Личные архивные фонды. Их роль в создании информационной базы МО г. Ирбит

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

Глава 1. Теоритические аспекты и основные понятия архивных фондов личного происхождения

1.1 Виды и разновидность архивных фондов личного происхождения

1.2 Особенности комплектования и описания документов личного происхождения

1.3 Фондирование документов личного происхождения

1.4 Роль и значение архивных фондов личного происхождения в создании информационной базы МО г. Ирбит

Глава 2. Деятельность архивиста по формированию фондов личного происхождения в ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» для создания информационной базы МО г. Ирбит

2.1 Анализ деятельности архивиста по формированию фондов личного происхождения в ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» для создания информационной базы МО г. Ирбит

2.2 Памятка для архивариуса ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» по формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит

Заключение

Список литературы

Приложение № 1

Введение

Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица.

Архивных фонд личного происхождения - фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица семьи или рода. В основе комплектования архивного фонда личного происхождения лежит признак происхождения (фонд сложился в процессе деятельности лица). Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них: личные документы, документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.), переписка (деловая и личная), могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции).

Особенностью документальных материалов фондов личного происхождения является необыкновенное разнообразие и многоаспектность их содержания. По разнообразию содержащихся фактов ни один официальный документ не может сравниться с частным-письмом или записной книжкой. В связи с этим экспертиза ценности, фондирование и обработка архивных фондов личного происхождения являются делом очень сложным и ответственным. Трудно предугадать, какой именно факт из многих отмеченных в документе может оказаться необходимым исследователю; поэтому единообразие, сжатое и вместе с тем исчерпывающее описание документальных материалов выдвигается на первый план и приобретает особую важность. Описание же и все другие виды информации о составе и содержании документальных материалов могут опираться лишь на столь же качественную экспертизу, фондирование и систематизацию документов фонда.

Противоречие исследования между важностью и необходимостью создания и обработки архивных фондов личного происхождения и отсутствия достаточного опыта у архивиста, работающего с документами личного происхождения.

Проблема исследования, какое содержание деятельности архивариуса обеспечит качественное описание архивных фондов личного происхождения и создание информационной базы МО г. Ирбит

Объектом исследования являются архивные фонды личного происхождения, как источник создания информационной базы МО г. Ирбит

Предмет исследования заключается в деятельности архивиста по формированию фондов личного происхождения в ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» для создания информационной базы МО г. Ирбит

Цель данной работы - рассмотреть особенности фондов личного происхождения как архивных материалов и исторических источников. Для достижения поставленной цели определены следующие задачи:

- проанализировать виды и разновидность архивных фондов личного происхождения;

- определить роль и значение архивных фондов личного происхождения в создании информационной базы МО г. Ирбит;

- изучить особенности комплектования и описания документов личного происхождения;

- составить памятку для архивариуса по формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит

Теоретическая база исследования.

Источниками для написания данной работы послужили нормативно правовые документы - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и распространяются на государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук.

Методической основой исследования являются труды следующих авторов. Кабашов, С.Ю. Алексеева Е.В, Артизова А.Н, Бурова Е.М, Еремченко В.А.

Методом исследования является изучение литературы и других источников, в частности нормативных источников, анализ, синтез, сравнение действующих законодательств и другие методы исследования.

Теоретическая значимость исследования заключается в анализе требований по организации и хранения и описания документов личного происхождения.

Практическая значимость исследования заключается в определении содержания деятельности архивиста в ГКУСО «ГА в г. Ирбите» и разработке памятки по описанию документов личного происхождения.

На защиту выносятся следующие положения:

1. Описание -- это раскрытие состава и содержания документов личного происхождения, и каждого документа для обеспечения быстрого поиска и использования.

2. Описание заключается в выявлении информационных характеристик и в письменном обозначении этих характеристик.

Постановка цели и задач исследования определила структуру работы, которая состоит из введения, 2 глав, 5 подглав, заключения, списка литературы, списка используемых терминов.

- виды и разновидность архивных фондов личного происхождения;

- особенности комплектования и описания документов личного происхождения;

- фондирование документов личного происхождения;

- роль и значение архивных фондов личного происхождения в создании информационной базы МО г. Ирбит;

- анализ деятельности архивиста по формированию фондов личного происхождения в ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» для создания информационной базы МО г. Ирбит;

-памятка для архивариуса ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» по формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит.

Глава 1. Теоритические аспекты и основные понятия архивных фондов личного происхождения

1.1 Виды и разновидность архивных фондов личного происхождения

Согласно федеральному закону "Об архивном деле РФ" архивным фондом называется совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. В соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук к архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео - и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Комплектование государственных и муниципальных архивов - это важнейшая сфера деятельности в общем процессе организации архивного дела. Именно эта деятельность обеспечивает пополнение Архивного фонда и существенно дополняет многообразие его информационных возможностей.

Разновидностями архивного фонда являются: ·Архивных фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов; ·Объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а так же граждан документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов имеющих между собой исторически и /или логически обусловленные связи; ·Архивный фонд личного происхождения (семьи, рода) состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Архивный фонд личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Объединенный архивный фонд - это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически или логически обусловленные связи. Рассмотрим наиболее подробно архивные фонды личного происхождения, их роль и значение.

1.2 Особенности комплектования и описания документов личного происхождения

архив документ личный комплектование

Статья 5 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" № 125-ФЗ от 22.10.2004 определяет состав Архивного фонда Российской Федерации: в него входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео - и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. То есть документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности отдельного лица (документы личного происхождения), являются полноправными объектами архивного дела.

Комплектование документов личного происхождения в ГКУСО «ГА в г. Ирбите» имеет поэтапный характер. Начало работы - инициативный поиск документов, выявление источников комплектования государственного архива документами личного происхождения. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденных приказом Министерства культуры массовых коммуникаций Российской Федерации № 19 от 18 января 2007 г., определены критерии, определяющие отнесение гражданина к источникам комплектования архива: ·вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности ·роль гражданина в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества ·родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность ·типичность архивных документов для эпохи (документы "рядовых" граждан) ·состав и содержание собранных гражданином архивных документов. По результатам инициативного поиска формируется список источников комплектования государственного архива. При этом необходимо учитывать, что состав документов личного архива можно только прогнозировать с известной долей вероятности, зная характер творческих интересов владельца, его биографии, родственных, дружеских и служебных связей. Дальнейшая работа связана с уточнением списка источников комплектования. Переговоров и встреч для определения содержания документов личного архива. Это этап изучения личного архива.

Одновременно с изучением проводится разъяснительная работа с владельцем личного архива о правовых и процессуальных вопросов передачи документов на государственное хранение, в частности о порядке приема и дальнейшей научно-технической обработке документов, уточнении условий на которых владелец документов готов передать их на государственное хранение (целесообразно оговорить срок хранения: ·постоянный, ·временный, ·депозитарный. Вопросы сохранения или перехода права собственности: ·дарение или приобретение.

Особенности использования: ·ограничения по доступу к документам, ·ограничения отдельным лицам или группам лиц). На документы личного происхождения Законодательством Российской Федерации установлено ограничение по доступу как на содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, на срок 75 лет со дня создания указанных документов. Однако ст.25 ФЗ-125 позволяет отменить такое ограничение ранее на основании письменного разрешения гражданина или его наследника. Следовательно, этот вопрос уместно ставить и решать на этапе заключения договора с собственником. Отбор документов на государственное хранение осуществляется на дому у владельца личного архива. Отбор документов производится с учетом критериев ценности фонда и документов.

Однако, проводимая на этапе комплектования экспертиза является предварительной, ее главная задача состоит в определении ценности документа (информационной, идейной, художественной и научной. При этом значимость содержания писем, дневников, мемуаров) необходимо оценивать также с точки зрения социально-психологической насыщенности:·документ может не сообщать каких-либо ценных фактов, документ может ярко выражать мысли и настроения определенной социальной группы общества и тем самым представлять ценность как исторический источник. На отобранные документы составляется сдаточная (или оценочная) опись.

В процессе составления сдаточной описи документы формируются во временные дела. При этом комплексы документов, объединенные самим владельцем личного архива, не подвергаются пересистематизации. При составлении сдаточной описи не производится: систематизация документов по хронологии, ·нумерация листов, выявление дат,·опубликованность и вариантность рукописей. Сдаточная опись, заключение эксперта и заявление владельца, в котором прописаны условия передачи, представляются на экспертно-методическую комиссию архива для согласования вопроса о приеме документов. Заключение эксперта и согласованная сдаточная опись выносятся для принятия решения на экспертно-проверочную комиссию Управления государственной архивной службы. При положительном решении вопроса с владельцем личного архива заключается договор - дарения и акт-приема. Акт приема служит основанием для учета поступления архивных документов.

Документы личного происхождения, поступившие на государственное хранение, могут составлять фонды личного происхождения или архивные коллекции. Под архивной коллекцией принято понимать совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных лиц и объединённых составителем коллекции по одному или нескольким признакам.

Дальнейшая работа с документами личного происхождения связана с подготовкой архивного справочника и проведением экспертизы ценности документов. Это этап научного описания фонда. Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления из архивохранилища не выдаются для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования (Правила… п.2.11.10).

Научное описание документов представляет собой комплекс работ по атрибуции документов и текстологической работы (установление авторства, установление полных текстов документов из разрозненных листов времени создания документов, подлинности и опубликованности, аннотирование фотографий), систематизации документов по классификационным группам, формированию и описанию единиц хранения, составлению схемы систематизации фонда, систематизации единиц хранения и их шифровке, составлению описи и научно-справочного аппарата к ней. В процессе научного описания выполняются также экспертиза научной и практической ценности документов, выявление особо ценных документов и документов, требующих реставрации. Документы упорядочиваются в единицы хранения. Физически обособленная единица хранения может состоять из одного документа или группы документов, объединенных по авторскому, корреспондентскому, тематическому, номинальному, хронологическому и географическому признакам. Формирование единиц хранения должно обеспечивать наибольшую сохранность документов и удобство пользования ими. Физические особенности документов личного происхождения (отсутствие строгой форматности листов, размещение текста на листах без полей, наличие изобразительных документов) обуславливают особенности их хранения: документы могут храниться без подшивки, может потребоваться изготовление особой упаковки. В случае хранения документов без подшивки целесообразно составлять внутренние описи.

Обложки единиц хранения, надписанные фондообразователем, с его пометами, а также имеющие художественную или историческую ценность, сохраняются и помещаются в единицы хранения вместе с документами. В пределах сформированной единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологической последовательности.

Письма с неустановленными датами помещаются после датированных. Письма неустановленных лиц группируются по почеркам, а письма, написанные одним почерком, по датам. В единицах хранения, сформированных из личных документов, материалов служебной и общественной деятельности, имущественно-хозяйственного и бытового характера, документы располагаются по хронологии.

Фотографии и портреты фондообразователя, видовые открытки, вырезки из газет и журналов систематизируются в хронологической последовательности, фотографии разных лиц с дарственными надписями и без них - по алфавиту фамилий изображенных лиц.

При описании единиц хранения устанавливаются виды документов, авторство, заглавие произведения или содержание документов, степень их полноты, подлинность или копийность, язык, способ написания и опубликованность, наличие приложений к ним, внешние особенности, крайние даты документов и количество листов единицы хранения. Кроме того проводится аннотирование особо важных документов. Заголовок единицы хранения должен максимально сжато отражать состав и содержание входящих в нее документов. Заголовок, данный документу автором, редактором, собирателем, как правило, переносится в заголовок единицы хранения. В случае его неполноты и несоответствие содержанию документа заголовок может быть изменен или дополнен. При составлении заголовка фамилии, даты и другие данные, установленные путем специального исследования и не являющиеся бесспорными, заключаются в квадратные скобки. Сведения, установленные, но являющиеся бесспорными, в квадратные скобки не заключаются.

В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии, сначала указывается вид документа (фотография), а затем - фамилия, имя и отчество изображенного лица. После заголовка, через точку может описываться степень полноты, подлинности, внешних и других особенностей документа. При этом полные тексты не оговариваются, а для частично сохранившихся документов указывается степень их полноты: ·"отрывок", ·"разрозненные листы", ·"неполный текст", ·"без начала", ·"без конца" и т.д.

При описании подлинность документов не указывается, оговаривается только копийность, а также их черновой характер. Для указания способа написания или воспроизведения рукописи применяются термины: ·автограф, ·машинопись с правкой автора, ·авторизированная машинопись, ·фотокопия, ·ксерокопия, ·брошюра, ·вырезка из газеты (журнала, книги). Крайними датами для единицы хранения, состоящей из одного документа, является дата его написания; из многих документов - дата написания первого и последнего документа. При наличии в единице хранения только двух документов даты ставят через запятую. Если точная дата не поддается установлению, то документ датируется приблизительно "не ранее 1953 г.", "не позднее 1997 г.". Если даты устанавливаются лишь с известной степенью вероятности, то они пишутся в квадратных скобках.

При описании единиц хранения, содержащих копии документов, за крайние даты принимаются даты подлинников, а даты изготовления копий указываются в заголовке после слов "Копия" в тех случаях, когда расхождение между ними существенно. Дневники, записные и трудовые книжки, формулярные списки, приходно-расходные книги датируются временем первой и последней записи в них; удостоверения, свидетельства, грамоты, выписки из метрических книг - датой их выдачи. Даты приложений, не совпадающие с датами основных документов, находящихся в единице хранения, указываются в заголовках, а в крайних датах не отмечаются. В единицах хранения, содержащих письма, фотографии учитывается количество документов. Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов. Схема систематизации единиц хранения архивного фонда личного происхождения определяется составом фондообразователей, характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.

Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства.

В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются вначале. В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. Архивная коллекция также может быть сформирована по тематическому признаку, в пределах такой коллекции документов производится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии. Для более эффективного использования документальной информации, содержащейся в описи архивного фонда в научных и практических целях к ним создается справочный аппарат. При составлении титульного листа следует учитывать, что хронологическими границами архивного фонда личного происхождения являются даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода. Хронологические границы архивного фонда личного происхождения могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов за счет документов, связанных с откликами на смерть гражданина, проведением памятно-юбилейных мероприятий и проч.

Хронологическими границами архивной коллекции являются даты самого раннего и самого позднего документа. Поскольку для фондов личного происхождения используется индивидуальная схема систематизации целесообразно составлять оглавления. В оглавлении указываются все составные части описи и научного аппарата к ней с указанием листов. Оглавление помещается вслед за титульным листом. Предисловие традиционно строится из двух частей: ·исторической ·археографической, где историческая часть представляет собой историко-биографическую справку о фондообразователе.

При составлении предисловия к фонду личного происхождения следует опираться на официальные документы: ·аттестаты, ·удостоверения, ·свидетельства. В археографической части следует включить сведения о владельце документов. Список сокращений, указатели к фонду оформляются традиционно. После проведения научного описания документов часть их может быть выделена как не подлежащая хранению, и возвращена фондообразователю (или владельцу личного архива). Результаты научного описания оформляются актом описания документов, который вместе с описью и НСА к ней утверждаются экспертно-проверочной комиссией Управления государственной архивной службы.

1.3 Фондирование документов личного происхождения

Важнейшим направлением деятельности государственных и муниципальных архивов является формирование архивных фондов личного происхождения, под которыми понимаются фонды, «состоящие из документов, образовавшихся в процессе жизнедеятельности отдельного гражданина, семьи, рода, включенных в состав Архивного фонда РФ». Актуальность данной работы очевидна: в истории должны остаться не только официальная информация о деятельности организаций, предприятий, но и документальные свидетельства о жизни «простых» граждан, отражающие ценности, бытия другие ментальные характеристики времени.

Обращение к документам личного происхождения в архивах МО г. Ирбит началось в основном в1990-егоды. Поступления материалов от граждан в более ранний период были не велики, что во многом определялось принципами комплектования, утвердившимися в советском архивоведении и признававшими право на вечное хранение только за документами видных советских, партийных, общественных деятелей, граждан, имеющих государственные награды и звания.

Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в процессе формирования и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах - при описании принятых неупорядоченными архивные документы.

Определение фондовой принадлежности архивных документов личного происхождения заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя. Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.

Архивные документы, являющиеся исходящими копиями, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором.

Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.

Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению из архивного фонда гражданина - руководителя и члена соответствующих общественных организаций архивные документы этих общественных организаций.

Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов-двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.

Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит. Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд или архивную коллекцию, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.

В зависимости от времени образования и правового статуса источника комплектования (фондообразователя) его архивные документы принимаются в архив или как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный фонд.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

- даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);

- архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов, в фонде личного происхождения - за счет документов, связанных с откликами на смерть гражданина, проведением памятно-юбилейных мероприятий и т.д.

1.4 Роль и значение архивных фондов личного происхождения в создании информационной базы МО г. Ирбит

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода:

- личный фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности отдельного лица;

- семейный фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности членов одной семьи (не более трех поколений: родителей, их детей и внуков); ·

- родовой фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности, сменяющихся по прямой линии поколений одного рода и представителей боковых линий, связанных с основным родом общими имущественными и другими отношениями.

Незначительное количество документов членов семьи или родовых документов не превращает личный фонд в семейный или родовой; они включаются в состав личного фонда. Особым видом личного архивного фонда является персональное собрание материалов отдельного лица, включающее в себя, кроме его личного фонда, все автографы и другие документы, а также материалы об этом лице. Персональные собрания могут создаваться только для наиболее крупных деятелей. К фондам личного происхождения относятся также коллекции документальных материалов, если они являются результатом деятельности собирателя (лица, семьи, рода).

Фонды личного происхождения хранятся в государственном муниципальном архиве г. Ирбита. В основе комплектования архивного фонда личного происхождения лежит признак происхождения. Документы таких фондов делятся на несколько групп. Главная из них: личные документы, ·документы создания фондообразователя (научная, творческая и др.), ·могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции). Коллекцией документальных материалов называется совокупность документов, объединенных по тематическому, номинальному, хронологическому и другим признакам. В архиве коллекция может включаться в состав личного фона собирателя или же храниться в качестве самостоятельного фонда. Коллекции могут создаваться архивами также из отдельных документов личного происхождения, поступивших из различных источников. Полное наименование личного архивного фонда состоит из фамилии, имени, отчества лица, титула, если он есть, крайних дат его жизни, определения рода его деятельности или служебного положения. Архивные документы личного происхождения создаются из материалов, то есть всех документов, образовавшихся в результате жизни и деятельности лиц, которые являются их фондообразователями (Герои Советского Союза, Социалистического труда, научные работники, профессора, доктора наук, писатели, музыканты, художники и т.д.). В состав личного архива могут входить: ·авторские рукописи, диссертации, монографии; ·автобиографии, дневники, записные книжки, воспоминания; ·личные документы, материалы общественной и служебной деятельности, материалы имущественно-хозяйственного характера и ·другие биографические материалы; ·личная, служебная и семейная переписка; ·фотографии фондообразователя; вырезки из газет и журналов со статьями, рецензиями о творчестве и деятельности фондообразователя.

При экспертизе ценности документов личного происхождения определяется их значимость для изучения науки, литературы, искусства, внутренней и внешней политики государства, социальных процессов, общественной жизни и т.д. Хронологические границы фонда личного происхождения, как правило, определяются крайними датами жизни фондообразователя. Но могут и выйти за пределы жизни фондообразователя (лица, членов семьи, рода) в случаях: а) если в состав фонда входят документы родственников фондообразователя по восходящей или нисходящей линии (по самой ранней и самой поздней дате их жизни); б) если в семейный фонд входят отдельные более ранние и более поздние родовые документы (например: Буслаев Федор Иванович (1818-1897), академик, филолог, историк-искусствовед. Крайние даты документов: 1830-е-1850-е годы, семейные документы с конца ХVIII века).

В состав личных фондов государственных, военных, общественных деятелей, деятелей науки, народного хозяйства, культуры и просвещения, литературы и искусства входят творческие материалы, материалы служебной и общественной деятельности, переписка, биографические документы, материалы, собранные фондообразователем в связи с его работой и другими интересами, имущественно-хозяйственные и бытовые материалы, изобразительные материалы, материалы родственников. Семейные и родовые фонды могут состоять из общих для всей семьи (рода) материалов и личных фондов отдельных членов семьи (рода).Материалы отдельных представителей рода или семьи, являющихся выдающимися деятелями в той или иной области человеческой деятельности, образующие значительные по объему комплексы, отличающиеся по составу от других семейных (родовых) материалов и слабо связанные с ними, могут быть выделены в самостоятельные личные фонды.

Творческие рукописи произведений писателей, композиторов, ученых и других деятелей и все другие виды творческих материалов (рисунки в фондах деятелей изобразительного искусства, проекты и чертежи в фондах архитекторов, изобретателей и пр.) принадлежат к фонду автора во всех случаях, когда нет прямых доказательств принадлежности их к другому хранящемуся в архиве фонду. Печатные материалы с рукописными пометами могут рассматриваться наряду с другими документальными материалами как составная часть архивного фонда. Дарственные надписи на печатных материалах принадлежат к фондам лиц, которым они подарены.Материалы, не подлежащие архивному хранению (картины, выполненные маслом, скульптура, фарфор, хрусталь, ордена, медали, личные вещи фондообразователя), передаются в музей или возвращаются владельцу.

Работа по приему на постоянное хранение документов личного происхождения имеет свои особенности и носит многоаспектный характер. Первым шагом в этом направлении является работа по выявлению владельцев документов, изучение биографии, трудовой деятельности гражданина. Следующим шагом является установление личных контактов с гражданином, проведение встреч и переговоров о преимуществах передачи документов на хранение, оговариваются условия передачи документов, порядок доступа к документам, возможность и формы их использования. Для успешного решения этих проблем от специалиста архивного учреждения требуются профессиональные навыки, умение установить нормальные человеческие контакты, а также способность разъяснить важность проводимой работы.

Прием документов оформляется актом приема-передачи. Передача документов может производиться на безвозмездной, а также на платной основе. Эта форма приемлема только при наличии у государственного архива или архивного отдела финансовых средств. Кроме того, на платной основе приобретаются только подлинные документы. На возмездной основе документы могут быть приобретены с привлечением средств от субвенций, которые направляются муниципальным бюджетам на реализацию переданных государственных полномочий в сфере архивного дела. В этом случае управление государственной архивной службы проводит оценку состава и содержания документов и дает заключение о целесообразности их покупки. Приобретенные документы хранятся в архивном отделе, но переходят в собственность той области, где они хранятся. Оплата приобретаемых документов производится безналичным расчетом путем перечисления средств на лицевой счет гражданина в любом отделении банка. Обработанный фонд вместе со справочным аппаратом поступает к хранителю фондов.

Документальные материалы личного происхождения принимаются как от самих фондообразователей, передающих свои личные архивы или отдельные части архивов (лично или по завещанию), так и от лиц, владеющих архивом по праву наследования; а также от собирателей и коллекционеров; творческих союзов; от комиссий по творческому наследию. В течение жизни и трудовой деятельности гражданина могут, также, создаваться комплексы документов по инициативе самого частного лица. Кроме того, в составе фондов личного происхождения может присутствовать и генеалогическая информация, представляющая интерес для биографов и генеалогов. Так, архивные учреждения нашей области на протяжении многих лет проводят планомерную работу по собиранию документов личного происхождения.

Богатым практическим опытом в этом направлении располагает Государственное казенное учреждение Свердловской области «Государственный архив в городе Ирбите». Документы личных фондов здесь представлены персоналиями различных социальных групп населения досоветского и советского периодов: служащие государственных учреждений, краеведы, деятели различных отраслей науки, культуры, искусства, руководители партийных и советских органов, хозяйственных организаций, участники Великой Отечественной войны 1941-1945гг., а также лица, чей труд отмечен государственными наградами. Так же хочется отметить, что значительно активизировали работу по собиранию документов личного происхождения архивные отделы администраций городских округов и муниципальных районов. В плановом порядке осуществляется прием документов от личных фондодержателей.

Личные архивы - это важнейшие исторические источники, позволяющие наряду с официальными документами дать представление об ушедшем времени, раскрыть его во всем многообразии. Такие архивы вдвойне ценны для истории. Они позволяют увидеть бытовую сторону жизни человека, которая не видна за строчками официальных отчетов, сводок.

Документы личных фондов передают личностное отношение к историческим событиям, ощущение эпохи, свидетелями и участниками которой были их владельцы. Документы любого личного архива неизбежно несут отпечаток социальной среды, к которой принадлежал его владелец, времени, в котором ему довелось жить и работать. Ни один официальный документ не сравнится с записной книжкой человека, его личными воспоминаниями, фиксирующими большие и малые события, радостные и печальные даты, бессмертные и канувшие в неизвестность имена. Обилие деталей городской, станичной и полковой жизни дают богатый материал для осуществления исследования в жанре истории повседневности. Материалы данных фамильных фондов содержат информацию о жизненном мире рядовых людей - реальных условиях жизни, а также о поведении, реакциях на непосредственные частные события, устремлениях, ценностях и правилах. Вовлечение в научный оборот документов личного происхождения, ранее крайне мало привлекаемых в качестве исторических источников и никогда еще прежде не изучаемых с позиции антропологического похода, теперь являются главным источником новой информации об историческом прошлом. Бывшие прежде недооцененными из-за чрезмерной субъективности и неточности автобиографии, письма, воспоминания и дневники рядовых участников событий, воссоздавая дух эпохи, позволяют войти в резонанс с прошлым и получать информацию, в меньшей степени искаженную влиянием настоящего. Вовлечению в научный оборот этих документов препятствует то, что они исключительно рукописные, а также их неудовлетворительное состояние.

Вывод - по первой главе

Изучив данную тему, мы рассмотрели виды архивных фондов, один из которых фонд личного происхождения. Подробно изучили разновидности личных фондов, выяснили, что они представляют собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица, семьи или рода. Также мы научились определять крайние даты документов фонда личного происхождения, выявили критерии определения источников комплектования государственных архивов для документов личного происхождения.

Узнали, что документы личного происхождения могут поступать в архив по договору дарения. Также мы рассмотрели критерии включения документов в состав личного фонда. Используются личные фонды для организации выставок, проведения вечеров встреч с общественностью, экскурсий, лекций, подготовки статей и публикаций; подготовки фотокомплектов, Документы личного происхождения в современных условиях, пожалуй, наиболее ценный путь для нашего понимания прошлого. Причина этого в их субъективности: человек совершает судьбоносные поступки исходя из собственного видения ситуации, которое может быть ошибочным и не имеющим отношения к действительности. Но именно оно является основанием для событий, определяющих ход истории. Не объективные условия, а свойственная человеческому сознанию индивидуальная интерпретация происходящего и исполнение запросов социально-правового характера.

Таким образом, мы убедились в том, что документы личного происхождения играют огромную роль в создании информационной базы М.О. г. Ирбита.

Глава 2. Деятельность архивиста по формированию фондов личного происхождения в ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» для создания информационной базы МО г. Ирбит

2.1 Анализ деятельности архивиста по формированию фондов личного происхождения в ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» для создания информационной базы МО г. Ирбит

ГКУСО «ГА в г. Ирбите» является государственным учреждением, финансируемым из областного бюджета. В своей деятельности ГКУСО «ГА в г. Ирбите» подчиняется непосредственно Управлению Архивами Свердловской области, Федеральной архивной службе, а также органам государственной власти Свердловской области и Российской Федерации.

В пределах, установленных законом, ГКУСО «ГА в г. Ирбите» осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Архивного фонда РФ, осуществляет хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей. Архив обеспечивает описание, формирование и систематизацию, сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

ГКУСО «ГА в г. Ирбите» представляет собой информационную систему - упорядоченную совокупность архивных фондов, коллекций, документов и создаваемых и используемых справочников к ним.

Архив в качестве субъекта информационных процессов участвует в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении документной информации. В своей деятельности архивист в ГКУСО «ГА в г. Ирбите» руководствуется законодательством Российской Федерации и нормативно-методическими документами:

Закон ФЗ РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года;

Закон РК «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми» № 122-РЗ от 07 декабря 2005 года;

Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ. М., 1997;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН. М., 2007;

Основные правила работы архивов организаций. М., 2002;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000;

Устав ГКУСО «ГА в г. Ирбите», 2014;

Положение об экспертно-проверочно-методической комиссии ГКУСО «ГА в г. Ирбите», 2012;

Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод», утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.10.2007 № 1259;

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2008.

Должностная инструкция архивиста разрабатывается на основе примерной инструкции, утвержденной Федеральной архивной службой России. В должностной инструкции определяются задачи, функции, права и организация деятельности архивиста в архиве. Должностная инструкция архивиста утверждается руководителем ГКУСО «ГА в г. Ирбите».

В результате анализа деятельности архивиста в ГКУСО «ГА в г. Ирбите» определена проблема по описанию и фондированию документов личного происхождения. Для решения проблемы составлена памятка, которая обеспечит качественное описание архивных фондов личного происхождения и создание информационной базы МО г. Ирбит.

2.2 Памятка для архивариуса ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» по формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит

Министерство общего и профессионального образования

Свердловской области

ГБОУ СПО «Ирбитский гуманитарный колледж»

Специальность 034702 Документационное обеспечение управления и

архивоведение

Памятка для архивариуса ГКУСО «Государственный архив в городе Ирбите» по формированию фондов личного происхождения, как источника информационной базы МО г. Ирбит

Ирбит

2015

Составитель: Павлова Е.В., студентка 31-д группы

Рецензент: Ларионова Г.М., преподаватель дисциплины «Правовое обеспечение профессиональной деятельности»

Ирбитский гуманитарный колледж, 2015

Содержание

Введение

1.Систематизация документов личного происхождения в пределах фонда

2.Формирование и описание единиц хранения

Рукописи

Переписка

Дарственные надписи

Альбомы

Материалы к биографии фондообразователя

Иммущественно-хозяйственные и бытовые материалы

Материалы собранные фондаобразователем для своих работ и интересующим его темам

Материалы о фондаобразователе

Изобразительные материалы

Коллекции

Описание творческих материалов актеров и режиссёров театра

Описание творческих материалов художников

Литература

Введение

Формирование и описание Архивного фонда Российской Федерации документами личного происхождения, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода, остается одним из приоритетных направлений работы архивных учреждений.

Интерес к этой категории документов растет с каждым годом и обусловлен тем, что значительная часть Архивного фонда Российской Федерации отражает официальную часть работы организаций, в ней не находят всестороннего отражения многие события и факты общественной жизни страны и нашего края, представляющие интерес для истории. Восполнить «пробелы» архивных документов организаций помогают личные архивы граждан, в которых наиболее полно отражен внутренний мир и быт людей, личностная оценка происходящих событий.

Задача данной памятки - оказать помощь архиву в решении вопросов, возникающих в ходе работы с документами личного происхождения, выработать общую методику систематизации и описания данных документов.

Архивные учреждения могут комплектоваться документами: писателей, редакторов газет, композиторов, музыкантов-исполнителей, художников, актеров и режиссеров театров, хормейстеров, фольклористов, краеведов, почетных граждан города (района), участников Великой Отечественной, Афганской и Чеченских войн, работников органов местного самоуправления, заслуженных работников образования, культуры и других граждан.

В составе личного архива на постоянное хранение принимаются следующие документы: рукописи произведений, этюды, наброски, зарисовки, автобиографии, дневники, записные книжки, воспоминания, различные записи творческого, справочно-библиографического, общественного, биографические, документы имущественно-хозяйственного характера, переписка служебная и личная, фотографии членов семьи фондообразователя, архитектурных сооружений, фотографии с дарственными надписями и собранные, коллекции, программы, афиши спектаклей, концертов, вечеров, буклеты, пригласительные билеты, рекламы, воспоминания, статьи и рецензии о фондообразователе и другие.

• 1. Систематизация документов личного происхождения в пределах фонда

К разделу «Рукописи фондообразователя» относятся рукописи произведений; планы; наброски; варианты; книги; вырезки из газет, книг и журналов с текстами произведений фондообразователя; открытые письма в редакции; дневники (записные книжки); тексты и стенограммы выступлений, речей и докладов фондообразователя, конспекты и тезисы их; ученические тетради, записи лекций; выписки из разных книг; копии произведений других авторов, сделанные его рукой; заметки фондообразователя на обложках книг, программах, листах из альбомов и т.д.; записи другими лицами бесед или интервью с фондообразователем; автобиографии

Единицы хранения в разделе «Рукописи» систематизируются в хронологической последовательности. Рукописи, датированные только годом или десятилетием, в пределах этого периода располагаются по алфавиту названий произведений.

Записные книжки фондообразователя систематизируются в хронологической последовательности.

К разделу «Письма фондообразователя» относятся черновики (копии) писем фондообразователя и неотправленные письма разным лицам, письма родным.

Письма фондообразователя в учреждения помещаются в раздел «Материалы к биографии фондообразователя».

Единицы хранения с письмами фондообразователя к разным лицам систематизируются по алфавиту фамилий адресатов. После единиц хранения с письмами фондообразователя помещаются единицы хранения с его письмами, подготовленными к печати, с его визитными карточками без текста.

К разделу «Дарственные надписи фондообразователя» относятся дарственные надписи на титульных листах, вырезанных из книг их владельцами, и нотах.

Единицы хранения с дарственными надписями фондообразователя разным лицам систематизируются по алфавиту фамилий этих лиц.

При небольшом количестве материалов дарственные надписи не составляют отдельного раздела, а помещаются в конце раздела «Письма фондообразователя».

К разделу «Письма фондообразователю» относятся письма его родных и знакомых, письма разных лиц.

Единицы хранения с письмами к фондообразователю систематизируются по алфавиту фамилий корреспондентов. После них помещаются письма неустановленных лиц.

Единицы хранения с письмами за несколькими подписями и с письмами разных корреспондентов (или разным адресатам), сформированные по тематическому признаку, помещаются после переписки, просистематизированной по алфавиту, и располагаются в хронологической последовательности.