Личные архивные фонды. Их роль в создании информационной базы МО г. Ирбит

К разделу «Дарственные надписи разных лиц фондообразователю» относятся дарственные надписи, сделанные на титульных листах, вырезанных из книг, нот.

Единицы хранения с дарственными надписями разных лиц фондообразователю систематизируются по алфавиту фамилий этих лиц.

При небольшом количестве материалов дарственные надписи не составляют особого раздела, а помещаются в конце раздела писем.

К разделу «Материалы к биографии фондообразователя» относятся:

Первый подраздел: личные документы - свидетельства о рождении, браке, смерти, выписки из метрических книг, паспорта, документы об образовании, послужные списки, орденские книжки, дипломы о присвоении почетных званий, именные членские билеты различных обществ, анкеты, справки о работе, завещания и др.

Второй подраздел: материалы литературной, служебной и общественной деятельности - копии уставов, приказов, протоколов учреждений и организаций, в которых фондообразователь работал, документы о назначениях и перемещениях по службе, о командировках, черновики отчетов, донесений, удостоверения и служебные пропуска, отзывы о служебной деятельности фондообразователя; материалы его деятельности в политических партиях, союзах, добровольных, ученых, благотворительных обществах. В фондах редакторов и преподавателей - рукописи разных лиц, присланные на отзыв.

Единицы хранения в разделе «Материалы к биографии фондообразователя» систематизируются внутри подразделов в хронологической последовательности.

При наличии значительного количества материалов о деятельности фондообразователя в одном учреждении они выделяются в отдельную группу. В таких случаях единицы хранения систематизируются по учреждениям, и эти группы распознаются одна за другой в хронологической последовательности работы в них фондообразователя.

Дробление материалов на мелкие группы не рекомендуется.

При небольшом количестве документов, относящихся к разделу «Материалы к биографии фондообразователя», все единицы хранения систематизируются в хронологической последовательности.

К разделу «Материалы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам» относятся подборки различных материалов по интересующим фондообразователя вопросам (газетные вырезки и др.), альбомы с записями, стихотворениями, автографами, рисунками разных лиц.

Единицы хранения в этом разделе систематизируются по темам, при невозможности установить связь с определенной темой в следующем порядке: рукописи - по алфавиту фамилий авторов, письма - по алфавиту фамилий корреспондентов, другие документы - по хронологии. При незначительном количестве документов в этом разделе единицы хранения систематизируются по хронологии.

В отдельных случаях в зависимости от характера документов, от близости их к произведениям фондообразователя этот раздел может помещаться после раздела «Рукописи».

К разделу «Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера» относятся документы о покупке и продаже фондообразователем имущества, описи имущества, купчие, хозяйственные договоры, векселя, долговые обязательства, решения судебных инстанций по спорным имущественным делам фондообразователя, записи расходов, планы домов (усадеб), заключения врачей о состоянии здоровья фондообразователя и т.п. При незначительном количестве эти документы могут присоединяться к разделу «Материалы к биографии фондообразователя».

Единицы хранения, сформированные из имущественно-хозяйственных и бытовых материалов, систематизируются по хронологии.

К разделу «Материалы о фондообразователе» относятся воспоминания о фондообразователе, рецензии на его труды, стихотворения, ему посвященные, некрологи, документы по увековечению памяти, стенограммы вечеров памяти фондообразователя, письма к родным с выражением соболезнования по поводу его смерти, библиография о фондообразователе.

Единицы хранения, содержащие материалы о фондообразователе, систематизируются при незначительном объеме по хронологии, при значительном - по группам: воспоминания, статьи - по алфавиту фамилий авторов, письма - по корреспондентскому признаку, другие документы - по хронологии.

К разделу «Изобразительные материалы» относятся фотографии и рисованные портреты (в том числе шаржи, карикатуры) фондообразователя, членов его семьи и знакомых; фотографии разных лиц с дарственными надписями; иллюстрации к произведениям писателя; фотографии актеров в ролях и сцен из спектаклей, фотографии помещений и местностей, рисунки, гравюры разных лиц и репродукции с них, открытки и вырезки из газет и журналов с различными изображениями, собранные фондообразователем.

Единицы хранения, содержащие изобразительные материалы, систематизируются по хронологии, по тематике, по алфавиту фамилий художников или изображенных лиц.

К разделу «Материалы членов семьи фондообразователя» относятся рукописи, письма и другие документы родственников фондообразователя.

Единицы хранения, содержащие материалы членов семьи фондообразователя, распределяются по группам документов в соответствии со степенью родства (жена, дети, родители, братья, сестры), а внутри групп располагаются согласно схеме систематизации личного фонда (рукописи, письма, материалы к биографии).

В названиях этих групп документов после фамилии, имени и отчества должно стоять обозначение родственных связей.

К разделу «Материалы разных лиц, отложившиеся в фонде» относятся рукописи, письма и другие документы разных лиц, которые по своему составу не могут быть отнесены к разделу материалов, собранных фондообразователем. В зависимости от состава документы могут быть систематизированы по авторскому, тематическому, хронологическому и другим признакам.

К разделу «Коллекции» относятся коллекции, собранные фондообразователем. В зависимости от состава документов они могут быть систематизированы по авторскому, номинальному и другим признакам.

Каждый из перечисленных разделов фонда личного происхождения может быть создан лишь при наличии достаточного количества единиц хранения, относящихся к данному разделу. В небольших фондах (до 30 единиц хранения) разделы не создаются.

Материалы семейных и родовых фондов следует систематизировать вначале по фондообразователям, материалы каждого фондообразователя - по разделам схемы систематизации личного фонда.

В семейных фондах на первое место выносятся материалы основного фондообразователя, за которыми следуют материалы членов семьи в порядке степени родства (жена, дети, родители и т.д.). В родовых фондах материалы располагаются в порядке генеалогической последовательности членов семей. Материалы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные), помещаются в начале всего фонда.

Хронологические границы фонда личного происхождения определяются датами жизни фондообразователя (личный фонд), членов семьи (семейный фонд), рода (родовой фонд).

Крайние даты документов, которые входят в фонд личного происхождения, могут быть расширены за счет документов по увековечению памяти фондообразователя, воспоминаний о нем и т.п.

2. Формирование и описание единиц хранения

При описании документов личного происхождения устанавливаются виды документов, авторство, заглавие произведения или содержания документов, степень их полноты, подлинность или копийность, язык, способ написания или опубликованность, наличие приложений к ним, внешние особенности, крайние даты документов и количество листов единиц хранения.

Физически обособленная единица хранения может состоять из одного документа или группы документов, объединенных по авторскому, корреспондентскому, тематическому, номинальному, хронологическому и географическому признакам. Каждый из перечисленных признаков может быть положен в основу формирования единиц хранения как самостоятельно, так и в сочетании с другими признаками.

Объем единицы хранения не должен превышать 100 листов, для особо ценных документов - 40-60 листов, для рисунков и чертежей - 10-15 листов. Если документ или группа документов превышают эти объемы, их следует разделять на две или несколько единиц хранения с соблюдением логической и хронологической последовательности.

Обложки единиц хранения, надписанные фондообразователем, с его пометами, а также имеющие художественную или историческую ценность, сохраняются и помещаются в единицы хранения вместе с рукописью.

Рукописи

Рукописи формируются в единицы хранения по авторскому признаку. К рукописи каждого произведения присоединяются все его черновики и варианты.

При наличии в единице хранения нескольких произведений и вариантов каждый из них заключается во внутреннюю обложку.

Рукописи большого формата (гранки и т.п.) выделяются в самостоятельную единицу хранения.

При значительном количестве рукописей малого жанра они объединяются по тематическому или хронологическому признаку.

Если произведение значительно по объему, то оно может составлять самостоятельную единицу хранения или несколько единиц хранения по главам, частям и т.п.

При описании материалов лиц, известных в литературе под псевдонимами, в заголовке указывается псевдоним, настоящая фамилия фондообразователя приводится только в названии фонда в круглых скобках.

При описании документов священнослужителей указываются их имя и сан, а в скобках настоящие фамилия, имя, отчество.

При описании единиц хранения, содержащих рецензии, указываются фамилия автора, заглавие рецензии и жанр, если заглавие рецензии отсутствует - фамилия автора, затем жанр, автор и заглавие рецензируемой работы.

В заголовках единиц хранения, содержащих сборники, составленные авторами или редакторами из различных произведений, указываются фамилия автора или редактора и название сборника, при описании собрания сочинений - том и издательство.

В заголовках единиц хранения, содержащих лекции, выступления, доклады, их планы и тезисы, указываются автор, название, жанр, место выступления, если оно известно. Если нет названия, раскрывается содержание.

В заголовках единиц хранения, содержащих записные книжки, тетради и блокноты с записями, должно быть раскрыто их содержание. Способ воспроизведения не указывается.

В заголовках единиц хранения, содержащих записи интервью, беседы фондообразователя или о фондообразователе, должно быть указано, кто вел беседы, с кем и по каким вопросам.

Газетные вырезки с произведениями фондообразователя объединяются в единицы хранения по признакам жанра и с учетом хронологии.

Записные книжки объединяются в единицы хранения за каждый год отдельно, не более трех книжек в одной единице хранения.

Переписка

Письма формируются в единицы хранения по корреспондентскому признаку. Письма фондообразователя (черновики, копии и д.р.) к каждому адресату и письма каждого корреспондента к фондообразователю составляют самостоятельные единицы хранения. При большом количестве писем одного корреспондента или письма фондообразователя к одному адресату могут составить несколько единиц хранения, которые формируются в соответствии с хронологическим признаком.

Письма разных корреспондентов по одному и тому же четко выраженному вопросу могут объединяться по тематическому признаку (просьбы о высылке книг, поздравительные и т.д.).

Поздравительные письма и телеграммы тех лиц, чьи письма к фондообразователю есть в фонде, присоединяются к этим письмам.

Приложения, оговоренные в тексте писем (фотографии, рукописи, другие документы), от писем не отделяются. Сопроводительные письма к рукописям, договорам прилагаются к документам.

В заголовках единиц хранения, сформированных из писем замужних женщин, фамилию корреспондентки следует писать по мужу. Желательно указывать в скобках ее девичью фамилию с добавлением «урожденная» (сокращенно «урожд.»), если же она была замужем несколько раз, кроме девичьей фамилии указываются ее фамилии по первому и последующим бракам. Указание на девичью фамилию или фамилию по первому и последующим бракам делается в том случае, если часть писем подписана этими фамилиями.

Последнюю фамилию корреспондентки следует приводить в заголовке как основную даже в том случае, если большинство писем подписано фамилиями, которые она носила ранее.

При описании коллективных писем в заголовки единиц хранения выносятся три-пять фамилий наиболее значительных лиц или первых по порядку. Если подписавшиеся лица могут быть объединены каким-либо общим определяющим их наименованием, то оно ставится в заголовке.

В заголовках единиц хранения, содержащих письма разных лиц, которые объединены по тематическому признаку, указываются группы корреспондентов и затронутые в письмах вопросы. При наличии писем известных лиц их инициалы и фамилии выносятся в заголовок.

Дарственные надписи

Единицы хранения с дарственными надписями на листах из книг объединяются в одну единицу хранения по алфавиту фамилий авторов надписей, которые выносятся в заголовок единицы хранения.

Дарственные надписи тех лиц, чьи письма к фондообразователю есть в фонде, присоединяются к их письмам.

Альбомы

В заголовках единиц хранения, содержащих альбомы, указывается фамилия владельца альбома, дается краткое описание содержащихся в нем записей, фотографий или других документов и его внешних особенностей. К альбомам рекомендуется составлять внутренние описи.

Материалы к биографии фондообразователя

Биографические документы формируются в единицы хранения преимущественно по тематическому и номинальному признакам, но могут применяться и географический, хронологический, корреспондентский признаки, а также их сочетания.

При небольшом количестве документы, отложившиеся в результате деятельности фондообразователя в одном учреждении, могут объединяться в одну единицу хранения.

Письма фондообразователя в учреждения, учреждений к фондообразователю формируются в единицы хранения по корреспондентскому или тематическому признаку.

Материалы юбилеев формируются в единицы хранения по тематическому признаку, т. е. все материалы, относящиеся к определенному юбилею, включаются в одну единицу хранения. При значительном объеме материалы каждого юбилея могут объединяться в единицы хранения по номинальному признаку.

Имущественно-хозяйственные и бытовые материалы

Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера объединяются в единицы хранения по тематическому и номинальному признакам.

Материалы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам

Материалы, собранные фондообразователем для определенных работ или по интересующим его темам, объединяются в отдельные единицы хранения по каждой работе или теме.

Если принадлежность материалов к определенным работам или темам не ясна, то они объединяются в единицы хранения согласно правилам формирования единиц хранения из соответствующего вида документов (письма, рукописи и т.п.).

Материалы о фондообразователе

Материалы о фондообразователе формируются в единицы хранения, по номинальному, предметно-вопросному, авторскому или корреспондентскому признаку.

Изобразительные материалы

Изобразительные материалы формируются в единицы хранения по тематическому признаку: рисованные портреты фондообразователя, фотографии фондообразователя, фотографии родственников, фотографии знакомых, фотографии с дарственными надписями, видовые фотографии и открытки, вырезки из журналов и газет (по определенным темам).

Индивидуальные фотографии фондообразователя объединяются по годам не более 20 в одну единицу хранения, групповые - не более 10 с тем, чтобы можно было перечислить на обложке фамилии изображенных лиц.

Фотографии фондообразователя на смертном одре, его похорон и надгробного памятника составляют отдельную единицу хранения.

Фотографии родственников и знакомых, не имеющие дарственных надписей и помет, могут объединяться в одну единицу хранения не более 30, а с дарственными надписями - не более 5.

В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии, сначала указывается вид документа (фотография), а затем - фамилия, имя и отчество изображенного лица.

Если на фотографии изображен фондообразователь, то указываются его инициалы и фамилия.

Если фондообразователь в группе с другими лицами, дается указание «в группе» и перечисляются в алфавитном порядке фамилии этих лиц, инициалы ставятся перед фамилией.

Если фондообразовательс родственниками, после фамилий в скобках указываются их родственные связи.

В заголовках единиц хранения с уникальными фотографиями могут указываться место и событие, запечатленное на фотографии, ее размер (в сантиметрах).

В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии с дарственными надписями, дается описание изображения, затем дарственных надписей и их дат.

В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии городов, местностей и помещений, указывается вид документов (фотография) и дается описание изображений.

Вырезки из журналов и газет с иллюстрациями, собранные фондообразователем по определенным темам, объединяются по тематическому признаку - не более 50 листов в единице хранения: архитектурные памятники, произведения советских и зарубежных писателей, портреты деятелей литературы, искусства, государственных и общественных деятелей.

При описании открыток, вырезок из газет и журналов с иллюстрациями, собранных фондообразователем по темам, указываются вид документа, тема подборки, способ воспроизведения и дата изображения.

Коллекции

Документы коллекций в зависимости от их характера и состава формируются в единицы хранения в соответствие савторским (коллекция автографов), хронологическим (коллекция манифестов), географическим (коллекция открыток с видами различных городов) или тематическим (коллекция революционных листовок 1905 г.) признаком.

В пределах сформированной единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологической последовательности.

Приложения и конверты помещаются после документов, к которым они относятся.

В единице хранения, состоящей из рукописи, листы систематизируются в порядке авторской нумерации. В случае ее отсутствия систематизация проводится по содержанию.

Черновики, беловики, варианты, гранки, верстка одного произведения, объединенные в одну единицу хранения, располагаются в хронологической последовательности работы автора над данным произведением.

В единице хранения, сформированной из нескольких произведений, документы располагаются в хронологической последовательности. Произведения одного года или не датированные располагаются по алфавиту названий.

В единицах хранения, содержащих письма, документы систематизируются в хронологической последовательности. Письма с неустановленными датами помещаются после датированных. Письма неустановленных лиц группируются по почеркам, а письма, написанные одним почерком, по датам.

В единицах хранения, содержащих письма, объединенные по тематическому признаку (читателей, начинающих авторов, поздравительные и др.), документы систематизируются в хронологической последовательности или по алфавиту фамилий корреспондентов. Визитные карточки располагаются по алфавиту фамилий их владельцев.

В единицах хранения, сформированных из личных документов, материалов служебной и общественной деятельности, имущественно-хозяйственного и бытового характера, документы располагаются по хронологии.

Фотографии и портреты фондообразователя, видовые открытки, вырезки из журналов и газет с иллюстрациями систематизируются внутри единицы хранения в хронологической последовательности, фотографии разных лиц с дарственными надписями и без них - по алфавиту фамилий изображенных лиц.

Если фотографий одного и того же лица несколько, они систематизируются по хронологии.

Описание творческих материалов актеров и режиссеров театра

Спецификой фондов актеров и режиссеров театра является наличие в них творческих материалов, состоящих не только из документов самого режиссера или актера, но и других лиц, связанных с постановкой спектакля.Описание и систематизация этих материалов имеют свои особенности.

В фондах режиссеров и актеров создается раздел «Творческие материалы». К нему относятся режиссерские экземпляры пьес, опер или оперетт, режиссерские заметки, разработки, мизансцены, монтировки спектаклей, тексты ролей, сыгранных фондообразователем, с его пометами, его концертный репертуар, списки ролей и концертных выступлений, фотографии фондообразователя в ролях и сцен из спектаклей. Статьи, рецензии и заметки о ролях, сыгранных фондообразователем помещаются в раздел «Материалы о фондообразователе»; эскизы декораций, костюмов, грима, сделанные не фондообразователем, относятся к разделу «Изобразительные материалы».

Единицы хранения в разделе «Творческие материалы» располагаются по спектаклям, осуществленным и неосуществленным, в общей хронологической последовательности.

Материалы по каждому спектаклю распределяются по следующим подразделам:

- режиссерский экземпляр пьесы, режиссерские заметки, экспликации, разработки мизансцен, монтировка спектакля, распределение ролей и др.;

- изобразительные материалы по спектаклю: фотографии действующих лиц и сцен из спектакля и эскизы декораций, костюмов и грима, если они сделаны фондообразователем.

В фондах актеров творческие материалы систематизируются по следующей схеме:

- тексты ролей, сыгранных фондообразователем, с его пометами и его концертный репертуар;

- списки ролей, хронологические перечни выступлений, гастрольных поездок и т.п. помещаются в конце этого подраздела;

- фотографии фондообразователя в ролях и в сценах из спектаклей с его участием.

Систематизация единиц хранения внутри подразделов проводится по хронологическому признаку. Если в подразделах «Роли» и «Режиссерские экземпляры пьес» нельзя установить точные даты единиц хранения, они систематизируются по алфавиту названий пьес.

В одну единицу хранения могут объединяться фотографии фондообразователя не более чем в 3-х ролях (до 10 документов), которые располагаются в хронологической последовательности.

Афиши и программы спектаклей формируются в единицы хранения по номинальному признаку, а внутри единиц хранения систематизируются по хронологии.

При описании режиссерских разработок пьес в заголовках указываются фамилия режиссера, название пьесы, вид документа, автор пьесы, театр, в котором она была поставлена, и способ воспроизведения. Датировка проводится по времени работы режиссера.

При описании ролей, сыгранных фондообразователем указываются персонаж, автор и название пьесы, кем сыграна роль, способ воспроизведения. Датировка проводится по времени работы актера над ролью.

При описании фотографий актеров в ролях указывается, в какой роли снят актер, в скобках дается название пьесы; при описании групповых фотографий перечисляются фамилии партнеров.

В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии сцен из спектакля, указывается название театра и спектакля, затем перечисляются участники сцен, начиная с фондообразователя, после фамилия которого в скобках указывается роль, им исполненная.

При описании афиш и программ спектаклей, поставленных фондообразователем, указываются названия спектаклей, фамилия режиссера и театр, в котором они были поставлены.

При описании афиш и программ спектаклей с участием фондообразователя - указываются название театра или спектакля и фамилия фондообразователя.

Описание творческих материалов художников

Спецификой фондов художников является наличие в них рисунков и чертежей, описание и систематизация которых имеют свои особенности.

В таких фондах создается раздел «Творческие материалы». К нему относятся рисунки, этюды, эскизы, наброски фондообразователя.

Единицы хранения в разделе «Творческие материалы» систематизируются по жанрам; по технике исполнения; по хронологии (при незначительном количестве материала); по алфавиту авторских названий - если датировка произведений художника невозможна, но они имеют авторские названия.

Единицы хранения, содержащие рисунки тушью, чернилами, акварелью, гравюры, не должны превышать 25 листов.

Эскизы композиции картины, этюды и наброски к ней объединяются в одну единицу хранения (не более 10 листов).

Портреты, пейзажи, натюрморты объединяются в единицы хранения по жанрам, внутри жанра - по технике исполнения (не более 10 листов).

Каждый альбом с рисунками составляет отдельную единицу хранения.

Репродукции с подлинниками не объединяются. Единицы хранения из них формируются по авторскому, тематическому или хронологическому признаку.

Заголовки единиц хранения, содержащих произведения изобразительного искусства, состоят из следующих элементов: автор, название произведения, указание на жанр и степень завершенности, указание на лицо, с которого сделан рисунок, набросок или этюд, авторские подпись и пометки, техника исполнения.

При указании автора даются его инициалы и фамилия. Если автор неизвестен, пишется «не установленный художник» и, по возможности, добавляется живописная школа, к которой он может быть отнесен.

При описании иллюстраций указываются художник, название, жанр и автор иллюстрируемого произведения.

В заголовках единиц хранения, содержащих экслибрисы, указываются художник, фамилия владельца библиотеки, в отдельных случаях - содержание рисунка; при большом количестве экслибрисов может составляться внутренняя опись.

При описании альбома с рисунками фондообразователя после фамилии автора указывается название документа (альбом), а затем его авторское название в кавычках или тематика без кавычек.

При описании произведений изобразительного искусства и чертежей указываются материал (бумага, картон и т.д.), техника исполнения (тушь, акварель, гуашь и т.д.), инструмент (карандаш, кисть и т.д.).

Заключение

Памятка составлена с целью оказания методической и практической помощи архивисту при проведении работы по экспертизе ценности, фондирования и описания документов личного происхождения. Оказать помощь архиву в решении вопросов, возникающих в ходе работы с документами личного происхождения, выработать общую методику систематизации и описания данных документов

Данная памятка может быть использована при работе в государственных и муниципальных архивах при организации работы с документами личного происхождения

Литература

1. Гражданский кодекс Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ // Принята Государственной Думой 24 ноября 2006 года // Собрание законодательства Российской Федерации от 25 декабря 2006 г. № 52 (часть I) ст. 5496.

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, М. 2007.

3. Комплектование документами личного происхождения в Государственном казенном учреждении Свердловской области «Центр документации общественных организаций Свердловской области», методические рекомендации, Екатеринбург, 2012.

4. Методические рекомендации по приёму, учёту и описанию документов личного происхождения (Чебоксары, 2012).

5. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Вывод по второй главе

Подводя итог можно сделать вывод, что деятельность архивиста в ГКУСО «ГА в г. Ирбите» заключается в описании документов личного происхождения, осуществлении систематизации и учета документов, совершенствовании научно-справочного аппарата, а также в осуществлении информационного обслуживания и удовлетворении информационных потребностей в интересах граждан, общества и государства.

К сожалению, в архивах зачастую проблема заключается в отсутствие специально подготовленного сотрудника, либо с не достаточным опытом работы по организации описания архивных документов. В результате чего получается либо некачественное описания документов в архивах, либо отсутствием описания документов в ряде архивных организаций.

Для решения проблемы нами разработана памятка «По формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит», которая составлена с целью оказания помощи архивисту при проведении работы по экспертизе ценности и описанию документов личного происхождения. Данная памятка может быть использована при работе в государственных и муниципальных архивах при организации работы с документами личного происхождения.

Заключение

В заключении подведем основные итоги. На основании изученного материала можно сделать следующие выводы: комплектование Архивного фонда документами личного происхождения остается одним из приоритетных направлений деятельности ГКУСО «ГА в г. Ирбите». Документы личного происхождения занимают важное место в составе Архивного фонда Российской Федерации.

Личные архивы - это важнейшие исторические источники, позволяющие наряду с официальными документами дать представление об ушедшем времени, раскрыть его во всем многообразии. Практика формирования фондов личного происхождения, как принципиально новое направление деятельности архивов, превращающее в объект истории не только крупные социальные и культурные явления, но и личные судьбы ярких и неординарных людей, появилась сравнительно недавно. Личные фонды ценны и уникальны тем, что они дают яркое, неповторимое, насыщенное смыслом содержание общему течению истории народов.

Документы личного происхождения активно используются при организации тематических выставок, для документальных киносъемок, записи радио - и телевизионных передач. Востребованы они и у исследователей читального зала для подготовки, статей, докладов, докторских и кандидатских диссертаций, дипломных работ, причем интерес к документам личного происхождения возрастает, и мы надеемся на новые их поступления.

В последние годы много говорят о личных архивах людей, причем не только прославивших нашу страну. Многие такие памятники первоначально находились и теперь находятся в семейных, личных архивах. Важно уберечь эти документы, чтобы со временем они стали общественным достоянием.

В настоящее время работу с документами личного происхождения наряду с государственными архивами ведут библиотеки и музеи, в т.ч. мемориальные и краеведческие. Широкий размах собирательской деятельности требует укрепления научно-методической базы на основании современных достижений архивоведения и с учётом передового опыта всех государственных хранилищ. Необходимо работать над сближением методики комплектования, обработки, учёта и хранения документов личного происхождения в архивах, музеях и рукописных отделах библиотек. В курсовой работе описаны основные понятия архивных фондов личного происхождения, особенности комплектования и фондирование документов личного происхождения. Важным этапом на пути к фондированию архивных документов является определение их фондовой принадлежности и хронологических границ. Таким образом, работа по фондированию и описанию документов личного происхождения в архивах достаточна сложна, и требует особого внимания и ответственности, при этом крайне необходимо учитывать коренные изменения в жизни государства и общества, а также всевозможные организационные изменения в учреждениях.

К сожалению, в архивах зачастую проблема заключается в отсутствие специально подготовленного сотрудника, либо с не достаточным опытом работы по организации описания архивных документов. В результате чего получается либо некачественное описания документов в архивах, либо отсутствием описания документов в ряде архивных организаций. Для решения проблемы нами разработана памятка «По формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит», которая составлена с целью оказания помощи архивисту при проведении работы по экспертизе ценности и описанию документов личного происхождения. Данная памятка может быть использована при работе в государственных и муниципальных архивах при организации работы с документами личного происхождения. Данная памятка может быть использована при работе в государственных и муниципальных архивах при организации работы с документами личного происхождения.

Список литературы

1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) // Российская газета, №142, 08.08.2010.

2. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения".

3. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. № 19).

Основная литература

4. Артизов А.Н. Архивное законодательство России. М.: Термика, 2005.

5. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебное пособие для профессионального образования под ред. проф.В.П. Козлова. М.: Academia. 2005.

6. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение; учебно-практическое пособие./В.И. Андреева-Кно-Рус, 2011.

7. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): Учебное пособие / М.И. Басаков.- 7-е изд., перераб. И доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2012.

8. Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение Учебное пособие Пенза, 2005.

9. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. М.: Норма. 2006.

10. Тельчаров А.Д. Архивоведение. М.: ПРИОР. 2005.

11. Ульянина Е.А., Якименко А.С. Архивоведение: конспект лекций. М: Высшее образование. 2007.

Дополнительная литература

12. Артизов А.Н. Проект Федерального закона «Об Архивном деле в РФ» и архивное законодательство // Отечественные архивы. 2003.

13. Артизов А.Н. Архивное законодательство России: проблемы и перспективы // Вестник архивиста. 2002.

14. Демушкин А.С. Правовое регулирование организации работы с документированной информацией ограниченного доступа // Вестник архивиста. 2002.

15. Ромашкин Е.И. «Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» - правоприменительная и законотворческая практика». Круглый стол // Вестник архивиста. 2005.

16. Артизов А.Н. О реализации Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» // Вестник архивиста. 2005.

17. Черешня А.Г. О законодательном регулировании архивного дела // Отечественные архивы. 2003.

18. Истомина Е.С. Жизнь с ЭЦП // Делопроизводство. 2004.

19. Объедкова С.Ю. Теоретический аспект организации документационного обеспечения деятельности кадровой службы предприятия // Делопроизводство. 2004.

20. Лаптев Г.Г. Электронные архивы: введение в тему // Делопроизводство. 2004.

21. Наленч Д. Архивы в эпоху информационного общества // Вестник архивиста. 2003.

Интернет - ресурсы

22. http://archives.ru

23. www.archives-garant.ru

24. http://www.vestarchive.ru

25.www.jurn.ru

26.www.termika.ru

Приложение № 1

Перечень принятых терминов

Архивный фонд личного происхождения - Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Архив - Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Архивный документ - Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Архивный фонд - Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Архивный фонд Российской Федерации - Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Объединенный архивный фонд - групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Архивная коллекция - Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Источник комплектования - Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Фондообразователь-Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Изобразительный документ - Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Графический документ - Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Аудиовизуальный документ - Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Кинодокумент - Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Фотодокумент - Изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Фонодокумент- Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Документ личного происхождения - личный документ. Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Подлинный документ - Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Дубликат документа - Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Копия документа - Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий. Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Дублетный документ - один из экземпляров копии документа.

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Фондирование документов - распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям.

Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Ценность архивного документа - Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Экспертиза ценности документов - Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Размещено на Allbest.ru