.

Щоб розпочати роботу з обслуговування клієнта (бюджетної установи, небюджетної установи) в системі, необхідно ввести цього клієнта в мережу.

Підфункція «Мережа». У пункті «Мережа» передбачено можливість ввести нову бюджетну установу, переглянути список введених бюджетних установ і надрукувати цей список. Технологи мають можливість редагувати записи та видаляти їх з мережі. Під час введення клієнта в мережу вибирається вид бюджету, з якого він фінансується, код відомчої класифікації, код клієнта, ступінь розпорядника коштів, казначейство, яке його обслуговує.

Після введення клієнта в мережу йому повинні бути відкриті рахунки. Щоб даний користувач міг повноцінно обслуговувати клієнта, він повинен взяти його на обслуговування. Для цього передбачено функцію «Мої клієнти».

Мої клієнти. У пункті меню «Мої клієнти» відображається інформація про всіх клієнтів, що перебувають у цього користувача на обслуговуванні. Щоб виконувати будь-які операції з клієнтом (вводити планові показники, набирати розподіли, платіжні доручення, виконувати перерахування з КЕКВ на КЕКВ, друкувати виписку клієнта та інше), необхідно взяти цього клієнта собі на обслуговування, тобто додати в «Мої клієнти». Один і той же клієнт може бути на обслуговуванні у кількох спеціалістів, залежно від розподілу обов'язків між спеціалістами казначейства.

Клієнти в мережі. Пункт «Клієнти в мережі» використовується для відкриття рахунків бюджетним установам. У технолога в пункті «Клієнти в мережі» є можливість змінити параметри бюджетної установи, такі як код ЄДРПОУ, назву установи, код розпорядника коштів, ступінь розпорядника, ВДК. Передбачено відкриття і бюджетних, і небюджетних рахунків.

Всі клієнти. У пункті «Всі клієнти» є можливість проглянути інформацію про всіх клієнтів, занесених у систему (код ЄДРПОУ, назва, код ВДК).

У цьому пункті також передбачено можливість взяти установу на обслуговування.

2) Функції обслуговування рахунків у системі.

Ця група передбачена для обслуговування рахунків, які є в системі, відкриття, закриття рахунків, зміни аналітичних параметрів рахунків.

Рахунки клієнтів. У пункті «Рахунки клієнтів» міститься інформація про всі групи рахунків вибраного клієнта.

У групі рахунків міститься інформація про бюджет, КВК, КПК, КФК, код одержувача, ступінь розпорядника, тип фонду, а також інформація про розпорядника даної бюджетної установи. Неможливо відкрити дві різні групи рахунків, у яких би збігалися всі перераховані параметри. У рахунках міститься інформація про всі рахунки клієнта для вибраної групи, їх стан у банку, залишок на рахунках і дату останнього руху на цих рахунках.

З цього пункту можна роздрукувати загальну виписку, виписку в розрізі КЕКВ, перейти до набору розподілу, платіжного доручення, перерахування з КЕКВ на КЕКВ, а також переглянути інформацію про рахунок.

Грошові рахунки клієнтів. Усі рахунки, які відкриваються для клієнта в системі, можна поділити на грошові та негрошові. Перша група передбачена для обліку саме грошових потоків (це рахунки 3 класу, іноді 1 та 2 класів), а друга група - це рахунки для ведення позабалансового обліку (планових, кошторисних показників - рахунки 9 класу), бюджетного обліку (для обліку доходів і витрат - рахунки 6, 7 класу), управлінського обліку (для обліку коштів, одержаних і переданих з центрального рівня, базових областей та з одного бюджету до іншого, - рахунки 8 класу). Цей пункт меню використовується, якщо користувачу необхідно працювати лише з грошовими рахунками. У цьому пункті є можливість продивитися та роздрукувати виписку загальну та в розрізі КЕКВ, набрати розподіл, платіжні доручення, виконати перерахування з КЕКВ на КЕКВ, проглянути інформацію про рахунок.

Рахунки. Цей пункт дає користувачу дві можливості:

? по-перше, завантажити «Книгу реєстрації відкритих рахунків» у розрізі відділення Держказначейства, бюджету, фонду, балансового рахунку. Будь-який з цих параметрів можна опустити, і тоді буде сформовано узагальнену інформацію, наприклад, за всіма відділеннями казначейства або за всіма фондами;

? по-друге, ввести будь-який рахунок, і буде видано інформацію про цей рахунок, його дебетові і кредитові обороти та залишки в розрізі КЕКВ. Доступна також інформація про те, коли і ким відкрито цей рахунок.

3) Функції роботи з платіжними документами.

Для реалізації цієї можливості користувач може використовувати деякі зазначені вище функції і функції суто щодо роботи з документами, такі як:

Функція «Рахунки клієнтів», окрім перегляду стану рахунків, дає користувачу можливість також за окремим рахунком клієнта зробити розподіл коштів на фінансування, набрати платіжні документи, зробити внутрішнє перерахування з одного КЕКВ на інший та ввести планові показники.

Розподіл. Ця функція використовується для розподілу бюджетних коштів на фінансування розпорядником вищого ступеня між підлеглими йому установами.

Платіжні документи. У системі АС «Казна-Видатки» є шість типів платіжних документів:

? 3100 Платіжне доручення (видатки, зовнішній платіж) - використовується для перерахування коштів в інші банки, тобто МФО одержувача не дорівнює МФО вашого банку;

? 3200 Платіжне доручення (видатки, внутрішній платіж) - використовується для проведення видатків на видаткові рахунки, відкриті в системі АС «Казна». Ця операція виконується із зазначенням видаткового КЕКВ. Гроші знімаються у клієнта із зазначеного КЕКВ, а зараховуються іншому клієнту на КЕКВ 0000;

? 3300 Платіжне доручення (фінансування, внутрішній платіж) - використовується для проведення фінансування з транзитного рахунку або з особового рахунку розпорядників бюджетних коштів вищого рівня на особовий або реєстраційний рахунок розпорядників нижчого рівня із зазначенням КЕКВ;

? 3400 Платіжне доручення (повернення фінансування, внутрішній платіж) - використовується для повернення фінансування розпорядників бюджетних коштів нижчого рівня до розпорядників бюджетних коштів вищого рівня із зазначенням КЕКВ. Зворотний до типу документа 3300;

? 3500 Платіжне доручення (сплата податків, внутрішній платіж) - використовується для проведення видатків на дохідні рахунки, відкриті у вашому банку;

? 3600 Платіжне доручення (перерахування коштів, внутрішній платіж) - використовується для перерахування коштів на КЕКВ 0000 з рахунку одного клієнта на рахунок іншого клієнта системи АС «Казна».

Залежно від обраної функції або типу документа будуть автоматично заповнені деякі реквізити цього документа та сформуються бухгалтерські проведення. Так, у виборі функції 3500 автоматично заповняться реквізити банку одержувача, збільшиться залишок з рахунку 7 класу (відображення видатків клієнта), зменшаться кошторисні призначення та фінансові зобов'язання з рахунків 9 класу. Система побудована за принципом «від дозволеного», тобто користувач може використовувати та створювати тільки ті бухгалтерські проведення, які дозволено Планом рахунків та іншими нормативними актами Державного казначейства України.

Перерахування з КЕКВ на КЕКВ. Цей пункт використовується для перерахування коштів з одного КЕКВ на інший у межах однієї групи рахунків клієнта. Ця операція виконується лише в системі АС «Казна-Видатки», тобто формування DBF-файла і відправлення його в систему «Клієнт-банк» не потрібне. Різні види операцій використовуються для різних типів перерахувань:

? 7100 Перерахування фінансування з КЕКВ на КЕКВ - використовується в тому разі, коли необхідно перерахувати помилково зараховане фінансування з одного КЕКВ на інший;

? 7200 Відновлення касових видатків - за повернення платіжного доручення (рахунок одержувача невірний чи закритий або з інших причин) кошти клієнту зараховуються на КЕКВ 0000. У цьому разі необхідно відновити касові видатки з КЕКВ 0000 на КЕКВ, з якого було здійснено видатки;

? 7300 Надходження - всі надходження спеціального фонду зараховуються на КЕКВ 0000. Щоб провести видатки, необхідно передусім ці кошти перерахувати з КЕКВ 0000 на конкретний КЕКВ типом документа 7300;

? 7400 Виправлення помилкових касових видатків - у разі, коли кошти було помилково списано не з того КЕКВ, є можливість типом документа 7400 перенести касові видатки з одного КЕКВ на інший;

? 7500 Внутрішні касові видатки - у разі, коли кошти було списано з КЕКВ 0000, є можливість типом документа 7500 провести касові видатки з видаткового КЕКВ. При цьому кошти повернуться на КЕКВ 0000.

Виправляючі проведення. Ця функція використовується для виправлення помилок, які були раніше допущені у проведенні платежів клієнтів, занесенні планових показників і для корегування звітності.

Імпорт документів. Документи, які повинні бути проведені в системі АС «Казна-Видатки», можуть бути сформовані в інших АІС (АІС бухгалтерського обліку бюджетних установ, ІС «Мережа» та інших програмних продуктах). Для усунення ручного опрацювання документів, зменшення кількості помилок у повторному наборі документів з первинних паперових носіїв, зменшення витраченого робочого часу на опрацювання платіжних документів за великої їх кількості, використовується ця функція системи. Пункт «Імпорт документів» призначений для імпорту DBF-файлів, сформованих у сторонніх програмах. Дозволяє імпортувати платіжні доручення, юридичні та фінансові зобов'язання клієнтів, документи з внесення планових показників, мережу установ. Після опрацювання імпортованих документів вони знаходять своє відображення на рахунках клієнта.

Мої документи. Ця функція дає змогу провести повторний контроль документів після їх первинного набору. Тобто всі набрані цим користувачем документи перед відправкою їх до системи «Клієнт-Банк» на оплату можуть бути ще раз звірені з первинними документами за допомогою цієї функції. Можна видалити непотрібний документ або відправити пакет документів на оплату.

4) Функції формування звітності.

Звітність з клієнта. Пункт «Звітність по клієнту» призначена для перегляду звітності по конкретній установі, такої як «Картка фінансових зобов'язань», «Звіт про використання кошторису», «Звіт про надходження та використання коштів», «Звіт про фінансові зобов'язання» та інші.

Звітність. Одна з головних функцій у системі, яка дозволяє формувати звітність про виконання державного та місцевих бюджетів за видатками, затверджену нормативними актами Державного казначейства України, та різноманітні довідки, які допомагають у роботі. Пункт «Звітність» призначений для перегляду, друку звітності та формування DBF-файлів звітності.

Уся звітність формується і зведена, і в розрізі окремих бюджетів і територій, а також на будь-яку дату, в розрізі всіх балансових рахунків або за окремим, у розрізі бюджетних установ і в розрізі кодів економічної класифікації видатків.

Велика кількість звітності дає можливість не тільки своєчасно проводити видатки розпорядників бюджетних коштів та їх фінансування, а й своєчасний контроль за правильністю спрямування видатків, оперативно перерозподіляти кошти державного бюджету між регіонами, одержувати звітність у різних розрізах про обсяги фінансування, проведені видатки, одержані бюджетними установами доходи, контролювати виконання кошторису, планів асигнування, бюджетного розпису.

5) Функції адміністратора бази даних.

Адміністрування. Пункт «Адміністрування» призначений для виконання адміністративних функцій у системі АС «Казна».

У системі АС «Казна» записується протокол дій користувачів. У пункті «Протокол опер. дня» можна продивитися та проаналізувати реагування і відповіді системи на дії користувачів. Також є можливість перегляду операцій за типом повідомлення, за типами операцій на конкретну операційну дату.

Пункт «Управління користувачами» використовується для введення нових користувачів і надання їм прав згідно зі штатним розписом. Цей пункт передбачає можливість змінити пароль, дозволити чи заборонити вхід у систему, а також змінити користувачеві права. Кожна група користувачів має свої права:

? користувач - всі користувачі системи, обов'язкова група для всіх, можуть продивлятися інформацію про установи та рахунки, робити звіти (за своїми районами), не мають права на введення інформації;

? керівник - має ті самі права, що й користувач;

? операціоніст - додатково має право набирати платіжні документи та планові показники;

? бухгалтер - додатково має право виконувати виправляючі проведення;

? технолог - додатково доступні функції адміністрування, червоний $, виправлення мережі, опрацювання реєстрів фінансування та інші.

Пункт «Довідники» призначений для перегляду та редагування всіх довідників системи.

Пункт «Діагностика системи» призначений для контролю за працездатністю системи та зв'язком з банком.

6) Функції технолога. Серед них виділяють:

Управління опер. днем. Пункт «Управління опер. днем» призначений для проведення операцій з управління операційним днем, таких як закриття операційного дня, відкриття операційного дня, перенесення даних в архів, експорт сальдо в банк та інших.

Імпорт документів з банку.

Пункт «Середньодобові показники» використовується для перегляду інформації про завантаженість системи за годинами за певний період, а також про кількість набраних користувачами документів.

У відповідь на запит система видасть інформацію у вигляді таблиць:

а) кількість документів, користувачів та в середньому документів на користувача у розрізі годин;

б) кількість документів, користувачів та в середньому документів на користувача у розрізі типів документів:

? планові показники;

? платіжні доручення за реєстрами;

? платіжні доручення за розподілами;

? документів усього.

Експорт файлів. Пункт призначений для формування реєстрів асигнувань у вигляді DBF-файлів згідно з проведеними розподілами.

Структура комплексу технічних засобів казначейського виконання бюджетів

Для розуміння структури комплексу технічних засобів на рисунках 2.4.1 і 2.4.2 наведено перелік і функціональну взаємодію складників АС «Казна» на центральному і регіональному рівнях відповідно.

Комплекс технічних засобів (КТЗ) казначейського виконання бюджетів складається з таких основних компонентів:

? КТЗ - казначейського виконання бюджетів усіх рівнів за доходами (КТЗ - АС «Казна-Доходи»);

? КТЗ - казначейського виконання бюджетів усіх рівнів за витратами (КТЗ - АС «Казна-Видатки»);

? КТЗ - планування витрат Державного бюджету на центральному рівні (КТЗ - АС «Казна-Видатки-Центр»);